TARJOUSPYYNTÖ PVM DNRO VAASAN YLIOPISTON INTRANET -HANKINTA Hankinnan kohteen kuvaus Vaasan yliopisto kouluttaa vastuullisia johtajia ja asiantuntijoita kansainvälisiin tehtäviin. Yliopiston alat ovat seuraavat: hallintotieteellinen, kauppatieteellinen, kielet ja viestintä sekä teknillinen. Vaasan yliopiston strategisia painoaloja ovat rahoitus, johtaminen, energia ja monikielisyys. Painoalat ovat monitieteisiä opetuksen ja tutkimuksen teemoja, jotka olemme valinneet ja joihin keskitymme erityisesti. Vaasan yliopistossa on noin 5000 tutkinto-opiskelijaa ja yliopistossa työskentelee hieman yli 500 henkilöä. Vaasan yliopisto on rakentamassa omaan käyttöönsä nykyaikaisia työskentelytapoja tukevaa intranet-ratkaisua. Yliopisto on nyt hankkimassa intranet-ratkaisuunsa soveltuvaa alustaa. Hankintaan sisältyy intranet-alustan ohjelmistohankinta, käyttöönottoprojekti sekä tuki- ja ylläpitopalvelut ja muu mahdollinen asiantuntijatyö tässä tarjouspyynnössä jäljempänä tarkemmin kuvatulla tavalla. Hankintamenettelyn kuvaus Hankintamenettelyksi on valittu avoin hankintamenettely. Hankintailmoitus julkaistaan Hilma-palvelussa xx.xx.xxxx osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntöasiakirjat saa Vaasan yliopiston kirjaamosta, jonka yhteystiedot ovat: Vaasan yliopisto/kirjaamo PL 700 65101 Vaasa Puhelin: 029 449 8079 Sähköposti: kirjaamo@uva.fi Avoinna Ma Pe 9:00 15:00 Tässä tarjouspyynnössä asetettuun määräaikaan mennessä jätettyjen tarjousten käsittelyvaiheet ovat: Tarjousten avaaminen ja avauspöytäkirjan laatiminen Tarjoajan kelpoisuuden tarkistaminen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen VAASAN YLIOPISTO PL 700 (Wolffintie 34), 65101 Vaasa Puh. 029 449 8000 www.uva.fi
Tarjousten vertailu Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen Hankintasopimusten solmiminen Jälki-ilmoitus Hankinnan tarkempi sisältö Hankinnalle asetetut tavoitteet on kuvattu liitteessä 1. Kuvaus käyttöympäristöstä Intra-ratkaisun käyttäjämäärät ovat seuraavat: Henkilökunta 520 kpl, yhtäaikaisia käyttäjiä arviolta noin 200 kpl Opiskelijat 5000 kpl, yhtäaikaisia käyttäjiä arviolta noin 800 kpl Avoimen yliopiston opiskelijat 1000 kpl, yhtäaikaisia käyttäjiä arviolta noin 50-100 Täydennyskoulutuksen asiakkaat 100 kpl, yhtäaikaisia käyttäjiä arviolta 10-20 Ulkopuolisten sidosryhmien käyttäjät 100-10000 kpl, yhtäaikaisia käyttäjiä arviolta noin 50-100 Ulkopuolisten sidosryhmien käyttäjien määrällä ei tule olla vaikutusta järjestelmän lisenssi- tai muihin kustannuksiin. Toimittajan tulee pystyä referenssein tai suorituskykytestein osoittamaan, että tarjottava järjestelmä toimii hankintayksikköä vastaavassa käyttöympäristössä näillä käyttäjämäärillä. Jos järjestelmän käyttömaksut perustuvat palvelinten prosessorien määrään tai muuhun vastaavaan laitepohjaiseen kustannusmalliin, toimittajan tulee huomioida seuraavien vasteaikojen toteutuminen: Perustransaktio (asiakirjan avaus, tallennus, sivun avaaminen muokattavaksi, uuden perusnäkymän avautuminen jne.): 2s Liikkuminen näytöllä olevien komponenttien (kuten kenttien välillä): alle 0,3s Perusraportin luonti: alle 10s Henkilöhaku: alle 2s Sisältöhaut: 2s Hankinnan kohteen yksilöinti Hankintaan kuuluvat seuraavassa kuvattavat osiot: 1) Intranet-alustan ohjelmistojen lisenssikustannukset Intranet-alustan mahdollisesti vaatimat ohjelmistolisenssit tai muut vastaavat kustannukset, jotka vaaditaan toimittajan vaatimusmäärittelydokumenteissa toteutuviksi ilmoittamien ominaisuuksien käyttöön, mukaan lukien mahdolliset tuleviin ohjelmistopäivityksiin oikeuttavat ohjelmiston ylläpitomaksut. Intranet-alustaa tulee olla mahdollista käyttää ilman lisämaksua myös muussa kuin julkisrahoitteisessa koulutus- ja tutkimustoiminnassa, esim. avoimen yliopiston kursseilla, täydennyskoulutuksessa sekä ulkopuolisen rahoituksen tutkimusprojekteissa. 2
