TOIMINNAN KEHITTÄMISEN MALLI (TKM) OULUN YLIOPISTON LAATUKÄSIKIRJA

Transkriptio

1 TOIMINNAN KEHITTÄMISEN MALLI (TKM) OULUN YLIOPISTON LAATUKÄSIKIRJA Oulun yliopistossa laatu tarkoittaa kokonaisuuden tasolla tarkoituksenmukaista ja hyvin tehtyä arkista työtä, jota jokainen yliopistolainen tekee itsensä, tieteenalansa ja työyhteisönsä hyväksi. Hyväksytty Laatutyön ohjausryhmä TOPQAn kokouksessa

2 2

3 Sisällys 1 Yliopisto toiminnan kehittämisen mallin lähtökohtana Oulun yliopiston kuvaus Oulun yliopiston perustehtävä, visio ja arvot Yliopisto-organisaation erityisluonteesta Opetuksen itsearviointijärjestelmä laatujärjestelmän rakentamisen perustana Toiminnan kehittämisen mallin keskeiset käsitteet, periaatteet ja tavoitteet Keskeiset käsitteet Toiminnan kehittämisen mallille asetetut tavoitteet Periaatteet Yhteistyö Kehittävä arviointi Hyvien käytäntöjen levittäminen Toiminnan kehittämisen mallin periaatteet käytännössä Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaatio Toiminnan kuvaamisen logiikka Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaation kokonaisuus Laatutyön toimijat ja vastuut Laatutyö on jokaisen yliopistolaisen vastuulla Toiminnan kehittämisen mallin yhteistyöelimet Toiminnan kehittämisen mallin valmistelu ja rakentaminen Toiminnan kehittämisen mallin ylläpito Toiminnan kehittämisen mallin arviointi Sisäiset auditoinnit Ulkoiset auditoinnit Toiminnan kehittämisen mallin kehittäminen Tutkimuksen laadunvarmistus Johdanto Tutkimuksen laadunvarmistuksen kuvaus Tutkimuksen strateginen johtaminen Tutkimushenkilöstön rekrytointi Tutkimusrahoitus Infrastruktuurin hankinta, ylläpito, (yhteis)käyttö ja tuki Tutkijakoulutus ja jatko-opinnot Tutkimuksen suunnittelu ja toteutus Tieteellinen julkaiseminen Tutkimustulosten levittäminen ja hyödyntäminen Tutkimuksen arviointi ja kehittäminen Tutkimuksen arviointi ja kehittäminen yksiköissä ja tiedekunnissa Tutkimuksen arviointi ja kehittäminen yliopiston tasolla Ulkoiset arvioinnit ja auditoinnit Koulutuksen laadunvarmistus Johdanto Koulutuksen laadunvarmistuksen kuvaus Koulutuksen strateginen johtaminen Opiskelijoiden rekrytointi ja valinta Opiskelijoiden rekrytointi Opiskelijoiden valinta Opetushenkilöstön rekrytointi Koulutuksen infrastruktuurin hankinta, ylläpito, käyttö ja tuki Yliopiston kirjasto Opetus- ja opiskelutilat Opetuksen ja opiskelun tietojärjestelmät sekä tieto- ja viestintätekniikan hyödyntäminen koulutuksessa Opetushenkilöstön osaamisen kehittäminen Opetuksen suunnittelu ja toteutus Opintojen ohjaus Opintoihin orientoituminen ja pienryhmäohjaus Kansainvälisten opiskelijoiden ohjaus Opintopsykologinen ohjaus

4 6.9.4 Opinnoissa etenemisen seuraaminen ja tukeminen Koulutuksen arviointi ja kehittäminen Koulutuksen arviointi ja kehittäminen yksiköissä ja tiedekunnissa Koulutuksen arviointi ja kehittäminen yliopiston tasolla Ulkoiset arvioinnit ja auditoinnit Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistus Johdanto Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistuksen kuvaus Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen strateginen johtaminen Strategiset kumppanuudet ja yhteistyörakenteet Aluekehitystyö ja muu alueellinen yhteistyö Innovaatiotoiminta ja yrittäjyyden edistäminen Integroituminen työmarkkinoihin Opiskelun työelämäyhteydet Vuorovaikutus tutkinnon suorittaneiden kanssa Varainhankinta Elinikäinen oppiminen, täydennyskoulutus ja avoin yliopisto Sivistystehtävä Tieteestä tiedottaminen Studia Generalia -yleisöluentosarja Yliopiston kirjasto Yliopiston museot Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen arviointi ja kehittäminen Yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän arviointi ja kehittäminen yksiköissä ja tiedekunnissa Yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän arviointi ja kehittäminen alueellisissa toimintayksiköissä ja erillislaitoksissa Yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän arviointi ja kehittäminen yliopistotasolla Ulkoiset arvioinnit ja auditoinnit Tukipalveluiden laadunvarmistus Tukipalvelujen organisointi Oulun yliopistossa Tukipalveluiden toiminnan tavoitteet Tukipalvelujen toiminnan arviointi ja kehittäminen Muutokset tukipalvelujen organisoinnissa ja toimintatavoissa Laatujärjestelmä, toiminnanohjaus ja johtaminen Johdanto ja käsitteenmäärittelyä Toiminnanohjauksen elementit Toiminnan suunnittelu, tavoitteenasettelu ja resursointi Toiminnan seuranta, raportointi ja arviointi Yliopiston johtamisen osa-alueita Strateginen johtaminen Henkilöstöjohtaminen Yhteistyösuhteiden johtaminen Resurssien johtaminen Turvallisuusjohtaminen Päätöksenteko yliopistossa Viestintä johtamisen tukena Toiminnanohjauksen ja johtamisen arviointi ja kehittäminen Arvioinnin ja kehittämisen käytännöt Johtopäätöksiä ja kehittämistoimenpiteitä Yliopistouudistus muutosjohtamisen haasteena Toimintaa ohjaavat lait, asetukset, säännöt ja ohjeet Johtaminen ja yleishallinto Taloushallinto Henkilöstöhallinto Tutkimus Koulutus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Liitteet Liite 1. Tutkimuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet. Ohjematriisi yksiköille Liite 2. Koulutuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet. Ohjematriisi yksiköille Liite 3. Oulun yliopiston toiminnanohjauksen indikaattorit vuoteen 2009 saakka (SAS SPM -mittaristo) Liite 4. Toiminta- ja taloussuunnitelmien vuoden 2010 määrälliset tavoitteet ja tunnusluvut (indikaattorit) 90 4

5 1 Yliopisto toiminnan kehittämisen mallin lähtökohtana 1.1 Oulun yliopiston kuvaus Vuonna 1958 perustettu Oulun yliopisto on Suomen suurimpia ja monitieteisimpiä yliopistoja. Oulun yliopisto kouluttaa erikoisalojen asiantuntijoita ja monialaisia osaajia kuudessa tiedekunnassa kahdeksalla koulutusalalla 45 eri koulutusohjelmassa. Kaikilla aloilla voidaan suorittaa jatkotutkintona lisensiaatin- ja tohtorintutkinto. Tutkimusta tehdään kaikissa yliopiston laitoksissa, osastoissa ja laboratorioissa. Lisäksi yliopistossa toimii tiedekuntien välisiä erikoisalojen tutkimusyksiköitä. Oulun yliopistossa on opiskelijaa ja 3000 työntekijää. Yliopisto hyödyntää laajaa monitieteisyyttään, nykyaikaista tutkimus- ja koulutusympäristöään sekä tiiviitä suhteitaan elinkeinoelämän ja muiden kansallisten ja kansainvälisten yhteistyökumppaniensa kanssa. Kuvio 1. Oulun yliopiston organisaatio Oulun yliopiston organisaatio on esitetty kuviossa 1. Yliopiston tulosyksiköitä ovat kuusi tiedekuntaa ja joukko erillislaitoksia. Tiedekunnat vastaavat tutkimus- ja opetustoiminnan edellytysten järjestämisestä tehokkaasti ja tuloksellisesti sekä vastaavat tutkimustoiminnan laadusta ja tutkintojen myöntämisestä. Tiedekuntien alitulosyksiköinä ja tutkimuksen ja opetuksen keskeisinä tuloksentekijöinä ovat ainelaitokset. Teknillisessä tiedekunnassa laitosjakoa vastaa osastojako ja osastot voivat puolestaan jakautua laboratorioihin. Humanis- 5

