LOPEN VUOKRATALOT OY LIITE 1 ISÄNNÖINNIN TEHTÄVÄLUETTELO 1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

Transkriptio

1 LOPEN VUOKRATALOT OY ISÄNNÖINNIN TEHTÄVÄLUETTELO LIITE 1 1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT Tarkituksena n hulehtia yhtiön päättävien elinten kanssa tarvittavien päätösten tekemisestä ja tehtyjen päätösten täytäntöönpansta. Tämän tulee tapahtua lakien, yhtiöjärjestyksen, muiden säännösten sekä alalla hyväksyttyjen käytäntöjen ja vimassa levien spimusten edellyttämällä tavalla. Isännöitsijän tulee hulehtia siitä, että hallituksen kkukset ja yhtiökkukset hidetaan lakien ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti. Isännöitsijä hulehtii kkusasiiden ennakkvalmisteluista ja tiedttamisesta niin, että hallituksen jäsenillä ja sakkailla n ikeat ja riittävät tiedt päätöksen teka varten. Isännöitsijän tehtävänä n hallituksen antamien hjeiden ja määräysten mukaisesti panna kkuspäätökset viipymättä täytäntöön, ei kuitenkaan vimassa levien lakien tai yhtiöjärjestyksen vastaisina pätemättömiä tai mitättömiä päätöksiä. Tehtävät suritetaan aina hyvää isännöintitapaa nudattaen KOKOUKSET Hallituksen kkukset kkusasiiden valmistelu kkuskutsun timittaminen hallituksen päättämällä tavalla ja päättämässä ajassa asialistan ja mahdllisten asiakirjjen timittaminen hallituksen päättämässä ajassa kkuksiin sallistuminen kkuksissa pöytäkirjan pitäminen ja laatiminen viivytyksittä kkuksen jälkeen päätösten täytäntöönpan svitulla tavalla Yhtiökkukset kkusasiiden valmistelu kkuskutsun timittaminen yhtiöjärjestyksen mukaisesti tilinpäätösasiakirjjen ja talusarvin liittäminen kkuskutsuun kkuksiin sallistuminen kkuksissa pöytäkirjan pitäminen ja laatiminen viivytyksittä kkuksen jälkeen päätösten täytäntöönpan svitulla tavalla, tarvittaessa sakastiedtteen timittaminen yhtiökkuksen päätöksistä Muut kkukset asukasdemkratialain (649/1990) edellyttämät asukaskkukset knsernineuvttelut ja muu tarvittava raprtinti knsernijhdlle muu yhteistyö kunnan eri viranmaisten kanssa B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT Muut kkukset rakennuttamiseen liittyvät kkukset (kuten työmaakkukset) 1

