TARJOUSPYYNTÖ x.x.2010. SADEVAATTEET, TYÖKÄSINEET (myös terveydenhuollon käsineet), KUMISAAPPAAT JA TURVAJALKINEET SEKÄ HENKILÖSUOJAIMET

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/20103.5/2010 1 (33) Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö TARJOUSPYYNTÖ x.x.2010 SADEVAATTEET, TYÖKÄSINEET (myös terveydenhuollon käsineet), KUMISAAPPAAT JA TURVAJALKINEET SEKÄ HENKILÖSUOJAIMET

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 2 (33) Seutukeskus Oy Häme (www.seutukeskus.fi) on Hämeenlinnan seudun kuntien (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) omistama osakeyhtiö. Sen tehtävänä on vastata keskitetysti Hämeenlinnan seudun kuntien ja yhteisöjen talouspalveluista, henkilöstöpalveluista, ICT-palveluista ja hankintapalveluista. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö (www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/) vastaa hankintaprosessien toimivuudesta, päätöksenteosta ja sopimuksista sekä toiminnan kehittämisestä tässä tarjouspyynnössä liitteineen mainittujen tahojen kanssa. Tilaukset tehdään käyttäjittäin hajautetusti. Yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia voivat hyödyntää kaikki Seutukeskus Oy Hämeen omistajat sekä niiden yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Liitteessä numero 1 on mainittu keskeisimmät yhteishankintayksikön asiakkaat. Yhteishankintayksikkö pyytää asiakkailleen tarjoustanne sadevaatteista, työkäsineistä (myös terveydenhuollon käsineistä), kumisaappaista ja turvajalkineista sekä henkilösuojaimista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Hankintakausi on osakokonaisuuksissa 1, 2 ja 3 muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta (3 + 2 vuotta). Hankintakausi on osakokonaisuudessa 4 muotoa 1 vuosi + optio 2 vuotta + optio 2 vuotta. (1 + 2 + 2 vuotta). Hankintakausi alkaa aikaisintaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Jokaisessa osakokonaisuudessa valitaan 1-2 toimittajaa (mikäli valitaan kaksi toimittajaa, niin tarjouskilpailussa toiseksi tullut toimittaja on varatoimittaja). Ostajalla on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjouksessaan liitteineen antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkaansa, tarjous tullaan hylkäämään. YHTEISÖT HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS Sopimukseen liittyvät yhteisöt on lueteltu liitteessä numero 1. Sopimukseen liittyvät yhteisöt siirtyvät tehtävän sopimuksen piiriin nykyisten sadevaatteiden, työkäsineiden, kumisaappaiden, turvajalkineiden ja/tai henkilösuojaimien sopimustensa päättymisen jälkeen. Kanta- Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ei ole mukana osakokonaisuudessa 4, eli se hankkii terveydenhuollon käsineet omien sopimustensa kautta. Hankinnan piiriin kuuluvat sopimukseen liittyvien yhteisöjen hankintakaudella toteutettavat sadevaatteiden, työkäsineiden, kumisaappaiden ja turvajalkineiden sekä henkilösuojaimien hankinnat. Tarkempi kuvaus hankinnasta on liitteissä numerot 2-8. Hankinta on jaettu neljään osakokonaisuuteen: OSAKOKONAISUUS 1 - sadevaatteiden, työkäsineiden, kumisaappaiden ja turvajalkineiden sekä henkilösuojaimien hankinnat siten, että toimittaja järjestää tuotteiden sovittamisen tilaajayhteisöjen tiloissa, ja siten, että toimittajalla on täyttöpalvelu tuotteille

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 3 (33) OSAKOKONAISUUS 2 - sadevaatteiden, työkäsineiden, kumisaappaiden ja turvajalkineiden sekä henkilösuojaimien hankinnat siten, että toimittajalla on viimeistään sopimuskauden alkaessa vähintään yksi palvelupiste Hämeenlinnan seudulla (Hämeenlinnan kaupunki, Hattulan kunta ja Janakkalan kunta) sekä vähintään yksi palvelupiste Hyvinkään kaupungin tai Riihimäen kaupungin alueella (tuotteiden sovittamisen on oltava mahdollista palvelupisteissä) OSAKOKONAISUUS 3 - työkäsineiden hankinnat OSAKOKONAISUUS 4 - terveydenhuollon käsineiden hankinnat Sopimuskausi alkaa aikaisintaan 1.2.2011. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt määrätiedot perustuvat historiatiedoista tehtyyn arvioon, eivätkä ne siten sido ostajaa. HANKINTAMENETTELY Hankintaan käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on tallennettu ilmoitus HILMA-palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) x.x.2010. Hankintapäätöksen jälkeen Seutukeskus Oy Häme tulee käymään valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa yksityiskohtaiset kahdenväliset hankintaneuvottelut. Neuvottelujen tarkoituksena on hankintasopimuksen yksityiskohtien täsmentäminen. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007). SOPIMUKSEN LAAJENTAMINEN JA SUPISTAMINEN Tarjoajan tulee huomioida tarjousta antaessaan ja tarjoushintaa määrittäessään, että hankintavolyymi voi olla suurempi kuin tarjouspyyntöhetkellä sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen yhteenlaskettu hankintavolyymi osoittaa. Volyymin mahdollinen kasvaminen perustuu siihen, että sopimusta on mahdollista laajentaa liitteessä numero 1 mainitulla tavalla. Mahdolliset sopimuksen laajentamisesta aiheutuvat volyymilisäykset on huomioitu hankintamenettelyä valittaessa. Hankintakauden aikana myös tällä hetkellä tarjouspyynnössä mainittujen yhteisöjen omistuksessa olevissa kohteissa ja toiminnassa saattaa tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan/toiminnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa sopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjoaja sitoutuu tähän ehtoon.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 4 (33) ASIAKIRJOJEN JULKISUUS SOPIMUKSEN JALKAUTTAMINEN Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankinta-asiakirjat ovat julkisia sopimuksen teon jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle on tarjouksen pyytäjällä oikeus veloittaa toteutuneiden kustannusten mukaisesti. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen/valittujen tarjousten kopiot veloituksetta tai käydä tutustumassa valittuun tarjoukseen/valittuihin tarjouksiin Seutukeskus Oy Hämeen toimitiloissa. Muiden tarjousten kopioinnista veloitetaan todellisina keskimääräisinä kuluina 50 euroa ( ), alv 0 %, per tarjous. Valitun toimittajan/valittujen toimittajien on käytävä henkilökohtaisesti tapaamassa jokaista hankintayksikön tilaajaksi ilmoittamaa henkilöä sopimuksen toteuttamisen ja sopimukseen sitouttamisen takaamiseksi. Hankintayksikkö valvoo omalta osaltaan sopimuksen toteutumista ja tilaajien sitoutumista. Sopimuksen jalkauttamisesta on toimitettava raportti Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön puolen vuoden välein (ajalta 1.1. 30.6. ja ajalta 1.7. 31.12.). Raportista on käytävä ilmi vähintään seuraavat tiedot: ketä tilaajaa on käyty tapaamassa (nimi) ja milloin (päivämäärä) sekä kuka on ollut toimittajan edustajana tapaamisessa (nimi). SOPIMUSEHDOT JA TARJOUSPYYNNÖN MUUT EHDOT Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT sekä osakokonaisuuksissa 1 ja 2 JYSE 2009 PALVELUT palvelujen osalta). Pidätetään oikeus hyväksyä osatarjoukset (*). Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. (*) Osatarjoukset voidaan hyväksyä vain osakokonaisuuksiin kohdistuen (ks. HANKIN- NAN KOHDE JA LAAJUUS -kohta). Osatarjouksia osakokonaisuuksien sisältä ei hyväksytä.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 5 (33) Tarjoaja ei voi tehdä ehdollista tarjousta siten, että tarjoaja ilmoittaa tarjouksensa olevan voimassa vain, jos tarjoaja valitaan useamman eri osakokonaisuuden toimittajaksi. Tarjoaja ei voi tehdä tarjousta siten, että se estää ostajaa vertailemasta tarjoukset osakokonaisuuksittain. Pidätetään oikeus olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous, tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Toimittaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyihin ehtoihin. Hankintayksiköillä on oikeuskäytännössä katsottu olevan velvollisuus hylätä tarjoukset, jotka eivät ole tarjouspyynnön mukaisia tai eivät täytä tarjouspyynnön mukaisia ehtoja sekä tarjoukset, jotka eivät ole saapuneet määräaikaan mennessä. Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT sekä osakokonaisuuksissa 1 ja 2 JYSE 2009 PALVELUT palvelujen osalta) 5. Tarjous liitteineen (tarjouksessa annetut tiedot tulevat osaksi sopimusta) Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen, vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus. Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja on voimassa sopimuskauden ajan, ellei sitä ostajan toimesta irtisanota/pureta. Purkaminen voi perustua vain myyjän sopimusrikkomukseen. Tarjoajan ei tule liittää tarjoukseensa mitään ns. valmiita toimitusehtoja. Mikäli tarjoaja liittää tarjoukseensa oman alansa toimitusehdot tai muut toimitusehdot ja ne ovat joltain osin ristiriidassa tämän tarjouspyynnön ehtojen, tämän tarjouspyynnön liitteiden ehtojen ja/tai julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen kanssa, on ostajalla velvollisuus sulkea tarjoaja pois kilpailusta. Jos tarjoajan tarjouksensa liitteenä mahdollisesti toimittamassa kuvastossa/hinnastossa on tarjoajan omat myynti-, toimitus- tms. ehdot, tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti siihen, että sen kuvastossa/hinnastossa mahdollisesti olevat ehdot eivät koske tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaista hankintaa, vaan sopimuskaudella hankittavat tuotteet hinnoitellaan aina sopimuksen mukaisin ehdoin.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 6 (33) Sopimus tulee voimaan allekirjoitushetkeä seuraavan kuukauden alusta ja päättyy aikaisintaan kolmen (3) vuoden (osakokonaisuudessa 4 aikaisintaan yhden (1) vuoden) ja viimeistään viiden (5) vuoden päästä hankintakauden alkamisesta, ellei sitä jommankumman sopimusosapuolen toimesta kirjallisesti irtisanota. Irtisanomista ei tarvitse välttämättä perustella. Tässä yhteydessä tarjouksen pyytäjä kuitenkin korostaa, että tarjouskilpailun tavoitteena on pitkäaikainen sopimuskumppanuus, jonka pituuteen toimittaja voi itse vaikuttaa pitämällä palvelutason korkealla ja hintatason oikeana suhteessa markkinahintoihin. Osakokonaisuuksissa 1, 2 ja 3 hankintakausi on muotoa 3 vuotta + optio 2 vuotta (3 + 2 vuotta). Jos optiovuosia ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen optiovuosien alkua. Osakokonaisuudessa 4 hankintakausi on muotoa 1 vuosi + optio 2 vuotta + optio 2 vuotta (1 + 2 + 2 vuotta). Jos optiovuosia ei haluta käyttää, on siitä ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen optiovuosien alkua. Hankintayksikkö pidättää oikeuden jatkaa sopimuskautta aina siihen asti, kunnes näiden tuoteryhmien seuraavan julkisen tarjouskilpailun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Ostajalla on oikeus sanoa koko syntyvä sopimus irti kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Mikäli myyjä irtisanoo sopimuksen, on ennen irtisanomista ostajalle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Myyjän puolelta irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta neuvottelujen päättymisestä. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle sopimusosapuolelle. Sopimusosapuolet eivät kuitenkaan vastaa välillisistä vahingoista. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut sopimusosapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta sopimusosapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Edellä mainittuihin vahinkojen korvaamisiin ei ole velvollisuutta, mikäli julkisten hankintojen yleisten sopimusehtojen (JYSE 2009 TAVARAT sekä osakokonaisuuksissa 1 ja 2 JYSE 2009 PALVELUT palvelujen osalta) mukainen vapauttamisperuste (force majeure) on estänyt sopimusvelvoitteiden täyttämisen. Riitatilanteissa oikeuspaikkana on tarjouksen pyytäjän kotipaikkaa lähinnä oleva käräjäoikeus. Tuotevastuun osalta sovelletaan voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja ja määräyksiä. Mahdollisista sopimusmuutoksista neuvotellaan osapuolten kesken ja niistä sovitaan kirjallisesti. Lisäys tai muutos sopimukseen on sitova vain, jos siitä on sovittu kirjallisesti. Seutukeskus Oy Hämeellä on täydet valtuudet toimia sopimusoikeudellisesti asiakkaidensa edunvalvojana sopimusneuvotteluissa ja riitatilanteissa. Seutukeskus Oy Häme voi käydä oi-

