Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta

Transkriptio

1 Korjausrakentamisen strategian toimeenpanosuunnitelma Kiinteistönpidon välineiden kehittäminen -hankekokonaisuus Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta

2 Tiivistelmä Asunto-osakeyhtiön tavoitteellinen johtaminen on avainasemassa siinä, miten suomalaiset asuntoosakeyhtiöt selviävät nykyisistä ja tulevaisuudessa entisestään lisääntyvistä haasteista. Ympäristöministeriön Korjausrakentamisen strategian toimeenpanosuunnitelman yhtenä tavoitteena on kehittää kiinteistöpitoon tarkoitettuja työkaluja käyttäjälähtöiseksi kokonaisuudeksi sekä edistää asukas- ja käyttäjälähtöistä kiinteistöstrategista suunnittelua. Tässä hankkeessa pohdittiin, miten asunto-osakeyhtiöiden johtamista ja suunnitelmallista kiinteistönpitoa voidaan edistää laatimalla asunto-osakeyhtiölle strategia. Tärkein havainto on se, että asunto-osakeyhtiöille on laadittava strategia ja erityisesti on aktivoitava omistajat ja muut toimijat strategiaprosessin avulla asunto-osakeyhtiön kehittämiseen. Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta -hankkeessa tuloksena syntyi malli siitä, kuinka asunto-osakeyhtiölle laaditaan strategia ja mitä se sisältää. Strategioiden laatimiselle antoi merkittävän sysäyksen vuonna 2010 uudistettu asunto-osakeyhtiölaki. Sen mukaan hallituksen on annettava yhtiökokoukselle vuosittain selvitys rakennusten ja kiinteistön kunnossapitotarpeesta seuraavien viiden vuoden aikana. Tämä vahvistaa ennakoivan ja suunnitelmallisen kiinteistönpidon tarvetta. Asunto-osakeyhtiötä on hoidettava tavoitteellisesti. Tätä varten on kehitetty strategisia toimintatapamalleja niin kutsutun kiinteistöstrategian (myös asunto-osakeyhtiön tai taloyhtiön strategia) laatimiseksi. Strategian sisältöä ja määritelmää on käsitelty mm. teoksessa Hyvä hallintotapa taloyhtiössä sekä KiinteistöRYL:ssä. Strategian laadinnan käynnistämisen keskeiset tahot ovat taloyhtiön hallitus sekä isännöitsijä. Osakkaiden aloitteellisuus keskustelun käynnistäjä on myös huomioitava. Ratkaisevaa strategian laadinnan onnistumiselle on osakkaiden, asukkaiden ja käyttäjien laaja-alainen aktivoiminen osallistumaan työn eri vaiheisiin. Tässä raportissa esiteltävässä prosessikuvauksessa tarkastellaan erityisesti yhtiön tahtotilan selvittämistä, jota toteutettiin osana mukana olleiden taloyhtiöiden toimintaa. Toiseksi tuodaan esille isännöitsijäkunnan roolia ja mahdollisuuksia suunnitelmallisen kiinteistönpidon käynnistäjänä ja ylläpitäjänä. Hankkeen osana ja taustatietoina selvitettiin, miten kiinteistöjen ylläpidossa käytetään kunnonhallintyökaluja. Kuntoarvio on laadittu ja se on ajan tasalla 42 prosentissa kiinteistöistä. Kyselyn vastaajina olivat järjestäytyneet isännöinnin ammattilaiset, joten luultavasti todellisuudessa vain joka kolmannessa asuntoosakeyhtiössä kuntoarvio on ajan tasalla. (Liitteet 5 ja 6) Hankkeessa rakennettiin kahdeksan vaiheen strategiaprosessi, joka testattiin kuudessa asuntoosakeyhtiössä. Kaksi viimeistä vaihetta eli itse strategian toteuttaminen ja sen seuranta rajattiin tämän hankkeen ulkopuolelle, vaikka ne ovat oleellinen osa asunto-osakeyhtiön strategian kokonaisuutta. Aloitteen asunto-osakeyhtiön strategian laatimiseksi voi tehdä osakas, hallitus tai isännöitsijä. Tässä hankkeessa isännöitsijä toimi aloitteen tekijänä ja strategiaprosessi toteutettiin ilman ulkopuolista asiantuntijaa. Hankkeen tuloksena voidaan todeta, että asunto-osakeyhtiön strategian laadinta onnistuu hyvin isännöitsijän ja hallituksen yhteistyönä ja että prosessista olisi hyvä tulla osa isännöinnin palvelukonseptia. Strategiatyön lopputuloksena luotiin yhtiökokouksen hyväksymä Taloyhtiön strategia -asiakirja. Siinä on mukana kuvaus asunto-osakeyhtiön historiasta, selkeä kuvaus nykytilanteesta, Tulevaisuuskyselyn keskeiset havainnot ja tulokset sekä tärkeimpänä strategiset linjaukset. Linjaukset laadittiin tulevaisuuskyselyn perusteella seuraavista osa-alueista: ominaisuuksien ja toimivuuden periaatteet, palveluiden periaatteet ja korjaustoiminnan periaatteet. Osakkaiden aktivointi ja mielipiteiden kerääminen vaatii sopivia työkaluja, sillä pelkästään kokouksissa tämä ei onnistu. Hankkeessa luotiin ja käytettiin tulevaisuuskyselytyökalua. Kokemukset tästä olivat hyviä ja toimintatapa oli toimiva.

3 Hankkeessa havaittiin, että strategian laadinta saa asunto-osakeyhtiön omistajat kiinnostumaan omasta asunto-osakeyhtiöstään ja se lisää tyytyväisyyttä ja avoimuutta yhtiössä. Strategian laadinta ei myöskään ole isännöinnin näkökulmasta liian haastava toteuttaa. Samanaikaisesti Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta -hankkeen kanssa toteutettiin kysely kiinteistön kunnonhallintatyökalujen käytöstä. Kyselyyn vastasi 194 Isännöintiliiton jäsenyritysten isännöitsijää ja 153 asunto-osakeyhtiöiden hallituksen jäsentä, joista 71 prosenttia oli hallituksen puheenjohtajia.

