Prjekteissa työskentely Oili Niittynen Turun aikuiskulutuskeskus 2013 P R O J E K T I E I O L E K A I K K I A L L A V E L L O V A A M E E B A
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 2(25) Sisällysluettel 1 Jhdant... 3 1.1 Prjektin määrittelyä... 3 1.2 Prjektin vaiheet... 4 1.3 Prjektirganisaati... 5 2 Prjektin vaiheet... 6 2.1 Prjektin asettaminen... 6 2.2 Prjektin suunnittelu... 7 2.3 Prjektin tteutus... 9 2.4 Prjektin seuranta... 12 2.5 Prjektin päättäminen... 15 3 Prjektissa timiminen... 17 3.1 Prjektin asettajan tehtävät... 18 3.2 Prjektin jhtryhmä... 18 3.3 Prjektipäällikkö... 19 3.4 Prjektisihteeri... 23 3.5 Prjektiryhmän jäsen... 24 4 Prjektinhallinta... 25 4.1 Prjektisuunnitelman kirjaaminen... 25 4.2 Prjektin käynnistäminen... 25 4.3 Prjektin seuranta... 25 4.4 Prjektin päättäminen... 25
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 3(25) 1 Jhdant 1.1 Prjektin määrittelyä Prjekti n tarkkaan suunniteltu hanke tietyn päämäärän saavuttamiseksi. On lemassa selkeä tavite Tavite pyritään saavuttamaan prjektiksi kutsutulla työllä Timintaa hjataan jhdetusti ja suunnitelmallisesti Prjektin läpiviennille n tehty suunnitelma Prjektissa tapahtuu ihmisten välistä yhteistimintaa Aikataulu ja alkamis-/päättymispäivä n määritelty Taludelliset reunaehdt Etenemistä ja tulksia seurataan ja valvtaan Prjekti n ainutlaatuinen Prjektin kanssa hyvin läheisiä käsitteitä vat esimerkiksi: hanke (usein prjektin synnyymi, erityisesti julkishallinnssa) urakka (rakennustellisuudessa käytettävä ilmaus, usein synnyymi prjektille) timeksiant (paljn yleisempi ja epämääräisempi käsite kuin prjekti) prsessi n jatkuvien yhteen liittyvien timintjen sarja tulksen aikaansaamiseksi Prjektin lunne Prjektin tarkitus vi lla esim. rakentaminen, järjestäminen, hankkiminen, timittaminen, kuluttaminen tai kehittäminen. Kehittämisprjektit vat erilaisia siinä, että alitettaessa ei le selkeästi tiedssa mikä tulee lemaan tuls.
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 4(25) 1.2 Prjektin vaiheet Perinteisesti prjektihallinnassa n tiettyjä vaiheita, jtka tehdään aina samassa järjestyksessä: prjektin asettaminen prjektin suunnittelu prjektin tteutus prjektin seuranta prjektin päättäminen Vaiheet vidaan tteuttaa ajallisesti peräkkäin tai niitä vidaan tistaa (palata edelliseen vaiheeseen) tarpeen mukaan. Esimerkki: Jkaisesta vaiheesta n ma kuvauksensa tässä edempänä.
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 5(25) 1.3 Prjektirganisaati Prjektissa n yleensä Prjektin asettaja Jhtryhmä Prjektipäällikkö Prjektisihteeri Prjektin jäsenet Lisäksi vi lla alihankkijita ja asiantuntijita sekä sisäisiä että ulkisia arviijia. Kuvaukset tässä edempänä khdassa Prjektissa timiminen. Jhtryhmä vi lla nimeltään hjausryhmä tai jhtkunta. Prjektipäällikköä vidaan nimittää myös prjektin hjaajaksi tai prjektivastaavaksi. Prjektisihteeri vi lla assistentti. Jäsenet edustavat eri saamisalja.
