TARJOUSPYYNTÖ; HYGIENIAPAPERIT JA NIIDEN ANNOSTELIJAT

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ; HYGIENIAPAPERIT JA NIIDEN ANNOSTELIJAT Oulaisten kaupunki ja Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDU, pyytää tarjoustanne ammattikäyttöön tarkoitetuista hygieniapapereista ja niiden annostelijoista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden sekä Hilmailmoituskanavassa julkaistun hankintailmoituksen mukaisesti seuraavasti: Yhteishankinnassa mukana olevat hankintayksiköt tekevät omat yhtenäiset (samansisältöiset) hankintapäätökset kilpailutuksen lopputuloksen ja siitä laadittavan esityksen perusteella. Peruste: Kumpikaan hankintayksikkö ei voi tehdä hankintapäätöksiä toisen hankintayksikön puolesta. 1. HANKINAN KOHDE JA TAVOITTEET Hankinnan kohteena ovat seuraavat hankintakokonaisuudet: hygieniapaperit ja niiden annostelijat Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Annostelijoista on käytössä pääsääntöisesti Katrin annostelijat sekä GP enmotion annostelijoista käytössä enmotion vetopyyheannostelijat, SmartOne Mini wc-paperiannostelijat. Tarjottavien tuotteiden tulee sopia edellä mainittuun kalustoon. Oulaisten kaupunki ja Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDU hyväksyvät myös kalustoon sopimattomat tarjoukset ehdolla, että mahdollisista annostelijoiden muutostöistä ei aiheudu käyttäjälle lisäkustannuksia missään muodossa es. mahdolliset uudet annostelijat, asennus- ja kiinnityskohdan korjaustyö, toimipaikkakäynnit jne. Tuotteiden tulee tulee olla laadukkaita ja soveltuvia eri tarpeisiin ja käyttökohteisiin kuten terveydenhuollon tiloihin, vanhainkoteihin, päiväkoteihin, virastoihin, kouluihin ja urheilutiloihin. Tarjotuista tuotteista pyydetään toimittamaan näytteet tuotteiden tarjouspyynnön mukaisuuden varmistamiseksi. Pakkausten tulee kestää normaalia käsittelyä varastoinnin yhteydessä.

2 Tarjottavat tuotteet on esitetty tarkemmin liitteessä 1. Kulutusmäärät on ilmoitettu liitteessä 1. Kulutusmäärät ovat arvioita vuoden kulutuksesta. Arviot voidaan ylittää tai alittaa sopimuskaudella. Oulaisten kaupunki ja Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDU eivät vastaa toimipaikkojen omistussuhteissa ja/tai toiminnoissa mahdollisesti tapahtuvista muutoksista. Sopimuksen ennakoitu arvo (arvio) on: Oulaisten kaupunki Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDU YHTEENSÄ n / vuosi n / vuosi n / vuosi Solmittavaa hankintasopimusta voivat käyttää halutessaan ne yhtiöt tai yhteisöt, joissa Oulaisten kaupunki tai Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDU on huomattava osakas. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Tilaajalla on oikeus ostaa tuotteita haluamansa kokoisissa erissä (toimittajan pitää pystyä myymään ja toimittamaan myös vajaita myyntieriä pienin myyntierä 1 säkki / laatikko). Hankintapäätöksessä valitut tarjoajat asetetaan vertailun osoittamaan paremmuusjärjestykseen ja tilaus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneeltä. Hankinnat pyritään keskittämään yhdelle tai kahdelle toimittajalle. Oulaisten kaupunki ja Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDU pidättävät oikeuden jakaa hankintaa, jos tarjouksessa ei mainita, että se on kielletty. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, joka alkaa (tavoite). Kilpailutuksessa sopimukseen on varattu 1+1 vuoden optio. Option käytöstä tehdään erillinen päätös ja sopimus ennen yllä mainitun perussopimuskauden loppumista ja ensimmäisen optiovuoden loppumista molemmista omansa (mikäli optiovuosi / -vuodet käytetään). Osatarjouksia yllä mainitusta hankintakokonaisuudesta ei oteta huomioon (tyhjä rivi tarjouslomakkeella tulkitaan osatarjoukseksi). 2. HANKINTAMENETTELY Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus sähköisessä ilmoituskanavassa HILMA:ssa. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä.

