Yritys, jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja. Espoon kaupunki, jäljempänä Asiakas Osoite Y Asiakkaan yhteyshenkilö:

Transkriptio

1 1 (8) Pesulapalveluiden hankinta Sopijaosapuolet Sopimuksen yhteyshenkilöt: Sopimuksen kohde ja tavoitteet Yritys, jäljempänä Toimittaja Osoite Y-tunnus ja Espoon kaupunki, jäljempänä Asiakas Osoite Y Asiakkaan yhteyshenkilö: Toimittajan yhteyshenkilö Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Tämän sopimuksen kohteena on (täsmennetään sopimusvaiheessa mitkä osiot sopimus kattaa) A. Pesulapalvelut, johon tulee sisältyä vesipesu, kemiallinen pesu, tahranpoisto, emulsiopesu, erikoispyykinkäsittely (palosuojatut tekstiilit), mankelointi, prässäys, silitys, korjauspalvelu, pakkaus ja kuljetus. B. Mattojen tasopesu. C. Tekstiiliverhoiltujen huonekalujen pesu ja suojakäsittely. D. Paneeliverhojen ja seinävaatteiden puhdistuspalvelu. Sairaaloiden tekstiilit eivät kuulu tämän sopimuksen piiriin. Kestomerkkaus (toimittajan käytäntö täydennetään sopimusvaiheessa). Asiakas ei sitoudu tiettyihin hankintamääriin sopimuskauden aikana.

2 2 (8) Sopimusta käyttävät konserniyhteisöt Sopimuskausi Tähän sopimukseen voivat halutessaan liittyä Espoon kaupungin konserniyhteisöt, sen jälkeen kun konserniyhteisö on siitä ensin sopinut Espoon kaupungin sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön kanssa. Espoon kaupungin sopimuksesta vastaava yhteyshenkilö vahvistaa Toimittajan vastaavalle yhteyshenkilölle konserniyhteisön liittymisen sopimukseen. Konserniyhteisö on oikeutettu käyttämään Espoon kaupungin ja Toimittajan välistä sopimusta välittömästi sen jälkeen, kun konserniyhteisö on ilmoittanut Toimittajalle laskutus-, ym. Toimittajan edellyttämät tiedot. Konserniyhteisöt ovat yhteisöjä, joissa Espoon kaupungilla on määräysvalta. Selvyyden vuoksi todetaan, että konserniyhteisö ei tule tämän sopimuksen sopijaosapuoleksi, eikä se voi siten esimerkiksi sopia muutoksia tähän sopimukseen. Sopimus syntyy sen allekirjoittamisella. Sopimuskausi on kolme vuotta hankintasopimuksen allekirjoittamisesta lukien ja se on suunniteltu alkavaksi Sopimuskauteen sisältyy lisäksi yksi optiovuosi. Päätös option käytöstä tehdään erikseen. Option käyttämisestä ilmoitetaan 3 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Sopijaosapuolten vastuut Asiakas vastaa siitä, että: - toimipisteiden henkilökunta ohjeistetaan pesulapalveluiden käyttöön liittyvissä asioissa ja toiminnoissa - nimetään vastuuhenkilöt eri toimipisteissä - pesuun tuleva pyykki on noudettavissa sovituista paikoista sovittuna aikana - säännöllisen viikkoaikataulun mukaisissa kuljetuksissa muutokset toimipisteiden aukioloajoissa ilmoitetaan Toimittajalle hyvissä ajoin - toimintamalleja kehitetään yhteistyössä Toimittajan kanssa. Toimittaja vastaa siitä, että: - palvelu suoritetaan hyvällä ammattitaidolla sovitun mukaisesti - kuljetukset Asiakkaan toimipisteisiin tapahtuvat arkisin (ma-pe) klo välillä tai muuna sovittuna aikana - tekstiilit on kuljetuksen ajaksi pakattu ja suojattu asianmukaisesti - työvaatteet toimitetaan ripustimilla tai viikattuna tilaajan toimipisteeseen - tekstiilien vakiotoimituspäivissä tapahtuvista muutoksista ilmoitetaan asiakkaalle hyvissä ajoin

