Ostettavien palveluiden arvo näkyväksi mittaustiedon avulla

Transkriptio

1 Ostettavien palveluiden arvo näkyväksi mittaustiedon avulla TkT, Dos. Aki Jääskeläinen Tuotantotalous ja tietojohtaminen, TTY Mittaamisen käyttötarkoitukset ja kohteet 1

2 Mittaamisen hyödyntäminen hankinnassa Kilpailuttaminen, tarjouspyynnöt toimittajan arvonluontikyvyn ennustaminen, ennakointi toimittajien vertailu Sopimukset, ostettavien tuotteiden ja palveluiden sisältö täsmälliset tavoitteet/kriteerit ja niiden seuraaminen aikasarjat perusteet palkkioille, sanktioille Toimittajayhteistyö toimittajayhteistyön tavoitteiden määrittäminen ja seuraaminen yhteistyösuhteiden vertaaminen toimittajien välillä Hankintafunktion oman toiminnan mittaaminen 3 Hankinnan luoman arvon elementit Laatu Ennalta määritellyt standardit Toimitusvarmuus Ajantasaiset, tarkat ja joustavat toimitukset Arvo = Tietämys Toimittajien tietämys ja sen levittäminen organisaation sisällä Suorat ostokustannukset Hankintahinta Innovaatiot Toimittajilta saatu tuki toiminnan, tuotteiden ja palveluiden kehittämisessä Hyödyt Kustannukset Kestävyys Ostettujen tuotteiden ja palveluiden eettisyys, turvallisuus ja ympäristö-ystävällisyys Ostamisen kustannukset Tilauskustannukset, toimituskustannukset, varastointikustannukset Toimintakustannukset Toiminnan keskeytyksiin ja viivästyksiin liittyvät kustannukset 2

3 Vaikuttavuuden ulottuvuuksia Palveluiden käyttö - korjaavien palveluiden käyttömäärä Vaikutukset elämänlaatuun ja hyvinvointiin - asukastyytyväisyys Yhteiskunnallinen taso kuntakonsernin näkökulma Yhteiskunnalliset muutokset - taloudellinen tilanne - syntyvyys Siirtymät - palveluista toiseen siirtyminen * N Vaikutukset asiakasryhmiin - asiakasryhmien tilaa kuvaavat mittarit * N Palvelukokonaisuus (esim. lasten ja nuorten palvelut) tilaajan näkökulma Palveluprosessin laatu: - palvelun saatavuus Palvelutuotoksen laatu: - tyytyväinen asiakas Asiakasvaikutus: - pitkän aikavälin vaikutukset (esim. sairauden paraneminen) Palvelu (esim. neuvolatoiminta) tuottajan näkökulma Asiakkaan oma toiminta Esimerkkejä mittareista 3

4 Sopimusten toteutuminen Case Tampere hyvinvointipalveluiden arvo Asiakasvaikuttavuus (esim. terveydelliset vaikutukset) Tuotoksen laatu (esim. tasalaatuisuus) Asiakastyytyväisyys Palvelutarjonta (esim. määrättyjen hoitotakuiden toteutuminen) Sopimuksista yhteenlaskettu tulos osa-alueittain (esim. tavoitteiden täyttyminen tai muutos) - samat osa-alueet, eri mittarit Sopimus 1 osa-alueet kriteerit/mittarit tavoitteet Sopimus 2 Sopimus 3 Sopimus 4 Org 1 Org 2 Org 3 Org 4 Org 5 Esimerkki: Hyvinvointineuvolapalvelut Hyvinvoinnin edistäminen: Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Kodin ulkopuolelle sijoitetut 0 17-vuotiaat, % vastaavanikäisestä väestöstä Lasten, nuorten ja perheiden hyvinvointi Toimintaympäristön tekijät (esim. syntyvyys, yksinhuoltajien määrä) Lastensuojelun avohoidollisten tukitoimien piirissä olevat 0-17-vuotiaat, % vastaavanikäisestä väestöstä Lasten ja äitien terveydentila (lasten BMI) Lasten ja nuorten kasvun tukeminen: Asiakasvaikuttavuus Perheen hyvinvointi (hyvinvointikysely) Asiakastyytyväisyys Hyvinvointineuvolatiimin onnistuminen (tiimisopimusten tot.seuranta) Lähetteet erikoissairaanhoitoon (uudet asiakkaat) Lähetteet ja ohjaukset muihin raskaisiin palveluihin (uudet asiakkaat) Neuvolassa käymättömät perheet (vrt. laajojen tarkastusten toteutuminen) Hyvinvointineuvola: Palvelutuotannon tehokkuus+laatu Asiakaspalaute Asiakaskohtaisten tavoitteiden täyttyminen 4

5 Lopputuloksen laadun mittaus siivouspalveluissa Case Metsä Group Lopputuloksen laatu Palvelutason mittaus (SLA) Poikkeamat Arvioitu laatu = Objektiiviset mittarit Siivouskertojen taajuus suhteessa sovittuun Laatukierrosten lopputulos Reklamaatioiden määrä Kyselyn keskiarvo (1-5) = Subjektiivinen mittari Laatuun liittyvien erilaisten mittaustulosten vertailu 5

6 Palvelukohtaisten erityispiirteiden vaikutus mittaamiseen Palvelukohtainen erityispiirre Asiakas ei voi odottaa, esim. - päivystyspalvelut - IT-tukipalvelut Esimerkkejä vaikutuksesta mittaamisen toteutukseen - palvelukapasiteetin johtamista tulee tukea mittareilla - palveluiden kysynnän mittaamisen tulee kiinnittää huomiota - vasteaika on olennainen mittauskohde Palvelu toteutuu asiakasvuorovaikutuksessa, esim. - hyvinvointipalvelut - palveluprosessin sujuvuutta ja laatua tulee tukea mittareilla Palvelu on standardi, esim. - kuluttajakaupan palvelut - kunnossapitopalvelut - mittaamisessa korostuu prosessien tehokkuus (esim. läpimenoajat, tuotokset) - laadun mittarit seuraavat poikkeamia etukäteen määritellyistä standardeista Palvelu on räätälöity asiakkaalle, esim. - konsultointipalvelut - palvelun lopputuloksena asiakkaalle syntyvän arvon osoittamista tulee tukea mittareilla - laadun mittarit ovat usein asiakaskohtaisesti räätälöityjä (esim. kriteerit tapauskohtaisia) - tarvitaan projektikohtaisia mittareita Lopuksi Hankintojen mittaamisessa korostuu nykyisellään transaktiot (kustannukset, poikkeamat) abstraktimpien tekijöiden tarkempi huomiointi vaatii ymmärrystä palvelukohtaisista erityispiirteistä arvon mittaaminen vaatii ymmärrystä myös hankinnan elinkaaresta sekä toimittajasuhteesta Ennen mittarikeskustelua on esitettävä kysymykset: Mihin tarkoitukseen mittaustietoa halutaan kerätä? Mitkä ovat mitattavat asiat/ilmiöt, esim. mitä arvo pitää sisällään? Käytännössä mikään mittari ei ole täydellinen Tärkeintä on, että mittari on käyttötarkoituksessaan hyödyllinen Mittarit ovat vain yksi tapa kerätä informaatiota 6

7 C A S E -esimerkkejä mittaristoista ja mittareista: Arvoa palvelutuotannon mittareista kirja ladattavissa: ProcuValue Value Creating Procurement projektiraportti ladattavissa: Mittausdata johdon työkaluksi raportti ladattavissa ilmaiseksi: 7