KYMENLAAKSON KAUPAN RAKENNE JA MITOITUS

1 TARJOUSPYYNTÖ 23.12.2011 KYMENLAAKSON KAUPAN RAKENNE JA MITOITUS 1. Yleistä Kymenlaakson Liitto on maakunnan aluekehityksestä ja maakuntakaavan laadinnasta vastaava lakisääteinen kuntayhtymä. Liiton työvälineinä ovat sekä kansalliset että EU:n alueelliset kehittämisohjelmat, joilla suunnataan toimenpiteitä ja rahoitusta maakunnan kehitystä edistäviin hankkeisiin. Tarjouspyyntö koskee selvityksen laatimista Kymenlaakson kaupan rakenteesta ja mitoituksesta. Maankäyttö- ja rakennuslain muutokset, venäläisten lisääntynyt ostosmatkailu ja paineet kaupan rakenteen muutoksille aiheuttavat tarpeen tarkastella Kymenlaakson kauppaa laajemmin. Suunnittelutilanne Kymenlaakson maakuntasuunnitelman ja -ohjelman laatiminen käynnistyvät vuonna 2012. Suunnitelmassa tarkastellaan kaupan ja muiden palveluiden kehittymistä pitemmällä aikavälillä. Maankäyttö- ja rakennuslaki puolestaan pakottavat maakunnat tarkastelemaan kaupan mitoitusta, koska viimeistään vuonna 2015 vähittäiskaupan mitoitus on määriteltävä maakuntakaavassa. Aiemmat selvitykset Kymenlaakson edellinen kaupan selvitys on vuodelta 2006. Haminan, Kotkan ja Kouvolan kaupunkien kaupan palvelurakenneselvitykset ovat muutaman vuoden takaa. Kymenlaakson Liitolla on käytettävissä Nielsenin rekisteri ja Tutkimus- ja analysointikeskus TAK Oy:n selvitys venäläisten ostosmatkailusta Suomeen. 2. Hankintamuoto Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, jossa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 348/2007. 3. Kaupan selvityksen sisältö Kymenlaakson kaupan rakenteen ja mitoituksen selvityksen tulee sisältää seuraavat asiat: 1. Aiemmat kaupan selvitykset ja niiden toteutuminen 2. Kauppaa ja maankäytön suunnittelua ohjaavat lait ja niiden tulkinnat mm. siirtymäajan vaikutukset 3. Perusmääritelmät 4. Nykytilanne - päivittäistavarakauppa - erikoistavarakauppa - rakennetarkastelu 5. Vähittäiskaupan liikevaihdon ja myynnin kehitys sekä myyntipaikkojen sijainti 6. Merkittävimmät vireillä olevat vähittäiskaupan hankkeet ja kaupan rakennetta muuttavat hankkeet

2 7. Muutostrendit esim. venäläisten viisumivapaus, kaupunkikeskukset, E18, Kouvolan matkakeskus, risteilyliikenne, nettiostaminen 8. Ostovoiman ja ostokäyttäytymisen kehittyminen ja kaupan mitoitus 9. Vähittäiskaupan sijoittumisen kannalta potentiaaliset alueet 10. Toteutusvaihtoehdot 11. Vähittäiskaupan hankkeiden vaikutusten arviointi 12. Kymenlaakson kaupan rakenne ja mitoitus 2025 4. Selvityksen dokumentointi Lopullinen selvitys tulee toimittaa seuraavissa muodoissa: 1. Microsoft Word - tiedostona, 2. Kartta-aineisto ArcView yhteensopivina tiedostoina. 5. Työn ohjaus Kymenlaakson Liitto muodostaa selvitystyötä varten ohjausryhmän. Ohjausryhmään kutsutaan jäseniä Kymenlaakson kunnista, Kaakkois-Suomen ELY-keskuksesta, seudullisista kehittämisyhtiöistä sekä kaupan yrityksistä. 6. Työn aikataulu Tavoitteena on, että sopimus selvityksen tekemisestä toimittajan / toimittajien kanssa saadaan allekirjoitettavaksi helmikuussa 2012. Selvitystyö pyritään aloittamaan 1.3.2012 mennessä ja saattamaan loppuun 31.8.2012 mennessä. 7. Tarjouksen sisältö Tarjouksessa selvitykset tulee ehdottomasti numeroida alla mainitun mukaisesti vertailtavuuden mahdollistamiseksi. Tarjous tulee laatia suomenkielisenä. Poikkeaminen tästä numeroinnista tai puutteellinen tarjous saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 7.1. Selvityksen työsuunnitelma Työsuunnitelmassa esitetään kuvaus toteutettavista toimista, kuten tavoitteet, rakennetarkastelun metodi, suunnittelu ja kultakin sopimuspuolelta odotetut resurssit. Työsuunnitelmaan tulee sisältää tarjoajan esitys aikatauluksi. nimellä varustettuna merkillä selvitys 7.1. 7.2. Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan tulee antaa selvitys 7.2 ja liittää se tarjoukseen Allekirjoitettu ilmoitus sisältää tarjoajan yritys/yhteisötunnuksen (Y-tunnus) tai vastaavan sijoittautumismaansa rekisteritunnuksen sekä ilmoituksen siitä, että tarjoaja on sijoittumismaassaan merkitty ammatti ja elinkeinorekisteriin, tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa maan, jossa hankintayksikkö on tai sen maan missä tarjoajan päätoimipaikka on, lainsäädännön mukaisia sosiaaliturvamaksuja, tarjoaja on täyttänyt velvollisuutensa maksaa maan, jossa hankintayksikkö on tai sen maan missä tarjoajan päätoimipaikka on, lainsäädännön mukaisia veroja.

