Esiselvityksen lähtökohtana on, että arvioitavana ovat rinnakkain sekä avoimen lähdekoodin järjestelmät että suljetun lähdekoodin järjestelmät.

Transkriptio

1 JYVÄSKYLÄN KAUPUNKI Tarjouspyyntö Tietohallinto JULKAISUJÄRJESTELMÄKONSULTOINTI Jyväskylän kaupungin tietohallinto pyytää tarjoustanne konsultoinnista koskien verkkosivujen julkaisujärjestelmän/sisällönhallintajärjestelmän hankkimista. Konsultointi on kaksiosainen ja koostuu esiselvityksesta ja kilpailutuksesta. Kilpailutusosio ehdollisena siten, että se toteutetaan ja laskutetaan mikäli kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa esitetyn määrärahan järjestelmän hankkimiseen. Hankintamenettely Hankinnan maksimiarvo alittaa julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 15 :n mukaisen kansallisen kynnysarvon ( euroa, alv 0 %). Hankinta toteutetaan Jyväskylän kaupungin pienhankintaohjeiden (Kaupunginhallitus /155) mukaisena avoimena menettelynä, johon kaikki halukkaat tarjoajat saavat osallistua. Tarjouspyyntö julkaistaan kaupungin pienhankintakanavassa. Konsultoinnin sisältö Esiselvitys Esiselvityksen lähtökohtana on, että arvioitavana ovat rinnakkain sekä avoimen lähdekoodin järjestelmät että suljetun lähdekoodin järjestelmät. Esiselvitystyössä kerätään tietoa kilpailutusta varten ja etsitään lisäksi vastauksia mm. seuraaviin kysymyksiin: - Käytämmekö jatkossa samaa julkaisujärjestelmää intrassa ja www-puolella. - Onko extranet-tarpeita ja jos, minkälaisia ne ovat? - Onko syytä tehdä teknologiavalintoja jo ennen kilpailutusta? -> Kilpailutetaanko järjestelmät vaiko vain toimittajat? - Mitä varteenotettavia vaihtoehtoja järjestelmistä tarpeisiimme ja käytettävään rahaan nähden markkinoilla on? - Millä tavalla kilpailuttamalla saamme laadullisesti parhaan mahdollisen alustan käyttötarkoitukseen / käyttötarkoituksiin? - Pidämmekö yllä järjestelmäpalvelinta ja järjestelmää itse omassa konesalissamme vai tilaammeko ylläpidon palveluntarjojalta. - Miten järjestelmän kehittäminen hoidetaan ja kuka sen hoitaa? Esiselvitykseen kuuluu myös Jyväskylän kaupungin julkaisujärjestelmätarpeiden ylöskirjaaminen kilpailutusta varten, nykyisen tietojärjestelmäinfran vaikutusten arviointi kilpailutukseen, jos niitä on, integrointitarpeet (mm. puhelinvaihde, oma Jyväskylä, PTV, Kapa, asiakirjahallintajärjestelmä?, kuvapankki?) jne. Esiselvityksen lopputuloksena raportti, jonka perusteella voimme tehdä päätöksiä em. asioihin - ja muihin esille nouseviin - liittyen. Kilpailutus

2 Kilpailutuksessa kilpailutetaan esiselvityksen lopputuloksena valitut järjestelmät ja palvelut käyttäen hyväksi siitä saatuja tietoja. Tarjoaja laatii tarjouspyynnön liitteineen sisältäen hankintasopimusluonnokset. Tarjoaja hoitaa kilpailutusprosessin kokonaisvaltaisesti sisältäen vastaamisen tarjoajien esittämiin kysymyksiin, tarjousten vastaanottamisen sekä arvioinnin, arviointitaulukon/ -raportin laatimisen ja hankintapäätösehdotuksen. Kilpailutus on loppuunsaatettu, kun järjestelmä/palvelut on valittu ja sopimukset toimittajan/toimittajien kanssa allekirjoitettu. Kilpailutus toteutetaan julkisista hankinnoista annetun lain mukaisesti. Molemmissa osissa on käytettävissä asiakkaan edustajien muodostama asiantuntijaryhmä. Tavoiteaikatauluna konsultoinnille on: Esiselvitys 11/2016-1/2017 Kilpailutus 1/2017-3/2017 Aikataulua voidaan tarvittaessa muuttaa molempien osapuolien yhdessä niin sopiessa. Toteutussuunnitelma Tarjouksen tulee sisältää toteutussuunnitelma kohdan "Konsultoinnin sisältö" toteuttamiseksi. Tarjouksen tekeminen Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoaja voi kuitenkin tehdä tarjouspyynnön mukaisen erillisen rinnakkaisen tarjouksen. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjous liitteineen on tehtävä kirjallisesti suomen kielellä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä saadut tarjoukset, mikäli tarjousten sisältö tai muu syy sitä edellyttää. Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjoushinta on ilmoitettava yhtenä arvonlisäverottomana kokonaishintana (alv 0 %) sisältäen mm. matkakustannukset. Kokonaishinnan erittelystä on käytävä ilmi konsultoinnin molempien osien erillishinnat. Jälkimmäinen Kilpailutus -osio toteutetaan mikäli Jyväskylän kaupungin talousarviossa rahat siihen löytyvät. Jos osiota ei toteuteta, ei toista osiota myöskään laskuteta. Tarjouksen kokonaishinnan tulee sisältää kaikki konsultoinnista aiheutuvat kustannukset. Maksimihinta tarjoukselle on (alv 0%). Tarjoaja sitoutuu siihen, että "Konsultoinnin sisältö" -kohdassa määritelty - tai muutoin yhdessä sovittu - aikataulu pitää. Tarjoajasta johtuva aikataulusta viivästyminen aiheuttaa viivästyssakon, jonka suuruus on 20 % tarjoajan antamasta tarjoussummasta. Mikäli tarjoajan tekemän hankintapäätösehdotuksen perusteella tehdystä hankintapäätöksesta valitetaan tuomioistuimeen, kantaa tarjoaja vastuun langettavan päätöksen aiheuttamista vahingoista/ kustannuksista niiltä osin, kuin se on aiheutunut tarjoajan virheellisestä menettelystä. Tarjoaja on esimerkiksi velvollinen hoitamaan kilpailutusprosessin uudelleen markkinaoikeuden ratkaisun edellyttämällä tavalla omalla kustannuksellaan niiltä osin, kuin valituksen menestyminen on johtunut tarjoajan virheestä. Referenssit

