OPPILASKULJETUKSET 2013-2014 2 Kohde ja sopimuskausi Mäntsälän kunta / pyytää tarjouksia kunnan alueen perusopetuslain 32 :n mukaisista oppilaskuljetuksista liitteessä 1 kuvatuille reiteille. Kuljetukset tapahtuvat ensisijaisesti koontipaikoilta kunnan eri toimipisteisiin aamulla ja iltapäivällä kotiin. Lisäksi osa reiteistä voi sisältää koulujen välisiä siirtymiä koulupäivän aikana. Linja-auton ostovuoroa sekä Sääksjärven toista pikkubussia (2 B) käytetään aikataulujen sallimana väliaikana muihin Mäntsälän kunnan tarvitsemiin kuljetuksiin lähialueella. Tarjouskilpailu on avoin kaikille henkilöliikennelain mukaisen joukkoliikenne- tai taksiluvan haltijoille. Kuljetuksiin oikeutettuja oppilaita mainituilla alueilla on noin 150, joista osa käyttää julkista liikennettä. Kuljetukset hoidetaan pääosin samalta suunnalta tulevien oppilaiden ryhmäkuljetuksina. Reitit ja palvelu on kuvattu liitteessä 1. Tarjouskilpailu koskee Hirvihaaran (reitti 1) ja Sääksjärven peruskoulujen sekä liitteessä 1 yksilöidyn linja-auton ostovuoron (reitit 2 A- C) koulukuljetuksia ajalla 1.12.2013 31.12.2014 sekä optiona jatkaa sopimusta 0,5-2 vuodella enintään 31.12.2016 saakka. Tarjous on mahdollista antaa kahdesta eri kohteesta eli: 1. Hirvihaaran alue, reitti 1 2. Sääksjärven alue mukaan lukien linja-auton ostovuoro, reittikokonaisuus 2 A-C. Jatkokaudesta päätetään vähintään kolme kuukautta ennen kyseisen kauden alkua. Ratkaisuun vaikuttavat mm. tarvittavat muutokset sekä kustannuskehitys. Oppilaskuljetusten periaatteena on, että ensisijaisesti hyödynnetään julkista liikennettä silloin kun sen käyttäminen on mahdollista. Tarjoajaa pyydetään täyttämään hintalomake jokaisesta tarjotusta reitistä erikseen. Jokaiselle reitille valitaan Toimittaja. Mikäli sama Tarjoaja tarjoaa useampaa kohdetta, hänen on osoitettava tarjouksessa mahdollisuutensa hoitaa useamman kohteen liikenne erityisesti kaluston ja kuljettajien määrän osalta. Kuljetukset pyritään hoitamaan mahdollisimman optimaalisella kalustolla. Tilaaja hyväksyy käytettävän kaluston. Tarjouspyyntö ja kilpailutuksen pohjana olevat oppilastiedot perustuvat syksyn 2013 tiedossa olevaan tilanteeseen. Määrät (kilometrit ja oppilaat) ovat ohjeellisia, eivätkä sido tilaajaa. Sopimuskauden aikana oppilasmääriin ja kuljetettaviin kouluihin saattaa tulla muutoksia. Ajopäiviä on 98 kevätlukukaudella 2014. Internet-sivuilta löytyvät tiedot koulujen työ- ja lomaajoista. 3 Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma -hankintailmoitusjärjestelmässä 20.9.2013 sekä Mäntsälän kunnan kotisivuilla Internetissä. Kilpailutuksen aikana ilmeni sellaisia olennaisia seikkoja, joista johtuen tarjouspyyntöä oli korjattava. Korjausilmoitus julkaistiin 17.10.2013. Kunnan kotisivulla olevat dokumentit päivitettiin. 4 Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen.