3 Tarjouskilpailun voittajan on esitettävä ne todistukset, jotka ilmoitus korvaa ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tarjoukset, jotka eivät täytä kriteereitä, hylätään. Suomeen sijoittautuneen tarjoajan kelpoisuuden arvioinnissa voidaan käyttää Asiakastieto Oy:n tai tarvittaessa muuta yleistä luottotietorekisteriä tai yritysten luottokelpoisuusluokituslaitoksien arvioita. Tarjoajan, joka ei ole sijoittautunut Suomeen tai jonka liiketoiminnan merkittävä osa sijaitsee muualla kuin Suomessa, kelpoisuuden arvioinnissa voidaan käyttää tarjoajan sijaintimaassa tai sellaisessa maassa, jossa tarjoajalla on merkittävä osa liiketoiminnasta, julkista tai muuten yleistä luotto- ja maksuhäiriörekisteriä tai kansainvälisen luottoluokituslaitoksen arviota. Tarjoajat, joilla ei arvioida olevan kelpoisuutta selviytyä toimituksesta, hylätään. 7.3. Toimittajan käyttämät alihankkijat Tarjoajalla on oikeus käyttää alihankkijoita, mutta ei kuitenkaan siirtää toimittajan vastuuta alihankkijalle. Tarjoajan tulee antaa selvitys alihankintana toteutettavista tehtävistä ja niissä käytettävistä alihankkijoista vastaavat tiedot kuin selvityksessä 7.2. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden hyväksyä esitetyt alihankkijat. nimellä varustettuna merkillä selvitys 7.3. 7.4. Hinnoittelu Seuraavassa esitetyt hinnoitteluun liittyvät vaatimukset ovat tarjouksen hyväksymisen edellytyksiä. Mikäli Tarjoaja esittää näistä poikkeavia hinnoitteluratkaisuja tai periaatteita, tarjous voidaan katsoa tarjouspyynnön vastaiseksi. Hinnat on esitettävä yksiselitteisesti ilman arvonlisäveroa, Mikäli hinnoissa tai hinnoittelussa on epäselvyyksiä, Tilaaja tulee esittämään tarkentavia kysymyksiä hinnoittelun määräytymisperusteista. Tarjouksessa esitettyjen hintojen on oltava lopullisia. Hintojen muuttaminen tarjouskilpailun aikana on ehdottomasti kielletty. nimellä varustettuna merkillä selvitys 7.4. 7.5. Sopimukset Valitun toimittajan kanssa tullaan tekemään toimitussopimus selvityksen tekemisestä. Tarjoajaa pyydetään toimittamaan sopimusluonnokset. nimellä varustettuna merkillä selvitys 7.5. 8. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus Tarjouskilpailusta suljetaan ennen tarjousten vertailua pois ehdokkaat tai tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen Mikäli toimittaja ei toimita vaadittuja asiakirjaliitteitä