4 SISÄLLYS 1 Johdanto Hankkeen tavoitteet ja toteuttaminen Hankkeen tavoitteet Hankkeen rahoitus ja resurssit Hankkeeseen osallistuneet asunto-osakeyhtiöt Asunto-osakeyhtiön strategia Strategian laadinnan lähtökohdat Kunnonhallintakyselyn yhteenveto Strategian osapuolet Strategian laadintaprosessi Strategian sisältö Asukkaiden tahtotilan ja mielipiteiden selvittäminen (Tulevaisuuskysely) Poimintoja pilottikohteissa tehdyn kyselyn vastauksista Esimerkkejä tulevaisuuden linjauksista strategiassa Hankkeen tulokset Liitteet LIITE 1 Tulevaisuuskyselyn saatekirje LIITE 2 Tulevaisuuskysely LIITE 3 Tulevaisuuskyselyn malliraportti LIITE 4 Mallistrategia LIITE 5 Tulosyhteenveto: Kysely isännöitsijöille kiinteistön kunnonhallintatyökaluista LIITE 6 Tulosyhteenveto: Kysely asunto-osakeyhtiöiden hallituksille kiinteistön kunnonhallintatyökaluista 44

5 1 Johdanto Asunto-osakeyhtiömaailma on suurten haasteiden edessä. Suurimpia haasteita ovat rakennuskannan ikärakenteesta johtuva korjausrakentamisen moninkertaistuminen ja myös vähitellen korjausrakentamiseenkin ulottuvat energiatehokkuusvaatimukset. Myös väestön nopea ikääntyminen tuo omat kehitystarpeensa asunto-osakeyhtiöihin. Vuoden 2010 heinäkuussa voimaan tullut uusi asunto-osakeyhtiölaki korostaa asunto-osakeyhtiön hallituksen vastuuta kiinteistön ylläpidosta ja kunnossapidosta. Keskeistä yhtiön hoidon kannalta on toimivat isännöintipalvelut ja sen suhde hallitukseen. Asunto-osakeyhtiön hallituksen tehtävänä on ohjata ja valvoa isännöintiä. Hallituksen tulisi myös kyetä kertomaan isännöinnille asunto-osakeyhtiön tahtotila ylläpito- ja kunnossapitotoiminnan periaatteista, palveluiden tasosta sekä teknisten ominaisuuksien kehittämisestä. Asunto-osakeyhtiön strategiaa ja johtamismallia ei voida tehdä ainoastaan kiinteistön tarpeista. On otettava huomioon myös omistajien ja käyttäjien tarpeet. Ei ole realistista olettaa, että moni yksittäisen asunto-osakeyhtiön hallitus käynnistäisi oma-aloitteisesti prosessin, jonka tuloksena syntyisi asunto-osakeyhtiön strategia tai muita välineitä suunnitteluun ja tavoitteiden määrittämiseen. Aloitteen asunto-osakeyhtiön strategiseen keskusteluun voi tehdä yhtiön osakas, hallitus tai isännöintiyritys. Isännöinnin tulisikin varmistaa, että asunto-osakeyhtiössä ymmärretään strategisen ajattelun ja toiminnan tavoitteellisuuden tärkeys. Vaikka strategioiden laadinta asuntoosakeyhtiöissä on verrattain uutta, on selviä merkkejä siitä, että kiinnostus asiaa kohtaan on merkittävästi kasvamassa. Asiakkaille tuotettavan strategiatyön tulisikin olla osa isännöintiyrityksen normaaleja toimintaprosesseja. Isännöinnin tulee muuttua määrämuotoisesta säädösperustaisesta hallinnon hoitamisesta asukkaiden, omistajien ja käyttäjien tarpeita palvelevaksi tavoitteelliseksi kiinteistöjohtamiseksi, jonka ympärille tuotetaan muut tarpeelliset palvelutuotteet. On tärkeää aktivoida isännöintiyritykset kehitystyöhön ja ottaa lähtökohdaksi palveluliiketoimintaa tuottava lähestymistapa. Ideaalitilanteessa yritykset kehittäisivät itse tuotteitaan. Näyttää kuitenkin siltä, että tätä kehitystä on syytä tehostaa. Tähän tarvitaan hyvin suunnitellut mallit, mutta ennen kaikkea hyviä käytännön esimerkkejä. Kiinteistön kunnonhallintatyökalujen käyttöönotto ja sitoutuminen niiden käyttöön ovat avainasemassa, kun asunto-osakeyhtiön strategiaa ryhdytään käytännössä toteuttamaan ja seuraamaan. kunnonhallintatyökaluja on jo markkinoilla. Niiden käyttöä on kehitettävä soveltumaan integroidummin asunto-osakeyhtiön strategiseen työhön. 5

6 2 Hankkeen tavoitteet ja toteuttaminen 2.1 Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena oli kehittää ja dokumentoida asunto-osakeyhtiön strategian laadintaprosessi ja testata sitä kuudessa ominaisuuksiltaan ja lähtötilanteiltaan erilaisessa asunto-osakeyhtiössä. Hankkeen tavoitteena oli siis tuottaa malli asunto-osakeyhtiön strategian laadintaan. Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta on eri osapuolia osallistava, innostava ja monivaiheinen prosessi. Prosessiin osallistuvat kaikki asunto-osakeyhtiön toimijat ja toimielimet: omistajat, asukkaat, yhtiökokous, hallitus ja isännöinti. Jokaisella toimijalla on prosessissa oma roolinsa. Avainasemassa on isännöinti, jonka tehtävänä on olla strategiaprosessissa aktiivinen ja koordinoida sitä. Tämän hankkeen ulkopuolelle rajattiin strategian toteuttaminen yhtiön johtamiskäytännöissä ja toiminnassa sekä strategian toteutumisen seuranta. 2.2 Hankkeen rahoitus ja resurssit Hankkeen rahoittivat ympäristöministeriö ja Kiinteistöalan Koulutussäätiö. Hankkeen vastuullisena toteuttajana oli Suomen Isännöintiliitto ry. Hankkeen käytännön toteutuksesta vastasivat Etelä-Espoon Huolto Oy ISA ja Isännöitsijätoimisto A Viinikainen Ky ISA. Hanketta ohjasi ohjausryhmä. Hankkeen ohjausryhmä: Ympäristöministeriö: Juha-Pekka Maijala, Erkki Laitinen, Harri Hakaste Suomen Kiinteistöliitto ry: Mauri Marttila, Jari Virta Suomen Isännöintiliitto ry: Tero Heikkilä Asunto-, toimitila- ja rakennuttajaliitto RAKLI ry: Juho Kess, Erkki Aalto Etelä-Espoon Huolto Oy: Kim Lindholm Isännöitsijätoimisto A Viinikainen Ky ISA: Ari Viinikainen Matinkylän Huolto Oy: Mikko Peltokorpi Asunto-osakeyhtiön strategian laadinnan keskeisenä osa-alueena oli Tulevaisuuskysely, joka lähetettiin osakkaille, asukkaille ja käyttäjille. Kyselyn toteuttamisessa käytetyn internetpohjaisen työkalun tuotti yritysjohtamisen tutkimuspalveluihin ja liiketoimintamittaristoihin erikoistunut asiantuntijayritys Promenade Research Oy. 2.3 Hankkeeseen osallistuneet asunto-osakeyhtiöt Hankkeeseen kutsuttiin mukaan yhteensä kuusi asunto-osakeyhtiötä: kolme Etelä-Espoon Huolto Oy:n isännöimää asunto-osakeyhtiötä ja kolme Isännöitsijätoimisto A Viinikainen Ky:n isännöimää asuntoosakeyhtiötä. Asunto-osakeyhtiöt valittiin siten, että mukaan saatiin erikokoisia, eri-ikäisiä ja teknisesti erilaisissa tilanteissa olevia yhtiöitä. Kolme asunto-osakeyhtiöistä sijaitsee Espoossa ja kolme Jyväskylässä. 6

