KYSELY JYVÄSKYLÄ-LEHDEN JA MUIDEN VIESTINTÄKANAVIEN KÄYTÖSTÄ

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Tarjouspyyntö Viestintä, markkinointi ja matkailu KYSELY JYVÄSKYLÄ-LEHDEN JA MUIDEN VIESTINTÄKANAVIEN KÄYTÖSTÄ Jyväskylän kaupungin Viestintä, markkinointi ja matkailu -yksikkö pyytää tarjoustanne Jyväskylän kaupungin 18 vuotta täyttäneille asukkaille tehtävästä puhelinhaastattelukyselystä, jolla selvitetään, miten he saavat tietoja kaupungin palveluista ja päätöksenteosta tällä hetkellä ja miten he haluaisivat saada niitä jatkossa. Hankintamenettely Hankinnan ennakoitu arvo alittaa julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 15 :n mukaisen kansallisen kynnysarvon ( euroa, alv 0 %). Hankinta toteutetaan Jyväskylän kaupungin pienhankintaohjeiden (Kaupunginhallitus /155) mukaisena avoimena menettelynä, johon kaikki halukkaat tarjoajat saavat osallistua. Tieto kaupungin pienhankintakanavalla julkaistusta tarjouspyynnöstä lähetetään sähköpostitse 3 5 yritykselle. Kyselyn toteutus ja otos Kyselyn toteutus tulee suunnitella siten, että kyselyllä saadaan luotettavaa tietoa selvitettävästä asiasta. Tarjoaja vastaa siitä, että otos on riittävä luotettavan käsityksen muodostamiseksi. Otos on määriteltävä sen suuruiseksi, että vastauksia saadaan vähintään 200 kappaletta. Tarjouksen tulee sisältää kyselyn toteutussuunnitelma, jossa on esitetty yksityiskohtaisesti tutkimusprojektin toteuttaminen, otannan periaatteet ja kuvaus, otoskoko sekä tiedonkeruumenetelmien kuvaus (puhelinhaastattelu). Suunnitelmasta on käytävä ilmi tutkimusmenetelmien luotettavuus, riittävän kokoisen satunnaisotoksen varmistaminen, vastauskadon minimointi sekä vastausten painotus ja niiden tilastollinen yleistettävyys tutkittavaan perusjoukkoon. Kyselyn taustamuuttujat ovat ikä, sukupuoli ja asuinalue (= asuinalueen postinumero). Tarjoaja vastaa siitä, että vastauksia on riittävästi taustamuuttujien suhteen tehtävään luotettavaan analyysiin. Suunnitelmasta pitää käydä ilmi miten tietojen luottamuksellisuus on varmistettu. Tarjoajan on sisällytettävä tutkimussuunnitelmaan asiakasyhteydenpidon kuvaus ja kuvaus siitä, miten tulokset esitellään tilaajalle. Toteutussuunnitelma on toimitettava tarjouksen liitteenä. Kysymyksiä on ajateltu olevan noin kappaletta. Palvelun tilaajalla on käsitys kuntalaisille esitettävistä kysymyksistä, mutta kyselylomakkeen sisältö viimeistellään yhdessä palveluntuottajaksi valitun tarjoajan kanssa. Luonnos kyselylomakkeeksi on tämän tarjouspyynnön liitteenä.

2 Tutkimusseloste ja kyselyn tulokset tulee luovuttaa tilaajalle mennessä datana sekä tutkimusraporttina, mukaan lukien taulukkoraportti Excel -tiedostona ja grafiikkaraportti PowerPoint -tiedostona. Tutkimuksen kaikki tekijänoikeudet jäävät tilaajalle. Tarjouksen tekeminen Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi kuitenkin tehdä tarjouspyynnön mukaisen erillisen rinnakkaisen tarjouksen. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä saadut tarjoukset, mikäli tarjousten sisältö tai muu syy sitä edellyttää. Toteutussuunnitelma Tarjouksen tulee sisältää kyselyn toteutussuunnitelma kuten kohdassa "Kyselyn toteutus ja otos" on kerrottu. Hinta Tarjoushinta on ilmoitettava yhtenä arvonlisäverottomana kokonaishintana (alv 0 %). Tarjouksen kokonaishinnan tulee sisältää kaikki kyselyn valmistelusta, toteuttamisesta, analysoimisesta, raportoinnista ja tulosten luovuttamisesta aiheutuvat kustannukset. Referenssit Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä referenssiluettelo viime aikoina toteuttamistaan vastaavanlaisista kyselyistä tai selvitys, miksei referenssiluetteloa voida toimittaa. Alihankinta Tarjoaja vastaa mahdollisen käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana selvitys palvelun tuottamisessa käyttämistään alihankkijoista. Tarjousten voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka. Tarjousten käsittely Ennen tarjousten vertailua tarkastetaan, että sekä tarjoajat että tarjoukset täyttävät niille asetetut kelpoisuusehdot. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa eri vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuus Tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, joiden ei juridisesti, taloudellisesti, teknisesti, toiminnallisesti tai muut seikat huomioon ottaen voida arvioida selviytyvän tarjouspyynnön mukaisista velvoitteista. Hankintayksikkö voi hylätä sellaisen tarjoajan, joka ei ole tarjouksen