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 7 (33) keutta toimittajaa vastaan toimittajan sopimusrikkomuksista Seutukeskus Oy Hämeen asiakasta kohtaan, eikä toimittaja voi vedota siihen, ettei Seutukeskus Oy Häme ole asiassa asianosainen. Tämän edellytyksenä on, että Seutukeskus Oy Hämeen asiakas ei itse käy samassa asiassa oikeutta toimittajaa kohtaan. Mikäli sopimuksen syntyminen viivästyy toimittajasta aiheutuvista syistä (mm. sopimusehtojen täyttämisen puutteet), on tarjouksen pyytäjällä oikeus hylätä annettu tarjous ja tehdä hankinnasta uusi hankintapäätös. Myyjällä ei ole oikeutta ilman ostajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Tämä ei kuitenkaan estä myyjää käyttämästä alihankkijoita. Alihankkijoiden käytöstä on kuitenkin aina informoitava ostajaa. Tämän tarjouskilpailun perusteella solmitun sopimuksen kautta tehtyihin toimituksiin sovelletaan tilaushetkellä voimassa olleita sopimusehtoja riippumatta siitä, onko tämän tarjouskilpailun perusteella solmittu sopimus voimassa vai ei. TARJOUSLOMAKE Tarjous tehdään Excel-muotoiselle tarjouslomakkeelle (liite numero 11). Tarjouslomake on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen). Ostajalla on oikeus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn tarjouslomakkeen. HINNAT JA HINNOITTELUMEKANISMI SEKÄ HINNANMUUTOKSET Tarjouksen hinnoittelu tehdään Excel-muotoiselle hinnoitteluliitteelle (liite numero 12). Hinnat eivät saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Tarjotut hinnat on esitettävä euroina ( ) ilman arvonlisäveroa (alv 0 %), ja niihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Hinnoitteluliite on tarjouksen jättämisen yhteydessä palautettava täydellisesti/ohjeen mukaan täytettynä (tarjotun osakokonaisuuden/tarjottujen osakokonaisuuksien suhteen). Ostajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka sisältää puutteellisesti täytetyn hinnoitteluliitteen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt ehdot, tuote- /laite-/palveluominaisuudet sekä kustannukset. Mitään muita kuin hinnoitteluliitteessä mainittuja maksuja ja veloituksia ei sopimuskaudella hyväksytä. Hinnat ovat voimassa kalenterivuoden kerrallaan (lukuun ottamatta tilannetta, jossa hinnat laskevat). Hintaa ei voi sitoa indeksiehtoon. Hinnanmuutoksia sopimuskauden aikana voi esittää sekä tarjoaja että ostaja (Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö). Hinnankorotuksia seuraavalle kalenterivuodelle tulee esittää viimeistään 31.10. mennessä. Hinnanalennuksia voi esittää milloin tahansa sopimuskauden aikana. Ostajapuolen esittämien hinnanmuutosten/muiden muutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Esittäessään hinnankorotuksia sopimuskaudella tulee valitun toimittajan esittää perusteltu analyysi (vertailutiedot on esitettävä tarjoushetken tilanteesta lähtien) ja selvitys markkinahinnoittelun muutoksista sekä muista hinnanmuutosperusteista. Hinnankorotusesitykset voidaan hyväksyä vain siten, että muutos perustuu markkinan ja toimialan yleiseen muutospaineeseen, joka on markkina- ja toimialalähtöistä. Hinnankorotus (sen sijaan hinnanalennus voi) ei voi täten esimerkiksi perustua käytetyn tuotantoteknologian tai toimintamallin muutoksiin.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 8 (33) Mahdollisista tuotemuutoksista/muista muutoksista (muut muutokset kuin hinnankorotukset) tulee ilmoittaa yhtä (1) kuukautta ennen muutoksen voimaantuloa. Pidätetään oikeus hyväksyä tai hylätä muutosesitys tai neuvotella esitetyistä hinnanmuutoksista/muista muutoksista. Muutoksista tulee ilmoittaa sähköpostitse ja muutos voi astua voimaan vasta Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikön johtajan hyväksymisen jälkeen. Hinnanmuutoksia, jotka koskevat hintojen korottamista, voi esittää korkeintaan yhden (1) kerran kalenterivuodessa. Valittu toimittaja sitoutuu/valitut toimittajat sitoutuvat sopimuskaudella tiedottamaan ostajalle etukäteen kausiluontoisista alennuksista, myynninedistämiskampanjoista sekä muista hintaan vaikuttavista tekijöistä ja antamaan ostajalle automaattisesti vastaavat edut, mikäli ne ovat ostajan kanssa tehtävän sopimuksen ehtoja edullisemmat. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan siihen, että tarjouspyynnön liitteineen ja myöhemmin sopimuksen liitteineen kohteena olevien tuotteiden/laitteiden/palvelujen hinnat liikkuvat markkinatilanteen mukaisesti sopimuskautena myös alaspäin. LAKIEN JA MÄÄRÄYSTEN NOUDATTAMINEN, YMPÄRISTÖ SEKÄ TIETOTURVA RAPORTOINTI TIETOJÄRJESTELMÄT Tarjoajan on toimittava voimassa olevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tältä osin koko tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisista alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tilaajilla on oikeus hankkia ympäristöystävällisiä tuotteita valitulta toimittajalta/valituilta toimittajilta. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään siihen, että se tullessaan valituksi toimittajaksi käsittelee ja sen mahdolliset alihankkijat käsittelevät syntyvän sopimussuhteen alaisia asioita luottamuksellisesti. Sopimuksen tarkastelukautena on yksi (1) kalenterivuosi. Tarkastelukausi jakautuu yhteen (1) seurantajaksoon. Seurantajakson päätyttyä myyjän tulee toimittaa ostajalle liitteen numero 9 mukaiset raportit sähköisesti Excel-muodossa. Tarjouksen tehdessään tarjoaja sitoutuu siihen, että tullessaan valituksi toimittajaksi se toteuttaa raportoinnin veloituksetta. Tarjoajayhteisö vastaa raportoinnista veloituksetta myös mahdollisten alihankkijoidensa osalta. Sonet-varastonhallintajärjestelmä Hämeenlinnan kaupungin, Janakkalan kunnan ja Koulutuskeskus Tavastian käytössä on Sonet-varastonhallintajärjestelmä. Järjestelmä tuottaa pdf-muotoisia ostotilauksia, jotka tällä hetkellä lähetetään toimittajille sähköpostin liitteenä tai faksilla. Joillekin toimittajille tilaus tehdään puhelimitse. Jos tilaus on tehty varastonhallintajärjestelmällä, tilaaja ilmoittaa tilauksen yhteydessä aina tilauksen numeron. Tulevaisuudessa manuaalinen tilauksen lähetysprosessi on tarkoitus automatisoida, jonka jälkeen järjestelmä lähettää toimittajalle tilauksen sähköpostin

