Mikkelin kaupunki jäljempänä kaupunki. Yritys jäljempänä Palveluntuottaja Osoite Y-tunnus. Sopimuksen yhteyshenkilöt:

Transkriptio

1 LUONNOS Hankintasopimus Sähköinen ovenavausjärjestelmä Sopijaosapuolet Mikkelin kaupunki jäljempänä kaupunki ja Yritys jäljempänä Palveluntuottaja Osoite Y-tunnus Sopimuksen yhteyshenkilöt: Kaupungin yhteyshenkilö: nimi, yhteystiedot xxxxx, xxxx, Mikkeli, , s-posti Palveluntuottajan yhteyshenkilö: nimi, yhteystiedot Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen kohde ja tavoitteet Sopimus koskee ensivaiheessa Mikkelin kaupungin kotihoidon käyttöön hankittavan sähköisen ovenavausjärjestelmän hankintaa. Jatkossa hankintasopimuksen piiriin voi tulla myös Mikkelin kaupungin yksikköjä/toimintoja sekä Mikkelin seudun sosiaali- ja terveystoimen jäsenkuntia. Tavoitteena on tehostaa kotiin vietävien palvelujen järjestämistä ja toteuttamista kaikissa niissä toiminnoissa ja palveluissa joita kuntalaisten kotiin tarjotaan. Sopimuksen käyttö Kaupunki hankkii sopimuksen kohteena olevaa palvelua ja siihen liittyvää 1

2 tekniikkaa palveluntuottajalta tarpeensa ja harkintansa mukaan. Kaupunki ei tällä sopimuksella sitoudu tiettyihin hankintamääriin. Sopijaosapuolten vastuut Palveluntuottaja vastaa siitä, että tarjouspyyntöasiakirjoissa (tarjouspyyntö, vaatimusmärittely, hintalomake ja hankintasopimus) esitetyt tilaajan vaatimukset sekä toimittajan tarjouksessaan ja palvelulupauksessaan esittämät asiat toteutuvat niin kuin ne ovat kirjattu asiakirjoihin. Sopimuskausi Sopimuskausi on voimassa toistaiseksi lähtien, edellyttäen että kaupungin valitseman pilotointikohteen koekäytön aikana ei havaita sellaisia ongelmia jotka tilaajan mielestä vaarantavat hankinnan tarkoituksenmukaisuuden. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Hinnat ovat voimassa vuoden 2017 loppuun. Tämän jälkeen hintoja voidaan tarkista kalenterivuosittain. Sopimushintojen tarkistaminen tapahtuu osapuolten kirjallisesta aloitteesta. Hintojen muutokset sovitaan kalenterivuoden elokuun loppuun mennessä ja ne tulevat voimaan aikaisintaan seuraavan kalenterivuoden alusta lähtien. Hinnan tarkistuksen perusteena on myyjän tai ostajan osoittama kustannustekijöiden merkittävä muutos. Kaupunki pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä hinnankorotusesitys sopimuskauden aikana, mikäli se ei ole tilaajan mielestä perusteltua eikä perustu todellisiin kustannuksiin. Kaupunki ilmoittaa hinnankorotuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä lokakuun loppuun mennessä. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko Laskujen maksuehto on vähintään 14 päivää netto. Laskutus tehdään kerran kuussa. Laskutus tapahtuu jälkikäteen. Palveluntuottaja on velvollinen käyttämään asiakaslaskutuksessa laskun liitteenä palvelunostajan määrittelemää laskun liitelomaketta. Millään muulla tavalla toimitettuja laskuja ei hyväksytä. Viivästyskorko on kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Mikkelin kaupungin tilikausi on kalenterivuosi ja laskutuskauden tulee päättyä vuodenvaihteeseen. 2

