Kknaisarkkitehtuurimenetelmän sveltaminen kunta- ja palvelurakennemuutksessa Tietjen kuvaaminen selvitysvaiheessa Versi 0.3 30.4.2013
Valtivarainministeriö 2 (15) Sisältö 1 Jhdant... 3 2 Kknaisarkkitehtuuri kunta- ja palvelurakennemuutksessa... 4 3 Selvitysvaiheen tehtävät... 6 4 Liitteet... 15
Valtivarainministeriö 3 (15) 1 Jhdant Tämä dkumentti n hje kunnille kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheessa tteutettavasta kuntien ICT-timinnan nykytilan kuvaamisesta, vaihtehtisten timintamallien arviinnista sekä muutksen suunnittelusta. Ohje painttuu ICT-nykytilan kuvaamiseen kuntaliitsselvityksen yhteydessä, mutta sitä vidaan hyödyntää myös muissa kuntien rakennemuutksissa, kuten palvelurakennemuutksissa sekä kunnan sisäisissä rakennemuutksissa (esim. rganisaatimuutkset tai kuntaknsernin rakenteen kehittäminen). Ohjeessa esitetään susitus siitä, miten kuvaus kannattaa tehdä rakennemuutsten suunnittelun ja tteutusvaihtehtjen arviinnin yhteydessä, jtta menetelmän avulla tutettu tiet tukisi mahdllisimman hyvin muutkselle asetettujen tavitteiden tteutusta. Ohjeen lähtökhtana n muutksen selvitysvaiheessa tteutettavien päätehtävien tteutuksessa tarvittavat tiedt. Selvitysvaihe Selvitysvaiheen hjaus Kuntaliitsselvitykseen nimetty hjausryhmä nimeää valmistelevat työryhmät Tiethallinnsta ja ICT:stä vastaava ryhmän rganisinti Nykytilan kuvaaminen Nykytilan analyysi ja kehittämiskhteiden tunnistaminen Vaihtehtiset timintamallit Tiethallinnsta ja ICT:stä vastaava työryhmä suunnittelee selvitysvaiheen tteutuksen ja työn rganisinnin Yhdistymispäätös Yhdistymisspimuksen hyväksyntä Yhdistymisselvitys ja -spimuksen valmistelu Vaihtehtjen tteutuksen suunnittelu Vaihtehtjen arviinti ICT muutstuen työvälineet ja tuki Kuva 1. Kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheen tehtävät (muutskäsikirja) Ohjeessa kuvatut käytännöt n pyritty kiinnittämään lemassa leviin julkisen hallinnn viranmaisten susituksiin ja hyviin käytäntöihin. Tämän vuksi hjeessa esitetyt suunnittelu- ja kuvausmenetelmät n laadittu pääsääntöisesti julkisen hallinnn kknaisarkkitehtuurin suunnittelusta ja kuvaamisesta tehtyjen susitusten phjalta. Ohje sisältää mallin kknaisarkkitehtuurin suunnittelun ja kuvaamisen prsessista kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheessa sekä mallit tavitteiden tteutusvaihtehtjen arviintia ja tteutuksen suunnittelua varten. Ohjetta nudattamalla kuntajakselvityksessä mukana levat kunnat tuttavat samalla tieta kknaisarkkitehtuurin kuvaamiseen, jta kunnat vivat hyödyntää tiethallintlain (634/2011) 7 :n velvitteen täyttämisessä.
Valtivarainministeriö 4 (15) 2 Kknaisarkkitehtuuri kunta- ja palvelurakennemuutksessa Organisaatiiden timinnan ja rakenteiden muutstilanteissa krstuu tarve saada kattava tiet lemassa levasta timinnasta ja timinnan kehittämisvaihtehtjen tteutuksen vaatimuksista ja vaikutuksista nykytilanteeseen verrattuna. Tämän vuksi hjeessa susitellaan kknaisarkkitehtuurikuvauksien tteuttamista ja kknaisarkkitehtuurimenetelmän käyttöä kunta- ja palvelurakennemuutksissa, kuntien yhdistymisen ja uusien palveluiden tutantrakenteiden tteutuksen suunnittelun ja timeenpann tukivälineenä. Yhdenmukaiset kknaisarkkitehtuurikuvaukset helpttavat kuntien timintjen yhteen saattamista yhdistymistä suunniteltaessa ja tteutettaessa. Kknaisarkkitehtuurikuvaukset timivat tässä rlissa myös hyvinä muutksenhallinnan apuvälineinä. Ennen kknaisarkkitehtuurityön käynnistämisen n susiteltavaa suunnitella, mihin kttua tieta n tarkitus käyttää, eli mitä tarkitusta varten työtä tehdään? Kuntarganisaatiiden yhdistymisen tai laajjen timinnallisten kknaisuuksien timintamallien tai yhteistyön kehittämisen näkökulmasta, tulevaa päätöksenteka varten tarvitaan kattavaa tieta rganisaatiiden timinnasta, timinnan rakenteista sekä ICT-ratkaisuista jilla timinnan edellytykset ludaan. Hyvä phjatiet mahdllistaa perusteltujen etenemisvaihtehtjen paremman suunnittelun ja eri vaihtehtjen arviinnin suhteessa tulevalle muutkselle asetettuihin tavitteisiin. Kunta- ja palvelurakeiden muutsta tukeva kknaisarkkitehtuurin suunnittelu ja kuvaaminen vidaan karkeasti