FIKSUT HANKINNAT PROJEKTI PÄÄTTYY - HANKINTA-ASIAMIESTOIMINTA JATKUU

Transkriptio

1 FIKSUT HANKINNAT PROJEKTI PÄÄTTYY - HANKINTA-ASIAMIESTOIMINTA JATKUU Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM

2 FIKSUT HANKINNAT KYMENLAAKSO (KOUVOLA) Hankkeen kesto Hankkeen hallinnoija Kouvola Innovation Oy Hankkeen kokonaisbudjetti Vastaava sisarhanke Kotka-Haminan seudulla (Cursor) Hanketta rahoittivat Hämeen ELY-keskus (yritysten toimintaympäristön kehittämisavustus) ja Kouvolan kaupunki

3 PROJEKTIN TAVOITTEET 3/2017 4/2019 Järjestelmällinen ja jatkuva vuoropuhelu julkisten hankkijoiden ja alueen yrittäjien kesken Tarjouspyynnöt valmistellaan ja toteutetaan alueen yritykset huomioon ottaen Alueen yrittäjät osallistetaan kaupungin hankintaohjelman ja ohjeistusten uudistamiseen Pk-yrittäjiä ohjataan käyttämään sähköisiä tarjousportaaleja Pk-yrittäjiä koulutetaan täyttämään tilaajavastuu ja toimialansa kelpoisuus- ja laatukriteerit Alueen yritykset osallistuvat yhä suuremmassa määrin tarjouspyyntöihin Pk-yrityksille on välitetty kehittämishaasteita ja liiketoimintamahdollisuuksia kaupungin markkinakartoitusten, infojen sekä oppilaitosyhteistyön muodossa Yrityksiltä kerätyt tarpeet ja toiveet on välitetty julkisille hankintayksiköille Käynnistetään täysin uusi malli yritysten hankintaosaamisen kehittämiseksi

4 TEHDYT TOIMENPITEET JA SAAVUTETUT TULOKSET Hankinta-asiamies Marita Melkko, KTM

5 HANKINTA-ASIAMIESTOIMINNALLA AIKAANSAATUJA TULOKSIA (4/2017 4/2019) Järjestetty markkinakartoituksia ja - vuoropuheluja Yrittäjien ja kaupungin hankintayksiköiden välillä yht. 23 kpl Tarjottu henkilökohtaista hankintaneuvontaa yli 2300 kertaa (puhelut, asiakastapaamiset, sähköpostit) Hankinta-asiamiespalvelun kautta vaikutettu eri yrityksiin (tavoite 75) Yli 650 eri yritykseen (markkinakartoitukset, henkilökohtaiset tapaamiset, koulutukset) Eri tapahtumien välityksellä vaikutettu Arviolta yli 1600 eri yritykseen (seminaarit ja muut tapaamiset) Jatkuva tuloksista viestiminen ja verkostoituminen Uutiskirjeet (jakelu 3500 kpl), Yrittäjän voima -liite, lehtikirjoitukset, Yrittäjäjärjestöt, Kinnon kotisivut, Facebook, tapahtumat, Yritys Ensin -sidosryhmäjulkaisu jne.

6 HANKINTA-ASIAMIESPALVELU Hankintaneuvonnan asiakasmäärien kehitys (puhelin, sähköposti, henkilökohtaiset käynnit): 370 hlöä hlöä Hankinta-asiamiespalvelussa mukana olevien eri yritysten määrän kehitys (tavoite 75) (markkinakartoitukset, koulutukset, henkilökohtaiset tapaamiset) 200 yritystä yritystä % asiakasyrityksistä mikroyrityksiä

7 MILLAISTA TUKEA YRITTÄJÄT OVAT HANKINTA- ASIAMIEHELTÄ TARVINNEET? Tietoa, mistä julkiset hankinnat löytyvät (ennen portaalia) ja aktivointia tarjoamiseen (portaalissa olevat) Tukea tarjousten tekemiseen Tarjouspyyntöjen välittämistä ja ajankohtaisista hankinnoista tiedottamista Kouluttamista ja opastamista digitaalisten välineiden käyttöön (Cloudia, Hilma ym.) Neuvoja hankintalain eri kohtiin Neuvoja hankintaprosessin eri vaiheisiin Neuvoja epäselvien tarjouspyyntöjen tulkintaan eli esim. millaisia selvityksiä yrittäjältä odotetaan Neuvoja oikaisuvaatimuksen tekemiseen Tietoa, miten päästä tarjoamaan tuotteitaan ja palvelujaan hankintayksiköille Tietoa, miten tarjouspyynnön sisältöön pääsisi vaikuttamaan (vähimmäisvaatimukset ja hankintakriteerit) Apua ryhmittymien muodostamiseen ja alihankkijoiden etsimiseen

