Kouvolan ruokapalvelujen elintarvikehankinnat mitä hyvää, mitä kehitettävää? Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM 1.10.201 1
RUOKAPALVELUJEN TUNNUSLUKUJA Päivittäin valmistetaan 22 000 erityyppistä ateriaa, lounaalla asiakkaita 14 500 henkilöä Vuodessa tuotetaan 5 milj. ateriaa Ruokapalvelujen toimintakohteet: Tuotantokeittiöt 31 (suurin 5000, pienin 5) Palvelukeittiöt 43 Toimituspisteet 85 (ei ruokapalveluhenkilöstöä) 1.10.201 2
RUOKAPALVELUJEN ASIAKKAAT JA KOHTEET Varhaiskasvatus, 6000 ateriaa 50 päiväkodin kohteessa Perusopetus, 8500 ateriaa 35 koulussa Toisen asteen koulutus, 2500 ateriaa 8 kohteessa Erityisryhmien asumisyksiköt, 500 ateriaa 15 kohteessa Hoiva-asuminen, 4000 ateriaa 20 kohteessa Terveyskeskussairaala, 400 ateriaa Kotipalveluateriat, 300-400 eri puolelle Kouvolaa 1.10.201 3
NAUDANLIHA JA SIANLIHA kiloa NE-suikale 2 000 NE-kuutio 500 N-jauheliha 10 % 4 500 SE-suikale 2 500 SE-kuutio 500 SO-suikale 1 000 S-krossattu 2 000 N-S-jauheliha 50/50 10 % 12 500 1.10.201 4
KIERTÄVÄ RUOKALISTA Kahdeksan viikon kiertävä runkoruokalista Huomioidaan vuodenajat, juhlapyhät, teemat yms. Ruokalajeina lounaalla viikoittain: o Keittoruoka o Pata tai risotto o Laatikko-/vuokaruoka o Kastikkeellinen pääruoka o Kappaletuotteet esim. pihvi, pyörykkä 1.10.201 5
ELINTARVIKKEIDEN VALINTA Kaupungin elintarvikevalintoja ohjaavat: Suomalaiset ravitsemussuositukset 2014 Ruokasuositukset lapsiperheille 2016 Kouluruokailusuositus 201 Sydänmerkki-ateriajärjestelmä Tuotteiden sopivuus asiakkaiden tarpeisiin Tuotteiden sopivuus tuotantoprosessiin Ympäristömyötäisyys (tuotanto ja logistiikka) Käytettävissä olevat määrärahat Tarvittaessa tuotteiden soveltuvuus testataan 1.10.201 6
ELINTARVIKEHANKINTAYHTEISTYÖN EDELLYTYKSET Toimitusvarmuus Laadunvarmistus Kilpailukykyiset tuotteet Toimiva tilausjärjestelmä (Aromi) Ympäristömyötäisyys, toimiva logistiikka Verkkolaskutus 1.10.201
ELINTARVIKKEIDEN HANKINTAPROSESSI Ruokalistojen valioruokaohjeet Tarvelaskelmat, volyymituotteiden valinta Laatukriteerit Tarjouspyynnöt, tuotantokeittiöt jaettu kahteen ryhmään Tarjousten käsittely, vertailut ja tuotetestaukset Hankintapäätökset Sopimustuotteiden kiinnittäminen sähköiseen tilausjärjestelmään (XMLtiedostona) Tilausten tekeminen Aromi-järjestelmällä Tavaran vastaanottotarkastukset, omavalvontakirjaukset Verkkolaskujen käsittely 1.10.201 8
Miksi aluenäkökulma on tärkeä? Kuntien hankinnoilla ja niiden kohdentumisella on merkittäviä vaikutuksia alueen taloudelliseen toimeliaisuuteen ja työllisyyteen. Kerrannaisvaikutusten vuoksi omalta alueelta ostettu hinnaltaan kalliimpi tuote voi olla aluetaloudellisesta näkökulmasta halvempi. Arviointiin voidaan käyttää esim. tilastokeskuksen panostuotostaulukoita. Aluetaloudellisten vaikutusten arvioinnilla voidaan laskea, kuinka paljon kalliimmalla hinnalla on kannattavaa ostaa oman alueen yritykseltä verrattuna tilanteeseen, jossa hankinta kohdistuu alueen ulkopuolelle. 1.10.201 9