jakaa: 1. Selvitysvaiheessa tapahtuvaan selvitysalueen kuntien lähtötilanteen selvittämiseen sekä uuden kunnan ja uuden timintamallien suunnitteluun 2. Tteutusvaiheessa tapahtuvaan kehittämis- ja muutskhteiden tarkempaan suunnitteluun ja lähtötilanteen tarkentamiseen muutskhteiden salta 3. Arviintivaiheessa tapahtuvaan aikaisemman työn analysintiin sekä seuraavien kehittämiskhteiden suunnitteluun K O K O N A I S - A R K K I - T E H T U U R I TAVOITETILA LIITOSPÄÄTÖSTÄ VARTEN LÄHTÖTILANNE Selvitysvaihe N Y K Y T I L A N K U V A U S MUUTOSKOHTEIDEN TAVOITETILA Tteutus (siirtymäkausi) MUUTOSKOHTEIDEN NYKYTILA T A V O I T E T I L A N S U U N N I T T E L U MUUTOSKOHTEIDEN TAVOITETILA Tteutus (uusi kunta) MUUTOSKOHTEIDEN NYKYTILA T O T E U T U K S E N S U U N N I T T E L U TAVOITETILA TOIMINNAN KEHITTÄMISTÄ VARTEN Arviintivaihe MUUTOKSEN JÄLKEINEN NYKYTILA T A V O I T E T I L A N Y K Y T I L A Kuva 2. Kknaisarkkitehtuurin käyttö kunta- ja palvelurakennemuutksessa Esitetyssä kuvauksessa n sveltuvin sin käytetty julkisen hallinnn kknaisarkkitehtuurin suunnittelumenetelmää (JHS 179). Susitusta n kuitenkin laajennettu ja tarkennettu muutksen tteutuksessa tarvittavien tietjen salta (kuvauksessa n eritelty mitkä kuvaukset sisältyvät vimassa levaan JHS 179 susitukseen ja mitkä siihen n lisätty kunta- ja palvelurakennemuutksen valmistelun yhteydessä saatujen käytännön kkemusten phjalta).
Valtivarainministeriö 5 (15) Lainsäädäntö KA-periaatteet Kehittämisvaatimukset Periaatteellinen tas Strategia Rajaukset ja reunaehdt Tietturvaperiaatteet Sidsarkkitehtuurit Standardisalkku Kehittämistavitteet JHS 179 JHS 179 laajennus Timinta Tiet Tietjärjestelmä Teknlgia Sidsryhmät Käsitemalli Tietjärjestelmäpalvelut Teknlgiapalvelut Käsitteellinen tas Sidsryhmien vaatimukset Palvelusalkku Prsessit Tietmalli Lgiset tietjärjestelmät Teknlgiakmpnentit Lginen tas Prsessikuvaukset Palvelututant ICT -palvelujen tutant Päätietryhmät Lgiset tietvarannt Järjestelmät prsessit Fyysiset tietvarannt Tietjärjestelmäsalkku Verkkkaavi Fyysinen tas Sanastt Spimussalkku Liittymä ja rajapinnat Sijituskaavi Teknlgiasalkku Yhteenvedt ICT ympäristö / Spimukset / kustannukset Spimukset / kustannukset (timiala) Kuva 3. Kknaisarkkitehtuurin kuvausphjat (JHS 179 laajennus) Kuvauskehyksenä mlemmissa hjeissa käytettään julkisen hallinnn susitusta kknaisarkkitehtuurin kehittämisestä (JHS 179), jta n laajennettu muutksen tarpeita paremmin vastaavaksi, mm. krkeakulujen Kartturi - mallin phjalta. Ohjeessa viitataan useissa khdin myös suunnittelun phjana lleisiin muihin julkisen hallinnn susituksiin: JHS 152 Prsessien kuvaaminen JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskhteiden tunnistaminen, jssa kuvataan mm. nykytilan kartitusta, tavitetilan suunnittelua ja kuvausta sekä taviteratkaisun timeenpann suunnittelua JHS 173 ICT-palvelujen kehittäminen: Vaatimusmäärittely JHS 182 Laadunvarmistus
Valtivarainministeriö 6 (15) 3 Selvitysvaiheen tehtävät 3.1 Suunnitteluprsessi Kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheessa tteutettavan nykytilan kartituksen ja kuvaamisen tavitteena n tuttaa riittävä lähtötiet kuntajakselvityksessä mukana levien kuntien timinnasta, timinnan rganisinnista sekä timintaa tukevista ICT-ratkaisuista eri tavitevaihtehtjen suunnittelua varten. Riittävä phjatiet mahdllistaa perusteltujen esitysten tekemisen tulevia jatkpäätöksiä varten. Kerättävän phjatiedn tulisi hyödyntää kuntaliitsselvityksen työryhmien työtä sekä yhdistymisspimuksen valmistelua. Lisäksi tiedn tulisi hyödyntää kuntia niiden tiethallinttiminnan kehittämisessä (kunnan ma tiethallint ja kuntien välinen yhteistyö tiethallintasiissa) sekä kunnan timinnan kehittämisessä ICT:tä hyödyntämällä (esim. sähköinen asiinti). 