5 Tarjouksen sisältö Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1 Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2 Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3 Tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuuden arviointi: Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnön liitteessä 3 esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät tarjoajan kelpoisuutta koskevat vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Ne tarjoukset, jotka täyttävät edellä mainittujen kohtien 1 ja 2 vaatimukset otetaan mukaan hintavertailuun. Alihankkijoiden käyttö Mikäli valittu toimittaja käyttää alihankintatyötä, on toimittajan hankittava tilaajavastuulain edellyttämät todistukset ja selvitykset ja toimitettava ne kuntaan ennen sopimuksen tekemistä ja uudet ajantasaiset vastaavat selvitykset 12 kuukauden välein koko sopimuskauden ajan. Tilaaja voi kieltää perustelluista syistä tietyn alihankkijan käytön. Yhteistarjous Tarjoajat voivat tehdä yhteistarjouksen yhteisestä suorituksesta kokonaisen reitin osalta (tarjousyhteenliittymä). Yhteistarjous käsitellään yhtenä tarjouksena. Kaikkien yhteenliittymään osallistuvien on allekirjoitettava tarjous. Yhteenliittymä on yhteisvastuussa tarjouksesta. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tai osatarjouksia Sääksjärven kokonaisuuden osalta ei oteta huomioon. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla hintalomakkeella, liite 2. Kummastakin tarjottavasta reitistä täytetään oma lomakkeensa. Lisäksi tarjoukseen liitetään muut vaaditut, tarpeelliseksi katsotut ja pyydetyt asiakirjat. Sääksjärven osalta on tarjottava kokonaisuus 2 A 2 C. Tarjous ja kaikki liitteet on oltava suomenkielisiä. Tarjouksen voi tehdä kahdesta reitistä, Hirvihaarasta (yksi pikkubussi) sekä Sääksjärven kokonaisuudesta, jota ajetaan kahdella pikkubussilla sekä yhdellä linja-auton ostovuorolla. Molemmista kohteista täytetään oma hintalomake. Pienin tarjouskohde on yksi reitti. Osatarjouksia reittien sisällä ei oteta huomioon. 6 Tarjousten vertailu ja ratkaisuperusteet Hirvihaaran sekä Sääksjärven toisen pikkubussin (2 A) tarjous annetaan ilmoittamalla hinnoitteluliitteeseen kuinka monella prosentilla Tarjoaja ajotaksataulukon hintoja alentaa / korottaa.
Linja-auton ostovuoron (2 C) sekä toisen pikkubussin (2 B ) hinnoittelu on päivähinta, euroa per päivä (alv 0 %). Nämä autot ovat koko päivän (aikataulujen välisen ajan) Mäntsälän kunnan käytettävissä. Sääksjärven kokonaisuus Sääksjärven osalta tarjoukset vertaillaan seuraavasti: Reitti 2 A pikkubussille lasketaan ajotaksataulukon mukainen päivähinta seuraavilla kilometreillä: Aamu, lähtö 1 Iltapäivä, lähtö 2 30 km 70 km Hinta lasketaan tarjouksen mukaisesti korotetun ajotaksataulukon hinnoilla, yllä mainituilla kilometrimäärillä. Laskennassa käytetään oletusta yli 14 oppilasta per lähtö. Kahden lähdön yhteissumma muodostaa vertailtavan päivähinnan reitille 2 A. Reitti 2 B ja 2 C päivähinnat lisätään reitin 2 A hintaan. Ratkaisuperuste on Sääksjärven reittikokonaisuuden 2 A 2 C (1 linja-auto ja 2 pikkubussia) Tilaajan kannalta edullisin kokonaishinta yhdelle ajopäivälle. Hirvihaara Ratkaisuperuste on Tilaajan kannalta edullisin muutosprosentti (eli korkein tarjottu alennusprosentti tai pienin tarjottu lisäysprosentti). Vertailu suoritetaan näitä muutosprosentteja vertailemalla. Tarjouksen kokonaishinta tai reittikohtainen muutosprosentti eivät ole salassa pidettäviä asioita. 7 Hinnoittelu Hinnat ovat kiinteät koko sopimuskauden (1.12.2013 31.12.2014) ajan. Hinnoittelu Hirvihaaran (reitti 1) ja Sääksjärven (reitti 2 A) osalta perustuu toteutuneisiin kilometreihin sekä kyydissä olevien kuljetusoppilaiden määrään, sopimuksen liitteenä olevan reittikohtaisen ajotaksataulukon mukaisesti. Sääksjärven toinen pikkubussi (reitti 2 B) ja linja-auton ostovuoro 3 (reitti 2 C) laskutetaan päiväveloituksella. Tarkempi kuvaus liitteessä 1. Toimittajalla on oikeus laskuttaa Tilaajaa, jos viranomaisen määräämiin veroihin tai maksuihin tulee taannehtivia korotuksia. Palveluntuottaja on velvollinen hyvittämään Tilaajalle verojen tai maksujen taannehtivasti alentuneen osan. 8 Laskutus, maksuehto, laskun viivästyskorko ja toimituksen viivästymissanktio Laskutus perustuu Tilaajan hyväksymään reittiselvitykseen, joka sisältää oppilaiden kuljetusajat, ajojärjestyksen ja ajetut kokonaiskilometrit, niiltä osin kun ajot ovat reittiselvityksen avulla todennettavissa. Reittiselvitys on hyväksytettävä etukäteen Tilaajalla. Maksuehto on 30 pv netto laskun saapumisesta. Oppilaskuljetuslaskut suoritetaan maksuehdon mukaisesti jälkikäteen kuukausittain laskutuksen pohjalta. Laskun on oltava hyvän kirjanpitotavan mukainen ja sisältää riittävän yksilöidyt tiedot laskutettavan palvelun sisällöstä. Laskumerkintöjä koskevista vaatimuksista säädetään AVL 209 b. Lisätietoja asiasta löytyy esimerkiksi verottajan sivuilta http://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet/arvonlisaverotus/laskua_koskevat_ vaatimukset/laskua_koskevat_vaatimukset_arvonlisaver(10160). Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 vrk:n kuluessa siitä, kun osapuoli on saanut tietoonsa laskun perusteet. Laskutuslisiä yms. lisämaksuja ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen.