3 3 (8) - pesussa vahingoittuneet tai kadonneet tekstiilit korvataan Asiakkaalle vähintään pesuteollisuusliiton korvauskäytännön mukaisesti - Asiakas saa vuosittaisen seurantaraportin, josta ilmenevät palvelun ostomäärät (kg/kpl- ja euromäärät) kustannuspaikoittain. Alihankkijoiden käyttö Pesulapalvelun osalta alihankkijoiden käyttö ei ole sallittua. Toimittaja suorittaa itse pesulapalvelun. Mikäli Toimittaja käyttää lisäpalveluihin tai kuljetuksiin alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittajan on ilmoitettava asiakkaalle käyttämänsä alihankkijat. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Tilaaminen Asiakas voi tilata tuotteita/palveluita tarpeensa mukaan tämän sopimuksen mukaisin hinnoin ja sopimusehdoin. Tilaus tehdään joko ERP -järjestelmän kautta tai paperisella tilauslomakkeella. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Toimittajan tulee ilmoittaa koko sopimuskauden ajan tuotteistetut palvelut ja niihin tulevat muutokset Espoon kaupungin vahvistamassa muodossa (Excel-taulukko). ERP -järjestelmän kautta tehtäviä tilauksia varten toimittajan tulee ilmoittaa Espoon kaupungille sähköpostiosoite johon tilaukset lähetetään. Sähköpostiosoite ei saa olla henkilökohtainen. ERP - järjestelmästä tilaus lähtee PDF -muotoisena toimittajan antamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaustavasta sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Sopimuksen kaikkien hintojen (alv 0 %) tulee olla kiinteät vähintään asti. Sopijaosapuolet voivat esittää jälkeen hintoihin tarkistuksia. Mahdolliset hinnantarkistusesitykset on toimitettava toiselle sopijaosapuolelle kolme kuukautta ennen haluttua voimaantuloajankohtaa. Hinnantarkistuksia voidaan tehdä korkeintaan kerran vuodessa. Toimittaja tekee oman hinnantarkistusesityksensä Hankintapalveluille (PL 640, ESPOON KAUPUNKI). Hinnantarkistusesityksessä on yksilöitävä ne kustannustekijät, joihin hinnanmuutoksessa vedotaan. Vetoamista yleiseen kustannustason nousuun ei voida pitää hyväksyttävänä perusteena hintojen

4 4 (8) korottamiselle. Hintoja voidaan tarkistaa enintään palveluiden tuottajahintaindeksin muutosta vastaavasti. Vertailuajankohtana on sopimuksen allekirjoituskuukausi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään hinnankorotuksen voimaantulopäivänä. Irtisanomisaikana sovelletaan irtisanomishetkellä voimassa olevia hintoja. Uusista hinnoista sovitaan kirjallisesti. Toimitusehto TOP Espoo (Finnterms 2001), noudettuna ja toimitettuna perillä. Toimitusaika Sovitaan kunkin tilaajayksikön kanssa erikseen. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Lasku voidaan maksaa, kun palvelu on toimitettu sopimusehtojen mukaisesti. Jokaisesta tilauksesta tulee olla oma erillinen lasku. Koontilaskut eivät ole sallittuja. Laskuissa on mainittava myös arvonlisäverollinen hinta ja sen tulee täyttää arvonlisäverolain 209b :n määräykset. Maksuehto on 21 päivää netto laskettuna toimitusajankohdasta tai laskun saapumispäivästä sen mukaan, kumpi on myöhäisempi. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Espoon kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen Espoon kaupungin sisäinen laskun kierrätys vaatii seuraavat tunnisteet/ viitteet laskuun: ERP -järjestelmän kautta tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa tilausnumeroa. Paperisella tilauslomakkeella tehtyihin tilauksiin kohdistuvissa laskuissa viitteenä käytetään tilauslomakkeessa olevaa reskontratunnusta, tilaajan koko nimeä ja tilaajan puhelinnumeroa. Laskut lähetetään osoitteella: Espoon kaupunki Taloushallintokeskus PL ESPOON KAUPUNKI Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna.

