HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 1 (22) Aika 10.04.2015 klo 08:30-10:10 Paikka HUS-hallintokeskus, hallituksen neuvotteluhuone, Stenbäckinkatu 9, Helsinki Käsitellyt asiat Asia Otsikko Sivu 25 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET HUS-DESIKON TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖKSET 26 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET HUS-SERVISIN TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖKSET 27 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET HUS-LOGISTIIKAN TOIMITUSJOHTA- JAN PÄÄTÖKSET 28 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET RAVIOLIN TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄ- TÖKSET 29 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, HUS-DESIKO 8 30 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, HUS-LOGISTIIKKA 10 31 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, HUS-SERVIS 11 32 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, RAVIOLI 13 33 HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN VUODEN 2015 INVESTOINTI- OHJELMAN MUUTTAMINEN 34 LÄÄKETIETEELLISTEN SANELUIDEN PURKUPALVELUN PAL- VELUNTUOTTAJIEN VALINTA 35 TILAVUOKRIEN BENCHMARKING, TULOKSET JA JOHTOPÄÄ- TÖKSET 36 MUUT ASIAT 22 4 5 6 7 14 16 21
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 2 (22) Osallistujat Nimi Klo Tehtävä Lisätiedot Läsnä Yltävä Harry 08:30-10:10 varapuheenjohtaja Kokouksen puheenjohtaja Oksanen Jari 08:30-10:10 varsinainen jäsen Laine Leena 08:30-10:10 varsinainen jäsen Olli Seppo 08:30-10:10 varsinainen jäsen Frostell Mari 08:30-10:10 varsinainen jäsen Saari Asko 08:30-10:10 varsinainen jäsen Kannisto Kalevi 08:30-10:10 henkilöstön edustaja Hakala-Lahtinen Pirjo 08:30-10:10 esittelijä Karhumäki Tuula 08:30-10:10 esittelijä Koponen Leena 08:30-10:10 esittelijä Laakso Markku 08:30-10:10 esittelijä Sipinen Kati 08:30-10:10 johtokunnan sihteeri Hautamäki Elisa 08:30-10:10 tilahallintapäällikkö Pykälän 35 esittelyn ajan läsnä Poissa Urho Ulla-Marja puheenjohtaja Allekirjoitukset Pöytäkirja allekirjoitettu 10.4.2015 puheenjohtaja Harry Yltävä sihteeri Kati Sipinen Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu 10.4.2015 Pöytäkirja yleisesti nähtävillä pöytäkirjantarkastaja Mari Frostell pöytä kirjantarkastaja Leena Laine Pöytäkirja on nähtävänä Helsingin ja Uudenmaan sai raanhoitopiirin keskuskirjaamossa. KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMI NEN Kokous todettiin laillisesti kokoonkutsutuksi ja päätösvaltaisek si. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Mari Frostell ja Leena Laine.
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 3 (22) 25 10.04.2015 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET HUS-DESI- KON TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖKSET TUKI 25 6.3.2015 8 Laitoshuoltajan vakanssin siirtäminen vastuuyksiköiden välillä HUS-Desikossa 9.3.2015 11.3.2015 9 HUS-Desikon HR-ohjausryhmän nimeäminen 11.3.2015 10 HUS-Desikon liikelaitoksen yhteistyötoimikunnan asettaminen kaudelle 1.1.2015 31.12.2017 11.3.2015 11 HUS-Desikon johtoryhmän jäsenet vuonna 2015 12.3.2015 12 Palvelussuhteen päättymisen sovintoratkaisu 13.3.205 13 HUS-Desikon tuotantopäällikön virkamatka Pietarsaareen 13.4.2015 16.3.2015 14 Kertapalkkioiden (Nopsat) maksaminen HUS-Desikossa vuonna 2015 19.3.2015 15 HUS-Desikon taloustiimin yhteistoimintapäivä 10.4.2015 esitys Johtokunta merkitsee päätökset tiedoksi ja päättää, ettei se ota käsiteltäväkseen esittelytekstissä mainittuja kuntalain 51 :n tarkoittamia päätöksiä. Päätettiin esityksen mukaisesti. Lisätietoja Toimitusjohtaja Tuula Karhumäki, p. 040 530 8339
