-TERVEYSKESKUKSEN KEHITTÄMISTYÖN TULOKSET- RAPORTTI ROVANIEMEN TERVEYSKESKUS

-TERVEYSKESKUKSEN KEHITTÄMISTYÖN TULOKSET- RAPORTTI ROVANIEMEN TERVEYSKESKUS 8.5.212

SISÄLLYS JOHDANTO.. 3 1. TERVEYSKESKUKSEN JA HYVÄ VASTAANOTTO TOIMIJOIDEN ESITTELY.. 4 2. KEHITTÄMISTARPEET 5 3. ASETETUT TAVOITTEET 5 4. TEHDYT MITTAUKSET JA KOKEILUT. 6 4.1. Työhyvinvointi 6 4.2 Diabetes hoitopolun päivittäminen. 7 4.3 Yhteenveto toteutumattomista vastaanottoajoista aikapulan vuoksi.. 7 4.4. Moduuliajanvarauskokeilu.. 9 4.5 Puhelintoiminnan kehittäminen 1 4.6 Kysynnän ja tarjonnan tasapaino.. 12 5. KEHITTÄMISTOIMINNAN AIKATAULUSUUNNITELMA. 17 6. TOIMINTAA KEHITTÄVIEN MUUTOKSIEN KUVAUS.. 18 6.1 Moduuliajanvaraus otetaan vakinaiseen käyttöön maanantaisin. 18 6.2 Vastaanoton toimintamallin kehittäminen 18 6.3 Puhelinvastaamisen tehostuminen 2 7. POSITIIVISEN KEHITYSTRENDIN VAKIINNUTTAMISEN KEINOT. 2 8. LISÄARVOA TYÖHÖN 2 9. KEHITTÄMISTYÖN JATKAMINEN. 21 9.1 Aikataulusuunnitelma vv. 212 213. 21 9.2 Kehittämistoiminnan suuntaaminen 21 Toimittanut Rovaniemen terveyskeskuksen Hyvä vastaanotto- toimijat (esittely kohdassa 1.) Layout Leila Mansikka RAPORTTI 8.5.212 2

JOHDANTO Kehittämistyö alkoi jo vuonna 211. Tiimeittäin koko henkilökunta kutsuttiin vuoden aikana muutamia kertoja dialogisiin keskustelutilanteisiin. Verkostopalavereissa arvioitiin lähtötilannetta moninäkökulmaisesti, mietittiin millaisia huolia itse kullakin on omaan toimintaan liittyen. Huolia pyrittiin ratkaisemaan konkreettisilla toimenpidesuunnitelmilla. Pian huomattiin, että prosessiin tarvitaan lisää koulutusta ja tukea. Toivottu tuki saatiin Hyvä vastaanotto prosessista. Sen asioita on työstetty konkreettisesti. Tuloksia on saavutettu ja prosessin ajatellaan jatkuvan tästä eteenpäinkin. 6.6.212 järjestetään arviointiseminaari, jossa tutkaillaan onnistumisia, epäonnistumisia ja keskustellaan tulevan vuoden kehittämistyöstä. Suunnitteilla on myös 213 keväällä pitää toinen arviointiseminaari. Erityisesti Rovaniemellä on mitattu ja työstetty työhyvinvointia, puhelinasiointia, diabetes hoitopolkua sekä moduuliajanvarausta. 3T-mittaus on tehty hankkeen aikana, mutta se ei ole ollut varsinaisena kehittämiskohteena tässä vaiheessa. Rovaniemen terveyskeskus lähti liikkeelle Hyvä vastaanotto-toimintaan revontulista ja päätyi sateenkaareen Suuret kiitokset seminaarien järjestäjille saimme paljon tuoretta evästä reppuumme! RAPORTTI 8.5.212 3

