Hankinnasta on julkaistu ennakkoilmoitus HILMA- palvelussa

Transkriptio

1 SUOJAVAATEPALVELUHANKINTA Peruspalvelukeskus Oiva liikelaits kuuluu Hlllan kunnan rganisaatin ja tuttaa ssiaali- ja perusterveydenhullnpalvelut yhteistiminta-alueen kuntien (Asikkala, Hllla, Hämeenkski, Kärkölä ja Padasjen) alueella. Pyydämme tarjustanne Peruspalvelukeskus Oiva -liikelaitksen (Asiakas) sujavaatteiden kknaispalvelusta. Sujavaatteiden kknaispalvelu kstuu mm. vaatteiden vukrauksesta, pesu- ja hultpalveluista ja kuljetuksista Asiakkaan timipisteisiin. 1 HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään avinta menettelyä. Hankinta n EU-kynnysarvn ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa nudatetaan lakia (348/2007) ja asetusta 614/2007 julkisista hankinnista, sekä hankintayksikön hankintahjeita. Mikäli saaduista tarjuksista yksikään ei vastaa tarjuspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla taikka lsuhteet tarjuskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Asiakas vi tarjuskilpailun tulksia hyödyntää, hankintayksikkö vi keskeyttää hankintamenettelyn sittain tai kknaan. Tarjuksen tekemisestä, esittelystä, vaatenäytteistä tai muusta menettelyyn sallistumisesta ei makseta tarjajille krvausta. Tarjuspyyntöasiakirjat vat saatavissa sumen kielellä. Hankinnasta n julkaistu ennakkilmitus HILMA- palvelussa Hankintailmitus n julkaistu HILMA- palvelussa sitteessa Hankintailmitus liitteineen julkaistaan myös sitteessa: 2 HANKINNAN KOHDE Sujavaatepalvelu hankitaan kknaispalveluna nin 850 Asiakkaan palveluksessa levalle henkilölle. Kknaispalvelun tavitteena vat seuraavat: 1. Sujavaatteita käyttävillä henkilöillä n aina käytössään työn ja ssiaali- ja terveydenhulln alan vaatimukset täyttävät puhtaat sujavaatteet, jtka

2 vat minaisuuksiltaan tarkituksenmukaisia, laadukkaita ja käyttäjien kannalta käyttömukavia. 2. Kustannustehkas timintamalli Tehkas ja timintavarma prsessi, jka vie mahdllisimman vähän aikaa ja energiaa henkilökunnalta Kilpailukykyinen hinnittelu 3. Hygieniatas ja pesuprsessi vastaavat asetettuja vaatimuksia 4. Vaatteet vat yhtenäiset ja Oiva-lkin mukaiset 3 PALVELUN EHDOTTOMAT VAATIMUKSET Palveluntarjajalle esitetyt ehdttmat vaatimukset n kuvattu tarjuspyynnön liitteessä 1, Tarjajan kelpisuusehdt. Palvelulle esitetyt vaatimukset n kuvattu tarjuspyynnön liitteessä 3, Kuvaus hankittavasta palvelusta ja sen käyttööntsta. 4 PALVELUA KÄYTTÄVÄT YKSIKÖT JA VOLYYMIT Palvelun vlyymit ja palveluita käyttävät yksiköt ja niiden sijainnit n kuvattu tarjuspyynnön liitteessä 3, Kuvaus hankittavasta palvelusta ja sen käyttööntsta. Tarjuspyynnössä ja sen liitteissä määrittelyt vlyymitiedt perustuvat tarjuspyynnön valmistelun aikaisiin tietihin ja vat sin arviita eivätkä ne sid Asiakasta. 5 OSATARJOUS Osatarjuksia ei teta humin. 6 HANKINNAN JAKAMINEN Hankintaa ei vida jakaa useamman palveluntuttajan kesken. 7 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Vaihtehtisia tarjuksia ei teta humin.