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 4 (22) 26 10.04.2015 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET HUS-SERVI- SIN TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖKSET TUKI 26 3.3.2015 14 Aloitusluvan myöntäminen toiminnankehittämisprojektille Päivystyspotilaiden hoitoprosessin ja tekstinkäsittelyn tehostaminen Lean-menetelmällä. 6.3.2015 15 Työsuojeluvaltuutettujen työnohjaus kevät 2015. 6.3.2015 16 Reskontranhoitajan vakanssin 5D21000579 nimikkeen muutos suunnittelijaksi 1.3.2015 alkaen. 16.3.2015 17 Tekstinkäsittelijän palkan tarkistus 1.1.2014 alkaen. 2.4.2015 18 HUS-Servis liikelaitoksen yhteistyötoimikunnan kokoonpanoon 1.1.2015-31.12.2017 muutoksia. esitys Johtokunta merkitsee päätökset tiedoksi ja päättää, ettei se ota käsiteltäväkseen esittelytekstissä mainittuja kuntalain 51 :n tarkoittamia päätöksiä. Päätettiin esityksen mukaisesti. Lisätietoja Toimitusjohtaja Leena Koponen, p. 050 427 0175
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 5 (22) 27 10.04.2015 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET HUS-LOGIS- TIIKAN TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖKSET TUKI 27 4.3.2015 17 Leikkauskäsineiden hankinnan ensimmäisen optiovuoden käyttöönotto 4.3.2015 18 Värikasettien sopimuksen kahden vuoden mittaisen optiokauden käyttöönotto (lisätilaus) 5.3.2015 19 Hankintaoikaisu hankitapäätökseen 11, 6.2.2015 toimenpideradiologiset tarvikkeet 12.3.2015 21 Ostopäällikön tehtäväkohtaisen palkan tarkistaminen 12.3.2015 21 Ostopäällikön tehtäväkohtaisen palkan tarkistaminen 19.3.2015 22 Malmin sairaalahankkeen potilaan itseilmoittautumis-, id-ranneke- ja infojärjestelmän ratkaisukokonaisuus, HUS:n osuus esitys Johtokunta merkitsee päätökset tiedoksi ja päättää, ettei se ota käsiteltäväkseen esittelytekstissä mainittuja kuntalain 51 :n tarkoittamia päätöksiä. Päätettiin esityksen mukaisesti. Lisätietoja Toimitusjohtaja Markku Laakso, p. 0500 703022
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 6 (22) 28 10.04.2015 KUNTALAIN 51 :N MUKAISTA OTTO-OIKEUSMENETTELYÄ VARTEN SAAPUNEET RAVIOLIN TOIMITUSJOHTAJAN PÄÄTÖKSET TUKI 28 10.3.2015 5 Raviolin yhteistyötoimikunnan kokoonpano ajalla 1.1.2015-31.12.2017 (työryhmän asettaminen) 24.3.2015 6 teollisten elintarvikkeiden hankinnasta sopimuskaudelle 1.5.2015 30.4.2017 30.3.2015 7 Tehtävälisän maksaminen 31.3.2015 8 Osallistujan nimeäminen ulkopuolisen tahon kustantamaan koulutukseen 31.3.2105 9 Osallistujan nimeäminen ulkopuolisen tahon kustantamaan koulutukseen esitys Johtokunta merkitsee päätökset tiedoksi ja päättää, ettei se ota käsiteltäväkseen kuntalain 51 :n tarkoittamia päätöksiä. Päätettiin esityksen mukaisesti. Lisätietoja Toimitusjohtaja Pirjo Hakala-Lahtinen, p.040 523 1017
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 7 (22) 29 10.04.2015 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, HUS-DESIKO TUKI 29 Toimintatuotot ja palvelutuotanto Kokonaisuutena liikelaitoksen palvelutuotanto kasvoi 0,8 % viime vuodes ta, mutta ylitti talousarvion 1,0 %. HUS:n sisäisten asiakkaiden ostot ylittyi vät noin 1,9 % ja laskutus pysyi lähes edellisen vuoden tasolla (+0,7 %). Ulkoisten asiakkaiden tekemät ostot ja muut ulkoiset toimintatuotot ylittivät kausibudjetin ja kasvoivat edellisestä vuodesta 14,1 %. HUS-Desikon palvelutuotanto on lisääntynyt laitoshuollon asiakasyksiköi den ruokahuollon avustavien tehtävien osalta (+5,1 %). Laitoshuoltopalve lut asiakasyksiköissä ovat viime vuoden tasolla ja lähes talousarvion mu kaiset. Välinehuoltopalveluissa palvelumäärät ovat kasvaneet välinehuolto keskuksissa, mukaan lukien sopimuspalvelut, noin 4 %, mutta asiakasyksi köissä palvelumäärät ovat laskeneet selvästi -5,1 %. Toiminnan volyymin laskun lisäksi palvelumäärän laskua selittää hoitotakuuluonteisten töiden vähentyminen. Toimintakulut HUS-Desikon helmikuun toimintakulut (-0,9 %) ja henkilöstökulut (-0,7 %) alittivat talousarvion. Toimintakulut ja poistot kasvoivat kumulatiivisesti viime vuoden vastaavasta ajankohdasta 2,6 % ja ylittivät kausibudjetin 3,0 %. Henkilöstökulut ylittivät kumulatiivisen kausibudjetin 299 000 euroa (3,1 %). Vuoden 2015 palkkaerien mm. epämukavan työajan korvausten hieman erilainen jaksotustapa selittää osaltaan henkilöstökulujen kasvua. Tuottavuus Henkilöstö Tulos Liikelaitoksen kokonaistuottavuus ja työn tuottavuus laskivat kumulatiivi sesti 1,5 % ja oli tavoitteiden alapuolella. Erilaisesta palkkojen jaksotuk sesta johtuen luvut eivät ole täysin vertailukelpoisia viime vuoden lukujen kans sa. Helmikuun