7 Taulukko 1 Hankkeeseen osallistuneet asunto-osakeyhtiöt 7

8 3 Asunto-osakeyhtiön strategia Strategian käsite ei ole kirjallisuudessa yksiselitteinen, vaan siitä esitetään hyvin erilaisia määritelmiä. Strategian voidaan sanoa olevan tie nykytilasta tulevaisuuteen. Tällöin strategian pääelementit ovat nykytilan ja ympäristön määrittely sekä visio ja tahtotila tulevaisuudesta. Strategialla on vaikutusta kaikkiin asumisen kustannustekijöihin, markkina-arvoon ja käytön aikaisiin kustannuksiin. Taloyhtiössä strategialla tavoitellaan vahvempaa suunnitelmallista asennetta. Asunto-osakeyhtiön strategian olemassaolo on myönteinen merkki siitä, että yhtiötä ja sen asioita johdetaan hallitusti ja systemaattisesti. Strategian toteutumista on seurattava säännöllisesti. 3.1 Strategian laadinnan lähtökohdat Asunto-osakeyhtiön strategian lähtökohtana on aina omistajien tahtotila oman asunto-osakeyhtiönsä kehittämisestä. Asunto-osakeyhtiön johtaminen on käytännön tasolla hallituksen ja isännöinnin vastuulla. Päätösvalta asunto-osakeyhtiön strategiasta on kuitenkin yhtiön omistajilla, jotka hyväksyvät strategian yhtiökokouksessa. Asunto-osakeyhtiön strategian tehtävänä on antaa hallituksen ja isännöinnin johtamistyölle suunta, joka muodostuu asunto-osakeyhtiön omistajien ja asukkaiden näkemyksistä. Asunto-osakeyhtiölain perusteluissa mainitut energiatehokkuus ja pitkäjänteinen elinkaaren hallinta toteutuvat parhaiten asunto-osakeyhtiön strategian laadinnan ja toteuttamisen kautta. Asunto-osakeyhtiölaki velvoittaa hallitusta esittämään viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksen vuosittain yhtiökokouksessa. Selvityksen esittäminen ja tuloksellinen käsittely yhtiökokouksessa tulee käytännössä edellyttämään sitä, että asunto-osakeyhtiöllä on strategia (Kuvio 1). Asunto-osakkeiden markkina-arvon muodostumisen päätekijä on asunnon sijainti. Markkina-arvon muodostumisessa on yhä suurempi merkitys sellaisilla tekijöillä kuin yhtiön tekninen kunto, energia- ja ympäristötehokkuus sekä asumisen palvelut. Asunto-osakeyhtiön strategialla voidaan vaikuttaa kaikkiin muihin arvonmuodostustekijöihin paitsi sijaintiin. Perinteisesti asunto-osakeyhtiön johtamisessa keskitytään kiinteistöön. Asunto-osakeyhtiön perustehtävä on kuitenkin tuottaa loppukäyttäjille eli asukkaille mahdollisimman miellyttävä ja laadukas asumiskokemus. Asumiskokemus muodostuu sekä kiinteistön ominaisuuksista, että asumiseen liittyvistä palveluista. Asuntoosakeyhtiön strategian laatimisessa oleellista on ottaa huomioon asukkaat ja heidän tarpeensa. Kaikessa korjaus- ja investointitoiminnassa tulee ottaa huomioon asukkaiden näkemykset koko asuntoosakeyhtiön kehittämisestä, johon kuuluu olennaisesti käyttäjälähtöinen asunto-osakeyhtiön palveluiden ja asuinympäristön kehittäminen. Kaikessa toiminnassa tulee muistaa asunto-osakeyhtiön keskeisin tehtävä eli huolehtia ihmisten asumisviihtyvyydestä. 8

