Paikallisilla hankinnoilla elinvoimaa. Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM

Transkriptio

1 Paikallisilla hankinnoilla elinvoimaa Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM 1

2 Hankinta-asiamiehen tehtävät Yhteistyö Kouvolan kaupungin hankintayksiköiden kanssa hankintojen valmistelussa ja kilpailutuksissa Markkinatiedon hankinta ja toimittaminen hankintayksiköille Markkinavuoropuhelujen järjestäminen yhteistyössä hankintayksiköiden kanssa Taustatietojen ja tilastojen laatiminen Yritysten tukeminen tarjouskilpailuissa Avustaminen lisätietojen hankinnassa Avustaminen tarjousten tekemisessä Tarjouspyyntöjen välittäminen ja tiedottaminen ajankohtaisista hankinnoista Digitaalisten työvälineiden käyttö (hankinta-asiamies.fi-palvelu, Cloudia tarjouspalvelu ym.) ja käytön opastaminen eri osapuolille Tarjoajien aktivointi ja konsultointi tarjousten tekemiseen Tarvittaessa ryhmittymien muodostaminen/ alihankkijoiden etsiminen Tiedon välittäminen yrittäjiä avustaville hankintakonsulteille 2

3 Hankinta-asiamiehen tehtävät Kouluttaminen ja koulutusten järjestäminen hankintayksiköille ja yrittäjille Hankintalaki Tarjoustyökalut Sähköiset portaalit Toimintamallien luominen hankinta-asiamiestoiminnalle Kouvolassa Osallistuminen kaupungin hankintastrategian päivittämiseen yhdessä yritysten kanssa Hankintojen alueellisten yritysvaikutusten arviointi ja niistä tiedottaminen 3

4 JULKISET HANKINNAT VAHVA ELINKEINOPOLITIIKAN VÄLINE JA ALUEEN KILPAILUKYVYN EDISTÄJÄ Vuodessa 35 miljardin euron markkinat Pk-yrityksistä,5 % haluaisi julkishallinnon asiakkaakseen Elinkeinopoliittinen ajattelu hankinnoissa on edelleen hyvin vähäistä, vaikka sen pitäisi olla keskeistä kilpailukykyisten palvelujen/ tuotteiden saamiseksi ja markkinoiden kehityksen turvaamiseksi. 4

5 Hankintalain tarkoitus on saada aikaan kilpailua Kilpailumekanismit tuovat tehoa Julkiset varat sääntely lailla Korruption ehkäisy Tieto hankinnasta laajasti Tehostaa varojen käyttöä Edistää kilpailua ja avoimuutta Uusi tavoite Pk-yritykset kokeneet etteivät pääse mukaan Auttaa pkyrityksiä pääsemään markkinoille Mahdollistaa tiettyjen politiikkojen toteuttamisen hankinnoilla Uusi tavoite Esim. innovaatiot, työllisyys, laatu, vastuullisuus 5 5

6 Hankintojen alueellisen kohdistamisen vaikutukset (Lähde: Oxford Research Kunnalliset hankinnat 2013) A. Hankintaosaaminen ja elinvoima-ajattelu B. Hankintojen kohdistuminen paikallisille toimittajille C. Paikallisten yritysten myynnin ja tuotannon kasvu ( ), yritysten myynti- ja tuotannollisen osaamisen parantuminen sekä uudet innovaatiot ja kasvavat markkinat D. Parempi työllisyys E. Kuntien kasvavat verotulot ( ) F. Sosiaaliturvamenojen säästöt ( ) G. Positiivinen kokonaisvaikutus kunnille ( ) sekä kasvusykäys kunnan yrityksille 6