tuottavuuskehitys oli kuitenkin selvästi parempi kuin tammi kuun. Henkilötyövuosien määrä kasvoi viime vuodesta 2,3 % ja oli suunniteltua korkeampi. Henkilötyövuoden hinta nousi 1,4 %. Sairauspoissaoloja oli tammi-helmikuussa hieman viime vuotta vähemmän. Helmikuun tulos oli 305 000 euroa ylijäämäinen (TA = 121 000 euroa). Tulos oli suunniteltua parempi kasvaneen palvelutuotannon volyymin vuoksi. Kumulatiivinen tulos oli 294 000 euroa ylijäämäinen (TA = 392 000 euroa). Toimintakauden näkymät Puhtauspalvelujen palvelukonseptien kehittämistyö Meilahden tornisairaalan käyttöönottamiseksi jatkuu. Toiminnan kehittämishankkeet etenevät suunnitellusti. Hankkeiden tavoitteena on tukea potilaslähtöistä ja oikea-aikaista hoitoa ja lisätä asiakkaiden tyytyväisyyttä laitos- ja välinehuoltopal-
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 8 (22) 29 10.04.2015 veluihin. Yhteistyötä perusterveydenhuollon ja erityisvastuualueen kanssa jatketaan. Toimenpiteet mahdollisten poikkeamien vuoksi Liikelaitoksen tuottavuus- ja tuloskehitystä seurataan tarkasti ja tehdään tarvittaessa alkuvuonna tuottavuutta parantavia muutoksia resursseihin vastuuyksikkötasolla. Laitteiden huolto- ja kunnossapitokustannuksien vähentämiseksi uudistetaan laitekantaa harkitusti. HUS-Desiko liikelaitoksen kuukausiraportti liitteenä 1. esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Lisätietoja Toimitusjohtaja Tuula Karhumäki, p. 040 530 8339
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 9 (22) 30 10.04.2015 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, HUS-LOGISTIIKKA TUKI 30 Tammi-helmikuussa 2015 palvelujen myynti väheni 1,4 milj. euroa, -5,6 % edellisvuoden vastaavan ajankohtaan verrattuna. Hoito- ja yleistarvikkei den toimitusrivit lisääntyivät 0,2 %. Omana toimintana suoritettavien sai raan- ja invataksikuljetukset vähenivät 8,1 %. HUS-Logistiikan uusi logistiikkakeskus valmistui aikataulun mukaisesti ja luovutettiin käyttäjälle 28.11.2014. Logistiikkakeskus aloitti toimitukset tammikuussa 2015. Meilahden varaston tiloista luovuttiin 15.1.2015, Jorvin sairaalan varasto lakkautettiin 31.1.2015 ja Peijaksen varasto 27.2.2015. Toiminta on alkanut ongelmitta. HUS:n kaikkien sairaaloiden varastot on keskitetty logistiikkakeskukseen kesäkuuhun mennessä. Logistiikkakeskuksen perustaminen nostaa tilapäisesti varaston arvoa. Kun kaikki vanhat varastot on lakkautettu, varaston arvo laskee. Logistiik kakeskuksen tilat mahdollistavat paremman logistisen ja taloudellisen suunnittelun varastoon otettavien tarvikkeiden osalta. Logistiikkakeskus mahdollistaa myös palvelutason edelleen parantamisen huomioiden kui tenkin taloudellisen logistiikan perusteet. Kuntayhteistyön lisääntyessä liikelaitos valmistautuu tarviketoimitusten aloittamiseen Vantaan kaupungille, Eksotelle ja Carealle. HUS-Logistiikka liikelaitoksen kuukausiraportti liitteenä 1. esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Lisätietoja Toimitusjohtaja Markku Laakso, p. 0500 7030 22
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 10 (22) 31 10.04.2015 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, HUS-SERVIS TUKI 31 Palvelutuotanto ja palvelulaskutus Toimintakulut Tulos ja ennuste Tuottavuus HUS-Servisin palvelutuotanto toteutui odotetusti tammi-helmikuun aikana. Palvelulaskutus toteutui talousarvion mukaisesti, mutta oli noin +0,6 % edellisvuotta suurempi. Palvelulupaus pystyttiin toteuttamaan jokaisella palvelualueella. Palvelulaskutuksen odotetaan kuitenkin kasvavan tulevina kuukausina, koska Talouspalveluissa ei ole voitu laskuttaa potilaslaskuja täysimääräisesti tammi-helmikuun aikana organisaatiomuutosten takia, joten laskutusta on siirtynyt maaliskuulle. Lisäksi tekstinkäsittelyn volyymit olivat tammi-helmikuussa odotettua matalammalla tasolla. Kulut alittivat talousarvion noin 309 000 ja tämä kustannustason alitus selittyy odotettua matalammilla palveluostoilla. Palveluostojen alitusta selit tää erityisesti tekstinkäsittelyn vuokratyövoimakulujen lasku. Palvelu ostot laskivat tekstinkäsittelyssä odotettua matalamman palvelulaskutuk sen seurauksena