9 Kuvio 1 Lain vaatimuksista käytännön vaatimuksiin. Asunto-osakeyhtiölain vaatimus kunnossapitotarveselvityksestä käynnistää toivottavasti asunto-osakeyhtiön strategiaprosessin. Strategian laadinta johtaa pitkäjänteisyyteen ja avoimuuteen, joita asunto-osakeyhtiölaissa on korostettu. Pelkkä tekninen, usein konsultin tekemä, selvitys rakennuksen kunnosta ja kelpoisuudesta ei ole riittävä pohja korjausohjelman esittämiseksi yhtiökokoukselle. Suomalaisilla asunto-osakeyhtiöillä ei useimmiten ole määritelty strategisen ajattelun peruselementtejä (visio, missio, arvot), esimerkiksi yhdessäkään hankkeen pilottikohteessa näitä ei ollut. Pilottikohteiden tulevaisuuskyselyissä ei esitetty asunto-osakeyhtiön nykyistä tilannetta, koska tavoitteena oli selvittää osakkaiden toiveita ja arvostuksia, joiden pohjalta strategiset linjaukset voidaan yhteisesti hyväksyä Kunnonhallintakyselyn yhteenveto Pilottihankkeen rinnalla tehtiin selvitys kunnonhallintatyökalujen käytöstä, koska haluttiin selvittää, miten yleistä niiden käyttö on ja miten hyvin asunto-osakeyhtiön tekniset kuntotiedot ovat tiedossa. Kysely kiinteistön kunnonhallintatyökaluista tehtiin isännöitsijöille ja asunto-osakeyhtiöiden hallituksille kesällä 2010 (Liitteet 5 ja 6). Isännöitsijät suhtautuvat markkinoilla oleviin palveluihin melko neutraalisti. Kaikissa kysytyissä palveluissa on heidän mielestään kuitenkin kehitettävää. Energiakatselmuksiin, erillisiin energiatodistuksiin ja kuntoarvioiden päivityksiin ollaan varsin tyytymättömiä. Kyselyn mukaan kuntoarvio on ajan tasalla vajaalla puolella asunto-osakeyhtiöistä. Isännöitsijöistä noin 60 prosenttia kertoo kuntoarvioiden hintojen nousseen selvästi viimeisen vuoden aikana. Kiinteistön kunnon arviointiin liittyviä palveluita on isännöitsijöiden mielestä saatavilla varsin hyvin. Hallitusvastaajista yli puolet kertoo, että kiinteistön kuntoa on selvitetty kuntoarviolla. Kuntotodistus on laadittu 14 prosentissa asunto-osakeyhtiöistä. Asunto-osakeyhtiöistä puolet oli teettänyt kuntotutkimuksia sekä ulkovaippaan että LVIS-järjestelmiin, kaksi viidestä märkätiloihin ja yksi seitsemästä johonkin muuhun rakennusosaan. 9

10 Energia-asioihin panostaminen on asunto-osakeyhtiöissä vielä harvinaista. Isännöitsijät kertovat, että energiakatselmuksen on toteuttanut 14 prosenttia asunto-osakeyhtiöistä ja erillisen energiatodistuksen 16 prosenttia yhtiöistä. Kaksi viidestä käytti asunto-osakeyhtiön johtamisen apuvälineenä kuntoarvion yhteydessä laadittua korjausohjelmaehdotusta ja kolmannes korjausohjelmaa tai vastaavaa, joka on hyväksytty yhtiökokouksessa. Viidennes vastaajista ilmoitti, että asunto-osakeyhtiöllä on strategia, joka sisältää kunnossapito- ja korjausstrategian. Hallitusten jäsenistä viidennes ei osannut sanoa, onko asukkaita kuultu riittävästi korjausohjelman tai korjausstrategian laadinnassa ennen yhtiökokouskäsittelyä. Joka kolmas vastasi kielteisesti ja joka toinen myöntävästi. 3.2 Strategian osapuolet Koska asunto-osakeyhtiön strategialla vaikutetaan kaikkiin asumisen kustannustekijöihin, se vaikuttaa samalla moniin asunto-osakeyhtiöön sidoksissa oleviin toimijoihin. Asunto-osakeyhtiön toimielimet: yhtiökokous hallitus isännöinti Asunto-osakeyhtiöön sidoksissa olevat toimijat, esimerkiksi: nykyiset osakkeenomistajat, jotka asuvat omistamassaan asunnossa nykyiset sijoittajaosakkaat nykyiset vuokralaiset tulevat osakkaat tulevat vuokralaiset asunto-osakeyhtiön sopimuskumppanit osakkaiden sopimuskumppanit, esimerkiksi asuntokauppaa rahoittavat pankit, urakoitsijat 3.3 Strategian laadintaprosessi Asunto-osakeyhtiön strategian laadintaprosessi voidaan jakaa kahdeksaan vaiheeseen. Eri vaiheisiin liittyvät asiakirjat ja tehtävät on kuvattu kuviossa 2. 10

11 Kuvio 2 Asunto-osakeyhtiön strategiaprosessi 1. Aloite strategian laadinnasta Strategiaprosessin käynnistäminen vaatii aloitteen, joko osakkaalta, hallitukselta tai isännöitsijältä. Hankkeessa aloitteen teki isännöitsijä, joka käytännössä useimmiten toimii aloitteentekijänä asuntoosakeyhtiön strategiaprosessissa. Strategiaprosessissa asunto-osakeyhtiön osakas on osaltaan vaikuttamassa yhtiön kehittämiseen, ominaisuuksiin ja korjausinvestointien kohdentamiseen. Strategia myös helpottaa hallituksen ja isännöinnin johtamistyötä. 2. Hallituksen päätös strategian laadinnan käynnistämisestä Hallitus käsittelee ja päättää asunto-osakeyhtiön strategian laadinnan käynnistämisestä ja organisoinnista.. Perusteellinen valmistelu edesauttaa strategian laadinnan käynnistämistä ja siitä päättämistä. 11

12 Onnistunut strategia edellyttää mahdollisimman useiden osakkaiden mielipiteiden kuulemista. Strategiaprosessin aikaisen viestinnän onnistuminen vaikuttaa merkittävästi strategian hyväksymiseen ja siihen sitoutumiseen. Asunto-osakeyhtiön koko, osakkaiden halukkuus hyödyntää sähköisiä viestintävälineitä ja muut vastaavat asiat tulee huomioida päätettäessä osakkaiden osallistamisen keinoista. 3. Tulevaisuuskyselyn toteuttaminen Asunto-osakeyhtiön strategian laadinnan ydin on osakkaiden ja asukkaiden tahtotilan ja mielipiteiden selvittäminen. Tämä voidaan toteuttaa nk. tulevaisuuden tahtotilaa selvittävällä kyselyllä, Tulevaisuuskyselyllä. Tulevaisuuskysely toteutetaan sekä internet-kyselytyökalulla että osakkaille jaettavalla paperilomakkeella, mikäli yhtiössä on henkilöitä, joita ei tavoiteta sähköpostitse. Kyselylomakkeen postittaminen kaikille osakkaille todennäköisesti lisää vastausaktiivisuutta. Kyselyyn vastaajilla oli pilottihankkeessa hyvin eritasoiset lähtötiedot asunto-osakeyhtiön tilasta. Hankkeessa ei toimitettu vastaajille tässä yhteydessä yhtiön olemassa olevia tietoja. Periaatteena oli, ettei tiedoilla yritetä mitenkään johdatella vastaajaa. Kyselyn tuloksista laaditaan yhteenveto ja sen perusteella valmistellaan esityksiä hallitukselle. Ehdotukset pitää punnita ja yhdistää mm. korjaustarveselvitykseen. 4. Tulosten analysointi ja strategialuonnoksen valmistelu hallitukselle Tässä vaiheessa asunto-osakeyhtiön strategia saa muodon, jota hallituksen on helppo käsitellä ja kommentoida. Strategialuonnoksen laatijan tulee kyetä jäsentelemään vastauksista selkeät ja yksinkertaiset vaihtoehdot linjauksista. Strategiasta tausta- ja liiteaineistoineen tulee asunto-osakeyhtiön julkinen dokumentti, joka on mm. olennainen osa isännöitsijätodistusta. Tämän vuoksi siinä tulee olla asunto-osakeyhtiön perustietojen lisäksi tiedot sen historiasta, nykytilanteesta sekä tärkeimpänä strategiset linjaukset. Malli sisällöstä on esitetty kohdassa

