SIIVOUSPALVELUT MUHOKSEN KUNTA 1.1.2016 31.12.2016 sekä mahdollinen optio 1 v Hankintamenettely Hankinnan kohteet Osatarjoukset Muhoksen kunnan tekniset palvelut ( Tilaaja ) pyytää tarjouksia suomenkielellä kirjoitettuna tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti siivouspalveluiden hankinnasta kunnan eri yksiköihin, jotka ovat lueteltuna kohdassa hankinnan kohteet. Sopimus solmitaan ajalle 1.1.2016 31.12.2016 Optiokausi on mahdollinen ajalle 1.1.2017 31.12.2017. Optiokauden käytöstä ilmoitetaan tilaajan toimesta 4 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Hankinnasta tehdään sopimus yhden Palveluntuottajan kanssa. Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Tästä tarjouspyynnöstä julkaistaan hankintailmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavalla eli HILMA-palvelussa 3.11.2015 (linkki: www.hankintailmoitukset.fi). Lisäksi tarjouspyyntö julkaistaan Muhoksen kunnan Internet-sivulla osoitteessa www.muhos.fi sekä kunnan ilmoitustaululla. Hankinnassa noudatetaan Suomen julkisten hankintojen lainsäädäntöä. 1. Jäähalli, Sahakuja 2 2. Paloasema, Leppiniementie 70 3. Kunnanvirasto, Asematie 14 4. Nuoriso- ja voimailutalo, Veturitie 34 (31.7.2016 saakka) 5. Mäntyrannan liikuntasali, Mäntyrannankuja 5 6. Jussilantien kerrostalo, Jussilantie 4 A-B 7. Jussilantien kerrostalo (vuokratalo), Jussilantie 4 C-D 8. Lomituspalvelut, Jussilantie 4 A 9. Korivaaran koulu, Niirasentie 2 10. Hyrkin koulu (laajennusosa ja ent. asunto), Mettäperäntie 5 11. Leivokoti (koulu), Hoitajantie 9 A 1 12. Katsastusasema, Veturitie 5 13. Verstas (metalli-, sähkö- ja puupuolen sosiaalitilat), Veturitie 5 Osatarjouksia ei hyväksyä. 1
Vaihtoehtoinen tarjous Siivouskohteiden esittely Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tilaaja varaa mahdollisuuden kohteisiin tutustumiseen 6.11.2015 klo 8:00, kokoontuminen Muhoksen kunnanvirasto, Asematie 14, 91500 Muhos. Ilmoittautuminen esittelykierrokselle 5.11.2015 klo 13:00 mennessä Eeva-Liisa Rauhiolle p. 044-4970 312. Näytöissä ei vastata tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin. Kysymyksen käsitellään sähköisesti kohdan Kysymykset ja vastaukset mukaisesti. Siivouspalvelut sisältävät ylläpitosiivouksen (päivittäin, viikoittain ja kuukausittain) perussiivouksen Ilta- ja viikonlopputilaisuuksien mahdollisesta ylimääräisestä siivouksesta sovitaan erikseen. Tuntihinta ilmoitetaan tarjouslomakkeella. Tehtävien erittely tilaajan ja tuottajan kesken siivouspalveluissa Tilaaja vastaa saniteettitarvikkeiden (käsipyyhe ja wc-paperit, nestesaippuat ja käsihuuhteet) hankkimisesta kohteisiin. Tuottaja täyttää kohteissa olevat saniteettitarvike-annostelijat ja huolehtii niiden puhtaudesta. Tuottajan tulee ilmoittaa hyvissä ajoin tilaajalle keskitetysti ko. tarvikkeiden tilaustarve, aika määritellään sopimusta tehtäessä. Tuottaja vastaa käyttämistään ja tarvitsemistaan siivousaineista, -välineistä, -tarvikkeista ja koneista. Niiden on sovelluttava kyseessä olevien kohteiden siivoukseen. Siivouksessa käytettävien aineiden tulee olla hajustamattomia. Siivouksesta aiheutuvan pyykin pesemisestä vastaa tuottaja. Tuottajalla on mahdollisuus käyttää kohteissa olevia siivoustiloja siivousaineiden, - välineiden, -tarvikkeiden ja koneiden säilyttämiseen. Tilaaja antaa tuottajan palveluksessa olevalle siivoustyöntekijälle olosuhteiden mukaisen mahdollisuuden käyttää kohteessa mahdollisesti olevia sosiaalitiloja, jotka siivotaan myös tuottajan toimesta. Perussiivouksen (ikkunoiden pesut, liikuntasalien yläpölyt jne.) tarvittavien henkilönostimien ja telineiden käytöstä ja kustannuksista on sovittava erikseen. 2
Ympäristöystävällisyys Tarjouspyyntö Tuottaja vastaa siivouskohteiden lukitsemisesta ja hälytysjärjestelmien kytkemisestä tarvittaessa sekä omalta osaltaan huolehtii siitä, ettei ulkopuolisia henkilöitä liiku siivoustyöntekijän mukana kohteiden tiloissa tai pääse tiloihin siivousaikana. Eritetahrat poistetaan välittömästi sen syntymisen jälkeen ja vastuu on jokaisella kohteen henkilökuntaan kuuluvalla. Näistä ei erillistä laskua tilaajalle saa tulla. Tuottaja tiedostaa olemassa olevan riskin eritetahrojen syntymiselle ja varautuu parhaaksi katsomallaan tavalla. Tilaajalla tarvittaessa mahdollista käyttää tuottajan siivousvälineitä (esim. eritteiden poisto). Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon tuotteiden elinkaaren aikainen mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Haluamme siivousaineiden, -koneiden ja välineiden sekä menetelmien olevan ympäristöystävällisiä ja kestävän kehityksen mukaisia sekä suosimme toimintaa, josta aiheutuu mahdollisimman vähän jätettä. Laatutason ja toimintavarmuuden varmentaminen Palveluntuottaja sopii tehtävistä perussiivouksista kohdekohtaisesti erikseen. Palvelukuvauksissa on jaksottaiset siivoustehtävät. Tarjoukseen on liitettävä tuottajan laatujärjestelmän kuvaus sekä malli tuottajan käyttämästä asiakaspalautelomakkeesta. Sertifioidulla laatujärjestelmällä varustettujen tai sen mukaisesti tuotettujen palveluiden oletetaan täyttävän tarjouspyyntöasiakirjoissa määritellyt vaatimukset. Edellytämme tuottajan tekevän säännöllisesti laadunvalvontaa sekä asiakastyytyväisyyskyselyitä, 2-4 krt/v. Tavasta ja taajuudesta sovitaan ennen sopimuskauden alkamista. Laadunseuranta toteutetaan sekä tilaajan ja tuottajan yhteistyönä että tuottajan omasta toimesta mm. seuraavin toimenpitein: asiakkaiden kokemaa laatua seurataan asiakastyytyväisyyskyselyillä. Kyselyt ja haastattelut dokumentoidaan aina. Tilaaja edellyttää tuottajan välittömästi reagoivan palvelua koskeviin reklamaatioihin. Toivomme palveluntuottajalta valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan toimintatavan ja toiminta-aikojen muutoksiin. Mikäli kiinteistössä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta ao. kiinteistössä loppuu kokonaan sopimuskauden aikana, tilaajalla on oikeus muuttaa palvelusopimusta tältä osin. Sopimuskauden aikana tulleiden muutosten hinnoittelusta sovitaan muuttuneen tilanteen mukaisesti erikseen. 3
Henkilöstö Tarjoajan henkilöstöllä tulee olla siivousalan vahvaa kokemusta ja osaamista. Tarjoajan tulee esittää selvitys palvelutoiminnan vastaavan työnjohdon sekä siivoushenkilöstön alan koulutuksesta ja työkokemuksesta. Vastaava työnjohto tulee nimetä tarjouksessa. Siivoushenkilö/-henkilöstö nimetään sopimusta tehtäessä. Vastaavalla työnjohdolla tulee olla kaksi (2) vuotta siivouspalvelun työnjohdollista kokemusta. Tarjoukseen tulee liittää palvelusta vastaavan henkilön / henkilöiden ansioluettelo tai CV. Tarjouksessa ei tule nimetä sellaista henkilöä vastaavaksi, joka ei käytännössä osallistu palvelutoimintaan. Kohteen siivoushenkilöllä/henkilöstöllä tulee olla puhdistusalan ammattitutkinto sekä yhden (1) vuoden työkokemus vastaavan kohteen siivouksesta TAI vähintään kahden (2) vuoden työkokemus vastaavan kohteen siivouksesta Henkilöstöltä edellytetään myös oman ammattitaidon lisäksi työn vaatimaa riittävää suomen kielen taitoa (suullinen ja kirjallinen kommunikointi). Tuottajan edellytetään toiminnassaan huolehtivan alaa koskevien työturvallisuusmääräysten noudattamisesta ja voimassaolevan työehtosopimuksen määräysten huomioon ottamisesta sekä niiden asianmukaisesta valvonnasta. Tuottajan käyttämiltä työntekijöiltä edellytetään yrityksen käytössä olevaa työvaatetusta, henkilökortin tai muun tunnisteen esillä pitämistä, josta tulee käydä ilmi sekä työntekijän että palveluntuottajan nimi. Tuottajan edellytetään tarvittaessa selvittävän henkilökohtaisessa vuorovaikutuksessa lasten kanssa toimivien työntekijöidensä rikostaustat (14.6.2002/504) edellyttämällä tavalla. Edellytämme tuottajan esittävän selvityksen siitä, miten henkilöstön ammattitaitoa ylläpidetään ja työtyytyväisyyttä sekä työssäjaksamista seurataan. Tuottaja toimittaa Tilaajan yhteyshenkilölle kohteissa työskentelevistä henkilöistä nimilistan ja henkilövaihdoksista ilmoitetaan viipymättä. Muhoksen kunta on savuton työpaikka ja se koskee kaikkia tiloissa työskenteleviä työntekijöitä. Tuottajan työntekijöitä koskee salassapitovelvollisuus ja asiakaskunnan sekä toiminnan huomioivaa käytöstä. 4
Sopimuksen rikkominen Mikäli Tilaaja joutuu huomauttamaan toistuvasti samanlaisista laiminlyönneistä, eikä kirjallisista reklamaatioista huolimatta palvelua korjata viipymättä sopimuksen edellyttämälle tasolle otetaan käyttöön sanktiot 1. kirjallinen varoitus 2. 