Kuntaan tulevat laskut toimitetaan annettujen ohjeiden mukaisesti, ensisijaisesti sähköisesti. 9 Raportointi Toimittaja raportoi Tilaajalle sopimuksessa sovitun mukaisesti. Reittiselvitykset tulee toimittaa Tilaajan yhteyshenkilölle syyslukukaudella kuukauden (30 pv) kuluessa koulun alkamisesta ja kevätlukukaudella kahden viikon (14 pv) kuluessa lukukauden alusta. Reittiselvitykset sisältävät oppilaiden kuljetusajat, ajojärjestyksen sekä ajetut kokonaiskilometrit. Tarvittaessa toimittajalta voidaan pyytää raportointia myös kesken lukukauden, mikäli se katsotaan tarpeelliseksi esim. reittimuutosten vuoksi. 10 Hankintapäätökset ja -sopimukset Mäntsälän sivistyslautakunta tekee päätöksen oppilaskuljetuksista. Hankintapäätös perusteluineen annetaan asianosaisille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla, jota varten tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite hintalomakkeella (liite 2), jonne päätösote lähetetään. Sähköpostin seuranta ja toimintavarmuus ovat tarjoajan vastuulla. Kirjalliset hankintasopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätökset ovat tulleet lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Mikäli kunnan hankintapäätöksestä valitetaan markkinaoikeuteen, tekee kunta valituksen alaisia kuljetuksia koskevin osin väliaikaiset, markkinaoikeuden ratkaisuun asti voimassa olevat sopimukset. Väliaikaiset sopimukset tehdään ensisijaisesti tarjouskilpailussa valituksi tulleiden liikennöitsijöiden kanssa. Varsinaiset sopimukset laaditaan markkinaoikeuden päätöksen jälkeen oikeuden ratkaisun mukaiseksi. Sopimuksen tekeminen Sopimuksen tekemisessä noudatetaan sopimusasiakirjojen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Toimittajan tarjous liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 tavarat) soveltuvin osin Hankinnan muut ehdot Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 11 Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 12 Tarjouksen voimassaoloaika 13 Lisätiedot Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.3.2014 saakka. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin. Tarjouskilpailuun liittyvät lisäkysymykset tulee jättää suomen kielellä sähköpostitse maanantaihin 21.10.2013 kello 16.00 mennessä osoitteella: hankinnat@mantsala.fi.
Vastaukset kysymyksiin kootaan yhteen ja esitetään Mäntsälän kunnan sivuilla viimeistään 22.10.2013 mennessä osoitteessa: http://www.mantsala.fi/yrittajille/tarjouspyynnot. Tarjoajan edellytetään seuraavan Mäntsälän kunnan verkkosivuja ja ottamaan mahdolliset täsmennykset huomioon tarjousta laatiessaan. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kuoressa maanantai 4.11.2013 klo 10.00 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus: Oppilaskuljetukset. Osoite: Mäntsälän kunta Palvelupiste Vinkki / Heikinkuja 4 04600 Mäntsälä Mäntsälän kunta / Janne Vainikainen Talous- ja hallintopäällikkö
Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Tarjouspyyntö Palvelunkuvaus ja reitit Hinnoitteluliite Tarjoajaa ja palvelua koskevat pakolliset kelpoisuusehdot Keskeiset sopimusehdot Reittejä koskevat viitteelliset kartat Jyse 2009 Palvelut: http://www.vm.fi/vm/fi/04_julkaisut_ja_asiakirjat/01_julkaisut/08_muut_julkaisut/20100217julkis/jy SE_2009_palvelut.pdf Liite 7 Koulukuljetusopas: http://www.mantsala.fi/tiedostot/palvelut/koulutus-ja-opiskelu/lv._2011_- _2012/Koulukuljetusopas%201.pdf