1. TERVEYSKESKUKSEN JA HYVÄ VASTAANOTTO TOIMIJOIDEN ESITTELY Rovaniemen terveyskeskus toimii maantieteellisesti Euroopan suurimmassa kaupungissa. Terveyskeskuksen kaksi terveysasemaa tarjoavat palveluita 6 asukkaalle, monituhatlukuiselle opiskelija- ja turistilaumalle. Sairaalakadun terveysasemalla toimii neljä tiimiä: Kaira, Rova, Ounas ja Uitto, jonka toiminta on järjestetty ostopalveluna. Pulkamontien terveysasemalla toimii kaksi tiimiä: Koski ja Saaren. Terveyskeskus on hyvin toimiva ja kehittyvä. Tärkein resurssi ovat motivoituneet, pitkälle koulutetut työntekijämme. Henkilöstöä tiimeissä on kaikkiaan noin 7 terveyskeskuslääkärin, terveydenhoitajan, sairaanhoitajan ja terveyskeskusavustajan tehtävissä. Mukana Hyvä vastaanotto -toiminnassa ovat olleet Hallinnosta: Miia Palo Ylilääkäri, palvelupäällikkö Arja Saarinen Avovastaanottotoiminnan osastonhoitaja Risto Kinnunen Vs. ylilääkäri Jukka Hakola Verkostokoordinaattori Pulkamontien terveysasemalta: Outi Pohjola Terveysaseman vastaava lääkäri Kaisa Mathlin Tiimin vastaava hoitaja Maarit Hänninen Tiimin vastaava hoitaja Anne Uimaniemi Sairaanhoitaja Pasi Tonteri Terveyskeskuslääkäri Sairaalakadun terveysasemalta: Oili Hyvärinen Terveyskeskuslääkäri Satu Kelloniemi Terveyskeskusavustaja Sari Mella Terveyskeskuslääkäri Hannu Hyvönen Terveyskeskusavustaja Katja Kinnunen Terveyskeskuslääkäri Outi Mikkola Sairaanhoitaja RAPORTTI 8.5.212 4

2. KEHITTÄMISTARPEET Tarvitaan tietoa siitä kuinka tehdä kehittämistyötä Väestövastuujärjestelmän jälkeisen uuden mallin rakentaminen Vastaanottoaikojen puute/ hoitoonpääsyn vaikeus 3. ASETETUT TAVOITTEET Viedään käytäntöön asioita, joissa on muutostarvetta Hoitopolkuja selkiyttäminen Kutsujärjestelmän kehittäminen Hoitoonpääsyn nopeuttaminen/ ei ole antaa aikaa tilanteiden väheneminen RAPORTTI 8.5.212 5

Työhyvin vk 6 vk 7 vk 8 vk 9 vk 1 vk 11 vk 12 vk 13 vk 14 vk 15 vk 16 vk 17 4. TEHDYT MITTAUKSET JA KOKEILUT 4.1 Työhyvinvointi 4.1.1 Kyselyn toteuttaminen Halusimme seurata, onko Hyvä vastaanotto-hankkeeseen liittyvillä kokeiluillamme vaikutusta työhyvinvointiin. Aloitimme työhyvinvointikyselyn viikolla 6 eli 5 viikkoa ennen moduuliajanvarauskokeilun aloitusta. Viikosta 11 (tiimien tulostaulukoissa kohta 6) lähtien moduuliajanvarausta testattiin maanantaisin, jolloin kiireellisille asioille oli resursoitu kaikki liikenevä vastaanottoaika. Tiistaisin henkilöstö vastasi kysymykseen Miltä eilinen työpäivä tuntui? VASjanalla -1. Kysely tehtiin ammattiryhmittäin: avustajat, hoitajat, lääkärit. Yhteenvedossa hoitajat ja avustajat laskettiin samaan ryhmään. 4.1.2 Tulokset tiimeittäin ja yhteensä koko terveyskeskuksessa 1 8 6 4 2 4 5 6 7 8 9 11112 Saarentiimi hoitajat + avustajat lääkärit 1 8 6 4 2 4 5 6 7 8 9 1 11 12 Koskitiimi hoitajat + avustajat lääkärit 1 8 6 4 2 4 5 6 7 8 9 1 11 12 Kairatiimi hoitajat + avustajat lääkärit 1 8 6 4 2 4 5 6 7 8 9 1 11 12 Rovatiimi hoitajat + avustajat lääkärit 1 8 6 4 2 4 5 6 7 8 9 1 11 12 Ounastiimi hoitajat + avustajat lääkärit 8 6 4 2 Hoitajat + avustajat Lääkärit YHTEENSÄ RAPORTTI 8.5.212 6