8 HANKINTA-ASIAMIESPALVELUN TOIMINNAN ARVIOINTI Palvelua arvioitiin asteikolla 1 5 Henkilöstön osaaminen ja palvelun saavutettavuus 4,5 Yrittäjien avustaminen ja toiminta kokonaisuudessaan 4,4 Toiminnan monipuolisuus 4,3 Hankintatoimen/ yksiköiden avustaminen 4,1

9 Suomen Yrittäjien Elinkeinopoliittinen mittaristo (ELPO) -kysely Tulokset julkistettiin Tampereella Kouvolan hankintapolitiikka > oli noussut arvosanoilla mitattuna 5,9:stä -> 6,6:een ja 3. sijalle yli as. kuntien sarjassa Kouvolan päätöksenteon yrityslähtöisyys > oli noussut arvosanoilla mitattuna 5,6:sta -> 6,6:een Parannusta selittävät: -> Kouvolan kaupungin, elinkeinoyhtiö Kinnon ja yrittäjäyhdistysten muodostaman Eturyhmän tiivis yhteistyö -> v käynnistynyt hankinta-asiamiestoiminta sekä -> Lisääntynyt viestintä ja markkinavuoropuhelut yrittäjien ja kaupungin välillä

10 MARKKINAVUOROPUHELU YRITYSTEN OSALLISTAMISEN TYÖKALUNA Markkinoilla on paras ymmärrys vaihtoehtoisista tavoista tarjota palvelua/ tuotetta. Markkinavuoropuhelu on väline tämän osaamisen hyödyntämiseksi hankinnan suunnittelussa. Markkinavuoropuhelussa hankintayksikkö suunnittelee yhdessä yritysten kanssa toteutettavaa hankintaa. Kyseessä ei ole tiedotustilaisuus. HYÖDYT: Vahvistaa tilaajan ja tuottajan yhteistyötä Tukee uusien tuottajien tunnistamista Täsmentää hankinnan kohdetta ja voi jopa muuttaa hankinnan määrittelyä merkittävästi Tukee asiakkaiden segmentoinnissa

11 MARKKINAKARTOITUS (HL 65 ) OSA HANKINNAN SUUNNITTELU- JA VALMISTELUVAIHETTA Markkinakartoituksella tarkoitetaan kaikkea sitä markkinoilla olevaa tietoa, jota hankintayksikön on mahdollista saada ja hyödyntää hankintaa suunnitellessaan. Markkinakartoituksella pyritään saamaan tarkempi käsitys esim. siitä miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnössä määritellä. Lisäksi halutaan selvittää esim. Millaisia yrityksiä/ palveluja markkinoilla on tarjolla? Millaisilla ratkaisuilla voitaisiin parhaiten vastata hankintayksikön tarpeisiin? Millaisia vaatimuksia ehdokkaille tai tarjoajille olisi hyvä asettaa? jne. Yrityksiä puolestaan kiinnostaa Millaisia vähimmäisvaatimuksia hankinnan kohteelle on suunniteltu? Millä perusteilla tarjouksia vertaillaan? Mitkä hinnat vaikuttavat vertailuun ja millä muilla seikoilla on merkitystä? Mitä asiakirjoja tarjoukseen tulee liittää? Milloin ja missä muodossa tarjous tulee antaa? Hyväksytäänkö osatarjoukset? Millaisiin sopimusehtoihin tarjouksessa tulee sitoutua?

