TARJOUSPYYNTÖ MATKA- JA PALVELUKETJUT LAPPIIN MATKUSTAVALLE AASIALAISELLE HANKKEEN PALVELUMUOTOILUPALVELUIDEN HANKINNASTA Lapin liitto (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa 19.5.2014 julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön mukaisesti palvelumuotoilupalveluista (jäljempänä palvelu / tarjoaja ). 1. TIETOJA HANKINTAYKSIKÖSTÄ Lapin liitto on alueellinen kuntien muodostama maakunnan kehittäjä ja edunvalvoja. Lapin liitto johtaa kansallista ja EU:n rakennerahastoihin liittyvää kehittämisohjelmatyötä. Lapin liitto vastaa maakuntakaavoituksesta, maakunnallisesta liikennejärjestelmätyöstä sekä toimii keskeisesti maakunnan kansainvälisessä yhteistyössä. Lapin liitossa toimii myös Lapin pelastuslaitos, joka vastaa maakunnan alueellisesta pelastustoimesta. Tämän tarjouskilpailun järjestää Lapin liiton Matka- ja palveluketjut Lappin matkustavalla aasialaiselle -hanke (1.11.2013-30.4.2015), joka toteutetaan EAKR-rahoitteisena hankkeena. 2. HANKINNAN TAUSTA Perinteisesti Lapin kansainvälinen matkailu on perustunut ryhmämatkailuun ja ulkomaalaisten matkanjärjestäjien kautta organisoituihin matka- ja palveluketjuihin. Esim. britit matkustavat charter-lennoilla selkeille ryhmämatkoille joulusesonkina. Yksilömatkailun määrä on kuitenkin selkeästi kasvanut ja erityisesti rahaa käyttävät ja paljon matkustavat turistit matkustavat itsenäisesti. Kansainvälisen yksilömatkailijan matka- ja palveluketju päämarkkina-alueilta Lapin lomakohteisiin on kuitenkin vähintään haasteellinen. Tällä hetkellä Lapin matkailun suurin haaste liittyy Helsinki-Vantaan kautta lennettävien jatkolentoyhteyksien toimimattomuuteen ja suorien lentoyhteyksien puuttumiseen. Nämä haasteet ovat rakenteellisia ja liikennejärjestelmään liittyviä ja niihin vastataan erillisessä hankkeessa ja yhteistyötä kehittämällä. Tässä hankkeessa keskitytään erityisesti liityntäliikenteeseen lentoasemilta matkailukeskuksiin. Tilanne on liityntäliikenteen osalta haastava: tietoa ei löydy, aikataulut eivät sovitu yhteen ja matkojen varaaminen netin kautta on useimmissa kohteissa mahdotonta. Osaltaan liityntäliikenteen ongelmat johtuvat matkailun voimakkaasta sesonkiluonteisuudesta, lentoaikataulujen nopeista muutoksista ja matkailupohjaisen joukkoliikenteen ostomomentin puuttumisesta valtion talousarviosta (vertaa alueen omaan väestöön pohjautuva joukkoliikenteen osto). Käytännössä yksittäiset matkailuyrittäjät järjestävät liikenteen omatoimisesti ja yhteistyö ja kustannustehokkuus ontuvat. Globaalin matkaketjun kehittäminen ei kuitenkaan tulisi olla yksittäisen matkailuyrittäjän tai matkailualueen asia vaan potentiaali tulisi hyödyntää laajalla rintamalla. PL 8056, Fax 016 318 705 96101 Rovaniemi info(at)lapinliitto.fi
Tällä hetkellä matkaketjujen järjestämisessä lähtökohtana ovat ensisijaisesti liikennepalvelun järjestäjän ja rahoituksen tarpeet. Matkailijan näkökulmasta matkaketju-kokemus on kuitenkin huomattavasti laajempi kuin pelkkä matka: kohdemarkkinoinnin onnistuminen, tiedon saanti matkailupalveluista ja kohteiden saavutettavuudesta, muiden käyttäjien kokemukset, palvelun saaminen omalla kielellä, hintatietojen saatavuus, matkan osto kokonaisuutena tai osina, matkojen linkittyminen toisiinsa, selkeät opasteet ja kokonaisvaltainen elämys vahvempana mitä arjessa käytettävässä joukkoliikennepalvelussa. Palveluita on kyllä olemassa, mutta niitä ei ole linkitetty toisiinsa ja kokonaisuutta ei ole riittävästi mietitty yhteistyössä tai selkeästi asiakkaan näkökulmasta. Lapin joukkoliikenne on järjestetty paljolti paikallisväestön peruspalvelutarpeisiin perustuvien ostojen perusteella sekä matkakohteiden että aikataulujen osalta. Todellinen tarve ja mitoitus eivät ole kohdanneet toisiaan ja esim. halpalentoyhtiöiden aikatauluja ei ole otettu huomioon liityntäliikenteen aikatauluissa, vaikka juuri niiden lennoilla on paljon yksilömatkailijoita. Sujuvien ja helppokäyttöisten matkaketjujen järjestämiseksi eri osaset tulisikin tunnistaa ja yhteistyön kautta kehittää toimiva, tehokas ja joustava kokonaisuus kohderyhmien näkökulmasta. Erityisesti matka- ja palveluketjujen kustannusten jako ja niihin liittyvät liiketoimintamallit tulisi ratkaista kestävästi ja innovatiivisesti. Esim. itse liityntäliikenne ei välttämättä ole erikseen tarkasteltuna kannattavaa, mutta se on oleellinen osa kokonaiskannattavuutta. Nykyisen matka- ja palveluketjuista saatavan tiedon valossa Lapin valitseminen yksilömatkailijan matkakohteeksi tuntuu jopa absurdilta. Revontulet, saamelaisuus ja imagomarkkinointi ovat kuitenkin lyöneet läpi. Muutamat matkailuyrittäjät myyvät kapasiteettinsa loppuun sesonkina, mutta suuremmat kansainvälisten matkailijoiden volyymit ja sesonkien pidentäminen on mahdotonta ilman laajempaa yhteistyötä koko matka- ja palveluketjun parissa. 