1 3 5 7 9 11 13 15 1 3 5 7 9 11 13 15 4.2 Diabetes hoitopolun päivittäminen Tavoitteena on yhtenäistää ja selkiyttää II-tyypin diabetesta sairastavan potilaan hoito: diagnoosin teko, ohjaus, hoito (siihen liittyen hoitosuunnitelma ja tavoitteet), seuranta (seurantakäyntien tiheys ja sisältö) ja työnjako eri ammattiryhmien kesken. Tärkeää on informoida hoitopolusta työntekijöitä ja vakiinnuttaa se terveyskeskuksen toimintatavaksi. Työ on aloitettu, tavoitteena saada valmiiksi syksyksi 212. 4.3 Yhteenveto toteutumattomista vastaanottoajoista aikapulan vuoksi KAIRATIIMI Lääkärinvastaanotto 5 4 3 2 1 212 KAIRA Hoitajan vastaanotto 2 15 PIKA 1 KIIRE 5 KONTROLLI LVO PIKA KIIRE KONTROLLI MUU ROVATIIMI Lääkärinvastaanotto Hoitajan vastaanotto 1 8 6 4 2 1 3 5 7 212 9 ROVA 11 13 PIKA KIIRE KONTROLLI LVO Yhteensä: 2 15 1 5 1 3 5 7 9 11 13 PIKA KIIRE KONTROLLI MUU RAPORTTI 8.5.212 7

1 3 5 7 9 11 13 15 1 3 5 7 9 11 13 15 1 3 5 7 9 11 13 15 1 3 5 7 9 11 13 15 1 3 5 7 9 11 13 15 1 3 5 7 9 11 13 15 OUNASTIIMI Lääkärinvastaanotto Hoitajan vastaanotto 1 15 2 25 3 5 212 PIKA KIIRE KONTROLLI LVO 7 6 5 4 3 2 1 PIKA KIIRE KONTROLLI MUU OUNAS KOSKITIIMI Lääkärinvastaanotto Hoitajan vastaanotto 5 4 3 2 1 212 PIKA KIIRE KONTROLLI LVO 35 3 25 2 15 1 5 PIKA KIIRE KONTROLLI MUU KOSKI SAARENTIIMI Lääkärinvastaanotto Hoitajan vastaanotto 8 6 4 2 212 PIKA KIIRE KONTROLLI LVO 4 3 2 1 PIKA KIIRE KONTROLLI MUU SAAREN Vuoden 212 alusta tiimeissä on tehty seurantaa toteutumattomien vastaanottoaikojen määrästä lääkärin ja hoitajan vastaanotoille. Viikolla 11 alkoi moduuliajanvaraus lääkärin vastaanotolle. Viikolla 11 ja 12 oli samanaikaisesti hoitajien työajanseurantaviikot, joten näillä viikoilla ei tehty tätä seurantaa. RAPORTTI 8.5.212 8

