REKISTERINPITÄJÄN MUUTOKSET: Toimintamalli muutostilanteessa

Transkriptio

1 Rekisterinpitäjän muutkset 1(7) REKISTERINPITÄJÄN MUUTOKSET: Timintamalli muutstilanteessa Ptilasasiakirjan rekisterinpitäjä: alkutilanne Tiet ptilaan hidssa syntyvien asiakirjjen rekisterinpitäjästä tallennetaan kunkin palvelutapahtuman palvelutapahtuma-asiakirjaan ja hitasiakirjihin. Kela hulehtii ptilasasiakirjjen arkistinnista rekisterinpitäjän mukaan Ptilastiedn arkistn. Organisaatimuutstilanteissa ptilasasiakirjan rekisterinpitäjä määräytyy STM:n linjauksen mukaisesti terveydenhulln palveluyksikön mukaan. Palveluyksikössä tutetut ptilasasiakirjat kuuluvat rganisaatimuutksen jälkeen sen rekisterinpitäjän vastuulle, jka vastaa muutksen jälkeen k. yksikön rekistereistä. Rekisterinpitäjän muutstilanteet Rekisterinpitäjä vastaa tässä timintayksikköä. Rekisterinpitäjä muuttuu, kun kaksi tai useampi timintayksikköä eli rekisterinpitäjää yhdistyy. timintayksikkö jakautuu useampaan yksikköön. palveluyksikkö siirtyy timintayksiköstä tiseen. Kun kahden tai useamman timintayksiköiden yhdistyminen tai purkautuminen tapahtuu, alkuperäinen timintayksikkö vi jatkaa timintaansa tai lpettaa timintansa. Rekisterinpitäjän muuts kskee kaikkia rekistereissä levia asiakirjja mukaan lukien työterveyshult ja stpalveluissa syntyneet asiakirjat. Muutkset kskevat sekä julkista että yksityistä terveydenhulta. Julkisen terveydenhulln timintayksikkö- ja rekisterinpitäjämuutkset hidetaan tavallisesti vuden vaihteessa. Yksityisen terveydenhulln pulella syntyy uusia timintayksiköitä ympäri vuden. Kannan näkökulmasta kaikki uudet timintayksiköt vat uusia Kanta-liittyjiä. Rekisterinpitäjän muutsten päivittäminen Kun timintayksiköiden tiedt muuttuvat rekisterinpitäjän muuttuessa: Organisaati päivittää mat SOTE-rganisaatirekisteritietnsa ja timittaa uudet tiedt THL:n päivitettäviksi Rekisterinpitäjärekisteriä varten.

2 Rekisterinpitäjän muutkset 2(7) Lisäksi rganisaati timittaa Kelalle tiedt timintayksiköiden muutksista ja muutsten vimaantulpäivämäärästä. Kela tarvitsee tiedn siitä, minkä rekisterinpitäjän vastuulle mikin palveluyksikkö rganisaatimuutksen jälkeen kuuluu. Kela päivittää eräajna kaikille arkistiduille ptilasasiakirjille rekisterinpitäjät rganisaatin ilmittamien palvelu- ja timintayksikkötietjen phjalta. Kela ilmittaa rganisaatin, millin eräaj n suritettu ja rekisterinpitäjätiedt päivitetty. Rekisterinpitäjätietjen tuttaminen asiakirjaan 1) Timintayksikkö merkitsee palvelutapahtuma-asiakirjaan ptilashallinnn merkinnän tuttaneen palveluyksikön. Näin palvelutapahtuma-asiakirjan ensimmäiseen versin jää tiet siitä, missä timintayksikön palveluyksikössä ptilashallinnn merkintä n tehty. Jissakin tapauksissa ptilashallinnn merkinnän tekee tinen palveluyksikkö kuin varsinaisen palvelun tuttaja. Esimerkiksi tilanne, jssa kuntayhtymällä n käytössä keskitetty ajanvaraus neuvlapalveluihin, tai tilanne, jssa silmätautien ajanvarausyksikkö hitaa silmätautien ajanvaraukset keskitetysti ja varsinainen silmätautien hitvastuu n eri palveluyksiköillä. Tällöin tulee hulehtia siitä, että tiet hitvastuullisesta palveluyksiköstä lisätään palvelutapahtumaasiakirjaan. Organisaatiiden tulee itse hulehtia siitä, että palveluyksikkötiedt n versiitu ikein Palveluyksikkö n asiakirjassa tistuva tietrakenne ja viimeisin hitvastuullinen palveluyksikkö tulee laittaa aina palvelutapahtuma-asiakirjan viimeisimmäksi tistumaksi. 2) Ptilastiedn arkistn arkistidaan myös asiakirjja, jtka eivät sisällä palvelutapahtumatieta. Näitä asiakirjja vat luvutusilmitusasiakirjat ja stpalveluvaltuutukset. Ostpalveluvaltuutusasiakirja sisältää tiedn palvelun tilaajasta ja tteuttajasta, mutta ei tieta tilaajasta palveluyksikkö-taslla. Organisaatimuutsten yhteydessä stpalveluvaltuutukset tulee uusia. Organisaatiissa kuvataan, miten valtuutukset uusitaan, ja ptilastietjärjestelmä tuttaa uudet valtuutusasiakirjat tämän phjalta. Vanhjen stpalvelun valtuutusten salta n svittava, kenen rekisteriin ne muutksen yhteydessä siirretään.