3. HANKINTAMENETTELY Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Tarjouskilpailussa käytetään avointa hankintamenettelyä. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan perustellusta syystä. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 4. HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Lapin liiton Matka- ja palveluketjut Lappiin matkustavalle aasialaiselle hankkeen palvelumuotoilupalvelut. Hankkeessa selvitetään Lappiin suuntautuvien yksilömatkailijoiden matka- ja palveluketjujen nykytilanne, pullonkaulat ja tulevaisuuden kehittämismahdollisuudet. Matkaketjujen eri osaset tunnistetaan yhteistyössä eri alojen asiantuntijoiden kanssa palvelumuotoilun ja asiakkaan näkökulmasta. Projektin yhtenä tavoitteena on muodostaa yhteistyöverkostoja pilotointeja, jatkohankkeita ja tulevaisuuden yritysyhteistyötä ajatellen. Hankkeen pääpaino on lentoliikenteen liityntäliikenteen järjestämisessä ja Lapin oman kokonaisratkaisun löytämisessä. Hankkeen lähtökohta on kansainvälisen yksilömatkailijan matka- ja palveluketjun kehittäminen, erityisesti aasialaisiin matkailijoihin painottuen. Tehtävämäärittely palvelumuotoilupalveluiden osuudesta on seuraava: - Projektihallinta asiaosaamisen osalta (Lapin liiton projektikoordinaattori huolehtii EU-hankehallinnosta, työpajojen/seminaarin käytännön järjestelyistä sekä tiedottamisesta) 2 / 6
- Yksilömatkailijan tarpeiden ja toiveiden määrittäminen hankkeen näkökulmasta - Aasialaisten matkailijaryhmien tarpeiden määrittäminen hankkeen näkökulmasta - Olemassa olevien matkailu- ja markkinointikanavien selvittäminen yhteistyössä muiden hankkeen asiantuntijoiden (mm. liikenneasiantuntijat) kanssa. Kanavien hyödyntämismahdollisuuksien ja haasteiden määrittely Lapin kannalta. - Benchmarkkaus vastaavista kohteista. - Matka- ja palveluketjujen nykytilanteen kartoittaminen. - Tilanteen analysointi ja asiakasymmärryksen lisääminen. - Tarvittavien toimenpiteiden ja kokonaisratkaisun suunnittelu palvelumuotoilun ja strategisen suunnittelun metodeja hyödyntäen sekä hankkeen yhteistyökumppaneiden johtopäätökset yhteen vetäen. - Tehokkaimpien ja liiketoiminnan kehittymisen kannalta parhaiden toimintamallien valinta ja niiden pilotointi. - Yhteistyöhaluisten tahojen kartoitus tulevia hankkeita ja liiketoimintaa varten. Tarjouksen tulee sisältää tiedot mahdollisesta alihankkijoiden käytöstä sekä yritysesittelyn referenssitietoineen. Hankkeen omistajana on Lapin liitto, joka saa täydet tekijän- ja omistusoikeudet kaikkeen työn aikana syntyvään materiaaliin. Aineisto tulee olla Lapin liiton ja lappilaisten organisaatioiden/yrittäjien vapaassa käytössä ilman aikarajoitusta. Tilaaja valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Tilaaja voi valita tarjouksen sisällöstä määrittämänsä osan tai kokonaisuuden toteutettavaksi. 5. SOPIMUSKAUSI Sopimuskausi on voimassa hankkeen loppuun asti (30.4.2015). Sopimus tulee voimaan allekirjoituksesta. Suunnittelutyö käynnistyy välittömästi valinnan ja sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla koko sopimuskauden ajan. 6. TARJOAJAN KELPOISUUSVAATIMUKSET Tarjoajalla tulee olla asiantuntemusta ja kokemusta - Kansainvälisille kohderyhmille toteutetuista palvelumuotoiluhankkeista - Kokemusta palvelunkäyttäjien profilointihankkeista palvelumuotoilun keinoin - Palvelukonseptien toteutuksesta käytäntöön - Palvelukonseptien linkkittämisestä palveluliiketoiminnan kehittämiseen - Projektinhallintakokemusta vastaavankokoisista toteutuksista Toimenpiteiden ja kokonaisratkaisun suunnittelun tulee olla innovatiivista ja eri alojen asiantuntijoiden näkökulmat yhdistävää. Ratkaisuehdotuksen tulee olla toteutettavissa joustavaksi, helppokäyttökseksi ja elämykselliseksi kokonaisuudeksi. Ehdotuksen tulisi myös hyödyntää internettiä, applikaatiota ja/tai sosiaalisen median mahdollisuuksia ja muita mahdollisia nykyajan tehokkaita tapoja ja kanavia. Tarjouksen liitteenä tulee olla referenssiluettelo tai nettiosoite, josta referenssit löytyvät. Tarjoajan asiantuntemusta ja kokemusta arvioidaan referenssien perusteella. 3 / 6