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 9 (33) liitteenä olevana pdf-muotoisena dokumenttina, xml-tiedostona tai siirtää tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavaan toimittajaportaaliin. Seudullinen tilausjärjestelmä (käyttöönotto vuonna 2011) Vuoden 2011 aikana tarkoituksenamme on ottaa käyttöön seudullinen sähköinen tilausjärjestelmä, joka mahdollistaa sähköisen asioinnin toimittajien kanssa sekä toimittajien asiakaskohtaisten katalogien hyödyntämisen tuotteita tai palveluita tilattaessa. Toimittajalla tulee olla valmiudet toimittaa asiakaskohtainen tuoteluettelo ja tuotteiden muutostiedot Seutukeskus Oy Hämeen myöhemmin ilmoittamalle katalogipalvelun ylläpitäjälle tai muodostaa ja ylläpitää asiakaskohtainen katalogi toimittajan käyttöön tarjottavassa toimittajaportaalissa ilman erillistä veloitusta (sis. tarjouksen hintoihin). Tilausjärjestelmästä lähtevät sähköiset ostotilaukset voidaan toimittaa toimittajalle joko pdfmuotoisena dokumenttina sähköpostin liitteenä, xml-tiedostona tai siten, että toimittaja noutaa tilauksen toimittajan käyttöön tarjottavasta toimittajaportaalista. Ruokahuollon tuotannonohjausjärjestelmä Linnan Ateria -liikelaitoksella, Hattulan kunnalla, Janakkalan kunnalla ja Koulutuskeskus Tavastialla on käytössä Aromi-tuotannonohjausjärjestelmä (Logica Suomi Oy), joka mahdollistaa sähköisen asioinnin keittiön ja tarjoajan välillä. Jotta toiminnallisuutta voidaan hyödyntää, tulee myös tarjoajalla olla valmiudet sähköiseen asiointiin. Käytännössä tämä tarkoittaa sopimustuotetietojen (hintojen) toimittamista Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikköön sähköisessä muodossa (xml-tiedostona), jotta ne voidaan siirtää automaattisesti Aromi-ohjelmaan ja että tarjoaja pystyy vastaanottamaan sähköisiä ostotilauksia Aromista. Servinet Communication Oy, Seutukeskus Oy Hämeen tilauksia välittävä operaattori, liittää toimittajan Seutukeskus Oy Hämeen tilausten välityspalveluun ja välittää Aromijärjestelmässä tehdyn tilauksen toimittajan saataville toimittajan kanssa sovitulla tavalla. Kumpikin osapuoli, Seutukeskus Oy Häme ja toimittaja vastaavat omista palveluun liittyvistä kuluistaan. Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan tuotetiedot sopimustuotteista myös Exceltiedostona. TOIMITUSAIKA Osakokonaisuus 1: Toimitusaika on korkeintaan yksi (1) viikko. Toimittajalla tulee olla varastoituna suurin osa toimittajan valikoimassa olevista sadevaatteista, työkäsineistä, kumisaappaista ja turvajalkineista sekä henkilösuojaimista siten, että tuotteiden sovittaminen tilaajayhteisöjen tiloissa onnistuu tarvittaessa lyhyelläkin varoitusajalla. Täyttöpalvelun osalta ks. tarjouspyynnön liite numero 8. Silloin kun tuotteeseen tehdään lyhennyksiä, pidennyksiä, brodeerauksia tms., on toimitusaika korkeintaan kuusi (6) viikkoa (koskien lähinnä sadevaatteita). Osakokonaisuus 2: Toimitusaika on korkeintaan yksi (1) viikko. Toimittajalla tulee olla varastoituna suurin osa toimittajan valikoimassa olevista sadevaatteista, työkäsineistä, kumisaappaista ja turvajalkineista sekä henkilösuojaimista siten, että tuotteiden sovittaminen palvelupisteessä onnistuu pääsääntöisesti välittömästi (palvelupisteen tulee olla auki vähintään arkipäivisin (maanantai-perjantai), lukuun ottamatta arkipyhiä, vähintään klo 9.00-15.00 välisen

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 10 (33) ajan). Silloin kun tuotteeseen tehdään lyhennyksiä, pidennyksiä, brodeerauksia tms., on toimitusaika korkeintaan kuusi (6) viikkoa (koskien lähinnä sadevaatteita). Osakokonaisuus 3: Toimitusaika on korkeintaan yksi (1) viikko. Osakokonaisuus 4: Toimitusaika on korkeintaan yksi (1) viikko. TOIMITUSEHTO Osakokonaisuus 1: Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna). Täyttöpalvelun osalta toimitusehto on vapaasti asiakkaan täyttöpalvelupisteessä siten, että toimittaja lajittelee tuotteet oikeille paikoilleen täyttöpalvelupisteeseen. Osakokonaisuus 2: Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna). Osakokonaisuus 3: Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna). Osakokonaisuus 4: Toimitusehto on vapaasti asiakkaalla (sisätiloihin toimitettuna) ja toimitusehto on vapaasti asiakkaan keskusvarastossa siten, että keskusvarastoja on korkeintaan yksi per kunta. Kumpikin toimitusehto hinnoitellaan erikseen hinnoitteluliitteessä. Suurimmalla osalla sopimukseen mukaan tulevista yhteisöistä on useita eri toimituspisteitä. Jos tilauksessa on jotain epäselvää, on toimittajan velvollisuutena ottaa välittömästi yhteyttä tilaajaan ja selvittää epäselvä asia. Tilauksen toimittaminen ei saa viivästyä sen takia, että tilaus on epäselvä, eikä toimittaja vaivaudu selvittämään epäselvää asiaa. SANKTIOT Tarjoajan tarjouksessaan liitteineen ilmoittamien tietojen oikeellisuus tullaan tarkistamaan valituksi tulleelta toimittajalta viimeistään sopimusaikana. Mikäli tällöin havaitaan, että annetut tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus ilman neuvotteluja ja valittu tarjoaja on velvollinen maksamaan ostajalle sopimussanktiona 2 000 euroa ( ), alv 0 %. Toimituksen viivästyessä sopimuksen mukaisesta toimitusajasta tarjoaja maksaa sopimussanktiona kaksi (2) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %, jokaiselta alkavalta viikolta. Sopimussanktio on korkeintaan kymmenen (10) prosenttia (%) toimituksen arvosta, alv 0 %. Tilaajalla on oikeus purkaa kauppa, mikäli viivästys on enemmän kuin neljä (4) viikkoa. Toimituksen arvoon lasketaan se osa toimituksesta, jota ei ole toimitettu sopimuksen mukaisin ehdoin toimitusajan puitteissa, ja se osa jo toimitetusta toimituksesta, jota ei voi käyttää puuttuvan toimituksen takia. Sanktiomenettelyä ei noudateta, jos toimitus viivästyy tilaajasta johtuvista syistä. MAKSUEHTO Maksuehto on 21 päivää netto hyväksytystä toimituksesta. Lyhyempää maksuehtoa ei hyväksytä, pidemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä. Viivästyskorko saa olla korkeintaan korkolain mukainen viivästyskorko. Suurempaa viivästyskorkoa ei hyväksytä, pienemmästä ei tarjousvertailussa hyvitetä.