13 5. Hallituskäsittely Hallitus käsittelee isännöinnin laatiman strategialuonnoksen ja päättää sen esittämisestä yhtiökokouksen hyväksyttäväksi. Tässä vaiheessa hallituksella on käytettävissä kaikki laadintaprosessin aikana kertyneet osakkaiden näkemykset ja mielipiteet. Kun tässä vaiheessa osakkaita osallistetaan ja tiedotetaan avoimesti, saadaan todennäköisesti aktivoitua myös sellaisia osakkaita, jotka eivät aikaisemmin ole osallistuneet prosessiin Mikäli tässä vaiheessa on vielä syytä tarkentaa strategiaa tai kerätä lisää osakkaiden mielipiteitä, hallituksen tulee palauttaa strategian laadinta isännöinnin jatkovalmisteluun. 6. Yhtiökokouskäsittely Käytännössä yhtiökokous hyväksyy asunto-osakeyhtiön strategian hallituksen esityksen mukaisesti. Osakkaille on varattava strategian laadintaprosessin edeltävissä vaiheissa riittävästi mahdollisuuksia osallistua, jotta yksikään osakas ei yhtiökokouksessa koe tulleensa sivuutetuksi strategian laadinnassa. Asunto-osakeyhtiön strategia on aina eri tahtotilojen ja mielipiteiden kompromissi. Strategialla tulee olla selkeä osakkaiden tuki ja sen tulee heijastaa voimakkaasti enemmistön tahtotilaa asunto-osakeyhtiön kehittämisestä ja johtamisesta. 13

14 7. Toteuttaminen Asunto-osakeyhtiön strategian mukainen toiminta käynnistetään välittömästi, kun strategia hyväksytään yhtiökokouksessa. Kiinteistön kunnonhallintatyökalujen, kuten kiinteistön huoltokirjan ja korjausohjelman, käyttöönotto ja kaikkien osapuolien sitoutuminen niiden käyttöön ovat avainasemassa, kun asunto-osakeyhtiön strategiaa ryhdytään käytännössä toteuttamaan ja seuraamaan. 8. Seuranta / tarkistaminen Kun strategia hyväksytään, on päätettävä, miten sitä seurataan ja tarkistetaan. Strategiaprosessi on asunto-osakeyhtiön jatkuvaa kehittämistä ja strategia elää muuttuvan yhteiskunnan, asunto-osakeyhtiön ja sen osakkaiden mukana. Asunto-osakeyhtiön strategiaa tulisikin arvioida ja päivittää säännöllisin väliajoin. Päivitysten välissä strategian toteutumista tulee olla mahdollista arvioida. 14

15 3.4 Strategian sisältö Asunto-osakeyhtiön strategian sisällöksi valittiin kolme osakokonaisuutta: historia ja kohdetiedot, nykytilanne sekä kiinteistönpidon periaatteet tulevaisuuskyselyn perusteella. Kohdetiedot ja historia Ensimmäinen osakokonaisuus käsittää asunto-osakeyhtiön ja sen kiinteistön kohdetiedot sekä historian. Historiasta esitetään asunto-osakeyhtiön rakentamiseen ja kiinteistönpitoon liittyviä asioita. Osakokonaisuudessa voidaan käsitellä myös nykyistä asukasrakennetta, asukkaiden vaihtuvuutta, asuntoosakeyhtiön mahdollista omaisuutta ja vuokratuloja. Rakennuksen tiedot (milloin, miten, kuka on rakentanut: esim. kuvaus rakennuksen arkkitehtuurista, rakentamistavasta). Kiinteistön laajuustiedot (neliö- ja kuutiomäärät, rakennusten ja huoneistojen lukumäärä ja keskikoko) Käyttäjätiedot (asukasrakenne, vuokralaisten osuus, vaihtuvuus) "Varallisuus" (omaisuus, vuokratulot) Merkittävät muut tiedot Korjaushistoria Nykytilanne Toisessa osakokonaisuudessa kuvataan asunto-osakeyhtiön nykytilanne: ympäristö, laadulliset ja tekniset ominaisuudet ja palvelut. Nykytilanteen kuvauksessa kerrotaan mahdollisista asunto-osakeyhtiössä tehdyistä kuntoarvioista ja -tutkimuksista. Nykytilanteen kuvauksen tulee perustua olemassa oleviin tietoihin eikä siihen oteta mukaan toteuttamattomia tai spekulatiivisia tulevaisuuden tavoitteita tai tahtotilaa. Laadulliset ominaisuudet: esim. käytettävyys, edustavuus mahdolliset kuntoarviot ja -tutkimukset sekä muut kiinteistön tilaa kuvaavat selvitykset kuvaus asunto-osakeyhtiön palveluista (huolto, siivous, ulkoalueet) Strategiset linjaukset Kolmas osakokonaisuus on kiinteistönpidon johtamistyökalu hallitukselle ja isännöinnille. Linjauksissa on määritelty asunto-osakeyhtiön osakkaiden tahtotila yhtiön tulevasta kehittämisestä sekä siitä, mihin suuntaan yhtiötä halutaan kehittää. Tarkoituksena on kuvata osakkaiden tavoite- ja tahtotila asunto-osakeyhtiön ominaisuuksista ja palveluista. Tässä otetaan huomioon osakkaiden lisäksi myös vuokralaisten ja muiden asunto-osakeyhtiöön sidoksissa olevien toimijoiden näkökulmat. ominaisuudet, toimivuuden periaatteet palveluiden periaatteet kiinteistönpidon ja isännöinnin periaatteet 3.5 Asukkaiden tahtotilan ja mielipiteiden selvittäminen (Tulevaisuuskysely) Asunto-osakeyhtiön strategian laadinnan ydin on asukkaiden tahtotilan ja mielipiteiden selvittäminen. Tätä varten hankkeessa kehitettiin kyselytyökalu, nk. Tulevaisuuskysely (Liite 3). Periaatteena sen käytössä pilottikohteissa oli, ettei vastauksia ohjailla etukäteen annettavilla tiedoilla asuntoosakeyhtiön tilanteesta. Ennen kyselyn suorittamista vastaajille lähetettiin tiedote päätöksestä laatia asuntoosakeyhtiölle strategia (Liite 1). 15