3 Vakuutukset Palveluntuottaja huolehtii vastuuvakuutuksen ja muiden tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä. Palveluntuottaja huolehtii lisäksi oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Palveluntuottajan vakuutusten edellytetään korvaavan mahdolliset henkilökunnan asiakkaalle tai asiakkaan omaisuudelle aiheuttamat vahingot. Palveluntuottaja antaa pyydettäessä kaupungille tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat. Sopimusseuranta Palveluntuottaja arvioi ja kuvaa toimintaansa säännöllisest i ja sitoutuu käymään kaupungin kanssa säännölliset, vuotuiset kehityskokoukset toiminnan sisällöstä kaupungin ilmoittamana ajankohtana. Kaupungilla on mahdollisuus tehdä haluamallaan tavalla arviointi- ja auditointikäyntejä. Jatkuvan sopimusseurannan yhteydessä tarkistetaan Palveluntuottajan tarjouksessaan lupaamansa palvelukonseptin ja lisäpalvelujen toteutuminen sopimuskauden aikana. Kaupungilla on oikeus sopimuspoikkeamaan, mikäli asiakkaan tarve sitä vaatii (Laki Julkisista Hankinnoista 67 ). Tilaaja valvoo sopimuksen toteutumista ja käyttää laadunvalvonnassaan kolmiportaista sanktiomallia. Sanktiomalli on kuvattu seuraavassa kappaleessa. Huomautus, palvelupoikkeama ja sopimusrikkomus Huomautus Vähäinen puute/poikkeama/virhe palvelun järjestämisessä voi aiheuttaa huomautuksen antamisen. Huomautus annetaan kirjallisesti (sähköposti) ja se on määrämuotoinen. Huomautuksen perusteena on aina tilaajan selvitykseen perustuva arvio tilanteesta sekä vaatimukset jotka tilaaja on esittänyt tarjouspyyntöasiakirjoissa ja lupaukset/toiminnan kuvaukset jotka toimittaja on esittänyt palvelulupauksessaan. Vertailukohtana voi olla myös yleisesti alalla/hankintasopimuksen piirissä vaadittava taso/standardi/käytäntö (sama taso vaaditaan yleisesti toimittajilta). Huomautuksessa kehotetaan poistamaan huomautuksen syy määräajassa. 3

4 Mikäli huomautus ei johda huomautuksen syyn korjaamiseen ilmoitetussa määräajassa siitä seuraa palvelupoikkeaman kirjaaminen. Sopimusrikkomuksen seuraamukset Palvelupoikkeama Palvelupoikkeama syntyy kun huomautuksesta huolimatta sen syytä ei poisteta määräajassa. Palvelupoikkeama kirjataan myös silloin kun tilaaja antaa samasta aiheesta toimittajalle kolmannen huomautuksen. Myös merkittävä poikkeama palvelun järjestämisessä voi aiheuttaa välittömän palvelupoikkeaman kirjaamisen yritykselle. Tilaajan tietoon tulleesta palvelupoikkeamasta lähetetään kirjallinen selvityspyyntö, palveluntuottajan antaman kirjallisen selvityksen perusteella tilaaja joko vahvistaa palvelupoikkeaman tai poistaa merkinnän. Palvelupoikkeama aiheuttaa toimittajalle velvollisuuden vähentää kuukausilaskutuksestaan tilaajan ilmoittaman kuukauden osalta kymmenen (10) prosenttia. Seuraavat palvelupoikkeamat lisäävät tilaajan ilmoittaman kuukauden osalta toimittajan kuukausilaskutuksen vähennysvelvollisuutta kukin kymmenellä (10) prosentilla (2. poikkeama -20%, 3. poikkeama - 30% jne.). 5 palvelupoikkeamaa sopimuskaudella katsotaan sopimusrikkomukseksi. 3 palvelupoikkeamaa samasta aiheesta johtuen katsotaan myös sopimusrikkomukseksi. Palvelupoikkeaman korjaamatta jättäminen toimittajan toimesta katsotaan sopimusrikkomukseksi. Sopimusrikkomus Sopimusrikkomuksen seuraukset ovat: sakko hankintasopimus puretaan kyseisen palvelutuottajan osalta Sakkoon johtava sopimusrikkomus syntyy kun palvelupoikkeamien määrä täyttyy. Sakon määrän arvioi tilaaja tapauskohtaisesti. Toimittajan on kuitenkin annettava tilaajaa tyydyttävä selvitys siitä miten palvelupoikkeamat loppuvat, muuten sopimus irtisanotaan. Merkittävä virhe/puute palvelun järjestämisessä voi johtaa myös suoraan sakon määräämiseen toimittajalle (kts. kappale Sopimusrikkomuksen seuraamukset). Sopimuksen purkaminen tapahtuu hankintasopimuksen purkamisperusteiden täyttyessä. Perusteena esimerkiksi voi olla lain tai lupaehtojen rikkominen tai kotihoidon asiakkaan hoidon/terveyden vaarantuminen tai muu merkittävä virhe/puute palvelun järjestämisessä. 4