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 6(25) 2 Prjektin vaiheet 2.1 Prjektin asettaminen Prjekti vidaan asettaa työpaikalla sisäisesti. Se vidaan asettaa työpaikan ja timittajan tai asiakkaan välisellä spimuksella. Kehitysprjekteissa asettajana saattaa lla viranmainen, EU tai jkin laits. Prjektispimus timittajan kanssa spimuksen sapulet prjektin tavite ja tulkset, jihin tähdätään prjektin rganisituminen ja valvnta prjektin aikataulu ja viivästysseuraamukset prjektin hinta, maksuehdt ja maksuaikataulu prjektin raprtintikäytännöt työn luvuttaminen asiakkaalle ja prjektin päättäminen mikä n tehdyn työn takuu mistusikeudet ja immateriaaliikeudet rekrytintikielt sapulten välillä nk timittajalla ikeus alihankkijiden käyttämiseen millä ehdilla prjekti vidaan keskeyttää klmansien sapulien mahdllinen lukkaaminen (luva työ) vik spimuksen siirtää salassapit prjektin aikana ilmenevistä asiista svellettava laki ja erimielisyyksien ratkminen allekirjitukset
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 7(25) 2.2 Prjektin suunnittelu Prjektisuunnittelun vaiheet prjektin tavitteiden asettaminen (tekniset tavitteet, kustannustavitteet, pääaikataulu) prjektin rganisinti (prjektirganisaati, timenkuvaukset) prjektin sittaminen (prjektisitus, tehtäväluettel) aikasuunnittelu (hankinta-aikataulut, aikataulut) resurssisuunnittelu (resurssilaskelmat, työsuunnitelmat) kustannussuunnittelu (prjektibudjetti) hjausjärjestelmän suunnittelu (kkussuunnitelma, prjektihjeist, dkumentintihje, raprtintihjeet, atk-työkalut) Prjektisuunnittelu suunnittele työ yksityiskhtaisesti, mikä n prjektin missi, mitä töitä prjektivisin tteuttamiseksi n tehtävä ja mitä tutteita täytyy timittaa ta ikeat henkilöt suunnittelemaan ta prjektitiimi ja asiakas mukaan suunnitteluun arvii kest ja kustannukset tee yksityiskhtainen arvi kehitysprjektin jkaisesta vaiheesta, ennen kuin alitat kyseisen vaiheen sittele työ käyttämättä XX tunnin sääntöä jaa työ timituskelpisiin tutteisiin, jiden valmiiksi saaminen kestää enintään 10, 20, 30 tai 40 tuntia laadi prjektistandardi prjektin perusstandardit ja niiden käyttäminen vat avaimia jatkuvasti krkealaatuisten lppututteiden timittamiseen lu menettelytavat muutsten varalta svi hyväksymiskriteereistä määritä etukäteen millainen n hyväksyttävä järjestelmä Prjektiehdtuksen testaus vastaak prjekti sidsryhmien asettamiin vaatimuksiin? nk prjektin tavite mitattavissa (yksilöity, mitattava, saavutettavissa, relevantti, aikaan sidttu)? tukeek prjektiehdtus rganisaatin ja yksilön lemassaln tarpeita, visita ja arvja? parantaak prjekti rganisaatin avaintulksia? pystyykö prjekti täyttämään sille pririsidut surituskykyvaatimukset? nk prjektin kriittisten pisteiden riskitas hyväksyttävissä ja hjattavissa? saadaank prjektin tarvitsemat resurssit ajissa? vatk prjektin tuttamat hyödyt suuremmat kuin prjektin kustannukset? Heikn prjektisuunnittelun merkkejä prjektit myöhästelevät spimusajista prjekteissa n jatkuvasti kiire, ylitöitä prjekteja pririsidaan, mille tänään annetaan resursseja prjektit timitetaan asiakkaille keskeneräisinä tarvittavia resursseja ei le käytettävissä ikeaan aikaan aikatauluja judutaan tiheään muuttamaan törmätään ngelmiin, jtka lisi vitu ennakida j prjektin suunnittelussa