3 Rekisterinpitäjän muutkset 3(7) Luvutusilmitusasiakirjalla vi lla usean palveluyksikön tietja, kska se sisältää asiakirjjen siirttietja, eikä sille näin llen vida määritellä yhtä yksittäistä mistajaa timintayksikön muuttuessa Vastaavasti kuin stpalveluvaltuutuksien yhteydessä vanhjen luvutusilmitusten salta n vain svittava, kenen rekisteriin ne muutksen yhteydessä siirretään. Luvutusilmitusasiakirjja ei vi versiida. 3) Asiakirjissa, jihin palveluyksikkötiet sisältyy, palveluyksikkö n tistuva tietrakenne. Js hitvastuullinen yksikkö n muu kuin ptilashallinnn merkinnän tuttanut yksikkö, tiet pitää päivittää palvelutapahtuma-asiakirjaan. Kun palveluyksikkötietja valitaan Kelan eräajssa, letuksena n, että ensimmäinen palvelutapahtuma-asiakirjaan tallennettu palveluyksikkö n ptilashallinnn merkinnän tuttanut yksikkö ja viimeisin n viimeisin hitvastuullinen palveluyksikkö. Eräajssa asiakirjjen aktiivinen rekisterinpitäjä -tiet päivitetään viimeisimmän hitvastuullisen palveluyksikkö tiedn perusteella vastaamaan rekisterinpitäjän muutksen jälkeistä rekisterinpitäjää. Tiet asiakirjan alun perin tuttaneesta rekisterinpitäjästä tallentuu asiakirjan kuvailutietihin. Kska alkuperäisen rekisterinpitäjän ja aktiivisen rekisterinpitäjän tietrakenteet eivät le asiakirjissa tistuvia, tieta peräkkäisistä rekisterinpitäjien muutksista säilytetään Ptilastiedn arkistssa. Itse asiakirjista ilmenee vain alkuperäinen ja vimassaleva eli aktiivinen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjämuutsten hallinta SOTE-rganisaatirekisterissä Kun rekisterinpitäjä muuttuu, SOTE-rganisaatirekisterissä aikaisempi timintayksikkö merkitään päättyneeksi. SOTE-rganisaatirekisterissä timintayksikön liittyminen tai päättyminen kirjataan päivämääräkenttiin Liittynyt arkistn ja Ernnut arkiststa. Rekisteriä ylläpidetään THL:n Kdistpalvelussa.