Kuvaus alihankkijoiden käytöstä - Tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. - Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. - Alihankkijoiden käyttö tulee kuvata tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin päätoteuttajaa 7. VALINTAPERUSTEET Konsulttipalkkioon kuluineen on käytettävissä enintään 68 000 (alv 0%). Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Vain kokonaistarjoukset hyväksytään, osatarjouksia ei hyväksytä. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteet ovat: 1. Laatu, painoarvo 80 % a. Työohjelma, 50 pistettä - Työmenetelmät, vuoropuhelu ja eri näkemysten yhteensovittaminen, 10 pistettä - Työn vaiheistus ja aikataulu, 10 pistettä - Ajateltujen vaiheiden toteutuskelpoisuus, 10 pistettä - Innovatiivisuus, 10 pistettä - Organisointi, 10 pistettä a. Henkilöstön kokemus ja näyttö, 30 pistettä - Osaaminen vastaavan suunnittelutyön toteutuksesta, 15 pistettä - Osaaminen vastaavanlaisesta projektinhallinnasta, 15 pistettä 2. Hinta, painoarvo 20 % a. Kokonaishinta, maksimi 10 pistettä Edullisin yhteenlaskettu kokonaishinta saa 10 pistettä. Muut tarjoukset pisteytetään kaavalla: edullisin hinta / vertailtava hinta x 10. b. Lisätöiden tuntihinnasto, maksimi 5 pistettä (halvin) c. Työn veloitusluokkien jakautuma, 5 pistettä (tervein) Lapin liitto voi myös hylätä kaikki tarjoukset. Hankintapäätös pyritään tekemään kesäkuun 2014 aikana. Tilaaja voi ennen ratkaisun tekemistä tarvittaessa pyytää yhdeltä tai useammalta tarjoajalta lisäselvityksiä. Hankintasopimus tehdään saadun tarjouksen pohjalta neuvottelumenettelyllä. Työtapaa ja työohjelmaa voidaan tarkentaa vielä myöhemmin yhdessä tilaajan ja valittavan konsultin kesken. 8. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjous ja pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä. Tarjouksessa on kuvattava kaikki tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat siten, että tarjousten arviointi ja vertailu voidaan suorittaa asianmukaisesti ja tasapuolisesti. 4 / 6
Tarjouksessa tulee esittää: - tekijät referensseineen ja tuntiveloitushintoineen - tarjouspyyntöä tarkempi työohjelma konsultin työn sisällöstä ja tekemisen tavasta ottaen huomioon hankkeen tarpeet - arvio työtuntimääristä henkilöittäin eri työvaiheissa - kokonaispalkkio henkilötyön osalta - arvio matka- ja muista kuluista. Työ on voitava aloittaa välittömästi konsultointisopimuksen synnyttyä ja työn tulee olla valmis huhtikuun loppuun 2015 mennessä. 9. TARJOUSTEN VOIMASSAOLO Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3) kuukautta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä. 10. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 11. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen. 2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 4. Tarjousten vertailu. 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen. 6. Hankintasopimuksen solmiminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. 12. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen hanne.junnilainen(at)lapinliitto.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan Lisäkysymys palvelumuotoilupalvelut ja Yrityksenne nimi. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 23.5.2014 kello 15.00 5 / 6
mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään 25.5.2014 mennessä samansisältöisenä kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. 13. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava 2.6.2014 kello 15.00 mennessä. Lisäksi tarjous on toimitettava sähköpostitse osoitteeseen hankinta(at)lapinliitto.fi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Tarjousmerkintä Tarjous palvelumuotoilupalvelut pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa ja sähköpostissa. Postiosoite: PL 8056, 96101 Rovaniemi Käyntiosoite: Hallituskatu 20B, Rovaniemi Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 14. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS Rovaniemellä 19.5.2014 Lapin liitto Maiju Hyry Yhteysjohtaja 6 / 6