KUNNALLISTEN TURVAPUHELINPALVELUJEN HANKINTA JA TURVAPUHELIN- PALVELUTUOTTAJAN ESIVALINTA 1. HANKINNAN KOHDE Lohjan kaupungin perusturvakeskus ja Perusturvakuntayhtymä Karviainen kilpailuttavat vanhusten, vammaisten ja pitkäaikaissairaiden (jäljempänä asiakas) turvapuhelinpalvelujen tuottajan. Hankintaprosessin koordinaattorina toimii Lohja. Lohjan kaupungin perusturvakeskus on vastannut 1.1.2009 alkaen Lohjan, Siuntion, Inkoon ja Karjalohjan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista Lohjan sosiaali- ja terveydenhuollon yhteistoiminta-alueella (ns. Lost-alue). Perusturvakuntayhtymä Karviainen on Karkkilan, Nummi-Pusulan ja Vihdin perustama perusterveydenhuollon ja sosiaalitoimen kuntayhtymä, joka aloitti toimintansa 1.1.2009. Tarjouspyyntö koskee kaikkien näiden kuntien tarvitsemia turvapuhelinpalveluita. Lohjan perusturvakeskuksesta ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisesta käytetään jäljempänä nimitystä kunta tai tilaaja. Tarjouspyyntö on kaksiosainen: 1. osiossa kysymyksessä on kuntien järjestämisvastuun piirissä olevien turvapuhelinpalvelujen kilpailuttaminen kuntien osoittamille asiakkaille. Tilaajan asettamat laite-, sisältö- ja laatuvaatimukset täyttävän, hinnaltaan edullisimman palveluntuottajan kanssa kunta tekee sopimuksen ostettavasta palvelusta. Sopimuksen perusteella tilaaja osoittaa asiakkaat palveluntuottajan turvapuhelinpalvelun piiriin. 2. osiossa kysymyksessä on ns. palveluntuottajan esivalinta. Lopullisen palveluntuottajan valinnan tekee ja turvapuhelinpalvelusopimuksen solmii yksittäinen turvapuhelinasiakas. Esivalinnan tarkoituksena on löytää ne palveluntuottajat, jotka täyttävät tilaajan asettamat turvapuhelinpalvelun laite-, sisältö- ja laatuvaatimukset. Esivalinnan jälkeen tehdään edellä mainitut vaatimukset täyttävän ja hinnaltaan edullisimman palveluntuottajan kanssa palvelunvälityssopimus. Sopimuksessa ei määritellä tilattavien turvapuhelimien määrää eikä tilaaja anna takuuta tilattavan palvelun vähimmäismäärälle. Varsinainen turvapuhelinpalvelusopimus tehdään asiakkaan ja palveluntuottajan välillä. Palveluntuottaja on vastuussa palvelun toteuttamisesta ja laadusta ensisijaisesti suoraan asiakkaalle ja vain palvelunvälityssopimuksessa määritellyssä osin tilaajalle. Esivalinta ja palveluvälityssopimus ei sulje pois asiakkaan oikeutta käyttää muita markkinoilla olevia palveluntuottajia tai uusia yrittäjiä. Kilpailutuksella valitaan yksi palveluntuottaja, joka vastaa 1.osion ja 2. osion palvelujen tuottamisesta. Tarjoajalla on oltava valmius tarjota palvelua LOST-alueella 1.7.2010 alkaen ja Karviaisen alueella joustavasti tämän jälkeen kuitenkin viimeistään 1.9.2010 alkaen. 1
2. KUVAUS PALVELUN KÄYTTÄJISTÄ JA OSTETTAVASTA PALVELUSTA Tarjouspyynnön mukaisen turvapuhelinpalvelun tilaajana/ostajana on kunta tai yksityinen henkilö. Turvapuhelinpalvelun järjestämisen tavoitteena on lisätä asiakkaiden turvallisuutta ja mahdollistaa omassa kodissa asuminen. Palvelunkäyttäjät ovat iäkkäitä, pitkäaikaissairaita tai vammaisia henkilöitä, jotka kotona asumisen tueksi tarvitsevat turvapalveluja. Osalla heistä saattaa olla jokin liikuntarajoite ja apuväline. Turvapuhelinpalvelu sisältää vuokrattavat turvapuhelimet lisälaitteineen, turvapuhelimien toimituksen, asennuksen, ohjelmoinnin, huollon, turvahälytysten vastaanoton ja välittämisen sekä turva-auttajapalvelut 24 h vuorokaudessa. Turvapuhelinpalvelujen toiminta-alueena on Lohja, Siuntio, Inkoo ja Karjalohja sekä Karkkila, Nummi-Pusula ja Vihti. Toiminta-alueella on yhteensä noin 95 000 asukasta, joista 75 vuotta täyttäneitä on 6 000. Lohjan kaupunki ja perusturvakuntayhtymä Karviainen tekevät omat päätöksensä hankinnasta. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. 3. HANKINTAMENETTELY JA HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankintalain liitteen B mukainen toissijainen palveluhankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Kaikki halukkaat voivat jättää tarjouksen. Hankinnan tekemisessä noudatetaan seuraavia säännöksiä: laki julkisista hankinnoista (348/2007), valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä eli ns. tilaajavastuulaki (1233/2006). Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Kilpailutuksella valitaan yksi palveluntuottaja, joka vastaa 1.osion ja 2. osion palvelujen tuottamisesta. Hankintapäätökset eivät luo sopimussuhdetta tilaajan/ostajan ja tarjoajan välille. Sopimukset syntyvät vasta sopimuksien allekirjoituksella. Sopimukset tehdään vasta, kun hankintapäätöksen jälkeinen odotusaika (21pv+7pv) on kulunut edellyttäen, että päätöksistä ei ole valitettu. Liitteenä olevien sopimusten ehdot ovat ehdottomia vaatimuksia, mihin tarjoajan tulee sitoutua. Muita sopimusehtoja voidaan täsmentää ennen sopimuksien allekirjoittamista tilaajan/ostajan ja palveluntuottajan kesken käytävissä neuvotteluissa. Lohjan kaupunki ja perusturvakuntayhtymä Karviainen tekevät kumpikin omat hankintasopimukset palveluntuottajan kanssa. Ne eivät ole yhteisvastuullisia sopimusten ehtojen täyttämisestä, vaan kumpikin omalta osaltaan erikseen. 2
Hankinnasta on ilmoitettu Hilmassa 8.3.2010 (www.hankintailmoitukset.fi). Tilaajat pidättävät oikeuden perustellusta syystä jättää hankinnan toteuttamatta. 4. TARJOTTAVAN PALVELUN MÄÄRÄ 1. Osio Kuntien tilaamien ja maksamien palvelujen osalta kunnat eivät anna takuita tilattavien palvelujen vähimmäismäärälle. Tällä hetkellä kunnan järjestämisvelvollisuuden piirissä olevien turvapuhelinasiakkaiden määrän toiminta-alueella arvioidaan olevan yhteensä noin 380 asiakasta, joista Lostin alueella 150 ja Karviaisen alueella 230. 2. Osio Esivalinnan ja palvelunvälityssopimuksen perusteella tilaaja ei sitoudu asiakkaiden hankintaan muutoin kuin tiedottamalla nykyisille turvapuhelinasiakkaille sekä uusille, palvelua tarvitseville asiakkaille palvelun sisällöstä ja sopimuskumppaniksi valitun palveluntuottajan yhteystiedot ja palveluhinnat. Asiakkaalle jää päätös palveluntuottajan valinnasta tai mahdollisesta palveluntuottajan vaihtamisesta. 5. KELPOISUUSVAATIMUKSET TURVAPUHELINPALVELULLE JA SISÄLTÖMÄÄ- RITTELYT 5.1 Turvapuhelinpalvelun järjestäminen Turvapuhelinpalvelussa palveluntuottaja ylläpitää turvapalvelujärjestelmää, johon sisältyy turvapuhelimet lisälaitteineen, turvapuhelimien toimitus, asennus, ohjelmointi, huolto, turvahälytysten vastaanotto ja välittäminen sekä turva-auttajapalvelut 24 h vuorokaudessa. Palveluntuottaja organisoi toiminnan ja hankkii mahdolliset alihankkijat. Palveluntuottaja vastaa toimintansa riittävästä vakuuttamisesta ja kaikista palvelutoiminnan aiheuttamista vahingoista asiakkaalle sekä osion 1. sopimuksen määriteltyjen asioiden osalta myös tilaajalle. Palvelun tulee täyttää seuraavien lakien ja viranomaismääräysten asettamat vaatimukset: sosiaalihuoltolaki ja -asetus kansanterveyslaki laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista henkilötietolaki laki ja asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta pelastustoimilaki laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista 3
5.2. Turvalaitteen toimitus Palveluntuottaja toimittaa, asentaa ja ohjelmoi turvapuhelimen lisälaitteineen asiakkaalle. Toimituksen ajankohdasta sovitaan asiakaskohtaisesti. Kuitenkin kiireellisissä tilanteissa, esim. turvapuhelinpalvelun ollessa kotiutuksen edellytyksenä, toimituksen tulee tapahtua yhden arkivuorokauden sisällä tilauksesta. Ei kiireellisissä tapauksissa, toimitus on tapahduttava viiden arkipäivän kuluessa tilauksesta. Tilaus tehdään faksilla, jonka palveluntuottaja kuittaa saaduksi. 