SOPIMUS LIIKUNTA- JA KULTTUURIPALVELUIDEN SÄHKÖISESTÄ MAKSUJÄRJESTELMÄSTÄ Imatran kaupunki

Transkriptio

1 Sopimusluonnos Liite 4 LUONNOS SOPIMUS LIIKUNTA- JA KULTTUURIPALVELUIDEN SÄHKÖISESTÄ MAKSUJÄRJESTELMÄSTÄ Imatran kaupunki Sisällysluettelo 1. Sopijaosapuolet Vastuu- ja yhteyshenkilöt Sopimuksen kohde ja tarkoitus Sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys Sopimuskausi Palvelun sisältö Sopimusmuutokset Reklamaatiot ja asiakaspalautteet Palveluntuottajan velvoitteet Tilaajan velvoitteet Palvelun käyttöönotto Palvelun käyttö ja käyttäjätuki Hinnat Laskutus ja maksuehdot Vakuutukset Sopimusseuranta Sopimuksen valvonta Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Sopimuksen siirto Sopimuksen purkaminen Sopimuksen irtisanominen ja päättyminen Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Allekirjoitukset... 7 LIITTEET... 7

2 1. Sopijaosapuolet Imatran kaupunki Virastokatu IMATRA Y-tynnus ja Palveluntuottaja Osoite Postinumero ja postitoimipaikka Y-tunnus Imatran kaupunki (jäljempänä Tilaaja) ja Palveluntuottaja, (jäljempänä Palveluntuottaja), yhdessä Sopijaosapuolet, ovat tehneet liikunta- ja kulttuuripalveluiden sähköisestä maksujärjestelmästä tämän sopimuksen liitteineen. 2. Vastuu- ja yhteyshenkilöt Sopijaosapuolet nimeävät omat vastuu- ja yhteyshenkilönsä, jotka seuraavat ja valvovat Sopimuksen toteutumista sekä tiedottavat siitä omalle organisaatiolleen. Sopimusta koskeva yhteydenpito tapahtuu kirjallisesti joko postitse tai sähköpostitse. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on viipymättä ilmoitettava toisen osapuolen yhteyshenkilölle. Tilaaja Vastuuhenkilö Muut yhteyshenkilöt Palveluntuottaja Vastuuhenkilö Muut yhteyshenkilöt 3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus Sopimuksen kohteena on Tilaajan xx.xx.2016 päivätyn tarjouspyynnön ja Palveluntuottajan xx.xx.2016 päivätyn tarjouksen mukainen maksujärjestelmä, jolla Tilaaja tukee henkilöstönsä omaehtoista, verovapaata liikunta- ja kulttuuritoimintaa. Tilaajan palveluksessa on noin 850 henkilöä. 4. Sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa järjestyksessä: 1. Sopimus liitteineen 2. Tilaajan tarjouspyyntö liitteineen 3. Palveluntuottajan tarjous liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 Palvelut

