TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) Potilas- ja liinavaatteiden vuokrauspalvelun hankinta Toimittajien määrä Sopimuskausi Hankintapäätös Sopimusmenettely Espoon kaupunki pyytää tarjousta potilas- ja liinavaatteiden vuokrauspalvelusta. Potilas- ja liinavaatepalvelua käyttävät pääasiassa pitkäaikaishoidon eri yksiköt; hoiva- ja hoitokodit ja asumispalveluyksiköt, sekä avoterveydenhuolto eli terveysasemat ja fysioterapiapalvelut. Palvelu on kokonaispalvelua sisältäen tekstiilien hankinnan, pesun ja huollon, pakkauksen ja kuljetuksen. Palvelun tarkempi kuvaus on tarjouspyynnön liitteellä 1. Kilpailutuksen perusteella on tarkoitus solmia hankintasopimus yhden toimittajan kanssa. Kilpailutuksen perusteella valitaan myös varatoimittaja, jonka kanssa voidaan solmia varsinainen hankintasopimus, mikäli sopimustoimittaja ei täytä sopimuskauden alkaessa tarjouspyynnön ehtoja ja edellytyksiä tai mikäli sopimustoimittaja ei täytä näitä ehtoja ja edellytyksiä sopimuskauden aikana. Sopimuskausi on kolme (3) vuotta ja sen arvioitu alkamisajankohta on 1.2.2014. Sopimus voidaan tämän jälkeen muuttaa toistaiseksi voimassa olevaksi kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 5 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen muutoksenhakuohjeineen tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Hankintamenettely Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen hylkääminen Tarjousten käsittely Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa: kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu. Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen tuotteiden ja palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjoajan yhteystiedot ja tarjouksen yhteyshenkilö on merkittävä tarjouksen liitteelle 2. Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) Tarjouksen hintatiedot Potilas- ja liinavaatteiden vuokrauspalvelun tuotekohtaiset hinnat tulee antaa hintaliitteellä 3. Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön hintaliitteellä ilmoitetut hintatiedot, muulla tavalla annettuja hintoja ei huomioida. Tarjoajan on tarjottava kaikkia hintaliitteen sinisillä riveillä olevia tuotteita. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnan tulee sisältää tekstiilien hankintakustannukset, tekstiilien pesun ja huollon, pakkauksen ja kuljetuksen sekä laskutus- ja toimistokulut. Osasta tuotteita pyydetään toimittamaan yksi näytekappale tarjouksen mukana. Näytetekstiilien tulee olla kertaalleen pestyjä. Muista tuotteista pyydetään toimittamaan kuvalliset esitteet. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa 31.12.2015 asti. Muu kuin kiinteä hinta, esim. ehdollinen tarjoushinta, johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Hintaliitteellä kysytään kunkin tuoteryhmän lopussa myös muita tuotteita hintoineen ja tuotetietoineen (vihreät rivit). Valituksi tulleelta toimittajalta tullaan tilaamaan myös näitä potilas- ja liinavaatteita Espoon kaupungin tarpeen mukaisesti. Tarjousten vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus arvioituna seuraavasti. Hinta 60 pistettä Hintaliitteen sinisten rivien hinnat kerrotaan arvioidulla käyttövolyymikertoimella ja lasketaan yhteen. Kokonaishinnaksi muodostuva hinta on vertailuhinta. Alimman hinnan tarjonnut (X) saa 60 vertailupistettä, johon muiden tarjousten hinnat (Y) suhteutetaan kaavalla X/Y*60. Laatu 40 pistettä 1. Tarjotun tekstiilivalikoiman laajuus; mallisto- ja värivaihtoehdot; painoarvo 20 pistettä. Malliston laajuus pisteytetään väri- ja mallivalikoiman laajuuden perusteella sinisille riveille tarjotuissa tuotteissa. Huom. yhdelle riville tarjottujen mallien tulee tällöin olla keskenään samanhintaisia ja täyttää tuotteelle asetetut vaatimukset. Laajimman valikoiman hintaliitteen sinisen rivin tuotteista tarjoava saa vertailuun 20 pistettä, johon muiden tarjousten valikoima (Y) pisteytetään kaavalla Y/X*20.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) 2. Tekstiilien koekäyttö; painoarvo 20 pistettä. Potilasasujen koekäytössä arvioidaan vaatteiden käyttömukavuus (puettavuus, hengittävyys), esteettisyys (viimeistely, väritys, yhteensopivuus), sopivuus toimintaan ja käyttöympäristöön. 3 p = ylittää huomattavasti vaatimustason 2 p = ylittää vaatimustason 1 p = vaadittu vaatimustaso 0 = ei täytä asiakkaan vaatimuksia. Näytetekstiilien tulee olla kertaalleen pestyjä. Eniten laatupisteitä 2-osiossa saanut (X) saa 20 laatupistettä, johon muiden tarjousten pisteet suhteutetaan kaavalla Y/X x20. Laatupisteet lasketaan yhteen ja eniten laatupisteitä saanut tarjoaja saa lopulliseen tarjousvertailuun 40 vertailupistettä, johon muiden tarjoajien saamat pisteet suhteutetaan kuten edellä. Tilaaminen Tilaustavasta sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Verkkolasku Työllistäminen osana hankinnan kohdetta Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Espoon kaupunki uudistaa työllisyydenhoitoaan ja yhteistyötään TEtoimiston kanssa. Osana työllistämisen uudistamista Espoo kasvattaa palveluntuottajiensa ja tavarantoimittajien roolia sosiaalisesti vastuullisina toimijoina. Työllistämisen tarkoituksena on parantaa työttömän työnhakijan ammattitaitoa, osaamista ja työmarkkina-asemaa sekä edistää pitkään työttömänä olleen henkilön pääsemistä avoimille työmarkkinoille. Tällä tarjouspyynnöllä Espoo kilpailuttaa tavara-/palveluhankinnan, johon sisältyy työllistämispalvelua. Palveluntuottajan tulee työllistää vähintään yksi henkilö, joka on ollut yhtäjaksoisesti työttömänä vähintään kuusi kuukautta ennen työsuhteen alkua. Työllistämistoimet ja rekrytointi suoritetaan viimeistään puolen vuoden kuluessa sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Työllistämiseen on mahdollista saada TE -toimiston myöntämää palkkatukea tämän tarjouspyynnön liitteellä olevan kuvauksen mukaisesti.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Muut ehdot Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 25.11.2013 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena ja hintaliite lisäksi myös sähköisenä tallenteena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Kirjaamo PL 1 02070 ESPOON KAUPUNKI Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse).
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Potilas- ja liinavaatteiden vuokrauspalvelu. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen välillä on ristiriitaa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 1.5.2014 saakka. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 29.10.2013 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.sotet@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internet-sivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 31.10.2013. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä. Juha Metso perusturvajohtaja Liitteet 1. Palvelun kuvaus 2. Kelpoisuusehdot 3. Hintaliite (palautettava tarjouksen mukana) 4. Sopimusehdot 5. Palkkatukityöllistämisen kuvaus