Tarjoajien soveltuvuus 2) Käyttöönottoprojekti Toimittajan tulee tarjota käyttöönottoprojekti, jonka tuloksena järjestelmä on käyttövalmis toimittajan vaatimusmäärittelydokumenteissa toteutuviksi ilmoittamien toimintojen osalta. Käyttöönottoprojektin on valmistuttava kolmen kuukauden sisällä sopimuksen allekirjoittamisesta. Intranet-alustan asentamisesta tuotantokäyttöä varten hankintayksikön palvelinympäristöön todetaan, että hankintayksikkö valmistelee ympäristön etukäteen toimittajan toimittaman määrittelydokumentin perusteella sekä järjestää toimittajan asennuksesta vastaavalle henkilöstölle pääsyn kohdejärjestelmiin. Käyttöönottoprojektin lopuksi hankintayksikkö suorittaa hyväksymistestauksen. 3) Tuki- ja ylläpitopalvelut Ohjelmiston toiminnallisuuksiin, ominaisuuksiin ja virhetilanteiden ratkaisemiseen liittyvä tuki puhelimitse ja sähköpostilla toimistotyöajan puitteissa. Toimittaja sitoutuu tarjoamaan tuki- ja ylläpitopalvelut vähintään 24 kuukauden ajan käyttöönottoprojektin valmistumisesta. 4) Muu asiantuntijatyö Järjestelmän jatkokehitykseen liittyvät ohjelmistokehitys, järjestelmäintegraatiot ja selvitystyöt sekä ohjelmistopäivitysten toteuttaminen. Hankinnan kohteen tarkemmat ehdottomat vaatimukset ja vertailutekijät on kuvattu liitteissä 2 (tekniset ominaisuudet) ja 3 (toiminnalliset ominaisuudet). Lisäksi tarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseen optiona lisenssikustannusten lisähinta hankinnan laajentamisesta niin, että hankinnan kohteen suorituskyky nousee kymmenen (10) prosenttia kerrallaan. Suorituskyvyn laajenemisten taustalla voi olla muutokset käyttäjämäärissä taikka hankintayksikön tarve parantaa järjestelmän toiminnallista suorituskykyä ja laskea vasteaikoja. Option tulee sisältää mahdollisuus lisätä suorituskykyä sopimuskaudella 10 prosenttia kerrallaan niin monta kertaa kuin hankintayksikkö katsoo tarpeelliseksi. Yleiset Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan perustiedot kuten nimi, postiosoite, www-osoite, y- tunnus ja yhteyshenkilön tiedot. Tarjoajan tulee olla rekisteröitynä kaupparekisteriin tai muuhun vastaavaan rekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisävelvolliseksi. Tarjoajan tulee olla suorittanut lakisääteiset verot, sosiaaliturvamaksut ja eläkevakuutusmaksut. Tarjoajan tulee erikseen pyydettäessä toimittaa rekisteriotteet ja todistukset Vaasan yliopistolle. Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys 3
Tarjoajalla tulee olla kokemusta vähintään kahdesta tässä tarjouspyynnössä esitetyn kaltaisen hankinnan läpiviemisestä suomen kielellä viimeisen kolmen vuoden ajalta, mistä on esitettävä selvitys tarjouksessa. Tarjoajan tulee nimetä hankinnan toteuttamiseen vähintään kaksi sellaista henkilöä, joilla on kokemusta vähintään kahdesta tässä tarjouspyynnössä esitetyn kaltaisen hankinnan läpiviemisestä suomen kielellä, mistä on esitettävä selvitys tarjouspyynnössä. Tarjoajalla tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, mistä on esitettävä selvitys tarjouspyynnössä. Tarjoaja, joka ei liitä tarjoukseen vaadittavia