Palvelutalo Tupalan siivouspalveluhankinta Eurajoen kunta Tarjouspyyntö 07.05.2019 1 (6) 1. Yleistä 1.1. Eurajoen kunta Eurajoen ja Luvian kunnat yhdistyivät vuoden 2017 alussa. Nykyisessä Eurajoen kunnassa on noin 9500 asukasta. Vahvuuksiamme ovat hyvä työtilanne, alhainen veroprosentti, toimivat palvelut ja turvallinen asuinympäristö. 1.2. Kilport- palvelu Eurajoen kunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport - kilpailutuspalvelua. Kilport mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankinnan tarjouspyyntöasiakirjat ovat avoimesti ladattavissa Kilportpalvelusta osoitteessa https://kilport.fi. 2. Hankinnan kuvaus Tarjouspyyntö käsittää siivouspalvelun hankinnan Eurajoen kunnan Palvelutalo Tupalan yleisten tilojen puhtaanapitoon. Hankinta käsittää sekä ylläpito- että perussiivouksen litteenä olevien työohjeiden mukaisesti. Palvelutalo Tupala sijaitsee osoitteissa Kaivettulantie 2 ja Karvarintie 2, 27100 Eurajoki. Tupalan vanhustentaloalueen rivitaloasunnot ova ikäihmisten ja erityisryhmiin kuuluvien käytössä. Tupalan alue palveluineen turvaa ikääntyneille yksilöllisen, aktiivisen ja kodinomaisen asumisen. Tupalan palvelutalossa on 10 yksiötä ja 42 vuokrarivitaloasuntoa, jotka on suunniteltu liikuntaesteisille. Kotipalvelu ja kotisairaanhoito tukee tarvittaessa Tupalan asukkaita yhdessä asukkaan kanssa tehdyn palvelu- ja hoitosuunnitelman mukaisesti. Tupalassa toimii tukipalveluina ruokala, saunapalvelu, pyykkipalvelu ja turvapalvelu. Tarjouspyynnön liitteenä on pohjakuvat kohteesta. 2.1. Sopimusaika Sopimuskausi alkaa 1.8.2019 kirjallisen hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ja hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista 31.12.2021. 2.2. Hankintamenettely Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä kansallisen kynnysarvon alittavana palveluhankintana. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Osa- tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 5 kk tarjousajan päättymisestä. 3. Hankinnan vaatimukset 3.1. Palvelutasovaatimus Tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisten palvelutasovaatimusten mukainen toiminta on perusedellytys tarjouksen ottamiseen tarjousvertailuun.
Siivous suoritetaan maanantai- perjantai klo 16.00 alkaen. Palvelun tuottajan tulee töiden suunnittelussa ja toteutuksessa huomioida asiakkaiden toiminta ja niissä mahdollisesti tapahtuvat äkkinäisetkin muutokset (asiakastapahtumat) sekä erityistarpeet (esim.epidemiasiivous). Siivouspalvelujen tuottajan toiminnan tulee olla joustavaa, ammattimaista sekä asiakaslähtöistä. Mahdolliset kalusteiden siirrot tulee sisällyttää ylläpito- sekä perussiivoukseen. 