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 8(25) Prjektisuunnitelman sisältö vi lla seuraavanlainen: Määrittelyt Jhdant ja tausta Prjektin tulstavitteet Rajaus ja liittymät Vahvistettu timeksiant, esim. prjektin asettamiskirje Prjektissa käytettävät standardit Sanast ja termit Organisaati Prjektiryhmä Jhtryhmä Yhteyshenkilöt Prjektin rganisaatikaavi Tteutussuunnitelma Ositus ja tteutusvaiheet Työsuunnitelma ja työpaketit Aikataulu Tehtäväluettel Välietapit Resurssisuunnitelma Riskien kartitus ja lieventämissuunnitelma Budjetti Prjektibudjetti Kustannusseuranta Ohjaussuunnitelma Kkussuunnitelma Tiedttaminen, viestintäsuunnitelma Valvnta Hyväksymiskriteerit eri työpaketeille Raprtinti (Riskiraprtit, laaturaprtit, prjektin lppuraprtti) Kulutussuunnitelma Laadunvarmistus, laatusuunnitelma Ongelma- ja muutsdkumentit (muutspyynnöt ja määräykset, ngelmienarviintilmakkeet Prjektinhallintasuunnitelma
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 9(25) 2.3 Prjektin tteutus Tteutusvaiheessa edetään suunnitelmien mukaisesti khti tavitetta. Työtä tehdään, aikaa kuluu ja kustannuksia syntyy. Tehdään tulsta. Tteutusta uhkaavat mnenlaiset riskit. Prjektien riskejä Ulkiset riskit markkiniden tapahtumat ulkpulisten hankintjen ja timittajiin liittyvät riskit viranmaisvaatimusten muutkset uudet standardit ja tuteversit lakiasiat fuusit ja yritysstt muutstekijät asiakkaiden lisävaatimukset yritysstrategian ja pririteettien muutkset ympäristötekijöihin ja lunnnlsuhteisiin liittyvät riskit nnettmuudet kuten tulipalt, tulvat ym ulkisista sähkölähteistä jhtuvat häiriöt lämmitys-, tuuletus-, ilmastintihäiriöt sabtaasit, hakkerinti, turvallisuusrikkmukset viestintäjärjestelmien ja turvalaitteiden timintahäiriöt tietknevirukset viestintäyhteyksien häiriöt viennissä khdemaahan liittyvät riskit Taludelliset eli kustannusriskit prjektitiimien, alihankkijiden ym. kustannusten ylitykset tutteen ja prjektin laajuuden muutkset, hallitsematn kasvu hun kustannusarviinti budjetin ja aikataulun ylitykset asiakkaisiin liittyvät maksuvaikeudet Aikatauluriskit epätarkat aikatauluarvit lisääntyneiden teknisten, timinnan ja ulkisten ngelmien ratkaisemiseen käytetty työ resurssivajaukset dttamattmat resurssimenetykset
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 10(25) Tekniikkariskit epäkypsän tekniikan aiheuttamat ngelmat väärien työkalujen käyttö testaamattmat hjelmistt tai spimattmalla tavalla timivat hjelmistt vaatimusmuutkset ilman muutstenhallintaa tutteen mnimutkaisuutta ei le ymmärretty tai selitetty integraati-ngelmat hjelmistn tai laitteistn surituskyvyn ngelmat, heikt vasteajat, viat ja virheet Timinnan riskit puutteellinen ristiriitjen ratkaiseminen ei le timivaa asiiden pririsintimenettelyä avainhenkilöiden riittämättömät valtuudet rganisaati-, henkilöstö- ja tiednkulun riskit heikk asiantuntemus spimuksiin liittyvät riskit riittämätön viestintä Riskien hallinta prjektisuunnitelman systemaattinen analysinti ja riskien tunnistaminen riskien lukittelu riskien trjunnan suunnittelu riskien pist tdennäköisyyden pienentäminen riskien siirt prjektisuunnitelman muuttaminen riskin hyväksyntä riskiin varautuminen riskien valvnta vastuiden määrittely hälytin varasuunnitelma krjaustimenpiteet