3 5 2 TAVOITEVAIHTO- EHTOJEN SUUNNITTELU TAVOITEVAIHTO- EHTOJEN ARVIOINTI MUUTOKSEN SUUNNNITTELU K O K O N A I S - A R K K I - T E H T U U R I S e l v i t y s v a i h e 6 ESITYS TAVOITETILAN TOTEUTUSSUUN- NITELMASTA LIITOSPÄÄTÖSTÄ VARTEN 1 LÄHTÖTILANTEEN KARTOITUS 4 LÄHTÖTILANTEEN TARKENTAMINEN N Y K Y T I L A N K U V A U S T A V O I T E T I L A N S U U N N I T T E L U T O T E U T U K S E N S U U N N I T T E L U Kuva 4. Kknaisarkkitehtuurin suunnittelu selvitysvaiheessa Muutksen tteutuksen selvitysvaiheessa tteutettava nykytilan kuvaaminen kannattaa kytkeä suraan tavitteena levaan lpputulukseen. Mitä tiet lähtötilanteesta tarvitaan, jtta sen avulla vidaan suunnitella realistisia tavitevaihtehtja uudelle timinnalle sekä arviida eri tavitteiden vaatiman muutksen vaatimuksia ja vaikutuksia timinnalle. Tavitteiden suunnittelun rinnalla n hyvä muistaa, että vasta tteutuneet tavitteet tuttavat muutksesta mahdllisesti saatavan hyödyn. Selvitysvaiheessa tteutettavan tiedn kuvaamisen päävaiheet vidaan jäsentää lähtötilanteen kartitukseen [1], tavitteiden suunnitteluun [2], suunniteltujen tavitevaihtehtjen arviintiin [3], jka yleensä vaatii myös lähtötiedn tarkentamista khteiden mukaan [4] sekä muutksen tteutuksen alustavaan suunnitteluun [5], jka tuttaa perustelut päätösesitykselle tulevasta etenemisestä [6]. Selvitysvaiheessa tteutettavan kartitus- ja suunnittelutyö n pitkälti sidksissa lähtötilanteeseen sekä lemassa levan yhteistyön ja kehittämisen käytäntöihin. Niiden kuntien salta, jtka vat j kuvanneet esimerkiksi man kknaisarkkitehtuurin JHS 179 susituksen hjeiden mukaisesti, kyseessä n lähinnä tiedn tarkentaminen ja tietjen harmnisinti muiden selvityksessä mukana levien kuntien kanssa. Ne kunnat taas, jtka eivät le knneet tietja nykytilastaan, vivat jutua käyttämään paljnkin aikaa tietjen etsimiseen sekä tarvittavien kuvausten tteutukseen. 3.2 Nykytilan kuvaaminen Kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheessa nykytilan tietjen kkamisessa kannattaa lähteä liikkeelle JHS 179 susituksen esittämästä tietjuksta (JHS 179, Liite 1, kappale 1.) ja lisätä siihen perustiedt timinnan ja ICTtutannn hjauksen ja tteutuksen yleisestä rganisinnista. Nykytilan (kknaisarkkitehtuurin nykytilan) kuvaami-
Valtivarainministeriö 7 (15) sessa keskeistä ei le mitä taulukk- tai kuvausphjaa tteutuksessa käytetään, vaan mitä kuvataan ja miksi? Timinta Tiet Tietjärjestelmä Teknlgia Keskeiset sidsryhmät Käsitteellinen tas Palvelut ja prsessit Lginen tas Palveluiden tutanttapa Palvelututanta tukevan ICT:n tutanttapa Fyysinen tas Sidsryhmät Sidsryhmien vaatimukset Palvelusalkku Prsessikartta Prsessikuvaukset Palvelututant ICT -palvelujen tutant Keskeiset tietvarannt Käsitemalli Tietjärjestelmäpalvelut Teknlgiapalvelut Tietmalli Päätietryhmät Lgiset tietvarannt Fyysiset tietvarannt Sanastt Lgiset tietjärjestelmät Tietvarantjen tietsisältö Järjestelmät prsessit Teknlgiakmpnentit Tietjärjestelmäsalkku Spimussalkku Tietjärjestelmät / hankinta- ja tutanttavat Liittymä ja rajapinnat Verkkkaavi Tietjärjestelmien spimukset Sijituskaavi Liittymät ja rajapinnat Teknlgiasalkku Kuva 5. Kknaisarkkitehtuurinmenetelmän sveltaminen nykytilan kartituksessa Muutksen jatksuunnittelua varten tarvittava tiet nykytilasta saadaan syntymään kkamalla nykytilasta seuraavat tiedt: Keskeiset sidsryhmät ja asiakkaat (kuvausphja: Sidsryhmät) Timinnan tuttamat ja ydintimintaa tukevat palvelut (kuvausphja: Palvelusalkku) ydintiminta (mm. ssiaali- ja terveydenhult, petus, MAL, yms.) tukitiminnt (mm. tiethallint, talus- ja henkilöstöhallint, tiedn-/asianhallinta, jhtaminen, jne.) Keskeiset rganisaatiiden prsessit (kuvausphja: Prsessit ks. myös JHS 152) Palvelutiminnan rganisinti ja tutanttavat (kuvausphja: Palvelututant) Palvelutimintaa tukevan tiethallinnn hjausmallit ja ICT timinnan tutanttavat ja resurssit (kuvausphja: ICT palvelujen tutantmalli) Keskeiset tiedt ja tietvarannt (kuvausphjat: Päätietryhmät ja Fyysiset tietvarannt) asiakastiedt tute- ja palvelutiedt käytettävät tietlukitukset (talushallint, seuranta ja raprtinti, asianhallinta ja arkistinti) Timintaa tukevat tietjärjestelmät, tutanttavat ja kustannukset (kuvausphja: Tietjärjestelmäsalkku) Tietjärjestelmien spimustiedt (kuvausphja: Spimussalkku) Tietjärjestelmien ja tietvarantjen liittymät ja rajapinnat (kuvausphja: Liittymät ja rajapinnat) Ohjeessa susiteltava, JHS 179:ään perustuvat kuvasmallit ja phjat, n tarkitettu lähinnä tietjen kkamista varten. Kun tietja kerätään eri tavitevaihtehtjen arviintia ja päätöksenteka varten kannattaa phjatiedista tuttaa tarvittavia yhteenvetja sekä sanallisia esityksiä halutun infrmaatin esittämiseksi. Tätä tarkitusta varten mm. Kuntarakennemuutsten tietpankista löytyy valmiit kuvausphjia ICT-ympäristön nykytilan yleiskuvauksen esittämiseksi (https://www.kuntarakenne.fi/ka-wiki/fi/selvitysvaihe/tiethallint). Esimerkiksi Palvelututanttaulukn keskeisten sarakkeiden kautta kttavan tiedn jäsentäminen tarjaa kunnille perustiedn timintaa tukevan ICT-ympäristön vastuista, tiedista jita timinnassa tarvitaan sekä tiedn käsittelyssä