sekä oman henkilökunnan lisäämisen myötä. Muut kulu erät vastasivat budjetoitua tasoa. Edelliseen vuoteen nähden kustannukset nousivat noin 400 000 euroa. Noin 231 000 euroa kustannusten noususta selittyy henkilöstökustannusten kasvusta. Noin 110 000 euroa kustannus ten kasvusta selittyy Kalasataman kiinteistön vuokrien noususta ja loput muilla kuluerillä. Servisin Tammi-helmikuun tulos oli 216 000, mikä on noin 303 000 budjetoitua enemmän. Tulos kuitenkin laski edelliseen vuoteen nähden noin 354 000. Vaikka Tammi-helmikuun tulos oli huomattavasti odotuk sia parempi, koko vuoden ennuste on edelleen talousarvion mukainen. Tu levi na kuukausina Tammi-helmikuun ylijäämän odotetaan tasoittuvan pe rintä kustannusten nousun, potilasarkistotoiminnan volyymien laskun sekä Harppi-projektin aiheuttamien kustannusten vuoksi. Tuottavuus- ja saatavuuslukuja ei ole laskettu, koska operatiivisten järjestelmien tiedot olivat puutteelliset tammi-helmikuun osalta ja luotettavaa aineistoa ei pystytty muodostamaan. Johtamistoimenpiteet toiminnan ja talouden poikkeamiin Tekstinkäsittelyn toimintaprosesseja on tehostettu voimakkaasti koko vii me vuoden ajan ja tätä kehitystyötä jatketaan myös kuluvana vuotena. Oleellinen osa tekstinkäsittelyn tehostamista on pikasanelupalveluissa to teutettava lean-projekti, jolla pyritään kehittämään kykyä vastata erityi sesti päivystysyksiköiden palvelutarpeisiin. Kustannustehokkuuden lisäksi myös eri-
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 11 (22) 31 10.04.2015 tyisesti pikasaneluiden palvelulupauksen pitävyyttä pyritään nosta maan ja vuoden loppuun mennessä on tavoitteena saavuttaa 90 % -palve lulu pauksenpito. Lisäksi keväällä aloitetaan potilasasiakirjojen käännöspal velutoiminta, kielentarkistimien hankinnan määrittely ja puheentunnistuspi lotoinnin toinen osio. Puheentunnistuksen toisen pilotin tarkoituksena on testata erityisesti taustapuheentunnistuksen toimivuutta ja laajentaa pu heentunnistusohjelmiston sanastoa. Talous- ja henkilöstöpalveluiden tärkeänä prioriteettina on HUS:n Harppi-projektiin osallistuminen. Projektin edetessä testaus- ja käyttöönottovaiheisiin tarvitaan tulevina kuukausina lisäresursointeja normaalin palvelutuotannon varmistamiseksi. Lisäksi talouspalveluissa valmistaudutaan uuden perintätoimijan kanssa yhteistyöhön ja tämä edellyttää järjestelmäliittymien testaamista. Lisäksi perintälain muutokset tulevat nostamaan myös perintäkuluja merkittävästi tulevina kuukausina edelliseen vuoteen nähden. Asiointipalveluissa arkistopalveluiden toimintoja sopeutetaan paperittoman potilashoidon ja sähköisen arkistoinnin käyttöönoton myötä. Viime syksyn aikana määräaikaisia työsopimuksia on päätetty useissa eri arkistoissa ja henkilöstövähennykset tulevat jatkumaan myös kuluvan kevään aikana. Henkilöstövähennykset tapahtuvat eläköitymisten ja määräaikaisten työsopimusten päättämisen kautta. Arkiston henkilöstöä on myös siirtynyt HUS-Servisin muihin palveluihin. Toisena sopeuttamissuunnitelman osa-alueena potilasarkistopalveluissa on aloitettu lean-projektin kartoitusvaihe prosessien tehostamiseksi. Kolmantena osa-alueena potilasarkiston sopeuttamisessa on lokakuussa aloitettu selvitys arkistojen keskittämises tä yhteen toimipaikkaan, mutta tämä edellyttää myös toimivan skannaus prosessin kehittämistä potilasasiakirjojen käsittelyyn. HUS-Servis liikelaitoksen kuukausiraportti liitteenä 1. esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Lisätietoja Toimitusjohtaja Leena Koponen, p. 050 427 0175