12 ALUEEN YRITYKSET OSALLISTUVAT YHÄ SUUREMMASSA MÄÄRIN TARJOUSPYYNTÖIHIN Tulosodotukset: Tarjouspyynnöt valmistellaan ja toteutetaan alueen yritykset huomioon ottaen. Vuoropuhelua varten järjestetään markkinakartoituksia. Pk-yrityksille on välitetty kehittämishaasteita ja liiketoimintamahdollisuuksia kaupungin markkinakartoitusten ja infojen muodossa. Julkisiin kilpailutuksiin osallistuneiden yritysten määrä kasvaa Kouvolassa. Järjestetyt vuoropuhelut (23 kpl), esimerkkeinä: Tekninen vuoropuhelu (TVP) : Ikäihmisten päiväkeskus ja kylpypalvelujen kuljetukset (10 yritystä) Markkinakartoitus TVP: Elintarvikehankintojen markkinakartoitus (4 hankintaa + erikoistuotteet) (30 hlöä) Vuoropuhelu : Urakoitsijapalaveri lumenauraus-sopimuksen optiovuosien käytöstä (20 hlöä) Markkinakartoitus : Yhdyskuntatekniikan suunnittelun puitesopimuskonsulttien hankinnat (10 eri osa-aluetta) (31 hlöä) Tekninen vuoropuhelu (TVP) 2017: Toimistotarvikkeet ja palvelutuotteet (3 yritystä) Markkinakartoitus TVP: Kouvolan seudun joukkoliikenteen käsi- ja pysäkkiaikataulujen suunnittelu ja toteutus (13 hlöä) Markkinakartoitus : Joukkoliikenteen asiakaspalvelupisteen järjestäminen (7 hlöä) Markkinakartoitus : Esittelyssä tilapalvelujen v pieninvestointikohteet ( 32 hlöä) Markkinakartoitus : Kouvolan Asunnot Oy:n asuntojen vaihtoihin liittyvät korjaustyöt (25 hlöä) Markkinakartoitus : Kouvolan Asunnot Oy:n asuntojen vaihtoihin liittyvät LVI-työt (8 hlöä) Markkinakartoitus : Esittelyssä yhdyskuntatekniikan ja Kouvolan Vesi Oy:n v rakennuskohteet (27 hlöä) Markkinakartoitus TVP: Kouvolan kaupungin koulukuljetukset (22 hlöä) Markkinakartoitus : Työ- ja toimintakyvyn arvioinnit (25 hlöä) Markkinakartoitus : Kouvolan kaupungin työnohjauspalvelut (15 hlöä) Markkinakartoitus : Korian rautatieseisakkeen katosten rakentaminen (16 hlöä)

13 ALUEEN YRITYKSET OSALLISTUVAT YHÄ SUUREMMASSA MÄÄRIN TARJOUSPYYNTÖIHIN Kouvolan kaupungin ostolaskut (uusi tilasto 2018) Vuonna 2017 kaupungin ostolaskut yhteensä 201,5 milj., toimittajia 3927 kpl Kouvolalaisia toimittajia 1208 kpl (30,9 %), ostot kouvolalaisilta toimittajilta 77,8 milj. (38,6 %) Tavoite: Hankintojen paikallisuusaste kasvaa, hankintojen suunnittelussa otetaan huomioon paikallinen tarjonta, kun se on mahdollista, mittarina paikallisuusaste % Kouvolan kaupungin hankintaohjelma Pk-yrittäjien osallistuminen tarjouskilpailuihin mahdollistuu aiempaa paremmin Hankinnat toteutetaan pk-yrityksille soveltuvina kokonaisuuksina, kun jakamisesta ei aiheudu olennaista haittaa kaupungin palvelutuotannolle Mittarina tarjousten määrä kpl/ vuosi Cloudia-sopimushallinta- ja kilpailutusjärjestelmien käyttöönotolla parannetaan hankintojen seurantaa Tavoitteeseen pääsy edellyttää määrätietoisia kehittämistoimia sekä hankintayksiköiden että yrittäjien hankintaosaamisessa, vanhoista käytänteistä poisoppimista, uuden oppimista puolin ja toisin sekä tiivistä ja avointa vuoropuhelua

14 PAIKALLISET YRITTÄJÄT OVAT OSALLISTUNEET KAUPUNGIN HANKINTAOHJELMAN UUDISTAMISEEN > UUSI HANKINTAOHJELMA HYVÄKSYTTIIN Tulosodotukset: Yrityksiltä kerätyt tarpeet ja toiveet on välitetty julkisille hankintayksiköille. Ohjelma on ymmärrettävä ja markkinoita ohjaava. Kaupungin julkisiin hankintoihin liittyvä ohjeistus ja informaatio on kaikkien yritysten käytettävissä. Alueen yrittäjät on osallistettu kaupungin hankintaohjelman uudistamiseen. Tehdyt toimenpiteet: Hankinta-asiamies laati toimenpide-ehdotuksia yrittäjien ja kaupungin välisen hankintayhteistyön kehittämiseksi > toimitettu kaupungin Eturyhmälle ja kaupungin hankintapäällikölle Kouvolan kaupunkistrategia hyväksyttiin > Tavoitteena mm. kaupungin hankintojen paikallisuusasteen nousu 39,3 % -> 60 % vuoteen 2030 mennessä Hankinta-asiamies kutsuttiin Kouvolan kaupungin hankintaohjelmaa valmistelevaan ohjausryhmään: palaverit ja > konkreettinen osallistuminen ohjelman valmisteluun ja yrittäjien infoaminen valmisteluprosessin etenemisestä Yrittäjät antoivat kommentteja hankintaohjelmaluonnokseen mennessä Ohjausryhmän ja yrittäjien välinen keskustelutilaisuus hankintaohjelman ja ohjeluonnosten sisällöistä sekä tulevasta ennakkoarviointilomakkeesta pidettiin Kaupunginhallitus hyväksyi hankintaohjelman > Vuoden aikana hankintaohjelman tavoitteiden toteutumista seurataan ja kehitetään yhteistyössä yrittäjäjärjestön edustajien kanssa 3 x vuodessa