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 11(25) Alihankinnan hallinta Alihankkija valitaan alihankintatarjukset tehneistä yrityksistä yritysten kyvykkyydestä tehtyjen arviintien perusteella. Arviinti tapahtuu ennalta suunnitellun menettelyn mukaan Alihankkijan tehtäväksi annettava työ määritellään ja suunnitellaan dkumentidun, ennalta svitun menettelyn, työkuvauksen ja prjektisuunnitelman mukaisesti Pää- ja alihankkijan välistä spimusta käytetään alihankinnan hallinnan phjana Päähankkija tarkastaa ja hyväksyy säännöllisesti alihankkijan tekemän dkumentidun prjektisuunnitelman Alihankkijan dkumentitua ja hyväksyttyä prjektisuunnitelmaa käytetään hjelmisttehtävien seuraamisessa ja prjektin edistymisen raprtinnissa Alihankkijan työkuvauksen, alihankintaspimuksen ehtihin ja muihin velvitteisiin tehtävät muutkset käsitellään ennalta svitun ja dkumentidun menettelyn mukaisesti tai tarvittaessa välimiesmenettelyn kautta Päähankkijan jht surittaa yhdessä alihankkijan jhdn kanssa määräajin prjektin edistymis- ja krdinaatikatselmuksia ja auditinteja Alihankkijan kanssa pidetään säännöllisiä teknisiä katselmuksia ja palavereja Alihankkijan aikaansaamia tutteita ja tulksia katselmidaan valituissa välietapeissa dkumentidun ja ennalta svitun menettelyn mukaisesti Päähankkijan laadunvarmistusryhmä seuraa alihankkijan laadunvarmistustimia dkumentidun ja ennalta svitun menettelyn mukaisesti Päähankkijan kknpannhallintaryhmä seuraa alihankkijan kknpannhallinnan timia dkumentidun ja ennalta svitun menettelyn mukaisesti Päähankkija surittaa hyväksymistestauksen sana alihankkijan valmistamien hjelmisttutteiden timitusta dkumentidun ja ennalta svitun menettelyn mukaisesti Alihankkijan surituksia arviidaan määräajin, ja arviinnin tulkset käydään läpi alihankkijan kanssa
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 12(25) 2.4 Prjektin seuranta Prjektin 4 suurta haastetta kustannusten ylittäminen aikataulujen ylittäminen asiakkaiden tyytymättömyys henkilöstön vaihtuvuus ja alhainen työmraali Prjektin viestinnän, hjauksen ja valvnnan avainasiita tiimeillä n selkeät visit ja tavitteet prjektin situs saprjekteiksi ja töiksi sittaa selkeästi yksityiskhtaiset työt, vastuut ja aikataulut prjektin katselmukset vat tdellisia katselmuksia, jissa tarkastellaan mitä n tehty? mitä n vielä tehtävä? mitä hankaluuksia, selvitettäviä kysymyksiä n nussut esille? Miten ne ratktaan? sähköisen tiednsiirrn apujen lisäksi kasvista kasvihin prjektipalaverit vat lennaisen tärkeitä Prjektien mittaamista edistävät piirteet prjekti kstuu saprsesseista, jista mnet vat mitattavissa mnissa prjekteissa prjektin lpputulksella n kytkentä rganisaatin myynnin, tutannn tai kannattavuuden kehittämiseen prjektien yksittäiset tehtävät vat yksilöityjä, mitattavia ja aikaan sidttuja prjekteilla n budjetti, jsta prjektipäällikkö n vastuussa Prjektien mittaristn puuttuminen aiheuttaa taludellisten resurssien tuhlausta ajan hukkaa avainresurssien kannalta demralisi henkilöstön työkulttuuria, "hällä väliä"-asenne kasvaa yksilöiden työurakehityksen lamaantumista
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 13(25) Miksi prjektien työmääräarvit pettävät? prjektin sisällön laajentuminen muutkset määrittelyissä heiksti määritelty prjektin tavite ja sisältö rganisaati muuttuu, lait ja määräykset muuttuvat arviiden tekijöiden kkemattmuus arviinti n tehty liian suurina kknaisuuksina käytettävissä ei le llut kkemusaineista aikaisemmista töistä henkilöstön vaihtuvuus ylhäältä sanellut arvit lepsu prjektin jhtaminen Prjektiaikataulun hallinta työt tehdään ikeassa järjestyksessä kriittiset tehtävät varmistetaan pyritään jättämään pelivarja alitetaan ajissa käytetään aikataulutekniikita ajattelun apuna tiedetään missä llaan ja mitä tehdään jatkssa suunnitelmallisuus ja hjaus Prjektien ansja puutteellinen suunnittelu prjektiryhmän sisäisen yhteishengen lumiseen ei laitettu riittävästi aikaa prjekti n liian sekava prjekti etenee ilman että hjausryhmä tarkistaa mennäänkö prjektisuunnitelman mukaan prjektipäällikkö ei pysty innstamaan eikä mtivimaan prjektiryhmää prjektia ei le rajattu tai se n rajattu liian löysästi prjektipäällikön n vaikea sana ei prjektiryhmässä n liian samanlaisia ihmisiä prjekti n liian is