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 11 (33) LASKUTUS Laskutus suoraan liitteen numero 1 yhteisöiltä. Tarjoaja vastaa laskutustietojen oikeellisuudesta. Laskujen on sisällöltään täytettävä 1.1.2004 (tai sen jälkeen) voimaan tulleen arvonlisäverolain vaatimukset. Seutukunnalla tullaan siirtymään jatkossa sähköisen laskun käyttöön. Toimittajalla on tulevaisuudessa oltava valmiudet sähköisen laskun lähettämiseen. Toimittaja vastaa kustannuksellaan näiden valmiuksien olemassaolosta. Hämeenlinnan kaupungin osalta kaikkien vastaanotettavien laskujen on oltava verkkolaskuja viimeistään 1.1.2011 alkaen. Kaikki laskutettavat kustannukset perustuvat tarjouspyyntöön liitteineen ja annettuun tarjoukseen liitteineen. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kierrätysmaksuja, kuljetusvastuumaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja, toimitusmaksuja yms. kustannuksia sekä muita pientoimituslisiä kuin hinnoitteluliitteessä erikseen ilmoitettava pientoimituslisä ei hyväksytä. Sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehdyt tilaukset Kaikkien sähköisten tilausjärjestelmien kautta tehtyjen tilauksiin liittyvien laskujen osalta edellytämme, että toimittaja lähettää ko. laskut verkkolaskuina. Tilausnumeron tulee olla tallennettuna laskun xml-tietoihin. Muut tilaukset Muiden tilausten osalta toivomme saavamme laskut verkkolaskuina. SOVELTUVUUSPERUSTEET SEKÄ VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET HANKINTAPÄÄTÖS JA HANKINTASOPIMUS Soveltuvuusperusteet on esitetty tarjouslomakkeessa (liite numero 11). Hankintapäätöksen perusteet on esitetty liitteessä numero 10. Hyväksytyn toimittajan/hyväksyttyjen toimittajien tulee sitoutua myyjän ja ostajan välisen yhteistoiminnan kehittämiseen mm. tilausten, toimitusten, laskutuksen, raportoinnin, sopimuksen seurannan ja ympäristöasioiden osalta. Seutukeskus Oy Hämeen Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö tekee hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen sopimukseen liittyvien yhteisöjen puolesta. Sopimus tehdään vain valitun toimittajan/valittujen toimittajien kanssa, eikä siihen sisällytetä kolmatta (esimerkiksi alihankkija) osapuolta. Sopimuksen tarkoitus on kokonaistaloudellisesti edullisimman toimintamallin toteuttaminen. Sopimuksen yksityiskohtia voidaan sopimuksen voimassaoloaikana yhteisesti sopien tarkistaa ilman koko sopimuksen irtisanomista. Päätös tulee sitovaksi, kun se tulee lainvoimaiseksi ja sopimus on allekirjoitettu. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja tarjoajan välille. Sopimussuhde syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 12 (33) TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET TARJOUKSEN ANTAMINEN VASTAUSOSOITTEET Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen Aapo.Korte@seutukeskus.fi. Kysymys/kysymykset on oltava perillä viimeistään x.x.2010 klo 12.00 mennessä. Viestin otsikoksi pyydetään merkitsemään Kysymykset suojaimista ja jalkineista. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan seuraavassa Internet-osoitteessa (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista): http://www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/ Jos tarjoaja on vähänkin epävarma jostain tarjouspyynnön liitteineen kohdasta, kannattaa tarjoajan ehdottomasti esittää asiasta kysymys sen sijaan, että tarjoaja tekee itse oletuksen siitä, mitä kyseinen kohta mahdollisesti tarkoittaa, jolloin vaarana on esimerkiksi se, että tarjoajan tarjous joudutaan hylkäämään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous tehdään tarjouslomakkeella (liite numero 11). Tarjouksen hinnoittelu tehdään hinnoitteluliitteellä (liite numero 12). Tarjoajan ei tule toimittaa mitään muita tietoja kuin tarjouslomake täytettynä, hinnoitteluliite täytettynä sekä ne selvitykset ja asiakirjat, jotka vaaditaan tarjouslomakkeessa toimitettaviksi, koska muilla tiedoilla ei voi kuitenkaan olla mitään vaikutusta tarjousvertailuun. TARJOAJAN TULEE VASTATA VAIN SIIHEN, MITÄ ON KYSYTTY JA NIIN KUIN ON KYSYTTY. Erityistä huolellisuutta tulee kohdistaa siihen, että hinnoittelu on ohjeiden mukaisesti täytetty. Tarjouksen liitteineen tulee olla virallisesti allekirjoituksella/-kirjoituksilla vahvistettu. Tarjoaja on vastuussa siitä, että tarjouksen on allekirjoittanut toimivaltainen henkilö/tarjouksen ovat allekirjoittaneet toimivaltaiset henkilöt. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen antaessaan tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjoajan on päivättävä tarjouksensa (tarjouksen jättöpäivä). Tarjoaja sitoutuu myös alihankkijoidensa osalta tarjouspyynnön liitteineen (mukaan luettuna tarjouslomake ja hinnoitteluliite) mukaisiin ehtoihin ja sanktioihin. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä ja tarjouskilpailuun liittyvä asiointi huomioidaan vain suomen kielellä esitettynä ja kirjoitettuna. Tarjous (eli tarjouslomake) liitteineen tulee palauttaa suljetussa pakkauksessa (kirjekuori, laatikko tai vastaava) yhtenä (1) allekirjoitettuna kirjallisena kappaleena alla olevaan osoitteeseen (pakkaukseen merkintä Tarjous suojaimista ja jalkineista ). Tarjous (eli tarjouslomake) liitteineen tulee lisäksi palauttaa sähköpostitse alla olevaan sähköpostiosoitteeseen (viestin otsikoksi Tarjous suojaimista ja jalkineista ).