3 Tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä referenssiluettelo viime aikoina toteuttamistaan vastaavanlaisista kyselyistä tai selvitys, miksei referenssiluetteloa voida toimittaa. Refensseiksi hyväksytään vain sellaiset referenssit, missä selvityksen lähtökohdaksi ei ole valittu jotain tiettyä teknologiaratkaisua. Referensseissä on myös mainittava asiakasreferenssin yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa. Tarjoajan projektihenkilöstö Tarjoajan on esitettävä sitovasti projektin vetäjä sekä projektiin mahdollisesti osallistuvien henkilöiden tiedot sekä heidän kokemuksensa vastaavista projekteista ja arvio siitä, millä osuudella he osallistuvat projektin toteutukseen. Alihankinta Tarjoaja vastaa mahdollisen käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana selvitys palvelun tuottamisessa käyttämistään alihankkijoista. Tarjousten voimassaoloaika Tarjouksen on oltava voimassa saakka. Tarjousten käsittely Ennen tarjousten vertailua tarkastetaan, että sekä tarjoajat että tarjoukset täyttävät niille asetetut kelpoisuusehdot. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa eri vaiheessa: - tarjoajien kelpoisuuden arviointi - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on täytettävä alla mainitut vaatimukset ja toimitettava tarjouksensa liitteenä alla luetellut todistukset ja selvitykset. Mikäli tarjoaja ei täytä vaatimuksia tai toimita todistuksia ja selvityksiä, voidaan tarjoaja sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle. Vaatimukset: a) Tarjoajan tulee olla rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. b) Tarjoaja on suorittanut veronsa, eläkemaksunsa ja muut lakisääteiset maksunsa taikka tarjoajalla on veronsaajan tai muun maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma. c) Jos tarjoajalla on työsuhteista henkilöstöä, tarjoaja noudattaa työehtosopimusta tai muita keskeisiä työehtoja. Tarjoajan tulee noudattaa vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten on noudatettava samanlaatuisessa työssä. d) Tarjoajan työntekijöillä on lakisääteinen työterveyshuolto Selvitykset: a) Kaupparekisteriote sekä selvitys siitä, että yritys on merkitty ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.