3 Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja soveltuvin osin asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Kilpailutus toteutetaan kansallisen kynnysarvon ylittävänä kilpailutuksena. Jos annettu tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen tai hintatietoja puuttuu, tarjous hylätään. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. Jos tarjoaja haluaa tarjousasiakirjat jollain muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan vastuulla. Tilaaja pidättää itsellään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset tai neuvotella tarjouksen sisällöstä. 3. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan tarjoajan toimittamat asiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Tämän jälkeen hankintayksikkö päättää mahdollisesta salassapidosta. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 4. HINTATIEDOT, HINTOJEN ILMOITTAMINEN JA HINTOJEN VOIMASSAOLO Hinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina nettohintoina, joissa on otettu huomioon kaikki alennukset. Hinnat ilmoitetaan neljän (4) desimaalin (0,0000 ) tarkkuudella. Hinnan tulee kattaa kaikki kulut, ml. toimitus-, vakuutus-, laskutusja käsittelykulut. Lisäksi hinnan katsotaan tarkoittavan valmiiksi pakattua tavaraa, sisältäen myös lavat. Hintojen tulee olla sitovasti voimassa kiinteinä koko perussopimuskauden ajan seuraavin poikkeuksin: mikäli viranomaisten määräämien julkisten maksujen tai arvonlisäveron suuruus tai -kantamisperuste muuttuu joko säädösmuutoksen tai verotuskäytännön muuttumisen vuoksi, tuotteiden hinnat voivat muuttua vastaavasti.

4 tilaaja on oikeutettu sopimuskaudella saamaan kampanjaym. sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Jos tarjoaja myöntää asiakkaalle lisäprosenttialennukset tms. jonkin tietyn ostomäärän yhteydessä (esim. lava, euromääräinen raja), tarjoajan tulee liittää tästä tieto tarjoukseen. Lisäprosenttialennukset eivät ole mukana vertailussa. Lisäksi muista kuin tarjousliitteessä mainituista tuotteista ilmoitetaan mahdolliset alennusprosentit. Tarjouksen liitteenä on oltava kuvallinen tuoteluettelo ja hinnasto, josta alennus lasketaan. Kyseiset hinnat ovat lisätietoja, joita ei käytetä tarjousten vertailutietoina. Sopimuskauden aikana markkinoille tulevat uutuustuotteet on hinnoiteltava tässä tarjouspyynnössä tarjottujen tuotteiden hintatasoon. 5. SOPIMUSPUOLEKSI VALITUN TAVARANTOIMITTAJAN OIKEUDELLINEN MUOTO Tavarantoimittajan tulee olla avoin yhtiö, kommandiittiyhtiö, osakeyhtiö tai muu rekisteröity yhteisö. 6. TOIMITUSEHDOT JA TAPA JA -SAATAVUUS Tarjoajan tulee liittää tarjoukseen toimitusehdot sisältäen tiedon kuljetuksesta (kuljetustapa, rahdin maksaja) sekä kuljetusvakuutuksesta. Toimitusehdoista aiheutuvat kustannukset ovat yksi tarjousten arvioinnin kriteereistä. Arviointikriteerit ja pisteet on esitelty tarkemmin liitteessä 4 ja 5. Kuljetuslavoista ei hyväksytä erillistä veloitusta. Toimittajan halutessa voidaan toimituskohteisiin asettaa lavat toimittajan noudettavaksi erikseen sovittavalla tavalla. Toimitusaika on enintään 14 vuorokautta tilauksesta. Toimitukset tulee toimittaa klo välisenä aikana sisätiloihin. Tilaukset toimitetaan suoraan Oulaisten kaupungin ja Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän JEDU eri kiinteistöihin. Ennen sopimuskauden alkua neuvotellaan toimittajan kanssa tilauskäytännöstä TUOTTEIDEN SAATAVUUS

