Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt

Transkriptio

1 Valtiokonttori Ohje 1 (40) Talous ja henkilöstö VK/44/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt Voimaantulo Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c :n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 :n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä. Valtiokonttori on tänään päivittänyt ohjeen hankinnasta maksuun -prosessin hyvistä käytännöistä. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa. Kirjanpitoyksikön tulee kehittää talouden suunnittelun, hankintojen ja tilaamisen sekä menojen käsittelyn tehtävien toteutusta hyvien käytäntöjen pohjalta. Kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta. Palautteen voi toimittaa osoitteeseen maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Päivitetty ohje tulee voimaan välittömästi. Lisätiedot Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh tai sähköpostitse osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Toimialajohtaja Lasse Skog Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen Liite 1: Liite 2: Liite 3a, 3b ja 3c: Liitteet 4a ja 4b: Liite 5: Tiedoksi Keskeinen hankintojen tekemistä ja menojen käsittelyä ohjaava normisto Suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain Lomakepohja toimittajainformointiin (suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi) Lomakepohjat (.doc ja.xlsx) menotositteiden toimittamiseen skannauspalveluun Kierron syy -kentän hyödyntäminen Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, VALTIOKONTTORI Puh , Faksi ,

2 2 (40) Versio Julkaisuajankohta Keskeiset muutokset Ensimmäinen julkaisu Toinen päivitetty julkaisu, keskeiset muutokset on esitetty saatteessa Kolmas päivitetty julkaisu, keskeiset muutokset on esitetty saatteessa Neljäs päivitetty julkaisu, keskeiset muutokset on esitetty saatteessa Viides päivitetty julkaisu, keskeiset muutokset on esitetty saatteessa

3 3 (40) Sisällysluettelo 1 Yleistä Ohjeen tavoite ja sisältö Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohdat Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun -prosessiin Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa Hankintojen ohjaus, suunnittelu ja valmistelu Hankintojen ohjaus ja HANKO-loppuraportin kehittämispolku Hankintojen suunnittelu ja valmistelu Hankintatoimen analysointi Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana Hankintojen kilpailuttaminen Toimittaja- ja sopimushallinta Sopimuksen laadinta Toimittajan tietojen tarkastaminen Laskutus-, viite- ja kohdistustiedot Maksuehdot Verkkolaskuvaade Ulkomailta tulevat laskut Kirjanpitoyksiköiltä kerätyt hyvät käytännöt verkkolaskuprosentin nostamiseksi Paperilaskun vastaanotto Ostolaskujen skannauspalvelu Muiden menotositteiden skannauspalvelu Hakemusten skannauspalvelu Seuranta ja raportointi Menojen käsittelyn automatisointi Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Palkeiden palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä Perustietojen ylläpito Sopimuskohdistus Sopimustyypit Tilaustenhallinta Tilaamisen organisointi Tilaussuunnitelman hyödyntäminen Tuoteluettelotilaukset Vapaatekstitilaus Käyttöomaisuusyksikön perustaminen Tilauksen vastaanotto ja kohdistus ostolaskuun... 33

4 4 (40) Tilausten seuranta ja raportointi Tiliöintiviitteen käyttö Muut menotositteet Kohdistumattomien laskujen kierron syyn seuranta Esimerkki laskujen käsittelyn tehostamisesta: kokoustarjoilulaskut Maksuaikakorttihankinnat Ostolaskujen käsittely ulkomaisissa toimipisteissä Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely... 40

5 5 (40) 1 Yleistä 1.1 Ohjeen tavoite ja sisältö Ohje kuvaa hankinnasta maksuun -prosessin hyviä käytäntöjä. Ohjeen ensimmäinen versio laadittiin Valtiokonttorin Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämishankkeessa yhteistyössä hankkeeseen osallistuneiden kirjanpitoyksiköiden, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) ja Hansel Oy:n kanssa. Hyvien käytäntöjen kuvaamisen lähtökohtana on ollut yhtenäisten toimintamallien ja niitä tukevien järjestelmien käyttö. Hyviä käytäntöjä sekä prosessin automatisointia tukevia toiminnallisuuksia tulee hyödyntää kirjanpitoyksiköissä mahdollisimman laajasti. Kirjanpitoyksikön pitää tarkastella, mitkä ohjeessa kuvatuista hyvistä käytännöistä on otettavissa käyttöön ja mitkä vaativat soveltamista suhteessa toimintaympäristöön. Kuvio 1. Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt -ohjeessa käsiteltävä prosessikokonaisuus 1.2 Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohdat Valtiovarainministeriö on asettanut hankinnasta maksuun -prosessin valtion taloushallinnon strategiassa keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Tavoitteeksi on asetettu menojen käsittelyyn sitoutuvan henkilötyön vähentäminen 30 prosentilla vuoteen 2020 mennessä. Hankinnasta maksuun -prosessin sujuvoittamisessa kirjanpitoyksiköillä on merkittävä rooli, sillä valtaosa prosessiin sitoutuvasta työstä tehdään kirjanpitoyksiköissä. Hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisessä on strategian tavoitteiden mukaisesti huomioitava mahdollisuudet palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamiseksi. 1 Taloushallinnon hankinnasta maksuun -kehittämisprojektin tuotosten toimeenpano on nostettu pääministeri Juha Sipilän hallituksen strategisessa ohjelmassa yhdeksi välittömäksi sopeutustoimeksi. Toimenpiteiden tuottavuuspotentiaaliksi on arvioitu henkilötyövuotta. 2 Lisäksi hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen lähtökohtana ovat valtiovarainministeriön aset- 1 Valtiovarainministeriön työryhmän muistio: Valtion taloushallinnon strategia 2020, linjaukset 3 ja 3a 2 Hallituksen julkaisusarja 10/2015: Ratkaisujen Suomi pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma

6 6 (40) tamat strategiset tavoitteet. Kehittämistä ohjaa valtiovarainministeriön huhtikuussa 2016 julkaisema Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuri 3. Tavoitearkkitehtuuri on laadittu osana laajempaa valtion hankintojen digitalisoinnin toteutusohjelmaa 4. Valtion hankintojen digitalisointi edellyttää valtion hankintatoimen yhtenäistämistä: yhteisiä toimintamalleja ja tietojärjestelmäpalveluita. Valtion hankintojen digitalisoinnissa korostuu hankintatoimen prosessien kokonaiskehittäminen. Tähän asti tarpeesta sopimukseen ja tilauksesta maksuun prosessialueita on kehitetty eriytyneesti. Keskeinen hankintojen tehostamiskeino on valtion hankintatoimen johtamisen selkeyttäminen, konserniohjauksen terävöittäminen ja valtioyhteisen tarjoaman käytön lisääminen. Valtion hankintojen digitalisoinnin tavoitteena on, että: Valtion hankinnat toteutetaan oikeellisesti, tehokkaasti ja taloudellisesti edistäen markkinoiden kilpailua toimittajien välillä. Hankinta on yksinkertaista, yhdenmukaista ja ohjattua. Tilaaminen on helppoa. Hankintoja tarkastellaan päästä päähän prosessina (hankintatarpeen tunnistamisesta ja kilpailutuksesta aina tilaukseen, maksuun ja raportointiin). Hankintojen digitalisointi tukee valtiokokonaisuuden ja yksittäisten virastojen toimintaa sekä tuottaa niille säästöjä. Hankintatoimen automaatioaste kasvaa ja manuaalityö vähentyy. Valtion hankintojen työnjako konsernitoimijoiden ja virastotoimijoiden välillä on selkeä ja toimiva. Valtiokonttori on antanut hankinnasta maksuun -prosessin osalta ohjeita menojen käsittelystä (esim. maksuliike, laskujen välityspalvelut, maksamisratkaisun käyttöönotto). Annetut ohjeet on koottu liitteeseen 1, johon on listattu myös muuta prosessia ohjaavaa normistoa. 3 Valtiovarainministeriön julkaisu 18/2016: Valtion hankintatoimen tavoitearkkitehtuuri 4 Valtiovarainministeriön verkkosivut: Valtion hankintojen digitalisointi

7 7 (40) 2 Talouden suunnittelun ja seurannan yhteys hankinnasta maksuun -prosessiin Tässä luvussa tarkastellaan talouden suunnittelun ja seurannan yhtymäkohtia hankinnasta maksuun -prosessiin. Tarkastelu on tarpeen, sillä talouden suunnittelussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat oleellisesti siihen, miten hankintoja ja tilaamista toteutetaan, ja miten toiminnasta aiheutuvat menot käsitellään. Vastaavasti talouden seurannan toimintatavat vaikuttavat esimerkiksi tilauksien ja ostolaskujen tiliöinteihin. 2.1 Talouden suunnittelun kehittäminen sisäisen budjetoinnin osalta Kirjanpitoyksikön talouden suunnittelun tulee perustua talousarviolakiin ja -asetukseen sekä valtiovarainministeriön antamiin talousarvion laadintaa ja soveltamista koskeviin ohjeisiin ja määräyksiin. 5 Valtiovarainministeriön ohjeita täydentävät hallinnonalakohtaiset ohjeet. Valtion hankintastrategiassa ja hankintakäsikirjassa todetaan, että viraston hankintojen tulee perustua vuosittain hyväksyttävään hankintasuunnitelmaan ja sen laadinta on kytkettävä viraston toiminnan ja talouden suunnitteluun. Kirjanpitoyksiköiden hankintasuunnitelman laadinnassa tulee noudattaa valtiovarainministeriön ohjetta hankintojen suunnittelusta. 6 Kirjanpitoyksikön sisäinen budjetti ja hankintasuunnitelma ohjaavat määrärahan käyttöä ja vaikuttavat siten hankintojen toteuttamiseen, tilaamiseen ja menojen käsittelyyn. Tilaamisenja menojen käsittelyn tehtävien järjestämisen osalta on lisäksi ratkaisevaa, miten kirjanpitoyksikön sisäisissä päätöksissä, kuten taloussäännössä, työjärjestyksessä tai hankintaohjeessa, on ratkaistu toimivalta ja tehtävien organisointi näissä asioissa. Sisäistä budjettia laadittaessa tulee tarkastella, miten budjetoinnilla voidaan vaikuttaa hankinnasta maksuun -prosessin toimintatapojen kehittämiseen. Samalla kirjanpitoyksikön toimivaltapäätöksiä on arvioitava tästä näkökulmasta. Sisäisessä budjetoinnissa tulee tunnistaa mahdollisuuksia: keventää sisäistä budjetointia (seurantakohteiden suppeampi käyttö suunnittelussa) yksinkertaistaa tilausten ja laskujen tiliöintejä vähentää laskujen käsittelystä aiheutuvaa työmäärää keskittää laskujen käsittelyä tiliöinnin, asiatarkastamisen ja/tai hyväksymisen osalta keskittää hankintoja ja/tai tilaamista. Sisäisen budjetoinnin keventämistä tulee lähestyä varmistamalla, että suunnittelua tehdään tarpeellisella tarkkuustasolla seurantakohdemallia hyödyntäen. Käytännössä keventäminen tarkoittaa, että sisäistä budjetointia tehdään suppeammalle määrälle seurantakohteita. Tällöin määrärahoja budjetoidaan esimerkiksi harvemmille toimintayksiköille. 5 Valtiovarainministeriön määräykset ja ohjeet talousarvion ja kehysehdotuksen laatimiseksi 6 Valtiovarainministeriön ohje hankintojen suunnitteluun