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 14(25) Katastrfiprjektin piirteitä prjekti n kklukaltaan hyvin is työmääräarvit vat menneet ttaalisesti pieleen, 2-3x alkuperäinen... työmääräarvit tehtiin mutu-phjalta perehtymättä prjektin lunteeseen timintaympäristö ymmärrettiin väärin prjektin laajuus käsitettiin väärin timintaympäristöä ei ymmärretty riittävän syvältä teknlgian kypsyyttä ei sattu arviida ei tunnettu käytettävää teknlgiaa budjetti n mninkertaistunut hankkeen aikana prjektipäälliköllä ei le käsitystä mitä eri saprjekteille kuuluu ja missä ne menevät eri timittajat syyttelevät tisiaan ja pallttelevat vastuuta prjektissa n paljn ulkpulisia tahja. Niiden väliset suhteet vivat tulehtua sisäiset henkilösuhteet vat tulehtuneet Prjektien epännistumisen syitä selkeä prjektin päämäärä tai visi puuttui prjektin tavitteita muutettiin kesken prjektin ristiriidat prjektin pririsinneissa epärealistiset dtukset resurssit eivät riittäneet viestintä li heikka asiakasvaatimusten täyttämättä jääminen heikk prjektin suunnittelu prjektista puuttui selkeä metdiikka ei tiedetty kuka teki ja mitä ja mihin hintaan prjektien rajausta muutettiin sidsryhmien tukea ei hankittu prjektin jht li heikk prjektia ei le sattu sittaa ikein prjektin seurantaa ei sattu
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 15(25) 2.5 Prjektin päättäminen Prjektin viimeistelyvaiheessa prjektin työntekijöitä kaipaillaan j uusiin prjekteihin. Tisaalta prjektissa n mnia khtia jita pitäisi vielä ehdttmasti parantaa. Prjekti n kuitenkin päätettävä aikataulussaan, sillä budjetti perustuu aikataulun nudattamiseen. Prjektin lpussa n varmistettava, että asiakkaalle n timitettu kaikki prjektin luvatut tulkset. Prjektille n hankittava asiakkaan hyväksyntä. Myös esimerkiksi takuuaika n humiitava. Hyväksynnän jälkeen prjekti laskutetaan asiakkaalla. Olennainen asia n prjektin lppututteen lpullinen dkumentinti. Prjektin tteuttamisen vaiheiden dkumentinti: vertailukhtana prjektin alkuperäinen suunnitelma phjana prjektin tuleville versiille apuna uusien prjektien suunnittelussa ja arviissa sekä prjektikulutuksessa lähtökhtana prjektin työntekijöiden arviinnissa Prjektin päätöskatselmuksen tteuttaminen Päätöskatselmuksen tarkituksena n saatujen kkemusten kerääminen, tallentaminen ja siirtäminen eteenpäin. Tavitteena n ngelmatilanteiden ja niiden ratkaisujen, parannusehdtusten ja jatksuunnitelmien kerääminen tulevaisuutta varten. Tästä n hyötyä nimenmaan myöhemmille prjekteille eli siten rganisaatille kknaisuudessaan. Prjektin mudllinen päättäminen Prjekti pitää päättää myös mudllinen ja hallinnllisesti. Tällöin prjektille ei saa enää kertyä lisää kustannuksia, vaan mahdllisia jatkkuviita varten pitää perustaa uusi, itsenäinen prjekti, jlla n ma hyväksytty suunnitelmansa. Prjektin päättymisen juhlistaminen Vaikka prjektin alussa työntekijöiden situttaminen saattaa kestää, prjektin päättyessä työntekijöille vi lla vaikeaa päästää prjektista irti. Tällöin prjektin päättymisen juhlistaminen timii selkeänä viestinä, että nyt n aika siirtyä eteenpäin. Kyseessä n siis eräänlainen irtipäästämisriitti. Tisaalta n tärkeää myös juhlistaa nnistunutta prjektia ja näin palkita salliset hyvin tehdystä työstä.