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 12 (22) 32 10.04.2015 TOIMINTA JA TALOUS 1-2/2015, RAVIOLI TUKI 32 Hyvinkään yhteiskeittiön peruskorjaus valmistui tammikuun lopussa. Tuotanto on toiminut koko peruskorjauksen ajan. Keittiössä on otettu käyttöön paljon uutta tuotantotekniikkaa, joka käyttöön henkilökuntaa on koulutettu. 1.2.2015 toiminta siirtyi Hyvinkään Ravitsemispalvelut Oy:n hoidettavaksi. Tämä näkyy Raviolin toimintaluvuissa verrattaessa toimintaa edelliseen vuoteen. Talousarviossa muutos on huomioitu. Jorvin sairaalan keittiön suunnittelua on viety eteenpäin. Tuotannon tasaamiseksi Raviolin toimipisteiden välillä, siirrettiin Kätilöopiston sairaalasta osa autokuljetuksilla toimitettavista aterioista Ravioli Kirurgisen sairaalan hoidettavaksi. Vuoden vaihteessa koko HUS- kuntayhtymää koskeva suuri laskentatunniste muutos, vaati myös Raviolin järjestelmissä tietojen päivittämistä normaalia vuodenvaihdetta enemmän. Työnantajalta henkilökunnan aterioista maksamaa tukea ei ole voitu laskuttaa, sillä laskutuspohjana käytettävä tieto (henkilöiden lukumäärä vastuu yksiköittäin ja rakennuksittain) ei ole ollut käytettävissä. Tämä summa olisi pitänyt jaksottaa. Jaksotus olisi kääntänyt Raviolin tuloksen positiiviseksi, tosin budjetista ollaan kuitenkin jäljessä. Ravioli Meilahdessa on valmistauduttu tornisairaalan käyttöönoton yhteydessä tuleviin muutoksiin tuotantomenetelmässä sekä jakotavassa. Tilaustarjoiluiden tilausten käsittelyyn on otettu käyttöön uusi ohjelmaver sio, jonka käyttö rajoittuu toistaiseksi Ravioli Cateringin Biomedicumin yk sikköön, eikä se ole vielä asiakkaiden käytettävissä. Sairauspoissaolot ovat kasvaneet ja näiden takia on jouduttu turvautu maan sijaisten käyttöön normaalia enemmän. Toimenpiteet, joihin on ryhdytty tai jotka toteutetaan mahdollisten poikkeamien johdosta Elintarvikekustannusten hallintaan pitää kiinnittää erityistä huomioita hävi kin hallinnan kautta. Ravioli liikelaitoksen kuukausiraportti liitteenä 1. esitys Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. Lisätietoja Toimitusjohtaja Pirjo Hakala-Lahtinen, p. 040 523 1017
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 13 (22) 33 10.04.2015 HUS-DESIKO LIIKELAITOKSEN VUODEN 2015 INVESTOINTIOHJELMAN MUUTTAMINEN TUKI 33 HUS-Desikon vuoden 2015 talousarvion investointisuunnitelma vuosille 2015-2018 on 5 380 000 euroa. Vuodelle 2015 Investoinnin suunniteltu kokonaismäärä on 1 940 000 euroa. Meilahden pesukonejärjestelmän uusiminen ei toteutunut vaunujen pesukoneen osalta suunnitellusti vuoden 2014 aikana, vaan vaunujen pesukoneen toimitus siirtyi toimitusviiveiden vuoksi vuoden 2015 alkuun. Ei-sairaanhoidollisten tukipalveluiden liikelai toksen johtokunta päätti kokouksessaan 3.12.2014 120 investointi ohjel man muuttamisesta ja hankekohtaisen investointisuunnitelman tar kista mista HUS:n hallitukselle. Meilahden pesukonejärjestelmän uusimiseen varattua vuoden 2014 talousarvion määrärahaa (550 000 euroa) vähennettiin edellä mainitusta syystä 300 000 euroa vuonna 2014. Kyseisen projektin vuoden 2014 muu tetusta investointimäärärahasta (250 000 euroa) toteutui 154 000 eu roa. Ennen vuotta 2014 projektin investointikulu oli yhteensä 674 000 eu roa. Vuonna 2015 Meilahteen toimitetun vaunujen pesukoneen hankinta- ja asennuskustannuksiin tarvitaan yhteensä 170 000 euroa. Muutoksen seurauksena HUS-Desikon investointimääräraha kasvaa 2 110 000 euroon. Järjestelyn takia määrärahan tarve Meilahden pesukonejärjestel män projektin osalta kokonaisuutena kuitenkin pienenee, sillä alkuperäi nen arvio vaunupesukoneen hankinnasta asennuksineen oli suurempi (300 000 euroa). Vuonna 2016 valmistuvan Jorvin välinehuoltokeskuksen varustamiseen ja ensikalustukseen varattua määrärahaa esitetään lisättäväksi nykyisestä 150 000 eurosta 350 000 euroon, jotta toiminta saadaan kyseisessä yksi kössä käynnistettyä. HUS-Desikon pienten laitteiden investointisuunnitel man Lohjan välinehuollon vaunujen pesukoneen hankinta ei toteudu vuon na 2015, joten projektin määrärahasta (250 000 euroa) 200 000 euroa esi tetään siirrettäväksi Jorvin välinehuoltokeskuksen laitehankintoihin ja en sikalustukseen ja loput 50 000 euroa esitetään siirrettäväksi sairaalaväli neiden pesukoneet -projektille. Lisäksi jäsenkunnan välinehuollon laittei den lunastus ja uudelleen sijoitus ei toteudu täysimääräisesti vuoden 2015 aikana, joten projektin mää-rärahasta (100 000 euroa) ehdotetaan siirret täväksi 50 000 euroa sairaalavä-lineiden pesukoneet -projektille. Hallintosäännön mukaisesti HUS:n hallitus hyväksyy yli 500 000 euron investointien hankekohtaisen ohjelman. Meilahden pesujärjestelmän uusiminen on kokonaisuudessaan yli 500 000 euron hanke. esitys Tukipalveluiden liikelaitoksen johtokunta päättää 1. hyväksyä investointisuunnitelman muuttamisen liitteen 2 taulukon mukaisesti ja esit tää hallitukselle, että hallitus osana talousarvion 2015 investointiosan muuttamista esittää valtuustolle vuoden 2015 investointohjel-
