Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 , tutkimus 1 Hankinnan kohde Turun kaupungin sivistystoimiala pyytää tarjouksia 6:Aika Tulevaisuuden älykkäät oppimisympäristöt - hankkeen tutkimuksen toteuttamiseen. 2 Hankekuvaus ja tavoitteet Hankinnan kuvaus Hankinnan tekee Turun kaupungin sivistystoimialan suunnittelu- ja kehittämispalvelut. Kyseessä on hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä pienhankinta, johon sovelletaan avointa menettelytapaa. on julkaistu hankkeen internetsivuilla. Hankinnassa valitaan yksi palveluntuottaja. Tulevaisuuden älykkäät oppimisympäristöt on EAKR-rahoitteinen 6Aika -hanke. 6Aika on Suomen kuuden suurimman kaupungin (Helsinki, Espoo, Tampere, Vantaa, Oulu ja Turku) yhteinen strategia kehittää avoimempia ja älykkäämpiä palveluita sekä luoda uutta osaamista, liiketoimintaa ja työpaikkoja. Hanketta toteutetaan Turun lisäksi Helsingissä, Espoossa, Tampereella ja Oulussa. Hanke vahvistaa oppimiseen sekä älykkäisiin fyysisiin ja virtuaalisiin oppimisympäristöihin liittyviä palveluita, tuotteita ja teknologioita kehittävien yritysten liiketoimintamahdollisuuksia. Hankkeen aikana kehitetään ratkaisuja ja järjestetään kokeiluja mm. digitaalisten työkalujen, VR- ja AR-teknologioiden, koulutusja oppimisanalytiikan, fyysisten oppimisympäristöjen sekä tuote- ja palvelukehitysympäristöjen tiimoilta. Kokeilujen tavoitteena on lisäksi synnyttää yleisesti hyödynnettävää tietoa ja lisäarvoa yrityksille ja talousalueelle. Turun kaupungin osahanke hankkii tutkimuksen hankkeen etenemisestä Turussa, hankkeen vaikuttavuudesta sekä kehitettyjen innovaatioiden hyödyllisyydestä. Palvelun tuottajan tulee arvioida kokeiluja ja kehitettävää toimintamallia ottaen huomioon eri sidosryhmien toimijat. Tutkimuksen avulla raportoidaan myös hankkeen tuloksista. Tutkimuksessa tulee hyödyntää hankkeeseen osallistuneiden yritysten ja 1

2 Tarjouksen sisältö hankehenkilöstön kokemuksia ja hankkeessa kertynyttä dokumentaatiota. Tutkimusraportti julkaistaan joulukuussa 2019 osana Turun kaupungin sivistystoimialan yhteiskehittämismallia. Tutkimustuloksia esitellään hankkeen tilaisuuksissa vuoden 2020 aikana. - Kokonaishinta - Etenemissuunnitelma o työvaiheet o suunnitelman sisältö o toteuttamismenetelmät - Lopputuloksen kuvailu o raportin luonne, laatu ja sisältö o havainnollistamismenetelmät - Julkaisusuunnitelma o tuloksista viestiminen o tulosten jalkautus - Tekijöiden kuvaukset ja referenssit o palvelun toteuttajan vastuuhenkilö tai vastuullinen asiantuntija o kokemus tutkimuspalveluiden toteuttamisesta o asiantuntemus vastaavan tyyppisten hankkeiden tulosten arvioinnista sekä yritysten liiketoimintamahdollisuuksien arvioinnista. o referenssit 1-5 kpl enintään 3 viimeisen vuoden ajalta. 2.1 Työn toteutus Katso liite 2: pisteytys Tutkimus tulee aloittaa mahdollisimman pian (arvioitu aloitusajankohta vko 12/2019). Hankinnan kohteena oleva asiantuntijapalvelun sisältö on määritetty tarkemmin liitteessä 1. Valitun toimittajan tehtävät täsmentyvät hankinnan aikana. 2.2 Optiot Sopimukseen ei liity mahdollisuutta optioihin. 2.3 Alihankinta Valittu toimittaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Valittu toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. 2

3 3 Osatarjous 4 Vaihtoehtoinen tarjous Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tilaaja voi perustellusta syystä kieltää palveluntuottajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa. Osatarjouksia ei hyväksytä. 5 Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Valitulla toimittajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja vaatimuksia tai joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan hankintamenettelystä pois. 5.1 Rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Vaatimus Vaatimus 2 Valitun toimittajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys. Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös alihankkijoiden osalta. Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma. 3

4 Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus. Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakonperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Palveluntuottajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin koko sopimuskauden ajan. 5.2 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Vaatimus 3 Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta. Tarjoajan tulee tuntea yritysten liiketoimintamahdollisuuksien arviointiin liittyvät menetelmät. Nimetyllä vastuuhenkilöllä tulee olla kokemusta vähintään yhdestä vastaavan tyyppisen toimeksiannon toteuttamisesta. Työryhmässä tulee olla tuotekehityksen ja yritysliiketoiminnan asiantuntemusta. Tarjoajan eduksi katsotaan tuntemus oppimisympäristöihin liittyvistä palveluista, tuotteista ja teknologioista sekä niiden arvioinnista Vaatimus 4 Tarjoukseen tulee liittää referenssi tarjouspyyntöä vastaavista toimeksiannoista viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta 1-5 kpl. Tarjouksessa ei tule nimetä sellaisia henkilöitä, jotka eivät käytännössä osallistu toimintaan. Mikäli henkilöissä tapahtuu muutoksia sopimuskauden aikana tai ennen, tulee muutokset hyväksyttää etukäteen tilaajalla Vaatimus 5 Turun kaupunki pitää oikeuden dokumenttien ulkoasuun ja niiden muokkaamiseen. 4