6 tisessa tiedekunnassa ei ole laitosjakoa. Lääketieteellinen tiedekunta on koonnut klinikkansa ja laitoksensa viideksi laitokseksi. Nämä muutokset tulivat voimaan vuoden 2008 alussa. Hallituksen päätöksen mukaisesti kasvatustieteiden tiedekunnasta tehdään yksi tulosyksikkö alkaen. Yliopiston perustoimintojen tukitoimintoja hoitavat hallintopalvelut, erillislaitokset sekä tiedekuntien, osastojen ja ainelaitosten kansliat. Tukitoimintoja hoitavia erillislaitoksia ovat elektronimikroskopian laitos, kielikeskus, kirjasto ja koe-eläinkeskus. Yliopiston keskushallinnon eli hallintopalvelujen yksikköjä ovat henkilöstöpalvelut, opetus- ja opiskelijapalvelut, talouspalvelut, tilapalvelut, tietohallintopalvelut, tutkimus- ja innovaatiopalvelut sekä viestintäpalvelut. Suunnittelu- ja kehittämispalvelut yhdistettiin alkaen talouspalveluihin. Samassa yhteydessä tilapalvelut erotettiin omaksi vastuualueekseen. Oulun yliopistolla on koordinaatiovastuu Kajaanin yliopistokeskuksessa, jonka toimintaan osallistuvat sopimuksen mukaisesti Kuopion, Joensuun, Jyväskylän ja Lapin yliopistot. Oulun yliopisto osallistuu Jyväskylän yliopiston koordinoiman Kokkolan yliopistokeskuksen Chydenius-instituutin toimintaan. Osana alueellisen toiminnan kokoamista yliopiston hallitus teki päätöksen Oulun ja Lapin yliopistojen yhteisen Meri-Lappi Instituutin lakkauttamisesta alkaen. Raahen kaupunginhallituksen asettamassa työryhmässä valmistui vuoden 2009 alussa ehdotus alueen korkeakoulutoiminnan tulevaisuudesta ja yliopisto tekee päätökset jatkotoimenpiteistä vuoden 2009 aikana. Oulun Eteläisen instituutti toimii läänin eteläosassa. Sen toimintaa kehitetään tiiviissä yhteistyössä Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulun ja Kokkolan yliopistokeskuksen kanssa. Kasvatustieteiden tiedekunnan kasvatustieteiden ja opettajankoulutuksen yksikön sekä Kajaanin opettajankoulutusyksikön harjoittelukouluina toimivat Oulun ja Kajaanin harjoittelukoulut. 1.2 Oulun yliopiston perustehtävä, visio ja arvot Oulun yliopiston strategian 1 mukaan yliopiston tehtävänä on edistää vapaata tutkimusta, sivistystä ja kulttuuria, vahvistaa kansallista kilpailukykyä ja hyvinvointia edistävää osaamista sekä turvata korkeasti koulutetun työvoiman ja tutkijakunnan saatavuus vaikutusalueellaan. Oulun yliopiston visio on, että vuonna 2012 se on tiedeyliopisto, jonka tutkimus ja siihen kytkeytyvä opetus ovat korkeaa kansainvälistä tasoa. Yliopistossa on kolme tutkimuksen painoalaa, informaatioteknologia ja langaton viestintä, biotekniikka ja molekyylilääketiede sekä pohjoisuus ja ympäristö. Painoaloilla yliopiston osaaminen on maailman huippua. Painoalojen lisäksi yliopistolla on kansainvälisesti vahvaa osaamista useilla tieteenaloilla. Oulun yliopisto sitoutuu tiedeyhteisönä yleisiin tieteellisen toiminnan periaatteisiin ja hyvästä tieteellisestä käytännöstä annettuihin suosituksiin. Oulun yliopiston toimintaa ohjaavat arvot ovat yhteisöllisyys, edelläkävijyys ja kumppanuus. 1.3 Yliopisto-organisaation erityisluonteesta Yliopisto on organisaationa erityinen ja sen tehtävä on ainutlaatuinen. Yliopisto tuottaa uutta tietoa avoimessa tieteellisessä prosessissa, jonka tulokset julkistetaan kaikkien arvioitavaksi. Tutkimukseen perustuva koulutus turvaa tieteen jatkuvuuden ja tuottaa tieteellisesti päteviä asiantuntijoita tutkimustyöhön ja muun työelämän palvelukseen. Yliopiston tuloksellisuus ja vaikuttavuus syntyvät viime kädessä tutkimuksen tieteellisestä merkittävyydestä ja oppimisen syvällisyydestä. Yliopisto toimii oman erityislaatunsa vuoksi sekä sisäisen että ulkoisen epävarmuuden kentässä. Menestyksekäs toiminta edellyttää joustavuutta ja muutosvalmiutta, siis optimaalista kykyä innovatiiviseen ongelmanratkaisuun. Tieteellisen menetelmän perusperiaate on itseään korjaavuus. Laadunvarmistuksen näkökulmasta se tarkoittaa toiminnan jatkuvaa kehittämistä ja muutosvalmiutta. Kriittistä keskustelua menettelytavoista kunnioitetaan, ja siitä halutaan oppia. 2 1 Oulun yliopiston strategia vuosille < 2 Lue lisää Oulun yliopiston laatujärjestelmän taustasta: Karjalainen, A Koulutuksen laatujärjestelmän perusteet. < Oulun yliopiston lausunto OPM:n muistiosta Korkeakoulutuksen laadunvarmistus < 6

7 1.4 Opetuksen itsearviointijärjestelmä laatujärjestelmän rakentamisen perustana Oulun yliopistossa systemaattinen laadunvarmistus aloitettiin lukuvuonna , jolloin hallituksen päätöksellä 3 otettiin käyttöön opetuksen itsearviointijärjestelmä. Järjestelmän rakentaminen aloitettiin vuonna 1992 toteutetun yliopiston kokonaisarvioinnin 4 suositusten pohjalta. Järjestelmän rakentamisessa on hyödynnetty olemassa olevaa monitieteistä kulttuuria ja sen toimivia käytänteitä. Yliopistotason järjestelmä on muodostanut laadunvarmistuksen kehikon ja sisältänyt yliopiston suositukset laadunvarmistuksen yksikkökohtaisista käytännöistä. Laadunvarmistuksen toteuttaminen on ollut ennen kaikkea yksiköiden vastuulla siitä syystä, että koulutuksessa kyseessä ovat luovat opettamisen ja oppimisen prosessit, joiden yhteisiä suuntaviivoja ei voi tai on erittäin vaikea etukäteen, ylhäältäpäin määrätä tai päättää. Järjestelmää rakennettaessa keskiöön nostettiin opiskelijan oppimisen edistäminen ja tukeminen. Opiskelijat ovat tärkeitä yhteistyökumppaneita, joiden antaman palautteen avulla voidaan löytää oppimista häiritseviä ja tukevia tekijöitä. Lähtökohtana on, että opetuksen arvioinnin tulee olla jatkuvaa ja sen tulee antaa mahdollisuuksia kehittämiseen ja laadun parantamiseen. Yksiköt ovat arvioineet opetuksen ja sen tukitoimien onnistumista ja ongelmia vuosittaisessa itsearviointiraportissa, jonka laatimisen avuksi yliopisto on tehnyt arviointimatriisin ja -kriteerit. Palautteen keräämisessä on alusta saakka korostettu laadullista eli sanallista palautetietoa, jotta ongelmat nousisivat aidosti esiin ja samalla saataisiin kehittämisehdotuksia. Palautteen käsittelyn kollegiaaliseksi foorumiksi lanseerattiin Palautepäivä-käytäntö, joka on vuosittainen tai lukukausittainen yksikön yhteinen keskustelu- ja kehittämisareena arvioinnille. Järjestelmää rakennettaessa jokaiseen yksikköön tai koulutusohjelmaan perustettiin opetuksen kehittämistyöryhmä (OKTR), jonka tehtävänä on ollut koordinoida ja kehittää yksikön opetusta ja sen tukitoimia. Opiskelijat ovat olleet mukana laatutyössä erityisesti opetuksen kehittämistyöryhmien kautta, sillä jokaisessa ryhmässä on ollut opiskelijoilla 4 5 edustajan edustus. OKTR:t ovat osoittautuneet järjestelmässä erittäin tärkeäksi elementiksi. 5 Toiminnan kehittämisen mallin toiminta-ajatus perustuu opetuksen itsearviointijärjestelmän käytöstä saatuun kokemukseen. 2 Toiminnan kehittämisen mallin keskeiset käsitteet, periaatteet ja tavoitteet 2.1 Keskeiset käsitteet Laatu Oulun yliopistossa laatu tarkoittaa kokonaisuuden tasolla tarkoituksenmukaista ja hyvin tehtyä arkista työtä, jota jokainen yliopistolainen tekee itsensä, tieteenalansa ja työyhteisönsä hyväksi. Oulun yliopiston laatujärjestelmä eli Toiminnan kehittämisen malli Oulun yliopiston laatujärjestelmä kattaa kaikki toiminnot ja sitä kutsutaan Toiminnan kehittämisen malliksi. Nimellä halutaan korostaa laatujärjestelmän kehittävää luonnetta. Yliopiston hallitus hyväksyi Toiminnan kehittämisen mallin yliopiston laatujärjestelmäksi kokouksessaan Toiminnan kehittämisen malli muodostuu kaikkien toimintojen laadunvarmistuksen systemaattisista, riittävän yhdenmukaisista ja dokumentoiduista rakenteista, vastuun määrittelyistä ja menettelytavoista, jotka kuvataan tässä laatukäsikirjassa. Toiminnan laadun varmistamiseksi yliopisto: asettaa toiminnalleen tavoitteita, 3 Opetuksen laadun parantaminen Oulun yliopistossa -kehittämisohjelma hyväksyttiin Oulun yliopiston hallituksen kokouksessa Oulun yliopiston kokonaisarviointi Liuhanen, A-M. (toim.). Oulun yliopiston hallintoviraston julkaisuja 6. Muita Oulun yliopistossa toteutettuja arviointeja ja selvityksiä on koottu laatutyön sivuille < 5 Karjalainen, A. & Sippola, P Opetusta kehittävä laadunarviointijärjestelmä Oulun yliopistossa. Teoksessa Hämäläinen, K. & Moitus, S. (toim.): Laatua korkeakoulutukseen. Korkeakoulujen arviointineuvoston julkaisuja 6; Alaniska, H Opiskelija Oulun yliopistossa taustaa OOLA-projektille. Teoksessa Opiskelija opetuksen laadunarvioinnissa. Korkeakoulujen arviointineuvoston julkaisuja Hallituksen kokouksen 4/2008 pöytäkirja < 7

