1 Kiinteistöpalvelu TARJOUSPYYNTÖ Toripuistikko 5-7, 3. krs 96200 Rovaniemi 19.8.2015 OPPILAITOS- JA ASUNTOLAKIINTEISTÖJEN ULKOALUEIDEN KIINTEISTÖNHOIDON TYÖT Rovaniemen koulutuskuntayhtymä ja Lapin ammattikorkeakoulu Oy pyytävät tarjoustanne Rovaniemen kaupungissa sijaitsevien oppilaitos- ja asuntola kiinteistöjen ulkoalueiden kiinteistönhoidon töistä. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä omistaa, hallinnoi ja ylläpitää Rovaniemen kaupungissa sijaitsevien kiinteistöjen lisäksi myös Kittilän ja Sodankylän kunnissa ja Kemijärven kaupungissa oppilaitoskiinteistöjä sekä niiden yhteydessä olevia muita rakennuksia. Tämän tarjouspyynnön kohteena ovat Rovaniemellä sijaitsevat kiinteistöt. Koulutuskuntayhtymän kiinteistöjen osalta tilaajana on koulutuskuntayhtymän Kiinteistöpalvelu. Lapin ammattikorkeakoulu Oy omistaa, hallinnoi ja ylläpitää Rovaniemellä sijaitsevien kiinteistöjen lisäksi myös Kemin ja Tornion kaupungeissa sijaitsevia oppilaitoskiinteistöjä sekä niiden yhteydessä olevia muita rakennuksia. Tämän tarjouspyynnön kohteena ovat Rovaniemellä sijaitsevat kiinteistöt. Ammattikorkeakoulun kiinteistöjen osalta tilaajana toimii Lapin ammattikorkeakoulu Oy. Ulkoalueiden kiinteistönhoidosta laaditaan kaksi erillistä sopimusta, toinen Rovaniemen koulutuskuntayhtymän kanssa ja toinen Lapin ammattikorkeakoulu Oy:n kanssa. Ulkoalueiden kiinteistönhoitotyöhön sisältyy kaikki yleisesti hyvään kiinteistöhoitoon kuuluvat ulkoalueiden hoitotyöt palvelukuvaus liitteen mukaisesti (liite 1). Työkohteet: 1. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä; Kairatien toimipiste, Kairatie 75, 96100 Rovaniemi Toimipisteessä Ounasrinteen ala-aste, Apuvälinelainaamo, Eduro, Tilaliikelaitos, Rovaniemen kaupungin monitoimikeittiö ja mahdollisesti 1.1.2016 alkaen Ammattiopisto Luovi. Entisessä asuntolarakennuksessa toimii Ounasrinteen neuvola, Toivonkoti ja avoin päiväkoti. Tilojen käyttäjiä yhteensä noin 600 henkilöä/päivä. 2. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Rantavitikan toimipiste, Jokiväylä 9, 96300 Rovaniemi Toimipisteessä: - ammattiopiston opetus- ja työtiloja - asuntolat Pajakorva 1A ja B - asuntola Korvanranta 50 - toimisto- ja liikuntahallirakennus osoitteessa Jokiväylä 13, 96300 Rovaniemi Toimipisteen tiloilla käyttäjiä noin 1000 henkilöä/päivä.