2 1.2. KIINTEISTÖN SOPIMUSASIAT Isännöitsijän tulee hulehtia kiinteistöön liittyvien spimusten laatimisesta ja hitamisesta yhtiön edun sekä hallituksen tai yhtiökkuksen päätösten mukaisesti. Isännöitsijän n j spimuksia valmisteltaessa selvitettävä spimusten kustannusvaikutus ja merkitys vukratallle. Spimuksia tehtäessä tulee pyrkiä tarkituksenmukaisiin spimuksiin. Spimuksia slmittaessa käytetään vimassa levia yleisesti hyväksyttyjä ja vahvistettuja malleja ja lmakkeita. Yhtiön nimissä tehtävien spimusten tarjuspyyntöjen valmistelussa n käytettävä tarvittaessa asiantuntijita. Hankinnat, jita spimukset kskevat, tulee kilpailuttaa ja kilpailussa n nudatettava lakia julkisista hankinnista. Spimuksista n tarkistettava säännöllisesti, vähintään vusittain, spimusehdt, vimassalajat, vakuudet, hinnan tarkistukset ym. Kiinteistön mistajan n hulehdittava kiinteistöön khdistuvien riskien hallinnasta. Riskeihin tulee varautua mm. vakuutuksin ja riskien arviinnin avulla. vukra-, vakuutus-, sähkö- ja liittymisspimusten sekä tiednsiirta kskevien spimusten yms. valmistelu, laadinta ja valvnta hult-, siivus-, jätehult- ym. kiinteistönhitspimusten valmistelu, laadinta ja valvnta spimusriitjen hitaminen neuvttelujen käynnistäminen mahdllisten jatktimenpiteiden käynnistäminen (esim. ikeudenkäynnit) vukraspimusten purku ja häätötimet uudisrakennuksiin ja peruskrjauksiin liittyvien urakkaspimusten takuu- ja vastuuaikaan liittyvät tehtävät takuuaikana esiin tulevien ngelmien dkumentinti ja reklaminti sekä takuutarkastuksista hulehtiminen vakuuksien seuranta 10-vutisvastuiden jatkuva seuranta, ngelmien dkumentinti ja reklaminti, em. tarkastuksiin ja katselmuksiin sallistuminen 1.3. VALVONTA Päätökset ja timinnt tulee tteuttaa vimassa levan lainsäädännön, muiden säännösten ja määräysten sekä hyvän isännöintitavan mukaisesti. Niiden tulee lla ikein ja asiantuntevasti tehtyjä myös mudllisesti. Isännöitsijän tulee valva, että kiinteistöön khdistuvaan turvallisuuteen, terveyteen ja järjestykseen liittyvää lainsäädäntöä, viranmaismääräyksiä ja kunnallisia säädöksiä nudatetaan ja, että niiden asettamat vaatimukset kiinteistölle ja rakennuksille tteutuvat. yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, sake- ja asunt-sakeyhtiölain ja muiden asumiseen liittyvien lainsäädäntöjen sekä viranmaismääräysten nudattamisen valvnta häiriöt: varitusten laatiminen ja antaminen sekä mahdllisten jatktimenpiteiden (häätö, hallintaantt) käynnistäminen ja timeenpan (ikeudenkäyntimenettely ja täytäntöönpan sekä vukraustimenpiteet) virallisten turvallisuusmääräysten valvnta (paltekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, avainhallinta / yleisavainten käyttö, pelastustiet ym.) väestönsujelumääräysten nudattamisen valvnta (tarvikkeiden hankinnasta ja henkilövalinnista hulehtiminen ym.) henkilökunnan, kiinteistönhityritysten ja hultliikkeiden timinnan valvnta pelastussuunnitelman laadinta ja ylläpit spimusten valvnta (esim. vakuudet) 2

3 1.4. YHTIÖN TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSUHDEASIAT työsuhteen slmiminen ja päättäminen työehtspimusten ja lakien nudattaminen työsujelumääräysten sveltaminen lain mukaisen työterveyshulln järjestäminen työnantajan työnjht-ikeuden käyttö kulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen sijaisuusjärjestelyjen hitaminen työsuhde-erimielisyyksissä neuvttelujen käynnistäminen 1.5. ILMOITUSVELVOLLISUUDET Isännöitsijän tulee hulehtia siitä, että lakisääteiset ja spimuksiin perustuvat ilmitukset hidetaan ajissa ja asianmukaisesti. Esimerkiksi yhtiön yhtiöjärjestystietjen sekä isännöitsijän, hallitusten jäsenten, timinimen kirjittajien sekä tilintarkastajien tietjen tulee lla ajan tasalla kaupparekisterissä. kaupparekisteriin tehtävien muutsilmitusten tek (hallituksen ja isännöitsijän muutkset) sakas- ja asukastiedtteiden laatiminen ja jakelun järjestäminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökkusten päätösten mukaisesti verilmitusten, vusi- ja tarkkailuilmitusten tek vakuutuslaitsilmitusten tek asuntrahastlle tehtävien ilmitusten tek tilastkeskukselle tehtävien ilmitusten tek palkkatilastinti-ilmitusten tek työnantajain yhteisöön työsuhteista jhtuvien ilmitusten tek henkilötietlain mukaisten rekistereiden ylläpit ja rekisteriselsteiden laatiminen muiden viranmaisilmitusten tek yhtiöjärjestysmuutsten hitaminen ja muutsilmitusten tek kaupparekisteriin knserni- ja emyhtiölle annettavat selvitykset MUUT HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT asiakaspalvelu; tavitettavuus timistn aukilaikina haltijavelkakirjjen muuttaminen panttikirjiksi asiakirjjen ja arvpapereiden asiallinen arkistinti ja säilyttäminen kunnallisten ilmitusten ja tiedtusten seuraaminen hulehtiminen valitusten laatimisesta viranmaisille mahdllisiin tntinmittaustimenpiteisiin tai vastaaviin sallistuminen alitteiden ja reklamaatiiden tek kunnallisille viranmaisille talkjärjestelyjen hitaminen B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT kiinnitysten hakeminen 3