5.3 Hälytysten vastaanottaminen ja välittäminen Palveluntuottaja vastaa hälytysten vastaanottamisesta 24 h vuorokaudessa. Turvapalvelupäivystys ottaa vastaan asiakkaan hälytyksen, johon vastataan välittömästi. Hälytyksen vastaanottoaika tulee olla alle 60 sekuntia. Päivystäjä tekee tilannearvioinnin. Päivystäjillä tulee olla riittävä ammattitaito arvioida asiakkaan tilanne näkemättä häntä. Turvahälytysten vastaanottajan tulee osata arvioida, milloin kyseessä on auttamiskäynti tai milloin tarvitaan sairaankuljetuksen apua. Jokaisella asiakkaalla on asiakaskohtainen auttajasuunnitelma, jonka tietoja palveluntuottajan tulee noudattaa ja käyttää hälytysten vastaanottamisessa ja välittämisessä. Asiakkaalta lähtevä hälytysliikenne tulee olla kustannuksiltaan normaalia puheluliikennettä vastaavaa. Erikseen niin sovittaessa palvelutalojen ja vastaavien yksiköiden auttamiskäyntipyyntö välitetään ensisijaisesti yksikön omalle henkilökunnalle. Samoin, erikseen niin sovittaessa, auttamiskäyntipyyntö voidaan ohjata ensisijaisesti myös asiakkaan omaiselle. Auttamiskäyntipyyntöjä ei tule osoittaa kotihoidolle. Vastaanotetut hälytykset ja niistä aiheutuneet toimenpiteet sekä suoritetut käynnit kirjataan seurattavaan atk-järjestelmään. Hälytyspuhelut on nauhoitettava ja nauhoitukset on säilytettävä 12 kk. Palveluntuottajan jatkuva ympärivuorokautinen päivystysvastuu turvapuhelinasiakkaasta alkaa kunnan ja palveluntuottajan välisen sopimuksen (osio 1.) piirissä olevista asiakkaista sen jälkeen, kun kunta on toimittanut asiakkaan antamat palvelun edellyttämät asiakastiedot kirjallisena palveluntuottajalle ja turvapuhelin on asennettu sopimuksen mukaisesti palvelunvälityssopimuksen (osio 2.) piirissä olevista asiakkaista asiakkaan ja palveluntuottajan välisessä sopimuksessa määriteltynä ajankohtana Palveluntuottajan päivystysvastuu asiakkaasta päättyy, kun kunta on ilmoittanut asiakkuuden päättymisestä tai asiakkaan ja palveluntuottajan välinen sopimus päättyy/irtisanotaan sopimukseen kirjatulla tavalla. 4
5.4 Turva-auttajapalvelu Turva-auttajapalvelu sisältää hälytysten vaatiman auttamiskäynnin ja tarvittavat hoitoja jatkotoimenpiteet asiakkaan kotona. Avustustoimet kirjataan ja tilastoidaan erilliseen sähköiseen asiakasohjelmaan. Turva-auttajakäyntien vasteajat Tilanteessa, jossa asiakkaan tila on korkeariskinen ja akuutti, apu lähetetään paikalle välittömästi. Pääsääntöisesti tieto tehtävästä välitetään Hätäkeskukselle. (Jos auttamiskäynti johtaa asiakkaan kuljetukseen sairaalaan / terveyskeskukseen, se laskutetaan sairaankuljetuksena asiakkaalta.) Tilanteessa, jossa turvahälytyspäivystäjän arvion mukaan asiakkaan tila ilman ensihoitoa ei heikkene nopeasti, turva-auttajakäynti asiakkaan luokse tehdään mahdollisimman pian, enintään kuitenkin 40 minuutin sisällä hälytyksestä. Kaikissa turvahälytystilanteissa, joissa turva-auttajakäynti arvioidaan tarpeelliseksi, asiakas tulee tavoittaa enimmillään 60 minuutin sisällä hälytyksestä. Turvahälytyspäivystäjän tulee antaa hälytyksen tehneelle asiakkaalle tietoa siitä, miten kauan turva-auttajan saapuminen kestää. Palveluntuottaja huolehtii palvelun piirissä olevien asiakkaiden avainten saatavuudesta ja turvallisesta säilytyksestä sekä asiakkaan palvelun päättyessä avainten palautuksesta. Avaimista ei saa ottaa kopioita. Palveluntuottajalla on henkilökunnan perehdytykseen sisältyvänä avaintenhallintaan kirjallinen ohjeistus, jonka myös asiakas/tilaaja voi saada pyynnöstä nähdäkseen. Asiakas maksaa mahdollisesta avainten teettämisestä aiheutuvat kulut. Palveluntuottajan hälytyskohtainen toimintavastuu alkaa, kun asiakkaan hälytys on siirretty turva-auttajalle ja päättyy, kun turva-auttaja kuittaa turvahälytyspäivystykseen suorittamansa auttamiskäynnin päättyneeksi. Palveluntuottajan turva-auttajavastuu asiakkaasta päättyy, kun kunta on ilmoittanut asiakkuuden päättyneen. Palvelunvälityssopimusasiakkaiden kohdalla turva-auttajavastuun päättymisestä sovitaan asiakkaan ja palveluntuottajan keskinäisessä sopimuksessa. Kunnan ja palveluntuottajan välisen sopimuksen piirissä olevien asiakkaiden siirrosta on ilmoitettava tunnin sisällä hoitavaan yksikköön ja/tai asiakkaan yhteyshenkilölle. 5.5 Turvapuhelinlaitteet ja tekniikan varmistaminen Turvapuhelinlaitteet ja lisälaitteet Palveluntuottajalla tulee olla tarjolla nykyaikaisia, tavalliseen puhelinliittymään liitettäviä ja gsm-sovittimella toimivia turvapuhelinlaitteita, joiden avulla ranteeseen tai kaulaan ripustettavaa hälytysnappia painamalla saadaan yhteys hälytysten vastaanottoon. Turvapuhelimiin tulee olla kytkettävissä useampia rannekkeita. Lisälaitteina turvapuhelimeen tulee voida liittää vähintään palohälytin, häkähälytin, hellahälytin ja ovihälytin. Ukkosenilmojen aiheuttamien laitevikojen estämiseksi turvapuhelinlaitteissa tulee olla ylijännitesuojat. 5