2 (6) Palvelutalon sauna lämpenee joka viikko maanantaisin, tiistaisin ja keskiviikkoisin klo 7 15 sekä perjantaisin klo 9.30 16.30. Karvarintien sauna lämpenee torstaisin klo 12 13 ja lauantaisin klo 10 18. Tilaajan ja palveluntuottajan kesken pidetään vähintään kerran vuodessa yhteinen asiakasja raportointipalaveri. Kiinteistön siivoustilat ja kaapit ovat siivouspalvelutuottajan käytettävissä. Siivouspalvelutuottaja ja hänen alihankkijansa sitoutuvat noudattamaan kiinteistön turvallisuusmääräyksiä tiloissa liikkumisen, avainten hallinnan yms. suhteen. Eurajoen kunta on savuton työyhteisö. Savuttomuutta edellytetään myös palvelutalo Tupalassa työskenteleviltä. Siivouspalvelun tuottaja tuo mukanaan kaikki palvelun tuottamisessa tarvittavat välineet, kaluston ja pesuaineet sekä vastaa niiden riittävyydestä, huollosta ja kunnossapidosta. Yleisten tilojen paperit sekä vaihtomatot sekä siivouskeskuksessa olevien laitteiden (mm. pyykinpesukone) huolto ja kunnossapito kuuluvat tilaajan vastuulle. 3.2. Palveluntuottajalta edellytettävät vaatimukset Tarjoajalla tulee olla ammattitaito ja kokemusta vastaavanlaisista tai -kokoisista siivouspalvelutehtävistä. Palvelun tuottajalla on oltava toimintaansa nähden kattava vastuuvakuutus. Palveluun sovelletaan tilaajavastuulakia (1233/2006) ja tarjoajalta edellytetään sen ehtojen täyttämistä. Valitun palveluntuottajan tulee toimittaa todistus ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista ja todistus saa olla enintään kolme (3) kuukautta vanha ja sen tulee olla voimassa hankintasopimuksen allekirjoitushetkellä. Todistuksesta on käytävä ilmi tilaajavastuulain (1233/2006) edellytysten täyttyminen. Valittu palveluntuottaja toimittaa kyseiset asiakirjat vuosittain tilaajalle. Mikäli käy ilmi, ettei pyydettyjen todistusten ja selvitysten mukaisia asioita ole hoidettu lain edellyttämällä tavalla, tilaajalla on oikeus sulkea tarjoaja tarjouskilpailusta sekä purkaa hankintasopimus tai tätä edeltänyt hankintapäätös. Siivouspalvelua tuottavalla henkilöstöllä on oltava laitoshuoltajan tai muun vastaavan AT sekä vähintään 2 vuoden työkokemus siivousalalta. Heidän tulee työn suunnittelussa sekä toteuttamisessa huomioida kohteen asiakkaat ja muu toiminta sekä heiltä odotetaan asiallista käyttäytymistä. Henkilöstön tulee kyetä kommunikoimaan suomen kielellä sekä suullisesti että kirjallisesti. Tilaajalla tulee olla sopimuskauden aikana ajan tasalla olevat tiedot kohteessa toimivasta vakinaisesta henkilöstöstä. 3.3 Ajankäyttösuunnitelma Ylläpitosiivouksen ajankäyttösuunnitelma tulee esittää tarjouksessa. Ajankäyttösuunnitelma tulee tehdä kirjallisesti sellaisessa muodossa, että tilaaja pystyy annettujen tietojen perusteella arvioimaan, toteutuuko vaadittu puhtaustaso. Suunnitelmassa tulee esittää kohteeseen suunnitellut, päiväkohtaiset kokonaistuntimäärät.