8 8 (40) Kirjanpitoyksikön on hyvä huomioida, ettei Kiekuun määritellyn organisaatiorakenteen tarvitse ohjata sisäistä budjetointia eli budjetointia voidaan tehdä suppeammalle määrälle toimintayksiköitä. Tällöin raportoinnissa seurataan toimintojen kustannuksia (ei pelkästään toimintayksikön kustannuksia). Seuraavat esimerkit kuvaavat, miten sisäistä budjetointia voidaan keventää, ja mitkä ovat sen vaikutukset tilaamiselle ja menojen käsittelylle. Esimerkki 1. Kirjanpitoyksikön työterveyshuollon menot on jaettu sisäisessä budjetoinnissa viidelle toimintayksikölle. Ostolaskujen käsittelyssä täytyy palveluntuottajalta saada oma lasku kullekin toimintayksikölle tai vaihtoehtoisesti koontilasku tulee tiliöidä viidelle eri yksikölle. Mikäli eri yksiköiden työterveyshuollon kuluja ei voida asiatarkastaa ja hyväksyä keskitetysti, kiertää koontilasku käsiteltävänä viidessä toimintayksikössä. Vaihtoehtoinen tapa on budjetoida kaikki työterveyshuollon menot yhdelle toimintayksikölle. Tällöin palveluntuottajalta tarvitaan vain yksi ostolasku, joka voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (tiliöintikoodin avulla). Samalla laskun käsittely voidaan tehdä keskitetysti myös asiatarkastuksen ja hyväksymisen osalta (ostolaskun kierto lyhenee). Esimerkki 2. Kirjanpitoyksikön muut kuin täyttöpalvelusopimukseen sisältyvät toimistotarviketilauksien menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille. Tilauksia ja laskuja on käsitelty kaikissa yksiköissä. Suhteutettuna kokonaismenoihin tilausten yhteenlaskettu arvo ei ole merkittävä. Vaihtoehtoinen tapa on tehostaa sopimuskohdistuksen ja sähköisen tilaustenhallinnan käyttöä ja samalla keskittää menojen budjetointi esimerkiksi hallintoyksikölle. Täyttöpalvelusopimusta täydentävät toimistotarviketilaukset voidaan tehdä keskitetysti hallintoyksikössä sähköisesti, jolloin tilaukset tiliöidään vain yhdelle toimintayksikölle ja toiminnolle. Kirjanpitoyksikkö pystyy vielä vähentämään prosessiin kuluvaa aikaa ottamalla käyttöön tilaussuunnitelman, jolloin tilausten tiliöintikerrat ja hyväksymiskierrot vähenevät. Esimerkki 3. Kirjanpitoyksikön puhelinpalveluihin liittyvät menot on budjetoitu organisaation eri toimintayksiköille ja kukin yksikkö on käsitellyt puhelinmenot omilla laskuillaan. Tiliöintikäytännöt ovat vaihdelleet yksiköissä. Vaihtoehtoinen tapa on muuttaa puhelinmenojen budjetointi siten, että menot budjetoidaan yhdelle toimintayksikölle (hallintoyksikkö). Laskut asiatarkastetaan ja hyväksytään hallintoyksikössä. Toimintatavan muutoksella käsiteltävien laskujen määrä vähenee ja tiliöinnit yhtenäistyvät ja yksinkertaistuvat. Yleisesti talouden suunnittelussa tulisi yhtenä lähtökohtana olla se, mitä tietoa tarvitaan toiminnan johtamisessa. Talouden suunnittelussa ja seurannassa tulisi siirtyä perinteisestä kustannuspaikka-ajattelusta (toimintayksikön menojen ja tulojen seuranta) kohti toiminnan lopputulosten kustannusten seurantaa. Kirjanpitoyksikön sisäisen budjetoinnin menettelyjen uudelleen tarkastelu voi vaikuttaa positiivisesti myös määrärahan käytön seurannan ja määrärahan käytön ennustamisen sujuvuuteen ja laatuun, mikä edelleen kehittää kirjanpitoyksikön taloudenhallintaa.

9 9 (40) Sisäisen budjetoinnin keventämisessä tulee arvioida vaihtoehtoisia toimintatapoja aiheuttamisperiaatteen ja tiedon taloudellisen tuottamisen periaatteen näkökulmista. Arvioinnissa on pyrittävä tunnistamaan aiheuttamisperiaatteen noudattamisen taso, joka on toimintaan nähden riittävä ja on saavutettavissa mielekkäällä henkilötyöpanoksella. Arviointia voi tehdä esimerkiksi suhteuttamalla tarkastelussa olevaa menoerää kokonaiskustannuksiin ja tarkastelemalla, millainen vaikutus menoerän käsittelytavan muutoksella olisi kustannuslaskentaan. Mikäli budjetoinnin ja menojen käsittelyn muutokset johtavat merkittäviin muutoksiin talouden seurannassa ja raportoinnissa, on muutosten vaikutuksia hyvä käsitellä toimintaa ohjaavan ministeriön kanssa. Sisäistä budjetointia kevennettäessä tarkoituksena on, että suppeammalle seurantakohdejoukolle kirjattavien menojen tarkempi kohdennus toteutetaan kirjanpitoyksikön sisäisen laskennan keinoin osana kustannuslaskentaa. Lähtökohtana on, ettei kaikkea taloustietoa tarvitse tuottaa kirjanpidon avulla. Kirjanpitoyksikön on budjetoinnissa, menojen käsittelyssä ja kustannuslaskennassa huomioitava mahdollisen yhteisrahoitteisen toiminnan ja maksullisen toiminnan asettamat vaateet. Samalla on kuitenkin tarkasteltava, voidaanko esim. yhteisrahoitteisen ja toimintamenorahoitteisen toiminnan osalta menetellä osin eri tavoin talouden suunnittelussa ja seurannassa. Tukitoimintojen sisäinen budjetointi kevyeksi Tukitoimintojen osalta sisäistä budjetointia suositellaan kevennettäväksi siten, että budjetointi tehdään vain yhdelle toimintayksikölle ainakin alla taulukossa 2 lueteltujen menojen osalta, ellei kirjanpitoyksiköllä ole perusteltua syytä toisenlaiselle toimintatavalle. Taulukkoon on merkitty myös todennäköisin yhteisen seurantakohdemallin mukainen tukitoiminto, jolle meno kohdennetaan, mikäli se käsitellään tukitoimintojen kustannuksena. Tarkastelussa tulee huomioida, että Kieku-toimintamallissa toimitilamenot kirjataan toimipaikkakustannuspaikoille. Meno Toimitilojen vuokrat Lämmitys, sähkö ja vesi Siivouspalvelut Aula- ja turvallisuuspalvelut Toimistokalusteet Postikulut Puhelinkulut Toimistotarvikkeet Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet Työasemakustannukset Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) Kiinteistöhallinto Kiinteistöhallinto Kiinteistöhallinto Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus Toimistopalvelut Toimistopalvelut Toimistopalvelut ( Perustekniikka ja käyttäjätuki) Toimistopalvelut Toimistopalvelut Perustekniikka ja käyttäjätuki Polttoaineet Muut tukitoiminnot ( Logistiikka / ydintoiminta) Työterveyspalvelut ja niihin liittyvät palautukset Virkistyspalvelut Työterveyshuolto Työhyvinvointi ja virkistystoiminta

10 10 (40) Meno Koulutuspalvelut Työsuhdematkaliput Vaatteisto Turvallisuusselvitykset Rekrytointiin liittyvät menot, kuten lehti-ilmoitukset ja soveltuvuusarvioinnit Viestintämenot kokonaan tai osittain (esim. intranet, kotisivut, painatuspalvelut) Palkeilta ostetut talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut Seurantakohdemallin tukitoiminto (Kieku) Koulutus oppilaana Palvelussuhteen hallinta Muut tukitoiminnot / ydintoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen Viestintä Muut taloushallinnon tehtävät, Muut henkilöstöhallinnon tehtävät, Tukitoimintojen tietojärjestelmät Taulukko 2. Tukitoimintojen kustannuksina käsiteltävien menojen budjetointi yhdelle toimintayksikölle Arvioitaessa sisäisen budjetoinnin keventämismahdollisuuksia voidaan tarkastelun lähtökohdaksi ottaa myös se, voiko toimintayksikkö aidosti vaikuttaa menon määrään (harkinnanvaraisten menojen budjetointi substanssitoiminnan toimintayksikölle) vai määräytyykö meno muilla perusteilla (ns. pakollisten menojen budjetointi hallintoyksikölle). Ensimmäisen vaihtoehdon osalta esimerkkinä voidaan pitää joissakin tapauksissa matkustusmenoja ja toisen osalta työterveyshuoltomenoja. Myös kirjanpitoyksikön substanssitoiminnan sisäistä budjetointia on mahdollista tarkastella keventämisen näkökulmasta. Tällä tarkoitetaan menettelyä, jossa substanssitoiminnan budjetti keskitetään yhdelle toimintayksikölle, eikä budjettia jaeta usealle toimintayksikölle (vastuualueelle). Tällöin budjetoinnissa suunnittelu tehdään toimintojen avulla ja toimintayksiköt vastaavat ydintoiminnoille kohdistettavista kustannuksista. Kuvattu budjetointitapa yksinkertaistaa tilaamista ja ostolaskujen käsittelyä siten, että substanssiyksikön tilaukset/ostolaskut voidaan tiliöidä yhdelle toimintayksikölle (toiminnot eritellään tarvittaessa eri tiliöintiriveille). Menettely yksinkertaistaa myös mm. ostolaskujen käsittelyssä tarvittavia viitetietoja ja niiden ilmoittamista toimittajalle. Substanssitoiminnan budjetoinnin keventämisen esimerkkinä voidaan käyttää yhteiskäyttöisten järjestelmien lisenssimaksuja, jotka voidaan budjetoida ja tiliöidä yhdelle toimintayksikölle. Toisena esimerkkinä voidaan pitää matkustusmenojen budjetoimista aiempaa harvemmalle toimintayksikölle (jos ei koko kirjanpitoyksikkö, niin muu mielekäs kokonaisuus) kuitenkin siten, että toteumat voivat kirjautua useammalle toimintayksikölle (matkatilin ja henkilökohtaisen maksuaikakortin käytön kulujen tiliöinti M2-ohjelmassa matkalaskuina). Tässä toimintatavassa suunnittelu ja budjetointi tehdään vain kerran ja seurannassa voidaan hyödyntää toimintayksikkökohtaisia toteumia. Toimintamalli voi olla hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun matkustusmenot ovat vähäiset. 2.2 Seurantakohdemallin käyttö talouden seurannassa Kieku-tietojärjestelmän käyttöönoton yhteydessä kirjanpitoyksikkö otti käyttöön rakenteeltaan yhteisen seurantakohdemallin, joka korvasi aiemmat tili-