4.4 Moduuliajanvarauskokeilu Terveyskeskuksessamme on useita lääkärien vastaanottolajeja. Koska aikoja ei ole ollut tarpeeksi ja kiireelliset ajat on usein annettu jo useita päiviä, jopa viikkoja aikaisemmin, olemme ottaneet käyttöön kiireaikojen lisäksi pika-ajat, jotka annetaan aina samalle päivälle. Perussairauksien takia vastaanotolle tulevat potilaat kutsujärjestelmän kautta kontrolliajoille. Lisäksi uusien vaivojen takia vastaanotolle tulevat lääkärin-vastaanottoajalle, mutta käytännössä näitä aikoja terveyskeskuksessamme ei ole juurikaan ollut, koska muut ajat täyttävät jo lääkärien ajanvarauskirjat. Käytännössä yksi lääkäri on tehnyt hoitotakuu-vastaanottoa, jossa hoidetaan em. potilaat. Ongelmana on ollut varsinkin maanantaipäivien riittämätön kiireellisten aikojen määrä. Halusimme kokeilla ajanvarausta moduuliajanvarauksella ja toisaalta lisätä kiireellisten aikojen määrää maanantaipäiville. Kokeilimme moduliajanvarausta ensin kahdessa tiimissä, Saarentiimissä ja Kairatiimissä. Mittasimme ensin joulukuussa 211 viikon aikana, kuinka paljon akuuttiaikoja tarvitaan kunakin päivänä kussakin tiimissä. Tarve oli niin suuri, ettemme kummassakaan tiimissä pystyneet siihen täysin vastaamaan. Kokeilimme sitten tammikuussa 212 moduuliajanvarausta molemmissa tiimeissä yhden viikon aikana. Olimme laittaneet sillä viikolla lääkärien kirjoille ainoastaan kiireellisiä aikoja moduulisysteemillä joka päivälle. Nämä olivat ns. pika-aikoja, mutta ne kattoivat sekä kiire- että pika-ajat. Sillä ajatuksella, että nopealle potilaalle annetaan yksi aikayksikkö ja monimutkaisemmalle asialle kaksi jne. Ohjeet siihen, montako aikayksikköä kukin potilas tarvitsi, saimme parastamalla edellisten kierrosten Hyvä vastaanotto -seminaarin käyneiltä terveyskeskuksilta. Emme hoitaneet sillä viikolla lainkaan muita kuin kiireellisiä potilaita, joten kaikki kiireettömät kontrollit ja puhelinajat jäivät hoitamatta, millä tavalla emme tietenkään pidemmän päälle voi toimia. Tämä viikon kokeilu kuitenkin osoitti molemmissa tiimeissä, että kun lisäsimme akuuttiaikojen määrää, etenkin alkuviikkoon, se vähensi loppuviikon lääkäriaikojen kysyntää ja rauhoitti puhelinliikennettä. Olimme seuranneet potilaiden määrää, joille oli jouduttu sanomaan ei ole antaa aikaa. Näiden potilaiden määrä oli tällä viikolla selvästi pienempi kuin ennen tätä kokeiluviikkoa. Meillä jäi positiivinen kuva tästä viikon moduuliajanvarauskokeilusta. Halusimme laajentaa sen koko terveyskeskukseen ja koska olimme jo todenneet, että maanantaipäivinä ei tulisi hoitaa muita kuin kiireellisiä potilaita, päätimme, että joka tiimissä hoidetaan maanantaisin vain kiireellisiä potilaita ja ajat annetaan moduuleittain. Mittasimme taas joka tiimissä kahtena maanantaina kiireellisten aikojen tarpeen. Laitoimme maaliskuusta lähtien lääkäreille joka maanantaille ainoastaan pika-aikoja. Kaikki sektorityöt, jotka eivät olleet aivan välttämättömiä ja puhelinajat karsittiin pois. Seurasimme ei ole antaa aikaa - vastauksen saaneiden potilaiden määrää ja se putosi kaikissa tiimeissä, kun aloimme hoitaa maanantaisin vain kiireellisiä potilaita. RAPORTTI 8.5.212 9

4.5 Puhelintoiminnan kehittäminen Puhelintoimintaa seurattiin 12.3.-23.3.212 kolmessa tiimissä: Saaren, Kaira ja Koskitiimeissä. Esimerkkinä alla tiimien yhden päivän puhelumäärät. PUHELUIDEN MÄÄRÄT TIIMEITTÄIN 16 14 12 1 8 6 4 2 SaarentiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 12.3.212 puheluiden määrä SaarentiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 12.3.212 vastatut puhelut SaarentiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 12.3.212 puhepostiin menneet 4 35 3 25 2 15 1 5 KairatiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 13.3.212 puheluiden määrä KairatiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 13.3.212 vastatut puhelut KairatiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 13.3.212 puhepostiin menneet RAPORTTI 8.5.212 1