3 yhteydessä toimittanut tarvittavia tarjoajan kelpoisuuden tarkistamisessa tarvittavia asiakirjoja ja/tai todistuksia. Tarjouksen liitteinä tulee toimittaa: - selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; - kaupparekisteriote; - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty: - todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksu- ja koskeva maksusopimus on tehty; - selvitys työhön sovellettavista työehtosopimuksista tai keskeisistä työehdoista; - selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Esitetyt tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Rekisteritietojen ja tilaajavastuulain mukaisten selvitysten täyttymisen voi osoittaa myös tilaajavastuu.fi-yritysraportilla. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Mikäli tarjous on tarjouspyynnön, sen liitteiden tai vaatimusten vastainen, tarjous voidaan hylätä. Tarjousten vertailu ja päätöksenteon perusteet: Tarjouskilpailun ratkaisun valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavan pisteytyksen mukaan: Vertailuhinta, max. 60 pistettä - halvin tarjous saa 60 pistettä, muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa halvimpaan kaavalla: halvin hinta / tarjoushinta x 60 Toteutussuunnitelma, max. 40 pistettä - parhaaksi arvioitu toteutussuunnitelma saa 40 pistettä - toiseksi arvioitu saa 30 pistettä - kolmanneksi arvioitu saa 20 pistettä - neljännestä eteenpäin saavat 0 pistettä Toteutussuunnitelma arvioidaan kiinnittämällä huomiota kohdassa "Kyselyn toteutus ja otos" kuvattujen kyselyn tavoitteiden saavuttamiseen kokonaisuutena huomioon ottaen: - tutkimusmenetelmien luotettavuus - riittävän kokoisen satunnaisotoksen tekeminen - vastauskadon minimointi - vastausten painotus ja niiden tilastollinen yleistettävyys tutkittavaan perusjoukkoon Palveluntuottajaksi valitaan eniten pisteitä saanut tarjoaja. Hankintapäätös Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti sähköisellä tiedoksiannolla. Tarjouksessa tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös annetaan tiedoksi sähköisesti. Hankintapäätöksen tiedoksiannolla ei vielä synny sopimusta tilaajan ja valitun palveluntuottajan kesken.

4 Hankintasopimus Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tai tilaus ja tilausvahvistus. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT) niiltä osin kuin tarjouspyynnössä ei ole toisin mainittu. Yleiset sopimusehdot on löydettävissä osoitteesta: Sopimusehtokohtia voidaan tarvittaessa täsmentää sopimusneuvotteluissa. Laskutus Lasku tulee toimittaa kyselyn tulosten luovuttamisen jälkeen. Laskutusohje: verkkolaskutus Jyväskylän kaupungin Y-tunnus: Jyväskylän kaupungin verkkolaskujen välittäjä: BasWare Oyj Välittäjätunnus: BAWCFl22 Tilaaja: Jyväskylän kaupunki / Viestintä, markkinointi ja matkailu OVT-tunnus: Viite / tilaajan yhteyshenkilö: viestintäpäällikkö Jari Salomaa Lisätietoa osoitteessa: Sähköinen laskutus ilman verkkolaskusopimusta: Maksuehto Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko korkolain mukainen. Asiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sopimus ovat julkisia niiden allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikeja ammattisalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjouksen hintatietoa ei pidetä liikesalaisuutena. Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on lähetettävä klo mennessä otsikolla "Viestintäkysely" sähköpostitse osoitteeseen jari.salomaa@jkl.fi. Ainoastaan sähköpostitse ja määräaikaan mennessä lähetettyihin kysymyksiin vastataan. Kaikki esitetyt kysymykset ja niihin annettavat vastaukset annetaan sähköpostitse tiedoksi kaikille kysymyksiä esittäneille klo mennessä sekä erikseen pyydettäessä muille kiinnostuneille. Mikäli tarjouspyyntöön tehdään kysymysten johdosta muutoksia, julkaistaan päivitetty tarjouspyyntö pienhankintakanavassa kysymysten vastaamisen yhteydessä. Tarjoajan on otettava vastaukset huomioon tarjouksessaan.