8 tunnistaa ja resurssoi ydin- ja tukitoiminnoissaan kriittiset, onnistumista edellyttävät tehtävät, varmistaa, että henkilökunnalla, opiskelijoilla ja sidosryhmillä on riittävät mahdollisuudet osallistua toiminnan suunnitteluun, arviointiin ja kehittämiseen, huolehtii vastuunjaon selkeydestä ydin- ja tukitoiminnoissaan, antaa henkilökunnalle ja opiskelijoille selkeät toimintaohjeet, edistää hyvien käytäntöjen leviämistä, seuraa ja arvioi toimintaa ja tuloksia kriittisesti, asettaa itsensä ulkoisen arvioinnin kohteeksi sekä kehittää jatkuvasti toimintaansa seuranta- ja arviointitiedon pohjalta. Tätä yliopiston laatujärjestelmän, toiminnanohjauksen ja johtamisen kokonaisuutta kuvataan kuviossa 2. Toiminnanohjauksen ja johtamisen yksityiskohtia kuvataan luvussa 9. Opetusministeriön tulosohjaus Strategia Tehtävä Profiili Tavoitteet Strategiset kehittämiskohteet Suorite- ja tunnuslukumittarit Tulosneuvottelut Tavoitteet Resurssit Vastuut Ohjeet Tilinpäätös ja toimintakertomus Toiminta- ja taloussuunnitelma Palaute ja kehittämistoimenpiteet Hyvät käytännöt Ydintoiminnot Tutkimus Koulutus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Tukipalvelut Tulokset Toiminnan ja tulosten arviointi Yhteistyö- ja päätöksentekoelimet* Johtopäätökset ja raportointi 8

9 Kuvio 2. Yliopiston laatujärjestelmän, toiminnanohjauksen ja johtamisen kokonaisuus. *Toiminnan kehittämisen mallin yhteistyöelimet toiminnoittain yliopiston eri tasoilla on kuvattu kuviossa 6 ja päätöksentekoelimet luvussa 9. Eri oppiaineilla ja koulutusaloilla on paitsi erilaiset tieteenalakulttuurit ja toimintamallit myös erilainen intressiympäristö. Yliopiston yksiköt voivat yhdistää Toiminnan kehittämisen mallin perusrakenteeseen erilaisia toimintakäytäntöjä, erilaisten laatujärjestelmien osia ja toimintoja sekä ulkoisen arvioinnin (auditoinnit, akkreditoinnit) menettelytapoja, jos se on yksikön toiminnan kannalta hyödyllistä tai välttämätöntä. 9

10 2.2 Toiminnan kehittämisen mallille asetetut tavoitteet Yliopisto on asettanut Toiminnan kehittämisen mallille tavoitteita, jotka ohjaavat mallin periaatteita ja käytäntöjä. Tavoitteena on, että: kaikki henkilöstöryhmät ja opiskelijat sekä sidosryhmät osallistuvat yliopiston toiminnan kehittämiseen, laatujärjestelmän yhteistyöelinten tehtävät ovat selkeät sekä niiden vastuut ja yhteys päätöksentekoelimiin on määritelty, tukipalveluiden tehtävät ja vastuut ovat selkeät ja ne ovat kiinteässä yhteydessä ydintoimintoihin, toiminnan kehittäminen perustuu riittävän tarkan ja mahdollisimman reaaliaikaisen seuranta- ja arviointitiedon varaan, toiminnan kehittämiskohdat havaitaan ja yhteisö tuntee käytännöt, joilla havaittuihin ongelmiin puututaan, hyvät käytännöt leviävät ja löydetään uusia tapoja niiden levittämiseksi yliopiston kaikissa toiminnoissa, toiminnan laatu on näkyvää. 2.3 Periaatteet Toiminnan kehittämisen mallin käytännöt rakentuvat yhteistyön, kehittävän arvioinnin sekä hyvien käytäntöjen levittämisen periaatteiden varaan. Valitut periaatteet nousevat yliopisto-organisaation erityisluonteesta ja Toiminnan kehittämisen mallille asetetuista tavoitteista Yhteistyö Toiminnan kehittämisen mallin ensimmäinen periaate on yliopistoyhteisön jäsenten tietoinen ja järjestelmällinen yhteistyö ja sen kehittäminen kaikissa toiminnoissa. Yhteistyön onnistuminen edellyttää toimijoiden ja toimielinten vastuiden määrittelemistä organisaation kaikilla tasoilla. Yhteistyörakenteilla halutaan varmistaa henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien osallistuminen yliopiston toiminnan kehittämiseen Kehittävä arviointi Kehittävä arviointi on osa kaikkien toimintojen menestyksellistä hoitamista. Arviointi tarkoittaa kriittistä tulosten tarkastelua suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Arviointitiedon perusteella tehdään yhteisiä johtopäätöksiä toiminnan tilasta ja sovitaan toiminnan kehittämisestä. Myös arviointikäytäntöjen ajantasaisuutta, luotettavuutta, hyödyllisyyttä ja yhteensopivuutta arvioidaan säännöllisesti. Yhteistyössä tehtävät arvioinnit vahvistavat yhteistyökulttuuria ja edistävät innovatiivisten ratkaisujen löytämistä. Yhteistyö ja kehittävä arviointi luovat sillan yliopiston tavoitteiden ja tulosten välille Hyvien käytäntöjen levittäminen Toiminnan kehittämisen mallissa tähdätään innovatiivisten ratkaisujen luomiseen yksiköissä ja näiden levittämiseen hyvinä käytäntöinä yli yksikkörajojen. Yliopistolta edellytetään muutosvalmiutta, innovatiivisuutta ja uusiutumiskykyä. Se vaatii jatkuvaa hyvien käytäntöjen etsimistä, tunnistamista, kuvaamista, hyödyntämistä ja levittämistä yliopiston kaikissa toiminnoissa yli yksikkörajojen. Hyvät käytännöt ovat hyviksi koettuja toimintatapoja, joita yksiköt voivat soveltaa oman rakenteensa ja toimintakulttuurinsa mukaisesti. Hyvien käytäntöjen levittäminen lisää yliopistoyhteisön tietoisuutta erilaisista toiminnan kehittämisen mahdollisuuksista. 2.4 Toiminnan kehittämisen mallin periaatteet käytännössä Yliopisto uskoo, että toiminnan laatua voidaan kehittää tekemällä yhteistyötä, arvioimalla omaa toimintaa kehittävän arvioinnin käytännöillä sekä tunnistamalla ja levittämällä hyviä käytäntöjä koko yliopistossa. Valittujen periaatteiden pohjalta Toiminnan kehittämisen mallissa on tunnistettu, systematisoitu ja nostettu esiin laadunvarmistuksen käytäntöjä, joista valtaosa on ollut olemassa jo ennen kaikki toiminnot kattavan laatujärjestelmän pystyttämistäkin. Malli rakentuu koko yliopiston yhteisistä käytännöistä ja sen lisäksi yksikkö- ja alakohtaisista käytännöistä. Kuviossa 3 on esimerkinomaisesti kuvattu Toiminnan kehittämisen mallin periaatteita ilmentäviä yhteistyön, kehittävän arvioinnin ja hyvien käytäntöjen levittämisen käytäntöjä. 10