4 b) Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty sekä todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. c) Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. d) Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Rekisteritietojen ja tilaajavastuulain mukaisten selvitysten täyttymisen voi osoittaa myös tilaajavastuu.fiyritysraportilla. Mikäli lainsäädäntö ei edellytä kuulumista johonkin edellä mainituista rekistereistä, tulee tarjoajan antaa selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Mikäli tarjoaja aikoo käyttää alihankintaa, tulee tarjoajan ilmoittaa alihankkijat ja toimittaa myös alihankkijan osalta pyydettäessä kaikki edellä mainitut kelpoisuuden osoittavat asiakirjat tilaajalle. Tarjoaja vastaa tilaajavastuulain mukaisten selvitysten tarkistamisesta alihankkijoiltaan ja vastaa myös mahdollisen alihankkijan työstä kuin omastaan. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen on vastattava tarjouspyyntöä. Mikäli tarjous on tarjouspyynnön vastainen, tarjous voidaan hylätä. Tarjousten vertailu ja päätöksenteon perusteet: Tarjouskilpailun ratkaisun valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta seuraavan pisteytyksen mukaan: Vastaavat referenssit, max 40 pistettä - parhaaksi arvioidut referenssit saa 40 pistettä - toiseksi arvioitu saa 25 pistettä - kolmanneksi arvioitu saa 10 pistettä - neljännestä eteenpäin saavat 0 pistettä Projektihenkilökunta, max. 30 pistettä - parhaaksi arvioitu projektihenkilökunta saa 30 pistettä - toiseksi arvioitu saa 15 pistettä - kolmanneksi arvioitu saa 5 pistettä - neljännestä eteenpäin saavat 0 pistettä Toimintasuunnitelma, max 20 pistettä - parhaaksi arvioitu toimintasuunnitelma saa 20 pistettä - toiseksi arvioitu saa 10 pistettä - kolmanneksi arvioitu saa 5 pistettä - neljännestä eteenpäin saavat 0 pistettä Vertailuhinta, max. 10 pistettä - halvin tarjous saa 10 pistettä, muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suhteessa halvimpaan kaavalla: halvin hinta / tarjoushinta x 10 Vastaavat referenssit arvioidaan refenssiprojektien laajuuden ja asiakasorganisaation koon vastaavuuden mukaan sekä sen mukaan, kuinka onnistuneiksi referenssiasiakkaiden yhteyshenkilöt toteutuneet projektit arvioivat.

5 Projektihenkilökunta arvioidaan sen mukaan, miten tarjoajan projektihenkilöt ovat toteuttaneet vastaavia konsultointeja ja heidän työmääräarvionsa tähän projektiin. Toimintasuunnitelmassa arvioidaan tarjoajan suunnitelmaa siitä, millä saamme selville kohdassa "Konsultoinnin sisältö" kuvatut asiat. Palveluntuottajaksi valitaan eniten pisteitä saanut tarjoaja. Hankintapäätös Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti sähköisellä tiedoksiannolla. Tarjouksessa tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös annetaan tiedoksi sähköisesti. Hankintapäätöksen tiedoksiannolla ei vielä synny sopimusta tilaajan ja valitun palveluntuottajan kesken. Hankintasopimus Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus tai tilaus ja tilausvahvistus. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 PALVELUT) niiltä osin kuin tarjouspyynnössä ei ole toisin mainittu. Yleiset sopimusehdot on löydettävissä osoitteesta: Sopimusehtokohtia voidaan tarvittaessa täsmentää sopimusneuvotteluissa. Laskutus Lasku tulee toimittaa kyselyn tulosten luovuttamisen jälkeen. Laskutusohje: verkkolaskutus Jyväskylän kaupungin Y-tunnus: Jyväskylän kaupungin verkkolaskujen välittäjä: BasWare Oyj Välittäjätunnus: BAWCFl22 Tilaaja: Jyväskylän kaupunki / Tietohallinto OVT-tunnus: Viite / tilaajan yhteyshenkilö: verkkoviestintäpäällikkö Mikael Ratschinskij Lisätietoa osoitteessa: Sähköinen laskutus ilman verkkolaskusopimusta: Maksuehto Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko korkolain mukainen. Asiakirjojen julkisuus Hankintapäätös ja sopimus ovat julkisia niiden allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen.

6 Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liike- ja ammattisalaisuuksia, on tarjoajan ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikeja ammattisalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on lähetettävä klo mennessä otsikolla "Julkaisujärjestelmäkonsultointi" sähköpostitse osoitteeseen Ainoastaan sähköpostitse ja määräaikaan mennessä lähetettyihin kysymyksiin vastataan. Kaikki esitetyt kysymykset ja niihin annettavat vastaukset annetaan sähköpostitse tiedoksi kaikille kysymyksiä esittäneille klo mennessä sekä erikseen pyydettäessä muille kiinnostuneille. Mikäli tarjouspyyntöön tehdään kysymysten johdosta muutoksia, julkaistaan päivitetty tarjouspyyntö pienhankintakanavassa kysymysten vastaamisen yhteydessä. Tarjoajan on otettava vastaukset huomioon tarjouksessaan. Tarjousten jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava paperiversiona yhtenä (1) kappaleena osoitteeseen: Jyväskylän kaupunki Kirjaamo PL JYVÄSKYLÄ (Käyntiosoite: Vapaudenkatu 32) Tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa, jossa on oltava maininta " Julkaisujärjestelmäkonsultointi ". Kuoressa on ilmoitettava tarjoavan yrityksen nimi. Tarjouksen voi vaihtoehtoisesti lähettää myös sähköpostiviestin pdf-muotoisena liitetiedostona osoitteeseen Tarjouksen sisältöä ei tule ilmaista sähköpostiviestin aihe- tai viestikentässä. Sähköpostiviestin aihekenttään on laitettava maininta: Julkaisujärjestelmäkonsultointi ". Tarjousten on oltava perillä klo mennessä. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Jyväskylässä Arto Jalkanen tietohallintojohtaja