12 1 8 6 4 2 KoskitiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 12.3.212 puheluiden määrä KoskitiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 12.3.212 vastatut puhelut KoskitiiminTIIMIN PUHELINRAPORTTI 12.3.212 puhepostiin menneet Mittauksissa tuli selvästi esiin lääkäriaikojen suuri tarve alkuviikosta. Tämän perusteella tehtiin kaikissa tiimeissä jatkomittaukset maanantain lääkäriaikojen tarpeesta ja kokeiltiin sitä, että maanantaina vastataan maanantain tarpeeseen. Kaikki muu työ vähennettiin lääkäreiltä maanantailta minimiin ja maanantain ajat annettiin moduuliajanvarauksella. Tämä rauhoitti loppuviikon painetta, kun työtä ei siirtynyt maanantailta loppuviikkoon ja suoraviivaisesti potilaiden hoitamista. Moduuliajanvaraus päätettiin jättää pysyvästi käyttöön maanantaisin. Tehtyjen mittauksien pohjalta on henkilöresursseja lisätty kysyntäpiikkien mukaisesti. Aamuisin on enemmän hoitajia vastaamassa puhelimiin ja vastaanottoaikoja annetaan pidemmälle ajalle, jolloin uudelleen soittamisen tarve vähenee. Loppuviikkoa kohti mentäessä puheluiden määrä väheni keskimäärin 3 4%. Puheluiden määrän ennakointi on haasteellista toiminnan nopeissa muutoksissa, kuten henkilöstöresurssien muuttuessa ja tilanteissa, joissa ei ole reaaliaikaista tietoa käytettävissä. Näihin muutostarpeisiin tartutaan tulevassa kehittämistoiminnassa. RAPORTTI 8.5.212 11

4.6 Kysynnän ja tarjonnan tasapaino Hankkeen aikana tehtiin lääkäreille ja hoitajille mittaukset kysynnästä sekä suunnitellusta ja toteutuneesta kapasiteetista. Lääkäreiden mittaus toteutettiin syksyllä 211 ja hoitajien keväällä 212. 4.6.1 Lääkärin vastaanottoaikojen kysynnän tasapainolaskurit Lääkäreiden osalta mittausviikoilla 4 ja 41 syksyllä 211 oli resurssin suhteen ns. normaalitilanne, eli lääkäreitä oli koulutuksissa, sijaisia ei ollut saatu kaikkiin poissaoloihin jne. Mittausviikoilla ei ollut kysynnän osalta kokemusperäisesti havaittua eroa tavanomaiseen verrattuna. Yhteenvetona voidaan todeta, että lääkäreiden osalta mittauksessa näkyi tuolla hetkellä noin 2 lääkärin työpanoksen puuttuminen avovastaanottotoiminnasta. Resurssien ja kysynnän balanssissa oli suuria tiimikohtaisia eroja. Alla kuvaajat mittaustuloksista tiimeittäin. Tieto antaa perusteet lääkäreiden osalta siihen, että voidaan määrittää tiimikohtaisesti suoraan potilastyöhön tarvittava aikaresurssi, mikä on edellytys sille, että edistykselliseen saatavuuteen päästäisiin. Lisäksi mittauksessa tuli selvästi esiin lääkäriaikojen suuri tarve alkuviikosta. Tämän perusteella tehtiin kaikissa tiimeissä jatkomittaukset maanantain lääkäriaikojen tarpeesta ja kokeiltiin sitä, että maanantaina vastataan maanantain tarpeeseen. Kaikki muu työ vähennettiin lääkäreiltä maanantailta minimiin ja maanantain ajat annettiin moduuliajanvarauksella. Tämä rauhoitti loppuviikon painetta, kun työtä ei siirtynyt maanantailta loppuviikkoon ja suoraviivaisti potilaiden hoitamista. Tuntia 35 3 25 2 15 1 5 Lääkäreiden mittaus 4-41, yhteensä 3 = Muu vo aika RAPORTTI 8.5.212 12

Efterfrågan Kysynnän vaihtelu viikonpäivittäin, koko terveyskeskus EFTERFRÅGAN - Graf 1 Filter BALANSFLIK Efterfrågan fördelad över veckans dagar Efterfrågan Int + Ext 14 12 1 Enhet Tid ( 1 tim ) 8 6 4 2 puh Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar VoMuu VoAk Tuntia 7 6 5 4 3 2 1 Lääkäreiden mittaus 4-41, Rova 3 = Muu vo aika Tuntia 7 6 5 4 3 2 1 Lääkäreiden mittaus 4-41, Saari 3 = Muu vo aika RAPORTTI 8.5.212 13