2 3. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Jänkätien toimipiste, Jänkätie 1, 96300 Rovaniemi Toimipisteessä ammattiopiston opetus- ja työtiloja. Tiloilla käyttäjiä noin 500 henkilöä/päivä. 4. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä; Väylätien ja Väinämöisentien asuntolat, Väylätie 56-60 ja Väinämöisentie 48, 96300 Rovaniemi Asukasmäärä noin 250 henkilöä. 5. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä; Porokadun toimipiste, Porokatu 35, 96400 Rovaniemi Toimipisteessä lukio ja ammattiopetuksen opetustiloja sekä henkilökunnan työtiloja. Tilojen käyttäjiä yht. n. 1100 henkilöä/päivä. 6. Rovaniemen koulutuskuntayhtymä; Toripuistikon toimipiste, Toripuistikko 5 7, 96200 Rovaniemi Toimipisteessä ravintola-alan opetustiloja sekä kuntayhtymän hallintopalvelut. Tiloilla käyttäjiä n. 500 henkilöä/päivä. 7. Lapin urheiluopisto, Santasport Finland Oy - Lapin Urheiluopisto, Hiihtomajantie 2, 96400 Rovaniemi Toimipisteessä Lapin urheiluopiston ja Santasport Finland Oy:n opetus-, liikunta-, työ- ja hotellitiloja. Toimipisteessä kävijöitä lähes 1000 hlö/vrk (keskiarvo). Urheiluhallissa järjestetään urheilu- ja liikuntatapahtumia noin joka toinen viikko tai viikonloppu. Tapahtumat ovat erikokoisia, 100 3000 hlö / tapahtuma. Yli 1000 hengen tapahtumia järjestetään noin 5 kpl/vuosi. Päärakennuksen urheiluhallissa järjestetään myös muita kuin urheilu- ja liikuntatapahtumia, esim. messu tai illallistapahtumia 1-2 kertaa vuodessa. Huom! Suuren käyttäjämäärän vuoksi, tämän kiinteistön sisäänkäyntien siisteyteen tulee kiinnittää erityistä huomiota. 8. Lapin ammattikorkeakoulu Oy; Rantavitikan toimipiste Jokiväylä 11, 11c ja Borealis II, 96300 Rovaniemi Tilojen käyttäjiä noin 2000 henkilöä/päivä. 9. Lapin ammattikorkeakoulu Oy; Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutti, Viirinkankaan toimipiste, Viirinkankaantie 1, 96300 Rovaniemi Tilojen käyttäjiä noin 350 henkilöä/päivä. 10. Lapin ammattikorkeakoulu Oy; Arctic Power, Innokaari 1, Lentokenttä, 96900 Saarenkylä Kohteessa opetus- ja työtiloja, tilojen käyttäjiä 10 henkilöä/päivä. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteissä: 1. palvelukuvaus 2. kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot KP YSE 2007 3. Tarjoajaa koskevat vaatimukset (palautetaan tarjouksen yhteydessä) 4. tarjoustaulukko (palautetaan tarjouksen yhteydessä) 5. kiinteistöjen asemapiirustukset 10 kpl
3 Sopimuskausi Sopimukset ovat määräaikaisia 1.11.2015 31.12.2017. Sopimuksia on mahdollista päättymisen jälkeen jatkaa vuosi kerrallaan, kuitenkin enintään 31.12.2019 saakka. Optiovuosien käytöstä sovitaan erikseen tilaajan toimesta, neljä (4) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimuksiin sisältyy kuuden (6) kuukauden koeaika, jonka kuluessa tilaajalla on oikeus purkaa sopimus katsoessaan, että palvelun sisältö ei vastaa sille asetettuja tavoitteita. Kiinteistönhoidossa noudatetaan Kiinteistöpalvelualan yleisiä sopimusehtoja KP YSE 2007 sekä soveltuvin osin KiinteistöRYL 2009 (hoitoluokka A2). Sopimusehtojen vastaiset varaumat johtavat tarjouksen hylkäämiseen. Sopimuskauden aikana voi tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteiden määrään ja kohteiden pinta-aloihin. Muutokset voivat olla joko kohteita ja pinta-aloja vähentäviä tai lisääviä. Muutokset voivat johtua esim. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän tai Lapin ammattikorkeakoulu Oy:n kiinteistöstrategioiden toteutumisesta, toimipisteen toiminnan muuttumisesta tai henkilöstömuutoksista. Hankintamenettely Avoin menettely. Osa tarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Valintaperusteena on alin kokonaishinta. Tarjouksista hyväksytään se, joka asianomaista hankintaa koskien on tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen ja kokonaishinnaltaan edullisin. Tarjouspyynnön mukaiset ulkoalueiden kiinteistönhoitotyöt annetaan suoritettavaksi määräaikaisella sopimuksella yhdelle sopimuskumppanille kuukausikorvausta vastaan. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
4 Tarjousten käsittely: 1. avataan tarjoukset 2. tarkastetaan tarjoajan soveltuvuudet 3. tarkastetaan tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus 4. vertaillaan tarjouksia 5. tarkastetaan voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 6. tilaajien ja tarjouskilpailun voittaneen sopimusneuvottelu 7. tehdään hankintapäätös ja tiedotetaan kaikkia tarjoajia 8. solmitaan hankintasopimus voittajan kanssa. Tarjoajaa koskevat vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat kelpoisuutta koskevat vaatimukset ja liitettävä tarjoukseensa pyydetyt selvitykset. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuudelle asetettuja vaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Rekisterit ja työterveyshuolto: Tarjoajan on toimitettava ennen sopimuksen allekirjoitusta joko todistukset tai tilaajavastuu.fi raportti tilaajavastuulain mukaisten velvoitteiden täyttämisestä ja selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Raportti tai todistukset eivät saa olla yli 3 kk vanhoja. Vastuuvakuutus: Tarjouksen tekijällä tulee olla toiminnan vastuuvakuutus summaltaan vähintään 1.000.000, josta tulee olla selvitys tarjouksen mukana. Toiminnanvastuuvakuutuksen tulee kattaa myös kolmannelle osapuolelle aiheutuvat vahingot. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Henkilöstö Tilaaja edellyttää että tarjoajalla on riittävä henkilöstömäärä palvelun laadun takaamiseksi. Tarjoajalla tulee olla toimiva sijaisjärjestely henkilöstön poissaolojen varalta (esim. lomat, äkilliset sairauspoissaolot), jolla varmistetaan palvelun häiriöttömyys. Tarjoajan tulee ilmoittaa henkilöstön määrä, jolla palvelu toteutetaan liitteessä 3. Työntekijöiden on oltava soveltuvia toimimaan koulu- ja oppilaitosympäristössä. Tilaajat voivat halutessaan arvioida työntekijän soveltuvuuden kohteeseen. Tarjoajan on nimettävä työnjohdosta vastaavat esimiehet. Esimiehillä tulee olla hankinnan laajuuteen nähden riittävä koulutus ja työkokemus kiinteistönhoito alalta. Viheralueiden hoitoon tulee resurssoida kaksi (2) kokopäiväistä henkilöä touko-syyskuun ajaksi. Toisella tulee olla soveltuva luonto- ja ympäristöalan vähintään 2. asteen tutkinto ja henkilö
5 tulee hyväksyttää tilaajalla ennen viheralueiden töiden aloittamista. Laadunvarmistus Tarjoajalla tulee olla tähän hankintaan soveltuva sertifikaatti (esim. ISO 9001) tai muu vastaava näyttö kolmannen osapuolen todentamasta laatujärjestelmästä tai esim. tarjoajan oma kirjattu laatujärjestelmä. Oma järjestelmä voi olla esim. ulkopuolisen tahon auditoima, ei sertifioitu laatujärjestelmä tai tarjoajan itse luoma laatujärjestelmä, jonka seurannasta tarjoajan tulee myös antaa selvitys. Tarjouksen liitteenä olevasta selvityksestä tulee ilmetä vähintään: - laatuvastaava yhteystietoineen, - ulkoalueiden kiinteistönhoidon työnkuvaus (selkeä ja konkreettinen kohdekohtainen työjärjestys eri vuodenaikoina), - päivystys ja hälytysten organisointi, - käytettävien koneiden määrät ja