11 Kurssipalautteen hyödyntäminen Opintopolkupalautteen hyödyntäminen Työelämäpalautteen hyödyntäminen Palautepäivät Itsearviointiraportit Valmistuneiden opiskelijoiden työllisyyden ja sijoittumisen seuraaminen Missä mennään -tilaisuudet Palaute- ja arviointitiedon hyödyntäminen Toiminnan (tunnuslukujen) seuraaminen ja tiedon käsittely SAS SPM -johtamisen tietojärjestelmä Kulttuuritoimikunta Ohjauksen kehittämistyöryhmä Etiikkatyöryhmä TETR:it Tukipalveluiden vastuumatriisi Tutkimuksen kehittämistoiminnan arviointi -pilottihanke Tehtävien ja vastuiden määrittely Kehittävä arviointi Ulkoiset ja sisäiset arvioinnit ja auditoinnit Tutkimuksen kokonaisarviointi (RAE) Tasa-arvotoimikunta Valtakunnalliset ja sisäiset laatuyksiköt OKTR:t Ulkoiset ja sisäiset auditoinnit Ydintoimintojen yhteistyöelimet yliopiston kaikilla tasoilla Yhteistyö Toiminnan kehittämisen mallin käytännöt Alumnitoiminta Palkitsemiskäytännöt Koulutusneuvosto Tutkimusneuvosto Innovaatiokeskittymän johtoryhmä Ad fontes -palkinto KopoKlupit Yksiköiden sisäiset ja väliset vakiintuneet palaverikäytännöt Vuoden alumni -palkinto Hyvien käytäntöjen levittäminen Seminaarit Opintoasiainpäällikköpalaverit Opiskelijoiden hyvinvointityöryhmä Hallintopäällikköpalaverit Konferenssit Julkaisut ja tiedotuslehdet Benchmarking Tunnustuspalkinnot henkilökunnalle ja opiskelijoille PK-neuvottelukunta Hankkeet Uutta opetuksessa -julkaisusarja KOTKA:n katselmukset OpinTori Universitas-hanke Väitöskirjaohjaajien työpajat Hyvien käytäntöjen esittely laatutyön www-sivuilla Tiedotuslehdet Aktuumi ja Tietopisto Sähköpostilistat (esim. suuri jakelu, yliopisto-opettajat -lista) Yliopiston ja yksiköiden laatukäsikirjat verkossa Kuvio 3. Esimerkkejä Toiminnan kehittämisen mallin periaatteista käytännössä. 3 Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaatio 3.1 Toiminnan kuvaamisen logiikka Yliopiston toiminnot sisältävät tehtäväkokonaisuuksia, kuten opintojen ohjaus, tutkijakoulutus- ja jatkoopinnot tai innovaatiotoiminta ja yrittäjyyden edistäminen. Tehtäväkokonaisuudet koostuvat tehtävistä ja työvaiheista, joita voidaan joissakin tapauksissa kuvata peräkkäisinä. Tätä havainnollistetaan kuviossa 4. 11

12 Toiminto (esim. koulutus) Tehtäväkokonaisuus (esim. opintojen ohjaus) Tehtävä (esim. HOPSin ohjaus) OHJEET KESKUSTELUT SEURANTA Työvaiheet Kuvio 4. Käsitteiden hierarkia toiminnan kuvaamisessa. Toiminnan kuvaaminen tarkoittaa tehtäväkokonaisuuksien, tehtävien tai työvaiheiden sanallista tai kuvallista esittämistä sekä tarvittavien ohjeiden laatimista. Toimintaa kuvataan, jotta yliopiston käytännöt olisivat eri organisaatiotasojen toimijoille läpinäkyviä ja ymmärrettäviä. Kuvausten avulla voidaan paremmin tunnistaa toiminnan pullonkauloja ja kehittämiskohteita, määritellä vastuita ja kehittää työnjakoa sekä lisätä toiminnan tarkoituksenmukaisuutta. Koska kuvaaminen kuitenkin vaatii paljon työtä ja käytännöt kehittyvät jatkuvasti, kannattaa kuvaamistyötä tehdä maalaisjärjellä. Suuren tekstimäärän tuottamisen ei pidä olla itsetarkoitus. 3.2 Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaation kokonaisuus Tässä laatukäsikirjassa on kuvattu Toiminnan kehittämisen mallin yleisten periaatteiden lisäksi ydintoimintojen laadunvarmistuskäytännöt ja vastuut, tukipalveluiden laadunvarmistuksen periaatteet sekä mallin yhteys yliopiston toiminnanohjaukseen ja johtamiseen. Yliopiston strategiaan pohjautuen yksiköiden laatutiimien jäsenet ovat osana Laatutyön asiantuntija - koulutusta tunnistaneet ja määritelleet tutkimuksen ja koulutuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet, joiden pohjalta on laadittu ohjematriisit yksiköille laatudokumentaation tekemisen tueksi. Lisäksi tukipalveluyksiköt ovat niin kutsutun vastuumatriisin 7 avulla tunnistaneet ja selkiyttäneet tehtäviään ja vastuitaan tutkimuksen ja koulutuksen kriittisiin tehtäväkokonaisuuksiin liittyen. Laatukäsikirjan liitteenä (liitteet 1 ja 2) ovat ohjematriisit yksiköille Toiminnan kehittämisen mallin edellyttämän dokumentaation tekemiseen. Matriiseissa on määritelty tehtävät, joiden kuvaamista ja vastuullisten toimijoiden nimeämistä yksiköiltä vähimmillään edellytetään omassa laatudokumentaatiossaan. Myös muita tehtäviä voidaan kuvata, jos se on toimijoiden mielestä tarpeellista ja palvelee toiminnan selkiyttämistä ja vaihtoehtoisten käytäntöjen olemassaolon tunnistamista ja tiedostamista. Koska yksiköt ja tieteenalat ovat keskenään heterogeenisia, yksiköiltä ei ole edellytetty yhdenmukaista, kaikille samanlaista dokumentaation rakennetta tai jäsennystapaa. Yksiköiden laatukäsikirjojen täytyy olla avoimia vähintään yksikön henkilökunnalle ja opiskelijoille. Suositus on, että laatukäsikirjat ovat julkisesti kaikkien saatavilla. Laatukäsikirjat voivat olla suomeksi, yksikön käyttämällä muulla työkielellä tai useammalla kielellä. Opiskelijalle hyödyllistä tietoa on koottu yliopiston Opiskelijalle-verkkosivuille 8. Tutkimuksen työkalupakki - sivustolle on koottu mahdollisimman kattavasti tutkijan ja jatko-opiskelijan työskentelyä tukevia materiaaleja ja ohjeita. 9 Sivustosta on valmisteilla myös englanninkielinen versio. Opetustyön tueksi on lisäksi tehty Ope- 7 Tukipalveluiden vastuiden määrittelyssä käytettävä vastuumatriisi < 8 Oulun yliopiston opiskelijoille < 9 Tutkimuksen työkalupakki < 12

