13.8.2013 TARJOUSPYYNTÖ PUHDISTUSAINEISTA JA VÄLINEISTÄ Oulaisten kaupunki pyytää tarjoustanne ammattikäyttöön tarkoitetuista puhdistusaineista ja välineistä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden sekä Hilma-ilmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen mukaisesti seuraavasti: 1. HANKINNAN KOHDE JA TAVOITTEET Hankinnan kohteena ovat seuraavat hankintakokonaisuudet: puhdistusaineet ja välineet Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Mopeista on käytössä Sappax:in, Viledan kuivaimet, kehykset ja lankaosat, henkilöhygienia-aineannostelijoista Soft Care Line-, Sterisol-, Dispensoannostelijat, Lotus enmotion vaahto-saippua/käsidesi-annostelijat sekä Kiilto care seinätelineet. Tarjottavien tuotteiden tulee sopia edellä mainittuun kalustoon. Mikäli koneellisessa astianpesussa, desinfektiokoneissa (tai pyykinpesussa) käytettävät annostelulaitteet on vaihdettava, tulee muutostyön ja laitteiden sisältyä hintaan. Toimittajalla tulee olla yhteyshenkilö, joka varmistaa säännöllisesti astianpesukoneiden, desinfektiokoneiden ja pyykinpesukoneiden käyttöliuosten oikeellisuuden. Tarjouksessanne teidän tulee ilmoittaa säännöllinen huoltoväli em. koneille sekä huollon sisältö. Tarjouksessa on ilmoitettava huoltohenkilöstön määrä alueella. Tarjoajan on huolehdittava, että jokaisessa pisteessä johon tavaraa toimitetaan, löytyy selkeästi yhteystiedot, mihin ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa. Lisäksi yhteyshenkilön tulee 24 tunnin sisällä saapua keittiölle tai kiinteistöön, jossa on astianpesukone, desinfektiokone tai pyykinpesukone tarkistamaan annostelulaitteiden toimivuus, mikäli keittiöllä tai kiinteistössä epäillään annostelun oikeellisuutta. Toimipaikkakäynneistä tulee aina tehdä kirjallinen raportti. Raportista tulee jättää yksi kappale keittiölle tai kiinteistöön. Toimipaikkakäynnit tulee tehdä veloituksetta.
Lisäksi pesuainetoimittajan tulee toimittaa ja asentaa astianpesu- ja huuhteluaineiden, desinfektio- ja pyykinpesuaineiden annostelulaitteet toimittamiinsa koneisiin veloituksetta. Tarjottavat tuotteet on esitetty tarkemmin liitteessä 1. Kulutusmäärät on ilmoitettu liitteessä 1. Kulutusmäärät ovat arvioita vuoden kulutuksesta. Arviot voidaan ylittää tai alittaa sopimuskaudella. Oulaisten kaupunki ei vastaa toimipaikkojen omistussuhteissa ja/tai toiminnoissa mahdollisesti tapahtuvista muutoksista. Sopimuksen ennakoitu arvo on n. 26 000 / vuosi. Solmittavaa hankintasopimusta voivat käyttää halutessaan ne yhtiöt tai yhteisöt, joissa Oulaisten kaupunki on huomattava osakas. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tilaajalla on oikeus ostaa tuotteita haluamansa kokoisissa erissä (toimittajan pitää pystyä myymään ja toimittamaan myös vajaita myyntieriä pienin myyntierä 1 kpl). Hankintapäätöksessä valitut tarjoajat asetetaan vertailun osoittamaan paremmuusjärjestykseen ja tilaus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä. Tarjoajan tulee pystyä toimittamaan erityyppisten kohteiden ammattisiivouksessa ja ruokapalvelussa käytettävät puhdistusaineet ja välineet. Hankinnat pyritään keskittämään yhdelle tai kahdelle toimittajalle. Oulaisten kaupunki pidättää oikeuden jakaa hankintaa, jos tarjouksessa ei mainita, että se on kielletty. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, joka alkaa 1.11.2013 (tavoite). Kilpailutuksessa sopimukseen on varattu 1+1 vuoden optio. Option käytöstä tehdään erillinen päätös ja sopimus ennen yllä mainitun perussopimuskauden loppumista ja ensimmäisen optiovuoden loppumista molemmista omansa (mikäli optiovuosi / -vuodet käytetään). Osatarjouksia yllä mainitusta hankintakokonaisuudesta ei oteta huomioon (tyhjä rivi tarjouslomakkeella tulkitaan osatarjoukseksi). 2. HANKINTAMENETTELY Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja soveltuvin osin asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Kilpailutus toteutetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä kilpailutuksena.