3 8 SOPIMUSKAUSI Spimuskausi n klme vutta. Spimuskausi alkaa spimuksen allekirjituksesta (tavitteena ). Peruspalvelukeskus Oiva-liikelaits varaa ikeuden jatkaa spimusta spimuskauden päättymisen jälkeen tistaiseksi vimassa levana. Tällöin irtisanmisaika n asiakkaan pulelta kuusi (6) kuukautta ja Timittajan pulelta kaksitista (12) kuukautta. Irtisanminen n tehtävä kirjallisesti tiselle sapulelle. 9 PALVELUTUOTANNON KÄYNNISTÄMINEN Tarjuksen liitteeksi tulee laatia palvelun käyttöönttsuunnitelma. Suunnitelmassa tulee näkyä käyttööntn vaiheet, vaiheiden aikataulut ja timittajan ja asiakkaan vastuut erteltava selkeästi. Käyttöönttsuunnitelmalle esitetyt vaatimukset n kuvattu liitteessä 3, Kuvaus hankittavasta palvelusta ja sen käyttööntsta 10 PALVELUPROSESSI Tarjuksen liitteeksi tulee laatia kuvaus palveluprsessista. Palveluprsessin tulee lla tarjuspyynnön liitteessä 3, Kuvaus hankittavasta palvelusta ja sen käyttööntsta kuvatun mukainen. 11 TARJOUKSEN SISÄLLÖN VAATIMUKSET JA RAKENNE Tarjuksen n vastattava tarjuspyyntöä ja sen tulee sisältää vähintään tarjuspyynnössä vaaditut tiedt. Pyydetyt lmakkeet tulee täyttää ja liittää tarjuksen liitteeksi. Tarjus n tehtävä sumen kielellä. Tarjuksen liitettävät liitteet: Liite A, Tarjuspyynnön liite 1, Tarjajan kelpisuusehdt vaadittuine selvityksineen Liite B, Tarjuspyynnön liite 2, Hinnittelulmake Liite C, Referenssiluettel Liite D, Käyttöönttsuunnitelma vaadittuine liitteineen Liite E, Palveluprsessin kuvaus vaadittuine liitteineen

4 Liite F, Kuvaus ja esitteet tarjttavasta perusvalikimasta ja timitusketjun vastuullisuudesta, eettisyydestä ja eklgisuudesta Pyydetyt vaatenäytteet 12 TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjusten käsittelyn vaiheet vat seuraavat: a) Tarjajan sveltuvuuden tarkistaminen (liitteen 1 mukaisesti) b) Tarjusten ja palvelujen tarjuspyynnön mukaisuuden tarkistaminen c) Tarjuspyynnön mukaiset tarjukset käsitellään siten, että ensin jkainen tarjus arviidaan tarjuspyynnössä mainittuihin valinta- ja vertailuperusteisiin nähden. Sen jälkeen tarjuksia vertaillaan keskenään. d) Hankintapäätöksen tek ja päätöksestä ilmittaminen 13 VERTAILUPERUSTEET Sujavaatepalvelun valintaperusteena n kknaistaludellisesti edullisin tarjus. Kknaistaludellisuuden arviintiperusteina vat: Hinta, painarv 60 %. Tarjusten vertailuhintana käytetään hintalmakkeella annettujen yksikköhintjen ja vlyymitietjen perusteella laskettua vertailuhintaa. Vertailuhinnaltaan edullisin tarjus saa 60 pistettä. Muiden tarjusten pisteet lasketaan siten, että edullisimman tarjuksen (X) vertailuhinta jaetaan kyseisen tarjuksen vertailuhinnalla (y) ja kerrtaan 60 pisteellä. (x/y * 60) Käyttööntt, painarv 10 % Käyttööntn maksimipisteet vat 10 pistettä. Tarjukset pisteytetään seuraavien tekijöiden mukaisesti: Käyttöönttsuunnitelman aikataulun npeus, tteuttamiskelpisuus ja selkeys sekä Asiakkaan rlin sisältö ja Timittajan vastuuhenkilöiden kkemus vastaavista hankkeista. Max 10 pistettä