RUOKAPALVELUJEN ELINTARVIKEHANKINNAT (v. 2014 hankinta: 2 v sopimus + 1 optiovuosi, hankinnan kokonaisarvo n. 6,2 milj. Elintarvikehankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina: 1) Leipomotuotteet tuotanto-ja palvelukeittiöille, ennakoitu arvo 600 000 2) Lihat ja lihajalosteet suurille tuotantokeittiöille, ennakoitu arvo 1,8 milj. 3) Elintarvikkeet suurille tuotantokeittiöille, enn. arvo 3 milj. 4) Elintarvikkeet pienille tuotantokeittiöille, enn. arvo 50 000 Eriaikainen kilpailutus: 1) Maitotaloustuotteet 2) Perunat 3) Hevi-tuotteet 1.10.201 10
Miten saada paikalliset lähiruokatuottajat mukaan kaupungin hankintoihin? Lähiruoan tarjoaminen ruokapalveluihin, varsinkin suuriin yksiköihin, voi olla yrittäjille haasteellista Ruokapalvelun ja hankinnan käytänteitä ei tunneta, omaa tuotetta ei osata markkinoida riittävästi ja vuorovaikutus tuottajan ja hankinnan välillä puuttuu On tärkeää, että jo ruokalistan suunnitteluvaiheessa ruokapalvelut ovat tietoisia elintarvikkeiden markkinoista, tarjonnasta ja tuotteista niin globaalilla, kansallisella kuin paikalisella tasolla Suuret ruoka-alan yritykset markkinoivat ruokapalveluille suunnattuja tuotteitaan aktiivisesti ja monipuolisesti usein helpottaen ruokapalveluita jo ruokalistan suunnittelusta alkaen. Näin pienempien paikallisten lähiruokayritysten tuotteet jäävät helposti varjoon. 1.10.201 11
Miten noudattaa lakia mutta tukea paikallisia toimijoita? Pulmana on ollut, että tavoittelemalla äärimmäisyyksin asti syrjimättömyyttä on seurauksena ollut paikallisten pk-yritysten jääminen syrjään Sama on voinut seurata vain alhaisen hinnan tavoittelusta Laissa ei jatkossakaan ole mahdollisuutta suosia paikallisia, mutta paljon keinoja torjua sitä, että jäävät täysin ulkopuolelle mm. uusi neuvontapalvelu (hankinta-asiamies) tarjoajille tarjoamalla oman alueen yrityksille reilu mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun huomioimalla alueen yritysten luonne hankinnan suunnittelussa. Hankintalainsäädännön pääperiaatteena on kaikkien hankintojen tehokas ja avoin kilpailuttaminen sekä tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. 1.10.201 12
Helpottaisivatko seuraavat toimet pk-yrityksen osallistumista? Osatarjousten hyväksyminen 450 400 404 35 Puitejärjestelyiden käyttäminen 350 300 250 200 150 15 215 282 Tarjousten antaminen ryhmittymänä / usean yrityksen yhteistarjouksena Tilaajavastuulain mukaisten ja muiden selvitysten vaatiminen ainoastaan tarjouskilpailun voittajalta 100 50 0 Hankintayksikön mahdollisuuksia asettaa kohtuuttoman korkeita vaatimuksia yritykseltä rajoitettaisiin selkeämmin laissa 1.10.201 13
MARKKINAKARTOITUS (HL 65 ) Kartoitetaan, millaisia tuotteita ja palveluja markkinoilla on tarjolla sekä millaisella ratkaisulla voitaisiin parhaiten vastata hankintayksikön tarpeisiin Markkinavuoropuhelu on väline tämän osaamisen hyödyntämiseksi hankinnan suunnittelussa. Markkinavuoropuhelussa hankintayksikkö suunnittelee yhdessä yritysten kanssa toteutettavaa hankintaa. Kyseessä ei ole tiedotustilaisuus. HYÖDYT: Vahvistaa tilaajan ja tuottajan yhteistyötä Tukee uusien tuottajien tunnistamista Täsmentää hankinnan kohdetta ja voi jopa muuttaa hankinnan määrittelyä merkittävästi Tukee asiakkaiden segmentoinnissa 1.10.201 14
