LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 22/2015 1 (5) KEMI-TORNION SEUDUN HANKINTAPALVELUT Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Kemi-Torniolaakson koulutuskuntayhtymä Lappia Kemin kaupunki Keminmaan kunta Tervolan kunta TULOSTIMET JA VÄRIKASETIT VUOSILLE 2016 2018 JA MAHDOLLINEN OPTIO VUODELLE 2019 Pyydämme tarjoustanne tulostimista ja värikaseteista hankintakaudeksi 1.1.2016-31.12.2018 ja mahdollisesta optiosta vuodelle 2019. Ilmoitus- ja hankintamenettely Hankinnasta on ilmoitettu HILMA -ilmoituspalvelussa 18.11.2015 osoitteessa: www.hankintailmoitukset.fi Hankinta toteutetaan avoimen hankintamenettelyn mukaisesti. Hankinta on kokonaisarvoltaan kansallisen kynnysarvon ylittävä tavarahankinta. Hankinnan kohde ja laajuus Tämän tarjouskilpailun perusteella valitaan kolme (3) puitesopimustoimittajaa, mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä toimittajia on riittävästi. Lopullinen tuoteryhmän valikoima pitää sisällään laajemman kokonaisuuden tuotteiden osalta. Hankittavia tulostinmalleja ja värikasetteja on useampia. Samoin tämän kilpailutuksen perusteella voidaan hankkia pienet (henkilökohtaiset tai pienryhmän) monitoimilaitteet ja skannerit. Puitejärjestelykumppanien kanssa sovitaan yhteyshenkilöt, jotka hankintoja tekevät. Tarjoajan tulee täyttää oheinen Excel-taulukko Tulostimet ja värikasetit (liite 1). Kampanjatuotteita ei saa tarjota. Tarjoajat saavat tarjota vain yhtä tuotetta, ellei taulukossa muuta mainita. Arvioidut hankintamäärät vuodessa on eritelty liitteessä Tulostimet ja värikasetit hankintamäärät (liite 2). Määrät ovat arvioita, joten tilaaja ei sitoudu ostamaan ilmoitettuja määriä.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 22/2015 2 (5) Tarjotut hinnat ja hintojen muutokset Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina euroina kaikkine kuluineen. Hinnat tulee ilmoittaa ehdottomasti ja yksiselitteisesti liitteessä 1 taulukon sarakkeessa hinta. Muita hinnoittelutapoja ei hyväksytä. Hintakenttiä ei saa muotoilla vaan ne tulee jättää numeerisiksi. Hinnasto on toimitettava sähköpostitse ja USB-tikulla tarjouksen mukana postitse. Tarjottujen hintojen tulee olla sitovia vähintään kahdentoista (12) kuukauden ajan 01.01.2016 alkaen. Tarjotut hinnat on laskettava samoin, etukäteen ilmoitetuin perustein koko toimitusajan. Jos hintoja muutetaan kahdentoista (12) kuukauden jälkeen, mahdollisten muutosten tulee olla perusteltuja ja niistä on ilmoitettava kirjallisesti ostajille kolme (3) kuukautta ennen muutosta. Hankinta- ja toimitusehdot TOP tilaava yksikkö. Rahtivapaasti tilaajalle. Pientoimitus- ja laskutuslisiä ei hyväksytä. Muut maksu- ja toimitusehdot liitteiden mukaisesti. Maksuehto vähintään 21 pv netto, viivästyskorko ilmoitettava Laitteiden toimitus arkisin 8.00 15.00 välisenä aikana. Laitetoimitusten kertatilausmäärät voivat vaihdella yhdestä kappaleesta ylöspäin. Muutoin noudatamme voimassa olevia Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JIT 2015) sekä julkisen hallinnon IT-hankintojen erityisehtoja laitehankinnoista (JIT 2015 Laitteet). Sopimuksen tekemisen perusteet Tulostimien ja värikasettien arviointi tehdään kokonaistaloudellisuuden perusteella huomioiden seuraavat valintakriteerit: Excel-taulukossa Tulostimet ja värikasetit (liite 1) pyydetään tarjoamaan omilla työkirjasivuillaan kahta erityyppistä mustavalko-lasertulostinta. Kumpaakin tulostintyyppiä vertaillaan muiden tarjoamiin vastaaviin tuotteisiin. Tulostimille ja toimittajan palveluille on asetettu pakottavat vaatimukset, joiden tulee ehdottomasti täyttyä. Lisätiedot ja laatuvaatimukset on ilmoitettava. Väärien tietojen antaminen johtaa automaattisesti tarjouksen hylkäämiseen. Tulostimien hinnat ja laatu pisteytetään. Kunkin tulostintyypin hintaan sisällytetään tulostuskustannukset alkuperäiskaseteilla. Kasettien hinnat, tulostemäärät ja peittoprosentit tulee ilmoittaa tulostinkohtaisesti Excel-taulukoissa.