Tuntia 5 4 3 2 1 Lääkäreiden mittaus 4-41, Ounas 3 = Muu vo aika Tuntia 8 7 6 5 4 3 2 1 Lääkäreiden mittaus 4-41, Kaira 3 = Muu vo aika Tuntia 12 1 8 6 4 2 Lääkäreiden mittaus 4-41, Koski 3 = Muu vo aika RAPORTTI 8.5.212 14

4.6.2 Hoitajan vastaanottoaikojen kysynnän tasapainolaskurit Hoitajien mittausviikot olivat keväällä 212 viikot 11 ja 12. Hoitajien mittauksen analysointi ja mahdollisten muutosten suunnittelu ja kokeilu ovat vielä raportin kirjoittamisvaiheessa kesken. Kysynnästä puuttuu tässä vielä tulevien puheluiden määrä seurantaviikolla, joka saadaan puhelinjärjestelmästä. Kuvat mittauksesta ohessa: 35 3 25 2 15 1 5 Hoitajien mittaus 11-12, Yhteensä 3 = Muu vo aika Huom! Puhelinkysynnästä puuttuu tulevien puhelujen määrä 15 1 5 8 6 4 2 Hoitajien mittaus 11-12, Rova Hoitajien mittaus 11-12, Saari 3 = Muu vo aika Huom! Puhelinkysynnästä puuttuu tulevien puhelujen määrä Huom! Puhelinkysynnästä puuttuu tulevien puhelujen määrä RAPORTTI 8.5.212 15

6 5 4 3 2 1 Hoitajien mittaus 11-12, Ounas Huom! Puhelinkysynnästä puuttuu tulevien puhelujen määrä 5 4 3 2 1 Hoitajien mittaus 11-12, Kaira 3 = Muu vo aika Huom! Puhelinkysynnästä puuttuu tulevien puhelujen määrä 8 7 6 5 4 3 2 1 Hoitajien mittaus 11-12, Koski 3 = Muu vo aika Huom! Puhelinkysynnästä puuttuu tulevien puhelujen määrä RAPORTTI 8.5.212 16

5 KEHITTÄMISTOIMINNAN AIKATAULUSUUNNITELMA Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Elokuussa 211 Toukokuussa 212 Toimijoiden palaverit Hyvä vastaanotto seminaarit Mittaukset ja kokeilut 1. 2.9.211 1. 24-25.8.211 Työhyvinvointi 2. 9.9.211 2. 16-17.11.211 Diabetes -hoitopolku 3. 21.9.211 3. 25-26.1.212 ttomat 4. 5.1.211 4. 11.5.212 vastaanottoajat 5. 26.1.211 Moduuliajanvaraus 6. 21.11.211 Puhelintoiminta 7. 1.2.212 Tasapainolaskurit: 8. 21.2.212 Lääkärin vastaanottoajat 9. 22.3.212 Hoitajien vastaanottoajat 1. 19.4.212 11. 2.5.212 RAPORTTI 8.5.212 17