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 14 (22) 33 10.04.2015 maan lisättäväksi HUS-Desikolle Meilahden pesukonejärjes telmän loppuunsaattamiseen 170 000 euroa. 2. hyväksyä investointisuunnitelman muuttamisen pienten laiteinvestointien alle 500 000 euron laitteiden osalta alla olevan taulukon mukaisesti. Johtokunta päätti 1. hyväksyä osaltaan investointisuunnitelman muuttamisen liitteen 2 taulukon mukaisesti ja esittää hallitukselle, että hallitus osana talousarvion 2015 investointiosan muuttamista esittää valtuustolle vuoden 2015 investointiohjelmaan lisättäväksi HUS-Desikolle Meilahden pesukonejärjestelmän loppuunsaattamiseen 170 000 euroa. 2. hyväksyä investointisuunnitelman muuttamisen pienen laiteinvestointien alle 500 000 euron laitteiden osalta liitteessä 2 olevan taulukon mukaisesti. Lisätietoja Toimitusjohtaja Tuula Karhumäki, p. 040 530 8339
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 15 (22) 34 10.04.2015 LÄÄKETIETEELLISTEN SANELUIDEN PURKUPALVELUN PALVELUNTUOTTAJIEN VALINTA TUKI 34 Hankinnan tarve ja kohde HUS-Servisin tekstinkäsittely purkaa HUS:n potilaiden hoitoon liittyvät suomen- ja ruotsinkieliset sanelut. Sanelut puretaan kiireellisyysluokittain (pika, kiire, normaali). Lisäksi kirjoitetaan muita erikseen sovittuja asiakirjoja. Tekstinkäsittelijöitä on HUS:s sa 320 ja vuositasolla tekstejä puretaan lähes kaksi miljoona kappaletta. Vuonna 2014 omana työnä purettiin 94 % koko HUS:n saneluvolyymista. Loput 6 % hankittiin ostopalveluna liittyen aikai sempaan purkupalvelusopimukseen, joka päättyi vuoden 2014 lopussa. Sanelujen purkupalvelujen hankinta käsiteltiin ei-sairaanhoidollisten tukipalvelujen lii kelaitosten johtokunnassa 28.5.2014 (EUSAIR 65). Kysynnän muutosten hallitse miseksi, ruuhkahuippujen tasaamiseksi ja riskien hallitsemiseksi op timaalisesti palve lutuotannossa tarvitaan oman tuotannon ohella vaihtoeh toisia tuotantomuotoja, kuten vuokratyötä ja ostettua sanelunpurkupalvelua. Kilpailutus tehdään määräajoin ja tar koitus on saada mahdollisimman toimi va ja HUS:ia palveleva ratkaisu. Johtokunta merkitsi sanelujen purkupalve lujen hankinnan valmisteluvaiheen tiedoksi. HUS-Servis käynnisti 16.9.2014 julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien toimistohenkilöstö työvoima vuokrauk sen palveluhankintaa. Johtokunta päätti 3.12.2014 toimistohenki löstön työvoimavuok rauksen palveluntuottajien valinnat (EUSAIR 122), jossa saneluminuuttien purka jat/tekstinkäsittelijät hankitaan Man power Group Oy:ltä ja StaffPoint Oy:ltä. HUS-Servis käynnisti 15.1.2015 julkaistussa hankintailmoituksessa EU-kynnysarvon ylittävän avoimen hankintamenettelyn koskien lääketie teellisten saneluiden purkupal velun palveluhankinta. Tarjouspyynnön tarkoituksena on valita HUS:lle edullisimmat palveluntuottajat, joilta ostetaan lääketieteellis ten saneluminuuttien purkua tasaa maan tekstinkäsittelyn ruuhkahuippuja siten, että työstä maksetaan purettujen sane luminuuttien mukaan. Keski määrin ruuhkakuukausina voi olla tarve tilata 4 000 7 000 lääketieteellisen sanelun purkua. Sanelut ovat keskimäärin 3 minuutin pitui sia. Sanelujen purussa tapahtuvaan vuokratyön käyttöön verrattuna lääketieteellisten sa neluiden purkupalvelun palveluhankinta eroaa siinä, että työtä ei tehdä HUS:n tiloissa ja työnjohdon alla. Toimintamalli on ollut käytössä esimerkik si muissa sairaanhoitopii reissä ja terveydenhuollon muualta ostetuissa pur kupalveluissa eri kaupungeissa Suomessa. HUS:n nyt kilpailuttamassa pal veluratkaisussa mallia on kehitetty mah dollisimman turvalliseksi ja tehok kaaksi. Tarvittava osaaminen on varmistettu keskite tyllä perehdy tyksellä, minkä lisäksi palvelun tilaus- ja toimitusprosessien vastuut ja teh tävät on kuvattu tarjouspyynnössä ja tarkennettu edelleen sopimusluonnok sessa. Hankinnassa on kiinnitetty erityisesti huomiota tietosuojaan ja tieto turvaan. Toimittajat sitoutettiin HUS:n tietoturvaa ja tietosuojaa koskeviin vaatimuksiin, jotka liittyvät mm. tietoturvasitoumuksiin ja verkkotunnusha kemusten käsittelyyn, selvityksiin yleisistä tietoturvaperiaatteista kuten kor keatasoi-