11 11 (40) puitteet. Seurantakohdemallissa on sekä yhteisiä että kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ja hierarkioita. Yhteinen seurantakohdemalli luo hyvät edellytykset suunnittelun ja seurannan yhtenäistämiselle seurantakohteittain sisällöllisesti sekä valtiokonserni- että hallinnonalatasoilla. Yhteisiä konsernitasoisesti ylläpidettäviä seurantakohteita ovat tuki- ja ohjaustoiminnot, palkallisen poissaolon toiminnot, liikekirjanpidon tilit, talousarviokirjanpidon tilit, alue/kunta ja kumppani. Kirjanpitoyksikkökohtaisia seurantakohteita ovat toimintayksikkö, toiminto, suorite, projekti, valtuus, seurantakohde 1 ja seurantakohde 2. Seurantakohteiden käyttöön liittyvä tukimateriaali ja voimassa olevat tilikartat löytyvät Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja -sivustolta. Kirjanpitoyksikkökohtaisten seurantakohteiden osalta ministeriön tulee koordinoida hallinnonalansa kirjanpitoyksiköiden kanssa seurantakohteiden suunnittelua ja toteutusta. Näin toimittaessa luodaan riittävä yhtenäisyys ja yhteisymmärrys seurantakohteiden hyödyntämisestä hallinnonalalla esim. raportoinnissa ja tulosohjauksessa. Kirjanpitoyksikön tehtävänä on omaa toimintaansa palvelevien laskentakohteiden ja koodien määrittäminen seurantakohteiksi. Seurantakohteet tulisi pitää olennaisella tasolla ja yksinkertaisina. Kaikkia seurantakohteita ei pidä ottaa käyttöön, jos se ei ole tiedon tuottamisen näkökulmasta välttämätöntä. Tiedot kirjanpitoyksikön käyttöön ottamista seurantakohteista ylläpidetään yhtenäisesti ja keskitetysti Palkeissa. Kirjanpitoyksikön seurantakohdemallin sisällön suunnittelussa on tärkeää tehdä tiivistä yhteistyötä hankintatoimen, talous- ja henkilöstöhallinnon välillä, sillä malli vaikuttaa molempiin osa-alueisiin. Sisällön suunnittelussa on keskeistä tunnistaa yhdessä johdon kanssa, millaisia asiakokonaisuuksia (mitä tietoja) on tarpeen seurata ja mikä on mielekkäin seurantatapa (esim. kirjanpito, työajat, kustannuslaskenta). Samalla on arvioitava, mitkä seurantatarpeista ovat pitkäaikaisia, ja mitkä tarpeet on mahdollista täyttää kertaluonteisella raportoinnilla hyödyntäen Kiekun BI-raportointia. Kirjanpitoyksikön seurantakohteiden loogisuus ja kirjausten yksinkertaisuus vaikuttavat taloushallinnon tehtäviin sitoutuvaan työpanokseen. Lisäksi seurantakohdemallin käyttötavoilla on vaikutusta: tiliöintirivien määrään (mm. tilaukset, osto-, kulu- ja matkalaskut) tiliöintien laatuun (vähemmän korjaustositteita kirjanpitoon) työaikakirjausten helppouteen ja laatuun (vähemmän korjauksia ajanhallintaan) sisäisen laskennan ja raportoinnin toteuttamisen sujuvuuteen ja automaation lisäämiseen valtionhallinnon yhteisen kustannusten kohdennusmallin soveltamiseen. Esimerkiksi arvioitaessa työajan kirjaamisessa käytettäviä toimintoja, on tunnistettava, ettei ole tarpeen seurata kirjanpitoyksikön kaikkia yksittäisiä tehtäviä. Mielekkäämpää on tunnistaa riittävä seurantataso ja muodostaa seurattavia toimintokokonaisuuksia. Valtion taloushallinnon kokonaisuuden ja yhtenäisyyden kannalta on myös tärkeää, ettei kirjanpitoyksiköihin muodostu liian yksityiskohtaista tai monimutkaista laskentakoodistoa. Tämän vuoksi kirjanpito-

12 12 (40) yksikön tulee käyttää valtion yhteisiä ohjaus- ja tukitoimintoja. Kirjanpitoyksikkö voi tarvittaessa perustaa lisäksi omia ohjaus- ja tukitoimintojen lisäjaotteluja yhteiseen hierarkiaan. Seurantakohteita koskevia periaatteita Jotta seurantakohteet mahdollistavat toiminnan riittävän seurannan ilman, että sen laajuus vaikeuttaa taloustiedon tuottamista ja hyödyntämistä, niin seurantakohteita käyttöönotettaessa ja käytettäessä kirjanpitoyksikössä tulee noudattaa seuraavia periaatteita: Mieluummin vähemmän kuin enemmän seurantakohteita. o Lisätään, jos on todella tarvetta päätöksenteon parantamiseksi. Eri seurantakohteet menevät mahdollisimman vähän päällekkäin. o Seurannassa hyödynnetään seurantakohdekombinaatioita. Ei samoja asioita esim. kustannuspaikkaan/toimintayksikköön ja toimintoon (seurantakohteiden puhtaus). Toiminnot kuvaavat aitoa tekemistä. Suoritteet kuvaavat aitoja aikaansaannoksia. Projektit kuvaavat aitoja projekteja, joilla on alku ja loppu. Lisäksi seurantakohdemallin rakentamisessa on huomioitava, että: ydin- ja ohjaustoiminnot muodostuvat prosesseista, joista syntyy suoritteita, samaan toimintoon voi liittyä useampi samankaltainen suorite (suoriteryhmä), koodien määrittely tehdään alhaalta ylöspäin (ensin laskentakohteet: suorite, projekti, asiakas). Seurantakohteiden tilaaminen keskitetysti Kirjanpitoyksikön tarvitsemien uusien seurantakohteiden tilaaminen kuuluu taloushallintoyksikölle. Seurantakohdemallin hallinnan näkökulmasta on tärkeää, että taloushallintoyksikkö voi tarvittaessa kyseenalaistaa kirjanpitoyksikön sisältä esitettyjen seurantatarpeiden toteuttamisen seurantakohteiden lisäyksillä. Seurantatarve voi olla mahdollista ratkaista esimerkiksi seurantakohdekombinaatioita hyödyntämällä tai seurantatarvetta ei ole järkevää toteuttaa kirjanpidon kautta. Seurantakohteiden käytön laajuuden säännöllinen tarkastelu Kirjanpitoyksikön tulee tarkastella seurantakohteiden käytön laajuutta säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain. Eri seurantakohteiden tai seurantakohdekombinaatioiden kirjanpidon ja työaikojen toteuma voi tuoda esille tarpeita keventää kirjanpitoyksikön seurantakohdemallia, siirtää seurannan painopistettä tai luopua joistakin seurantakohteista. Toteumien tarkastelu tukee taloushallinnon ja johdon välistä keskustelua seurantaan kohdistuvista tarpeista.

13 13 (40) 3 Hankintojen ohjaus, suunnittelu ja valmistelu 3.1 Hankintojen ohjaus ja HANKO-loppuraportin kehittämispolku Valtionhallinnon hankintojen yleinen ohjaus ja kehittäminen kuuluvat valtiovarainministeriölle. Valtiovarainministeriö vastaa valtionhallinnon hankintastrategiasta päättämällä keskitetyistä yhteishankinnoista, kehittämällä hankintatapoja ja vastaamalla yleisistä hankintojen sopimusehdoista. Kukin ministeriö vastaa hallinnonalansa hankintatoimen ohjauksesta. Hankintojen ohjauksen, suunnittelun ja valmistelun tehtäviä ja menettelytapoja on kuvattu valtiovarainministeriön julkaisemassa Valtion hankintakäsikirjassa 7, minkä lisäksi kirjanpitoyksiköissä noudatetaan oman hallinnonalan ja organisaation hankintaohjeita. Hankintojen ohjauksen, suunnittelun ja valmistelun kehittämistoimenpiteitä on kuvattu tarkemmin helmikuussa 2016 päättyneen valtion hankintatoimen kehittämishankkeen (HANKO-hanke) loppuraportissa. 8 Hankkeen tavoitteena oli selkeyttää valtion hankintatoimen ohjausta ja koota virastojen hankintatoimen ohjaukseen, suunnitteluun ja seurantaan sekä sopimus- ja toimittajahallintaan malleja ja hyviä käytäntöjä, joita hyödyntämällä valtion virastojen ja laitosten hankintatoimea voidaan kehittää, hankintatoimen prosesseja tehostaa sekä tukea hankintaosaamisen kehittämistä. Hankkeen toimenpide-ehdotuksien mukaista kehittämistyötä toteutetaan Hankintojen digitalisointi -toteutusohjelmassa. HANKO-loppuraportissa esiteltyjen kehittämisalueiden toimenpide-ehdotuksista syntyy virastojen hankintatoimen kehityspolku ja siihen työkalut, joita voidaan hyödyntää virastojen ja laitosten sekä muiden hankintayksiköiden hankintatoimen kehittämisessä. Seuraavassa kuvassa on esitetty tiivistettynä hankintatoimen kehittämistoimenpiteet: 7 Valtion hankintakäsikirja saatavilla valtiovarainministeriön sivuilta: Valtion hankinnat 8 Valtiovarainministeriön julkaisuja 6/2016: Hankintatoimen kehittämishankkeen loppuraportti: Tulokset sekä toimenpide- ja kehittämisehdotus