6 TOIMINTAA KEHITTÄVIEN MUUTOKSIEN KUVAUS 6.1 Moduuliajanvaraus otetaan vakinaiseen käyttöön maanantaisin Mittauksissa tuli selvästi esiin lääkäriaikojen suuri tarve alkuviikosta. Tämän perusteella tehtiin kaikissa tiimeissä jatkomittaukset maanantain lääkäriaikojen tarpeesta ja kokeiltiin sitä, että maanantaina vastataan maanantain tarpeeseen. Kaikki muu työ vähennettiin lääkäreiltä maanantailta minimiin ja maanantain ajat annettiin moduuliajanvarauksella. Tämä rauhoitti loppuviikon painetta, kun työtä ei siirtynyt maanantailta loppuviikkoon ja suoraviivaisti potilaiden hoitamista. Moduuliajanvaraus päätettiin jättää pysyvästi käyttöön maanantaisin 6.2 Vastaanoton toimintamallin kehittäminen 6.2.1 Potilaiden hoidon jatkuvuuden turvaaminen henkilökohtaisilla hoitosuhteilla Hankkeen aikana tarkennettiin avovastaanoton toimintamallia. Olemme siirtyneet vuonna 211 väestövastuujärjestelmästä pois. Uudessa toimintamallissa vastuu väestön hoidosta laajeni yhdeltä lääkäriltä tinoin 1 asukkaan tiimille ja osa työstä hoidetaan yhteisvastuullisesti koko terveyskeskuksen toimesta. Uudessa mallissa on tarpeen turvata myös hoidon jatkuvuus etenkin pitkäaikaissairailla ja usein asioivilla potilailla. Jatkuvuutta pyrtään turvaamaan eräällä sovelluksella listautumismallista, jossa potilaalla on mahdollisuus listautua hoitosuhteeseen lääkärille sitä tarvitessaan. Tällöin potilaan asioinnit pyritään keskittämään ko. lääkärille ja hänen työparihoitajalleen. Omalääkäri annetaan lääkärin hoitoa vaativille pitkäaikaissairaille potilaille, jotka haluavat omalääkärin. Vastaanotolla lääkäri ja potilas sopivat hoitosuhteesta ja lääkäri merkitsee potilastietojärjestelmään itsensä potilaan omalääkäriksi. Tietojärjestelmän sovittaminen tähän hoitosuhteiden hallintaan tilanteessa, jossa lääkäreiden vaihtuvuus on suuri, on ollut haasteellista. Hankkeenaikana laadimme ja otimme käyttöön tarkennetun ohjeistuksen omapotilaiden ja hoitosuhteiden muodostumisesta, merkitsemisestä ja siirtymisestä lääkärin vaihtuessa. Saamme lisäksi kuukausittain raportin omapotilaiden määrästä eri lääkäreillä ja työpareilla. Uusi malli otettiin käyttöön 1.5.212 ja sen toiminnasta keräämme vielä kokemuksia. RAPORTTI 8.5.212 18

6.2.2 Kutsujärjestelmän käytön uusi ohjeistaminen Rovaniemellä avovastaanotossa on käytössä ns. kutsujärjestelmä, jossa hoitosuunnitelman mukaisille vastaanottokäynneille ohjelmoidaan potilaille kutsu, jolloin heidän ei tarvitse itse varata aikaa vaan se lähetetään heille automaattisesti. Järjestelmästä on todettu olevan hyötyjä: se vähentää potilaiden putoamista pois hoidon piiristä ja potilaat saava kutsukirjeen mukana hyvä t valmistautumisohjeet, jolloin he ovat hyvin valmistautuneita vastaanotolle tullessaan, esim. omaseurannat on pääosin hyvin toteutettu. Saatavuuden näkökulmasta kutsujärjestelmä on kuitenkin kuormittava ja sen käytössä oli myös suuria tiimi- ja lääkärikohtaisia eroja. Kutsuja laitetaan tyypillisesti esim. vuoden päähän ja usein potilaan asia ehtii vuodessa muuttua, hoitosuunnitelmaa on muutettu muiden käyntien yhteydessä ja varattu vastaanottoaika voi osoittautuakin turhaksi. Hyvä vastaanotto hankkeen aikana arvioimme kutsujärjestelmän toimivuutta ja päädyimme edelleen pitämään järjestelmän käytössä mutta ohjeistaa käyttö tarkemmin ja kriittisemmin. Yhdessä tiimissä käytiin läpi kutsujärjestelmässä olevat potilaat uusien ohjeiden mukaan ja todettiin kutsujen määrän ja vastaanoton kysynnän vähenevän tältä osin merkittävästi. Osa uudesta ohjeistuksesta: Kutsujärjestelmän käyttöä pyritään rajaamaan ja kutsuväli on arvioitava kriittisesti: - Kutsuun laitetaan diabetespotilaat - Syöpäpotilaat LKS:n seurantaohjeen mukaisesti. - Muistisairaat, jotka eivät ole kotihoidon piirissä. - Astmaa sairastavat lapset - Krooniset sydän- ja keuhkosairaudet vain harkiten Ei kutsujärjestelmään: hypotyreoosi, hyperkolesterolemia, hyvässä tasapainossa oleva verenpainetauti, hyvässä tasapainossa oleva astma, ehkäisykontrollit, kotihoidon ja palveluasumisen asiakkaat Kutsujen ajaminen Kutsut ajetaan lääkäreittäin tiimissä. Mikäli jollakin alueella ei ole lääkäriä, tiimin muut lääkärit hoitavat alueen lääkärin potilaat. Tarkistusajo tehdään entisten alueiden mukaan ja tiimin lääkärin mukaan sekä ajoittain pelkän toiminnon mukaan. Kaikille potilaille, joille laitetaan kutsu, päivitetään kutsun yhteydessä omalääkäriksi ko. lääkäri. Lisäksi kuukauden lopussa tiimin vastuuhoitajat päivittävät kutsutilanteen taulukkoon potilastietojärjestelmään. Kutsua lähetettäessä tarkistetaan hoitosuunnitelma, kutsun aiheellisuus ja päivitetään omalääkäritieto. RAPORTTI 8.5.212 19