4 Tarjoajien kelpoisuudelle tässä hankinnassa asetetut ehdottomat vaatimukset ja tarvittavat selvitykset on kerrottu luvussa 7.1. Tarjouskilpailun ulkopuolelle suljetaan tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä. 9. Arviointi- ja valintaperusteet Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavin perustein käyttäen seuraavia numeroituja selvityksiä ja painoarvoja: 1. Hinta ja sen määräytymisperusteet, (selvitys 7.4).painoarvo 30 % 2. Työsuunnitelma ja aikataulu (selvitys 7.1) painoarvo 60 % 3. Sopimukset (selvitys 7.5 )10 % Tarjouksen vertailupisteet lasketaan siten, että kustakin arviointiperusteesta annetaan 0-100 peruspistettä, jotka kerrotaan (painotetaan) ko. perusteen painoarvokertoimella ja näin saadut painotetut pisteet lasketaan yhteen. Eniten painotettuja pisteitä saanut tarjous katsotaan tilaajan kannalta parhaaksi tarjoukseksi. Ilmoitetut painoarvokertoimet kuvaavat kunkin arviointiperusteen tärkeyttä tilaajalle. Peruspisteitä (painottamattomia pisteitä) annetaan 1. arviointikohteessa siten, että hinnaltaan halvin tarjous saa 100 pistettä ja muut siinä suhteessa vähemmän kuin ne ovat kalliimpia. Kussakin muussa arviointikohteessa (2 ja 3) parhaiten tilaajan odotukset täyttävä tarjous saa 100 peruspistettä ja muut tarjoukset samassa suhteessa vähemmän kuin tilaaja arvioi ne vaatimattomammiksi. 10. Maksuehdot ja laskutus Maksuehto on 30 päivää netto. Maksuajan laskeminen alkaa toimitusehdon mukaisesta toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 11. Omistus-, käyttö- ja immateriaalioikeudet Kymenlaakson Liitolle kuuluvat kaikki omistus- ja immateriaalioikeudet kaikkiin tämän hankinnan yhteydessä tarjoajalle toimitettuihin asiakirjoihin ja muuhun materiaaliin. Tarjoajalla on oikeus käyttää tätä aineistoa ainoastaan tarjouksen valmisteluun ja laatimiseen. Toimittajan tekijän- ja immateriaalioikeuden rajoittamatta Kymenlaakson Liitolla on VYSE 1998 sovellushankintojen erityisehtojen VTSE 1998 luvun 2 mukaiset oikeudet. 12. Tietojen luottamuksellisuus Hankintamenettelyyn liittyvät asiakirjat käsitellään julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta) mukaisesti. Tarjoajia pyydetään tarjouksessa selkeästi ilmoittamaan salassa pidettävyydestä, salassa pidon perusteesta ja sen laajuudesta aineiston eri osien osalta merkitsemällä tieto asiakirjojen kansilehteen ja tiedot salassa pidettävistä kohdista yksilöidysti kyseiseen tekstin kohtaan. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia.

5 Tarjoajalla on oikeus käyttää sopimuksen sopijapuolen nimeä referenssiluetteloissa sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Muusta referenssikäytöstä tai tiedottamisesta sovitaan virastokohtaisesti erikseen. 13. Tarjousten voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 29.2.2012 saakka. 14. Tarjousten tekeminen ja toimittaminen Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä annettujen ohjeiden mukaisesti ja tarjouksen liitteeksi tulee liittää pyydetyt selvitykset. Tarjous edellytettyine liiteaineistoineen tulee olla suomen kielellä. Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office toimisto-ohjelmiston tiedostomuotoja tai Adobe Acrobatin pdf-muodossa Myöhästyneet tarjoukset jätetään hankintamenettelyn ulkopuolelle. Tarjoukset toimitetaan 27.1.2012 klo 16:00 mennessä osoitteeseen virasto@kymenlaakso.fi Viesti otsikolla Kymenlaakson kaupan selvitys Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä eikä lisätietojen pyytämisestä tai niihin liittyneistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista. 15. Lisätietojen saanti ja kysymyksiin vastaaminen Tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin vastaa suunnittelujohtaja Ari Pietarinen puh. 0500 677286 vs. aluekehitysjohtaja Riitta Kallström puh. 050 368 3936 Henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@kymenlaakso.fi Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Vastauskieli on suomi. 16. Varaumat Tavoitteena on tehdä yhden vastuullisen toimittajan kanssa kokonaishankinta, mutta Kymenlaakson Liitto pidättää itselleen oikeuden tehdä osahankinta tai valita useampia toimittajia tai olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä liiton edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei liitto voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, liitto voi vetäytyä tarjouskilpailusta osittain tai kokonaan. Tässä tarjouspyynnössä mainitut optiot eivät sido liittoa.