Valtivarainministeriö 8 (15) käyttävistä tietjärjestelmistä (HUOM! alla levassa esimerkissä tauluksta n täytetty vain tarkituksenmukaiset sat). Tulevan muutksen suunnittelun kannalta keskeistä n tietää rakenteet ja niistä vastaavat taht eri rleissa. Tehtävä/palvelu Terveydenhult Sairaanhit Ssiaalihult Ssiaalipalvelut Järjestämisvastuu Tutantvastuu Tiedt Asiakastiedt Tiednhallinta vastuu Suun terveydenhult Terveysvirast Terveysvirast Hitkertmustiedt Terveyslautakunta Timeentultuki Timeentultuen myöntäminen Ssiaalivirast Ssiaalivirast Opetustimi Peruspetus Opetusvirast Opetusvirast Opetusvirast Tiethallint Asiakastiedt Tultiedt Sivistyslautakunta Oppimisympäristö Oppimateriaali Ktipalvelut Ssiaalivirast Ssiaalivirast Asiakastiedt Ssiaalilautakunta Ssiaalilautakunta Opetussuunnitelma Opetussuunnitelmatiedt Tietvarant / tietjärjestelmä Effica Mbiili ktihit Pr Cnsna Kurre Tietjärjestelmä mistaja Tiet Finland Oy Kuntien Tiera Oy CGI Sumi Oy Starsft Oy Opetusvirast Mdle Avin (yhteisö) Kuntakhtaisen tietjen kstamisen lisäksi, muutksen jatksuunnittelua varten kannattaa laatia yhteenvet lemassa levista yhteistyömudista: alueellinen kuntien välinen yhteistyö (kuntayhtymät, sidsyksiköt) kuntien välinen laajempi yhteistyö (sidsyksiköt) yhteistyön kansallisten viranmaisten kanssa (ministeriöt, virastt) muut yhteistyömudt (yritykset ja yhteisöt, yms.) Esimerkiksi tiethallinnn ja ICT-timinnan yhteistyömutjen salta lähtötilannetta vidaan tarkastella käytössä levien tiethallintmallien avulla. Onk yhteistyömutina: 1) tietjen vaiht ja saamisen kehittäminen ryhminä, 2) yhteiset hankinnat ja prjektit, 3) yhteistimintaspimukset tai 4) yhteiset rganisaatit (ks. esim. Tiethallintmallin sveltamishje julkiselle hallinnlle, www.tiethallintmalli.fi). 3.3 Nykytilan analysinti Selvitysvaiheessa tteutettavan nykytilan kuvaamisen yksi käyttötarkitus n tisaalta pystyä vertaamaan eri kuntien ICT-ympäristöjä ja tisaalta löytämään kartituksen kautta kehittämiskhteita tulevaisuutta varten. ICT ympäristöjen vertailu Selvitystä tteuttavien kuntien ICT-ympäristöjen vertailua vidaan lähestyä sekä khteiden että rakenteiden kautta, jllin vertailutietna tutetaan kuva lemassa levista palveluista/järjestelmistä (MITÄ ) ja niiden erilaisista järjestämis- ja tutantvaihtehdista (MITE N).
Valtivarainministeriö 9 (15) Päätelaitteet Työasema Kannettava Tabletti Älypuhelin Yhteensä: 13 000 työasemaa, 3 500 kannettavaa, 150 tablettia Keskimäärin: 1 600 työasemaa, 450 kannettavaa, 18 tablettia Käyttöjärjestelmät Windws 7 10 500 kpl, Windws XP 5400 kpl, Mac OSX 300 kpl (myös jitakin Windws Vista, Andrid, IOS, Linux) Asiakassvellukset Timialasvellukset SOTE OPETUS TEKE Tekla GIS - 3 Hallintsvellukset Rnd - 3 Budnetti - 2 Efecte - 2 Persnec - 2 Tiima - 2 Effica - 3 Primus - 5 Kurre - 5 Xcity - 3 Titania - 3 Dynasty - 3 Ppulus- 3 Pegass* Wilma - 4 Mdle - 2 Armi - 2 Basware - 2 Datwin - 2 SAP ERP* Svellusinfra MS Exchange 2003-10 MS Active Directry MS Sharepint MS SCCM Citrix / Cisc F-Secure Kapasiteettipalvelut Palvelimet: Windws 690 kpl, Linux 40 kpl (myös jitakin AIX, Slaris, Netware) Yhteensä: 14 laitetilaa tai knesalia 5 timijaa käyttää DNA:n knesalia Kuva 6. Esimerkki Yhteenvet kuntien ICT ympäristöistä Selvityksessä mukana levien kuntien ja kuvaukseen mahdllisesti mukaan tettavan kuntayhtymien ja muiden sidsyksiköiden ICT-ympäristön kuvaaminen yhtenä kknaisuutena mahdllistaa päällekkäisyyksien, samankaltaisuuksien sekä eravaisuuksien löytämisen jatksuunnittelun phjaksi. Kun tiedetään mitä n, n helpmpi rajata ja khdentaa kehittämistimenpiteitä ikein. Kun khteiden ja rakenteiden vertailuun lisätään tiedt ICT-ympäristön eri khteiden kustannuksista riittävän yhdenmukaisesti saadaan tieta timinnan ja timintaa tukevan ICT:n kustannuksista ja hintaerista eri kuntien välillä (tässä yhteydessä kannattaa muistaa, että ilman tietjen vertailukelpisuutta tietjen sittamat asiat vat yleensä vain suuntaa-antavia). 