5 Tutevalikima ja käyttömukavuus ja sveltuvuus työhön, painarv 20 % Tutevalikiman ja käyttömukavuuden ja sveltuvuuden työhön maksimipisteet vat 20. Tarjuksien vertailun ja pisteytyksen tteuttaa henkilökuntaraati. Ryhmä arvii tutevalikimaa ja tutteiden sveltuvuutta tarjuksen mukana timitettujen näytekappaleiden, tute-esitteiden ja kekäytön perusteella. Tutteiden kestävyyden arviinnissa tetaan humin timitetut tutkimustulkset ja tai muut selvitykset tutteiden kestävyydestä. Muina selvityksinä vidaan arviida myös palveluntuttajan testausprsessia, jnka perusteella tutteita tetaan mallistn. Vertailussa arvstetaan tekstiilien ja tutteiden sveltuvuutta tarjuspyynnössä kuvattuihin työtehtäviin sekä tutteiden ja tekstiilien käyttömukavuutta, kestävyyttä ja helpphitisuutta. Max 10 pistettä timittajan tutevalikiman mnipulisuutta ja laajuutta ttaen humin kkvaihtehdt, erilaiset mallivaihtehdt perusvalikiman sisällä, kusivaihtehdt ja eri värivaihtehdt, sekä Oiva-lkin suunnitteluun ja tteutukseen annettujen vaihtehtjen sveltuvuus asiakkaalle ja niiden innvatiivisuus ja tteutussuunnitelman sveltuvuus asiakkaan tarpeisiin. Max 10 pistettä Timitusvarmuus ja käytön helppus, painarv 10 % Timitusvarmuuden ja käytön helppuden maksimipisteet vat 10 pistettä. Tarjuksien pisteytyksessä timitusvarmuutta arviidaan kknaisuutena humiiden seuraavat tekijät: laadunhallinnan, palveluprsessin ja asiakaspalvelun kuvaukset kuvaus tekstiilien pesusta, ympäristöystävällisyydestä ja hygieenisyydestä kuvaus jakelupalvelusta, timitusten suunnittelu ja seuranta, timitusten varmuus ja säännöllisyys jatkuvuussuunnittelu ja timitusten varmistukset häiriö-, muuts- ja hätätilanteissa palvelun käytön ja seurannan timivuus ja helppus. Sähköinen tilausjärjestelmän timivuus ja käytön helppus Laskutuksen ja raprtinnin selkeys Asiakaspalaute ja reklamaatijärjestelmän timivuus

6 14 HINNAT Hinnat ilman arvnlisävera tulee ilmittaa tarjuksen liitteessä 2 levalla hinnittelulmakkeella. Tarjttavien yksikköhintjen tulee kattaa kaikki tarjuksen liitteessä 3, Kuvaus hankittavasta palvelusta ja sen käyttööntsta, kuvatut asiat sekä palveluntuttamiseen Timittajan man palveluprsessin mukaiset työvaiheet. Laskutuksen tulee perustua vaatteiden käyttöön, eli palveluprsessin läpimenneiden vaatteiden määrään kuukaudessa. Hinnat tulee ilmittaa sitvina ja kiinteinä saakka. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Timittajalla n perustellusta syystä mahdllisuus neuvtella hinnan muutksesta. Hintaneuvttelupyyntö tulee ilmittaa vähintään kuusi kuukautta ennen muutksen mahdllista alkamisajankhtaa. Edellä mainitun mukaisesti hintaa vidaan muuttaa krkeintaan kerran vudessa ja aikaisintaan Asiakas ei maksa krvausta sujavaatteista niitä palautettaessa. Asiakas ei lunasta sujavaatteita spimuksen päättyessä. Palvelun seurantaa varten tarjuspyynnön liitteessä 4, Laatutavitteet ja mittarit, n määritelty palvelun laatutavitteet, mittarit ja sanktit. Js palvelussa seurantakuukauden aikana lleiden laatupikkeamien määrä ylittää laatutavitteessa määritellyn tasn, vähentää Timittaja näistä aiheutuvat sanktimaksut autmaattisesti seuraavan kalenterikuukauden laskutuksen yhteydessä. 15 LASKUTUS Laskut timitetaan asiakkaalle kuukausittain yhdellä laskulla kustannuspaikittain eriteltyinä verkklaskuina. Laskutuslisiä tai vastaavia ei hyväksytä. 16 MAKSUEHTO Laskujen maksuehtna käytetään 21 pv nett. 17 ALIHANKKIJAT Tarjuksessa n ilmitettava tarjajan käyttämät alihankkijat. Timittajan n vastattava alihankkijan työstä ja tulksista kuin mastaan. Asiakas pidättää itsellään ikeuden hyväksyä kaikki palvelututantn käytettävien alihankkijiden muutkset spimuskauden aikana.