1000 sakko 3. sopimuksen purkaminen ilman, että palveluntuottajalla on oikeutta vaatia vahingonkorvausta Kysymykset ja vastaukset Hinnat Hintojen sitovuus Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset tulee toimittaa viimeistään tiistaina 10.11.2015 klo 12:00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset(at)muhos.fi Sähköpostin aiheeksi tulee laittaa Tarjouspyyntö, Siivouspalvelut Vastaukset esitettyihin kysymyksiin on luettavissa 1 klo 12:00 osoitteessa www.muhos.fi Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjoushinnat (alv 0 %) pyydetään merkitsemään erillisiin liitteisiin. Hintojen tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset, kuten henkilöstön palkat sivukuluineen sekä työhönotto ja työnopastus sekä laadunvalvonta; siivousaineiden, välineiden, - tarvikkeiden ja koneiden hankinta, varastointi, käytönvalvonta, huolto ja korjaus; hallinto ja muut kustannukset, lukuun ottamatta perussiivouksessa mahdollisesti tarvittavien henkilönostimien ja telineiden kustannuksia, joista on sovittava erikseen etukäteen. Sopimushinnan tulee sisältää kaikki liitteinä olevissa palvelunkuvauksissa määritellyt työt. Tarjouslomake täytetään ja palautetaan tulostettuna. Tarjoushinnan tulee olla voimassa kiinteänä koko sopimusajan (1.1.2016-31.12.2016). Mikäli sopimusta jatketaan ajalle 1.1.2017 31.12.2017 Tilaajan mahdollisesti käyttäessään optio-oikeuttaan, hinnantarkistuksesta voidaan sopia. Neuvottelu mahdollisista hintojen korotuksista tulee tällöin ilmoittaa kolme (3) kuukautta ennen uuden sopimuskauden alkamista (30.9.2016 mennessä). 5
Laskutus Palveluntuottaja laskuttaa sovitun mukaisesti jälkikäteen kohteittain kuukauden lopussa. Laskutustiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Laskutus perustuu sovittuihin määriin. Viivästyskorko Alihankkijat Muut ehdot Laskun maksamisen edellytyksenä on, että palvelu on hyväksyttävästi suoritettu ja tilaaja on hyväksynyt laskun. Laskutus tapahtuu verkkolaskutuksena. Laskutus yms. lisiä ei hyväksytä. 21 päivää netto, laskun saapumisesta ja hyväksymisestä. Mahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Alihankkijoiden käyttö on sallittua, mutta toimeksisaaja ei kuitenkaan ole oikeutettu siirtämään koko palvelukuvauksen mukaista tehtäväkokonaisuutta alihankkijoiden suoritettavaksi. Tarjoaja vastaa alihankkijasta kuten omasta toiminnastaan. Muilta osin sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014, palvelut). Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Palvelusopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE 2014, palvelut 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Tarjouksen liitteenä selonteot Tarjouksen liitteenä tulee olla tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Todistukset veroista ja maksuista eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä. 6
Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Tarjousten arviointi ja vertailu Päätöksentekoperusteet Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaaja pidättää lisäksi oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3) Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien ja mahdollisten alihankkijoiden arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: 1. Toiminnan luvanvaraisuus 2. Vakavaraisuus, maksu- ja toimituskykyisyys, selviytyminen yhteiskunnallisista velvoitteista 3. Osaaminen, ammattitaito, kokemus ja muu pätevyys 4. Tekninen suorituskyky Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a) se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, b) siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin, c) tarjouspyyntö ei ole muuten tarjouspyynnön mukainen d) tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia. Määritellyt laatuvaatimukset ja muut tarjouspyynnön ehdot täyttävät tarjoukset pääsevät vertailuun. Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin. 7
Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätöksestä toimitetaan sähköinen ilmoitus kaikille tarjoajille. Pyydämme ilmoittamaan tarjouksessanne sähköisen yhteystietonne (sähköposti), jonne hankintapäätös liitteineen voidaan antaa tiedoksi. Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjouksen jättäminen Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettävä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Sitovat tarjoukset liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa 25.11.2015 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Osoite: Muhoksen kunta, Tekninen lautakunta, Pl 39, 91501 Muhos Kuoreen merkintä: Tarjous / Siivouspalvelut Määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomina lähettäjille. Tekninen lautakunta pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Muhoksella MUHOKSEN TEKNINEN LAUTAKUNTA Tarjouspyynnön liitteet Liite 1. Yrityksen yhteystietolomake Liite 2. Palvelukuvaukset / tasokriteerit Liite 3. Pohjapiirustukset Liite 4. Kustannusvastuutaulukko Liite 5. Tarjouslomake 8