Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessikartta Päivitetty: 16.1.2015
Käsitteet Tehtäväalue Prosessialue 1. Pääprosessi 1.1 Osaprosessi Aliprosessi Toiminto Tehtävä Pääprosessin yhteyteen on sulkuihin merkitty prosessissa käytettävä yhteinen järjestelmä. Yksityiskohtaiset Kieku-prosessien kuvaukset on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilla Kiekun materiaalipankista. 2
Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessit Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus 3
Talous- ja henkilöstöhallinnon operatiiviset prosessinomistajat Taloushallinnon prosessinomistajat: Suunnitelmista tuloksiin, Olli Ahonen Hankinnasta maksuun, Keijo Kettunen Tilauksesta perintään, Keijo Kettunen Kirjauksesta tilinpäätökseen, Maileena Tervaportti Henkilöstöhallinnon prosessinomistaja: Mari Näätsaari (pl. matkustus) Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus, Olli Ahonen ja Helena Kanervo 4
Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 5
Suunnitelmista tuloksiin prosessialue (päivitetty 3.10.2014) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin 1. Toiminnan ja talouden suunnittelu 1.1 Kehyssuunnittelu 1.2 TTS/Strategia-asiakirjan laadinta 1.3 TAE laadinta 1.4 Tulostavoiteasiakirjan laadinta 2. Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimi 2.1 Tunnuslukujen ja mittareiden laadinta 2.2 Sisäinen budjetointi 2.3 Kustannuslaskenta 2.4 Hinnoittelu 3. Tulosten raportointi 3.1 Toimintakertomuksen laadinta ja raportointi 3.2 Ministeriön tilinpäätöskannanoton laadinta 3.3 Osavuosiraportointi 3.4 Johdon raportointi 3.5 Julkinen raportointi (Netra) 3.6 Hallituksen vuosikertomus Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 6
Hankinnasta maksuun prosessialue (päivitetty 16.1.2015) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun 1. Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 1.1 Vuosisuunnittelu 1.2 Kilpailutuskalenterin suunnittelu 1.3 Yksittäisen hankinnan suunnittelu ja valmistelu 2. Hankintojen kilpailuttaminen 3. Sopimushallinta 3.1 Sopimuksen laadinta 3.2 Tilaaminen (Tilha) 3.3 Sopimusten ja tilausten seuranta (Tilha, Kieku/BI) 4. Menojen käsittely (Kieku, Rondo) 4.1 Perustietojen ylläpito 4.2 Menotositteiden käsittely 4.3 Maksuunpano 4.4 Menotiliotteiden käsittely 4.5 Menojen käsittelyn kaudenvaihde Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 7
Tilauksesta perintään prosessialue (päivitetty 23.4.2014) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään 1. Tulojen käsittely (Kieku) 1.1 Perustietojen ylläpito 1.2 Myyntilaskujen käsittely 1.3 Suoritusten käsittely 1.4 Saatavien valvonta 1.5 Perintä 1.6 Tulojen käsittelyn kaudenvaihde Kirjauksesta tilinpäätökseen 8
Kirjauksesta tilinpäätökseen prosessialue (päivitetty 1.9.2014) Taloushallinnon prosessialueet Suunnitelmista tuloksiin Hankinnasta maksuun Tilauksesta perintään Kirjauksesta tilinpäätökseen 1. Seurantakohteiden ylläpito (Kieku) 1.1 Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito 1.2 Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpito 1.3. Sisäisen laskennan seurantakohteiden ylläpito 2. Käyttöomaisuuskirjanpito (Kieku) 2.1 Kaudenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito 2.2 Kaudenvaihteenaikainen käyttöomaisuuskirjanpito 2.3 Irtaimistokirjanpito 3. Vaihto-omaisuuskirjanpito 4. Pääkirjanpito (Kieku) 4.1 Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely 4.2 Muistiotositteiden käsittely 4.3 Muut pääkirjanpidon kauden aikaiset tehtävät (ei sisälly Kiekun prosessikuvauksiin) 5. Kauden vaihde (Kieku) 5.1 Kuukauden vaihde 5.2 Varainhoitovuodenvaihde 6. Valtuuksien seuranta (Kieku) (Kieku prosessikuvauksissa osana sisäistä laskentaa) 7. Tilinpäätös (Kieku) (Kieku prosessikuvauksissa osana kaudenvaihdetta) 9
Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus 10
Ohjaus ja johtaminen prosessi (Päivitetty 23.4.2014) Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen 1. Strateginen suunnittelu 2. Henkilöstöjohtaminen (roolit: konserni, ministeriö, virasto) 3. Tulosohjaus: henkisten voimavarojen hallinta 4. Työnantajatoiminta Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus 11
Rekrytointi -prosessi (Päivitetty 23.4.2014) Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi (Heli) 1. Tehtäväanalyysi 2. Hakuvaihe 2.1 Lyhyet alle vuoden määräaikaiset tehtävät (sisäinen haku) 3. Valintavaihe 4. Perehdyttäminen Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus 12
Palkkaus ja palkitseminen prosessi (Päivitetty 23.4.2014) Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen 1. Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen 2. Palkanlaskenta (Kieku) 3. Palkkakirjanpito ja palkkakustannusten jakaminen (Kieku) Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus 13
Palvelussuhteen hallinta prosessi (Päivitetty 23.4.2014) Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta 1. Organisaatiohallinta (Kieku) 2. Palvelussuhteen hallinta (Kieku) 3. Työaikojen hallinta (Kieku) 4. Vuosilomien hallinta (Kieku) Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus 14
Osaamisen ja koulutusten hallinta -prosessi (Päivitetty 23.4.2014) Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta 1. Osaamisen arviointi (Kieku) 2. Suorituksen johtaminen (Kieku) 3. Osaamisen kehittäminen (koulutusten hallinta) (Kieku) Matkustus 15
Matkustus -prosessi (Päivitetty 23.4.2014) Henkilöstöhallinnon prosessit Ohjaus ja johtaminen Rekrytointi Palkkaus ja palkitseminen Palvelussuhteen hallinta Osaamisen ja koulutusten hallinta Matkustus (M2) 1. Ennen matkaa 1.1 Matkasuunnitelman laatiminen ja hyväksyminen 1.2 Matkan varaaminen 1.3 Matkaennakon maksu ja matkustusdokumenttien toimitus 2. Matkan jälkeen 2.1 Matkalaskun tekeminen 2.2 Matkalaskun tarkastaminen ja hyväksyminen 2.3 Maksaminen 2.4 Arkistointi 16