5 5 (8) Espoon OVT-tunnus on ja verkkolaskuoperaattori Enfo Oyj. Vakuutukset Verkkolaskutukseen liittyen voi ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen Laskutusmenettelyn yksityiskohdista sovitaan sopimuksenteon yhteydessä tarkemmin. Toimittaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Toimittaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Toimittaja antaa pyydettäessä asiakkaan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Reklamaatiot Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa Asiakkaan tulee olla mahdollisimman pian suoraan yhteydessä Toimittajan yhteyshenkilöön, jonka tulee vastata reklamaatioon viipymättä. Kestävä kehitys Sopijapuolet sitoutuvat edistämään tarkoituksenmukaisilla toimintatavoilla ympäristöystävällisyyttä ja kestävää kehitystä toteuttaessaan tätä sopimusta. Toimintatapoja kehitetään hyvässä yhteistyössä ja seurataan säännöllisesti. Sopimusseuranta Asiakas ja Toimittaja pitävät sopimuksen seurantapalavereja tarpeen mukaan. Asiakaskyselyt ja palautteet käydään läpi yhteisissä seurantapalavereissa. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon tai ehtoihin. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Asiakkaalla on kuitenkin jakautumisen yhteydessä halutessaan oikeus irtisanoa sopimus 4 kk:n irtisanomisaikaa noudattaen. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan.

6 6 (8) Soveltuva laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Ylivoimainen este Sopimuksen muutokset Sopimuksen Irtisanominen Sopimuksen purkaminen Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään asia Espoon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja heidän toimivaltaiset edustajansa ne allekirjoittaneet. Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään kolme (3) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Jos tätä sopimusta jommankumman sopijapuolen toimesta olennaisesti rikotaan ja sopimuksen jatkamista on sopimusrikkomuksen luonne huomioiden pidettävä toisen sopijapuolen kannalta kohtuuttomana, on sopimus mahdollista purkaa. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (4 viikkoa) korjaa laiminlyöntejään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Kummallakin sopijapuolella on oikeus purkaa sopimus, jos sopimuksen täyttyminen ylivoimaisen esteen vuoksi tulee mahdottomaksi tai viivästyy oleellisesti. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin, mikäli Toimittajan olosuhteissa on tapahtunut olennainen muutos ja Tilaaja

7 7 (8) osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta Toimittajan kanssa, mikäli kyseinen olosuhteiden muutos olisi ollut sopimuksentekohetkellä Tilaajan tiedossa. Jos Toimittaja joutuu konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin sellaisiin taloudellisiin vaikeuksiin, että on syytä olettaa sopimusvelvoitteiden täyttämisen vaarantuvan, on Tilaajalla oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin. Sopimuksen purkamisesta on ilmoitettava toiselle sopijapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopimuksen päättyminen Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Asiakas tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Toimittaja sitoutuu asiakkaan niin halutessa jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka, kunnes asiakas on solminut hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Mikäli Toimittaja valitaan Asiakkaan palveluntuottajaksi myös tulevassa kilpailutuksessa, tulevat tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamat uudet sopimushinnat voimaan välittömästi hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Espoon kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (22-23 ) ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle.

8 8 (8) Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tämä sopimus on tehty kahtena samansanaisena kappaleena, yksi kummallekin sopijapuolelle. Tämä sopimus Tarjouspyyntö Tarjous pvm (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (2009 PALVELUT). Espoossa ESPOON KAUPUNKI YRITYS OY Reijo Tuori Rahoitusjohtaja Allekirjoittaja LIITTEET 1. Tarjoushinnat