TARJOUSPYYNTÖ 1 (6) ESPOON LUUKINJÄRVEN JA MATALAJÄRVEN KUNNOSTAMINEN ILMASTAMALLA Hankinnan kohde ja kuvaus Espoon kaupunki pyytää tarjouksia ilmastuksen järjestämisestä Espoon Luukinjärvelle kesäksi ja talveksi sekä Matalajärvelle talveksi. Tarkempi hankinnan yksilöinti ja vaatimukset ovat liitteessä 1. Osatarjoukset on sallittu siten, että tarjous voidaan jättää järvikohtaisesti (tarjouksen voi jättää yhdestä järvestä tai molemmista järvistä). Espoon kaupunki tulee valitsemaan järvikohtaisesti yhden toimittajan sekä yhden varatoimittajan. Liitteet Liite 1, hankinnan yksilöinti Liite 2, kelpoisuusehdot (täytettävä liite, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) Liite 3A, hintaliite, Luukinjärvi (täytettävä liite, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) Liite 3B, hintaliite, Matalajärvi (täytettävä liite, joka palautetaan tarjouksen yhteydessä) Liite 4, keskeiset sopimusehdot Liite 5A, Luukinjärven pohjakartta Liite 5B, Matalajärven pohjakartta Sopimuskausi Hankintapäätös Hankintasopimus Sopimuskausi alkaa kun sopimukset on allekirjoitettu. Sopimukset tehdään toistaiseksi voimassa olevana. Hankintapäätöksen tekee viranhaltija. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Hankintapäätösten tekemisen jälkeen tehdään hankintaa koskeva kirjallinen sopimus. Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (6) Hankintamenettely Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-tietokannassa. Hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Tarjouksen jättäminen Tarjousten jättöaika päättyy 27.4.2012 klo 12.00. Suomenkielinen tarjous liitteineen kahtena kappaleena on toimitettava suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Espoon kaupunki Asiakirjahallinto kirjaamo PL 1 02070 Espoon kaupunki Käyntiosoite: Siltakatu 11, 3 krs (kauppakeskus Entresse). Tarjouskuoreen sekä tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi sekä teksti: Espoon Luukinjärven ja Matalajärven kunnostaminen ilmastamalla. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen hylkääminen Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä laskettuna. Tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous hylätään. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusehtoja suljetaan tarjouskilpailusta pois. Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan hankintalainsäädännön mukaisesti kolmessa vaiheessa:
TARJOUSPYYNTÖ 3 (6) kelpoisuusehtojen täyttymisen arviointi tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen tarjousten vertailu Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan ja tarjouksen on täytettävä liitteellä 2 mainitut kelpoisuusehdot, jotta tarjous pääsisi varsinaiseen tarjousten vertailuun. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana asianmukaisesti täytettynä. Tarjottavan tuotteen ja palvelun kelpoisuuden arviointi Tarjottujen palvelujen tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksen muotoon ja pyydettyihin selvityksiin liittyvät ehdot Tarjouksen mukana toimitettavat todistukset ja selvitykset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjousten jättöpäivästä laskettuna. Tarjouksen hintatiedot Tarjousten vertailu Tarjouksen hintatiedot tulee ilmoittaa tarjouspyynnön hintaliitteellä (liite 3a ja 3b), jota ei ole sallittua millään tavoin muuttaa. Hinta on ns. pakettihinta avaimet käteen periaatteella. Hintalomakkeisiin annettavat kokonaishinnat sisältävät tarvittavat laitteet, laitteiden asennukset, huollot, korjaukset, poiskuljetukset, laitteiden valvomisen ja raportoinnin sekä tarvittavat merkintävälineet. Kokonaishintaan on sisällytettävä tarvittava määrä ilmastinlaitteita, jotta liitteessä yksi (1) olevat vähimmäistehot täyttyvät. Tarjoushintojen on oltava kiinteänä voimassa yhden vuoden (12 kk) sopimuksen allekirjoittamisesta lukien. Tarjouksen valintaperusteena on halvin hinta.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (6) Verkkolasku Sopimusehdot Muut ehdot Tarjoukset vertaillaan Luukinjärven ja Matalajärven osalta erikseen. Luukinjärven osalta vertailuhintana käytetään kesä- ja talvi-ilmastuksien yhteenlaskettua hintaa lisättynä kesäilmastuksen yhden lisäkuukauden ja talvi-ilmastuksen yhden lisäkuukauden hinnoilla. Matalajärven osalta vertailuhintana käytetään talvi-ilmastuksen ja yhden lisäkuukauden yhteenlaskettua hintaa. Lopullisessa vertailussa vertailuhintaan lisätään kummankin järven osalta moottorin/moottorien tehon (kw) perusteella laskettava sähkön hinta. Sähkön yksikköhintana käytetään Espoon sopimushintaan perustuvaa yksikköhintaa. Tarjoajan on tarjouksen yhteydessä annettava selvitys ilmastuksessa käytettävistä laitteista tehoineen (kw). Espoon kaupunki on siirtynyt vastaanottamaan ostolaskuja verkkolaskuna. Toimittajalla tulee olla sopimuskauden alusta alkaen valmius verkkolaskutukseen. Enfo muuntaa laskut Espoolle Finvoice 1.2 -muotoon. Lisätietoja Espoon verkkolaskusta löytyy www.espoo.fi/hankinnat, käynnissä olevat hankinnat ja oikealta valitaan Verkkolasku. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti liitteen 4 sopimusehtoihin, jotka sen on nimenomaisesti hyväksyttävä ilmoituksellaan tarjouksessaan. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia. Muita kuin tarjoushintaan vaikuttavia sopimusehtokohtia voidaan täsmentää sopimusneuvotteluissa puutteellisilta osin. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja alemman asteisia säädöksiä, Espoon kaupungin menettelytapaohjeita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2009 PALVELUT (http://www.vm.fi) Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (6) Tarjouksen pyytäjä voi myös muusta perustellusta syystä olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta. Hankinta voidaan jättää kausikohtaisesti toteuttamatta ympäristökeskuksen resurssitilanteen ja tarveharkinnan mukaisesti. Tarjoajilla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Salassa pidettävät liikesalaisuudet on sijoitettava erilliselle tarjouksen liitteelle. Espoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Hintatiedot eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lisätiedot Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset ja huomiot on esitettävä 11.4.2012 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankinta.tyt@espoo.fi. Kaikkiin kysymyksiin vastataan keskitetysti. Vastaukset ja tarjouspyyntöön mahdollisesti tehdyt tarkennukset julkaistaan Espoon kaupungin internetsivuilla osoitteessa: http://www.espoo.fi/hankinnat viimeistään 18.4.2012. Tarjoajan on tarkistettava mahdolliset muutokset ja täsmennykset tarjouspyyntöasiakirjoihin yllämainitusta osoitteesta ennen tarjouksen jättämistä.
TARJOUSPYYNTÖ 6 (6) Espoossa 3.4.2012 Olavi Louko teknisen toimen johtaja