7 Kouvolan kaupungin hankinnat (2016) (lähde: Liisa Kolari, Kouvolan kaupunki -> toimittaja-analyysi ) Toimintakulut olleet 5,4 M, joista palvelujen ostot 221, M (38,4 % toimintakuluista) aineet, tarvikkeet ja tavarat 35,2 M (6,1,%) Palvelujen ja tavaroiden toimittajia 4095 kpl, joista kouvolalaisia 128 kpl (31,4 %) 65 % yhtiöitä (2836 kpl), joilta ostetaan 5 % (166,4 milj. ) kaikista ostoista 16 % yksityisiä elinkeinonharjoittajia (611 kpl), joilta ostetaan 3 % (6,5 milj. ) kaikista ostoista 12 % yhdistykset (481 kpl 2 % kunnat ja kuntayhtymät (93 kpl) 2 % säätiöt (60 kpl) 1 % muut 1 % valtio ja sen laitokset Ostolaskut yhteensä 221, milj. -> kouvolalaisilta tehdyt ostot 8 milj. (39,3 %) Yhtiöt 5 % (166 milj. ) Kunnat ja kuntayhtymät 10 % (23 milj. ) Yhdistykset 9 % (20 milj. ) Yksityiset elinkeinonharjoittajat 3 % (6 milj. )

8 Toimittajat ja eurot kotipaikan mukaan v (lähde: Liisa Kolari, Kouvolan kaupunki) Uusimaa 1412 kpl (35 %) 3 milj. Kouvola 128 kpl (31 %) 8 milj. 8

9 Toimittajien jakautuminen ostojen suuruuden mukaan vuositasolla ja ostojen kokonaismäärät ko suuruusluokissa v Toimittajien jakautuminen (4 095 kpl) ostojen suuruuden mukaan Ostot alle > 4 % (3043 kpl) kouvolalaisilla 0 % (901 kpl) Ostot > 19 % (56 kpl) Ostot > 5 % (221 kpl) Ostot milj. -> 1 % (38 kpl) Ostot yli 1 milj. -> 1 % (3 kpl) Kaupungin ostojen kokonaismäärät (yht. 221, milj. ) Ostot alle > 2 % (6 kpl) Ostot > 11 % (25 kpl) Ostot > 21 % (46 kpl) Ostot milj. -> 12 % (26 kpl) Ostot yli 1 milj. -> 54 % (119 kpl) 9

10 Yhteenveto Kaikista toimittajista %:lta (28 kpl) ostetaan 86 % (189,4, milj. ) ostojen kokonaismäärästä Kouvolalaisista toimittajista 8 %:lta (110 kpl) ostetaan 85 % (1,8 milj. ) kouvolalaisten toimittajien ostojen kokonaismäärästä Määrällisesti eniten toimittajia on vuodessa toimittavien joukossa, näiden euromääräinen osuus kuitenkin vain 2 % vuosittaisista ostoista Kouvolalaisten toimittajien määrällinen osuus on kaikista toimittajista tarkasteluajanjaksolla hieman laskenut 32,6 % -> 31,4 %, mutta ostojen euromääräinen osuus sen sijaan kasvanut 36, % -> 39,3 % 10

11 Hankintalain mukaan oman kunnan yritysten suosiminen on kiellettyä mutta MITEN PAIKALLISET/ PK-YRITYKSET ON MAHDOLLISTA HUOMIOIDA HANKINNOISSA? 11

12 Perusperiaatteet ulottuvat nyt myös pienhankintoihin AVOIMUUS SYRJIMÄTTÖMYYS SUHTEELLISUUS TASAPUOLISUUS HYVÄT HANKINNAT 12 12

13 Jokainen hankinta on erilainen! Hankintojen erityispiirteiden tunnistaminen (+ työkalut siihen) Yritysvaikutusten arviointi? Voidaanko hankinnassa käyttää työllistämisvelvoitetta? Onko hankinnalla merkittävä aluetaloudellinen tai kokonaistaloudellinen vaikutus? Ympäristövaikutusten arviointi? Onko hankinnalla uudistava vaikutus tai mahdollisuus toiminnan uudistamiseen tilaaja- tai toimittajaorganisaatioissa (innovatiivinen hankinta)? Hankintojen painopiste suunnitteluun ja sopimuksen aikaiseen hallintaan Hankintojen suunnittelukalenterin kehittäminen interaktiivisemmaksi Hankinnan suunnittelun aikajänteen pidentäminen Vaikuttavuusarviointien laadinta Säännölliset vuoropuhelut toimittajien kanssa Sopimusehtojen tehokas valvonta Innovatiivisten ratkaisujen tavoittelu Kaikki hankinnat Cloudia kilpailutusjärjestelmään Hankintaosaamisen kehittäminen -> kilpailutuskohtainen palautejärjestelmä käyttöön 13