3 5. Sopimuskausi 6. Palvelun sisältö Sopimus alkaa ja päättyy Lisäksi on mahdollisuus kahteen yhden vuoden pituiseen optiojaksoon. Tilaaja tekee option käyttämisestä erillisen päätöksen viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimusjakson päättymistä. Maksujärjestelmä täyttää verottajan antamat ohjeet työntekijän omaehtoisesta liikunta- ja kulttuuritoiminnasta verovapaana etuna (1848/31/2008, 18/31/2009 ja A26/200/2013). Maksujärjestelmä on sähköinen ja sitä on mahdollista hyödyntää sekä liikunta- että kulttuuripalveluiden ostoissa. Tilaajan palveluksessa oleva edunsaaja voi itse määrittää, missä suhteessa hän käyttää työnantajansa tukea liikunta- ja kulttuuripalveluihin. Maksujärjestelmä on henkilökohtainen ja henkilön tunnistaminen käytön yhteydessä helppoa ja turvallista. Edunsaajan käyttämä järjestelmän osa on suomenkielinen ja saatavilla on suomenkielinen käyttäjätuki. Palvelu kattaa myös Tilaajalle toimitettavan raportoinnin palvelun käytöstä sekä suomenkielisen pääkäyttäjätuen siten kuin tarjouspyynnössä ja tarjouksessa liitteineen on tarkemmin kuvattu. Tilaaja voi määrittää edun voimassaoloajan ja muuttaa sitä myöhemmin myös edunsaajakohtaisesti esimerkiksi määräaikaisten työntekijöiden kohdalla. 7. Sopimusmuutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä Sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 8. Reklamaatiot ja asiakaspalautteet Tilaaja lähettää Palvelua ja Palveluntuottajan laskutusta koskevat reklamaatiot 14 päivän kuluessa virheen tai poikkeaman havaitsemisesta Palveluntuottajan yhteyshenkilölle. Palveluntuottajan tulee vastata Tilaajan lähettämiin reklamaatioihin seitsemän (7) päivän kuluessa. Vastauksessaan Palveluntuottajan tulee ilmoittaa, mihin toimenpiteisiin on ryhdytty. Ehkäisevien ja korjaavien toimenpiteiden tulee olla asianmukaisia virheiden vakavuuteen nähden. Palveluntuottaja on velvollinen kirjaamaan saapuneet reklamaatiot raportointia varten. 9. Palveluntuottajan velvoitteet 10. Tilaajan velvoitteet Palveluntuottaja sitoutuu Sopimuksen mukaisen maksujärjestelmän toimittamiseen Tilaajalle sekä täyttämään tässä Sopimuksessa määritellyt sopimusvelvoitteet Tilaajaa kohtaan. Palveluntuottajan tulee täyttää tässä Sopimuksessa yksilöidyt vaatimukset. Tilaaja sitoutuu nimeämään organisaatiostaan yhteyshenkilön ja tälle varahenkilön Palveluntuottajan ja Tilaajan välistä yhteydenpitoa varten.

4 Tilaaja seuraa palvelun laatua ja sisältöä, mutta ensisijainen palvelun laadunvalvontavastuu on kuitenkin Palveluntuottajalla. Tilaaja sitoutuu tiedottamaan palveluun liittyvistä asioista omassa organisaatiossaan sekä ilmoittamaan Palveluntuottajalle organisaationsa toimintaan liittyvistä asioista, joilla voi olla vaikutusta palvelun tuottamiseen. Tilaaja antaa henkilöstölleen Sopimusta vastaavat ohjeet palveluiden käytöstä. 11. Palvelun käyttöönotto Maksujärjestelmän käyttöönotto ja siihen liittyvä koulutus toteutetaan erikseen yhdessä sovittavalla tarkennetulla aikataululla. Nimetyt yhteyshenkilöt sopivat ja aikatauluttavat käyttöönoton, pääkäyttäjäkoulutuksen sekä mahdollisen edunsaajien infotilaisuuden niin, että järjestelmä on käytössä Käyttöönoton viivästyminen Palveluntuottajan tulee ilman aiheetonta viivästystä ilmoittaa Tilaajalle, jos ilmenee, että palvelun käyttöönotto viivästyy. Palveluntuottajan on lisäksi ilmoitettava viivästyksen syy, sen vaikutus sekä uusi käyttöönottoaika. 12. Palvelun käyttö ja käyttäjätuki 13. Hinnat Kuvataan palvelun käyttö ja käyttäjätuki. Hinnat ovat voimassa kiinteinä sopimuskauden kaksi ensimmäistä vuotta asti. Hinnat sisältävät sopimuksessa tarkoitettujen palveluiden ja toiminnan kokonaiskustannukset. Sopimuskauden kahden viimeisen vuoden ja mahdollisesti käytettävien optiojaksojen (1 + 1 vuotta) osalta Palveluntuottaja tekee esityksen hinnantarkistuksesta xx.xx.xxxx mennessä. Hintoja voidaan korottaa enintään JYSE 2014 Palvelut kohdassa xx määritellyissä rajoissa (?) 14. Laskutus ja maksuehdot Palveluntuottaja laskuttaa suoraan Tilaajaa. Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus tapahtuu jälkikäteen kuukausittain koontilaskuna. Laskusta on käytävä ilmi laskutuskausi, laskun peruste ja loppusumma. Mahdolliset hyvitykset kirjataan seuraavan kauden koontilaskuun. Palveluntuottaja laskuttaa Tilaajaa verkkolaskulla ja käyttää Tilaajan antamaa viitetietoa. Millään muulla tavalla toimitettuja laskuja ei hyväksytä. Verkkolaskuun voi liittää myös sähköisiä liitetiedostoja. Imatran kaupunki Verkkolaskun osoite Verkkolaskun välittäjä Välittäjätunnus Laskutus- ja toimituslisiä, käsittelymaksuja tai muita erillisiä lisiä ei hyväksytä.