3.4. Alihankinta Palveluntuottajalla on mahdollisuus käyttää alihankintaa osana palvelua. Alihankinta ja käytettävät alihankkijat on määriteltävä tarjouksessa hankintayksikön hyväksyttäväksi. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. Alihankkijalla ei ole oikeutta käyttää alihankkijaa, eli alihankkijoiden ketjutus ei ole mahdollista. 3 (6) 3.5. Muut vaatimukset Hankintaan sovelletaan julkisia yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 palvelut, päivitetty 2017). 4. Tarjouksen hinnoittelu Tarjouksen hinnoittelun tulee sisältää kaikki siivouspalvelun kustannukset. Tarjoushinta annetaan tarjouslomakkeella koko kiinteistön osalta. Hinnat tulee esittää arvonlisäverottomina. Hintojen on oltava kiinteät koko sopimuskauden ajan. Hintavertailuluku muodostuu kaikista kokonaisuuksista alla olevin painotuksin: ylläpitosiivous ( /vuosi) 85%, max 51 pistettä perussiivous ( /vuosi) 10%, max 6 pistettä lisätyösiivous ( /h) 5%, max 3 pistettä Jokaisesta kokonaisuudesta halvin tarjoushinta saa täydet painoarvoilla painotetut pisteet. Muiden tarjoajien pistemäärä kokonaisuuksittain muodostuu suhteessa halvimpaan hintaan kaavalla (halvin/vertailtava hinta x kokonaisuuden maksimipisteet). Tarjoajan saamat hintapisteet lasketaan yhteen ja saatua vertailulukua käytetään hintavertailussa. 5. Tarjouksen hyväksyminen Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisin edullisuusperustein alla mainittujen arviointikriteerien mukaisesti painotettuna ja pisteytettynä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteerinä on hinta-laatusuhteeltaan parhaan tarjouksen valinta. Arviointikriteerinä tarjoushinnan lisäksi on tarjoukseen annettu toteutussuunnitelma. 5.1 Toteutussuunnitelma Siivouspalvelun laadullinen toiminta tulee esittää erillisellä, tarjoukseen liitettävällä toteutussuunnitelmalla (max 3 A4). Toteutussuunnitelmassa tarjoaja määrittelee toimintatapansa tämän hankinnan siivouspalvelun toteuttamisessa, tarjouspyynnön vaatimuksiin vastaten niin, että vaadittu laatutaso toteutuu. Tarjoajan tulee myös määritellä kohteissa käyttämänsä siivouskoneet ja hyväksyttää ne tilaajalla. Tarjoajan tulee esittää jaksoittaisista töistä sekä perussiivouksesta suunnitelma vuosikellona. Tarjouksessaan tarjoaja määrittää myös siivouspalvelun toimintavarmuuden toteutumisen (mm.sijaisjärjestelyt). Suunnitelmat ja vuosikello arvioidaan tilaajan arviointiryhmässä. 5.2. Arvioinnin toteutus Laatupisteet 40%
Laatuvertailun maksimimäärä on 40 pistettä. Laatuvertailu perustuu alla oleviin kriteereihin ja toteutussuunnitelmassa annettuihin tietoihin. 1. Työn organisointi, toteuttaminen (painoarvo 75%, max 30 p.) 4 (6) Toteutussuunnitelma arvioidaan kokonaisuudessaan, sen soveltuvuus ja vastaavuus tarjouspyynnön tavoitteisiin. Arviointityöryhmän jäsenet antavat oman arvionsa välillä 0p- 30p. Annetuista arvioista lasketaan keskiarvo, joka osoittaa tarjouksen saamat laatupisteet tämän arviointiosion kohdalta. 2. Jaksottaisten töiden ja perussiivouksen vuosikello (painoarvo 15%, max 6p.) Arvioidaan tarjouksen vastaavuutta tarjouspyynnön tavoitteisiin. Arviointityöryhmän jäsenet antavat oman arvionsa välillä 0p-6p. Annetuista arvioista lasketaan keskiarvo, joka osoittaa tarjouksen saamat laatupisteet tämän arviointiosion kohdalta. 3. Toimintavarmuus (painoarvo 10%, max 4p.) Tarjoaja esittää toteutussuunnitelmassaan toimintavarmuuteen liittyvät asiat, kuten sijaisjärjestelyt käytännössä. Arviointiryhmän jäsenet antavat omat arvionsa välillä 0-4p. Annetuista arvoista lasketaan keskiarvo, joka osoittaa tarjouksen saamat laatupisteet tämän arviointiosan kohdalta. Hintapisteet 60% Tarjousten hintavertailu toteutetaan hinnoitteluosioiden yhteenlaskettujen hintapisteiden summana. Hintapisteiden maksimimäärä on 60 pistettä. 