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 13 (33) osoite: sähköposti: SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö Aapo Korte Arvi Kariston katu 1 b 13100 HÄMEENLINNA Aapo.Korte@seutukeskus.fi Edellä oleva osoite on sekä postiosoite että käyntiosoite. Jos paperilla oleva tarjous on ristiriidassa sähköpostitse toimitetun tarjouksen kanssa, niin paperilla oleva versio on pätevä. VASTAUSAIKA Tarjoukset liitteineen on jätettävä x.x.2010 klo 12.00 mennessä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta em. päivämäärästä lukien. Hintojen tulee kuitenkin olla sitovana voimassa ainakin 31.12.2011 saakka. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Hämeenlinnassa x.x.2010 SEUTUKESKUS OY HÄME Hankinta- ja kilpailuttamisyksikkö puolesta Jussi Oksa hankintajohtaja

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 14 (33) TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 LIITE 6 LIITE 7 LIITE 8 LIITE 9 LIITE 10 LIITE 11 LIITE 12 Sopimukseen liittyvät yhteisöt Kuvaus hankinnasta Kuvaus hankinnasta sadevaatteet Kuvaus hankinnasta työkäsineet Kuvaus hankinnasta terveydenhuollon käsineet Kuvaus hankinnasta kumisaappaat ja turvajalkineet Kuvaus hankinnasta henkilösuojaimet Kuvaus hankinnasta täyttöpalvelu ja sovituskäytäntö Raportointi Hankintapäätösperusteet Tarjouslomake Hinnoitteluliite Muutokset luonnoksen 1.9.2010 jälkeen keltaisella pohjalla.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 15 (33) LIITE 1 SOPIMUKSEEN LIITTYVÄT YHTEISÖT Yhteishankintayksikön asiakkaina voivat olla yhtiön osakasyhteisöjen yhdessä tai erikseen hallinnoimat kuntayhtymät, osakeyhtiöt ja säätiöt. Lisäksi sopimuksia voivat hyödyntää Seutukeskus Oy Hämeen kokonaan tai osittain omistamat yhtiöt sekä näiden yhtiöiden muut omistajat. Seutukeskus Oy Häme on omistajana KuntaPro Oy:ssä, jonka tavoitteena on laajentaa yhtiön palveluiden tarjontaa Hämeenlinnan seutukuntaa laajemmalle alueelle. Seutukeskus Oy Hämeen ja KuntaPro Oy:n nykyisillä ja uusilla omistajilla on oikeus hyödyntää yhteishankintayksikön kilpailuttamia sopimuksia ilman erillistä kilpailutusta. Pidätetään oikeus jälkikäteen, ilman erillistä tarjouspyyntökierrosta ja laaditun sopimuksen mukaisin ehdoin, lisätä sopimukseen mukaan edellä mainitut periaatteet täyttävät yhteisöt. Mahdolliset volyymilisäykset on huomioitu hankinnan arvoa ja hankintamenettelyä määritettäessä. ENSIVAIHEESSA: Seutukeskus Oy Häme KuntaPro Oy Seuturekry Oy Hämeenlinnan kaupunki www.seutukeskus.fi www.kuntapro.fi www.seuturekry.fi www.hameenlinna.fi Hämeenlinnan Terveyspalvelut -liikelaitos www.hameenlinna.fi/terveys/ Linnan Ateria -liikelaitos www.linnanateria.fi Linnan Lomituspalvelut -liikelaitos www.hameenlinna.fi/paatoksenteko-ja-talous/kaupungin-organisaatio/konserniyhtiot/linnan-lomituspalvelut/ Linnan Tilapalvelut -liikelaitos www.hameenlinna.fi/paatoksenteko-ja-talous/kaupungin-organisaatio/konserniyhtiot/linnan-tilapalvelut/ Kanta-Hämeen pelastuslaitos www.pelastuslaitos.fi Hattulan kunta Janakkalan kunta Janakkalan Vesi -liikelaitos www.hattula.fi www.janakkala.fi www.janakkalanvesi.fi Hämeen ammatillisen korkeakoulutuksen kuntayhtymä www.hakky.fi Hämeen ammattikorkeakoulu Hämeen ammatti-instituutti www.hamk.fi www.hami-edu.fi Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä www.khshp.fi HUOM! Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä ei ole mukana terveydenhuollon käsineiden hankinnoissa. Koulutuskeskus Tavastia (Hämeenlinnan seudun koulutuskuntayhtymä) Vanajaveden Opisto (Hämeenlinnan seudun kansalaisopiston kuntayhtymä) www.kktavastia.fi www.vop.fi

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 16 (33) Hattula-Kiinteistöt Oy Hyria koulutus Oy Hämeenlinnan Kaupungin Teatteri Oy Hämeenlinnan Seudun Vesi Oy www.hyria.fi www.hmlteatteri.fi www.hsvesi.fi Kantolan Kiinteistöt Oy Kehittämiskeskus Oy Häme Tekninen Palvelukeskus Oy Häme TyöSyke Oy Hämeenlinnan Vanhusten Asuntosäätiö www.kehittamiskeskus.fi www.tekme.fi www.tyosyke.fi www.hvas.fi

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 17 (33) LIITE 2 KUVAUS HANKINNASTA Jos tuote ei sovellu siihen käyttötarkoitukseen, johon sen tulee soveltua, on ostajalla oikeus palauttaa tuote (ilman korvausvelvollisuutta) ja saada tuotteen hinta takaisin. Tilaajan tulee aina kuitenkin noudattaa tuotteen käyttöohjeita ja tuotteen mahdollisia käyttörajoituksia, edellyttäen, että toimittaja on ilmoittanut tilaajalle tuotteen käyttöohjeet ja tuotteen mahdolliset käyttörajoitukset ennen tuotteen käyttöönottoa. Tarjoajan myymien tuotteiden on materiaaleiltaan, turvallisuudeltaan ja kaikilta muilta osin noudatettava voimassa olevia lakeja, määräyksiä ja säädöksiä. Tuotteet eivät saa sisältää myrkyllisiksi luokiteltuja aineita/materiaaleja. Tuotteista tulee löytyä CE-merkinnät. Tarjoajalta on löydyttävä laaja valikoima tuotteita, esimerkiksi tuotteita allergisten henkilöiden käyttöön. Toimitusten myös Hämeenlinnan seudun sekä Hyvinkään ja Riihimäen seudun ulkopuolisiin toimipaikkoihin on tapahduttava kaikkien sopimukseen liittyvien yhteisöjen (ja myöhemmin sopimukseen mukaan tulevien yhteisöjen) osalta tämän tarjouspyynnön liitteineen toimitusehtojen ja muiden ehtojen mukaisesti. Tarjoajalla tulee olla virka-aikaan (maanantai-perjantai, klo 8.00-16.00, lukuun ottamatta arkipyhiä) tavoitettavissa oleva suomenkielinen asiakaspalvelu. Palvelun on tapahduttava suomen kielellä. Tarjoajalta tullessaan valituksi toimittajaksi edellytetään aktiivista yhteydenpitoa tilaajiin ja kartoituksen tekemistä veloituksetta siitä, mitkä ovat kunkin tilaajatahon tarpeet hankinnan kohteena olevien tuotteiden osalta. Toimittajan palvelualttiudella on tärkeä merkitys (esimerkiksi ajatellen sitä, tullaanko optiovuosia käyttämään vai ei). Toimittajan velvollisuutena on myydä tilaajan tarvitsemaan käyttötarkoitukseen juuri oikeanlainen tuote. Tarjoajilta edellytetään työturvallisuuslainsäädännön ja -määräysten sekä erityisesti suojaimiin liittyvän lainsäädännön ja niihin liittyvien määräysten osaamista ja tuntemista. Pidätetään oikeus tarvittaessa hankkia metsureiden turvavarusteita muilta toimittajilta kuin sopimustoimittajilta. Tällöin hankinta toteutetaan erillisenä hankintana ja siinä noudatetaan hankinnan arvon perusteella määräytyvää hankintamenettelyä. Metsureiden turvavarusteet hankitaan kuitenkin pääsääntöisesti valituksi tulleelta toimittajalta/valituksi tulleilta toimittajilta, mikäli sillä/niillä on metsureiden turvavarusteita