5 Mikäli palveluntuottaja ei joltakin osin, palvelutuominnan hyväksytyn aloittamisen jälkeen, täytä tarjouspyynnössä tai tarjouksessa esitettyjä vaatimuksia, kaupungilla on oikeus sopimussakkoon osoittamatta, että rikkomuksesta on aiheutunut vahinkoa. Tätä oikeutta ei kuitenkaan ole, jos sopimusrikkomus johtuu kaupungista. Sopimussakko lasketaan palveluntuottajalle kuukausittain maksettavasta kokonaiskorvauksesta siten, että se on suuruudeltaan 10 % kuukausilaskutuksesta. Jos sopimusrikkomus johtuu palveluntuottajan tuottamuksesta, on kaupungilla oikeus saada palveluntuottajalta vahingonkorvaus viivästyksen aiheuttamista välittömistä kuluista ja vahingoista siltä osin kuin ne ylittävät edellä mainitun sopimussakon. Jos palveluntuottaja on menetellyt tahallisesti tai törkeän huolimattomasti, on hän velvollinen korvaamaan kaupungille myös viivästyksestä aiheutuvat välilliset vahingot. Ylivoimainen este Ylivoimaisen esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua. Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan sellaista sopimusosapuolista riippumatonta ja ennalta arvaamatonta seikkaa, joka on sopimusosapuolten vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella ja jonka vaikutuksia sopimusosapuoli ei voi välttää eikä voittaa. Sopimuksen siirtäminen Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sulautumistilanteessa sellaisenaan vastaanottavalle yhtiölle. Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan. Sopimuksen irtisanominen Jos jompikumpi sopijaosapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti Palveluntuottajan toimesta viimeistään kaksitoista (12) kuukautta ja kaupungin toimesta viimeistään kuusi (6) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. 5

6 Sopimuksen purkaminen Jos palveluntuottaja ei korjaa sopimusrikkomustaan tilaajan määrittämässä ajassa siitä, kun kaupunki on tätä kirjallisesti vaatinut, on kaupungilla oikeus purkaa sopimus. Kaupungilla on myös oikeus purkaa sopimus, mikäli palveluntuottaja rikkoo lakia tai lupaehtoja tai asiakkaan hoito/terveys vaarantuu tai kyseessä on muu merkittävä virhe/puute palvelun järjestämisessä. Purkaminen on tehtävä kirjallisesti. Kaupunki saa purkaa sopimuksen siltä osin kuin se koskee palvelua, jota ei ole voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön tai jos palveluntuottajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa palveluntuottajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. Erimielisyyksien ratkaiseminen Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisest i keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään, asia Etelä-Savon käräjäoikeuden ratkaistavaksi. Sopimuksen päättyminen Kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Palveluntuottaja sitoutuu kaupungin niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes kaupunki on solminut lainvoimaisen hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen. Tämän sopimuksen päättymisellä, purkamisella tai irtisanomisella ei ole sellaisenaan vaikutuksia ennen irtisanomista tehtyihin tilauksiin, toimituksiin, mahdollisiin toimitussopimuksiin tai palvelua koskeviin sopimuksiin. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja Kaupunki noudattaa toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viran omaisten toiminnan julkisuudesta (22 23 ) ja voimassa olevia salassapi- 6

7 dosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopija osapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaan sa aineistoa tai tietoa. Sopijaosapuolen on välittömästi lopetettava toiselta sopijaosapuolelta saamansa luottamuksellisen aineiston ja tietojen hävittäminen sekä, ellei erikseen sovita aineiston hävittämisestä, palautettava kyseinen aineisto kaikkine kopioineen kun sopimus päättyy tai kun sopijaosapuoli ei enää tarvitse kyseistä aineistoa tai kyseisiä tietoja sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Kummallakin sopijaosapuolella on kuitenkin oikeus säilyttää lain tai viranomaisten määräysten edellyttämät kopiot. Mikäli on epäselvää, onko jokin sopijaosapuolten tietoonsa saama seikka luottamuksellinen, on tieto katsottava luottamukselliseksi. Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoit- 7

8 Arkistointi tavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaisille tai muulle taholle. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että tämän sopimuksen piiriin kuuluvien asiakirjojen säilyttämisessä, hävittämisessä ja arkistoinnissa noudatetaan voimassa olevia säädöksiä ja niiden nojalla annettuja kunnallisia ohjeita. Sopimuksen päättyessä Palveluntuottaja palauttaa Kaupungille kaikki salassa pidettävät esim. asiakasta koskevat ja muut kaupungin toimittamat tai omistamat tiedot ja asiakirjat. Lisäksi palveluntuottaja luovuttaa sopimuksen päättyessä kaupungille muut asiakkaista kerätyt tiedot. Muut ehdot Tämä sopimus ei estä sopijaosapuolia tekemästä tämän sopimuksen kohteena olevista palveluista sopimuksia muiden osapuolien kanssa. Noudatettavat sopimusehdot Sopimuskappaleet Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Hankintaan sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JY- SE 2014 PALVELUT). Tämä sopimus on tehty kahtena samanlaisena kappaleena. Tämä sopimus liitteineen Tarjouspyyntö liitteineen Tarjous liitteineen (tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessaan) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 PALVELUT). Mikkelissä xx.xx.2015 Mikkelin kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi Maria Närhinen sosiaali- ja terveysjohtaja Niina Helminen sosiaalipalvelujen johtaja Palveluntuottaja 8