70 % ICT-kulujen jakauma timialille kunnittain 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % Hallint ja talus Ssiaali- ja terveydenhult Sivistystimi Tekninen ja ympäristötimi Pelastus Jakamattmat 0 % Kaikki Askla Lapinjärvi Lviisa Myrskylä Prnainen Prv Sip Kuva 7. Esimerkki Yhteenvet kuntien ICT kustannusten jakautumisesta timialittain ICT-kustannusten kkamisen ja vertailun salta pelkkä ICT-kustannusten erttaminen ja arviinti ei le kaikilta sin edes mielekästä. Kun svelluksia hankintaan palveluina tai palvelutimintaa ulkistetaan työvälineineen palveluntarjajalle, ei ICT-kustannusten suudella kknaiskustannuksista le ikeastaan merkitystä (palveluhankinnassa stetaan palvelua ei teknlgiaa). Nykytilan analysinti ja kehittämiskhteiden tunnistaminen Nykytilan analysinnin apuvälineitä, ikeiden kehittämiskhteiden tunnistamiseksi n useita. Kunta- ja palvelurakennemuutksen ICT-tukihjelmassa ludut valmiit hjeet ja kuvausphjat hyödyntävät yleisesti käytössä levia ja kaikille avimia malleja. Kuten kaikkien arviintimenetelmien salta itse menetelmä ei le itsetarkitus, vaan lisäarv malleista tulee tiedn ymmärrettävän jäsentämisen kautta.
Valtivarainministeriö 10 (15) Esimerkiksi SWOT-analyysimallia hyödyntämällä nykytilanteen vahvuuksien, heikkuksien, mahdllisuuksien sekä uhkien tunnistamiseksi ja kirjaamiseksi kehittämistimenpiteiden suunnittelua varten. S = V A H V U U D E T Organisinti ja vastuunjak Tiethallintmalli uusittu KA:n mistujuus määritetty Tiettekniikan nykytila (IT tutant) Nykyaikainen palvelututannn ympäristö Henkilöstön saaminen Muut vahvuudet Organisaatin panstus palveluiden kehittämiseen W = H E I K K O U D E T Organisinti ja vastuunjak Tiethallinnn pienet resurssit Timialjen ja tiethallinnn yhteistyö Tiettekniikan nykytila (IT tutant) Jatkuuden varmistaminen pienet resurssit Laaja svellukanta, pieni integraatiaste Muut heikkudet ICT kustannusten heikk läpinäkyvyys Timittajien hallinta Organisinti ja vastuunjak Uuden tiethallintmallin rakenne Kehittämiskhteiden hallinta salkun avulla Tiettekniikan nykytila (IT tutant) Palveluympäristö mahdllistaa uusien teknligiiden hyödyntämisen Muut mahdllisuudet Prsessiajattelun vahvistuminen palvelukehityksessä O = M A H D O L L I S U U D E T Organisinti ja vastuunjak Tiethallinnn rlin merkitystä muuttuneessa ei ymmärretä jhdssa Tiettekniikan nykytila (IT tutant) Resurssien rajallisuus, uusien saajien palkkaus Epännistuminen palvelututtajavalinnassa Muut uhat Talustilanteen heikkeneminen T = U H K A T Kuva 8. Esimerkki ICT-ympäristön nykytila SWOT analyysin khteet Kuntien ICT-nykytilan arviinnissa SWOT-analyysimallilla n mahdllista tarkentaa arviintikhteita mm. timinnan rganisinnin ja vastuunjan, IT-tutannn nykytilan yms. salta; aina kyseessä levan tarpeen mukaan. Eri menetelmillä tunnistettujen kehittämiskhteiden kuvaamisen salta susitellaan hyödynnettäväksi JHS 179 susituksen tarjamia kuvaustapja, jtta tieta vidaan suraan hyödyntää selvitysvaiheessa tehtävässä eri tavitevaihtehtjen kuvausten phjatietna (ks. kappale 3.4). Kattavasti kttujen ehdtusten phjalta tiedn jatkjalstus n aina helpmpaa. Uusimista vaativat järjestelmät Pri Ulvila Harjavalta Kkemäki Yhteensä Yleishallint 1 2 3 Palkka- ja talushallint 4 4 Ssiaalitimi 1 2 3 Opetus- ja kulttuuri 1 1 Tekninen timi 8 8 Muu timinta 2 1 1 1 5 Kuva 9. Esimerkki Kehittämiskhteet: uusimista vaativat tietjärjestelmät ICT-ympäristöön liittyvien kehittämiskhteiden lisäksi muutksen selvityksen yhteydessä kannattaa arviida myös käytössä levien ja tiethallinnn ja ICT-tutannn hjauksen ja hallinnan työvälineiden kehittämistarvetta. Mahdllisten jatktimenpiteiden yhteydessä mallien kehittämine ja käyttööntt n viimeistään lunnllista tteuttaa muutsten tteutuksen laadunvarmistamiseksi.