13 tusopas Oulun yliopiston opettajalle 10. Valmisteilla on myös Opettajalle-verkkosivusto. Yliopiston tukipalveluyksiköiden www- ja wiki-sivuilta löytyvät kuvaukset kunkin yksikön tarjoamista tukipalveluista 11. Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaation kokonaisuus on esitetty kuviossa 5. OULUN YLIOPISTON LAATUKÄSIKIRJA TUTKIMUKSEN TYÖKALUPAKKI OPETUSOPAS OPISKELIJALLE -SIVUT OHJEET YKSIKÖILLE TUTKIMUKSEN JA KOULUTUKSEN KRIITTISTEN TEHTÄVÄKOKO- NAISUUKSIEN OHJEMATRIISIT PERUS-, ERILLIS- JA ALUEYKSIKÖIDEN SEKÄ PAINOALAORGANISAATIOIDEN LAATUKÄSIKIRJAT OVAT YKSIKÖIDEN / TIEDEKUNTIEN WIKISSÄ TAI WWW-SIVUILLA TUKIPALVELU- YKSIKÖIDEN VASTUUMATRIISI TUKIPALVELU- YKSIKÖIDEN TEHTÄVIEN JA LAADUNVARMIS- TUKSEN KUVAUKSET WWW-SIVUILLA TAI WIKISSÄ Henkilöstöpalvelut Opetus- ja opiskelijapalvelut Talouspalvelut Tietohallintopalvelut Tilapalvelut Tutkimus- ja innovaatiopalvelut Viestintäpalvelut Kirjaston palvelut* Kielikeskuksen palvelut* Kuvio 5. Toiminnan kehittämisen mallin dokumentaation kokonaisuus. *Kirjasto ja kielikeskus eivät kuulu organisatorisesti hallintopalveluiden alaisiin tukipalveluyksiköihin, vaan ovat erillislaitoksia. 4 Laatutyön toimijat ja vastuut 4.1 Laatutyö on jokaisen yliopistolaisen vastuulla Toiminnan kehittämisen mallin periaatteiden, tavoitteiden sekä laadun määritelmän mukaisesti Oulun yliopistossa laatutyö on jokaisen yliopistolaisen vastuulla. Mallin tärkeänä periaatteena on yhteistyö, mikä näkyy käytännössä systemaattisina yhteistyörakenteina kaikilla toiminnan tasolla. Yhteistyörakenteilla halutaan varmistaa kaikkien henkilöstöryhmien, opiskelijoiden sekä sidosryhmien mahdollisuudet osallistua yliopiston toiminnan kehittämiseen. Malli tunnistaa toiminnan laadun kokonaisuuden tasolla tarkoituksenmukaiseksi ja hyvin tehdyksi arkiseksi työksi, jota jokainen yliopistolainen tekee oman itsensä, tieteenalansa ja työyhteisönsä hyväksi. Yliopiston laadunvarmistuksen tarkemmat vastuumäärittelyt löytyvät tästä käsikirjasta yksityiskohtaisista kuvauksista kunkin ydintoiminnon laadunvarmistuksen 12 sekä johtamisen ja toiminnanohjauksen kuvauksista ja näiden lisäksi erillisistä yliopiston perus-, erillis- ja tukipalveluyksiköiden laatukäsikirjoista. Tärkeä vastuumäärittelyn työkalu Toiminnan kehittämisen mallin rakennusvaiheessa on ollut tukipalveluiden vastuumatriisi 13, jonka avulla on selkiytetty ydintoimintojen ja tukipalvelujen välistä yhteyttä ja vastuunjakoa sekä tunnistettu ja selkiytetty tukipalveluiden tehtäviä ja vastuita tutkimuksen ja koulutuksen kriittisiin tehtäväkokonaisuuksiin liittyen. 10 Karjalainen, A Opetusopas Oulun yliopiston opettajalle. Oulun yliopisto. Opetuksen kehittämisyksikkö. < 11 Ks. Oulun yliopiston palvelut < 12 Tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän laadunvarmistuksen kuvaukset ovat tämän laatukäsikirjan luvuissa 5, 6 ja Tukipalveluiden vastuiden määrittelyssä käytettävä vastuumatriisi < 13

14 4.2 Toiminnan kehittämisen mallin yhteistyöelimet Yliopistossa on paljon virallisia ja epävirallisia yhteistyörakenteita toiminnan kaikilla tasoilla. Yhteistyörakenteilla halutaan varmistaa kaikkien henkilöstöryhmien, opiskelijoiden sekä sidosryhmien mahdollisuudet osallistua yliopiston toiminnan kehittämiseen. Kuviossa 6 on esitetty kokonaisuutena toiminnan kehittämisen mallin tärkeimmät vastuulliset yhteistyöelimet toiminnoittain yliopiston eri tasoilla. Yliopistossa toimii myös lukuisia muita työryhmiä, tiimejä sekä systemaattisia palaveri- ja yhteistyökäytäntöjä, joilla on oma roolinsa toiminnan laadun varmistamisessa. Yhteistyöelinten vastuut sekä yliopistossa toimivat työryhmät ja tiimit määritellään tarkemmin tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän osalta niitä koskevissa luvuissa. Yliopiston erilaisten työryhmien selailuun on yliopiston www-sivuilla käytettävissä TYTTI-rekisteri 14. TYTTI-rekisteri sisältää kaikki yliopiston hallituksen, rehtorin ja hallintopalveluiden nimittämät työryhmät, toimikunnat, johtokunnat ja vastaavat. Yliopiston viralliset päätöksentekoelimet esitellään luvussa 9. Päätöksentekoelinten tehtävät ja yksityiskohtainen vastuunjako löytyy yliopiston hallintojohtosäännöstä 15. YLIOPISTON JOHTO Rehtorit ja hallitus YLIOPISTOTASON YHTEISTYÖELIMET Tutkimusneuvosto (ent. tiedeneuvosto) Koulutusneuvosto (KOTKA) Innovaatiokeskittymän johtoryhmä PK-neuvottelukunta TIEDEKUNNAN YHTEISTYÖELIMET Tiedekunnan tutkimustoimikunta Tiedekunnan koulutustoimikunta Tiedekunnan yhteistyöelimet Tutkimus- ja koulutustoimikunnat YKSIKÖN YHTEISTYÖELIMET Tutkimuksen edistämistyöryhmä Opetuksen kehittämistyöryhmä TETR ja OKTR ja muut yhteistyöelimet TUKIPALVELUT Tutkimus- ja innovaatiopalvelut Opetus- ja opiskelijapalvelut Hallintopalvelut* TUTKIMUS KOULUTUS YHTEISKUNNALLINEN VUOROVAIKUTUS Kuvio 6. Toiminnan kehittämisen mallin yhteistyöelimet toiminnoittain yliopiston eri tasoilla. *Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen laadunvarmistukseen liittyvää tukipalvelua on tarjolla hallintopalveluiden useassa eri yksiköissä. Vastuut on määritelty tarkemmin luvussa Toiminnan kehittämisen mallin valmistelu ja rakentaminen Oulun yliopiston laatujärjestelmää on valmistellut rehtorin asettama Laatutyön ohjausryhmä, TOPQA (Tutkimus, Opetus, Palvelut, Quality, Assurance). Työryhmä on asetettu vuosille ja sen puheenjohtajana on toiminut vararehtori Rauli Svento. Ohjausryhmä on vastannut Oulun yliopiston laatujärjestelmän eli toiminnan kehittämisen mallin rakentamisesta ja hyödyntämisestä yhteistyössä yksiköiden ja hallintopalveluiden kanssa. Ohjausryhmä on ottanut työssään huomioon yliopiston tiedonhallinnan kokonaisuuden ja sen kehittämistarpeet. TOPQAn jäsenet ( ): 14 Yliopiston toimikunnat ja työryhmät TYTTI-rekisterissä < 15 Oulun yliopiston hallintojohtosääntö < 14

15 vararehtori Rauli Svento, puheenjohtaja vararehtori Riitta Keiski vararehtori Heikki Ruskoaho hallintojohtaja Hannu Pietilä johtaja Leila Risteli vs. johtaja Asko Karjalainen kehittämispäällikkö Mailis Aaltonen professori Jaakko Kujala tutkija Osmo Kauppila opiskelija Milja Seppälä suunnittelija Tytti Tenhula suunnittelija Katariina Alha laatutyön koordinaattori Suvi Eriksson, sihteeri suunnittelija Jenni Harju, sihteeri TOPQAn päätösten toimeenpanosta on huolehtinut laatutyön koordinaattori sekä laatutyön tiimi, johon kuuluvat koordinaattori Suvi Erikssonin lisäksi kehittämispäällikkö Mailis Aaltonen, suunnittelija Jenni Harju, suunnittelija Tytti Tenhula, suunnittelija Katariina Alha sekä tutkimusasiamies Rauno Kenakkala. Toiminnan kehittämisen mallia on kehitetty yhteistyössä kolmen laatutyön pilottilaitoksen 16 kanssa vuodesta 2005 lähtien. Pilotteina ovat olleet biologian laitos, humanistinen tiedekunta sekä prosessi- ja ympäristötekniikan osasto. Pilottilaitokset ovat muun muassa testanneet ja kehittäneet työkaluja laatujärjestelmän dokumentointiin ja arviointiin. Yliopiston yksiköihin on Toiminnan kehittämisen mallin rakennusvaiheessa perustettu laatutiimejä, jotka ovat vastanneet malliin liittyvästä toimeenpanosta ja laatudokumentaation koordinaatiosta. Yksiköiden laatutiimeille sekä opiskelija-aktiiveille on järjestetty laatutyön koulutusta 17 syksyn 2008 ja kevään 2009 aikana. 4.4 Toiminnan kehittämisen mallin ylläpito Yliopiston hallitus vastaa Toiminnan kehittämisen mallista. Sen vastuulla on seurata, arvioida ja kehittää laatujärjestelmää. Hallitus hyväksyy mallin yleiset periaatteet ja käytännöt sekä niihin tehtävät muutokset. Yliopiston kehittämispäällikkö vastaa kokonaisuuden tasolla siitä, että Toiminnan kehittämisen malli on päätettyjen periaatteiden mukainen ja että laatudokumentaatio on riittävä ja ajantasainen. Hän huolehtii myös, että Toiminnan kehittämisen mallia käytetään tarkoituksenmukaisella tavalla, ja että se kattaa kaikki yliopiston toiminnot ja yksiköt. Tutkimuksen, koulutuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutustehtävän vastuullinen johto sekä Tutkimus- ja koulutusneuvostot vastuullisten vararehtorien johdolla vastaavat hallitukselle ydintoimintojen laadusta ja esittävät tarvittaessa hallitukselle Toiminnan kehittämisen mallin käytäntöihin tarvittavia muutoksia. 4.5 Toiminnan kehittämisen mallin arviointi Yliopisto-organisaation erityisluonteen vuoksi toiminnan laadun varmistaminen edellyttää yliopistolta jatkuvaa valmiutta muutokseen sekä joustavia ja jatkuvasti kehittyviä ratkaisuja. Toiminnan kehittämisen mallin kehittämiskohteita havaitakseen yliopisto hyödyntää esimerkiksi sisäisiä ja ulkoisia auditointeja sekä vertailevaa yhteistyötä kansallisten ja kansainvälisten yhteistyökumppanien kanssa. Toiminnan kehittämisen mallin rakentamisvaiheen arvioinnissa on ollut keskeistä yliopiston henkilökunnalle ja opiskelijoille järjestetty koulutus, jonka aikana mallia on arvioitu kehittävän arvioinnin periaatteen mukaisesti jatkuvasti. Lisäksi useat rakentamisvaiheessa käydyt tiedekunta- ja yksikkökohtaiset keskustelut ovat olleet merkittävä mallin arvioinnin menetelmä. Yliopistoyhteisö ja sidosryhmät voivat antaa yliopiston laatujärjestelmästä palautetta laatutyön www-sivuilla olevan palautelomakkeen avulla. Palautteet käydään ensin läpi ja niihin reagoidaan virkamiestyönä. Tarvittaessa kysymykset ja palautteet käsitellään Laatutyön ohjausryhmä TOPQAssa. 16 Laatutyön pilottilaitokset < 17 Laatutyön asiantuntija -koulutus yksiköiden laatutiimeille < sekä Laatutyöpaja opiskelijoille < 15