14 14 (40) Hankintatoimen vastuuhenkilö on nimettävä vähintään jokaiseen virastoon/hankintayksikkö ön ja määriteltävä vastuuhenkilön tehtävät Hankintatoimen nykytilan analysointi Hankintayksikön organisaatiota, työnjakoa ja toimintamalleja on tarkistettava nykytilaanalyysin tulosten perusteella Virastojen hankintamäärärahojen seuranta sekä muiden hankintatoimen tunnuslukujen ja mittareiden hyödyntäminen Hankintojen kategoriamalli ja hankintojen ohjaaminen kategoriakohtaisesti Hankintasuunnitelman laatiminen viraston merkittävistä hankinnoista sekä suunnitelman toteuman seuranta Hankintojen ajantasainen seuranta sopimusrekisterissä tai sopimushallintajärjestelmä ssä Sopimushallintaa ja toimittajayhteistyötä tulee kehittää Hanko-hankkeen ohjeistuksen mukaisesti Hankintaosaamisen tason selvittäminen ja osaamisen kehittämistoimet otetaan osaksi kehityskeskusteluita Hankintaverkostojen tapaamisiin ja/tai hankintakoulutukseen osallistuminen suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti 3.2 Hankintojen suunnittelu ja valmistelu 3.3 Hankintatoimen analysointi Hankintojen suunnittelu ja valmistelu sisältää hankintamäärärahojen vuosisuunnittelun, kilpailutuskalenterin suunnittelun sekä yksittäisten hankintojen suunnittelun ja valmistelun. Hankintojen suunnittelussa on keskeistä ensin kartoittaa ja kerätä viraston eri yksiköiden hankintatarpeet, priorisoida ne kiireellisyyden ja kriittisyyden perusteella tärkeysjärjestykseen ja muodostaa sitten niiden perusteella viraston hankintasuunnitelma. Kun hankintasuunnitelmaa laaditaan ja päätetään mihin kohteisiin hankintoihin myönnettyjä määrärahoja käytetään, otetaan huomioon myös voimassa olevista sopimuksista aiheutuvat pakolliset menot. Hankintasuunnitelma täydennetään kilpailutuskalenteriksi, joka helpottaa hankintojen suunnittelua ja seurantaa. Hankintojen suunnittelulla on myös yhteys kohdassa 2.1. käsiteltyyn sisäisen budjetoinnin kehittämiseen siten, että hankintasuunnitelma perustuu sisäisessä budjetoinnissa yksiköihin jaettuihin määrärahoihin ja sisäisen budjetoinnin kehittämisessä esitetyt keskittämisen näkökulmat tukevat myös hankintojen suunnittelua ja toteutusta. Seuraavassa on tarkasteltu hankintatoimen analysointia ja hankintojen kategorisointia, joilla voidaan tukea hankintojen suunnittelua. Osana hankintojen suunnittelua ja sähköisen tilaustenhallinnan käytön laajentamista kirjanpitoyksiöitä suositellaan tekemään analyysia hankintatoimesta

15 15 (40) tarkastelemalla eri hankintaluokkien painoarvoa, toimittajien määrää hankintaluokittain ja laskujen määrää toimittajittain. Kieku-toimintamallissa analyysiin tarvittavat tiedot on saatavilla BI-raportoinnin avulla. Tietoja on hyvä tarkastella hyödyntäen esim. LKP-tilien rajausta, jotta käsiteltävien tietojen määrä ei kerralla kasva liian suureksi. Kiekun BI-raporttia ajettaessa (esim. seuranta- ja vertailuraportti suppea) valitaan ensin tarkasteltava ajanjakso ja toimintayksiköt. Avautuvalla raportilla valitaan halutut suodatukset, kuten TAKP- ja LKP-tilit. Seuraavaksi raportille lisätään toimittaja-tieto. Ostolaskujen lukumäärä toimittajittain saadaan näkyviin siirtymällä liikekirjanpidon rivit -tasolle ja valitsemalla avautuvassa uudessa ikkunassa raportille ensin toimittaja-tieto ja suodattamalla tositelaji-tiedosta näkyviin ostolaskut. Tietojen lajitteluperusteita on helppo muuttaa BIraportilla, minkä jälkeen tiedot voi siirtää excel-taulukkolaskentaan jatkokäsittelyä varten. Seuraavassa taulukossa on esitetty esimerkki BI-raportilta poimittavista tiedoista. LKP LKP Nimi Toimittajia (kpl) Laskuja (kpl) Asiantuntija- ja tutkimuspalvelut Koulutuspalvelut Ilmoitus-, mainos- ja markkinointipalvelut Kirjat, lehdet ja muut painotuotteet Taulukko 3. Esimerkki hankintojen analysoinnista Kiekun BI-raportoinnin tietoihin pohjautuen Tarkastelun avulla kirjanpitoyksikkö voi tunnistaa euromäärältään suurimmat hankintaluokat, euromäärältään suurimmat toimittajat ja ostolaskuja lähettävien toimittajien määrän hankintaluokittain. Tietoja analysoitaessa on mahdollista tunnistaa avaintoimittajat sekä erilaisia hankintatoimen kehitystarpeita, kuten hankintojen keskittämisen tarve jossakin hankintaluokassa Tarkastelu tuo tärkeää tietoa myös menojen käsittelyn kehittämisen tueksi, sillä sen avulla on mahdollista tunnistaa esimerkiksi eniten laskuja lähettävät toimittajat. Analyysissa yhden toimittajan lähettämää laskumäärää voi suhteuttaa toimittajan euromääräiseen painoarvoon. Tarkastelun tietoja voidaan hyödyntää sopimuskohdistuksen ja tiliöintiviitteen käyttöönotossa menojen käsittelyn kehittämiseksi (ks. menojen käsittelyn automatisointia koskeva alaluku). 3.4 Hankintaluokat hankintojen ja tilaamisen lähtökohtana Kirjanpitoyksiköiden hankintojen tekemisen ja tilaamisen tapoja on hyvä tarkastella hankintaluokittain. Tarkastelussa voidaan tunnistaa hankintaluokittain mahdollisuudet Hanselin puitesopimusten, maksuaikakorttihankintojen ja tilaamiseen hyödyntämiseen. Samalla hankintaluokittain on arvioitavissa sopimuskohdistuksen ja tiliöintiviitteen käytön hyödyntäminen menojen käsittelyssä. Valtiokonttori on laatinut kirjanpitoyksiköille hyödynnettäväksi taulukon, johon on koottu suositellut tilaustavat ja laskujen käsittelytapa hankintaluokittain (liite 2). Taulukossa hankintojen luokittelu pohjautuu unspsc-luokitukseen,

16 16 (40) 3.5 Hankintojen kilpailuttaminen 4 Toimittaja- ja sopimushallinta 4.1 Sopimuksen laadinta Toimittajan tietojen tarkastaminen joka on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta. Taulukkoon on merkitty hankintaluokkien kohdalle mahdollinen Hanselin puitesopimus sekä suositus tilausja laskujenkäsittelytavasta. Tarkoituksena on, että kirjanpitoyksikkö kehittäisi hankintatoimeaan tehostamalla ja automatisoimalla laskujen käsittelyään liitteessä 2 esitettyjen suositusten mukaisesti. Keskeistä on, että kirjanpitoyksikkö tunnistaa hankinta- ja tilaustavan vaikutuksen laskujen käsittelyyn. Tarkoituksenmukaisella hankinta- ja tilaustavalla voidaan vaikuttaa siihen, miten paljon ja minkälaisia ostolaskuja tulee käsiteltäväksi, ja miten laskujen käsittelyä voidaan automatisoida. Ostolaskujen eri käsittelytapoja on kuvattu luvussa 6. Hankintojen kilpailuttamista käsitellään tässä ohjeessa vain lyhyesti, lähinnä menojen käsittelyn näkökulmasta. Tilaamisen, menojen ja ostolaskujen käsittelyn näkökulmasta on keskeistä, että kilpailutettaessa ja sopimusta laadittaessa huomioidaan luvussa 4 esitetyt asiat. Hankintojen suunnittelu ja kilpailuttaminen on ohjeistettu Valtion hankintakäsikirjassa 9 ja kirjanpitoyksikön omissa hankintaohjeissa. Kilpailuttamiseen liittyvää tietoa on saatavilla työ- ja elinkeinoministeriön kotisivuilla sekä valtiovarainministeriön valtion hankintatoimea koskevista julkaisuista. Kirjanpitoyksiköillä on myös mahdollisuus hyödyntää Hanselin palveluita yksittäiseen hankintaan liittyvästä neuvonnasta aina hankintatoimen kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Tämän lisäksi Motiva tarjoaa kestäviin hankintoihin liittyvää asiantuntija- ja neuvontapalvelua. Virastoilla tulee olla ajantasainen sopimusten seuranta sopimushallintajärjestelmässä tai sopimusrekisterissä (esim. excel). Ylläpidettävistä sopimustiedoista tulee käydä ilmi myös laskutukseen liittyvät sopimusehdot (kuten tiliöintiviite ja sopimuskohdistusnumero) ja toimittajatiedot. Tässä luvussa käsitellään menojen käsittelyyn ja toimittajan laskutusprosessiin liittyviä asioita, jotka tulee huomioida sopimusehtoja laadittaessa. Sopimusten laadinnan yhteydessä kirjanpitoyksikön tulee huolehtia siitä, että toimittajien kanssa sovitaan laskutuksen yksityiskohdista, maksuehdoista sekä tuoteluetteloiden toimittamisesta ja ylläpidosta riittävällä tarkkuudella. Laskutusehdoista sovittaessa on keskeistä sopia myös laskulle tarvittavista tiedoista, kuten tilaus- tai sopimusnumerosta. Tässä luvussa tarkastellaan erikseen toimittajatietojen tarkastamista, laskutus-, viite- ja kohdistustietojen oikeellisuuden merkitystä, verkkolaskutuksen hyödyntämistä, maksuehtoja ja koontilaskujen käyttöä. Mikäli lasku ei vastaa sopimuksen tai tilauksen ehtoja, tulee kirjanpitoyksikön palauttaa lasku toimittajalle ja veloittaa palautuksesta aiheutuvat kustannukset toimittajalta. Ennen sopimuksen allekirjoittamista tulee varmistaa, että tavaroiden tai palveluiden toimittaja on hoitanut lakisääteiset velvoitteensa. Työkorvauksen vakuuttaminen 9 Valtion hankintakäsikirja saatavilla valtiovarainministeriön sivuilta: Valtion hankinnat