14 Hankinnan jakaminen osiin (tärkein) Hankinnan kohde on aina tilaajan määriteltävissä ja siinä jos missä on mahdollista ainakin harkita, minkälaisella määrittelyllä paikallisilla toimijoilla olisi mahdollisuus osallistua kisaan ja peräti menestyä. Hankinta voidaan jakaa esim. määrittelemällä kunta maantieteellisesti moneen alueeseen (päiväkodit ydinkeskustassa ja laitakaupungilla), muotoilemalla sisältöä suppeammin (siivous, huoltopalvelut ja vartiointi) kaikki yhdessä vai sittenkin erikseen; kohdekohtaisesti vai koko kunnan alueella tai vaikkapa kertomalla jokaiselta tarjoajalta ostettava minimimäärä (voiko vapaita vanhainkotipaikkoja tarjota yhden vai onko niitä oltava neljäkymmentä). Tällä turvataan markkinoiden toimivuus, kun hankintaan voivat osallistua pienemmätkin toimijat, eikä bisnes keskity liikaa Vaatii lisäresursointia hankintoihin Enemmän hallinnollista työtä; tarjouspyynnössä ainakin muutama liite lisää ja sopimuksiakin lopulta useampi kappale. Yhteyshenkilöitä on monia. Sopimuskaudella useampia tarkastuskäyntejä eri toimipisteissä. 14

15 MARKKINAKARTOITUS (HL 65 ) osa hankinnan suunnitteluvaihetta Markkinakartoituksella tarkoitetaan kaikkea sitä markkinoilla olevaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan. Markkinakartoituksella pyritään saamaan tarkempi käsitys esim. siitä miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnössä määritellä Millaiset sopimusehdot tulisi olla? Millaisia palvelujen hinnoittelumekanismeja tietyllä alalla esiintyy? Millaisia vaatimuksia ehdokkaille tai tarjoajille olisi hyvä asettaa? Millaisissa osissa hankinta on luontevaa kilpailuttaa? Millaisia palveluja markkinoilla on tarjolla? Millaisilla ratkaisuilla voitaisiin parhaiten vastata hankintayksikön tarpeisiin? Markkinavuoropuhelu on väline tämän osaamisen hyödyntämiseksi hankinnan suunnittelussa. 15

16 Työllistämisehdon hyödyntäminen (Lähde: Julkisiin hankintoihin erikoistunut varatuomari Sanna Kronström) Kunta voi työllistämisehtoa käyttäessään edellyttää, että tarjouskilpailun voittaja rekrytoi heikossa työmarkkina-asemassa olevia kyseisen kunnan asukkaita Työllistämisehto huomioidaan hankinnassa vähimmäisvaatimuksena tai lisäpisteinä laatuvertailussa Hankintojen kautta työtä voidaan tarjota sopimuskauden aikana esimerkiksi pitkäaikaistyöttömille, maahanmuuttajille, kehitysvammaisille ja nuorille (Hyviä toimintamalleja esim. Hankinnoista duunia!-hankkeen kautta) Hankinta-asiakirjoissa tilaajan on syytä kuvata työllistämisehdon tavoitteita työllistämispolitiikkaa, kohderyhmän positiivista erityiskohtelua sekä työsuhteiden määräaikaisuutta ja lyhytkestoisuutta 16

17 Sijainti tietyn etäisyyden päässä Joissain poikkeustapauksissa sijaintiin nojaava paikallisuuden huomiointi voi olla perusteltua esimerkiksi asumis- ja päivähoitopalvelujen kohdalla on perusteltua vedota etäisyyteen lähellä kotia Markkinaoikeus on todennut asumispalvelua koskeneissa hankinnoissa (MAO 16/11), että sijaintivaatimuksen sai asettaa tietyllä kilometrisäteellä ja että sijainnista sai antaa lisäpisteitä. 1