16 4.5.1 Sisäiset auditoinnit Yliopisto toteuttaa määräajoin sisäisen auditoinnin, jolla arvioidaan onko yliopiston laadunvarmistusjärjestelmä sille asetettujen tavoitteiden ja periaatteiden mukainen. Lisäksi sisäisen auditoinnin avulla tunnistetaan Toiminnan kehittämisen mallin vahvuudet ja esitetään mahdolliset kehittämiskohteet sekä yliopiston että sen yksiköiden tasolla. Tavoitteena on auttaa yksikköjä kehittämään toimintansa laatua ja oppimaan muiden yksiköiden hyvistä käytännöistä. Vuonna 2009 toteutettiin ensimmäinen koko laatujärjestelmää koskeva sisäinen auditointi 18, joka jakautui kahteen osaan; varsinaiseen sisäiseen auditointiin 19 sekä tutkimuksen kehittämistoiminnan arviointiin. Sisäisen auditoinnin vierailu- ja haastattelukohteina oli otos yliopiston perus- ja erillisyksiköistä sekä tukipalveluista. Auditoijina toimivat tehtävää varten perehdytetyt yliopistolaiset. 20 Yliopiston tutkimus- ja koulutusneuvostot sekä hallitus päättävät sisäisen auditoinnin havaintojen perusteella tarvittavista kehittämisen kohteista ja toimenpiteistä laatujärjestelmän kehittämiseksi suhteessa yliopistouudistukseen. Hallitus päättää niistä toimenpiteistä, joiden avulla malli sovitetaan yliopiston uuteen olomuotoon ja toiminnanohjauksen kokonaisuuteen. Laatutyön ohjausryhmä TOPQA valmistelee vuoden 2009 aikana arviointikehikon Toiminnan kehittämisen mallin sisäisiä auditointeja varten. Kehikon kehittämisessä hyödynnetään sisäisen auditoinnin ja tutkimuksen kehittämistoiminnan arvioinnin havaintoja sekä muita laatujärjestelmään liittyviä selvityksiä ja opinnäytteitä Ulkoiset auditoinnit Mallin ulkoisessa arvioinnissa olennaisessa osassa ovat yliopiston yhteistyökumppanit sekä Korkeakoulujen arviointineuvoston ulkoinen auditointi. Toiminnan kehittämisen malli auditoidaan 21 Korkeakoulujen arviointineuvoston suunnitelman mukaisesti kuuden vuoden välein. Ensimmäisen kerran ulkoinen auditointi toteutetaan marraskuussa Toiminnan kehittämisen mallin kehittäminen Mallin rakentamisvaiheessa sen kehittäminen on ollut laatutyön ohjausryhmä TOPQAn vastuulla. Jatkossa toiminnan kehittämisen mallin kehittämisestä vastaa kokonaisuuden tasolla yliopiston kehittämispäällikkö sekä hallitus. Kehittämiskohteita havaitaan arviointi- ja vertailutiedon avulla sekä etsimällä jatkuvasti parempia tapoja varmistaa toiminnan laatu. Yliopiston yksiköt voivat jatkuvasti kehittää Toiminnan kehittämisen mallin yksikkökohtaisia käytäntöjä omaa toimintaa parhaiten tukeviksi. Yliopisto on tehnyt mallin rakentamisvaiheessa vertailevaa yhteistyötä laatujärjestelmän kehittämiseksi sisäisten auditointien ja koulutusten kautta sekä ulkoisesti monialaisten yliopistojen yhteistyöhankkeessa 22 Tampereen ja Jyväskylän yliopistojen kanssa. Kuopion yliopiston kanssa on tehty yhteistyötä sekä toiminnanohjauksen että laatujärjestelmän kehittämiseksi vuodesta 2005 lähtien. Lisäksi yliopisto on toiminut aktiivisesti laatuyhdyshenkilöiden valtakunnallisessa verkostossa. Lisäksi yliopisto on aloittanut keväällä 2009 mallin kehittämiseen liittyvän benchmarking-hankkeen Luulajan teknillisen yliopiston kanssa 23. Myös molempien yliopistojen ylioppilaskunnat osallistuvat hankkeeseen aktiivisesti. 18 Lisäksi esimerkiksi vuonna 2000 on toteutettu opetuksen itsearviointijärjestelmää koskeva Kotkan silmä -sisäinen auditointi. 19 Sisäisen auditoinnin verkkosivu < 20 Tutkimuksen kehittämistoiminnan arviointi vuonna 2009 < 21 Korkeakoulujen arviointineuvoston auditoinnit < 22 OPM:n rahoittama Monialaisten yliopistojen yhteinen laadunkehittämisen hanke vuosille , jossa ovat mukana Oulun, Jyväskylän ja Tampereen yliopistot. 23 Oulun yliopiston ja Luulajan teknillisen yliopiston laatuyhteistyöstä sovittiin Luulajaan kohdistuneella vierailulla Laatujärjestelmän kehittämiseen perustuvan benchmarking-yhteistyön tarkastelukohteina ovat ensivaiheissa opiskelijoiden osallistuminen yliopiston toiminnan kehittämiseen, kansainvälisen toiminnan tukipalveluiden organisointi sekä opettajankoulutuksen käytännöt. 16