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 16(25) Prjektin päättämisen ngelmia henkilöt siirtyvät uuteen prjektiin vaikka entinen n vielä kesken dkumenttien saattaminen lpputulksen tasalle prjektin vastaantt vaikeaa, kuka hyväksyy ei palkita hyvistä surituksista ei tiedteta päättämisestä eikä tulksista prjekti lppuu kun rahat lppuvat henkilöstön ktiuttaminen takaisin linjarganisaatin käyttööntt keskeneräisenä päättymistä ei le rajattu selkeästi siirrytään ilman päättämistä ylläpitn Prjektin arviinti saavutimmek tavitteet? mitä teimme hyvin ja mitä hunmmin? lisik miehityksen pitänyt lla tisenlainen? lisik prjektissa tarvittu tisenlaista saamista? pitivätkö aikataulut? pitikö etappijak? lik dkumentaati riittävän hyvä? mitä hallinnllisia hjauskeinja prjektissa käytettiin? miten tiedttaminen eri sidsryhmille sujui? miten tiedttamista pitää kehittää? mikä li budjetin ja tteutuneiden kustannusten välinen suhde? miten yhteistyö sujui prjektin sisällä ja ulkpulella? livatk prjektikkukset, hjausryhmän kkukset ja muut tapaamiset spivan mittaisia? Tarpeeksi tehkkaita? Riittävän usein? Olisimmek vineet timia tisin? millainen timeksiant meillä li? Riittävän selkeä? täytimmekö timeksiantajan vaatimukset? tiedtettiink prjektista riittävän hyvin? teimmekö realistisia ehdtuksia? timivatk prjektin hjauskeint? limmek varautuneet ennaklta tilanteisiin, jissa suunnitelmat eivät lisi tteutuneet? mikä li lyhyen ja pitkän aikavälin tuls? missä vaiheessa lppukäyttäjät tettiin prjektiin mukaan? Tapahtuik se tarpeeksi varhain?
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 17(25) 3 Prjektissa timiminen Prjektin rganisaatikaavi rakennetaan selventämään hierarkiaa ja asemaa. Kaaviissa vidaan ttaa näkyviin myös sidsryhmät. Eräs esimerkki:
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 18(25) 3.1 Prjektin asettajan tehtävät päättää prjektin alittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä nimeää prjektin jhtryhmän vastaa viimekädessä siitä, että prjektilla n käytettävissään tarvittavat resurssit ratkaisee mahdlliset prjekti- ja linjarganisaatin ristiriidat 3.2 Prjektin jhtryhmä Prjektin asettajaa edustaa jhtryhmä, jka valv prjektin timintaa. Pienissä prjekteissa jhtryhmän työn hitaa yksi henkilö, jka n prjektin valvja. Jhtryhmä n prjektin krkein päättävä alin. Jhtryhmän tehtävät määrittää prjektin ajalliset, tekniset ja kustannukselliset tavitteet nimeää prjektipäällikön hyväksyy prjektipäällikön laatiman prjektisuunnitelman antaa prjektille sen tarvitsemat henkilö- ja muut resurssit tekee prjektin kannalta keskeiset päätökset hyväksyy prjektin tulksen päättää prjektin lpettamisesta Prjektin hjauksen tärkeimmät kriteerit hjausinfrmaatin n ltava lutettavaa hjauskierrksen tulee sujua lyhyessä ajassa raprtinnin vaatima työmäärä n pidettävä minimissä hjauksen tutava ngelmat selkeästi esille hjausjärjestelmään tulee sisältyä päätöksentekjärjestelmä, jlla ngelmat ratkaistaan