6.3 Puhelinvastaamisen tehostuminen Mittauksissa seurattiin tulevien puhelujen määrää eri tiimeissä eri viikonpäivinä ja kellonaikoina. Tiimeissä pyrittiin kohdentamaan hoitajarerusrssia puhelimeen vastaamiseen kysyntähuippujen mukaan. 7 POSITIIVISEN KEHITYSTRENDIN VAKIINNUTTAMISEN KEINOT Työryhmä jatkaa toimintaansa yhteistoimintaperiaatteella Työryhmä laajenee uusilla asiantuntijoilla Työntekijöille tiedotetaan ja annetaan koulutusta uusien käytäntöjen juurruttamiseksi Asiakaskeskeisyyden periaatetta pyritään toteuttamaan kaikessa kehittämistoiminnassa 8 LISÄARVOA TYÖHÖN Palvelupäällikkö Miia Palo Projektin tavoitteena oli paitsi saatavuuden parantaminen myös kehittämistyön oppiminen. Tätä tavoitetta saavutimme mielestäni projektin aikana. Opimme mittaamalla arvioimaan työtämme ja myös viemään käytäntöön sovittuja muutoksia. Mutu-tuntumasta mentiin kohti mitattua tietoa. Hyvä vastaanotto työryhmä toimi erittäin vastuullisesti ja toteutti sovitut ja suunnitellut osin työläätkin mittaukset ja kokeilut tunnollisesti. Esimiehenä koin saavani työryhmän työskentelystä tukea ja asioista pystyttiin sopimaan yhteisesti. Rovaniemellä on siirrytty 211 keväällä pois väestövastuusta ja uuden toimintamallin hahmottamisessa ja ohjeiden laatimisessa (omalääkäriohjeistus, kutsujärjestelmän käytön ohjeistus) työryhmä teki ansiokasta työtä. Jatkamme avovastaanotossa vielä lähiesimiehillä laajennetulla Hyvä vastaanotto työryhmällä, josta muodostuu avovastaanoton kehittämistyöryhmä. Hyvä vastaanotto hanke on ollut hyvä koulutusjakso oman työn kehittämiseen. RAPORTTI 8.5.212 2

9 KEHITTÄMISTYÖN JATKAMINEN 9.1 Aikataulusuunnitelma vv. 212 213 Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Työtyhmäkokoukset Mittaukset ja kokeilut/uudet käytännöt Arviointiseminaarit - 6.6.212 -kesäkuu 213 1. 6/212 Työhyvinvointi 2. 12/212 Diabetes -hoitopolku 3. 5/213 ttomat 4. Lisäksi tarvittaessa vastaanottoajat Moduuliajanvaraus Puhelintoiminta Tasapainolaskurit: Lääkärin vastaanottoajat Hoitajien vastaanottoajat Uudet kehittämismenetelmät/ Hoitopolkujen päivittäminen 9.2 Kehittämistoiminnan suuntaaminen Rovaniemen terveyskeskus järjestää tiimien työntekijöille arviointiseminaarin, josta saatujen palautteiden perusteella kehittämistoimintaa jatketaan tarve- ja resurssilähtöisesti, mm. Terveyskeskuksen mielenterveys- ja kuntoutustoiminta mukaan yhteistyöhön Kaikkien käytössä olevien hoitopolkujen päivittäminen ja käyttöönotto tiimeissä Lisää mittauksia ja kokeiluja projektissa opituilla työkaluilla RAPORTTI 8.5.212 21