17 5 Tutkimuksen laadunvarmistus 5.1 Johdanto Oulun yliopisto on osa maailmanlaajuista tiedeyhteisöä. Yliopisto on tiedekuntineen ja erillislaitoksineen monitieteinen tutkimusympäristö, jossa on tutkimustoiminnalle hyvät edellytykset. Vaikka tieteenteon peruselementit ovat alasta riippumatta samat, vaikuttavat eri tieteenaloilla erilaiset tieteen traditiot. Oulun yliopisto ottaa huomioon tieteenalojen erityispiirteet ja tutkimusta kehitetään tieteenalojen ehdoilla. Oulun yliopiston tavoitteena on, että tutkimus on kaikilla aloilla korkeaa kansainvälistä tasoa. Tiedelähtöinen peruskoulutus ja tieteellinen jatkokoulutus luovat pohjan laadukkaalle tutkimukselle. Tutkimuksen päätuloksena on uusi tieto, joka julkaistaan kunkin tieteenalan käytäntöjen mukaisesti mm. tieteellisinä artikkeleina, kirjoina, raportteina ja opinnäytteinä. Niiden tieteellistä laatua arvioidaan tiedeyhteisön vakiintuneiden arviointikäytäntöjen avulla. Tutkimuksen merkittävyys ilmenee tuotetun tiedon käytössä, tieteellisessä keskustelussa, jatkotutkimuksessa sekä käytännön sovellutuksissa. Tutkimuksesta raportoidaan lisäksi rahoittajalle sekä muille yhteistyötahoille. Tutkimustoiminnan keskeistä sisältöä havainnollistaa kuvio 7. TIETEEN TRADITIO TIEDEYHTEISÖ JATKUVA ARVIOINTI JA STRATEGINEN SUUNNITTELU Jatkotutkimus Julkaisut Innovaatiot Opinnäytteet Tutkimusaineistot Suunnittelu Tieteellinen työskentely Idea Päätös Osaaminen Resurssit Osaaminen TUKIPALVELUT TOIMINNANOHJAUS Ongelma Aineisto Raportointi Menetelmä UUSI TIETO Hallinnollinen päättyminen Kuvio 7. Tutkimustoiminnan yleiskuvaus. 5.2 Tutkimuksen laadunvarmistuksen kuvaus Yliopiston tutkimuksen laadun ja tuloksellisuuden varmistaa viime kädessä se, että tutkimuksen parissa työskentelevät henkilöt tekevät työnsä hyvin. Tutkimuksen laatua varmistetaan sekä huolehtimalla tutkimuksen strategisesta suunnittelusta ja johtamisesta että muiden keskeisten tehtävien tunnistamisella ja tehokkailla arvioinnin ja toiminnan kehittämisen käytännöillä. Yliopistossa on tunnistettu tutkimuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet 24, joissa yliopiston pitää onnistua toiminnan laadun varmistamiseksi. Valitut kriittiset tehtäväkokonaisuudet ovat olleet pohjana Toiminnan kehittämisen mallin edellyttämän dokumentaation määrittelyssä Tutkimuksen kriittiset tehtäväkokonaisuudet on tunnistettu Laatutyön asiantuntija -koulutuksen aikana syksyllä 2008, ja ne on vahvistettu Laatutyön ohjausryhmä TOPQAssa. 25 Kaikilta yksiköiltä edellytettävät tutkimuksen laatukäsikirjan vähimmäiskuvaukset on esitetty Tutkimuksen kriittisten tehtäväkokonaisuuksien ohjematriisissa liitteessä 1. 17

18 Tutkimuksen laadunvarmistuksen käytännöt pohjautuvat Toiminnan kehittämisen mallin periaatteisiin: yhteistyöhön, kehittävään arviointiin ja hyvien käytäntöjen levittämiseen. Kriittisten tehtäväkokonaisuuksien kuvauksissa on esitetty toimintaa ohjaavia dokumentteja 26, toiminnalle asetettuja tavoitteita sekä tehtävien hoitamiseen liittyvät yhteistyörakenteet ja vastuut. Kuvauksissa on nostettu esiin mallin periaatteisiin pohjautuvia jokapäiväisiä käytäntöjä, joita on esimerkinomaisesti esitetty kuviossa 3. Oulun yliopistossa on tutkimuksen kriittisiksi tehtäväkokonaisuuksiksi tunnistettu: 1. Tutkimuksen strateginen johtaminen 2. Tutkimushenkilöstön rekrytointi 3. Tutkimusrahoitus 4. Infrastruktuurin hankinta, ylläpito, (yhteis)käyttö ja tuki 5. Tutkijakoulutus ja jatko-opinnot 6. Tutkimuksen suunnittelu ja toteutus 7. Tieteellinen julkaiseminen 8. Tutkimustulosten levittäminen ja hyödyntäminen 9. Tutkimuksen arviointi ja kehittäminen Kriittiset tehtäväkokonaisuudet auttavat jäsentämään yliopiston toiminnan kokonaisuutta sekä hahmottamaan vastuita. Kriittiset tehtäväkokonaisuudet ovat tärkeitä ydintoimintojen ja tukipalveluiden välisen työnjaon ja vastuiden selkiyttämisessä. Työvälineenä kriittisiin tehtäväkokonaisuuksiin liittyvien tukipalvelujen konkretisoimiseksi käytetään wikissä olevaa vastuumatriisia 27, johon tukipalveluyksiköt kirjaavat omia tehtäviään ja vastuitaan kuhunkin kriittiseen tehtävään liittyen. 5.3 Tutkimuksen strateginen johtaminen Strategiansa mukaisesti yliopisto profiloituu tiedeyliopistoksi, jonka tutkimusta kehitetään entistä laadukkaammaksi ja kansainvälisesti arvostetummaksi. Tieteellinen perustutkimus tiedeyhteisön omiin tavoitteisiin ja uteliaisuuteen perustuva, lyhyen aikavälin hyödyntämisintresseistä vapaa tutkimus on yliopiston ydinosaamista. Yliopiston hallitus määrittelee tutkimuksen laadulliset tavoitteet sekä tutkimuksen painoalat. Painoalojen lisäksi yliopistolla on kansainvälisesti vahvaa osaamista useilla muillakin tieteenaloilla. Oulun yliopiston strategiset tavoitteet ovat: Tutkimus on tieteellisesti korkeatasoista ja vahvuusalueilla kansainvälistä huippua. Opetus kytkeytyy tiiviisti ja systemaattisesti tutkimukseen ja on korkeatasoista ja ajanmukaista. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus luo innovaatioita ja edistää alueiden elinvoimaisuutta. Tutkimusta koskevan toimenpideohjelman ja siihen liittyvien strategisten hankkeiden suunnittelu ja käynnistäminen on tutkimuksesta vastaavan vararehtorin vastuulla 28. Vararehtorit, dekaanit ja johtavat virkamiehet valmistelevat rehtorin johdolla hallituksen päätettäväksi tulevat esitykset. Dekaanit, painoalojen ja erillislaitosten johtajat sekä hallintopalveluiden vastuualueiden johtavat virkamiehet vastaavat siitä, että hallituksen päätökset toteutuvat. Strategisten hankkeiden toteutumista ja valvotaan säännöllisesti tulosneuvottelujen yhteydessä. Hallitus päättää tutkimuksen kokonaisarvioinnin toteuttamisesta. Tutkimuksen sisällölliset tavoitteet laaditaan tutkimusyksiköissä yhteistyössä tutkijoiden ja kansainvälisen tiedeyhteisön kanssa. Vastaavuus yliopiston strategiaan ja yleisten tavoitteiden toteutuminen yksikkötasolla arvioidaan vuosittain tulosneuvotteluissa ja sisäisten arviointien ja kansainvälisten arviointien yhteydessä. Yliopiston tutkimuksesta vastaavan vararehtorin vetämä tutkimusneuvosto 29 (tiedeneuvosto vuoteen 2009) toimii koko yliopiston tasolla yliopiston hallituksen tukena tieteellisen tutkimuksen strategisena asiantuntijaelimenä. Se organisoi tutkimustoiminnan sisäisiä ja ulkoisia arviointeja ja tekee ehdotuksia tutkimuksen ja tutkijakoulutuksen kehittämisestä ja tukitoimista. 26 Toimintaa ohjaavia dokumentteja on koottu lukuun Tukipalveluiden vastuiden määrittelyssä käytettävä vastuumatriisi < 28 Vararehtoreiden vastuunjako on päätetty hallituksen kokouksessa 7/2006 < 29 Tutkimusneuvoston verkkosivut < 18