Jos annettu tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen tai hintatietoja puuttuu, tarjous hylätään. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa tarjousasiakirjat jollain muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan vastuulla. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset tai neuvotella tarjouksen sisällöstä. 3. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan tarjoajan toimittamat asiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Tämän jälkeen hankintayksikkö päättää mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 4. HINTATIEDOT, HINTOJEN ILMOITTAMINEN JA HINTOJEN VOIMASSAOLO Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina nettohintoina, joissa on otettu huomioon kaikki alennukset. Hinnat ilmoitetaan neljän (4) desimaalin (0,0000 ) tarkkuudella. Hintojen tulee olla sitovasti voimassa kiinteinä koko perussopimuskauden ajan seuraavin poikkeuksin: mikäli viranomaisten määräämien julkisten maksujen tai arvonlisäveron suuruus tai -kantamisperuste muuttuu joko säädösmuutoksen tai verotuskäytännön muuttumisen vuoksi, tuotteiden hinnat voivat muuttua vastaavasti. tilaaja on oikeutettu sopimuskaudella saamaan kampanjaym. sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Jos tarjoaja myöntää asiakkaalle lisäprosenttialennukset tms. jonkin tietyn ostomäärän yhteydessä (esim. lava, euromääräinen raja), tarjoajan tulee liittää tästä tieto tarjoukseen. Lisäprosenttialennukset ovat mukana vertailussa.
Lisäksi muista kuin tarjousliitteessä mainituista tuotteista ilmoitetaan mahdolliset alennusprosentit. Tarjouksen liitteenä on oltava kuvallinen tuoteluettelo ja hinnasto, josta alennus lasketaan. Kyseiset hinnat ovat lisätietoja, joita ei käytetä tarjousten vertailutietoina. Sopimuskauden aikana markkinoille tulevat uutuustuotteet on hinnoiteltava tässä tarjouspyynnössä tarjottujen tuotteiden hintatasoon. 5. SOPIMUSPUOLEKSI VALITUN TAVARANTOIMITTAJAN OIKEUDELLINEN MUOTO Tavarantoimittajan tulee olla avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö tai muu rekisteröity yhteisö. 6. TOIMITUSEHDOT JA TAPA JA -SAATAVUUS Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen toimitusehdot sisältäen tiedon kuljetuksesta (kuljetustapa, rahdin maksaja) sekä kuljetusvakuutuksesta (vakuutuksen maksaja, jos ostaja maksaa niin myös kuljetusvakuutuksen suuruus % tilauksesta). Toimitusehdoista aiheutuvat kustannukset ovat yksi tarjousten arvioinnin kriteereistä. Toimitusaika on enintään 14 vuorokautta tilauksesta. Toimitukset tulee toimittaa klo 07.00-14.00 välisenä aikana sisätiloihin. Tilaukset toimitetaan suoraan Oulaisten kaupungin eri kiinteistöihin. Ennen sopimuskauden alkua neuvotellaan toimittajan kanssa tilauskäytännöstä. 6.1. TUOTTEIDEN SAATAVUUS Toimittaja vastaa siitä, että tarjottuja tuotteita on saatavilla koko sopimuskauden ajan. Mikäli jotakin tuotetta ei ole tilapäisesti saatavana, tulee toimittajan toimittaa vastaava tuote tilaajalle. Vastaavan tuotteen tulee vastata alkuperäistä laadullisesti ja hinnallisesti. Vastaavasta tuotteesta on sovittava yhdessä tilaajan kanssa. Tuotevalikoimista poistuvien tuotteiden tilalle on toimittaja velvollinen toimittamaan hinnaltaan ja laadultaan samantasoisen tuotteen. Muutoksesta on sovittava tilaajan kanssa. Uutuustuotteet katsotaan tapauskohtaisesti tilaajan kanssa.