normaalivalikoimassaan. Pidätetään oikeus tarvittaessa hankkia lomituspalvelujen (Linnan Lomituspalvelut -liikelaitos ja muiden kuntien lomituspalvelut) henkilöstön suojaimia muilta toimittajilta kuin sopimustoimittajilta. Tällöin hankinta toteutetaan erillisenä hankintana ja siinä noudatetaan hankinnan arvon perusteella määräytyvää hankintamenettelyä. Lomituspalvelujen henkilöstön suojaimet hankitaan kuitenkin pääsääntöisesti valituksi tulleelta toimittajalta/valituksi tulleilta toimittajilta, mikäli sillä/niillä on lomituspalvelujen henkilöstön tarvitsemia suojaimia normaalivalikoimassaan. Pidätetään oikeus tarvittaessa hankkia pelastuslaitoksen (Kanta-Hämeen pelastuslaitos) henkilöstön suojaimia muilta toimittajilta kuin sopimustoimittajilta. Tällöin hankinta toteutetaan erillisenä hankintana ja siinä noudatetaan hankinnan arvon perusteella määräytyvää hankintamenettelyä. Pelastuslaitoksen henkilöstön suojaimet hankitaan kuitenkin pääsääntöisesti valituksi tulleelta toimittajalta/valituksi tulleilta toimittajilta, mikäli sillä/niillä on pelastuslaitoksen henkilöstön tarvitsemia suojaimia normaalivalikoimassaan. Pidätetään oikeus tarvittaessa hankkia koulujen teknisen työn suojaimia muilta toimittajilta kuin sopimustoimittajilta. Tällöin hankinta toteutetaan erillisenä hankintana ja siinä noudatetaan hankinnan arvon perusteella määräytyvää hankintamenettelyä. Koulujen teknisen työn suojaimet hankitaan kuitenkin pääsääntöisesti valituksi tulleelta toimittajalta/valituksi tulleilta toimittajilta, mikäli sillä/niillä on koulujen teknisen työn suojaimia normaalivalikoimassaan.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 18 (33) TUOTTEIDEN TAKUU: Tuotteiden takuun on oltava voimassa vähintään kuusi (6) kuukautta. Mikäli joissakin tarjoajan tuotteissa normaali takuuehto on pidempi kuin kuusi (6) kuukautta, on takuun noudatettava normaalia takuuehtoa. Takuuaika alkaa kulua siitä, kun tilaaja on vastaanottanut tuotteet. Takuun on katettava tuoteviat (valmistus- ja materiaalivirheet). Toimittaja on velvollinen tiedon saatuaan kustannuksellaan poistamaan kaikki takuuaikana myymilleen tuotteille ilmenevät virheet tai toimittamaan uuden tuotteen virheellisen tilalle. Jos takuuaikainen virhe johtuu ilmeisestä suunnitteluvirheestä ja on perusteltua olettaa, että se tulee toistumaan muissakin toimitetuissa tuotteissa, on toimittaja velvollinen korjaamaan tämän virheen kaikista toimitetuista ja toimitettavista tuotteista.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 19 (33) LIITE 3 KUVAUS HANKINNASTA SADEVAATTEET HUOM! Tämä liite koskee osakokonaisuuksia 1 ja 2. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä vähintään seuraavia SADEVAATTEITA: - sadetakkeja, ja - sadehousuja. Sadevaatteita on löydyttävä sekä naisten että miesten kokoja. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä ENV 343 -standardin vaatimusten mukaisia sadevaatteita, EN 471 -standardin vaatimusten mukaisia sadevaatteita, vähintään vedenpitävyysluokka 3:n mukaisia sadevaatteita sekä vähintään vesihöyrynläpäisyvastusluokkien 1 ja 2 mukaisia sadevaatteita. Muut työvaatteet kuin sadevaatteet eivät ole hankinnan kohteena, koska muista työvaatteista kuin sadevaatteista on olemassa erilliset sopimukset.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 20 (33) LIITE 4 KUVAUS HANKINNASTA TYÖKÄSINEET HUOM! Tämä liite koskee osakokonaisuuksia 1, 2 ja 3. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä vähintään seuraavia TYÖKÄSINEITÄ: - koneilta suojaavia käsineitä (ainakin pistoilta, viilloilta ja tärinältä suojaavia käsineitä), - kemikaaleilta suojaavia käsineitä, - sähkötöissä suojaavia käsineitä, - kuumuudelta suojaavia käsineitä, - kylmyydeltä suojaavia käsineitä, - kintaita/rukkasia, - asentajan käsineitä, - hitsaajan käsineitä, - käsineitä turvarannekkeella, - pesu- ja siivouskäsineitä, sekä - kertakäyttökäsineitä. Työkäsineitä on löydyttävä sekä naisten että miesten kokoja. Suojakäsineistä tulee löytyä ainakin merkinnät suojausominaisuuksista. Kaikkien suojakäsineiden on täytettävä EN 420 -standardin mukaiset yleiset vaatimukset. Tarjoajan valikoimassa olevien kemikaaleilta suojaavien käsineiden on oltava EN 374 -standardin vaatimusten mukaisia (valikoimassa on oltava käsineitä läpäisyaikatestin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-6, ja valikoimassa on oltava käsineitä vuototestin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-3). Tarjoajan valikoimassa olevien mekaanisilta vaaroilta suojaavien käsineiden on oltava EN 388 -standardin vaatimusten mukaisia (valikoimassa on oltava käsineitä hankauskestävyystestin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4, valikoimassa on oltava käsineitä viillonkestävyystestin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-5, valikoimassa on oltava käsineitä repäisykestävyystestin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4, ja valikoimassa on oltava käsineitä pistonkestävyystestin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4). Tarjoajan valikoimassa olevien termisiltä vaaroilta suojaavien käsineiden on oltava EN 407 -standardin vaatimusten mukaisia (valikoimassa on oltava käsineitä palo-ominaisuudet -testin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4, valikoimassa on oltava käsineitä suojaus kontaktilämmöltä -testin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4, valikoimassa on oltava käsineitä suojaus konvektiolämmöltä -testin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4, valikoimassa on oltava käsineitä suojaus lämpösäteilyltä -testin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4, valikoimassa on oltava käsineitä suojaus pieniltä sulilta metalliroiskeilta -testin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4, ja valikoimassa on oltava käsineitä suojaus sulalta metallilta - testin kaikilta tasoilta, eli tasoilta 1-4). Tarjoajan valikoimassa olevien terveydenhuollossa käytettäväksi tarkoitettujen kertakäyttöisten käsineiden on oltava EN 455 -standardin vaatimusten mukaisia. Tarjoajan valikoimassa olevien kylmyydeltä suojaavien käsineiden on oltava EN 511 -standardin vaatimusten mukaisia. Tarjoajan valikoimassa olevien hitsaajan käsineiden on oltava EN 12477 -standardin vaatimusten mukaisia. Tarjoajan valikoimassa olevien sähköiskuvaaralta (jännitetyö) suojaavien käsineiden on oltava EN 60903 -standardin vaatimusten mukaisia (valikoimassa on oltava käsineitä kaikista luokista, eli luokista 00, 0, 1, 2, 3 ja 4).