17 17 (40) Kun luonnollinen henkilö, toimimatta yrittäjänä, tekee toimeksianto- tai konsulttisopimukseen perustuen työtä, työkorvaukset tulee vakuuttaa, jos palvelun toimittajalla ei ole toimintaansa varten YEL-vakuutusta. Tämä tarkoittaa sitä, että jos kyseessä on yksityinen elinkeinonharjoittaja (esim. toiminimi), niin maksetusta työansiosta tilitetään työnantajan eläkemaksut julkisten alojen eläkelain (81/2016) mukaisesti ja ilmoitetaan työansio Kevan rekisteriin. 10 Kirjanpitoyksikön tulee selvittää toimittajalta YEL-vakuutuksen voimassaolo ja pyytää toimittajaa liittämään eläkemaksutodistus ostolaskun liitteeksi. Todistuksen tulee olla alle 3 kuukautta vanha. Vaihtoehtoisesti tieto YEL-vakuutuksen voimassaolosta toimitetaan palvelukeskuksen toimittajarekisterin ylläpidosta vastaavaan palveluryhmään (rekisterit@palkeet.fi), jotta tieto voidaan tallentaa Kiekun toimittajatietoihin. Ennakon perintä työkorvauksesta Ennakkoperintälain mukaan työkorvaus on työstä, tehtävästä tai palveluksesta muuna kuin palkkana saatu korvaus. Ostolasku voi sisältää ennakkoperintälain alaista työkorvausta, jolloin ennakkoperintärekisterimerkinnän puuttuessa tulee tehdä ennakonpidätys, joka tilitetään Verohallinnolle. Jos toimittaja kuuluu ennakkoperintärekisteriin, se vastaa itse ennakkoverojen tilittämisestä Verohallinnolle. Ennakkoperintärekisterimerkinnän puuttuessa kirjanpitoyksikön tulee huolehtia ennakkoveron perimisestä. Mikäli ostolasku sisältää ennakkoperintälain mukaista työkorvausta, palvelukeskuksessa kommentoidaan ennakkoperintärekisterimerkinnän puuttuminen ja lasku reititetään kirjanpitoyksikölle käsiteltäväksi. Tämän jälkeen kirjanpitoyksikkö toimittaa menotositteen tarvittavine tietoineen (asiatarkastus, hyväksyntä ja tiliöintitiedot) suoraan Palkeiden henkilöstöpalveluun laskun maksamiseksi. Jos kyseessä on luonnollinen henkilö, tulee toimittajalta pyytää myös verokortti tositteen liitteeksi. Yhteisöiltä (esim. osakeyhtiö tai osuuskunta) ja yhtymiltä (esim. avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö) ennakonpidätys toimitetaan 13 %:n suuruisena. Ennen kuin ennakonpidätys lasketaan, laskun loppusummasta vähennetään arvonlisäveron osuus. Henkilöstöpalveluiden kautta maksettaessa maksupäivät ovat kuukauden 15. ja viimeinen päivä. Yrityksen perustiedot ja arvonlisäverovelvollisuus Yrityksellä tulee olla y-tunnus ja myös yhdistys tarvitsee y-tunnuksen silloin, kun sillä on toimintaa, josta se joutuu tekemään ilmoituksen verohallinnon rekisteriin. Jo hankintaa tehdessä kirjanpitoyksikön tulee tarkastaa toimittajan perustiedot ja Verohallinnon rekisteritiedot Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä. Arvonlisäverovelvollisia ovat kaikki, jotka harjoittavat liiketoiminnan muodossa tavaroiden tai palveluiden myyntiä, vuokrausta tai niihin rinnastettavaa toimintaa, ellei toimintaa katsota vähäiseksi. Mikäli toimittaja ei ole arvonlisäverovelvollinen, ostolaskulla tulee olla merkintä verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden perusteesta. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset 10 Ks. tarkemmin Julkisten alojen eläkelaki 4 2 mom. 4 kohta (

18 18 (40) Tilaajavastuulakia tulee noudattaa kaikilla aloilla, joissa käytetään alihankintaa tai vuokratyöntekijöitä. Lain tarkoituksena on edistää tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista sekä torjua harmaata taloutta. Lisää tilaajavastuulain soveltamisesta ja valvonnasta työsuojeluhallinnon verkkopalvelussa. Kun tarve tietojen tarkastamiseen on toistuvaa, voidaan toimittajan tietojen tarkastamisessa hyödyntää esimerkiksi maksullista Tilaajavastuu-palvelua ( jossa on kootusti muun muassa työn vakuuttamiseen ja Verohallinnon rekistereihin liittyvät tiedot. Tilaajavastuu-palvelu ei ole kattava, eli se ei sisällä kaikkien toimittajien tietoja. Ulosmittaus Laskutus-, viite- ja kohdistustiedot Ulosottovirasto voi antaa maksukiellon toimittajaa koskien, jolloin ostolaskulta tulee pidättää maksukieltopöytäkirjan mukainen pidätys, joka tilitetään Ulosottovirastoon. Kirjanpitoyksikön tulee toimittaa palvelukeskuksen toimittajarekisterin ylläpidosta vastaavaan palveluryhmään toimittajia koskevat maksukieltopöytäkirjat, jotta tieto voimassa olevasta ulosmittauksesta voidaan tallentaa Kiekun toimittajatietoihin. Myös tieto maksukiellon päättymisestä tulee toimittaa palvelukeskukseen. Palkeet vastaa ulosmittauksen osuuden vähentämisestä ostolaskun bruttosummasta maksukiellon mukaisesti sekä laatii ja hyväksyy ulosmittauksen tilittämistä varten maksulomakkeen. Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnissa oikeat laskutus-, viite- ja kohdistustiedot ovat ratkaisevan tärkeitä. Ne ohjaavat laskujen automaattista käsittelyä ja lyhentävät myös manuaalisesti käsiteltävien laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Laskujen sujuvaa käsittelyä tukevien laskutus-, viite- ja kohdistustietojen saaminen laskuille sopimuskauden aikana edellyttää kirjanpitoyksiköltä aktiivista toimittajayhteistyötä. Laskutus-, viite- ja kohdistustietojen sopiminen tulee sisällyttää osaksi kirjanpitoyksikön kaikkia kilpailutuksia ja hankintoja koskevien sopimusten laadintaa. Menojen käsittelyn automatisoinnin näkökulmasta lasku-, viite- ja kohdistustiedot tulee huomioida niin pienhankintoja tehtäessä kuin hankintalain kynnysarvot ylittävissä kilpailutuksissa. Laskutus-, viite- ja kohdistustietojen ilmoittamiseen vaikuttaa myös se, mitä tilaustapaa on käytetty (vrt. kohta 3.2). Tilauksellisten laskujen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että toimittajien kanssa sovitaan riittävällä tarkkuudella myös laskujen sisällöstä. Esimerkkeinä voidaan mainita se, ettei laskutuslisiä hyväksytä ja laskutusrytmi on tiedossa (esim. kerran kuussa). Näin toimittaessa voidaan varmistaa tilauksen tai sopimuksen ja laskun sisältöjen vastaavuus ja laskujen automaattinen käsittely. Laskutus-, viite- ja sopimustietojen sopimiseen vaikuttaa se, onko kirjanpitoyksikössä hankintatoimen ja taloushallinnon osaamista keskitetty. Keskitetyssä mallissa on helpompaa varmistaa tarvittava osaaminen laskutus-, kohdistus- ja viitetietojen sopimisessa jo kilpailutuksesta ja sopimuksen laatimisesta alkaen. Ostolaskujen puutteelliset tiedot aiheuttavat ylimääräistä työtä ja tehottomuutta laskujen käsittelyssä. Viitetietojen yksinkertaisuuden ja helppouden näkökulmasta on myös merkitystä sillä, onko kirjanpitoyksikössä tehty