7. RAPORTOINTI TOIMITUKSISTA Toteutuneista ostoista tulee lähettää ilman erillispyyntöä seurantaraportti kerran kalenterivuodessa. Tilaajalla on mahdollisuus pyytää seurantaraportit myös tarvittaessa. Vähintään kerran vuodessa pidetään tilaajan osoittamassa paikassa tilaajan ja toimittajan välinen sopimuskatselmus. 8. REKLAMAATIOT JA VIRHEEN SEURAUKSET Reklamaatioihin on vastattava kirjallisesti kahden viikon sisällä. Mikäli tuotteissa on virheitä, toimittaja on velvollinen viipymättä toimittamaan tilalle vastaavan määrän virheettömiä tuotteita. Tilaajalla on oikeus pidättäytyä laskun maksamisesta virheellisiä tuotteita vastaavalta osalta, kunnes virheelliset tuotteet on korjattu virheettömillä. Tilaaja ja toimittaja voivat keskenään sopia kohtuullisesta hinnanalennuksesta uuden toimituksen sijasta. Edellä mainitun lisäksi tilaajalla on oikeus saada korvaus virheen aiheuttamista välittömistä kuluista ja vahingosta. Vahingonkorvaus ei saa ylittää tuotteiden hintaa. Jos virhe on aiheutunut huolimattomuudesta toimittajan puolella, on tilaajalla kuitenkin oikeus saada täysi korvaus vahingoistaan. 9. KÄYTTÖKOULUTUS Ensimmäinen koulutus tulee järjestää viimeistään neljän kuukauden kuluessa sopimuksen alkamisesta. Ensimmäisen koulutuksen tulee sisältää vähintään aineiden turvallisen käytön ja käyttöturvatiedotteiden sisällön opastuksen ja jaon kohteisiin sekä tilausjärjestelmäkoulutuksen. Jatkokoulutustilaisuuksia tulee järjestää vuosittain. Koulutukset suunnataan sekä esimiehille että henkilöstölle (siivous ja keittiö). Opastukseen sisältyy myös mahdollisuus puhelimitse tapahtuvaan tuoteneuvontaan. Toimittajan tulee toimittaa tilaajalle tuotetukipaketit ja huolehtia niiden päivittämisestä sopimuskauden aikana. Tuotetukipaketti sisältää aineiden tuotekortit ja käyttöturvatiedotteet. Toimittaja on velvollinen ilmoittamaan tilaajalle tuotteiden koostumuksessa tapahtuneista muutoksista. Edellä mainittujen palveluiden tulee sisältyä tuotteiden hintaan.
10. TILAUS- JA LASKUTUSJÄRJESTELMÄ, MAKSUEHTO Tilauksen mukana tulee toimittaa tilausvahvistus. Oulaisten kaupungilla on käytössä sähköinen laskujen käsittelyjärjestelmä, laskut tulee toimittaa vain sähköisesti. Laskuista tulee ilmetä tuotteen nimi, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana ja arvonlisäverot eriteltyinä (tuotteen veroton hinta + veron osuus = tuotteen loppusumma). Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Suurempia kuin korkolain mukainen viivästyskorko ei hyväksytä. Ostajalle epäedullisempien kuin tässä kuvatun viivästysehdon käyttö on tarjouskilpailusta poissulkemisen peruste. Pyydämme selvitystä toimittajan sähköisestä tilaus- ja laskutusjärjestelmästä. Tarjouksessa on mainittava yhteys- ja tilaushenkilönne yhteystietoineen. (Tässä yhteydessä tilaaja tarkoittaa tilausjärjestelmäsovellusta, joka mahdollistaa yrityksen asiakasyrityksille tuotteiden tilaamisen sähköisesti - tietoturvallinen, tunnuksellinen palvelu, jonka avulla tilaukset saadaan aina samanmuotoisina - ei soittoja tai epäselviä fakseja tai hukkuneita sähköposteja. Mahdollisuus käyttää myös asiakaskohtaisia hinnastoja tai kampanjahinnoittelua.) Tavara voidaan laskuttaa, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on 30 pv netto laskun päiväyksestä. Ostajalle epäedullisempien kuin tässä kuvattujen maksuehtojen käyttö on tarjouskilpailusta poissulkemisen peruste. Kesäaikainen mahdollinen maksupostin viivästyminen ei saa aiheuttaa korkokuluja tilaajalle. Sopimusneuvotteluissa huomioidaan loma-aikainen maksuliikenne. Oulaisten kaupunki ei hyväksy laskutuslisiä, kuljetuskustannuksia tai kuljetusvakuutuksia. 11. YMPÄRISTÖ Tarjoajan tulee ilmoittaa (liite 1) tuotteet, jotka ovat ympäristömerkittyjä tai täyttävät vastaavat kriteerit. 12. TARJOUSTEN KÄSITTELY JA TARJOAJAN VALINTA Tarjous tulee laatia liitteenä (liite 1) olevalle pohjalle huomioi kaksi sivua. Tarjoajan on hyväksyttävä liitteessä 4 mainitut sopimusehdot. Tarjouksessa ei saa esittää tarjoajan omia sopimusehtoja, jotka poikkeavat liitteessä 4 mainituista ehdoista.
Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: a) tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (liite 3) b) tarjousten ja palvelujen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen c) tarjouspyynnön mukaisten tarjousten käsittely siten, että ensin jokainen tarjous arvioidaan tarjouspyynnössä mainittuihin valintaperusteisiin nähden. Sen jälkeen tarjouksia vertaillaan keskenään tarjouspyynnön liitteen 1 ja liitteen 5 mukaisesti. d) hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen e) hankintasopimuksen solmiminen 13. TARJOAJAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VAATIMUKSET Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä toimitettava soveltuvuuden todentamiseksi tarjouksen liitteenä ko. asiakirjat ja/tai selvitykset liitteen 3 mukaisesti. Sopimuskumppani toimittaa tilaajalle yli 12 kuukauden sopimuksissa 12 kuukauden välein selvityksen veroista ja eläkevakuutuksista ilman erillistä pyyntöä. Tilaaja säilyttää tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ja todistukset kaksi vuotta sopimusta koskevan työn päättymisestä. 14. TARJOUSTEN KOKONAISTALOUDELLISEN EDULLISUUDEN VERTAILU Tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kukin alaryhmä arvioidaan erikseen, omien arviointikriteerien mukaisesti. Arviointikriteerit ja pisteet: liite 5. Tarjousten valintaperusteet ovat: 1. Hinta - 65 pistettä 2. Alennusprosentit 10 pistettä 3. Tuotteiden ympäristö- ja tekniset ominaisuudet ja valikoiman laajuus 15 pistettä 4. Palvelun ominaisuudet ja kattavuus 10 pistettä 15. HANKINNASSA NOUDATETTAVAT MUUT EHDOT Hankintamenettelyssä noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja soveltuvin osin JYSE 2009 TAVARAT ehtoja (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa).
16. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Kirjallinen hankintasopimus/ostopalvelusopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimusasiakirjan. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista hankintasopimus voidaan tehdä ja panna käytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan tulee ilmoittaa sähköinen yhteystietonsa (sähköpostiosoite/fax numero), johon hankintapäätös voidaan lähettää. 17. TARJOUSASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS a) sopimus b) tarjouspyyntö c) julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) d) tarjous 18. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjousten tulee olla sitovasti voimassa kolme kuukautta tarjousajan päättymisestä. Kirjallinen, sitova tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa alla olevaan osoitteeseen 30.9.2013 klo 14.00 mennessä. Postitse toimitetun tarjouksen perille saapuminen on lähettäjän vastuulla. Oulaisten kaupunki/siivoustoimi Sari Kivioja Revonkatu 1 86300 Oulainen Tarjous sekä tarjouksen liitelomake 1 pyydetään lähettämään myös sähköpostitse osoitteeseen: sari.kivioja(at)oulainen.fi. Tarjoukseen ja kuoreen on ehdottomasti merkittävä tarjoajan nimi ja teksti: "Puhdistusaineet". Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.
Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. Tarjoukset tulee laatia huolellisesti. Kaikki tarjouspyynnön ohjeet tulee ottaa huomioon ja niitä tulee noudattaa. Tarjoukseen ei saa liittää tarjouspyynnön tai sen liitteiden vastaisia ehtoja. Tarjousten jättämisen jälkeen muutosten tekeminen ei ole pääsääntöisesti mahdollista. Tulkinnanvaraiset ja epäselvät tarjoukset hylätään, jotta voidaan turvata tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. 19. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJA ON NÄHTÄVILLÄ OULAISTEN KAUPUNGIN NETTISIVUILLA. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET TULEE PYYTÄÄ SÄHKÖPOSTILLA OSOITTEESTA sari.kivioja@oulainen.fi. Mikäli tarjouspyynnössä on tarjoajan mielestä epäselvyyksiä tai johonkin ehtoon tai vaatimukseen on mahdotonta vastata, tarjoajia kehotetaan ottamaan hankintayksikköön välittömästi yhteyttä sähköpostilla. Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset 30.8.2013 mennessä osoitteeseen sari.kivioja@oulainen.fi. Sähköposti tulee otsikoida seuraavasti: "Kysymykset tarjouspyyntöön liittyen". Kaikki sähköpostitse esitetyt kysymykset vastauksineen laitetaan Oulaisten kaupungin Internet-sivuille (www.oulainen.fi) viimeistään 13.9.2013 mennessä, mikäli pyyntö on toimitettu määräaikaan mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata. Sari Kivioja, Oulaisten kaupunki LIITTEET Tarjouslomake (kaksi sivua) liite 1 Pisteytyspohja (malli) liite 2 Tarjoajan soveltuvuus liite 3 Sopimusmalli liite 4 Arviointikriteerit liite 5 Jyse 2009 tavarat liite 6