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 22/2015 3 (5) Tulostuskustannuksia laskettaessa käytetään tulostintyyppikohtaisia arvioituja kuukausittaisia tulostemääriä, jotka ovat 5 000 kpl ja 100 000 kpl. Tulostimen vertailtavaksi hinnaksi muodostuu tulostimen hinta + yllämainitun tulostinkohtaisen tulostemäärän väriainekustannus. Halvin hinta saa maksimipisteet (30 pistettä). Muut saavat pisteitä suhteessa halvimpaan tarjoukseen seuraavan kaavan mukaisesti: Halvin hinta /tarjottu hinta*30. Hintapisteiden painoarvo lopullisessa pisteytyksessä on 60 %. Laatupisteet lasketaan taulukossa annetuilla pisteytysperusteilla. Laatupisteiden maksimimäärä on 20. Laatupisteiden painoarvo lopullisessa pisteytyksessä on 40 %. Tulostintyyppikohtainen pisteluku saadaan laskemalla kunkin tulostintyypin hinta- ja laatupisteet yhteen. Lopullinen toimittajan vertailupisteluku saadaan yhteenlaskulla painottaen tulostintyypin 1 (noin 5000 sivua/kk) pistelukua 80 % ja tulostintyypin 2 (noin 100 000 sivua/kk) pistelukua 20 % seuraavasti: 0,8*tulostintyypin1 pisteet + 0,2*tulostintyypin 2 pisteet. Suurin pistesumma sijoittuu lopullisessa vertailussa kärkeen. Tämän tarjouskilpailun perusteella kolme eniten pisteitä saanutta toimittajaa valitaan puitejärjestelykumppaneiksi, mikäli kelpoisuusehdot täyttäviä toimittajia on riittävästi. Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Laskutus Tarjoajan kelpoisuus Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Laskutus osoitetaan toimituserittäin suoraan kullekin ostajalle. Osa hankintarenkaan jäsenistä on siirtynyt käsittelemään ostolaskuja sähköisesti. Tarjoajan valmiudet/edellytykset sähköiseen laskutukseen on selvitettävä tarjouksessa. Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintä- ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus. Nämä tiedot ovat tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi tai www.tilaajavastuu.fi. Lisäksi tarjoajan on toimitettava ote kaupparekisteristä ja todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä, sosiaaliturvamaksuista sekä vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Edellä mainitut selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 22/2015 4 (5) Lisätiedot Mikäli tarjoaja on rekisteröitynyt Tilaajavastuu.fi palveluun, voidaan palvelusta saatava yritysraportti esittää tarjouksen liitteenä. Tarjoajan tulisi seurata tarjouspyyntösivua fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 27.11.2015 mennessä sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla "Lisätietopyyntö: Tulostimet ja värikasetit". Vastaukset ovat luettavissa viimeistään 7.12.2015 klo 16.00 mennessä verkkoosoitteessa: fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 4 kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjouksen jättäminen Suomenkielinen kirjallinen tarjous on toimitettava 17.12.2015 kello 12:00 mennessä kahtena kappaleena osoitteella: Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Kauppakatu 25 94100 Kemi Kuoreen pyydämme merkitsemään tunnuksen TARJOUS Tulostimet ja värikasetit". Lisäksi tarjous ja liitteet on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla samassa kuoressa paperiversion kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx,.xls/.xlsx, ppt/pptx tai jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 22/2015 5 (5) Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankintapäätöksen tiedoksianto Hankintapäätöksen mahdollista sähköistä tiedoksiantoa varten tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tarjouksessaan sähköinen yhteystieto. (Liite 4) Sopimuksen tekeminen Julkisuus Valittujen tarjoajien kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus tilaajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Ostaja voi purkaa puitejärjestelyn aikana sopimuksen toimittajan kanssa, jos toimittaja ei puitejärjestelyn aikana noudata antamiaan lupauksia tai ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja ehtoja. Tässä tapauksessa ostaja voi valita uuden puitejärjestelykumppanin vertailussa seuraavan ei-valituksi tulleen kanssa. Tätä menettelyä voidaan käyttää, jos toimittaja ei kehotuksesta huolimatta muuta menettelyään. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken syksyllä 2018. Hankintaan liittyvä asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja toimitettava erillisellä liitteellä. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Seppo Orajärvi talousjohtaja LIITTEET Liite 1: Tulostimet ja värikasetit, täydennettävä Liite 2: Hankintamäärät Liite 3: Jakopaikat Liite 4: Toimittajatiedot, täydennettävä