4 Rekisterinpitäjän muutkset 4(7) Rekisterinpitäjämuutsten hallinta Rekisterinpitäjärekisterissä SOTE-rganisaatirekisterin lisäksi Rekisterinpitäjärekisterissä yksilöidään ja kuvataan terveydenhulln ptilasasiakirjjen rekisterinpitäjät ja arkistnmudstajat. Rekisterinpitäjärekisterissä ylläpidetään timintayksiköiden histriatietja päivämääräkenttien Liittymispäivä ja Eramispäivä lisäksi kentissä Krvaava tah (II) ja Krvaamisen syy (CV). Kenttään Krvaava tah vidaan tallentaa muutshistriana useiden timintayksiköiden OIDtunnukset tisistaan pilkulla ertettuina. Kentän maksimipituus n 255 merkkiä. Rekisteriä ylläpidetään THL:n Kdistpalvelussa. Kieltjen päivittäminen rekisterinpitäjän muuttuessa Kieltasiakirjassa ei ylläpidetä tieta rekisterinpitäjästä tai sen muutksista. Kun rekisterinpitäjä muuttuu, sille täydennetään Rekisterinpitäjärekisterissä muutksesta kertvien päivämäärätietjen tietjen lisäksi tiet timintaa jatkavasta rekisterinpitäjästä (tietkentät Krvaava tah (II) ja Krvaamisen syy (CV)). Vaikka ptilas ei khdista kielta muutksen jälkeen uuteen timintayksikköön, ptilaan ennen muutspäivää tekemät kiellt vat edelleen vimassa ennen muutsta syntyneen reskisterinpitäjän/timintayksikön asiakirjissa Kun rekisterinpitäjälle n kuvattu tiet timintaa jatkavasta timintayksiköstä, ptilas khdistaa muutspäivämäärän jälkeen uudet kiellt timintaa jatkavaan timintayksikköön. Timintansa päättäneeseen rekisterinpitäjään ei vi khdistaa uusia kieltja. Kun rekisterinpitäjän timinta ei jatku eli sille ei kirjata tieta timintaa jatkavasta timintayksiköstä, ptilaan ennen muutspäivää tekemät kiellt vat edelleen vimassa kyseisen rekisterinpitäjän asiakirjissa. Rekisterinpitäjän muuttuessa ptilaan aiemmin tekemä kielt ei autmaattisesti laajene kskemaan muita timintayksiköitä.

5 Rekisterinpitäjän muutkset 5(7) Esimerkki: Ptilas n tehnyt Outkumpu Liperi -rekisterinpitäjälle ptilastiedn luvuttamista rajaavan kielln ja tämän jälkeen Outkummun timinta n järjestetty sana Jensuuta ja Liperi timii itsenäisenä sekä myöhemmin Jensuu n yhdistynyt Kupin. Tällöin asiakirjataslla alkuperäinen rekisterinpitäjä n Outkumpu Liperi ja aktiivinen rekisterinpitäjä Kupi. Ptilas n aikaisemmin purkanut Outkumpu Liperi -kielln ja tehnyt uuden kielln khdistamalla sen Jensuuhun. Jensuu n tämän jälkeen yhdistynyt Kupin. Kaikki Jensuun rekisterissä levat asiakirjat vat kielln alaista myös Kupin yhdistymisen jälkeen. Sitä vastin, kska kiellt eivät autmaattisesti laajene ilman, että ptilas itse mukkaa kieltjaan, Jensuuhun khdistettu kielt ei kske yhdistymisen jälkeen Kupin rekisterinpidssa syntyneitä asiakirjja. Kieltjen khdistaminen päättyneisiin rganisaatiihin Ptilaan tulee vida tarkastella ja mukata kieltjaan terveydenhulln palvelunantajan luna sekä Omakannassa, vaikka jtkin ptilaan tekemät kiellt khdistuisivat rekisterinpitäjään, jka ei le enää timinnassa. Ptilastietjärjestelmä ja Omakanta pystyvät käsittelemään uudet perustettavat rekisterinpitäjät perustuen tietihin uudesta rekisterinpitäjästä ja uudesta palvelunantajasta. n pystyttävä käsittelemään myös tilanteet, jissa rekisterinpitäjä jakautuu kahdeksi tai useammaksi sekä tilanteet, jissa ptilasrekisteristä sa siirtyy uuden rekisterinpitäjän alaisuuteen ja alkuperäinen rekisterinpitäjä jää edelleen lemaan. Kieltjen hallinnan haasteena vat tilanteet, jissa rekisterinpitäjä lpetetaan tai rekisterinpitäjät yhdistetään. Ptilastietjärjestelmä ja Omakanta tarvitsevat tällöin tiedt päivämäärästä, jllin rekisterinpitäjä lpetetaan, uudesta rekisterinpitäjästä sekä jääkö myös aikaisempi rekisterinpitäjä timintaan. Timintansa lpettaneiden yksityisten ammatinharjittajien khdalla saattaa jatkua tekninen rekisterinpitäjyys eli velvllisuus säilyttää ptilastietja timinnan päättymisen jälkeenkin. Tällöin rekisterinpitäjyys ei siirry tiselle, vaikka alkuperäinen rekisterinpitäjä n lpetettu. Ptilaan tulee vida mukata kieltjaan näissäkin tilanteissa.