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 16 (22) 34 10.04.2015 sesta tietoturvapolitiikasta. Toimittajat sitou tuivat myös muun muassa henkilötietolain vaatimuksiin, etäyhteyksien tietoturvalli seen käyt töön, toimittajien raportointivelvollisuuksiin ja tietoturva-auditointiin. Salas sa pitovelvollisuus on yhtä laaja kuin HUS:n henkilökunnalla. HUS edellyt tää, että tietokoneita käytetään ainoastaan Suomessa ja säilytetään asian mukaisissa lukituissa työtiloissa. Palvelun toteuttamiseksi HUS toimittaa tarjoajalle keskitetysti tietoturvalli set HUS-vakioidut tietokoneet sekä niihin asennettuna tarvittavat ohjelmat ja sovel lukset. Toimittajan on käytettävä etäyhteyden muodostamisessa VRK-toimikorttia. Kortti on henkilökohtainen ja se myön netään kirjallisen hakemuksen perusteella. Kortti noudetaan HUS:in rekis teröintipisteestä ja hakijan henkilöllisyys varmennetaan Väes törekisterikes kuksen ohjeistuksen mukaisesti. Palvelun seuranta tapahtuu sään nöllisesti. Jotta tekstinkäsittelypalvelun saatavuus saadaan kaikissa tilanteissa turvattua on ta voitteena valita 1 5 kokonaistaloudellisesti edullisinta palveluntuottajaa, joi den kans sa solmitaan palveluhankintasopimukset tarjouksissa esitetyin hinnoin. Sopimukset ovat voimassa kolme (3) vuotta viimeisimmästä allekirjoituspäivästä, jon ka jälkeen ne päättyvät ilman irtisanomista. Sopimukset eivät an na palveluntuottajille yksinoikeutta palvelun tuottamiseen HUS:lle. Tarjouspyynnössä määrättiin tarjousten jättöajaksi 25.2.2015 klo 15. Tarjoukset avattiin HUS-Logistiikka -liikelaitoksessa. Määräaikaan mennes sä saatiin tarjoukset seuraavilta yrityksiltä: Diktamen Oy Inscripta Oy Lingsoft Language Services Oy ManpowerGroup Oy Toimittajan kelpoisuuden ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Tarjousten tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisia ja tarjouksiin tulee ol la liitetty kaikki pyydetyt selvitykset. Myös kaikkien ehdotto mien vaatimusten tulee täyttyä. Onko vaaditut liitteet / selvityk set Täyttyvätkö ehdottomat vaatimukset Hinnat ilmoitettu tarjouslomakkeen mukaisesti Tarjoaja Diktamen Oy Kyllä Kyllä Kyllä Inscripta Oy Kyllä Kyllä Kyllä Lingsoft Language Servi ces Oy Kyllä Kyllä Kyllä ManpowerGroup Oy Kyllä Kyllä Kyllä Tarjousten vertailuperiaatteet Tarjoukset vertaillaan seuraavasti:
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 17 (22) 34 10.04.2015 Tarjouk sen osa Prosentti Hinta 40 Laatu 60 Tarjousten vertailu ja hankintaesityksen perustelut Alimmasta vertailuhinnasta annetaan 40 hintapistettä. Muiden tarjousten hintapisteet lasketaan seuraavalla kaavalla: alin vertailuhinta / tarjottu vertailuhinta x 40. Parhaista laatupisteistä annetaan 60 laatupistettä. Muiden tarjousten laatupisteet las ketaan seuraavalla kaavalla: tarjouksen laatupisteet / parhaat laatupisteet x 60. Hintapisteet sekä laatupisteet lasketaan yhteen. Hankittavan palvelun valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edulli suus eli tarjouskilpailun voittaa eniten yhteispisteitä saanut tarjous. Edullisimman tarjouksen on tehnyt Lingsoft Language Services Oy, joka tarjoaa lääke tieteellisten saneluiden purkua hintaan 1,166 / sanelumi nuutti. Toiseksi edullisimmat tarjoukset ovat tehneet Diktamen Oy ja Insc ripta Oy, jotka molemmat tarjoavat lääke tieteellisten saneluiden purkua hin taan 1,56 /saneluminuutti. ManpowerGroup Oy:n hinta on 2,02. Laatupisteissä vertailtiin kuutta asiaa: kokemus tekstinkäsittelytoiminnassa, referenssit, toimintaprosessi-, laatuprosessi- ja osaamiskuvaukset sekä erikoisala- ja tietojärjestelmäosaaminen. Laatupisteissä kaikki tarjoajat saivat täydet pisteet. Alla olevassa taulukossa on ilmoitettu tarjoajien saamat pisteet. Alimmassa taulukossa on kuvattu tarjousten painotettujen hin ta- ja laa tu pistei den muodos tuminen.