5 Toimittaja vastaa siitä, että tarjottuja tuotteita on saatavilla koko sopimuskauden ajan. Mikäli jotakin tuotetta ei ole tilapäisesti saatavana, tulee toimittajan toimittaa vastaava tuote tilaajalle. Vastaavan tuotteen tulee vastata alkuperäistä laadullisesti ja hinnallisesti. Vastaavasta tuotteesta on sovittava yhdessä tilaajan kanssa. Tuotevalikoimista poistuvien tuotteiden tilalle on toimittaja velvollinen toimittamaan hinnaltaan ja laadultaan samantasoisen tuotteen. Muutoksesta on sovittava tilaajan kanssa. Uutuustuotteet katsotaan tapauskohtaisesti tilaajan kanssa. 7. RAPORTOINTI TOIMITUKSISTA Toteutuneista ostoista tulee lähettää ilman erillispyyntöä seurantaraportti kerran kalenterivuodessa. Tilaajalla on mahdollisuus pyytää seurantaraportit myös tarvittaessa. Vähintään kerran vuodessa pidetään tilaajan osoittamassa paikassa tilaajan ja toimittajan välinen sopimuskatselmus. 8. REKLAMAATIOT JA VIRHEEN SEURAUKSET Reklamaatioihin on vastattava kirjallisesti kahden viikon sisällä. Mikäli tuotteissa on virheitä, toimittaja on velvollinen viipymättä toimittamaan tilalle vastaavan määrän virheettömiä tuotteita. Tilaajalla on oikeus pidättäytyä laskun maksamisesta virheellisiä tuotteita vastaavalta osalta, kunnes virheelliset tuotteet on korjattu virheettömillä. Tilaaja ja toimittaja voivat keskenään sopia kohtuullisesta hinnanalennuksesta uuden toimituksen sijasta. Edellä mainitun lisäksi tilaajalla on oikeus saada korvaus virheen aiheuttamista välittömistä kuluista ja vahingosta. Vahingonkorvaus ei saa ylittää tuotteiden hintaa. Jos virhe on aiheutunut huolimattomuudesta toimittajan puolella, on tilaajalla kuitenkin oikeus saada täysi korvaus vahingoistaan. Reklamaatiot ja muu asiakaspalvelu eivät saa ohjautua maksulliseen puhelin tai muuhun palveluun. 9. SOPIMUSTUOTTEIDEN ESITTELY JA OPASTUS Valitulta sopimustoimittajalta tai tuotteen valmistajalta edellytetään

6 sopimustuotteiden esittelyä ja opastusta tarkoitustenmukaisten tuotteiden valintaan liittyen sopimuskauden aikana. Tarjouksessa tulee ilmoittaa Oulaisten kaupungille ja Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymälle JEDU, nimetty suomenkielinen yhteyshenkilö, joka opastaa tuotteiden käyttöön ja käyttötarkoitukseen liittyvissä asioissa ja ohjaa tilaajaa oikeiden tuotteiden valinnassa, sekä hänen yhteystietonsa ja saavutettavuus. Edellä mainittujen palveluiden tulee sisältyä tuotteiden hintaan. 10. TILAUS- JA LASKUTUSJÄRJESTELMÄ, MAKSUEHTO Tilauksen mukana tulee toimittaa tilausvahvistus. Oulaisten kaupungilla ja Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymällä JEDU on käytössä sähköinen laskujen käsittelyjärjestelmä, laskut tulee toimittaa vain sähköisesti. Laskuista tulee ilmetä tuotteen nimi, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana ja arvonlisäverot eriteltyinä (tuotteen veroton hinta + veron osuus = tuotteen loppusumma). Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaan. Suurempia kuin korkolain mukainen viivästyskorko ei hyväksytä. Ostajalle epäedullisempien kuin tässä kuvatun viivästysehdon käyttö on tarjouskilpailusta poissulkemisen peruste. Pyydämme selvitystä toimittajan sähköisestä tilaus- ja laskutusjärjestelmästä. Tarjouksessa on mainittava yhteys- ja tilaushenkilönne yhteystietoineen. (Tässä yhteydessä tilaaja tarkoittaa tilausjärjestelmäsovellusta, joka mahdollistaa yrityksen asiakasyrityksille tuotteiden tilaamisen sähköisesti - tietoturvallinen, tunnuksellinen palvelu. Mahdollisuus käyttää myös asiakaskohtaisia hinnastoja tai kampanjahinnoittelua.) Tilaukset, reklamaatiot ja muu asiakaspalvelu eivät saa ohjautua maksulliseen puhelin tai muuhun palveluun. Tavara voidaan laskuttaa, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on 30 pv netto laskun päiväyksestä. Ostajalle epäedullisempien kuin tässä kuvattujen maksuehtojen käyttö on tarjouskilpailusta poissulkemisen peruste. Kesä- /joulunaikainen mahdollinen maksupostin viivästyminen ei saa aiheuttaa korkokuluja tilaajalle. Sopimusneuvotteluissa huomioidaan loma-aikainen maksuliikenne.