6 Rekisterinpitäjän muutkset 6(7) Kieltjen hallinnintia Omakannassa rekisterinpitäjän muuttuessa n tarkennettu erillisellä hjeella. Kieltjen khdistamisessa päättyneisiin rganisaatiihin n vimassa, mitä aiemmin n linjattu kieltjen suhteen. Eli julkisen terveydenhulln ptilastietjärjestelmissä palvelunantaja- ja rekisterikhtaisia kieltja tulee vida tehdä man sairaanhitpiirin alueelle. Laajemmalle alueelle kieltja vi tehdä Omakannassa ja tulevaisuudessa kansallisessa ammattilaisten käyttöliittymässä. Ptilastiedn arkistn timintamalleissa hjeistetaan timintamalli niihin tilanteisiin, jissa kansalainen haluaa tehdä kielln terveydenhulln palvelunantajan luna jhnkin muuhun kuin edellä kuvatun alueen palvelunantajaan. Alueelliset luvutukset Organisaatiiden ptilastietjärjestelmät hitavat alueelliset ptilastiedn luvutukset. Sillinkin, kun asiakirja haetaan man rganisaatin järjestelmän kautta, pitää tietää hitava yksikkö. Tämän vuksi myös ptilastietjärjestelmissä tulisi rakentaa alueellisia luvutuksia varten malli, jlla vitaisiin hallita mahdlliset peräkkäiset rekisterinpitäjämuutkset ja niiden vaikutukset ptilasasiakirjjen hallintaan. Alueellisissa luvutuksissa n humiitava, että rekisterinpitäjien muutshistria tallentuu Ptilastiedn arkistn, mutta arkiststa luvutetut asiakirjat sisältävät tiedt vain alkuperäisestä ja aktiivisesta rekisterinpitäjästä. Kantaan tteutetaan palvelu, jnka avulla kannasta vidaan kysyä luvutusikeus.

7 Rekisterinpitäjän muutkset 7(7) Yhteenvet timinnasta rekisterinpitäjän muuttuessa Terveydenhulln rganisaati Kanta Kdistpalvelu Rekisterinpitäjä muuttuu Onk uusi timintayksikkö? Kyllä Ei Organisaatimuutksen tiedt Kantaan, SOTErganisaatirekisteriin ja Rekisterinpitäjärekisteriin Käsitellään uusi Kanta-liittyjä Uuden liittyjän tiedt lisätään rekisteritietihin SOTE-rganisaatirekisteriin päivittyy muutspäivämäärä Päivitetään eräajna uuden rekisterinpitäjän tiedt arkistituihin asiakirjihin Rekisterinpitäjärekisteriin päivitetään muutksen päivämäärä, krvaava tah ja krvauksen syy Rekisterinpitäjä muutettu Rekisterinpitäjätiedt ajan tasalla asiakirjissa Organisaatitiedt ajan tasalla rekistereissä Kuvauksen tuttamisesta: Kuvauksen phja työstettiin THL:n ja Kelan yhteistyöpajissa, jhn sallistuivat THL:stä Anna Kärkkäinen, Jari Suhnen, Veli-Pekka Peltnen ja Riikka Vukk sekä Kelasta Mark Jalnen, Sanna Kaven, Tiina Penttinen ja Marjut Eklund. Kuvaus julkaistaan Ptilastietjärjestelmän käyttötapausten liitteenä kanta.fi-sivulla.