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 18 (22) 34 10.04.2015 Riskien hallitsemiseksi ja minimoimiseksi sekä toimintavarmuuden turvaamiseksi teh dään palvelusopimukset kolmen (3) kokonaistaloudellisesti edullisimman palveluntuot tajan eli Lingsoft Language Services Oy:n, Insc ripta Oy:n ja Diktamen Oy:n kanssa. Manpower Group Oy:n hinta on 2,02, joka on 42 % edullisinta tarjoajaa kalliimpi ja 25,2 % toiseksi edullisinta tarjoajaa kalliimpi, minkä vuoksi sitä ei valita palveluntuottajaksi. Lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tullaan tilaamaan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapa siteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopi muskumppaneilta. Hankinnan arvo Hankinnan arvo riippuu palvelun käytöstä sopimusaikana. Tarjouspyynnös sä ilmoitettu jen arvioitujen määrien mukaisesti sopimuksen arvo kolmelle (3) vuodelle on n. 1,5 mil joonaa euroa. Tukipalveluiden liikelaitosten johtokunnan johtosäännön mukaan johtokun ta päättää alaisensa toiminnan osalta hankkeista ja hankinnoista, joiden arvonlisäveroton koko naiskustannusarvio on 500 000-4 000 000 euroa. esitys Johtokunta päättää edellä esitetyn perusteella valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi Ling soft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin, että lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta. Mikäli sen kapa si teetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopi mus kumppaneilta. oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 19 (22) 34 10.04.2015 hyväksyä kokouksen pöytäkirjan tämän asian osalta kokouksessa. Johtokunta päätti edellä esitetyn perusteella - valita lääketieteellisten saneluiden purkupalvelun palveluntuottajiksi Lingsoft Language Services Oy:n, Inscripta Oy:n ja Diktamen Oy:n niin, että lääketieteellisten saneluiden purkupalvelua tilataan ensisijaisesti kokonaistaloudellisesti edullisimmalta palveluntuottajalta tarjouspyynnön mukaisesti. Mikäli sen kapasiteetti ei riitä, tilataan palvelua tasapuolisesti toiselle sijalle tulleilta sopimuskumppaneilta. - oikeuttaa HUS-Servisin toimitusjohtajan allekirjoittamaan hankintasopimukset edellisessä kohdassa valittujen yritysten kanssa. Lisätietoja Toimitusjohtaja Leena Koponen, HUS-Servis, p. 050 427 0175 Palvelupäällikkö Jari Simonen, HUS-Servis, p. 050 427 9724
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 20 (22) 35 10.04.2015 TILAVUOKRIEN BENCHMARKING, TULOKSET JA JOHTOPÄÄTÖKSET TUKI 35 HUS-Tilakeskuksen tilahallintopäällikkö Elisa Hautamäki esittelee tilavuokrien benhmarkingin tulokset ja johtopäätökset. esitys Merkitään tiedoksi. Johtokunta merkitsi yliopistosairaanhoitopiirien tilavuokrien 2014 benchmarking tulokset ja johtopäätökset tiedoksi. Lisätietoja Tilahallintapäällikkö Elisa Hautamäki, p. 050 513 1920
HELSINGIN JA UUDENMAAN Pöytäkirja 3/2015 21 (21) 36 10.04.2015 MUUT ASIAT TUKI 36 Johtokunnan seuraava kokous ja työlista. Toukokuussa suunniteltua johtokunnan kokousta ei pidetä. 12.6.2015 klo 8.30-10.30 HUS-hallintokeskus hallituksen nh 1-4/2015 toiminta ja talous välinehuollon siirron, HYKS Leikkaussalit, teho- ja kivunhoitotu los yksikköön (ATeK), taloudelliset vai kutukset HUS-Desikon toimin taan Pro forma -laskelma, osana HUS-Desi kon osa vuosi katsausta esitys Merkitään tiedoksi. Johtokunta merkitsi seuraavan kokouksen tiedoksi. Johtokunta kävi keskustelua välinehuollon ja kiireettömän potilaskuljetuksen siirroista HYKSin tulosyksiköihin. Johtokunta päätti esittää halitukselle, että tukipalvelutoimintojen rooli, tehtävät ja tavoitteet tulee uudelleen arvioida tulevassa SOTE-kokonaisuu dessa huomioon ottaen liikelaitosten palvelutuotanto omistajakunnille ja mahdollinen Erva laajentuminen. Ennen kokonaisselvityksen valmistumista ja sen pohjalta tehtäviä päätöksiä ei välinehuollon ja kiireettömän potilaskul jetuksen siirtoa HYKSin tulosyksiköihin tule tehdä. Selvitystyössä tulee kuul la sairaanhoitoalueita, HUS:n jäsenkuntia, Erva-aluetta ja muita asiakasryhmiä. Johtokunnalle jaettiin tiedoksi HUS-Desiko liikelaitoksen laitoshuollon ja välinehuollon tuloslaskelmat 2014 sekä 1-2/2015. Lisätietoja Talousjohtaja Mari Frostell, p. 0400 748 767