Valtivarainministeriö 11 (15) TOP 10 työkalut Status Kmmentit Vusikalenteri Päätöksentekmalli Organisaatikuvaus Prjektisalkku Spimussalkku Tietjärjestelmäkartta IT-budjetti IT-Strategia Tietturvaplitiikka Kehittämissuunnitelma Timintasuunnitelma vudelta 2008, ei lemassa? Kehitettävä haasteiden ratkmiseksi etenkin timinnan sallistaminen Mm. rlit ja vastuut määriteltävä selvemmin, timinnan sallistaminen Kehittämissalkku, epäselvää missä määrin hyödynnetty tiethallinnn peratiiviseen jhtamiseen ja prjektimalli puuttuu Ei lemassa Epäselvä missä määrin mm. KA-työstä valmista tutsta peratiiviseen jhtamiseen Yhteistimintaspimuksessa päätetty, Lahden budjetissa seuranta, mititus? Päättymässä, uusitaank ja missä määrin hjannut (vaikuttavuus timintaan, negatiiviset haastattelutulkset) Epäselvä missä määrin tteutunut strategisena työkaluna ja miten suunnitellut tarkennukset vat tteutuneet KA-kehityplku löytyy, keskeisiä timenpiteitä 2010 saakka IT-strategiassa, haastattelutulkset kuitenkin negatiiviset (mm. tulkset) OK Kehitystä tarvitaan Ei lemassa Kuva 10. Esimerkki Työvälineiden kehittämistarpeet Kaikkien eri kehittämiskhteiden pririsimiseksi khteista kannattaa arviida niiden kiireellisyys, merkitys kunnan timinnalle sekä tteutuksen vaatimat resurssit ja muutkset lemassa leviin timintamalleihin ja timintaympäristöön. Skenaariiden laatimista varten mm. Kuntarakennemuutsten tietpankista löytyy valmiita kuvausphjia tiethallinnn nykytilan analysimiseksi (https://www.kuntarakenne.fi/ka-wiki/fi/selvitysvaihe/tiethallint). 3.4 Tavitevaihtehtjen kuvaaminen Kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheessa tavitetilan eri vaihtehtjen hahmttelussa ja suunnittelussa vidaan hyödyntää JHS 179 susituksen tapaista kuvauskehystä. Selvitysvaiheen tavitteiden ja aikataulun vuksi varsinaiseen uuden arkkitehtuurin suunnitteluun ei tdennäköisesti le aikaa, eikä tarvetta vaan kuvaustas jää yleiseksi, mutta kuitenkin sellaiseksi jka mahdllistaa eri vaihtehtjen arviinnin ja perustelun jatktimenpiteitä varten. Tällöin vaihtehtisena tapana kannattaa käyttää erilaisten yksinkertaisten skenaarivaihtehtjen esittämistä (tarkempi tavitearkkitehtuurin suunnittelu tehdään yleensä vasta kun tiedetään muutksen tavitteet ja khteet sekä niiden tteutukselle n saatu ainakin alustava hyväksyntä). Skenaarivaihtehtjen laadinnassa n perusteltua humiida laadittavan tiedn erilaiset käyttökhteet. Tisaalta tiedn tulisi lla hyödynnettävissä kuntaliitsselvitysten yhteydessä ja siihen liittyvässä päätöksentessa, mutta tisaalta myös kuntien massa kehittämistyössä tai kuntien yhteistyötä phdittaessa. Laadittavien ICT-skenaariiden tulisi perustua A. kuntajakselvityksessä laadittuihin malleihin muuttuvasta kuntarakenteesta B. nykytila-analyysissä esiin nusseiden kehittämiskhteiden tteutuksen suunnitteluun. Tavitetilan suunnittelun salta resurssit ja työaika kannattaa keskittää tunnistettujen kehittämiskhteiden tteutuksen vaatimaan tiedn tuttamiseen. Tavitetilan suunnittelu ja kuvaaminen vaatii, että khteet n rajattu hallittaviin kknaisuuksiin (uuden kunnan tavitetilan kuvaaminen kknaisuudessaan n teriassa mahdllista, mutta miten järkevää n ensin suunnitella kaikki ja vasta sen jälkeen käynnistää timenpiteet, n tinen kysymys).