selvityksiä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjouksessa ei tule myöskään esittää hankinnan toteuttamiseen sellaisia henkilöitä, jotka eivät esimerkiksi työtilanteen tai muun todennäköisen syyn takia pysty osallistumaan hankkeeseen. Mikäli hankkeessa nimetyissä henkilöstössä tapahtuu muutoksia, tulee uudet henkilöt hyväksyttää Vaasan yliopistolla. Hankinnan ehdottomat vaatimukset Hankinnan kohteen ehdottomat tekniset vaatimukset ovat kuvattu liitteessä 2. Ehdottomat vaatimukset on merkitty tunnuksella v1 liitteeseen 2. Hankinnan kohteen ehdottomat toiminnalliset vaatimukset ovat kuvattu liitteessä 3. Ehdottomat vaatimukset on merkitty tunnuksella v1. Tarjoajan tulee tarjouksessaan esittää selvitys teknisten ja toiminnallisten ominaisuuksien osalta ehdottomien vaatimusten toteutumisesta. Lisäksi käyttöympäristön kuvauksessa asetettujen ehdottomien vaatimusten tulee toteutua ja tästä tulee esittää selvitys tarjouksessa. Hankinnan valinta ja vertailuperusteet Tarjouksista valitaan seuraavassa kuvattujen vertailuperusteiden mukaisesti arvioituna kokonaistaloudellisesti edullisin. 1. Hinta (painoarvo x) Hankinnan hinta tulee eritellä kunkin hankinnan osalta seuraavasti ja hintatiedot tulee ilmoittaa käyttäen liitteenä 4 olevaa hintalomaketta: 1) Intranet-alustan ohjelmistojen lisenssikustannukset (painoarvo x) Tarjoajan tulee ilmoittaa tässä tarjouspyynnössä asetettujen vaatimukset täyttävän ja tarjottavan alustaratkaisun ohjelmistojen lisenssikustannukset niin, että hintatietona ilmoitetaan ratkaisun kokonaiskustannukset viiden (5) vuoden ajalta. 2) Käyttöönottoprojekti (painoarvo x) Tarjoajan tulee ilmoittaa käyttöönottoprojektin osalta kokonaiskustannukset. 3) Tuki- ja ylläpitopalvelut (painoarvo x) Tarjoajan tulee ilmoittaa tuki- ja ylläpitopalveluille tuntihinta. 4) Muu asiantuntijatyö (painoarvo x) 4
Tarjoajan tulee ilmoittaa muulle asiantuntijatyölle tuntihinta. 5) Hinta optiolle (painoarvo x) Tarjoajan tulee ilmoittaa lisenssikustannusten lisähinta tilanteessa, jossa hankintayksikkö haluaa lisätä hankinnan kohteen suorituskykyä kymmenellä (10) prosentilla kerrallaan. Lisäksi tarjouksessa on ilmoitettava erikseen arvonlisäveroton kokonaishinta hankinnan toteuttamisen kannalta välttämättömien Vaasaan suuntautuvien matkapäivien osalta (euroa/päivä) sekä arvio matkapäivien kokonaismäärästä. Matkustuskustannuksia ei käytetä hintavertailussa. 2. Toiminnalliset ominaisuudet Hankinnan kohteen toiminnallisten ominaisuuksien vertailutekijät on kuvattu liitteessä 2. Vertailukriteerit on merkitty tunnuksella v2 tai v3 ja priorisoitu niin, että tunnuksella v2 merkitty tekijä pisteytyksessä painoarvoltaan suurempi kuin tunnuksella v3 merkitty vertailutekijä. 3. Tekniset ominaisuudet Hankinnan kohteen teknisten ominaisuuksien vertailutekijät on kuvattu liitteessä 3. Vertailukriteerit on merkitty tunnuksella v2 tai v3 ja priorisoitu niin, että tunnuksella v2 merkitty tekijä pisteytyksessä painoarvoltaan suurempi kuin tunnuksella v3 merkitty vertailutekijä. Osatarjous Osatarjouksia ei hyväksytä Vaihtoehtoiset tarjoukset Alihankinta Tarjouksen kieli Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Mikäli tarjoaja käyttää alihankintaa, hänen tulee ilmoittaa, miltä osin tarjoaja aikoo toteuttaa hankinnan alihankintana. Käytettävät alihankkijayritykset on nimettävä. Alihankkijoita ja niiden palveluksessa olevia projektinjohtajia ja pääsuunnittelijoita sitovat samat ehdot ja velvoitteet kuin varsinaista tarjoajaa. Tilaaja hyväksyy alihankkijat tapauskohtaisesti ja pidättää oikeuden hylätä alihankkija perustellusta syystä. Tarjoaja vastaa mahdollisen alihankkijansa työstä kuin omastaan eikä voi esimerkiksi rajoittaa omaa vahingonkorvausvastuutaan. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjouksen liitteet voivat olla joko suomen kielellä tai englannin kielellä. Toimitus ja toimitusaika xxx 5