19 19 (40) sisäisen budjetoinnin keventämistä siten, että menoja voidaan kirjata suppeammalle joukolle seurantakohteita (vrt. kohta 2.1). Sovittujen laskutusehtojen sekä viite- ja kohdistustietojen oikeellisuuden valvontaa ja tarvittavaa korjaamista tukee toimintamalli, jossa ostolaskujen käsittely on keskitetty tiliöintien tekemisen osalta ja tiliöintien tekijät on ohjeistettu tarkkailemaan myös esim. maksuehtoja. Hyvä käytäntö on pyytää laskujen käsittelijöitä ilmoittamaan hankintavastaavalle, jos laskun mukana tulevassa liitteessä ilmoitetaan yksipuolisesti hinnankorottamisesta tai muusta seikasta, jolla on vaikutusta menojen käsittelyn automatisointiin. Ostolaskujen keskitetty tiliöinti ei sulje pois sitä, että laskuja asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä hajautetusti. Laskutusosoitteeksi annetaan aina verkkolaskuosoite. Laskutustiedoksi ei saa antaa viraston omaa postiosoitetta. Kirjanpitoyksikön tulee huolehtia, että myös satunnaishankinnoissa, joissa maksuaikakortin käyttö ei ole mahdollista, annetaan toimittajalle verkkolaskuosoite. Muutoksia laskujenvälityspalvelussa OpusCapita Group Oy on jakautunut alkaen kahdeksi yhtiöksi: OpusCapita Solutions Oy:ksi ja Posti Messaging Oy:ksi. Posti Messaging Oy vastaa kokonaisvastuullisena toimittajana laskujenvälityspalveluiden tuottamisesta valtiolle. Muutoksen myötä ei laskujenvälityksestä tehtyihin sopimuksiin eikä palveluihin tule muutoksia. Mutta muutoksen myötä verkkolaskujen välittäjätieto (välittäjätunnus ja nimi) muuttuvat alkaen. Ohessa uudet tiedot: Välittäjän nimi: OpusCapita Solutions Oy Välittäjätunnus: E Välittäjätunnuksen ja nimen muutos on huomioitu ohjeen liitteenä oleviin toimittajakirjepohjiin (3a-c). Muutokset pitää huomioida myös kirjanpitoyksikössä jo käytössä oleviin kirjepohjiin sekä kotisivuilla ja muualla julkaistuihin laskutusosoitetietohin jälkeen vanhalla välittäjätunnuksella tulevat laskut ohjautuvat vuoden 2018 loppuun normaaliin tapaan kirjanpitoyksiköille. Toimittajaviestinnässä tulee välittäjätunnuksen muutos kuitenkin tiedottaa toimittajille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Viitetietojen osalta kirjanpitoyksikön tulee pyytää laskulle vastaanottavan organisaation nimi ja riittävät yhteyshenkilötiedot laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi tilanteissa, joissa lasku ei kohdistu automaattisesti tilaus- tai sopimusnumeroon. Viitetietoja tarvitaan myös laskuilla, joilla on käytössä tiliöintiviite tai työmaatieto ja lasku reititetään Palkeista kirjanpitoyksikköön hyväksyttäväksi. Kohdistustiedoilla tarkoitetaan esimerkiksi tilausnumeron, sopimusnumeron tai työmaatiedon välittymistä laskulla. Näille tiedoille on verkkolaskun XML:ssä omat tietokentät. Tilaus- ja sopimusnumeron perusteella voidaan lasku kohdistaa automaattisesti. Tiliöintiviitteen avulla lasku saa automaattisen tiliöinnin viitteelle määritellyn tiliöintimallin mukaisesti. Työmaatietoa käytetään Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvista laskuista. Kohdistustiedoissa käytettävät tietokentät ovat seuraavat (Finvoice-formaatti):

20 20 (40) Sopimusnumero: AgreementIdentifier (laskutasoinen) Tilausnumero: OrderIdentifier (laskutasoinen) Tiliöintiviite: AccountDimensionText (laskutasoinen) Työmaatieto/-avain: BuyerReferenceIdentifier tai DeliverySiteCode (laskutasoinen) Mikäli sopimusnumeron, tilausnumeron, tiliöintiviitteen tai työmaatiedon osalta toimittajan laskutusjärjestelmästä ei löydy oikeaa tietokenttää, voi tiedon välittää poikkeustapauksessa ostajan viite/viitteenne -kentässä, joka on Finvoicessa kenttä BuyerReferenceIdentifier. Kohdistustiedossa käytettävä tietokenttä tulee ilmoittaa laskuttajalle, jonka tulee varmistaa omalta laskutusjärjestelmätoimittajalta oikean tietokentän käyttö laskun tekemisen yhteydessä. Mikäli kohdistustieto ei tule oikeassa tietokentässä, ei lasku kohdistu automaattisesti Rondossa. Jos kohdistustieto tulee vain laskun visuaalisella kuvalla, mutta ei laskun XML:ssä, ei lasku kohdistu Rondossa, koska tieto haetaan laskun XML:stä. Osalla valtion toimittajista on vielä rajalliset mahdollisuudet toimittaa kohdistustieto laskun XML:ssä oikeassa tietokentässä. Tämän johdosta Posti Messaging Oy tarjoaa kirjanpitoyksiköille lisäpalvelua, jossa väärissä tietokentissä olevat kohdistustiedot kopioidaan laskujen XML:ssä oikeisiin tietokenttiin. Ostolaskun tiedot vaikuttavat sekä kirjanpitoyksikön että Palkeiden tehtäviin menojen käsittelyssä esimerkiksi seuraavasti: Oikea verkkolaskutusosoite vaikuttaa siihen, että lasku saadaan käsittelyyn mahdollisimman nopeasti sen lähettämisen jälkeen. Oikean sisältöinen tilausnumero, sopimusnumero tai tiliöintiviite oikeassa laskun XML-tietokentässä laukaisevat automatisoidun laskun käsittelyn. Oikean sisältöinen työmaatieto mahdollistaa tietojen kokoamisen Verohallinnolle toimitettavaan raportointiin Laskun viitetiedot (esim. organisaatioyksikkö, henkilö) nopeuttavat laskun reitittämistä seuraavalle käsittelijälle. Laskun viitetiedot nopeuttavat tiliöinnin tekemistä (esim. tiliöintimallit) Maksuehdot Kirjanpitoyksikön tulee käyttää 21 päivän maksuehtoa kilpailutuksissa, sopimuksissa ja tilauksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankinnan laskutuksesta. Maksuehto perustuu valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palvelu- ja tavarahankinnoissa 11. Kirjanpitoyksikön ei tule ilman perusteltua syytä hyväksyä 21 päivää lyhyempää maksuehtoa. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on voimassa sopimuksia, joissa on tätä lyhyempi maksuehto, tulee toimittajan kanssa neuvotella maksuehdon 11 Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot ovat saatavilla valtiovarainministeriön verkkosivuilla: Valtion hankinnat

21 21 (40) 4.2 Verkkolaskuvaade muuttamisesta. Maksuehdot on tarkistettava vähintään uusia sopimuksia laadittaessa. 21 päivän maksuehdolla voidaan vaikuttaa viivästyskoroista ja maksukehotuksista aiheutuviin kustannuksiin ja varmistaa riittävä aika ostolaskujen käsittelyyn ja maksuunpanoon. Maksujen tulee olla reskontrassa kaksi päivää ennen eräpäivää. Eräpäivä tulee kirjata tositteille niin, että eräpäivää voidaan noudattaa. Valtiokonttori on ohjeistanut, että kirjanpitoyksiköiden tulee vastaanottaa vain verkkolaskuja (ks. liite 1). Poikkeustilanteessa toimittajalle voi antaa luvan lähettää paperilasku skannauspalvelun kautta. Poikkeuslupamenettelystä on kerrottu tarkemmin kohdassa Ostolaskujen skannauspalvelu. Valtionhallinnon yhteisenä tavoitteena on, että verkkolaskujen vastaanottoprosentti on vähintään 95 prosenttia. Kirjanpitoyksiköiltä edellytetään aktiivista ja jatkuvaa toimittajayhteistyötä ja yhteydenpitoa toimittajien kanssa verkkolaskujen määrän kasvattamiseksi. Valtiokonttori seuraa aktiivisesti kirjanpitoyksiköiden verkkolaskun vastaanottoprosenttia. Mikäli verkkolaskuprosentti on alle tavoitteen, pyytää Valtiokonttori kirjanpitoyksiköltä selvitystä tähän sekä toimenpidesuunnitelmaa tavoitteen saavuttamiseksi sekä järjestää säännöllisiä aktivointipalavereja näiden kirjanpitoyksiköiden kanssa. Hansel Oy on huomioinut verkkolaskuvaateen kilpailutuksissa. Kirjanpitoyksikön on huomioitava verkkolaskuvaade myös omissa kilpailutuksissa sekä sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan liittyvästä laskutuksesta. Kirjanpitoyksikkö ei saa tehdä sopimuksia, joissa ei ole sovittu verkkolaskuvaateesta. Mikäli toimittaja haluaa lähettää laskun PDF-muodossa sähköpostin liitteenä, tulee toimittajaa informoida siitä, että kirjanpitoyksikkö ei vastaanota sähköpostilla tulevia laskuja. Sähköpostin liitteenä lähetettävä pdf-tiedosto ei ole verkkolasku 12. Valtion verkkolaskujen välittäjänä toimii Posti Messaging Oy:n alihanintana käyttämä OpusCapita Solutions Oy. Kirjanpitoyksikkö ei saa tehdä muiden välittäjien kanssa sopimuksia verkkolaskun vastaanotosta. Ratkaisut verkkolaskun laatimiseen Mikäli toimittajalla ei ole laskutusjärjestelmää, jonka kautta voi lähettää verkkolaskuja, pitää toimittaja ohjata käyttämään Postin Verkostopalvelua tai Baswaren laskutusportaalia verkkolaskuntekemiseen. Toimittaja voi lähettää kummankin palvelun kautta verkkolaskuja valtiolle maksutta. Postin verkostopalvelu edellyttää kuitenkin, että siihen kuuluvalle asiointitilille talletetaan 10 euroa palvelun käyttöönoton yhteydessä. Laskujen lähettäminen valtion virastoille on kuitenkin sitä kautta maksutonta. Postin Verkostopalvelu on selainpohjainen ratkaisu, joka on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi. Sivustolta löytyvät kirjautumislinkki, palveluun liittyvät ohjeet sekä neuvontapalvelun yhteystiedot. Verkostopalvelun käyttö edellyttää, että toimittajalla on y-tunnus. Verkostopalvelun kautta toimittaja voi 12 JHS 155 Verkkolaskujen käyttö julkishallinnossa