19 Tutkimus- ja innovaatiopalveluiden vastuulla on tutkimuksen laadunarvioinnin toimivuuden seuraaminen ja tukeminen sekä tarvittavan koulutuksen järjestäminen ja opastuksen antaminen. Tutkimustoimintaa ohjaavat lait ja asetukset sekä valtakunnalliset ohjeet on esitetty käsikirjan luvussa 10. Oulun yliopisto määritteli tutkimuksen painoalat vuonna 1993 ensimmäisenä yliopistona Suomessa. Yliopiston nykyisessä strategiassa on määritelty kolme tutkimuksen painoalaa joilla osaaminen on maailman huippua: informaatioteknologia ja langaton viestintä, biotekniikka ja molekyylilääketiede sekä pohjoisuus ja ympäristö. Strategian mukaisia painoalaorganisaatioita ovat Biocenter Oulu, Thule-instituutti ja Infotech Oulu. Painoalaorganisaatioille on ominaista jatkuva ulkoiseen arviointiin pohjautuva toiminta, jolla yliopisto varmistaa toiminnan laatua. Yliopiston hallitus päättää tulossopimuskausittain rahanjaon periaatteet 30, joissa otetaan kantaa myös painoalojen rahoitukseen. Painoaloja arvioidaan strategian valmistelun yhteydessä. Tutkimuksen sisäisten ja ulkoisten arviointien pohjalta tunnistetaan ja tuetaan nousevia aloja, joissa on potentiaalia huipulle. Yliopiston strategiassa vuosille yliopiston vahvuusalueiden ja kehittämiskohteiden valinta pohjautuu vuonna 2007 toteutetun Tutkimuksen kokonaisarvioinnin 31 (Research Assesment Excercise, RAE) suosituksiin. 5.4 Tutkimushenkilöstön rekrytointi Yliopiston henkilöstöpolitiikan tavoitteena on tukea yliopiston perustehtävää, mahdollisimman korkeatasoista tutkimusta ja opetusta, kehittämällä henkilöstöasioiden käsittelyyn yhtenäisiä toimintamalleja. Tarkoituksena on luoda tasapuoliset ja oikeudenmukaiset menettelytavat henkilöstöasioihin koko yliopistossa. Tavoitteena on yhtenäistää käytäntöjä, mutta mahdollistaa myös tarkoituksenmukainen soveltaminen eri toimintayksiköiden erityisolosuhteisiin. Henkilöstöasioissa noudatettavien periaatteiden lähtökohtana on virka- ja työlainsäädäntö, virka- ja työehtosopimukset sekä Oulun yliopiston henkilöstöpoliittinen toimintaohjelma 32, jossa on esitetty tutkimushenkilöstön rekrytoinnin periaatteet. Henkilöstöpoliittinen toimintaohjelma tarkentaa yliopiston kokonaisstrategiassa määriteltyjä henkilöstöjohtamisen periaatteita. Ohjelma sisältää yhteiset tavoitteet ja toimintaperiaatteet yliopiston koko henkilöstölle ja henkilöstöjohtamiselle. Yliopiston henkilöstöasioissa noudatettavat periaatteet 33 on valmisteltu yhteistyössä hallintopalvelujen, tiedekuntien ja erillisyksiköiden hallinnon sekä henkilöstöjärjestöjen kanssa. Henkilöstöjohtaja vastaa yliopiston rekrytointikäytännöistä ja niiden kehittämisestä. Yliopiston hallitus on asiaa valmistelleen työryhmän esityksen pohjalta vahvistanut kokouksessaan syksyllä opetus- ja tutkimushenkilöstön virkarakenteen ja virkanimikkeiden uudistamisen, jonka mukaan yliopisto sitoutuu neliportaiseen tutkijanurajärjestelmään. Ehdotettuun virkarakenteeseen on siirrytty suunnitelmallisesti alkaen tiedekuntien ja yksiköiden henkilöstösuunnitelmiin sisällytetyn vaiheistuksen mukaisesti. Virkarakenneuudistuksen tavoitteena on pitää nimikkeeltä toiselle siirtyminen, virkoihin liittyvä vakinaistaminen ja kausien lukumäärän määrittely mahdollisimman joustavana huomioiden lainsäädäntö, sen muutokset, henkilön pätevöityminen, tehtävässä menestyminen sekä yksikköjen tarpeet, tehtävät ja taloudellinen tilanne. Lähtökohtana on yliopiston periaate, että kaikissa tehtävissä sekä opetetaan että tutkitaan. 5.5 Tutkimusrahoitus Yliopiston määrärahojen jaosta, kohdentamisesta ja toiminnan ja talouden seurannasta sekä täydentävän rahoituksen yleiset menettelytavat määrätään taloussäännössä 35. Oulun yliopiston hallitus on vahvistanut voimassa olevan taloussäännön. Yliopiston täydentävän rahoituksen yleiset tavoitteet määritellään toiminta- 30 Oulun yliopiston rahanjaon periaatteet vuosille < 31 Tutkimuksen kokonaisarvioinnin 2007 arviointiraportit < 32 Oulun yliopiston henkilöstöpoliittinen toimintaohjelma on hyväksytty hallituksen kokouksessa joulukuussa 2008 < 33 Henkilöstöhallinnon periaatteet ja erillisohjeet < 34 Hallituksen pöytäkirja kokouksesta 11/2007 < 35 Oulun yliopiston taloussääntö on hyväksytty hallituksen kokouksessa joulukuussa 2008 < 19

20 ja taloussuunnitelmassa 36. Täydentävän rahoituksen yksikkökohtaiset tavoitteet asetetaan tulosneuvotteluissa 37 ja toteutumista seurataan vuosittain ja tulosneuvottelujen yhteydessä. Yliopisto tukee tutkijoitaan kilpaillun tutkimusrahoituksen hankinnassa ja käytössä. Erityisesti tehostetaan Suomen Akatemian rahoituksen hakemista ja pyritään lisäämään tutkimuksen huippuyksikköjen ja akatemiaprofessorien määrää yliopistossa. Yliopisto vahvistaa tutkijoidensa kansainvälistä tutkimusyhteistyötä muun muassa osallistumalla kansainvälisiin tutkimusliittoutumiin ja parantamalla yksiköiden mahdollisuuksia rekrytoida ulkomaisia tutkijoita sekä pysyvästi että lyhyemmiksi ajanjaksoiksi yliopistoon. Talouspalvelut ohjeistaa tutkimushankkeiden budjetoinnin. Tutkimus- ja innovaatiopalvelut ohjeistavat menettelytavat merkittävimpien rahoittajien (Tekes, EU:n puiteohjelma) suhteen ja täydentävän tutkimusrahoituksen sopimuskäytännöt 38 sekä tarjoavat sopimuspohjat yksiköiden käyttöön. Tutkimusrahoituksen tukipalvelua antavat myös EU-koordinaattori, kansainväliset asiat, kirjaamo ja tietohallinto. 5.6 Infrastruktuurin hankinta, ylläpito, (yhteis)käyttö ja tuki Yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmassa on asetettu tavoitteeksi tutkimuksen infrastruktuurien kehittäminen hankkimalla korkeatasoisia tutkimuslaitteistoja, aineistokokoelmia ja tietokantoja. Vuosittain päivitettävän infrastruktuuriohjelman valmistamisesta vastaa yliopiston tutkimusneuvosto jonka yhteyteen on vuoden 2009 alussa perustettu infrastruktuurityöryhmä. Ensimmäinen infrastruktuuriohjelma valmistuu vuoden 2009 aikana. Yliopiston hallitus hyväksyi vuonna 2004 yliopiston toimitilastrategian 39. Strategia tarkistettiin ja päivitettiin opetusministeriön ohjeen perusteella vuonna Strategian päätavoitteina on, että yliopistolla on käytössä toiminnan edellyttämät viihtyisät, terveelliset, turvalliset ja kestävän kehityksen mukaiset tilat. Lisäksi tavoitteena on tilojen käytön tehostaminen ja tilojen joustava käyttö. Yliopiston tieto- ja viestintätekniikan koulutus- ja tutkimuskäytön toimintaohjelmassa vuosille määritellään tutkimuksen tieto- ja viestintätekniikan (tvt) käytön kehittämistehtävät ja niiden tavoitetila vuoteen 2012 saakka. Campus Futurus 41 vastaa tvt:n tutkimuskäytön koordinoinnista ja raportoinnista yliopiston hallitukselle. Hankintojen ohjeistamisesta ja kilpailutuksesta vastaa keskitetysti yliopiston tilapalvelut. Yksiköiden hankintoja varten on yksiköiden nimettävä yhdyshenkilö joka tiedottaa tilapalveluille yksikön hankinnoista. Laitteiden ja muun infrastruktuurin hankkimisessa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista, muita ohjaavia säädöksiä ja ohjeita, jotka on otettu huomioon yliopiston hankintaohjeessa Tutkijakoulutus ja jatko-opinnot Yliopiston hallitus on vahvistanut opetus- ja tutkimushenkilöstön virkarakenteen ja virkanimikkeiden uudistamisen 43, jonka mukaan yliopisto sitoutuu neliportaiseen tutkijanurajärjestelmään. Tutkimusjärjestelmän edelleen kehittämiseksi luodaan tutkijatohtorijärjestelmä ja perustetaan itsenäistymisvaiheen tutkijapaikoiksi yliopistotutkijan virkoja. Yliopiston hallitus on määritellyt yleiset reunaehdot 44 tohtoritutkinnon vaatimuksille ja väitöskirjan tarkastus- 36 Oulun yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelma < 37 Tulosneuvottelukäytännöt on kuvattu toiminnanohjauksen yhteydessä luvussa Tutkimus- ja innovaatiopalveluiden sopimuspalvelut < 39 Oulun yliopiston toimitilastrategia vuosille < 40 Oulun yliopiston tieto- ja viestintätekniikan koulutus- ja tutkimuskäytön toimintaohjelma < pdf>. 41 Campus Futurus on verkosto-organisaatio, joka tukee, kehittää ja koordinoi tieto- ja viestintätekniikan hyödyntämistä koulutuksessa, opetuksessa ja tutkimuksessa Oulun yliopistossa < 42 Oulun yliopiston hankintaohjeet < 43 Oulun yliopiston opetus- ja tutkimushenkilöstön virkarakenteen uudistaminen < 44 Yliopiston hallituksen hyväksymät yleiset reunaehdot tohtoritutkinnon vaatimuksille ja väitöskirjan tarkastusprosessille < 20