4 2. TALOUDELLISET TEHTÄVÄT Isännöitsijän n hulehdittava siitä, että kirjanpit täyttää kirjanpitlain ja -asetuksen vaatimukset ja että vukrataln varainhit n asianmukaisesti ja lutettavalla tavalla järjestetty. Hyvä kirjanpit edellyttää, että kirjanpit n ajan tasalla ja, että se mahdllistaa tarvittavien raprttinen ja laskelmien laadinnan. Isännöitsijä vastaa tilinpäätöksen laadinnasta. Tilinpäätöstietjen ja raprttien n ltava tilikaudesta tiseen vertailukelpisia ja niiden n annettava ikeat ja riittävät tiedt yhtiön taludellisesta tilasta, timinnasta ja tulksesta. Talus-, ver- ja timintasuunnittelulla varmistetaan, että kiinteistöstrategian mukaisilla timinnallisilla ja kiinteistönpidllisilla tavitteilla n taludelliset tteutumisedellytykset. Pitkäaikaisella rahitussuunnittelulla varaudutaan mm. tuleviin kunnssapit- ja krjausrahitustarpeisiin sekä edistetään järkiperäistä ja kiinteistön elinkaaren huminttavaa taludenpita ja ludaan phjaa vakaalle vukrakehitykselle. Rahaliikennettä n hidettava hulellisesti, viivytyksettä ja suunnitelmallisesti niin, ettei yhtiölle aiheudu tarpeettmia viivästyskrk- ym. seuraamuksia tai tulnmenetyksiä TALOUSSUUNNITTELU timinta- ja rahitussuunnitelman laadinta mistajahjauksen periaatteiden mukaisesti (PTS) khdekhtaisen talusarvin laadinta tul- ja menerittäin, perustelut hallitukselle ajan tasalla leva maksuvalmiusseuranta ja kassavarjen tarkituksenmukainen hit 2.2. LASKENTATOIMI laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan lainjen hit ajallaan, lainjen seuranta ja kustannushallinta lainasuuksien vutuinen laskenta sakastiedttamista varten kirjanpidn hit ja tilinpäätösehdtuksen laadinta tilinpäätös sisältää timintakertmuksen, tulslaskelman, taseen ja liitetiedt sekä luetteln käytetyistä kirjanpitkirjista ja tsitelajeista ja niiden säilyttämistavista timintakertmuksen n tarkitus antaa yleiskuva yhtiöstä ja siitä ilmenee hallint: hallituksen kknpan ja kkuskerrat, yhtiökkukset, tilintarkastajat, isännöitsijä, suuremmat krjaukset, kiinteistönhit ja siivus talus: vastikkeet jälkilaskelmineen, käyttökrvaukset, vukrat, lainat, palkat ja palkkit, vakuutukset, ehdtus tulksen käsittelemiseksi, talusarvivertailu (elleivät ne ilmene tulslaskelmasta tai taseesta) kulutustiedt: lämpö, sähkö, vesi tulslaskelmasta ja taseesta ilmenee vertailu edellisvuteen ja talusarvin käytetään Sumen Kiinteistöliitn tilinpäätöslmakkeista tai muuten vastaavat tiedt sisältävää erittelyä selvitys asuintalvarauksesta ja sen käytöstä selvitys krjausrahaststa ja sen käytöstä liitetiedista tulee ilmetä kirjanpitasetuksen edellyttämät asiat sekä tiedt, jilla tilinpäätöstä n täydennettävä ikean ja riittävän kuvan saavuttamiseksi; näitä vat ainakin annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vakuussitumukset; aravarajitusten alaisissa yhtiöissä kiinteistöä kskevat käyttö- ja luvutusrajitusajat talusarvivertailu hallitusta varten vähintään kerran vudessa tilintarkastuksen järjestäminen 4