Miten huomioida aluenäkökulma hankinnoissa? 1) Alueen yritysten tuntemus! Ymmärrys oman alueen yritysten palveluista, tuotteista, vahvuuksista, heikkouksista ja liiketoiminnan luonteesta. 2) Viestintä ja yhteistyö. Aktiivinen yhteistyö alueen yritysten kanssa hankintojen ulkopuolella. Suunnitelmien ja tulevien hankintojen viestintä. 3) Osallistaminen ja aktivointi. (Alueen) yritysten tiivis osallistaminen ja aktivointi hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen. 1.10.201 15
Miten huomioida aluenäkökulma hankinnoissa? 4) Pk-yritysten hankintaosaamisen kehittäminen. Keskeinen este julkisiin hankintoihin osallistumiseen erityisesti pienillä yrityksillä on osaamisen puute. 5) Hankintojen suunnittelu siten, että se mahdollistaa oman alueen (pienempien) yritysten osallistumisen (koko, osatarjoukset, palvelu/ tuotekombinaatiot). 6) Yritysvaikutusten arviointi. Systemaattinen menettely hankintojen yritysvaikutusten arviointiin. 1.10.201 16
Kouvolan elintarvikehankintojen suunnittelu- ja valmisteluprosessi Hankintojen suunnittelu- ja valmistelutyö käynnistyy hankinta-asiamiehen ja kaupungin yhteistyönä 14.6. Verkostojen kokoaminen (Kinnon asiantuntijat) 4.. Alueen yritysten kartoittaminen -> ProAgria 6.. Viestintä ja yhteistyö -> yrittäjäjärjestöt, Kinno, kaupunki Hyviin toimintamalleihin ja käytäntöihin perehtyminen (heinäkuu) Elintarvikehankintojen jakaminen osiin 24.8. Markkinakartoitus 4.9. Yritysten koulutukset ryhmittymänä tarjoamisesta ja sähköisestä asioinnista (Aromi-ohjelmisto) Ruokapalvelupäällikön ja yritysten kahdenkeskiset tapaamiset / keskustelut 12.9. Hankintapäällikön, ruokapalvelupäällikön ja hankinta-asiamiehen keskustelut hankintojen jakamisesta osiin 25.9. 1.10.201 1
Kouvolan elintarvikehankintojen suunnittelu- ja valmisteluprosessi Yritysten osallistaminen ja aktivointi hankintojen suunnitteluun -> kontaktoitiin sähköpostitse 18 lähiruokatuottajaa vkot 40-41 -> 16 tavoitettiin vielä puhelimitse -> 10 heistä haluaisi osallistua kaupungin elintarvikehankintoihin omilla lähiruokatuotteillaan -> pyydettiin lähiruokatuotelistat Tarjouspyyntöluonnokset lähtevät yrityksiin kommenteille 20.10. Tarjouspyynnöt julkaistaan 1.11. Tarjousten jättöaika päättyy 1.12. Tarjousten vertailu, tuotteiden vastaavuuden tarkistukset ja tuotetestaukset joulutammikuussa Hankintapäätökset ja sopimukset helmikuussa 2018 Toimittajatapaamiset maaliskuussa 2018 Sopimukset alkavat 1.4.2018 1.10.201 18
TARJOUSPYYNNÖT 1.10.201 19
TARJOUSPYYNNÖT Tarjouspyyntöjen sisältö yhteistyössä hankintayksikön ja ruokapalvelujen kanssa Hankintailmoituksen tekeminen (HILMA) Hankintamenettelyn valinta (avoin menettely) Sopimuskausi 3 vuotta (mahdolliset optiot) Tarjouspyynnössä oltava valintakriteerit Tarjouspyynnöt sähköisessä muodossa (Cloudiakilpailutusjärjestelmä) 1.10.201 20
HANKINTAMENETTELYT - Avoin ja rajoitettu menettely -> Avoin - Puitejärjestely -> lähiruokaoptiot - Dynaaminen hankintajärjestelmä on puitejärjestelyn sähköinen sisarhankintamenettely. Dynaamisella hankintajärjestelmällä tarkoitetaan täysin sähköistä hankintamenettelyä tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille -> kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille, siksi riskejä markkinoiden keskittymiselle ei ole. Hankintamenettely voikin olla hyvin houkutteleva lähituottajille ja jopa kannustaa uusia toimijoita julkisille elintarvikemarkkinoille 1.10.201 21