5.3. Hankintapäätös Hankintapäätös perustuu eniten hinta- ja laatupisteitä saaneeseen tarjoukseen. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. Hankintaan valitaan yksi palveluntuottaja. 6. Toimitus- ja maksuehdot 6.1. Maksuehto ja laskutusehto Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutusrytmi on kerran kalenterikuukaudessa. 6.2. Hankintasopimus Kirjallinen hankintasopimus laaditaan, kun päätös hankinnasta on saanut lainvoiman. 6.3. Reklamointi Mikäli palvelussa on reklamoitavaa, asiasta reklamoidaan palveluntuottajaa, joka antaa vastineen tilaajalle. 7. Tarjouspyynnön lisätiedot 7.1. Kohteen esittely Hankintayksikkö edellyttää, että tarjoaja on tutustunut kiinteistöön ennen tarjouksen antamista paikan päällä, hankintayksikön edustajan läsnä ollessa alla mainittuna ajankohtana. Kohdekierros järjestetään 13.5.2019 klo 15.00 alkaen Palvelutalo Tupalassa osoitteessa Kaivettulantie 2. Ilmoittautuminen esittelyyn on tehtävä sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@eurajoki.fi viimeistään 10.5.2019 klo 16.00 mennessä.
Esittelytilaisuudessa ei vastata kysymyksiin, vaan esille nousevat kysymykset tehdään Kilport-palvelussa, https://kilport.fi, jossa niihin vastataan myös kirjallisesti. 5 (6) Kohteeseen tutustuminen on välttämätön. Tarjousta ei voi jättää ilman kohteeseen tutustumista. 7.2. Kysymykset ja niihin vastaaminen Mahdolliset hankintaa koskevat lisätietopyynnöt tulee pyytää Kilport-palvelussa osoitteessa https://kilport.fi/ viimeistään 17.5.2019 kello 16.00 mennessä. Ennen kysymysten jättämistä tarjoajan tulee rekisteröityä Kilport-palvelun käyttäjäksi. Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä avoimesti ja anonyyminä. Kysymyksiin vastataan mahdollisimman nopeasti ja viimeistään 20.5.2019 kello 16.00 mennessä. Vastaukset näkyvät edellä mainitussa paikassa. Tarjoajan tulee huomioida tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Muilla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. 8. Tarjouksen jättäminen 8.1. Tarjousten jättäminen Tarjousaika päättyy 27.5.2019 klo 14.00. Tarjoukset jätetään Kilport- palveluun osoitteessa https://kilport.fi. Kilport on suojattu, sähköinen järjestelmä, johon tarjous on turvallista jättää. Tarjouksen jättäjä voi muokata tallentamaansa tarjousta ennen tarjousajan umpeutumista. Tarjoajan tulee rekisteröityä tai kirjautua Kilport-palveluun osoitteessa https://kilport.fi. Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilportiin. Tarjousasiakirjat tulee antaa pyydetyssä formaatissa ja mahdollisimman vakiotiedostomuotoisina, joita ovat.pdf,.doc/.docx,.ppt/.pptx ja.xls/.xlsx. 8.2. Liike- ja ammattisalaisuudet Mikäli tarjousasiakirjoihin liittyy salassapidettäviä asioita, tulee ne ilmoittaa selkeästi tarjousasiakirjoissa. Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassapidettäviä. 8.3. Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös osoitetaan. Eurajoen kunta Anja Hakamaa palvelupäällikkö 9. Tarjouspyynnön liitetiedostot LIITE 01 perussiivouksen työohjeet
LIITE 02 ylläpitosiivouksen työohjeet LIITE 03 Tarjoushintalomake LIITE 04 Pohjakuvat 6 (6) 10. Tarjouksen liitteet Tarjoukseen on sisällytettävä alla olevat asiakirjat: LIITE 03 Tarjoushintalomake Toteutussuunnitelma Ylläpitosiivouksen ajankäyttösuunnitelma