Kunnan ja palveluntuottajan välisen sopimuksen piirissä olevien asiakkaiden osalta lisälaitteet hankitaan erikseen asiakkaan kulloistenkin tarpeiden mukaisesti. Asiakas vastaa lisälaitteiden kustannuksista, ellei kunnan arvioinnin mukaan toisin päätetä. Turvapuhelinlaitteiden toiminnan varmistaminen Turvapuhelinpalvelun tuottaja vastaa turvapuhelimen toimivuudesta laitevalmistajan ohjeiden mukaisesti. Palveluntuottaja varmistaa turvapuhelimen virheettömän toiminnan ennakkotarkistuksilla, riittävillä paristojen/akkujen vaihdoilla ja koesoitoilla. Koesoitot sisältyvät laitteiden kuukausivuokraan. Koesoitto on tehtävä kerran kuukaudessa. Hälytysten vastaanottokeskuksessa tulee olla linjavalvonta kaikkiin päätelaitteisiin. Hälytysten vastaanottokeskus vastaanottaa testisoitot ja automaattiset vikahälytykset, jotka ohjautuvat palveluntuottajan laitehuoltoon. Palveluntuottaja huoltaa ja korjaa kaikki järjestelmän piirissä olevat turvapalvelulaitteet. Palveluntuottajan tulee korjata turvalaitteessa oleva vika tai vaihto-ehtoisesti toimittaa asiakkaalle vaihtolaite enintään kolmen (3) tunnin sisällä vikailmoituksen saapumisesta. Vaihtolaitteella turvataan se, että asiakkaalla on koko ajan toimiva turvapalvelulaite käytössään. Huollon aikana tarvittavista varalaitteista ei peritä erillistä korvausta. Turvapuhelinten vikailmoitukset ja niiden johdosta suoritetut toimenpiteet tulee näkyä raporteissa, jotka palveluntuottaja toimittaa kunnalle kohdassa 9 kerrotulla tavalla. Palveluntuottaja toimittaa, asentaa ja ohjelmoi uudet turvapuhelimet asiakkaalle ja noutaa laitteet pois ja purkaa ohjelmoinnin asiakkaan palvelun päättyessä. Palveluntuottaja vastaa ilman eri veloitusta kaikkien käytöstä poistuvien turvapalvelulaitteiden asianmukaisesta kierrättämisestä ja hävittämisestä. 5.6 Käytön opastus Palveluntuottaja vastaa asiakkaalle annettavasta ohjauksesta ja koulutuksesta turvapuhelimen ja sen ohjauslaitteiden oikeaoppiseen käyttöön ja käyttötottumuksiin sekä turvapuhelimen valmiustilan seurantaan. Laitteiden asennuksen yhteydessä asiakkaan käyttöön jätetään lisäksi kirjalliset käyttöohjeet, joissa on myös palveluntuottajan yhteystiedot vikailmoituksen ja lisäopastustarpeen varalle. Asiakkaalle annettavan käytönopastuksen lisäksi palveluntuottaja järjestää sopimuskauden alussa kunnan kotihoidon henkilöstölle neuvonta- ja opastustilaisuuden turvapuhelinlaitteiden toiminnasta ja käytöstä. 5.7 Ammatillinen osaaminen, pätevyysvaatimukset, henkilökunnan riittävyys sekä laatu-ja seurantajärjestelmä Osaaminen turvapuhelinpalveluntuottajana Palveluntuottajalla tulee olla kokemusta turvapuhelinpalvelun tai vastaavan palvelun tuottamisesta. 6
Hälytysten vastaanotossa toimivan turvapalvelupäivystyksen henkilöstön ammattirakenne Päivystäjällä tulee olla riittävä ammattitaito ja kokemus arvioida asiakkaan tilanne näkemättä häntä. Koulutusvaatimuksena on vähintään sosiaali- ja terveysalan perustutkinto taikka soveltuva pelastusalan ammatillinen tutkinto. Henkilökuntaa turvapalvelupäivystyksessä tulee olla 24 h vuorokaudessa siten, että hälytyssoittoihin pystytään vastaamaan 60 sekunnin sisällä. Lisäksi henkilöstöltä edellytetään seuraavia taitoja ja valmiuksia: teknisinä taitoina hälytykseen vastaaminen, hälytysliikenteen välittäminen, tietojen tallentaminen sekä laitteiden toimintakunnon varmistaminen yhteistyötaitoina asiallinen ja ystävällinen puhelinkäyttäytyminen, neuvottelutaidot, harkinta, arviointi- ja päätöksentekotaidot hälytystilanteessa sekä selkeä yhteydenpito ja tiedotus Turva-auttajapalvelussa toimivan henkilöstön ammattirakenne Turva-auttajapalvelun henkilöstöllä tulee olla vähintään ensiapukoulutuksen (EA2) sisältävä alalle soveltuva tutkinto- tai koulutus ja kokemusta turva-auttajapalvelua vastaavista tehtävistä. Lisäksi henkilöstöltä edellytetään asiallista ja ystävällistä käytöstä, terveydenhoidon perusteiden tuntemusta, hoidollista osaamista, taitoa