22 22 (40) Ulkomailta tulevat laskut lähettää verkkolaskuja valtion virastojen lisäksi myös muille suomalaisille yrityksille, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Baswaren laskutusportaali on myös selainpohjainen ratkaisu verkkolaskun lähetykseen. Palvelun käyttöön liittyvät ohjeet ja kirjautumislinkki palveluun löytyvät myös Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivustolta. Laskutusportaalissa on tuettuna useita kieliversioita, joten se soveltuu myös laskujen lähettämiseen ulkomailta. Ulkomaisten toimittajien kanssa asiointia tukee Valtiokonttorin verkkolaskutussivuston englanninkielinen versio. Baswaren portaalin neuvonta on siirretty alkaen Valtiokonttorista Palkeisiin. Palkeet neuvoo toimittajien lisäksi myös kirjanpitoyksiköitä portaalin käytössä. Palkeiden neuvontapalvelun yhteystiedot ovat seuraavat: puhelinnumero (puhelun hinta on pvm/mpm) ja sähköposti verkkolaskutus(at)palkeet.fi. Ulkomainen toimittaja voi lähettää verkkolaskuja kirjanpitoyksikölle, jos toimittajan välittäjällä on sopimus Posti Messaging Oy:n alihankintana käyttämän OpusCapita Solutions Oy kanssa. Tämä ns. nelikulmamalli toimii samalla tavalla verkkolaskujen välityksessä kotimaan sisällä sekä ulkomaisten toimittajien kanssa. Nelikulmamallissa verkkolaskun lähettäjä ja vastaanottaja tekee vastaanottosopimuksen vain oman välittäjänsä kanssa. Ulkomaisella toimittajalla on mahdollisuus lähettää verkkolaskuja kirjanpitoyksikölle myös Peppol-verkoston kautta, jos toimittaja on Peppol-verkostossa. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) on EU:n laajuinen julkishallinnon sähköinen hankintainfrastruktuuri, jonka tavoitteena on helpottaa rajat ylittävää sähköistä hankintaa ja verkkolaskujen välitystä eurooppalaisten toimittajien ja julkisen sektorin välillä. Peppol-verkostosta lähetetyt verkkolaskut kanavoituvat kirjanpitoyksikölle normaaliin tapaan OpusCapita Solutions Oy:n kautta. Englanninkieliseen toimittajakirjepohjaan on lisätty kohta, johon kirjanpitoyksikkö lisää normaalin verkkolaskuosoitteen lisäksi Peppol-muotoisen verkkolaskuosoitteen. Osoite on normaali kirjanpitoyksikön OVT-tunnus (perusmuotoinen tai tarkenteellinen), mutta siinä maakoodin (0037) jälkeen tulee kaksoispiste ja sen perään loppuosa OVT-tunnuksesta. Esimerkiksi Valtiokonttorin verkkolaskuosoite on ja Peppol-osoite 0037: Kirjanpitoyksiköiltä kerätyt hyvät käytännöt verkkolaskuprosentin nostamiseksi Toimittajayhteistyöhön liittyviä hyviä käytäntöjä: Kirjanpitoyksikköön paperilla sekä sähköpostin liitteenä tulevat PDFlasku palautetaan toimittajalle ja toimittajalle kerrotaan verkkolaskuvaateesta Kartoitetaan säännöllisesti skannauspalveluun laskuja lähettäneet toimittajat ja lähetetään heille tiedote verkkolaskuvaatimuksesta. Listauksen voi ottaa Rondosta tai pyytää Palkeista. Suurimmilta toimittajilta pyydetään listaus kirjanpitoyksikön y-tunnuksella olevista asiakkaista toimittajan asiakasrekisterissä ja tarkistetaan näiden asiakkaiden laskutusosoitteiden oikeellisuus

23 23 (40) Käydään läpi säännölliset eurooppalaiset toimittajat ja heidän verkkolaskun lähetysvalmiudet. Kartoitus tehdään esimerkiksi kyselynä toimittajille. Kirjanpitoyksikön sisäinen ohjeistus: Tiedotetaan ja järjestetään henkilöstölle koulutusta verkkolaskun tärkeydestä ja merkityksestä muun muassa laskujenkäsittelyn automaation toteutumisessa Kaikkiin sopimuksiin ja tilauksiin ilmoitetaan vain verkkolaskuosoite ja verkkolaskua edellytetään myös kertatoimittajilta Tilaajat opastetaan verkkolaskuvaateesta ja oikeasta laskutusosoitteesta sekä huomioimaan verkkolaskuvaade jo hankintoja suunniteltaessa. Verkkolasku nostetaan esiin erilaisissa tilaisuuksissa, sisäisissä kokouksissa sekä sitoutetaan esimiehet verkkolaskutavoitteeseen ja annetaan heille mahdollisuus palkita hyvin toiminutta henkilökuntaa Kirjanpitoyksikkö voi antaa sisäisen määräyksen kirjanpitoyksikön alaisille virastoille tai organisaatiolle verkkolaskuvaateesta Maksunpalautuksissa käytetään monisaaja-exceliä laskujen skannauspalveluun lähettämisen sijasta Kirjanpitoyksikön kotisivuilla julkaistaan vain verkkolaskuosoite sekä annetaan ohjeita toimittajille verkkolaskun tekemisestä Tilaamisen yhteydessä edellytetään verkkolaskuja ja tarvittaessa harkitaan toimittajan vaihtoa, jos verkkolaskuvaade ei toteudu Paljon tilauksia tekevien henkilöiden sähköpostin allekirjoituksen yhteyteen lisätään kirjanpitoyksikön verkkolaskuosoite Tarkistetaan, että maksuaika- tai hankintakortti on kaikkien niiden henkilöiden käytössä, jotka sitä tarvitsevat ja ohjeistetaan kortin käytössä Skannattujen laskujen kommenttikenttään laskun tarkastaja kirjoittaa selvityksen tehdyistä toimenpiteistä verkkolaskun saamiseksi Valvotaan säännöllisesti (sisäinen valvonta) verkkolaskuvaateen noudattamista Yksityishenkilöille maksettavat matkakorvaukset käsitellään ja maksetaan M2:n kautta Sovitaan laskutussyklin harventamisesta toimittajien kanssa (esim. yksi lasku/kk) Paperilaskun vastaanotto Menojen käsittelyn toimintatapojen kehittämisen yhteydessä on selvinnyt, että kirjanpitoyksiköt ottavat edelleen vastaan paperilaskuja suoraan kirjanpitoyk-

24 24 (40) Ostolaskujen skannauspalvelu sikköön ja skannaavat laskut itse Rondoon tai lähettävät Palkeille skannattavaksi. Salaisia laskuja lukuun ottamatta kirjanpitoyksikön tulee palauttaa paperilaskut maksamattomina toimittajille. Palautuksen ulkopuolelle jäävät maksukehotukset. Kirjanpitoyksikkö voi ottaa vastaan Posti Messaging Oy:n tarjoaman skannauspalvelun kautta paperimuodossa lähetettyjä laskuja vain poikkeustapauksissa: Laskuttajalla ei ole y-tunnusta (esimerkiksi yksityishenkilö) ja/tai sähköpostiosoitetta, jolloin laskuttaja ei voi ottaa käyttöön Baswaren Supplier portalia tai Postin verkostopalvelua. Huom. Yksityishenkilö voi rekisteröityä Baswaren Supplier portaliin käyttäen y-tunnuksena ns. teknistä y-tunnusta. Tämä muodostuu yksityishenkilön syntymäajasta ja lisämerkeistä seuraavasti: 4ppkkvv-0. Kirjanpitoyksikkö voi tarjota toimintamallia niille yksityishenkilöille, joilla on halukkuus verkkolaskun lähetykseen. Kyseessä on ulkomainen yritys/laskuttaja, jolla ei ole mahdollisuutta käyttää Baswaren Supplier portalia (kyseisessä maassa verkkolaskukäsite on vieras tai internet-yhteydet eivät toimi luotettavasti). Skannauspalvelun kautta tulevien laskujen tulee täyttää arvonlisäverolain vaatimukset sekä muut tarvittavat, toimittajan tunnistamiseen Rondossa sekä maksamiseen liittyvät tiedot (mm. teksti Lasku, laskuttajan ja laskun vastaanottajan y-tunnus, alv-erittely, pankkiyhteystiedot, eräpäivä ja laskun loppusumma). Skannauspalveluun saa toimittaa vain yhden ostolaskun per kirjekuori. Laskun mukana voi olla liitteitä, jotka oleellisesti liittyvät laskun asiatarkastukseen. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös laskulla. Ostolaskujen käsittelystä ja skannauspalvelusta on kerrottu tarkemmin laskujenvälityksen palvelukäsikirjassa, osassa 3 Ostolaskut. Käsikirja on saatavilla Valtiokonttorin Maksuliike-ekstranetista Muiden menotositteiden skannauspalvelu Muille menotositteille on avattu kirjanpitoyksikkökohtaiset PL-osoitteet. Ostolaskujen skannauspalveluun ei saa enää toimittaa skannattavaksi muita menotositteita. Aineiston toimittamisessa postilokero-osoitteeseen voidaan käyttää valmiita lomakepohjia (liitteet 4a ja 4b). Lomakepohjilla on valmiina tietokentät, jotka mahdollistavat tositteiden automatisoidun käsittelyn skannauspalvelussa. Skannauspalveluun toimitettavalla lomakkeella on mainittava vastaanottaja, vastaanottajan PL-numero ja postilokero-osoite muodossa: Virasto XXX PL XX XXXXX Laskut

25 25 (40) Hakemusten skannauspalvelu Seuranta ja raportointi Muille menotositteille tarkoitettuun postilokero-osoitteeseen lähetettävä kirjekuori voi sisältää useita menotositteita liitteineen, jos aineiston toimittamisessa on käytetty valmiita lomakepohjia. Lomakepohjan avulla skannauksessa voidaan erotella menotositteet toisistaan. Muita menotositteita voi toimittaa skannauspalveluun myös ilman valmiita lomakepohjia. Tällöin kirjekuoreen voi laittaa vain yhden menotositteen liitteineen. Mikäli aineistojen mukana välitetään liitteitä, tulee niiden olla A4-kokoisia. Skannauspalvelun postilokero-osoitteen tulee olla kirjekuoren lisäksi myös menotositteella. Skannaukseen tuleva kirjekuori avataan skannausprosessin alussa ja menotositteella oleva postilokero-osoite ohjaa skannattavan aineiston skannausprosessin aikana oikealle kirjanpitoyksikölle. Kirjanpitoyksikkökohtaiset muiden menotositteiden postilokero-osoitteet ovat saatavilla osoitteesta Sivusto vaatii kirjautumisen, johon tarvittavat tunnukset saa osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Skannauspalvelun sijasta voi muiden menotositteiden tiedot lähettää Palkeisiin monisaaja-exceliä hyödyntäen. Joillakin kirjanpitoyksiköillä voi olla käytössä myös substanssijärjestelmiä, joista tuotetaan menotositteiden tiedot liittymällä Rondoon sisäänluettavaksi tai Palkeille skannattavaksi. Ostolaskujen ja muiden menotositteiden skannauksen lisäksi kirjanpitoyksilöllä voi olla käytössä hakemusten skannauspalvelu. Hakemusten skannaukseen toimitettavilla aineistoilla käytetään niihin erikseen määriteltyjä postilokero-osoitteita ja hakemuspohjia. Hakemusten skannauspalveluun ei voi lähettää ostolaskuja tai muita menotositteita. Valtiokonttori julkaisee kotisivuillaan hankinnasta maksuun -prosessin mittareiden seurantaan ja verkkolaskutukseen liittyvää raportointia.valtiokonttorin Prosessiohjaus-sivustolla julkaistaan menojen käsittelyn mittaritiedot. Kirjanpitoyksikkö voi hyödyntää mittaritietoja mm. arvioidessaan ostolaskujen käsittelyn automaatioastetta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Tunnukset sivustolle saa osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Valtiokonttorin Verkkolaskutus-sivuilla on kuukausittainen verkkolaskutilasto (Excel) hallinnonala- ja kirjanpitoyksikkötasolla sekä valtiotasoinen palveluraportti (pdf) verkkolaskun kehityksestä vuodesta 2011 raportointi hetkeen. Sivustolla julkaistaan myös verkkolaskuprosentin seurantaraportit (pdf) kvartaaleittain. Maksuliikkeen ekstranetissa (Laskujenvälitys > Seurantaraportointi) on Posti Messaging Oy:n kuukausitilasto hallinnonala-, kirjanpitoyksikkö- ja laskutusjärjestelmätasolla kuukauden aikana vastaanotetuista laskuista (verkkolaskut, skannauspalvelu/ostolaskut, skannauspalvelu/muut menotositteet). Raportilla on nähtävissä myös laskujenvälityksestä aiheutuneet transaktiokulut. Raportti on turvaluokiteltu suojaustasolle IV. Raportoinnin kautta selviää muun muassa se, mitkä kirjanpitoyksiköt ovat saavuttaneet valtiolle asetetun verkkolaskutavoitteen ja menojen käsittelyn