Valtivarainministeriö 12 (15) Periaatteellinen tas Tavitteiden mudstaminen sidsryhmän vaatimuksista Lainsäädäntö Strategia Rajaukset ja reunaehdt KA-periaatteet Tavitteista Kehittämisvaatimukset jhdetut kehitysehdtukset Tietturvaperiaatteet Standardisalkku Sidsarkkitehtuurit Kehittämistavitteet Kehittämisehdtusten Kehittämisehdtusten vastaavuus sidsryhmien Vaikutus palveluihin ja vaatimuksiin palvelututantn Timinta Tiet Tietjärjestelmä Teknlgia Tavitetilan tarvitsemat tietjärjestelmäpalvelut Sidsryhmät Käsitemalli Tietjärjestelmäpalvelut Teknlgiapalvelut Käsitteellinen tas Sidsryhmien vaatimukset Palvelusalkku Palvelut ja ydintiminta Palveluiden Lginen tutanttapa tas Palvelututanta tukevan ICT:n tutanttapa Prsessit Prsessikuvaukset Palvelututant ICT -palvelujen tutant Tietmalli Päätietryhmät Lgiset tietvarannt Timinnassa käytettävän tiedn Fyysiset tietvarannt Lgiset tietjärjestelmät Timintaa tukevat tietjärjestelmät Teknlgia-jkmpnentit niiden sijittuminen palveluympäristöön Järjestelmät prsessit Järjestelmien käyttämän tiedn tietvarannt Tietjärjestelmäsalkku Verkkkaavi Fyysinen tas Sanastt Spimussalkku Liittymät ja rajapinnat Sijituskaavi Teknlgiasalkku Kuva 11. Kknaisarkkitehtuurinmenetelmän sveltaminen tavitetilan suunnittelussa Muutksen suunnittelun näkökulmasta kehittämiskhteista n susiteltavaan kuvata seuraavat tiedt: Timinnan tavitteet ja sidsryhmien vaatimukset (kuvausphjat: Strategia ja Sidsryhmien vaatimukset) Tavitteista jhdetut kehitysehdtukset (kuvausphja: Kehittämistavitteet) Timintaan ja erityisesti kehittämiskhteiden tteutukseen liittyvät rajaukset ja reunaehdt (kuvausphja: Rajaukset ja reunaehdt) Timinnan tuttamat ja ydintimintaa tukevat palvelut (kuvausphja: Palvelusalkku) Kehittämiskhteen prsessit (kuvausphja: Prsessit ks. myös JHS 152) Uuden palvelutiminnan rganisinti- ja tutanttavat (kuvausphja: Palvelututant) Uutta palvelutimintaa tukevan ICT timinnan tutanttavat ja resurssit (kuvausphja: ICT palvelujen tutantmalli) Uuden palvelutiminnan vaatimat tiedt ja tietvarannt (kuvausphja: Lgiset tietvarannt) Uutta palvelutimintaa tukevat tietjärjestelmäpalvelut (kuvausphja: Tietjärjestelmäpalvelut) Lginen jäsennys uuden timinnan tarvitsemista uusista tietjärjestelmistä / svelluksista ja niiden sijittuminen lemassa levaan palveluympäristöön (ks. JHS 179) Skenaariiden laatiminen Tavitetilan vaihtehtjen arviinti skenaariiden avulla vi tuda riittävän tiedn muutksen jatksuunnittelua ja tulevaa päätöksenteka varten. Skenaariarviinnin avulla eri vaihtehtjen lisäksi n mahdllista esittää ICTmuutksen tumat mahdllisuudet sekä rajitukset k. timinnalliselle muutkselle.
Valtivarainministeriö 13 (15) ICT-ratkaisujen salta skenaariiden laadinnassa n tärkeää, vastaavalla tavalla kun kknaisarkkitehtuurin suunnittelun salta, että skenaarit tunnistetaan ensin varsinaisen timinnallisen kuntamuutksen salta. Vaihtehtjen tunnistamisen jälkeen keskeisten skenaarit tulee kuvata erityisesti palvelujen järjestämisen ja rganisinnin kannalta. Kuntamuutksen yleiskuvaus <kuvaus> <kuvaus> ICT-palvelujen järjestämismalli tässä skenaarissa <kuvaus> ICT-timinnan jhtamismallin periaatteet tässä skenaarissa <kuvaus> A ICT-timinnan rganisinti <kuvaus k. muutksen tavitetilan ICT-timinnan rganisinnista> ICT-timinnan resurssit <kuvaus k. muutksen tavitetilan tiethallint- ja ICTpalveluntutantresurssit> Keskeisimmät järjestelmät ja välineet <kuvaus k. taviteskenaarissa käytettävistä keskeisimmistä teknlgiista, ratkaisuista ja järjestelmistä vidaan jakaa esim. timialueittain> Timittajat <kuvaus tavitetilan keskeisimmistä ICT-timittajista uudelle / uudistuneelle kuntatimijalle tai timijaryhmittymälle> Välttämättömät kehittämiskhteet <järjestelmät, arkkitehtuuri ja timintamallit ja resurssit, jiden kehittäminen n välttämätöntä k. muutksen tukemiseksi> Hyödylliset kehittämiskhteet <järjestelmät, arkkitehtuuri ja timintamallit ja resurssit, jiden kehittäminen ei le välttämätöntä k. muutksen tukemiseksi, mutta jtka kannattaa tehdä> Kuva 12. Skenaarivaihtehdn kuvauskrtti ICT-palvelujen järjestämisen, tiethallinnn sekä ICT-ratkaisujen pääskenaariiden tunnistaminen tehdään timinnallisen muutksen phjalta ja tunnistetut vaihtehdt kuvataan vastaavalla tavalla kun timinnan salta. Skenaariiden laatimista varten mm. Kuntarakennemuutsten tietpankista löytyy valmiita kuvausphjia (https://www.kuntarakenne.fi/ka-wiki/fi/selvitysvaihe/tiethallint). HUOM! Tavitetilan ja nykytilan kuvauksen tteutuksessa n susiteltavaa säilyttää eri ajallisten kuvausten lginen yhteys. Kun tavitetilasta suunnitellaan tietyt khteet, kannattaa nykytilasta kartittaa vastaavat kknaisuudet. Tällä tavalla tavitetilan tteutuksen vaatiman muutksen arviinti mahdllistuu. Eli vaikka tavitetilan suunnittelua tehdään skenaariiden avulla, kannattaa varmistaa, että niissä esitettävistä tiedista n kttu riittävän kattavat lähtötiedt. 3.5 Tavitevaihtehtjen arviinti Organisaatiiden ja laajjen timinnallisten muutksen tteuttamiselle n yleensä lemassa useita erilaisia tteutusvaihtehtja. Näiden arviinti kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheessa kannattaa tteuttaa selvitysalueen kuntien muutkselle asettamien tavitteiden sekä muutksen jhtamisen ja prjektinhallinnan hyvien käytäntöjen kautta. Tteutusvaihtehtjen arviintinäkökulmat: miten vaihteht tukee palvelutimintaa? miten vaihteht tukee esim. lähipalvelujen ja -demkratian turvaamista kuntarakennemuutstilanteessa (esim. sähköinen asiinti)? miten vaihteht tukee muutksen tteutusta? muutksen tteutuksessa tarvittava saaminen? muutksen vaatima aikataulu? muutksen kustannukset? miten vaihteht tukee yhteentimivuutta ja tietjen yhteiskäyttöä? miten suuret riskit tteutusvaihtehtn liittyy? Tavitevaihtehtjen analysinnin apuvälineitä, ikean kehittämistavan valitsemiskeksi n useita. Kunta- ja palvelurakennemuutksen ICT-tukihjelmassa ludut valmiit hjeet ja kuvausphjat hyödyntävät yleisesti käytössä levia ja kaikille avimia malleja. Kuten kaikkien arviintimenetelmien salta itse menetelmä ei le itsetarkitus, vaan lisäarv malleista tulee tiedn ymmärrettävän jäsentämisen kautta.