15 JÄRJESTELMÄLLINEN JA JATKUVA VUOROPUHELU JULKISTEN HANKKIJOIDEN JA ALUEEN YRITTÄJIEN VÄLILLÄ Hankintaohjelmaan kirjattu hankintatoiminnan kehittämisen tavoitteeksi markkinavuoropuhelujen järjestäminen aiempaa useammin Hankintojen painopisteen siirtäminen suunnittelu- ja sopimuksenaikaisiin toimintavaiheisiin, joista käytännön esimerkkeinä mm. Hankintojen suunnittelun aikajänteen pidentäminen Asiakaskyselyt Vaikuttavuusarviointien laadinta Markkinakartoitukset ja vuoropuhelut Säännölliset vuoropuhelut toimittajien kanssa sopimuskaudella edistävät innovatiivisten ja vaikuttavuutta tavoittelevien ratkaisujen löytymistä seuraavassa hankintaprosessissa Hankintasopimusten hallinnointia ja sopimusehtojen valvontaa edistetään Cloudia-sopimushallintajärjestelmän käyttöönotolla

16 KÄYNNISTETTY TÄYSIN UUSI MALLI YRITYSTEN HANKINTAOSAAMISEN KEHITTÄMISEKSI Tulosodotukset: Hankintaohjelma on yrittäjien kannalta ymmärrettävä ja markkinoita ohjaava. Hankkeeseen osallistuneet pk-yritykset ymmärtävät hankintaprosessin ja osaavat käyttää kilpailutukseen sähköisiä välineitä sekä löytävät omaa toimintaansa ohjaavaa informaatiota julkisista hankinnoista. Yritykset ovat solmineet kontakteja toisiinsa ja tuntevat mahdollisuudet osallistua kilpailutuksiin yhteistarjouksella. Paikallisten yritysten kyky tarjota kansallisiin ja kansainvälisiin tarjouskilpailuihin nousee. Alueen yritykset osallistuvat yhä suuremmassa määrin tarjouspyyntöihin. Tehdyt toimenpiteet v : Pk-yrittäjiä on asiakaskäyntien yhteydessä ohjattu käyttämään sähköisiä tarjousportaaleja yrittäjille järjestettiin hankinta-asiamiehen toimesta Cloudian käyttökoulutus Tarjouksen tekeminen Pienhankinta- ja Tarjouspalveluihin, ESPD-lomakkeen täyttö ja dynaaminen hankintajärjestelmä Hankintaosaamisen lisäämiseen toteutetut koulutustilaisuudet v. 2018: Innovatiiviset hankintamenettelyt (innovaatiokumppanuus, allianssi-malli ja käänteinen kilpailutus) (30 hlöä) Verkkolaskutuskoulutus yrityksille (31 hlöä) Hankintaseminaari Sokos Hotel Vaakunassa (98 hlöä) 7.6. Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Kouvolassa Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Anjalassa Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Valkealassa (yht. n. 90 hlöä) Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Elimäellä Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Jaalassa Menesty julkisissa hankinnoissa koulutus Kuusankoskella

17 PK-YRITTÄJIÄ ON KOULUTETTU TÄYTTÄMÄÄN TILAAJAVASTUU SEKÄ TOIMIALANSA KELPOISUUS- JA LAATUKRITEERIT Tilaajavastuulain tavoitteena on edistää yritysten välistä tasavertaista kilpailua työehtojen noudattamista luoda tilaajalle edellytyksiä varmistaa, että sopimuskumppanit täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa Harmaan talouden torjunta

18 HANKINNAT OVAT VIESTINTÄÄ Hankintojen onnistuminen riippuu keskeisesti siitä, miten viestintä onnistuu Onko tieto hankinnasta tavoittanut potentiaaliset tarjoajat? Onko hankinta herättänyt kiinnostusta tarjoajissa? Onko hankinnan sisältö ymmärretty oikein? Onko tilaajan tarpeet ymmärretty oikein? Ovatko tarjoukset muodoltaan ja sisällöltään tarjouspyynnön mukaisia? Käynnistyykö yhteistyö sujuvasti (yhteisymmärrys sopimuksen sisällöstä)? Viestinnän tavoitteena on yhteisen ymmärryksen luominen!