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 21 (33) LIITE 5 KUVAUS HANKINNASTA TERVEYDENHUOLLON KÄSINEET HUOM! Tämä liite koskee osakokonaisuutta 4. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä vähintään seuraavia TERVEYDENHUOLLON KÄSINEITÄ: - tehdaspuhtaita tutkimuskäsineitä (puuterittomia lateksikäsineitä, puuterittomia muovisia käsineitä, puuterittomia lateksittomia vinyylikäsineitä ja puuterittomia lateksittomia nitriilikäsineitä), - steriileitä toimenpide- ja tutkimuskäsineitä (puuterittomia lateksikäsineitä), - steriileitä leikkauskäsineitä (puuterittomia lateksikäsineitä ja puuterittomia lateksittomia käsineitä), - kaksoiskäsineinä käytettäviä steriileitä leikkauskäsineitä (puuterittomia lateksikäsineitä ja puuterittomia lateksittomia käsineitä), - suun terveydenhuollon suojakäsineitä, - steriileitä käsineitä, joita voidaan käyttää sytostaatteja käsiteltäessä, sekä - steriileitä käsineitä, jotka antavat lisäsuojan veritartuntoja vastaan. Terveydenhuollon käsineitä on löydyttävä sekä naisten että miesten kokoja. Kaikkien käsineiden on täytettävä EN 420 -standardin mukaiset yleiset vaatimukset ja EN 455 -standardin mukaiset vaatimukset. Pidätetään oikeus hankkia sopimustoimittajalta terveydenhuollon käsineiden tarvikkeita (esimerkiksi seinätelineet käsinelaatikoille), kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Terveydenhuollon käsineiden tarvikkeita on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin sopimustoimittajalta.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 22 (33) LIITE 6 KUVAUS HANKINNASTA KUMISAAPPAAT JA TURVAJALKINEET HUOM! Tämä liite koskee osakokonaisuuksia 1 ja 2. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä vähintään seuraavia KUMISAAPPAITA JA TURVAJALKINEITA: - puolikenkiä, varsikenkiä, pitkävartisia saappaita ja turvasaappaita, - varvassuojuksella varustettuja kenkiä, - kuumuutta kestävällä pohjalla varustettuja kenkiä, - kuumuuden kestäviä kenkiä ja saappaita, - lämpökenkiä ja -saappaita, - tärinää vaimentavia kenkiä ja saappaita, - antistaattisia kenkiä ja saappaita, - sähköä eristäviä kenkiä ja saappaita, - moottorisahan käyttäjien turvasaappaita, sekä - tavallisia kumisaappaita. Kumisaappaita ja turvajalkineita on löydyttävä sekä naisten että miesten kokoja. Turva- ja suojajalkineista tulee löytyä ainakin merkinnät suojausominaisuuksista. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä EN ISO 20345 -standardin vaatimusten mukaisia turvajalkineita suojausluokilla SB, S1, S2, S3, S4 ja S5. Tarjoajan valikoimassa olevien turvajalkineiden on oltava EN 345 -standardin (ja/tai EN ISO 20345 -standardin) vaatimusten mukaisia ja suojajalkineiden on oltava EN 346 -standardin vaatimusten mukaisia. Tarjoajan valikoimassa mahdollisesti olevien ammattijalkineiden on oltava EN 347 -standardin vaatimusten mukaisia. Pidätetään oikeus hankkia sopimustoimittajalta muita työ- ja ammattijalkineita (muut jalkineet kuin kumisaappaat ja turvajalkineet) sekä jalkinetarvikkeita (esimerkiksi pohjalliset ja kengännauhat) ja tarvikkeita jalkineiden hoitoon (esimerkiksi kengänhoitoaineet ja kenkärasvat), kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Muita työ- ja ammattijalkineita sekä jalkinetarvikkeita ja tarvikkeita jalkineiden hoitoon on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin sopimustoimittajalta.

TARJOUSPYYNTÖ 3.2-3.5/2010 23 (33) LIITE 7 KUVAUS HANKINNASTA HENKILÖSUOJAIMET HUOM! Tämä liite koskee osakokonaisuuksia 1 ja 2. Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä vähintään seuraavia HENKILÖSUOJAIMIA: - päänsuojaimia (ainakin suojakypäröitä sekä alus- ja suojahuppuja), - kuulonsuojaimia (ainakin tulppasuojaimia, kupusuojaimia, suojakypäröihin sopivia kupusuojaimia ja viestintävälineillä varustettuja kuulonsuojaimia), - silmien ja kasvojen suojaimia (ainakin suojalaseja, kasvonsuojaimia sekä hitsaussuojaimia ja -kypäröitä), - röntgensäteiltä, lasersäteiltä, ultraviolettisäteilyltä, infrapunasäteilyltä ja näkyvältä säteilyltä suojaavia suojalaseja, - hengityksen suojaimia (ainakin pölynsuojaimia, kaasunsuojaimia, radioaktiivisen pölyn suojaimia, ilmansyötöllä varustettuja eristäviä suojaimia sekä puoli- ja kokonaamareita), sekä - putoamissuojaimia (ainakin turvavaljaita ja -vöitä, tuki- ja turvaköysiä, nykäyksenvaimentimia, turvakoukkuja sekä putoamissuojainpaketteja). Tarjoajan valikoimasta tulee löytyä kuulonsuojaimia ainakin 110 db(a) -melutasoon saakka ja seuraavien standardien vaatimusten mukaisia kuulonsuojaimia: EN 352-1, EN 352-2, EN 352-3, EN 352-4 ja EN 352-6. Myös muiden tarjoajan valikoimassa olevien henkilösuojaimien osalta tulee löytyä EN-standardien vaatimusten mukaisia henkilösuojaimia, niiltä osin kuin henkilösuojaimille on olemassa EN-standardeja. Tarjoajan valikoimassa mahdollisesti olevien teollisuuskypärien on oltava EN 397 -standardin vaatimusten mukaisia. Pidätetään oikeus hankkia sopimustoimittajalta/-toimittajilta ensiapuvälineitä ja -tarvikkeita, kuitenkin siten, että ne hinnoittelultaan täyttävät sopimuksen perustana olevan tarjouksen hinnoitteluperusteet ja katetason. Lisäksi hintojen on oltava markkinahintoihin nähden kilpailukykyiset. Ensiapuvälineitä ja -tarvikkeita on sopimuskauden aikana oikeus hankkia myös muilta toimittajilta kuin sopimustoimittajalta/-toimittajilta.