TARJOUSPYYNTÖ 1(8) POHJOISSUOMALAISTEN KIRJASTOJEN KIRJASTOAINEISTON KULJETUSPALVELU Yleistä ja hankintamenettely pyytää liitteessä 2 mainittujen kirjastojen toimeksiannosta tarjoustanne pohjoissuomalaisten kirjastojen kirjastoaineiston kuljetuspalvelusta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Kuljetusyhteistyön tausta ja sisältö on esitelty tarkemmin liitteessä (LIITE 1). Mukana olevat kirjastot osoitteineen sekä toivottu kuljetusaikataulu on esitetty liitteessä (LIITE 2). Esitettyyn aikatauluun voi tulla muutoksia kesä kautena. Tarjouspyyntö on julkaistu 1.11.2012 Hilma-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi) sekä Oulun kaupungin verkkosivuilla (www.ouka.fi/tarjouspyynnot). Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta ylittää hankintalain (30.3.2007/348) 15 : n mukaisen kansallisen kynnysarvon. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjoajille ei makseta korvausta tarjousten tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Palveluntarjoajan kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ja tarjousten vertailu Palveluntarjoajan kelpoisuuden ja tarjousten arviointi sekä tarjousten vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa seuraavasti: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu ilmoitetuin kokonaistaloudeliisin perustein Tarjousvertailuun pääsemiseksi tarjoajien tulee täyttää seuraavat palveluntarjoajan taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät kelpoisuusvaatimukset ja toimittaa näihin vaatimuksiin liittyvät alla yksilöidyt liitteet, jotka eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. a) Palveluntarjoajan on oltava rekisteröity Suomen lainsäädännön mukaisesti ammatti- tai elinkeinorekisteriin. Tämän todentamiseksi tarjoukseen on liitettävä kaupparekisteriote (ammatti- tai elinkeinorekisteriote). Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Käyntiosoite Kaarlenväylä 3 Verkkolaskutustiedot OVT-tunnus 003701876901110 verkkolaskuoperaattori: Basware Oyj Puhelin 08558410 Faksi 08 557 2157 V-tunnus 0187690-1 www.ouka.fi/kirjasto
TARJOUSPYYNTÖ 2(8) b) Palveluntarjoajan on oltava taloudellisesti luotettava, luottokelpoinen ja vakavarainen. Tämän todentamiseksi tarjoukseen on liitettävä todistus siitä, että palveluntarjoajalla on voimassa oleva tiekuljetus- ja vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä palvelun laajuuteen ja riskeihin nähden sekä selvitys palveluntarjoajan luottokelpoisuudesta. c) Tarjoajan tulee olla täyttänyt lakisääteiset velvoitteensa hankinta- ja muun lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tämän todentamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteeksi: - selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnan tajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; - todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuu tusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että eräänty neitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on teh ty; - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista; ja todistus maksetuista sosiaaliturvamaksuista. Tarjouskilpailusta sekä -vertailusta suljetaan pois tarjous, a. jonka tekijä ei täytä palveluntarjoajan kelpoisuudelle edellä asetettuja vaatimuksia; b. jossa ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä pyydettyihin seikkoihin, taikka jonka liitteenä ei ole pyydettyjä asiakirjoja/selvityksiä pyydetyn mukaisena; c. joka on muutoin tarjouspyynnön vastainen taikka ehdollinen; d. tarjottu palvelu ei täytä tarjouslomakkeessa esitettyjä ehdottomia vaatimuksia. Lisäksi tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset palveluntarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu ilmoitetuin kokonaistaloudeliisin perustein. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimusten solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimusluonnos liitteenä (LIITE 3). Hankinnan sisältö ja laajuus sekä laatukriteerit Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558410 www.ouka.fi/kirjasto