arvioida avuntarve ja tehdä itsenäisiä päätöksiä. Kaikilta turvapuhelinpalvelun tuottamiseen osallistuvilta henkilöiltä vaaditaan tietosuoja- ja tietoturvasitoumuksen allekirjoittamista. Hälytyspäivystyksessä ja turvaauttajapalvelussa toimivalla henkilöstöllä tulee olla tehtävän hoitamiseen riittävä suomen ja ruotsin kielen taito. Palveluntuottajalla tulee olla uusia työntekijöitä varten perehdytyssuunnitelma. Henkilöstön koulutuksesta on huolehdittava täydennyskoulutusvelvoitteen mukaisesti ja koulutussuunnitelma on tehtävä vuosittain. Koulutussuunnitelman toteutumista on seurattava. Koulutuksessa on huolehdittava riittävän ammatillisen osaamisen lisäksi lääkehuollon, ensiapuvalmiuden ja tietotekniikan ajan tasalla pitämisestä. Turva-auttajahenkilöstön määrä tulee olla riittävä siten, että asiakas saa auttajapalvelun kappaleessa 5.4. kerrottujen määräaikojen sisällä. Palveluntuottajalla on laatu- ja seurantajärjestelmä sisältäen jatkuvan laadun seurannan ja asiakaspalautteiden käsittelyn sekä systemaattiset asiakaskyselyt ja niiden pohjalta tapahtuvan toiminnan kehittämisen. 5.8 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu Tarjouksen tekijä voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa siten, että kunkin alihankkijan suorittamat osuudet ja työt käyvät ilmi tarjouksessa. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset 7
kuin palveluntuottajaa. Tarjouksen tekijän tulee hyväksyttää alihankkijat tilaajalla. Tarjouksentekijä vastaa valittuna palveluntuottajana alihankkijan työstä kuten omastaan. Mikäli palveluntarjoajalla ei ole tarjousta antaessaan valmiina tarjouspyynnön mukaista turvapuhelinpalvelujärjestelmää kokonaisuudessaan, tulee palveluntarjoajan esittää liiketoimintasuunnitelma palvelun järjestämisestä. Ennen sopimuksen allekirjoittamista palveluntarjoajan on kuitenkin toimitettava tarjoajan kelpoisuuden toteamiseksi ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamiseksi vaadittavat selvitykset ja todistukset koko turvapuhelinpalvelutoiminnan osalta. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Arvioinnista vastaa kuntien viranhaltijoista asetettu arviointiryhmä. Kuntien toimielimet toimivaltojensa mukaisesti tekevät hankintapäätökset arviointiryhmän esityksen pohjalta. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: tarjoajien kelpoisuuden arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tätä arvioidaan lakisääteisillä, taloudellisilla ja toiminnallisilla vaatimuksilla sekä perusvaatimuksilla kokemukselle, osaamiselle, laadunvarmistukselle ja toiminnan kehittämiselle. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois ennen tarjousten vertailua ehdokkaat, joilla ei ole teknisiä, taloudellisia, toiminnallisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. Edellytykset arvioidaan selvityksissä mainituin perustein. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jota koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta myös muiden hankintalain 54 :n mukaisten perusteiden nojalla. Tarjouskilpailusta suljetaan myös sellaiset tarjoajat, jotka ovat tarjouksessaan antaneet tilaajalle vääriä tietoja. Mikäli päätöksen teon jälkeen havaitaan, että tarjoajan tarjouksessa antamat tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus. Vaatimukset turvapuhelinpalvelulle on esitetty kohdassa 5 ja vaatimukset raportoinnille, asiakasrekisterinpidolle, asiakirjahallinnalle ja salassapidolle kohdassa 9. Tarjoajan kelpoisuuden toteamiseksi tarjouksen mukana on esitettävä seuraavat selvitykset ja todistukset (huomioi luku 5.8, toinen kappale) 1. Kuvaus tarjoajan turvapuhelinpalvelutoiminnasta siten, että mahdollisten alihankkijoiden osuudet on yksilöity 8