Hylkäämisperusteet Muut sopimusehdot Hankintasopimus Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt hankinnan kohteen ehdottomat vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjoajien kelpoisuuden osalta noudatetaan tässä tarjouspyynnössä mainittujen soveltuvuutta koskevien vähimmäisvaatimusten lisäksi julkisista hankinnoista annetussa laissa asetettuja ehdottomia ja harkinnanvaraisia ehtoa tarjoajien poissulkemiseksi tarjouskilpailusta. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjottava kokonaisuus täyttää koko sopimuskauden aikana hankinnan kohteelle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjoa vastaa erityisesti siitä, että kuvatussa käyttöympäristössä tarjottava kokonaisuus täyttää tässä tarjouspyynnössä asetetut edellytykset suorituskyvylle. Hankkeen aikana tarjoaja ei voi vaihtaa tilaajan käytettävissä olevia henkilöitä sopimatta siitä erikseen Vaasan yliopiston kanssa. Käyttöönottoprojektin, tuki- ja ylläpitopalveluiden sekä muun asiantuntijapalvelun työkieli on suomen kieli. Loppuunviedyn projektin jälkeen yliopisto on valmis toimimaan tarjoajan niin halutessa tämän ratkaisun julkisena referenssinä. Tarjoaja voi halutessaan käyttää yliopistoa julkisena referenssinä. Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 4. yleiset ehdot Asiakirjojen julkisuus Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Pohjanmaan käräjäoikeudessa. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia hankintasopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan niin, että se ei sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selvästi merkitty. Tarjouksesta ja sen liitteistä on aina toimitettava selkeästi merkityt julkiset versiot ja kaikkien tarjousasiakirjojen merkitseminen salaiseksi johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyyntöä vastaamattomana. Tarjouksen hintatietoja ei pidetä liike- ja ammattisalaisuutena. 6
Tarjouksen voimassaolo Tarjousten palautus Tarjouksen tulee olla voimassa kuusi (6) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. Tarjous liitteineen on toimitettava viimeistään xx.xx.2xxx klo 12.00 mennessä sähköpostitse Vaasan yliopiston kirjaamoon osoitteeseen: kirjaamo@uva.fi Lisätiedot Sähköposti on ehdottomasti otsikoitava seuraavasti: VAASAN YLIOPISTON INTRANET- HANKINTA. Tarjoukseen liittyvät kysymykset ja lisätietopyynnöt tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen: kirjaamo@uva.fi viimeistään xx.xx.xxxx. klo 12:00. Sähköpostin otsikoksi tulee kirjoittaa: Lisätietopyyntö: VAASAN YLIOPISTON INTRANET-HANKINTA. Kokoamme kaikki kysymykset yhteen ja vastaamme niihin keskitetysti. Kysymykset vastauksineen pyrimme lähettämään tarjouspyynnön saaneille sähköpostitse xx kello 16.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme voi vastata tarjouspyyntöön liittyviin, sisällöltään oleellisiin tarkennuksiin ja täsmennyksiin puhelimitse. Samu Leskinen Johtaja, laki- ja yleishallinto Marko Ylimäki Talousjohtaja LIITTEET: Liite 1: Hankinnan yleiset tavoitteet Liite 2: Tekniset ominaisuudet Liite 3: Toiminnalliset ominaisuudet Liite 4: Hintalomake 7