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 19(25) 3.3 Prjektipäällikkö Prjektipäällikön tehtävät laatii prjektin taludelliset perustelut ja vaatimukset ja seuraa niiden tteutumista varmistaakseen, että asiakas saa tarvitsemansa käynnistää ja suunnittelee prjektin määrittelemällä sen mudn, suunnan ja perusmenetelmät siten, että niissä tetaan humin varianssin mittaaminen ja muutsten valvnta lu kumppanuussuhteen lppukäyttäjien kanssa sekä tekee yhteistyötä prjektin tukijiden ja muun jhdn kanssa, jille prjektin edistyminen sitetaan päämäärien tteutumisella, tavitteisiin pääsemisellä, ngelmien ratkaisemisella ja riskien lieventämisellä hallitsee tekniikkaa, ihmisiä ja muutsta päämäärien tteuttamiseksi, tavitteisiin pääsemiseksi sekä prjektin päättämiseksi aikataulun ja budjetin rajissa jhtaa prjektin henkilöstöä lumalle sellaisen työympäristön, jka mahdllistaa uuden svelluksen timittamisen kustannustehkkaimmalla tavalla kykenee hallitsemaan epävarmuutta, npeaa muutsta, epäselvyyttä, yllätyksiä ja epävakaata ympäristöä hallitsee asiakassuhdetta käyttämällä riittävästi surasanaista mutta kattavaa ja virallista raprtintitapaa, jka kunniittaa arvstettua ja tuttavaa suhdetta jhtaa prjektia malla esimerkillään ja mtivi kaikkia sallistumaan, kunnes prjektin tavite n saavutettu laatii prjektisuunnitelman tai jhtaa sen laatimista käynnistää prjektityöskentelyn ja hjaa prjektiryhmää jhtaa prjektin timeenpana ja tehtävien anta sekä valv työn etenemistä varustaa prjektiryhmän tarvittavilla tiedilla ja kulutuksella hulehtii prjektin dkumentinnista ja arkistinnista laatii prjektin lppuraprtin ja päättää prjektin
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 20(25) Prjektipäällikön tulshakuisuuden arviinti nk prjektipäällikölläsi tulksia aiemmista prjekteista? uskaltaak prjektipäällikkösi antaa takuun prjektille aituista tulksista? nk prjektipäällikkösi määritellyt hulellisesti prjektin vaatimukset? nk hankkeessa selkeä tulsten krstaminen j prjektiehdtuksesta alkaen? nk prjektissa arviitu niin prjektin vaikutukset rganisaatinne taludelliseen tulkseen kuin yksilöiden työnkuviin? ennustetaank prjektissa siinä käytettyjen päämien tutta? nk prjektin tavitteet jalkautettu pienempiin siinsa? nk prjektille laadittu prjektijhtamisen arviintitapaa? nk prjektissa selvitetty kaikkien avainsidsryhmien dtukset? nk prjektissa timiva palautteen hankinta- ja hyödyntämismenettely? nk prjektipäälliköllä taitja luda prjektille ma prjektimittarist? pystyykö prjektipäällikkö erittelemään prjektin eri saratkaisujen vaikutukset prjektille asetettuihin avaintulstavitteisiin? Syy seurausvaikutukset? nk prjektissa mahdllista seurata prjektin pitkän tähtäimen vaikutusten kehittymistä?
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 21(25) Prjektipäällikön kymmenen käskyä Suunnittele prjekti hulellisesti Dkumenti kaikki svitut asiat ja keskustelut. Jakele dkumentit tarvitseville. Kirjaa muutkset hulellisesti ja hanki muutksille hyväksyntä. Muista muutsten kustannukset Valv prjektin etenemistä ja hulehdi, että sinulle raprtidaan säännöllisesti Ole rehellinen ja avin prjektin mistajalle Tartu ngelmiin heti kun ne ilmenevät Jaa tehtäviä ja vaadi raprtintia Uskalla kieltäytyä ja vaadi perusteluja Hulehdi prjektiryhmän jaksamisesta ja hengestä Tee prjektista riskianalyysi. Ennaki miten riskit saattavat realisitua Pririsi töitä. Keskity leellisiin Prjektipäällikön taitja esimerkillä jhtaminen rehellinen, sura, avin, asiantunteva, paiskii töitä, mutta saa pitää hauskaa psitiivinen asenne suhtautuu asiihin psitiivisesti sillinkin kun vaikeuksia kasaantuu dtusten määrittäminen selkeä määrittely mitä tiimin jäseniltä dtetaan humaavaisuus humaavainen ja kunniittava, ihmisten pnnistusten arvstaminen suruus sura ja avin ja valmis puuttumaan kaikenlaisiin ngelmiin lupaa varen, tteuta yli dtusten