5 vukra- ja vastikekirjanpit sekä saatavien perintähumautusten tek palkkjen ja palkkiiden laskenta ja maksatus määräajassa ennaknpidätysten tilitys ennakkperintälain mukaisesti määräajassa ssiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys ennakkperintä- ym. lakien mukaisesti määräajassa arvnlisävern laskenta ja tilitys kulutustilastinti (energia, vesi) mahdlliset emyhtiölle annettavat laskelmat, raprtit ja selvitykset erillislaskelma lainasuuden surittamista varten lunastushintalaskelman laatiminen (arava, hitas) perintätimista hulehtiminen energian arvnlisäverlaskelman laadinta arvnlisävervelvllisille sakkaille tai vukralaisille kulutuslaskutus alamittarien perusteella (energia, sähkö, vesi) energiatdistusten laatiminen käyttökrvausten laskutus 3. TEKNISET TEHTÄVÄT Päämääränä n kiinteistön käyttötarkituksen mukaisen timivuuden ja käyttökelpisuuden, kunnn ja arvn ylläpit ja/tai parantaminen isännöintispimuksessa svituin tavin ja siinä määritetyllä vastuutaslla. Tavitteena n timia kiinteistöstrategian tavitteiden mukaisesti KIINTEISTÖN HOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN kiinteistönhittyön järjestäminen, seuranta, valvnta ja hjaaminen erityislaitehulln järjestäminen kulutustavitteiden asettaminen ja seuranta (energian, veden ja sähkön kulutus) tavite- ja seurantatietjen mukaisten timenpiteiden käynnistäminen ja hjaus energiatariffien ja muutsten seuranta kiinteistönhita varten tarvittavien materiaalien hankinta ja töihin liittyvät järjestelyt (mm. irtain käyttömaisuus, tarveaineet) kiinteistönhidn asiakirjjen laatiminen, päivittäminen ja käyttämisestä hulehtiminen hit- ja hult-hjelmat, laatumäärittelyt 3.2. KUNNOSSAPITO Kunnssapit n ylläpitn liittyvää timintaa, jssa khteen minaisuudet pysytetään uusimalla tai krjaamalla vialliset ja kuluneet sat ilman, että khteen laatutas lennaisesti muuttuu. Kunnssapidn suunnitteluun kuuluu kiinteistön teknisen ja timinnallisen tavitetilan määrittäminen sekä ylläpidn suunnittelu svittujen tavitteiden mukaisesti kiinteistön mistajan kanssa. peruslaitejärjestelmien (LVIS jne.), rakenteiden ja ulkvaipan kunnn ja krjaustarpeen seuranta ja seurannan mukaisten timenpiteiden käynnistäminen ja hjaus sekä lähivusien krjaustarpeen määrittely kertalunteisten krjaustöiden hallinnlliset järjestelyt kunnssapitn liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen yhtiön edun valvnta sakkaiden huneistkhtaisissa muuts- ja krjaustöissä äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien krjausten hitaminen tehtyjen krjaustimien dkumentinti ylimääräisiin tarkastuksiin ja katselmuksiin sallistuminen (esim. sakkaan aiheuttamat vahinktapahtumat, huneistkäynnit) 5

6 B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT kiinteistöteknisen krjaussuunnitelman (tekninen PTS, 5 vutta) laatiminen kustannusarviineen (Hallitus päättää mahdllisen ulkpulisen tekijän tarjusten perusteella) 3.3. KORJAUS-, PERUSPARANTAMIS- JA RAKENNUTTAMISASIAT uuden kiinteistön vastaanttn liittyvät asiat teknisten asiakirjjen urakitsijalta saamisesta ja ikeellisuuden tarkistamisesta hulehtiminen takuuaikana esiin tulevien ngelmien tilastinti kk kiinteistöstä takuuajan vakuuksien seuranta tarvittavat yhteydenpidt krjaus- ja perusparantamisasiat hallinnllinen rganisinti (mm. urakitsijan valinta, teknis-taludellinen kknaisajattelu), yleisvalvnta sekä päätöksentekmenettely takuu- ja vastuuaika- sekä vusikrjausyhteydenpidt hankesuunnitteluun sallistuminen tarvittavien viranmaisasiiden hitaminen (mm. rakennusluvat) työn aikainen tiedttaminen asukkaille ja muille tahille takuuaikana esiin tulevien ngelmien tilastinti kk kiinteistöstä takuuajan vakuuksien seuranta huneistjen muutttarkastukset rahituksen järjestäminen avustukset, lainat tarjuspyyntöasiakirjjen (tarjuserittely ja urakka-hjelma) laatiminen tarjusten pyytäminen tarjusvertailujen laatiminen urakkaspimusten laatiminen valvnta vastaantt takuuaikajärjestelyt B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT työselitysten ja piirustusten laatiminen Uudisrakentamiseen ja suuriin peruskrjauksiin käytetään hallituksen päätökseen perustuen asiantuntijaa. Muutinkin isännöitsijän n aina tarvittaessa käytettävä asiantuntijaa. 6