5 15. Vakuutukset 16. Sopimusseuranta Palveluntuottajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Palveluntuottajan vastuuvakuutuksen on oltava riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin. Palveluntuottaja on sitoutunut huolehtimaan tietoturvallisuudesta riittävillä toimenpiteillä ja noudattamaan toiminnassaan henkilötietolakia ja muuta toimintaa sääteleviä lakeja ja normeja. Jatkuvan sopimusseurannan yhteydessä tarkistetaan Palveluntuottajan tarjouksessaan lupaamansa palvelukonseptin ja lisäpalvelujen toteutuminen sopimuskauden aikana. 17. Sopimuksen valvonta Jos Palveluntuottajan toimittama palvelu ei vastaa tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattuja vaatimuksia tai on laadultaan epätyydyttävää, Tilaaja antaa Palveluntuottajalle huomautuksen sähköpostitse. Huomautuksen syy on poistettava huomautuksessa määritellyssä määräajassa ja poistamisesta on samalla toimitettava kirjallinen selvitys Tilaajalle. Jos selvitys tyydyttää Tilaajaa, niin huomautus poistetaan. Muuten seurauksena on palvelupoikkeama ja sen perusteella määrättävä päiväkohtainen sakko. Sakko on suuruudeltaan viisisataa (500,00) euroa per arkipäivä. 18. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Tämä Sopimus on luottamuksellinen. Sopijaosapuolet sitoutuvat olemaan antamatta tätä Sopimusta tai sitä koskevia tietoja kolmannelle osapuolelle ilman toisen Sopijaosapuolen suostumusta, ellei tietojen antaminen perustu lakiin (mm. Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/ ) tai viranomaisen määräykseen tai ole tarpeen Sopimuksen tarkoituksen ja sen mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi tai sitä koskevan riitaisuuden ratkaisemiseksi. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään salassa kaikki tämän Sopimuksen toteuttamisen yhteydessä tai siihen liittyen tietoonsa saamat tai muutoin sen tietoon tulevat Sopijaosapuolen toimintaan tai henkilöstöön liittyvät tiedot, jotka ovat salassa pidettäviä tai luottamuksellisia tai jotka sen on tullut ymmärtää sellaisiksi. Sopijaosapuolet ryhtyvät kaikkiin kohtuullisina pidettäviin toimenpiteisiin tällaisen aineiston suojaamiseksi. Sopijaosapuolet käsittelevät salassa pidettäviä ja luottamuksellisia tietoja vain Sopimuksen toteuttamisen edellyttämässä laajuudessa ja sitoutuvat olemaan käyttämättä niitä muuhun tarkoitukseen. Sopijaosapuoli vastaa siitä, että vain niillä henkilöillä, joiden on Sopimuksen toteuttamiseksi ehdottoman välttämätöntä saada tietoonsa Palvelutuottajan tai Tilaajan salassa pidettävää tai luottamuksellista aineistoa, on siihen oikeus. Tämä velvoite koskee myös Palveluntuottajaan sopimussuhteessa olevia yhteisöjä ja niiden henkilöstöjä. Luottamukselliseksi tiedoksi ei katsota sellaista tietoa, joka ennen sen luovuttamista oli julkisesti saatavilla olevaa tietoa tai jonka tietoonsa saava Sopijaosapuoli oli saanut sitä ennen tietoonsa laillisella tavalla julkisista lähteistä tai kolmannelta.