5 6 Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ilmoitetut vaatimukset. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta, tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. 7 Tarjoushinta Tarjous hylätään, mikäli tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. 8 Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjoushinnan tulee sisältää edellä kuvatut asiantuntijapalvelut. Tarjoushinta tulee antaa arvonlisäverottomana kokonaishintana ja sen tulee sisältää kaikki hankintaan liittyvät kustannukset. Hintojen tulee sisältää kaikki mahdolliset matka-, päiväraha ym. yleiskustannukset. Tilaaja ei maksa laskutus- tai muita lisiä. Palvelu rahoitetaan projektirahoituksella. Tarjouksen kokonaishinta tulee ilmoittaa arvonlisäverottomana nettohintana ( ). Kokonaishinta ei saa ylittää alv. Maksu suoritetaan kolmessa osassa: o Ensimmäinen erä maksetaan työn toteutussuunnitelman hyväksymisen jälkeen. o Toinen erä maksetaan kehittämisympäristökohtaisten työpajojen jälkeen (toimenpide-ehdotukset toimintamallin kehittämiseksi) o Kolmas erä maksetaan, kun työ on saatettu hyväksytysti loppuun määräajassa. Palvelun toimenpiteet ja tulokset tulee raportoida ennen laskun lähettämistä. Toimenpiteet ja aikataulut sovitaan tilaajan kanssa ennen niiden toteuttamista. 5

6 9 Laskutus ja maksuehto Tarjoushinnan tulee olla voimassa koko toimeksiannon keston ajan. Toimeksianto tulee olla suoritettu ja laskutettu kokonaisuudessaan lokakuun 2019 loppuun mennessä. Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimuskausi alkaa hankintasopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Sopimus sitoo tilaajaa kuitenkin vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus solmitaan työn keston ajaksi. Lopullinen tarkennettu toimintasuunnitelma sovitaan valitun toimittajan kanssa sopimuksen teon yhteydessä. Jos tilaaja ja valittu toimittaja eivät saavuta riittävää yhteisymmärrystä sopimuksen muodostamiseksi, Tilaaja voi jatkaa sopimusneuvotteluja kilpailutuksessa seuraavaksi parhaan tarjouksen tehneen tarjoajan kanssa tai suorittaa uuden kilpailutuksen. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden olla suorittamatta hankintaa. Laskutus tapahtuu verkkolaskutuksella: Turun kaupunki, sivistystoimiala Suunnittelu- ja kehittämispalvelut, projektit Viite: TÄO/Niina Salonen Verkkolaskuosoite: Verkkolaskuoperaattori: CGI Välittäjätunnus: Laskut tulee laatia niin, etteivät ne sisällä luottamuksellisia henkilötietoja tai muita lain mukaan salassa pidettäviä tietoja. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet. Laskutus- ym. lisiä ei hyväksytä. 10 Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus ja vertailu Maksut maksetaan laskun perusteella. Lasku erääntyy maksettavaksi kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain 4 :n 1 mom. mukainen. Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. 6

7 Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta. Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tilaaja voi niin halutessaan pyytää lisäselvityksiä kelpoisuusvaatimusten osalta. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 81 :n mukainen poissulkemisperuste. Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään. ä vastaamattomat tarjoukset hylätään. Hinnaltaan ylittävät tarjoukset hylätään. Annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti: 1. Kokonaishinta, painoarvo 10 % 2. Laatu, etenemissuunnitelma ja käytännön toteutus, painoarvo 40 % 3. Laatu, lopputuloksen kuvailu, painoarvo 25 % 4. Laatu, referenssit, painoarvo 25 % Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointi ja vertailu on selvitetty liitteessä 2. Eniten yhteenlaskettuja hinta- ja laatupisteitä saanut tarjous valitaan. 7

8 11 Päätöksestä ilmoittaminen 12 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat 13 Asiakirjojen julkisuus 14 Hankintaan liittyvät kysymykset Hankintapäätös toimitetaan tiedoksi kaikille tarjoajille. Tarjouksessa tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, johon päätös voidaan ilmoittaa. Hankintapäätökseen voi hakea muutosta siten kuin päätöksessä mainitaan. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeudella. Hankinnasta tehdään erillinen sopimus. Sopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. liitteineen 4. Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE Palvelut 2014 (päivitysversio 4/2017), Kohdasta poiketen vahingonkorvausvastuu on hankintasopimuksen laillinen arvo. 5. Tarjous liitteineen. Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjan julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, että ne eivät sisällä liikesalaisuuksia. Kokonaishinta ei voi olla salainen. Mikäli tarjoaja katsoo, että tarjous sisältää sellaisia lain tarkoittamia liike- tai ammattisalaisuuksia, joita ostaja ei saa ilmaista muille, on kyseiset tiedot ilmoitettava eri liitteellä selkein merkinnöin tietojen salaisuudesta. Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa viimeistään kello osoitteeseen Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. 8

9 15 Tarjouksen jättäminen Viestin otsikkoon merkintä Lisätietopyyntö: Tulevaisuuden älykkäät oppimisympäristöt tutkimus Esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan osoitteessa: Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. Hankinnan valmistelijana toimii Niina Salonen, Turun kaupungin sivistystoimiala. Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa sähköpostitse viimeistään klo osoitteeseen: Aiheeksi merkintä: Tarjous: Tulevaisuuden älykkäät oppimisympäristöt Tutkimus. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tilaaja ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 9