2. Lääninhallituksen/aluehallintoviraston lupa yksityisten terveydenhuollon palvelujen antamiseen 3. Lääninhallituksen/aluehallintoviraston todistus siitä, että palveluntuottaja on merkittynä yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajien rekisteriin 4. Todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty (alle 3kk vanhoja) 5. Vakuutusyhtiön/työeläkekassan todistukset lakisääteisten yrittäjä-, työeläke- ja tapaturmavakuutusten suorittamisesta (alle 3kk vanhoja) 6. Kaupparekisteriote (alle 3kk vanhoja) 7. Selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (alle 3kk vanhoja) 8. Luettelo muiden tilaajien kanssa tehdyistä ostopalvelusopimuksista 9. Selvitys voimassa olevista omaisuus-, vastuu- keskeytys- ja oikeusturvavakuutuksista. Selvityksessä tulee näkyä vakuutusarvot. 10. Viimeisin tilinpäätös ja tuloslaskelma tai hyväksyttävän luottolaitoksen (esim. Suomen Asiakastieto Oy tai D&B Finland) todistus siitä, että tarjoajan luottotiedot ovat häiriöttömät. 11. Selvitys sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista 12. Tarjous esitettynä Liitteen 1 Hintalomake/tarjous-lomakkeella. Tarjoushinnat tulee esittää pyydetyn mukaisesti arvonlisävero eriteltynä. Tarjouksessa tulee olla tarjouksesta vastaavan henkilön allekirjoitus ja yhteystiedot sekä tarjouksen voimassaoloaika. Lisäksi ennen sopimuksen allekirjoittamista tarjoajan tulee toimittaa seuraavat selvitykset: 13. Turvapuhelinpalvelun toteuttamiseen osallistuvan henkilöstön allekirjoittamat tietosuoja- ja tietoturvasitoumukset Palveluntarjoajan tulee hyväksyttää tilaajalla käyttämänsä alihankkijat. Ylläluetellut selvitykset on toimitettava alihankkijoiden osalta ennen sopimuksen allekirjoitusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tässä vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta edellytetään. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Julkisissa hankinnoissa tarjous voidaan hylätä, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai on tehty muussa kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. 9
Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamiseksi tarjoukseen liitettävät selvitykset (huomioi luku 5.8, toinen kappale) Palveluntarjoajan tulee sitoutua täyttämään tarjouspyynnössä olevat vaatimukset: - henkilökunnalle - hälytysten vastaanotto- ja avunsaantiajoille - tietosuoja- ja tietoturvapalvelujen toteuttamiselle - laatu- ja seurantajärjestelmälle - avaintenhallintajärjestelmälle - yhteistyölle ja raportoinnille - turvalaitteille ja laitteiden toimitus-, asennus-, huolto- ja käytöstä poistuneiden turvalaitteiden kierrätys- ja hävitysjärjestelmille sekä muulle turvapuhelinpalvelujärjestelmälle asetetut vaatimukset. Tarjoukseen on liitettävä seuraavat selvitykset: 1. Selvitys palveluntuottajan kokemuksesta turvapalvelutoiminnasta: kokemusaika alalta, referenssit ja toiminnan laajuus 2. Selvitys henkilökunnan määrästä, koulutuksesta, kokemuksesta ja käytöstä - turvapalvelupäivystyksessä - turva-auttajapalvelussa - asennuksessa ja huollossa Mikäli tiettyä henkilökuntaa (esim. turva-auttajat, asennus- ja huoltohenkilökunta) on suunniteltu käytettäväksi vain jonkin kunnan/joidenkin kuntien alueella, selvityksen tulee sisältää aluekohtainen suunnitelma 3. Kuvaus laitteiden huoltotoiminnan organisoinnista ja toimintavarmuuden takaamisesta 4. Kuvaus käytöstä poistuvien turvapalvelulaitteiden kierrättämis- ja hävittämisjärjestelmästä Ylläluetellut selvitykset on toimitettava alihankkijoiden osalta ennen sopimuksen allekirjoitusta. Tarjoajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamiseksi tarvittavat selvitykset ja todistukset on listattu myös liitteeseen 2, joka on toimitettava täytettynä tarjouksen mukana. Tarjousten vertailu Osiossa 1. kunnat tekevät ostopalvelusopimukset sen palveluntuottajan kanssa, joka täyttää turvapuhelinpalvelulle asetetut vaatimukset ja joka on hinnaltaan halvin. Osiossa 2. kunnat tekevät palvelunvälityssopimukset sen palveluntuottajan kanssa, joka täyttää turvapuhelinpalvelulle asetetut vaatimukset ja joka on hinnaltaan halvin. 10