6 19. Sopimuksen siirto Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta siirtää Sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Tilaajan etukäteistä kirjallista hyväksyntää. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta Sopimuksen voimassaoloon, vaan Sopimus siirtyy sulautumistilanteessa sellaisenaan vastaanottavalle yhtiölle. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta Sopimuksen voimassaoloon, vaan Sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle Sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Siirtoon liittyvistä käytännön toimenpiteistä sovitaan erikseen hyvässä hengessä Sopijaosapuolten ja niiden yksiköiden kesken, joita uudelleenjärjestely koskee. 20. Sopimuksen purkaminen Tilaajalla on oikeus purkaa Sopimus, mikäli Palveluntuottaja rikkoo lakia, kyseessä on muu merkittävä virhe/puute palvelun järjestämisessä tai Palveluntuottaja ei noudata Sopimuksessa mainittuja velvoitteita. Tilaajalla on oikeus purkaa Sopimus myös, jos sillä on perusteltu syy uskoa, ettei Palveluntuottaja kykene suoriutumaan velvoitteistaan sovitusti. Ennen sopimuksen purkamista Tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei Palveluntuottaja korjaa laiminlyöntiä Tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa. Palveluntuottajalla on oikeus purkaa sopimus, mikäli Tilaaja ei noudata tässä Sopimuksessa mainittuja velvoitteita. Näitä ovat esimerkiksi laskutettavan liikunta- ja kulttuuriedun toistuvat maksulaiminlyönnit. Kumpikin Sopijaosapuoli voi purkaa Sopimuksen välittömästi, jos toinen Sopijaosapuoli rikkoo olennaisesti Sopimusta eikä korjaa rikkomustaan kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa sitä koskevan kirjallisen huomautuksen lähettämisestä. Maksujen vähäistä myöhästymistä ei pidetä olennaisena sopimusrikkomuksena. Sopimuksen purkaminen on tehtävä ilmoittamalla siitä kirjallisesti Sopijaosapuolelle. Tilaajalla on oikeus valita Sopimuksen päättymisajankohta niin, että korvaavan palvelun hankinta on mahdollista Tilaajan toimintaa haittaamatta. 21. Sopimuksen irtisanominen ja päättyminen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa Sopimuksen, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia, pois lukien Tilaajan määrittelemät huomautukset, palvelupoikkeamat ja niiden seuraamukset. Jos tämä hankintasopimus päättyy Tilaajan irtisanomiseen Palveluntuottajan lyötyä laimin hankintasopimuksen velvoitteet, Palveluntuottaja sitoutuu Tilaajan niin halutessa jatkamaan tätä Sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka, kunnes Tilaaja on solminut lainvoimaisen hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Sitoumuksen laiminlyönti aiheuttaa sadantuhannen (100000,00) euron sakon määräämisen Palvelutuottajalle. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin.

7 22. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen 23. Allekirjoitukset Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen, jätetään asia Tilaajan kotipaikan alioikeuden ratkaistavaksi. Tätä Sopimusta on tehty kaksi (2) yhdenmukaista kappaletta, yksi (1) kummallekin Sopijaosapuolelle. Tämä Sopimus tulee voimaan, kun molemmat Sopijaosapuolet ovat sen asianmukaisesti allekirjoittaneet. Kaikki muutokset tähän Sopimukseen tulevat voimaan, kun molemmat Sopijaosapuolet ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet muutokset. [paikka] [pp.kk.vvvv] [Tilaaja] [paikka] [pp.kk.vvvv] [Palvelutuottaja] [Nimi] [nimike] [Nimi] [nimike] LIITTEET [Liite ###] [Liite ###] [Liite ###]