16 Kysely jaettiin viiteen osa-alueeseen: taustatiedot, nykytilanne, asunto-osakeyhtiön ominaisuudet, asuntoosakeyhtiön palvelut ja asunto-osakeyhtiön johtamisen periaatteet. Jotta strategialle saadaan riittävä painoarvo, tulee mahdollisimman suuren joukon olla mukana vaikuttamassa sen sisältöön. Kyselyyn vastaaminen tehtiin mahdollisimman helpoksi, jotta moni asunto-osakeyhtiön osakas ja asukas saataisiin aktivoitua mukaan. Kysely toteutettiin internet -pohjaisella työkalulla, josta voitiin myös tulostaa halukkaille paperiset kyselylomakkeet. Tulevaisuuskyselyn osa-alueet: 1. Taustatiedot 2. Nykytilanne asunto-osakeyhtiön ominaisuudet ilmapiiri ja käytettävyys 3. Ominaisuudet ja toimivuus 4. Asunto-osakeyhtiön palvelut 5. Asunto-osakeyhtiön johtamisen periaatteet Taustatietoina selvitettiin vastaajien sukupuoli, ikä, talouden koko, asunnon hallintamuoto (myös sijoittajaosakkaat ja vuokralaiset vastasivat kyselyyn), asuntotyyppi ja mahdollinen rooli asunto-osakeyhtiön hallinnossa. Tavoitteena oli mahdollistaa erilaisten luokituksien tekeminen vastauksista, mikäli kyselyn toteuttaminen asunto-osakeyhtiössä yleistyy ja vastausaineistoa saadaan merkittävästi enemmän. Nykytilanne-osiossa selvitettiin kahdella avoimella kysymyksellä, mikä on vastaajan mielestä asuntoosakeyhtiössä parasta ja missä on eniten kehitettävää. Kumpaankin kysymykseen haluttiin vastaajalta kolme avointa vastausta. Asunto-osakeyhtiön ominaisuudet ja palvelut -osiossa selvitettiin vastaajien näkemyksiä ja tyytyväisyyttä etukäteen määriteltyihin noin 30 ominaisuuteen ja palveluun. Vastaajat ottivat kantaa yhtiön ja kiinteistön ominaisuuksien ja palveluiden laatuun ja tärkeyteen sekä halukkuuteen panostaa niihin jatkossa. Lisäksi kysyttiin kiinnostusta ja tarpeita mahdollisiin uusiin palveluihin, kuten huoneistosiivoukseen, pesulapalveluihin, cateringiin ja lastenhoitoon. Asunto-osakeyhtiön tulevaisuuden kehittämisen periaatteita selvitettiin kolmella monivalintakysymyksellä. Vastaajilta kysyttiin, haluavatko he, että asunto-osakeyhtiön ominaisuuksia ja toimivuutta parannetaan tulevaisuudessa merkittävästi tai jonkin verran vai halutaanko ne säilyttää ennallaan. Vastaajille annettiin myös mahdollisuus olla ottamatta kantaa asiaan. Vastaava kysymys tehtiin asunto-osakeyhtiön palveluista. Lisäksi kysyttiin korjaustoiminnan periaatteista. Vastaajia pyydettiin ottamaan kantaa siihen, ennakoidaanko korjauksia voimakkaasti, toimitaanko optimoimalla teknisten järjestelmien elinkaarta vai halutaanko korjaustoiminnan olevan reaktiivista Poimintoja pilottikohteissa tehdyn kyselyn vastauksista Hankkeeseen osallistuneiden asunto-osakeyhtiöiden Tulevaisuuskyselyissä saatiin yhteensä 129 vastausta. Vastausaktiivisuus oli keskimäärin 41 prosenttia. Vastausaktiivisuus vaihteli asunto-osakeyhtiöittäin 1973 prosentin välillä. Tulevaisuuskyselyllä saatiin yhteensä 514 avointa vastausta mikä on parasta / missä on parannettavaa -tyyppisiin kysymyksiin. Kysymyksillä selvitettiin ihmisten spontaaneja mielipiteitä asioista, jotka ovat hyvin ja jotka nähdään kielteisesti. Ainoastaan alle kolmessa prosentissa vastauksista otettiin kantaa rahaan joko kustannuksiin tai huoneiston arvoon liittyen. Vastikkeiden tasoa ei siis tämän kyselyn perusteella koettu ongelmaksi. Yhtälailla 16