TARlOUSPYYNTÖ 3(8) Laatutason ylläpitäminen ja varmistaminen Ympäristöystävällisyys Kuljetusmäärät!\Join 90 pudotusta ja noutoa viikossa. Yksi pudotus useimmiten 1-3 laa tikkoa (60*40*30). Kirjastoilla on omat kuljetuslaatikot, joissa on osoi tetiedot. Kirjastoilla on oikeus perua tai olla tilaamatta kuljetusta, eikä peruttujen kuljetusten kustannuksia laskuteta kirjastoilta. Kirjastoissa lähetykset ovat valmiiksi pakattuina osoitetiedoin varuste tuissa laatikoissa tai kasseissa sovittuina ajopäivinä ja kellonaikoina. Mikäli kuljetus tapahtuu kirjaston ollessa suljettuna, kuljetusliikkeelle varmistetaan pääsy kirjaston tiloihin. Kuorman lastauksen ja purun hoi taa kuljetusliike. Kirjastot edellyttävät, että: toimittaja noudattaa sovittuja nouto- ja jättöaikoja aineisto säilyy kuljetuksen aikana vahingoittumattomana (kuljetusolosuhteet kirja-aineistolle sopivat, aineistoa ei säilytetä kylmässä tai kosteassa tilassa) aineistoa ei katoa kuljetuksen aikana Palveluntuottaja voi esittää vähäisiä muutoksia liitteessä (LIITE 2) esitettyyn aikatauluehdotukseen. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden neuvotella sanktioista yksittäisissä huomattavissa myöhästymisissä tai purkaa sopimus, jos aikataulun pitävyydessä on toistuvia, palveluntuottajasta johtuvia, ongelmia. Vähäisistä muutoksista palvelun sisällössä voidaan neuvotella. Palveluntuottajalla on oltava valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan toimintatavan muutoksiin. Tarjoajalla tulee olla hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä henkilöstö ja tekniset edellytykset, riittävä kuljetuskalusto sekä varajärjestelmä, jolla tarjoaja huolehtii toimituksen varsinaisen kaluston rikkoutuessa. Selvitys palveluun käytettävästä kalustosta tulee esittää tarjouksen liitteenä. Valitun palveluntuottajan kanssa järjestetään tarvittaessa kehitys- ja seurantatapaamisia. Tapaamisissa käydään läpi mm. kuljetusvolyymitietoja ja reklamaatioita. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta veloittaa tapaamisista. Oulun kaupunki on sitoutunut kestävän kehityksen ohjelmaan. Tarjouksen tekijän tulee ottaa toiminnassaan huomioon palvelun mahdollisimman vähäinen ympäristökuormitus. Henkilöstö Palveluntuottajan edellytetään toiminnassaan huolehtivan alaa koskevien säännösten ja voimassaolevan työehtosopimuksen noudattamisesta sekä niiden asianmukaisesta valvonnasta. Postiosoite Pl 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 55B 410 www.ouka.fi/kiriasto ~... ~-~ -----_..._-_..._------
TARJOUSPYYNTÖ 4(8) Osa- ja vaihtoehtoiset tarjoukset Sopimus- ja optiokausi Osa- ja vaihtoehtotarjouksia ei hyväksytä. Sopimus tehdään ajalle 1.1.2013-31.12.2014. Sopimusta voidaan tilaajan niin päättäess~ jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) optiovuodella. Tilaaja ilmoittaa option käytöstä kaksi (2) kuukautta ennen sopimuksen päättymistä. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden neuvotella palveluntuottajan kanssa sekä sopimuskauden aikana että ennen optiovuoden alkua palvelun sisällön muutoksista, esim. mukana olevien kirjastojen määrästä tai kuljetustiheyksistä, jotka voivat aiheuttaa muutoksia myös kustannuksiin. Hinnat Tarjoushinnat on esitettävä arvonlisäverottomina (alv 0 %) kiinteinä euromääräisinä nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Tarjoushinnat esitetään erikseen vuosille 2013 ja 2014 sekä mahdolli selle optiovuodelle 2015. Vertailtava tarjoushinta on vuosien 2013, 2014 ja 2015 yhteenlaskettu yhden pudotuskerran hinta, kun kuljetus toteutetaan esitetyn aikataulun mukaan. Tarjoushinta esitetään kahden desimaalin tarkkuudella. Kuljetuserä voi sisältää yhden tai useamman laatikon kuljettamisen kir jastosta toiseen. Hinta sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutu neet kustannukset ja on sama kaikilla kirjastoilla. Kaikki hinnat on ehdottomasti ilmoitettava tarjouspyynnön liitteen 7 mukaisella hintaliitteellä. Nämä tarjouspyynnön liitteen 7 hintatiedot on toimitettava tarjouksen yhteydessä erillisessä suljetussa kirjekuoressa, joka avataan muiden päätöksentekoon vaikuttavien tekijöiden arvioin nin jälkeen. Muilla tavoin merkittyjä tai ilmoitettuja hintoja ei huomioida tarjousver tailussa. Hankinta tehdään määrärahojen puitteissa. Tarjouksessa esitetyt hinnat ovat sitovia koko sopimuskauden, sisältäen yhden (1) optiovuoden. Laskutus Laskutus kuljetuksesta tapahtuu kullekin mukana olevalle kirjastolle toteutuneiden tilausten mukaan. Laskun maksamisen edellytyksenä on, että toimitus tai sen osa on hyväksytysti suoritettu ja että kuljetuksen tilannut kirjasto on vastaanottanut laskun. Laskutuksen yksityiskohdista sovitaan palveluntuottajan ja kirjastojen kesken. Laskutuskauden pituus on Hmoitettava tarjouksessa. Laskutuslisää ei hyväksytä. Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558410 www.ouka.fi/kirjasto
TARJOUSPYYNTÖ 5(8) Oulun kaupunki vastaanottaa ainoastaan verkkolaskuja. Verkkolaskujen tuottaminen on mahdollista Oulun kaupungin tarjoaman ilmaisen sovelluksen avulla: http://www.ouka.filoulu/asiointi-ja-neuvonta/verkkolaskut Maksuehdot Viivästyskorko Oulun kaupungin maksuehto on 21 päivää netto. Kuntakohtaisesti voi olla muita maksuehtoja. l\1ahdollinen viivästyskorkoehto tulee mainita tarjouksessa ja rajoittaa kulloinkin voimassa olevaan Suomen Pankin vahvistamaan viivästyskorkoon. Alihankkijoiden käyttäminen Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Erimielisyyksien ratkaisu Palveluntarjoaja voi käyttää alihankkijoita, joita koskevat samat vaatimukset kuin palveluntarjoajaa. Lisäksi palveluntarjoaja on velvollinen täyttämään tilaajavastuulain (22.12.2006/1233) mukaisen selvitysvelvollisuutensa. Se ei voi siirtää suoritusta kokonaisuudessaan alihankkijalie. Palveluntarjoaja on viime kädessä vastuussa työn toteuttamisesta ja siitä, että työ tehdään sille asetettujen vaatimusten mukaisesti. Raportoinnista tilaajalle vastaa palveluntarjoaja. Alihankkijoiden työn laajuus ja sisältö tulee käydä ilmi tarjouksesta. Palveluntarjoaja sitoutuu selvittämään tilaajalle emo tilaajavastuulain mukaisten velvoitteidensa täyttymisen ennen hankintasopimuksen tekemistä. Palveluntarjoaja vastaa käyttämiensä alihankkijoiden työstä kuin omastaan. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat liitteineen 3. JYSE 2009, palvelut http://www.vm.fi/vm/fi/04 julkaisut ja asiakirjat/dl julkaisut/08 mu ut julkaisut/20100217julkisijyse 2009 palvelut.pdf 4. Tarjousasiakirjat Tarjouksen sisältö Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Oulun käräjäoikeus. Tarjouksen tulee olla muodoltaan ja sisällöltään tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558 410 www.ouka.fi/kirjasto Verkkolaskutustiedot OVT-tu n n us 003701876901110 V-tunnus 0187690-1