Hintavertailu tehdään liitteessä 3 Tarjousten vertailu selvitetyllä tavalla. Kilpailutuksella valitaan yksi palveluntuottaja, joka vastaa 1.osion ja 2. osion palvelujen tuottamisesta. 6. YHTEISTYÖ Palveluntuottaja ja tilaajien edustajat kokoontuvat sopimuskauden aikana kerran vuodessa kesäkuun loppuun mennessä yhteistyöneuvotteluun, jossa käsitellään turvapuhelinpalvelusta mahdollisesti tulleet asiakaspalautteet, asiakaskyselyn tulokset ja niiden pohjalta tehdyt kehittämistoimenpiteet sekä muita yhteistyöhön liittyviä asioita. Neuvottelun koollekutsujana toimii palveluntuottaja. 7. LASKUTUS JA MAKSUEHDOT Osion 1 sopimuksen piirissä olevien asiakkaiden palveluista palveluntuottaja laskuttaa kuntaa kuukausittain jälkikäteen. Laskussa tai sen liitteenä tulee olla asiakaskohtainen erittely laskutusperusteista sopimuksen hinnoittelun mukaisesti. Osion 2 mukaisen sopimuksen piirissä olevien asiakkaiden asiakasmaksut palveluntuottaja laskuttaa kuukausittain jälkikäteen asiakkaalta. Laskussa tai sen liitteenä tulee esittää erittely laskutuksen perusteista sopimusten hinnoittelun mukaisesti. Laskutuskausi alkaa kuukauden 1.-15. päivään toimintakuntoiseksi asennetuista turvalaitteista kuukausivuokrien osalta asennuskuukauden 1. päivästä ja kuukauden 16. 31. päivään toimintakuntoiseksi asennetuista turvalaitteista seuraavan kuukauden 1. päivästä. Muilta osin laskutus tapahtuu sopimuksen hinnoittelussa määriteltyjen suoritusten mukaan. Maksuaika on 14 päivää hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 8. SOPIMUSKAUSI Osion 1 mukaisessa ostopalvelusopimuksessa sopimuskausi on 1.7.2010 30.6.2013. Kunnat tekevät sopimuksen valitun palveluntuottajan kanssa. Hankinta-aikaa voidaan jatkaa kahdella optiovuodella. Optio on mahdollisuus jatkosopimukseen, jonka käyttämisestä sopimuksen tehneet kunnat päättävät viimeistään kolme kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Option hinnasta neuvotellaan ennen option käyttöönottoa. Osion 2 mukaisessa palvelunvälityssopimuksessa sopimuskausi on 1.7.2010 30.6.2013. Kunnat tekevät sopimuksen valitun palveluntuottajan kanssa. Hankintaaikaa voidaan jatkaa kahdella optiovuodella. Optio on mahdollisuus jatkosopimukseen, jonka käyttämisestä sopimuksen tehneet kunnat päättävät viimeistään kolme kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Option hinnasta neuvotellaan ennen option käyttöönottoa. 11
Tarjoajalla on oltava valmius tarjota palvelua LOST-alueella 1.7.2010 alkaen ja Karviaisen alueella joustavasti tämän jälkeen kuitenkin viimeistään 1.9.2010 alkaen. Tarjouksessa annettujen hintojen tulee olla voimassa 30.6.2013 saakka. 9. RAPORTOINTI, ASIAKASREKISTERINPITO, ASIAKIRJAHALLINTA JA SALASSA- PITO Säännöllinen raportointi Palveluntuottaja toimittaa turvapuhelinpalvelutoiminnasta kunnalle neljännesvuosittain raportin, josta käy ilmi palvelujärjestelmän piirissä olevien kunnan asiakkaiden määrä, hälytysten lukumäärä, aika ja luonne, hälytysten aiheuttamat jatkotoimenpiteet ja auttamiskäyntien sisältö. Lisäksi raportissa tulee näkyä koesoitot ja laitevikahälytykset sekä niiden johdosta suoritetut toimenpiteet. Poikkeustilanneraportointi Asiakkaan tilanteen niin edellyttäessä turva-auttajakäyntien huomioista ja toimenpiteistä raportoidaan mahdollisimman pian kunnan yhdyshenkilölle. Palveluntuottajan tulee pyytää raportointiin asiakkaan suostumus. Asiakasrekisterit Osion 1 palveluntuottajan kanssa tehdyn ostopalvelusopimuksen palvelujen osalta kunta toimii henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta kunnan lukuun. Kunta vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja palveluntuottaja sen saatavilla pidosta toimintayksikössään. Kunta rekisterinpitäjänä päättää tietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä ja tietojen luovuttamisesta. Rekisteröidyn informoinnin toteutuksesta vastaavat kunta ja palveluntuottaja kumpikin omalta osaltaan. Palveluntuottaja sitoutuu siihen, että sopimuksen päättyessä tai purkautuessa arkistoitavat asiakastiedot siirretään veloituksetta kunnan käyttöön ja palveluntuottaja huolehtii omien tiedostojensa ja saamiensa kopiokappaleiden tuhoamisesta. Kuolleiden asiakkaiden asiakirjat tulee siirtää kuitenkin kunnan käyttöön viimeistään kuolinvuoden lopussa. Osion 2 turvapuhelinpalvelujen osalta palveluntuottaja toimii henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta. Palveluntuottaja vastaa rekisteriselosteen laatimisesta ja sen saatavilla olosta toimintayksikössään ja asiakkaille. Osion 1 ja osion 2 osalta yleisesti Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että sopimuksen piiriin kuuluvat asiakastiedot ovat erillään palveluntuottajan muusta rekisteristä ja että tietoja käyttävät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat niitä palvelujen toteuttamiseksi. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluja annettaessa ja toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja - 12
turvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa siitä, että palveluntuottajan tietoliikenneyhteydet ovat ulkopuolisilta suojatut. Asiakastiedot on säilytettävä lukittavissa tiloissa sekä atk-tietosuoja varmistettava salasanoin tms. varmuuskopiointi ohjeistettu (mitä, mihin ja kuinka kauan), samoin arkistoinnit. (henkilötietolaki 523/1999 ja tietosuojavaltuutetun Asiaa tietosuojasta 3/2008 -tiedote. Linkit: http://www.tietosuoja.fi/4289.htm http://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523 Asiakirjahallinnossa noudatetaan laissa ja kunnallisissa ohjeissa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Tuottajalla on asianmukainen atk-järjestelmä seurantaa, suunnittelua ja rekisteröintiä varten sekä yhteydenpitoa varten faksi ja sähköposti. 10. TARJOUKSEN LAATIMISKIELI Tarjouksen laatimiskieli on suomi tai ruotsi. 11. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjouksen sisältämät tiedot lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksia tulevat julkiseksi sen jälkeen, kun hankintapäätökset on allekirjoitettu (asianosaiset) ja kun sopimus on tehty (muut kuin asianosaiset). Mahdolliset liikesalaisuudet on esitettävä erillisellä liitteellä, jonka jokainen sivu sisältää maininnan LUOT- TAMUKSELLINEN. Ellei näin menetellä, tulkitaan, ettei tarjous sisällä salassa pidettäviä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 12. MUUT EHDOT Palvelunvälityssopimuksen perusteella tilaaja informoi turvapuhelinasiakkaita ja uusia palvelun tarvitsijoita valitusta palveluntuottajasta, palvelun sisällöstä ja hinnoista. Asiakas tekee niin halutessaan palveluntuottajan kanssa sopimuksen turvapuhelinpalvelusta tarjouksessa annetuilla hinnoilla. Muilta osin noudatetaan Julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 PALVELUT). Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. 13
13. TARJOUSKILPAILUASIAKIRJAT JA LISÄTIEDOT Tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat ovat saatavilla HILMAssa (www.hankintailmoitukset.fi) ja Perusturvakuntayhtymä Karviaisen internet-sivuilla (www.karviainen.fi/hankinnat). Tarjouskilpailuasiakirjoja ovat: 1) Tarjouspyyntö 2) Hinta/tarjouslomake (Liite 1, tarjoaja täyttää) 3) Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuusehdot (Liite 2, tarjoaja täyttää) 4) Tarjousten vertailu tiedoksi (Liite 3) 5) Ostopalvelusopimus-malli tiedoksi (kunta-palveluntuottaja) 6) Palvelunvälityssopimus-malli tiedoksi (kunta-palveluntuottaja) Tarjousasiakirjojen asiasisällön muuttaminen on kielletty tarjouksen hylkäämisen uhalla. Myös ulkoasuun liittyviä muutoksia ja korjauksia tulee välttää. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa puhelimitse esitettyihin tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset tulee esittää sähköpostitse osoitteella jarkko.lamsa@lohja.fi 19.3.2010 klo 16.00 mennessä. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan 26.3.2010 mennessä osoitteessa www.karviainen.fi/hankinnat. 14. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Sitova allekirjoitettu tarjous pyydetään toimittamaan 9.4.2010 klo 14.00 mennessä kahtena (2) kappaleena, vaadittuine liitteineen, suljetussa kirjekuoressa ja suomen tai ruotsin kielellä osoitteeseen: Lohjan kaupungin perusturvakeskus Kirjaamo PL 71 08101 LOHJA Käyntiosoite: Kalevankatu 4, 08100 LOHJA Tarjouskuoreen on merkittävä Turvapuhelinpalvelun tarjous ja kuoren päällä tulee näkyä tarjoajan nimi. Myöhästyneitä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen on oltava voimassa vähintään 31.8.2010 saakka. Lohjalla 8.3.2010 Arja Yliluoma perusturvajohtaja Tuula Ekholm hoivapalvelupäällikkö 14