17 vastauksissa oli vähän kommentteja ja mielipiteitä teknisistä asioista. Sen sijaan vastauksissa korostuivat ajatukset ja toiveet liittyen esimerkiksi asunto-osakeyhtiön yleisilmeeseen, parkkipaikkoihin, siisteyteen ja muihin arjen sujuvuuteen ja viihtyisyyteen liittyviin asioihin. Vastaukset yllättivät, sillä muun muassa asuntoosakeyhtiölaista julkisuudessa käyty keskustelu on usein painottunut teknisiin asioihin ja hallituksen vastuukysymyksiin. Vaikka vastaajajoukko on hyvin pieni eikä sillä ole tilastollista merkitsevyyttä, voidaan vastausten perusteella esittää jatkokysymyksiä: Tulisiko asunto-osakeyhtiöiden teknisestä kunnosta huolehtiminen olla nykyistä enemmän isännöintiyritysten vastuulla oleva rutiinitehtävä, kuten kirjanpito tai reskontran hoito? Tulisiko hallitusten ja yhtiökokousten keskustella enemmän esimerkiksi asumisen viihtyvyyteen ja turvallisuuteen liittyvistä kysymyksistä tai asunto-osakeyhtiön ja lähiympäristön palvelutarjonnasta? Asunto-osakeyhtiön kehittämistä käsittelevissä kysymyksissä vastaukset painottuivat maltillisen kehittämisen ja ennakoinnin periaatteisiin. Vastaajista 60 prosenttia toivoi, että asunto-osakeyhtiön ominaisuuksia ja toimivuutta parannetaan jonkin verran. Korjaustoiminnassa asunto-osakeyhtiön tulee minimoida tekniset viat ja rikkoutumiset painottamalla voimakkaasti ennakoivaa korjaustoimintaa. Tätä mieltä oli 44 prosenttia vastaajista. Lisäksi 45 prosenttia vastaajista oli sitä mieltä, että asunto-osakeyhtiön tulee optimoida korjaustoimintaa korjaamalla tai uusimalla teknisiä järjestelmiä ennalta arvioidun elinkaaren lopussa. Tulevaisuuskyselyyn vastanneista 55 prosenttia haluaa, että asunto-osakeyhtiön palveluita parannetaan jonkin verran nykytasoon nähden. Asunto-osakeyhtiön strategian painopisteitä kartoitettiin kysymällä vastaajien mielipiteitä valmiiksi annettujen ominaisuuksien ja palveluiden tämän hetkisestä toimivuudesta, niiden tärkeydestä sekä panostustarpeesta tulevaisuudessa. Taulukossa 1 on esitetty kaikkien yhtiöiden vastausten keskiarvoista tehty yhteenveto. Taulukko 2 Yhteenveto Tulevaisuuskyselyn tuloksista Tulevaisuuskyselyn tulosten perusteella voidaan tehdä esimerkissä johtopäätös. Asunto-osakeyhtiö haluaa johtamiseen seuraavat painopistealueet: 1. Pihapiirin edustavuus ja rauhallisuus 2. Huoltopalveluhenkilöiden ystävällisyys ja palvelualttius sekä läsnäolon lisääminen mm. turvallisuussyistä 3. Sisäolosuhteiden hallinta energiatehokkuus huomioiden Asunto-osakeyhtiön visio: Ylläpitää ja kehittää asumisviihtyvyyttä ja turvallisuutta energiatehokkaalla tavalla. 17

18 3.6 Esimerkkejä tulevaisuuden linjauksista strategiassa Liitteessä 4 on esimerkki pilottikohteeseen laaditusta, yhtiökokouksen hyväksymästä, asunto-osakeyhtiön strategia-asiakirjasta. Esimerkin strategiset linjaukset on kirjattu seuraavasti: Asunto-osakeyhtiön ominaisuuksien, turvallisuuden ja viihtyvyyden suhteen tasosta pidetään huolta. Turvallisuuteen ja ympäristöön kiinnitetään entistä enemmän huomiota. Tämä koskee myös pihaalueiden järjestelyä ja sisällä hissien toimivuutta. Asunto-osakeyhtiön korjauksia suunnitellaan jatkossa minimoimalla häiriöt ja painottamalla ennakoivaa korjaustoimintaa sekä seuraten, etteivät järjestelmät tavoita elinkaaren loppua ja rikkoudu ennakoimattomasti. Korjausohjelman laatimisessa käytetään asiantuntija-apua. Korjausten ohessa selvitetään energiatehokkuuden parantaminen esim. huoneistokohtaisella mittauksella, mm. hybridilämmitys. Asunto-osakeyhtiön tuottamien palveluiden tasoa seurataan ja palveluita parannetaan jonkin verran. Erityisesti kiinnitetään huomiota internetpohjaisten palvelujen hankkimiseen. Edellä mainittu esimerkki voidaan kiteyttää mm. seuraaviin asunto-osakeyhtiön johtamisen linjauksiin: Korjausohjelmassa varaudutaan toteuttamaan teknisten järjestelmien korjaustoimenpiteet kuntoarvion tai vastaavan asiantuntija-arvion mukaisesti. Korjausten toteutussuunnittelussa painotetaan energiatehokkaita, uuteen teknologiaan perustuvia ratkaisuja. Isännöintiyritys sitoutuu kehittämään kumppaniverkostoaan ja palvelujen tilaamista yrityksen verkkosivujen asukasportaalin kautta. Huolto- ja siivoussopimusten palvelukuvausten toteutumista seurataan aktiivisesti sähköisen huoltokirja kautta. Sopimuksiin lisätään velvoite käyttää asunto-osakeyhtiön osoittamia tietojärjestelmiä, kuten kiinteistön huoltokirjaa. Tulevaisuuden strategia voidaan myös tiivistää asunto-osakeyhtiön toiminnan ja kehittämisen painopistealueiksi esimerkiksi seuraavasti: Pihapiirin edustavuuden ja rauhallisuuden parantaminen Huoltopalveluiden ystävällisyyden, palvelualttiuden ja läsnäolon lisääminen mm. turvallisuussyistä Sisäolosuhteiden parantaminen huomioiden energiatehokkuus Esimerkin yhteenvetona: Asunto-osakeyhtiön visiona on ylläpitää ja kehittää asumisviihtyvyyttä ja turvallisuutta energiatehokkaalla tavalla. Tässä pilottikohteessa toteutetussa esimerkissä painopiste on kiinteistön näyttävyyteen ja viihtyvyyteen liittyvissä asioissa sekä sisäolosuhteita muodostavassa/ ylläpitävässä tekniikassa. Kaikkia muita teknisiä järjestelmiä ylläpidetään ja käytetään mahdollisimman lähelle teknisen elinkaaren loppua hyväksyen pienet käyttöhäiriöt. Huolto- ja siivouskumppaneiden henkilökuntaan kiinnitetään erityistä huomiota. Huolto- ja siivoussopimuksissa painotetaan mahdollisuutta vaikuttaa palveluhenkilöstön nimeämiseen. 18