Valtivarainministeriö 14 (15) Tavitetilan vaihtehtjen ja skenaariiden arviinnissa SWOT-analyysimallilla n mahdllista arviida edellä esitettyjä näkökulmia. Kunta- ja palvelurakennemuutksen ICT-tuen skenaariiden SWOT-analyysimallissa arviintinäkökulma painttaa erityisesti uudistuvan timinnan tuki, tteutettavuus, riskit ja kustannukset. A B C D <skenaari A> <timinnan muutksen yleiskuva> <rakenteellisen muutksen yleiskuva> <resurssien käytön muutksen yleiskuva> <skenaari A> <timinnan muutksen yleiskuva> <rakenteellisen muutksen yleiskuva> <resurssien käytön muutksen yleiskuva> <skenaari A> <timinnan muutksen yleiskuva> <rakenteellisen muutksen yleiskuva> <resurssien käytön muutksen yleiskuva> <skenaari A> <timinnan muutksen yleiskuva> <rakenteellisen muutksen yleiskuva> <resurssien käytön muutksen yleiskuva> ICT -selvitysryhmän SWOT-arvin mukaan skenaari A B C D tukee parhaiten kuntien palvelujen kehittämistä kuntalaisten palvelujen ja kuntatimijiden tuttavuuden näkökulmasta Kuva 13. Esitys valitusta vaihtehdsta Skenaarimallin tarkituksena n tuttaa eri timijiden ICT-timinnan ja ratkaisujen sekä kehittämiskhteiden lähtötilannekuvaukset ja näiden analyysin sekä timinnallisiin muutsskenaariihin svitetut ICT-ratkaisumallikuvaukset ja niiden SWOT-analyysit. Työn tarkitus n esittää susituksen skenaarista, jta muuttuva / uusi ICT parhaiten tukee tai jssa n pienimmät ICT-riskit suhteessa muutksella saatavaan hyötyyn. Arviinnin tavitteena n tuttaa esitys muutksen tteutusmallista/-vaihtehdsta, jta ICT vi parhaiten tukea. 3.6 Muutksen suunnittelu Kunta- ja palvelurakennemuutksen selvitysvaiheessa muutksen tteutuksen alustavan suunnittelun tarkituksena n tuttaa jatkpäätöksenteka varten kknaiskuva esitetyn muutsvaihtehdn tteutuksen keskeiset tiedt. muutksen tavitteet (khteet, rajaukset) muutksen tteutuksen keskeiset etenemisvaiheet muutksen tteutukseen liittyvät merkittävimmät muutsprjektit muutksen tteutuksen rganisinti (kk muutksen hjaus, keskeiset prjektit) tteutuksen vaatimat resurssit tteutukseen liittyvät riskit (muutshjelman riskit, timinnalle muutksesta aiheutuvat riskit) Mikäli muutksen suunnittelua lähdetään viemään tarkemmalle taslle päätöksenten tarvitseman tiedn tarkentamiseksi ja seuraavien vaiheiden valmistelua varten, hyvä käytäntö n miettiä muutsprsessin kannalta: mitä tehdään vielä selvitysvaiheen aikana? mitä n pakk tehdä tteutusvaiheen siirtymäkauden aikana (eli asiat jtka täytyy lla kunnssa 1.1.vvvv kun uusi kunta alittaa timintansa) ja mitä ehditään lemassa levilla resursseilla lisäksi kehittämään? mitä tehdään uuden kunnan alittaessa timintansa (esim. ensimmäisen 3 vuden aikajänteellä)? mitä kehittämistä jätetään myöhempiin aikihin? Tällöin ICT-muutksen tteutussalkku saattaisi mudstua seuraavan esimerkin kaltaiseksi:
Valtivarainministeriö 15 (15) Selvitysvaihe Tteutusvaihe Tteutusvaihe Arviintivaihe Kehitys-/muutskhde Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Kirjanpit Palkanlaskenta AD Tiet- ja dataliikenne Terveydenhult/ktihit Terveydenhult/ajanvaraus Ssiaalityö/timeentulturva Päivähit Rakennuslupa Paikkatiet Oppimisympäristö Kirjast = markkinakartitus/-analyysi = muutksen käynnistys = käyttööntt/yliheitt Kuva 14. Esimerkki ICT-muutksen tteutuksen vaiheistamisesta 4 Liitteet Liitteet löytyvät kuntarakenne.fi sivuilta: www.kuntarakanne.fi Liite 1: JHS179 kuvausphja laajennus (.xls) Liite 2: ICT-ympäristön nykytilan kuvaus (.pdf) Liite 3: Tiethallintmallin sveltamishje julkiselle hallinnlle (.pdf) Liite 4: Tiethallinnn nykytilan analyysi (.pdf)