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 22(25) Prjektipäällikön jhtamistaidt prjektin suunnittelu, käynnistäminen ja rganisinti henkilöstön rekrytinti ja situttaminen tehkas neuvttelutait prjektinhallinnan hjelmisttyökalut tarkka kustannusarviinti ja valvnta prjektin tteutus ja valvnta ihmisten ja prjektin jhtaminen riskienhallinta ja päätöksentek tehkas ngelmien hallinta surituskyvyn hallinta rganisaatin sisäisten prjektien hallinta prjektinhallinnan ammattilaisten sertifiintitutkintn valmentautuminen tehkkaan tiimin kkaminen ja ylläpitäminen Menestyksekkään prjektipäällikön minaisuuksia tehkkuussuuntautuneisuus timinnallisuus diagnstiset kyvyt kyky jhtaa ja vaikuttaa itseluttamus suullinen esitystait lgisuus kknaisvaltaisuus ssiaalisen vallan käyttö myönteinen ihmiskäsitys ryhmäprsessien hallinta realistinen minäkuva
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 23(25) 3.4 Prjektisihteeri Prjektisihteeri krdini työryhmätyöskentelyä yhteistyössä puheenjhtajan kanssa. Sihteeri hitaa tiedttamista, asiakirjahallinta ja arkistintia. Prjektisihteeriltä tivtaan tehtävään sveltuvaa kulutusta sekä ktimaisten kielten taidn lisäksi hyvää prjektissa käytettävän kielen suullista ja kirjallista taita. Prjektisihteeri vastaa talushallinnn timivuudesta ja raprtinnista, jnka vuksi tehtävässä tarvitaan tarkkuutta. Tehtävä edellyttää myös hyvää yhteistyökykyä, mnipulisia viestintätaitja ja hyvää tiettekniikan hallintaa. Kkemus prjektinhallinnasta ja talushallinnsta katstaan eduksi. prjektisihteeri n prjektin hjausryhmän sihteeri ja käytännössä hitaa järjestelyt hjausryhmän kkuksia varten, hulehtii prjektin dkumentinnista sekä valmistelee prjektin seurantaraprtit. Prjektisihteerin timenkuva n aika laaja ja prjektikhtainen. Työtä svelletaan yhdessä työnantajan kanssa. Yleensä timenkuvaan kuuluu esim. timisttyöt, kehittämis-,tutant-,hjaus- ja suunnittelutehtävät ja niiden tteutus erilaisissa tapahtumissa, prjekteissa ym. hienja nimityksiä, jtka eivät lppujenlpuksi le mitään. Saa tehdä kaikki hanttihmmat. Mutta hiena lla esim. prj.siht...
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 24(25) 3.5 Prjektiryhmän jäsen Prjektiryhmän jäsenten tehtävät sallistuu prjektisuunnitelman laatimiseen malta tehtäväalueeltaan hulehtii prjektipäällikön määrittelemien tehtävien surittamisesta laadullisesti hyvin raprti työnsä edistymisestä prjektipäällikölle dkumenti työnsä tulkset nudattaa annettuja teknisiä standardeja kehittää maa ammattitaitaan ja prjektin puitteissa työmenetelmiä
Oili Niittynen, Turun aikuiskulutuskeskus 25(25) 4 Prjektinhallinta Prjektin hallitsemista varten n tarjlla prjektinhallintahjelmistja. Ne vat työkaluja sekä prjektin suunnittelussa, tteutuksessa että seurannassa ja raprtinnissa. 4.1 Prjektisuunnitelman kirjaaminen Nimeä prjekti ja määrittele sen alitusajankhta ja perustiedt. Mukkaa prjektinhallintahjelmistn asetukset vastaamaan prjektin vaatimuksia. Määrittele käytettävä kalenteri. Kirjaa henkilöresurssit tietineen. Kirjaa muut resurssit, kuten tilat ja tarvikkeet. Luettele prjektissa tehtävät työt hierarkisesti (päätehtävät ja alatehtävät). Asettele töiden järjestys. Liitä jkaiseen tehtävään siihen kuuluvat resurssit. Merkitse prjektin tarkastuspisteet. 4.2 Prjektin käynnistäminen Tallenna phjasuunnitelma. 4.3 Prjektin seuranta Päivitä tehtävien surituksia. Krjaa muuttuneet kustannustiedt. Krjaa muuttuneet suunnitelmat. Tulsta raprtteja. 4.4 Prjektin päättäminen Tulsta lppuraprtit. Arkisti prjektin tiedt.