5 Tarjousten jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava paperiversiona yhtenä (1) kappaleena osoitteeseen: Jyväskylän kaupunki Kirjaamo PL JYVÄSKYLÄ (Käyntiosoite: Vapaudenkatu 32) Tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa, jossa on oltava maininta "Viestintäkysely". Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksen voi vaihtoehtoisesti lähettää myös sähköpostiviestin pdf-muotoisena liitetiedostona osoitteeseen Tarjouksen sisältöä ei tule ilmaista sähköpostiviestin aihe- tai viestikentässä. Sähköpostiviestin aihekenttään on laitettava maininta: Viestintäkysely". Tarjousten on oltava perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Jyväskylässä Helinä Mäenpää viestintäjohtaja LIITE: kyselylomakkeen luonnos

6 KYSELY JYVÄSKYLÄ-LEHDEN JA MUIDEN VIESTINTÄKANAVIEN KÄYTÖSTÄ - kyselylomakkeen luonnos Jyväskylän kaupunki järjestää ja tuottaa asukkailleen erilaisia palveluja, kuten päivähoitoa, perusopetusta, terveys- ja sosiaalipalveluja, kulttuuri- ja liikuntapalveluja sekä kaavoitukseen, asumiseen ja ympäristöön liittyviä palveluja. Haluamme kuulla, kuinka Te koette saavanne tietoa kaupungin palveluista ja päätöksenteosta tällä hetkellä ja miten Te haluaisitte saada tietoa niistä jatkossa. Kysymys (suluissa vastausvaihtoehdot) 1. Sukupuolenne? (Valinta: 1 mies, 2 nainen) 2. Syntymävuotenne? 3. Mikä on asuinalueenne postinumero? 4. Mistä saatte tietoa Jyväskylän kaupungin palveluista ja päätöksenteosta? (Kunkin tietolähteen kohdalla vastaaja valitsee vaihtoehdoista: Usein - Joskus - En koskaan) (Painetut lehdet:) - Sanomalehti Keskisuomalainen (painettu lehti) - Suur-Jyväskylän Lehti - Kaupunginosalehti tai paikallislehti (esim. Säynätsalon Sanomat, Wessmanni, Palokka-lehti, - Korpilahti-lehti, Huhtasuolainen, Kortepohjalainen, Kuokkanen) - Yhdistyksen tai järjestön, kuten asukasyhdistyksen, urheiluseuran tai puolueen lehti - Jyväskylän kaupungin tiedotuslehti (eli Jyväskylä-lehti) - Jyväskylän kaupungin Aaltoja!-lehti (Radiokanavat:) - Yle Jyväskylä (entinen Yle Keski-Suomi) - Radio Jyväskylä - Radio Kompassi - Muu radiokanava, mikä? (Televisiokanavat:) - Yle Jyväskylä (Keski-Suomen alueelliset tv-uutiset) - Muu tv-kanava, mikä? (Verkkosivut:) - Sanomalehti Keskisuomalaisen verkkosivut tai verkkolehti - Yle Jyväskylän verkkosivut - Jyväskylän kaupungin tai sen yksikön verkkosivut - Muu verkkosivusto, mikä? (Sosiaalinen media:) - Jyväskylän kaupungin sosiaalisen median kanavat (esim. Facebook, Twitter, YouTube), mitkä? (Esimerkkivastaus: Facebook, Jyväskylän päiväkeskukset - Joskus) - Muiden tahojen sosiaalisen median kanavat (esim. Facebook, Twitter, YouTube)

7 (Muut Jyväskylän kaupungin sähköiset kanavat:) Wilma Mobiilikunta Jyväskylä -mobiilisovellus Uutiskirjeet (Muut Jyväskylän kaupungin kanavat:) Jyväskylän kaupungin palveluopas Jyväskylän kaupungin koteihin jaettavat tiedotteet (esim. lähimetsien hoidosta) Jyväskylän kaupungin järjestämät asukastilaisuudet, esittely- ja keskustelutilaisuudet jne. Jyväskylän kaupungin työntekijä tai viranhaltija Jyväskylän kaupungin luottamushenkilö (esim. kaupunginvaltuutettu) Oman perheen jäsenet, naapurit, tuttavat Muu tietolähde, mikä? 5. Mistä mainituista tietolähteistä haluaisitte saada tietoa Jyväskylän kaupungin palveluista ja päätöksenteosta? (Vastaaja valitsee 3-5 hänelle mieluisinta kanavaa.) 6. Mihin mainituista tietolähteistä luotatte eniten Jyväskylän kaupunkiin liittyvissä asioissa? (Vastaaja valitsee sen kanavan, johon luottaa eniten.) 7. Mistä Jyväskylän kaupunkiin liittyvästä asiasta saitte viimeksi tietoa? 8. Mistä ja miten saitte kyseisen tiedon? 9. Mistä Jyväskylän kaupunkiin liittyvistä asioista haluaisitte saada nykyistä enemmän tietoa? 10. Miten haluaisitte saada niistä tietoa? 11. Oletteko tyytyväinen siihen, miten tällä hetkellä saatte tietoa Jyväskylän kaupunkiin liittyvistä asioista? (Olen en ole en osaa sanoa) Jos ette ole tyytyväinen, kertokaa, miksi ette ole tyytyväinen. 12. Mihin ja miten otatte yhteyttä asioidessanne Jyväskylän kaupungin kanssa? 13. Oletteko lukenut Jyväskylän kaupungin tiedotuslehteä eli Jyväskylä-lehteä? (Olen en ole en osaa sanoa) Jos olette lukenut Jyväskylä-lehteä, kertokaa mielipiteenne siitä. 14. Mitä muuta haluatte sanoa?