Lähiruoan mahdollistaminen tarjouspyynnössä järkevät hankintakokonaisuudet Lihat ja lihajalosteet A-keittiöille (jaetaan osiin osatarjoukset hyväksytään) Sika ja nauta Siipikarja Kypsät lihat Lihavalmisteet Leipomotuotteet A- ja C-keittiöille (jaetaan osiin osatarjoukset hyväksytään + lähiruokaoptio) Ruokaleivät (leivät ja sämpylät) Kahvileivät (pullapitko, pieni kahvipulla, vesirinkeli) Lähiruokaoptio (puitejärjestely) Elintarvikkeet A-keittiöille (lähiruokaoptio) Kaikki elintarvikkeet Lähiruokaoptio (puitejärjestely) Elintarvikkeet B-keittiöille 1.10.201 22
Optiona lähiruokaosio (esimerkki) Lattiakanojen kananmunia -> ruokatuotanto (kaikki) Kymileikesiivu (leikkelemakkara) -> leikkeleenä keiton kanssa (koulut) Luomuleipäjuusto (vähälakt) -> välipalana (päiväkodit) Lampaan jauheliha -> lammasvuoka ruokalistoille (hoiva) Kauravuokaleipä, siivutettu -> keittopäivinä (koulut) Luomuruisvuokaleipä, siivutettu -> keittopäivinä (koulut) 1.10.201 23
Kelpoisuusvaatimukset tarjoajille Merkitty kaupparekisteriin Kuuluu arvonlisävero-, ennakkoperintä- ja työnantajarekisteriin Suorittanut kaikki verot ja lakisääteiset sosiaaliturvamaksut Ei rikosrekisterimerkintöjä Tekniset, taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset hankinnan toteuttamiseen 1.10.201 24
Kelpoisuusvaatimukset tarjoajille Taloudelliset edellytykset Tekniset edellytykset Tilaukset on mahdollista tehdä Aromi-ohjelmistolla Tuotanto lainsäädännön mukainen Logistiikka, toimitukset (kylmäketju) Toiminnalliset edellytykset Omavalvontasuunnitelman ja tuoteturvallisuuden taso Mikrobiologinen nollatoleranssi Tuotteen laadunvarmistus todennettu Tieto tuotteen alkuperämaasta Toimitusvarmuus! 1.10.201 25
Toimituksille asetetut vaatimukset Toimitukset sopimuksen mukaisesti, 2-3 kertaa viikossa Toimitusajankohta ma-pe klo -14 välillä Toimitukset toimituskohteisiin vapaasti perille Tuotteet pakattu asianmukaisesti Toimitusvarmuus vähintään 98% Poikkeusolojen toimintavarmuuden hallinta Reklamaatioiden käsittely Virheellisen toimituksen korjaaminen Ostotilastojen raportointi 1.10.201 26
Elintarvikevalintojen laatukriteerit Rasvan määrä ja laatu Suolapitoisuus Laktoosipitoisuus Lihavalmisteiden lihapitoisuus Lisäaineettomuus Lisätyn sokerin määrä Marjan prosenttiosuus Voidaan käyttää kuumentamattomana (marjapakasteet) Tuote valmistettu ilman aromivahventeita (E620-sarja) Alkuperämaa 1.10.201 2
Teesit hyvään julkiseen hankintaan 1. Aina markkinavuoropuhelu 2. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä auttaa löytämään tarjouspyynnöt 3. Laatukriteerit hankittavalle kohteelle - ei tarjoavalle yritykselle 4. Ei estetä tarjoajilta muuta liiketoimintaa 5. Ei estetä alihankintaa 6. Jaetaan hankinta osiin, ja valitaan useita toimittajia. Hankitaan yhteishankintayksikön sijaan itse silloin kun tunnetaan tarjoajat 8. Ostetaan kaikilta valituita toimittajilta selkeiden periaatteiden mukaan 9. Sopimuskaudella laatua mitataan ja valvotaan 10. Käytetään hankinta-asiamiestä sparraajana 1.10.201 28
1.10.201 29