mallit (mm. lumenluonti ja nurmen leikkuu), - mitä laadunvarmistusohjausvälineitä on tarkoitus käyttää, - laadunseurannan toteutus (mittarit ja mittaustavat), - seurannan aikataulu, - miten raportoidaan tilaajille ja millä aikataululla Sertifioinnista tulee ilmoittaa, numero, voimassaoloaika ja auditoija. Huomautukset ja reklamaatiot: Kehityskokouksia järjestetään 2 kertaa vuodessa, huhtikuussa ja marraskuussa, tai tarvittaessa. Kokouksissa arvioidaan työnlaatua ja yhteistyön sujuvuutta sekä pohditaan yhdessä kehittämistä ja ratkaisuja ongelmiin. Toimeksisaajan laadunseurannan, -varmistuksen ja jatkuvan raportoinnin osuus on 5 % kokonaisvuosilaskutuksesta ja se laskutetaan 2 kertaa vuodessa kehityskokouksen jälkeen, kun mahdolliset käsitellyt virheet ja puutteet on korjattu ja sopimuksen mukainen laatu on tavoitettu. Tilaajat voivat antaa huomautuksen kiinteistönhoidon laadusta ja määräajan sen korjaamiseen. Jos tilannetta ei ole korjattu määräaikaan mennessä, tilaajat antavat asiasta reklamaation. Reklamaatio voidaan antaa suoraan tai huomautuksen jälkeen, jos ulkoalueiden kiinteistönhoitoa ei ole saatettu huomautuksen jälkeen sopimuksen mukaiseen kuntoon sovitussa ajassa. Reklamaatio tehdään kirjallisesti (sähköposti). Mikäli palvelun tuottaja ei korjaa laiminlyöntiään välittömästi, tilaajilla on oikeus vaatia korvausta tekemättömästä työstä 2/3 kohteen päivähinnasta. Sopimus voidaan purkaa kolmen (3) reklamaation jälkeen.
6 Huoltokirjaohjelma Tilaajat käyttävät Granlund Manager huoltokirjaohjelmaa, johon palvelun tuottaja kirjaa tapahtumat ja huollot (kts. Palvelukuvaus). Tarjoushintaa koskevat vaatimukset Ulkoalueiden kiinteistöhoitotöistä annetaan kiinteä hinta toimipisteittäin ( /kk) 31.12.2017 saakka. Hinnat tulee olla sekä arvonlisäverottomana että arvonlisäverollisina. Hinta sidotaan marraskuun 2015 työvoimakustannusindeksiin. Hintaa tarkistetaan ensimmäisen kerran 1.1.2018 lähtien yhteistyökumppaneiden välisissä neuvotteluissa. Tämän jälkeen hintaa tarkistetaan vuosittain tammikuun alusta lähtien. Tarjouksen voimassaoloaika 4 kk. Maksuehdot: Laskun mukainen maksu tehdystä työstä suoritetaan kuukausittain kunkin kuukauden 30. päivänä (maksuehto 21 pv). Laskut toimitetaan sähköisesti verkkolaskuina tilaajien ilmoittamiin osoitteisiin. Tarjouksen jättäminen 30.9.2015 klo 12.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kiinteistöjohtaja Hannu Kerkelä Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Kiinteistöpalvelu Toripuistikko 5-7, 96200 Rovaniemi Kuoreen merkintä: Tarjous RKK-ulkoalueiden kiinteistöhoito Lisätiedot Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen kiinteistonhoito@redu.fi. Sähköpostin osoitekenttään kirjoitetaan: Ulkoalueiden kiinteistönhoito. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 11.9.2015 klo 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan ainoastaan hankintayksikön internet-sivuilla osoitteessa www.redu.fi viimeistään 18.9.2015. Tarjoajilla on velvollisuus käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja ennen tarjouksen jättämistä.
7 Tarjouksen tekijän on tutustuttava omatoimisesti kiinteistöihin paikan päällä. Hannu Kerkelä kiinteistöjohtaja Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Liitteet 1. palvelukuvaus 2. kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot KP YSE 2007 3. Tarjoajaa koskevat vaatimukset (palautetaan tarjouksen yhteydessä) 4. tarjoustaulukko (palautetaan tarjouksen yhteydessä) 5. kiinteistöjen asemapiirustukset 10 kpl