7 18 SOPIMUKSEN PURKAMINEN Js palveluntuttaja jutuu saneerausmenettelyyn, knkurssiin, selvitystilaan tai muutin sellaisiin taludellisiin vaikeuksiin, jiden perusteella n ilmeistä, että spimusvelvitteiden täyttäminen vaarantuu, n Asiakkaalla ikeus purkaa spimus välittömästi. Asiakkaalla n ikeus purkaa spimus kknaan palvelututtajan tistuvasti viivästyttyä surituksessaan tai surituksen ltua tistuvasti virheellinen tai leellisesti svitusta laatutassta pikkeavaa muusta kuin Asiakkaasta tai ylivimaisesta esteestä jhtuvasta syystä. Palveluntuttaja n krvausvelvllinen järjestelyn aiheuttamista ylimääräisistä kustannuksista. Kumpikin spijapuli vi purkaa spimuksen välittömästi, js tinen sapuli rikk lennaisesti spimusta, eikä krjaa rikkmustaan klmenkymmenen päivän kuluessa sitä kskevasta kirjallisen humautuksen lähettämisestä. Maksujen vähäistä myöhästymistä ei pidetä lennaisena spimusrikkmuksena. Spimuksen purkaminen n tehtävä kirjallisesti ilmittamalla siitä kirjallisesti spijasapulelle. Asiakkaalla n ikeus valita spimuksen päättymisajankhta siten, että krvaavan palvelun hankinta n mahdllista Asiakkaan timintaa haittaamatta. Ennen spimuksen purkamista, purkamista suunnittelevan sapulen, tulee varata tiselle spijapulelle tilaisuus esittää näkemyksensä purkamisen perusteista, ellei siitä aiheudu haitallista viivästystä tai se ei le purkuperusteen lunne humiiden tarpeetnta. 19 SOPIMUSEHDOT Valitun palvelun tuttajan kanssa tehdään kirjallinen spimus. Spimus vidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiednsaannista sillä edellytyksellä että hankintapäätös n saanut lainviman. Spimus laaditaan seuraavien asiakirjjen perusteella (asiakirjat sveltamisjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjuspyyntö 3. Julkisten hankintjen yleiset spimusehdt (JYSE 2009 PALVELUT)

8 20 TILAAJAVASTUULAIN VAATIMUKSET Palvelututtajan n tarvittaessa timitettava Asiakkaalle tilaajavastuulain 5. pykälän ja 2. mmentin mukaiset selvitykset. 21 YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUTUKSEN AIKANA Vastaantettuanne tarjuspyynnön pyydämme ilmittamaan yhteyshenkilönne nimen ja sähköpstisitteen sähköpstitse sitteella peruspalvelukeskus@ivappk.fi Vitte tarjusaikana pyytää lisätietja ja tehdä kysymyksiä sähköpstilla sitteesta peruspalvelukeskus@ivappk.fi. Kysymykset n lähetettävä viimeistään kell Vastaukset kysymyksiin lähetämme samansisältöisinä kaikille tarjajille 5.8.mennessä. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin emme vi vastata. Pyydämme merkitsemään sähköpstiviestienne tsikkkenttään tarjuspyynnön nimen Sujavaatepalveluhankinta. 22 ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjusasiakirjat tulevat lähtökhtaisesti julkisiksi hankintaprsessin yhteydessä. Js jkin sa tarjuksen materiaalista sisältää tarjajan käsityksen mukaan liike- tai ammattisalaisuuden jhdsta luttamuksellista materiaalia, tulee tällainen materiaali timittaa erillisellä liitteellä ja merkitä liite LUOTTAMUKSEKSELLISEKSI. Hinta ei le liike- tai ammattisalaisuus. Tarjusten avaustilaisuus ei le julkinen. 23 TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Peruspalvelukeskus Oiva-liikelaitkselle sitettu sumenkielinen tarjus tulee timittaa viimeistään kell Pstisite ja käyntisite: Peruspalvelukeskus Oiva -liikelaits Terveystie Hllla Tarjusmateriaaliin n merkittävä tarjuspyynnön nimi Sujavaatepalveluhankinta sekä tarjajan nimi. Tarjus n timitettava 1 kappaleena paperiversiina sekä 1 kappaleena sähköisessä mudssa muistitikulla tai CD-ROM levyllä suljetussa kirjekuressa. Vaatenäytteet tule pakata erikseen samalla tavin merkittynä.

9 Liiteasiakirjat n tsikitava ja merkittävä yksiselitteisesti. Paperimutinen tarjus n ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä n ristiriitaa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjuksia ei teta humin. Tarjuksen tekemisestä, esittelystä, tarjukseen liitetyistä näytteistä tai muusta menettelyyn sallistumisesta ei makseta tarjajille krvausta. Tarjuksen tulee lla sitvana vimassa saakka. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUKSET Hlllassa Eeva Halme Peruspalvelukeskuksen jhtaja LIITTEET 1. Tarjajan kelpisuusehdt 2. Hinnittelulmake 3. Kuvaus hankittavasta palvelusta ja sen käyttööntsta 4. Laatutavitteet ja mittarit

10