18 Helpottaisivatko seuraavat toimet pk-yrityksen osallistumista? Osatarjousten hyväksyminen Puitejärjestelyiden käyttäminen Tarjousten antaminen ryhmittymänä / usean yrityksen yhteistarjouksena Tilaajavastuulain mukaisten ja muiden selvitysten vaatiminen ainoastaan tarjouskilpailun voittajalta Hankintayksikön mahdollisuuksia asettaa kohtuuttoman korkeita vaatimuksia yritykseltä rajoitettaisiin selkeämmin laissa 18

19 Testaa, onko kaupunkisi hankintaohje pk-yritysmyönteinen? (Suomen Yrittäjät ry) Onko markkinavuoropuhelu aina pakollinen? Ilmoitetaanko kutsu markkinavuoropuheluun riittävän avoimesti? Ilmoitetaanko myös pienhankinnat (yli ) aina avoimesti? Onko hankintojen osiin jakaminen kantava periaate? Onko myös linjattu, että ei sallita saman toimittajan voittaa kaikkia osia? Onko linjattu, että strategiset hankinnat toteutetaan itse, eikä sitouduta yhteishankintayksikköön? Strategisuus esim. sosiaalinen vastuullisuus, lähiruoka, markkinoiden toimivuus, aluetaloudellinen vaikutus paikallisesti 19

20 Testaa, onko kaupunkisi hankintaohje pk-yritysmyönteinen? (Suomen Yrittäjät ry) Onko linjattu, ettei tarjoajille tule asettaa kohtuuttoman korkeita vähimmäisvaatimuksia? Onko selvästi sanottu, ettei tarjoajilta estetä muuta liiketoimintaa? Esim. kielletään kaluston käyttö muualla, estetään alihankinta, painostetaan myymään koko tuotanto itselle, rajoitetaan työskentelyaikaa ja samalla vaaditaan yksinoikeutta Seurataanko sitä, saadaanko aikaan kilpailua? Esim. kasvaako tarjouspyyntökohtainen jätettyjen tarjousten lukumäärä? Sopimusaika: miten seurataan, että epäonnistumisiin puututaan, ja että onnistumiset voidaan huomioida? 20

21 Miten huomioida aluenäkökulma hankinnoissa? 1) Alueen yritysten tuntemus! Ymmärrys oman alueen yritysten palveluista, tuotteista, vahvuuksista, heikkouksista ja liiketoiminnan luonteesta. 2) Viestintä ja yhteistyö. Aktiivinen yhteistyö alueen yritysten kanssa hankintojen ulkopuolella. Suunnitelmien ja tulevien hankintojen viestintä. 3) Osallistaminen ja aktivointi. (Alueen) yritysten tiivis osallistaminen ja aktivointi hankintojen suunnitteluun ja toteutukseen. 21

22 Miten huomioida aluenäkökulma hankinnoissa? 4) Pk-yritysten hankintaosaamisen kehittäminen. Keskeinen este julkisiin hankintoihin osallistumiseen erityisesti pienillä yrityksillä on osaamisen puute. 5) Hankintojen suunnittelu siten, että se mahdollistaa oman alueen (pienempien) yritysten osallistumisen (koko, osatarjoukset, palvelu/ tuotekombinaatiot). 6) Yritysvaikutusten arviointi. Systemaattinen menettely hankintojen yritysvaikutusten arviointiin. 22

23 Teesit hyvään julkiseen hankintaan 1. Aina markkinavuoropuhelu 2. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä auttaa löytämään tarjouspyynnöt 3. Laatukriteerit hankittavalle kohteelle - ei tarjoavalle yritykselle 4. Ei estetä tarjoajilta muuta liiketoimintaa 5. Ei estetä alihankintaa 6. Jaetaan hankinta osiin, ja valitaan useita toimittajia (osien määrää voi rajoittaa!). Hankitaan yhteishankintayksikön sijaan itse silloin kun tunnetaan tarjoajat 8. Ostetaan kaikilta valituita toimittajilta selkeiden periaatteiden mukaan 9. Sopimuskaudella laatua mitataan ja valvotaan 10. Työllistämisehdon käyttö paikallisten työllistämiseksi 11. Käytetään hankinta-asiamiestä sparraajana 23

24 Kiitos! 24