TARJOUSPYYNTÖ 6(8) PÄÄTÖKSENTEKOPERUSTEET Sähköinen tiedoksianto Tarjousasiakirjojen julkisuus Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien vertailuperusteiden ja pisteiden perusteella. Tarjous voi saada enintään 100 pistettä. HINTA: Kuljetuspalvelun kokonaishinta ilman arvonlisäveroa, painoarvo 70% (pisteitä enintään 70') Kokonaistarjouksen hinta 1-70 pistettä. Halvimman hinnan tarjonnut saa lopulliseen vertailuun 70 pistettä. Muiden tarjoajien hinnat suhteutetaan halvimpaan niin, että edullisin vertailuhinta jaetaan tarjotulla hinnalla ja kerrotaan 70:llä. LAATU: Kuljetusaikataulun seurantajärjestelmä, painoarvo 10% (enintään 10 pistettä) Palveluntarjoajalla on käytössään sähköinen tai muu järjestelmä, jolla pystytään jatkuvasti seuraamaan kuljetusaikataulussa pysymistä. seurantajärjestelmä käytössä 10 pistettä ei seurantajärjestelmää 0 pistettä Yksittäisen lähetyksen seurantajärjestelmä, painoarvo 10% (enintään 10 pistettä) Palveluntarjoajalla on käytössään sähköinen tai muu järjestelmä, jolla pystytään jatkuvasti seuraamaan yksittäisen lähetyserän sijaintia. seurantajärjestelmä käytössä 10 pistettä ei seurantajärjestelmää 0 pistettä Rullakoiden käyttö, painoarvo 10% (enintään 10 pistettä) Palveluntarjoaja käyttää rullakoita lähetysten siirtelyyn läpi kuljetusketjun. rullakot käytössä 10 pistettä ei rullakoita 0 pistettä Oulun kaupunki pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Hankintalain 75 :n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi antaa päätöksen tiedoksi myös sähköisesti. Mikäli tarjoaja hyväksyy sähköisen tiedoksiannon, on tarjoajan ilmoitettava tarjouslomakkeella, (LIITE 4), sille varatussa kohdassa sähköpostiosoite, jota käyttäen päätös voidaan antaa sähköisesti tiedoksi. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankin- Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558 410 www.ouka.fi/kirjasto Verkkolaskuoperaattori: Basware Dyj Dperaattoritunnus: BAWCFI22
TARJOUSPYYNTÖ 7(8) Kysymykset ja vastaukset TARJOUKSEN TOIMITTAMINEN taprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Hintatiedot ovat kuitenkin julkisia. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset on toimitettava suomen kielellä sähköpostitse osoitteeseen anneli.seppa@ouka.fi. Kysymysten on oltava perillä 9.11.2012 klo 12 mennessä. Viesti otsikoidaan "Kysymys Logistiikan tarjous, Dnro KULTrUURI 5665/2012". Vastaukset julkaistaan viimeistään 14.11.2012 osoitteessa www.ouka.fi/tarjouspyynnot. Tarjoajan tulee käydä katsomassa kysymykset ja niihin annetut vastaukset sivuilla, sekä käyttää hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön. Tilaaja ei vastaa muihin kuin edellä mainitulla tavalla määräaikaan mennessä esitettyihin kysymyksiin. Suomenkieliset tarjoukset on toimitettava suljetussa kirjekuoressa 22.11.2012 klo 16 mennessä osoitteella: Oulun kaupunki Kaupunginkirjasto-maakuntakirjasto PL 15 90015 OULUN KAUPUNKI (käyntiosoite: Kaarlenväylä 3, 90100 Oulu) Tarjouskuoressa tulee olla merkittynä tarjoajan tiedot ja tunnus "Logistiikan tarjous, Dnro: Kulttuuri: 5665/2012". Myöhästyneitä ja puutteellisia tarjouksia ei käsitellä. OULUN KAUPUNGINKIRJASTO-MAAKUNTAKIRJASTO ~.-~tf~ :>/ Pirkko Lindberg kirjastopalveluiden johtaja Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08 558 410 www.ouka.fi/kiriasto Verkkolaskutustiedot OVT-tunn us 003701876901110 V-tunnus 0187690-1
TARlOUSPYYNTÖ 8(8) Liitteet: Liite 1: Kuljetusyhteistyön tausta ja kuljetusohjeet kirjastoille Liite 2: Kuljetukseen osallistuvien kirjastojen yhteystiedot ja tilaajan esitys aikataulusta Liite 3: Sopimusluonnos Täytettynä palautettavat tarjouslomakkeet Liite 4: Tarjoajan yhteystiedot Liite 5: Palvelun laatu: Ehdottomat vaatimukset, Päätöksentekoperusteiden laatu pisteytys Liite 6: Vastaukset muihin tarjouspyynnön kohtiin sekä Tarjouksen liitteet, selonteot ja muut selvitykset Liite 7: Hintaliite on toimitettava erillisessä hintakuoressa, joka on suljettuna tarjouskuoren sisällä. Postiosoite PL 15, 90015 Oulun kaupunki Puhelin 08558410 www.ouka.fi/kirjasto Operaattoritunnus: BAWCFl22