19 HANKINTA-ASIAMIESPALVELUN TOIMINTAMALLIN JUURRUTTAMINEN Tavoite: Hankinta-asiamiespalvelu muodostuu pysyväksi toiminnaksi seudulla Tulos: Hankinta-asiamiespalvelu juurrutetaan alkaen osaksi Kouvola Innovationin palveluja (toimivan yrityksen kehittämispalvelut) hyväksyttiin Kinnon ja Kouvolan kaupungin välinen sopimus elinkeinopalvelujen, elinkeinojen kehittämistoimenpiteiden, kaupunkimarkkinoinnin sekä kokous- ja tapahtumapalvelun tuottamisesta Hankinta-asiamiespalvelu on jatkossa osa Kinnon palveluja, jonka avulla on tarkoitus lisätä pk-yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin kouluttamalla tarjousten tekemiseen ja erilaisten sähköisten välineiden käyttöön. Lisäksi vahvistetaan järjestelmällistä ja jatkuvaa vuoropuhelua hankintayksiköiden ja alueen yrittäjien välillä sekä edistetään yritysten verkostoitumista ja keskinäistä yhteistyötä.

20 MITÄ HYÖTYÄ KUNNALLE/ HANKINTAYKSIKÖILLE ON HANKINTA-ASIAMIEHESTÄ? Auttaa tarvittaessa kaupungin hankintaohjelman ja ohjeistusten laadinnassa Tukee kaupungin hankintaohjelman toimeenpanoa Tukee kaupungin ja sen yhtiöiden hankintojen kehittämistä yhteistyössä yrittäjien kanssa On apuna tarjouspyyntöjen kehittämistyössä, jotta myös yritykset voivat tarjota Kartoittaa markkinoita ja auttaa markkinavuoropuhelujen järjestämisessä Tukee vuorovaikutuksen ja luottamuksen rakentamista yrittäjien ja kaupungin välillä

21 HANKINTA-ASIAMIEHEN TEHTÄVÄT JÄLKEEN Kouvolan kaupungin hankintaohjelman toimeenpanon tukeminen ja tarvittaviin kehittämistoimiin osallistuminen Yhteistyö Kouvolan kaupungin hankintayksiköiden kanssa hankintojen valmistelussa ja kilpailutuksissa (kunta, yhtiöt, kuntayhtymä) Markkinatiedon hankinta ja toimittaminen hankintayksiköille Markkinavuoropuhelujen järjestäminen yhteistyössä hankintayksiköiden kanssa Olla pyydettäessä apuna tarjouspyyntöjen kehittämistyössä Kymsote yhteistyö (?) Kouvola Innovation Oy:n ja Kouvolan Yritystilat Oy:n hankintojen kehittäminen Hankintaohjeistukset, malliasiakirjat, koulutukset, hankintojen ennakkoarvioinnit, hankintojen seuranta, pilotoinnit Yritysten tukeminen tarjouskilpailuissa Kertoa, mistä julkiset hankinnat löytyvät ja aktivoida tarjoamaan Hankintaneuvonta ja yhteistyö Suomen Yrittäjien hankinta-asiamiesverkoston kanssa Tarjouspyyntöjen välittäminen ja tiedottaminen ajankohtaisista hankinnoista Opastaminen digitaalisten työvälineiden käytössä (mm. Hilma, Cloudia ym.) Tarjoajien aktivointi ja avustaminen tarjousten tekemisessä Tarvittaessa ryhmittymien muodostaminen/ alihankkijoiden etsiminen Tiedon välittäminen yrittäjiä avustaville hankintakonsulteille Kouluttaminen ja koulutusten järjestäminen hankintayksiköille ja yrittäjille Hankintalaki, tarjoustyökalut, sähköiset portaalit, hankintavahti-palvelu Viestintä

22 KOUVOLAN HANKINTA-ASIAMIES Tavattavissa ajanvarauksella puh tai sähköpostitse Palvelupiste Kasarminmäellä os. Vartiotie 4, 2. krs, Tehtävänä Edistää vuoropuhelua eri osapuolten välillä Tukea erityisesti pk-yritysten mahdollisuuksia päästä mukaan julkisiin hankintoihin Neuvoa, kouluttaa ja aktivoida yritys- ja kuntasektoria sekä kaupungin yhtiöitä julkisiin hankintoihin liittyen

23 KIITOS!