26 26 (40) automaatiotavoitteen ja mitkä kirjanpitoyksiköt ovat jääneet tavoitteiden alapuolelle. 5 Menojen käsittelyn automatisointi Menojen käsittely on asetettu Valtion taloushallinnon strategiassa keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Valtiokonttorin tuottavuusseurannan perusteella menojen käsittely on työllistävin yksittäinen taloushallinnon prosessi. Menojen käsittelyn kehittämisen painopisteet ovat käsiteltävien ostolaskujen määrän vähentäminen, laskujenkäsittelyn automatisointi ja tehtävien tehokas organisointi. Tavoitteena on myös Palkeiden työn osuuden kasvattaminen menojen käsittelyssä. Menojen käsittely -prosessi muodostuu alla luetelluista työvaiheista: Perustietojen ylläpito Menotositteiden käsittely Maksuunpano Menotiliotteiden käsittely Menojen käsittelyn kaudenvaihde Menotositteiden automatisoinnille on asetettu tavoitteeksi, että vähintään 89 % menotositteista tulee käsitellä automaattisesti (tilaukselliset laskut, sopimukselliset laskut, tiliöintiviitteen käyttö) vuoteen 2020 mennessä. Taulukko 4. Menotositteiden automatisoinnille asetetut tavoitteet vuosille Menojen käsittelyn kehittäminen kirjanpitoyksiköissä Menojen käsittelyn kehittämisen edistämiseksi ja asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi kirjanpitoyksikkö voi tarkastella seuraavia kysymyksiä: Mikä on ostolaskujen määrä ja miten määrää voidaan vähentää? Mikä on toimittajien määrä? Onko kirjanpitoyksikössä arvioitu esimerkiksi spendianalyysin avulla toimittajien määrän vähentämistä? Ketkä ovat laskumäärältään suurimmat toimittajat? Millaiset laskut ovat toistuvia? Mitä laskuja voidaan käsitellä esim. tilauksellisina ja sopimuskohdistuksellisina laskuina tai tiliöintiviitteen avulla Voidaanko taloussuunnittelun kehittämisellä sujuvoittaa menojen käsittelyä esimerkiksi keskittämällä budjetointia?

27 27 (40) Miten yhteistyö taloushallintoyksikön/palkeiden ja substanssitoiminnan toimintayksiköiden kanssa järjestetään; esimerkiksi tulevien hankintojen ja projektien läpikäynti? Kirjanpitoyksikön tulee tarkastella, miten ostolaskujen käsittelyä on mahdollista keskittää tiliöimisen, asiatarkastamisen ja hyväksymisen osalta. Tarkastelussa on huomioitava myös kohdassa 2.1 kuvatut sisäisen budjetoinnin kehittämisen toimenpiteet. Ostolaskujen käsittelyn organisointia voidaan tarkastella myös toimintojen näkökulmasta. Tukitoimintoja koskevien laskujen käsittelyssä on hyvä käytäntö pyrkiä keskittämään niin laskujen tiliöinti, asiatarkastus kuin hyväksyntä. Ydintoimintaan liittyvien laskujen osalta hyvä käytäntö on keskittää laskujen tiliöinti. Tärkeää on myös muodostaa mahdollisimman yhtenäiset käytännöt kirjanpitoyksikön sisällä, esimerkiksi alueellisessa toimintamallissa. Yhtenäiset toimintatavat tukevat johtamista, taloushallinnon läpinäkyvyyttä, sisäistä valvontaa ja osaamisen hallintaa. Menojen käsittelyn kehittämisessä tulee huomioida Valtion taloushallinnon strategiassa esitetty tavoite palvelukeskuksen työn osuuden kasvattamisesta. Mikäli ostolaskujen käsittely on toteutettu kirjanpitoyksikössä laajalti hajautetusti, on suositeltavaa koota tehtäviä yhteen ensin kirjanpitoyksikön sisällä. Samalla on helpompi muodostaa kokonaiskuva kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelystä ja kehittämistarpeista, jonka jälkeen Palkeiden palveluiden laajempi hyödyntäminen on helpompaa. Tarkasteltaessa menojen käsittelyn tehtävien keskittämistä on tarpeen erottaa kirjanpitoyksikössä tehtävät ostolaskujen käsittelyn eri vaiheet eli laskun tiliöiminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen. Erityisesti tiliöintityön keskittämisellä voidaan saavuttaa useita hyötyjä, kuten laskujen käsittelyn nopeuttaminen, tiliöintien virheettömyys ja laskutus- ja viitetietojen oikeellisuuden kontrollointi. Valtiokonttori seuraa kirjanpitoyksiköiden menojen käsittelyn automaatioasteen kehittymistä menojen käsittelyn prosessimittareiden avulla. Mittaritiedot julkaistaan Valtiokonttorin kotisivuilla. Sivustolle kirjautuminen edellyttää tunnistautumista. Käyttäjätunnuksen ja salasanan voi pyytää valtiokonttorista osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi. Hyvä käytäntö on kehittämistehtävien projektointi kirjanpitoyksikössä. Projektityöskentely tukee tehtävien aikataulutuksen, vastuutuksen ja seurannan toteuttamista. Palkeiden osallistumista projektiin pidetään hyvänä käytäntönä ja se tulee huomioida resursoinnissa projektia suunniteltaessa. 5.2 Palkeiden palvelujen hyödyntäminen menojen käsittelyssä Palkeet tuottaa asiakkailleen menojen käsittelyn perus- ja lisäpalveluita Valtiokonttorin määräämän vastuunjaon mukaisesti. Tavoitteena on, että niin peruskuin lisäpalvelut tuotetaan kaikille asiakkaille saman sisältöisinä 13. Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden välinen työnjako ja tehtävät on kuvattu tarkemmin palvelusopimuksessa. Menotositteiden tiliöintiin ja muistiotositteiden laatimiseen liittyvät tehtävät siirtyvät Palkeisiin mennessä Palvelukuvaukset ovat saatavilla Palkeiden Paletti-palvelussa: Palvelukuvaukset 14 Ks. tarkemmin Valtiokonttorin määräys Taloushallinnon tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä.

28 28 (40) 5.3 Perustietojen ylläpito Kuvio 3. Palkeiden perus- ja lisäpalvelut menojen käsittelyssä saakka. Kirjanpitoyksikön ja Palkeiden yhteistyön näkökulmasta menojen käsittelyn tehtävien keskittämisen tavoitetilan hyvänä käytäntönä voidaan pitää seuraavia toimintatapamalleja. Malleja on hyvä pitää pääperiaatteina, joiden soveltaminen käydään läpi kirjanpitoyksikön ja Palkeiden yhteistyönä. Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelut Palkeet reitittää kaikki käsittelyyn tulevat laskut sovituille yhteyshenkilöille, jotka tekevät laskujen tiliöinnin. Laskujen reitittämisessä voidaan hyödyntää tiliöintiviitettä, reititysryhmiä tai reittimalleja, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä kirjanpitoyksikköön, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä. Kirjanpitoyksikössä keskitetysti tehtävän tiliöinnin jälkeen lasku reititetään asiatarkastajalle ja hyväksyjälle. Mikäli esim. laskun tiedoissa on puutteita, selvittää tiliöijä korjaukset asiatarkastajan ja/tai hyväksyjän kanssa. Kirjanpitoyksiköllä on käytössä menojen käsittelyn peruspalvelujen lisäksi menotositteiden tiliöinti -lisäpalvelu Laskut reititetään Palkeissa kirjanpitoryhmälle, missä tehdään laskujen täydelliset tiliöinnit (myös sisäisen laskennan seurantakohteille). Toimintamallia tukee kirjanpitoyksikön ja Palkeiden tiivis yhteistyö sekä laskuilla olevat riittävät tiedot, jotka ohjaavat tiliöintejä. Laskujen reitittämisessä kirjanpitoyksikköön voidaan hyödyntää tiliöintiviitettä, reititysryhmiä sekä reittimalleja, mikä nopeuttaa laskujen reitittämistä, ja mahdollistaa työjonojen käytön kirjanpitoyksikössä. Palkeiden tuottamien menojen käsittelyn perus- ja lisäpalveluiden sujuvuutta varmistetaan Palkeiden ja kirjanpitoyksikön säännöllisillä tapaamisilla, joissa voidaan käydä läpi mm. kirjanpitoyksikön ostolaskujen käsittelyn tilanne (esim. reititykset, tiliöinnit), havaittuja haasteita (esim. tietyn toimittajan laskulla toistuvasti tilausnumero väärässä kentässä) ja palveluiden laajennustarpeita. Perustietojen ylläpidon osalta tavoitteena on mahdollisimman automaattisesti ostolaskun sisäänluvun yhteydessä täydentyvät perustiedot. Mahdolliset puuttuvat perustiedot tallennetaan Palkeissa.