19 4 Hankkeen tulokset Asunto-osakeyhtiötä on hoidettava tavoitteellisesti. Tätä varten on kehitetty strategisia toimintatapamalleja nk. kiinteistöstrategian laatimiseksi (myös asunto-osakeyhtiön tai taloyhtiön strategia). Strategian sisältöä ja määritelmää on käsitelty mm. teoksessa Hyvä hallintotapa taloyhtiössä sekä KiinteistöRYL:ssä. Strategian laadinnan käynnistämisen keskeiset tahot ovat taloyhtiön hallitus sekä isännöitsijä. Ratkaisevaa strategian laadinnan onnistumiselle on osakkaiden ja asukkaiden laaja-alainen osallistaminen työn eri vaiheissa. Strategioiden laatimiselle antoi merkittävän sysäyksen vuonna 2010 uudistettu asunto-osakeyhtiölaki. Sen mukaan yhtiökokoukselle on vuosittain annettava selvitys rakennusten ja kiinteistön kunnossapitotarpeesta seuraavien viiden vuoden aikana. Tämä vahvistaa ennakoivan ja suunnitelmallisen kiinteistönpidon roolia ja tarvetta. Tässä hankkeessa luotiin yksinkertainen ja helposti lähestyttävä ja toteutettava strategian laadintaprosessi kuuden pilottina toimineen asunto-osakeyhtiössä. Pilottiyhtiöiden lähtötilanteet olivat hyvin erilaisia, joten laadittua prosessia on päästy menestyksekkäästi testaamaan eri toimintaympäristöissä. Tavoitteena oli kohdentua tarkastelemaan erityisesti yhtiön tahtotilan selvittämistä, sen dokumentointia ja siitä seuranneen uuden johtamis- ja hallintatavan käyttöönottoa. Toiseksi tässä hankkeessa tuodaan esille isännöitsijäkunnan keskeistä roolia ja mahdollisuuksia suunnitelmallisen kiinteistönpidon käynnistäjänä ja ylläpitäjänä. Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta onnistui odotetusti hankkeeseen valituissa asunto-osakeyhtiöissä. Asunto-osakeyhtiöiden hallitukset osallistuivat, yhtä lukuun ottamatta, hyvin strategiatyöhön. Myös osassa pilottiyhtiöitä osakkaiden kiinnostus ja halu osallistua prosessiin kasvoi merkittävästi koko hankkeen ajan. Samalla aloitettiin keskustelu kiinteistöalan toimijoiden yhteisesti hyväksymästä mallista asunto-osakeyhtiön strategian toteuttamiseksi. Kaikkien asunto-osakeyhtiöihin sidoksissa olevien toimijoiden etu olisi, että alalle syntyisi vakiintunut käytäntö laatia ja toteuttaa asunto-osakeyhtiön strategiaa. Hankkeen mukaiseen asuntoosakeyhtiön strategian laadintaprosessiin liittyy kuitenkin joitakin selkeitä riskejä ja kehitystarpeita. Aloitettavaa keskustelua tulisi käydä tavoitteena strategioiden laadinnan edistäminen osana suunnitelmallista kiinteistönpitoa. Tällöin keskeinen lähestymistapa kiinteistöalan toimijoiden keskuudessa on käydä keskustelu mm. tarjonnan ja kysynnän näkökulmasta. Tällöin kiinteistöjen omistajat ja yhtiöiden hallitukset sekä kiinteistön hallinnointipalveluja tarjoavat tahot kohtaavat saman intressin parissa yhteismitallisesti. Asunto-osakeyhtiön strategian laadinta -hankkeesta syntyi käyttökelpoinen ja helposti monistettava malli erityyppisten asunto-osakeyhtiöiden strategian laadintaan ja toteuttamiseen (Liitteet 17). Malli sisältää esimerkkistrategian, Tulevaisuuskyselyn toteuttamiseksi tarvittavat asiakirjat ja koko asunto-osakeyhtiön strategian laadintaprosessin kuvauksen. Kahdessa yhtiössä tulevaisuuskyselyn vastausaktiivisuus jäi useista muistutuksista huolimatta erittäin alhaiseksi. Voidaan pohtia, ovatko asunto-osakeyhtiön omistajat ja asukkaat tällaisessa tapauksessa sitoutuneita laadittuun strategiaan, vaikka yhtiökokous sen hyväksyisi. Tämä hanke ei vastaa kysymykseen siitä, mitä pitäisi tehdä osakkaiden ja asukkaiden aktivoimiseksi. Kysymys on ajankohtainen kaikessa asunto-osakeyhtiöiden toiminnassa. Useissa asunto-osakeyhtiöissä päätöksenteossa ovat mukana vain muutamat, aktiiviset osakkaat. On pohdittava, miten ihmiset saadaan kiinnostumaan asunto-osakeyhtiön asioista ja uusista mahdollisuuksista, esimerkiksi erilaisista hyvinvointipalveluista. Asunto-osakeyhtiön strategialla voidaan myös merkittävästi vaikuttaa yhtiön kustannusrakenteeseen ja asumisviihtyvyyteen. Strategian toteuttaminen osana isännöintitoimintaa on myös suuri haaste. Asunto-osakeyhtiön strategia on uutta valtaosalle isännöintiyrityksistä. Isännöintiyritysten on tehtävä kehitystyötä uudenlaisen palvelumallin rakentamiseksi. 19

20 Isännöinnillä on keskeinen rooli asunto-osakeyhtiön strategityön käynnistäjänä. Isännöintiyritysten pitäisi määritellä asiakkaille tehtävä strategiatyö mukaan omiin toimintaprosesseihinsa ja osaksi jokapäiväistä asunto-osakeyhtiön johtamistyötä. Isännöinnin tehtävänä on aktivoida hallitus ja koko asunto-osakeyhtiö pohtimaan asunto-osakeyhtiön tulevaisuutta. Jotta asunto-osakeyhtiön strategiaa voidaan hyödyntää tehokkaasti, sen mittaaminen ja seuranta tulee olla mahdollista. Hankkeen perusteella voidaan todeta selkeä tarve käynnistää laajempia kehitysprojekteja asunto-osakeyhtiön strategian sisällöstä, toteutusmalleista, tiedottamisesta, mittaamisesta ja seurannasta. On myös tutkittava, löytyykö markkinoilta tietojärjestelmiä johtamistyökaluiksi asunto-osakeyhtiön strategian hallintaan. Lisätietoja aiheesta löytyy kirjallisuudesta, mm. Hyvä hallintotapa taloyhtiössä (Kiinteistöalan Kustannus Oy 2010) ja KiinteistöRYL