7 11. YMPÄRISTÖ JA LAATU Tarjoajan tulee ilmoittaa (liite 1) tuotteet, jotka ovat ympäristömerkittyjä tai täyttävät vastaavat kriteerit. Ympäristöystävällisyys arvioidaan hintavertailuun hyväksytyistä tuotteista eli tarjoajan tarjouksessa tarjoamista positiokohtaisesti riveille tarjoamistaan halvimmista tuotteista. Tuotteiden tulee tulee olla laadukkaita ja soveltuvia eri tarpeisiin ja käyttökohteisiin kuten terveydenhuollon tiloihin, vanhainkoteihin, päiväkoteihin, virastoihin, kouluihin ja urheilutiloihin. Laatumääritys tehdään hintavertailuun hyväksytyistä tuotteista eli tarjoajan tarjouksessa tarjoamista positiokohtaisesti riveille tarjoamistaan halvimmista tuotteista. 12. TARJOUSTEN KÄSITTELY JA TARJOAJAN VALINTA Tarjous tulee laatia liitteenä (liite 1) olevalle pohjalle. Tarjoajan on hyväksyttävä liitteessä 3 mainitut sopimusehdot. Tarjouksessa ei saa esittää tarjoajan omia sopimusehtoja, jotka poikkeavat liitteessä 3 mainituista ehdoista. Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: a) tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen (liite 2) b) tarjousten ja palvelujen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen c) tarjouspyynnön mukaisten tarjousten käsittely siten, että ensin jokainen tarjous arvioidaan tarjouspyynnössä mainittuihin valintaperusteisiin nähden. Sen jälkeen tarjouksia vertaillaan keskenään tarjouspyynnön liitteen 1 ja liitteen 4 mukaisesti ja pisteytys tehdään liitteelle 5. d) hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen e) hankintasopimuksen solmiminen 13. TARJOAJAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VAATIMUKSET Tarjoajan on täytettävä seuraavat rahoituksellista ja taloudellista tilannetta koskevat vaatimukset sekä toimitettava soveltuvuuden todentamiseksi tarjouksen liitteenä ko. asiakirjat ja/tai selvitykset liitteen 2 mukaisesti. Sopimuskumppani toimittaa tilaajalle yli 12 kuukauden sopimuksissa 12 kuukauden välein selvityksen veroista ja eläkevakuutuksista ilman erillistä

8 pyyntöä. Tilaaja säilyttää tilaajavastuulain mukaiset selvitykset ja todistukset kaksi vuotta sopimusta koskevan työn päättymisestä. 14. TARJOUSTEN KOKONAISTALOUDELLISEN EDULLISUUDEN VERTAILU Tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla. Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kukin alaryhmä arvioidaan erikseen, omien arviointikriteerien mukaisesti - tarkennukset liitteessä. Arviointikriteerit, liite 4 ja pisteytyspohja, liite 5. Tarjousten valintaperusteet ovat: 1. Hinta - 75 pistettä 2. Laatu 10 pistettä 3. Ympäristöystävällisyys 10 pistettä 4. Logistiikka 5 pistettä 15. HANKINNASSA NOUDATETTAVAT MUUT EHDOT Hankintamenettelyssä noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja soveltuvin osin JYSE 2009 TAVARAT ehtoja (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoissa). 16. HANKINTAPÄÄTÖS JA SOPIMUKSEN SYNTYMINEN Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Kirjallinen hankintasopimus/ostopalvelusopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimusasiakirjan. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista hankintasopimus voidaan tehdä ja panna käytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan tulee ilmoittaa sähköinen yhteystietonsa (sähköpostiosoite/fax numero), johon hankintapäätös voidaan lähettää.

9 17. TARJOUSASIAKIRJOJEN PÄTEVYYSJÄRJESTYS a) sopimus b) tarjouspyyntö c) julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 TAVARAT) d) tarjous 18. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO Tarjousten tulee olla sitovasti voimassa kolme kuukautta tarjousajan päättymisestä. Kirjallinen, sitova tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa alla olevaan osoitteeseen klo mennessä. Postitse toimitetun tarjouksen perille saapuminen on lähettäjän vastuulla. Oulaisten kaupunki/siivoustoimi Sari Kivioja Revonkatu Oulainen Tarjous sekä tarjouksen liitelomake 1 pyydetään lähettämään myös sähköpostitse osoitteeseen: sari.kivioja(at)oulainen.fi. Tarjoukseen ja kuoreen on ehdottomasti merkittävä tarjoajan nimi ja teksti: "Hygieniapaperit". Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. Tarjoukset tulee laatia huolellisesti. Kaikki tarjouspyynnön ohjeet tulee ottaa huomioon ja niitä tulee noudattaa. Tarjoukseen ei saa liittää tarjouspyynnön tai sen liitteiden vastaisia ehtoja. Tarjousten jättämisen jälkeen muutosten tekeminen ei ole pääsääntöisesti mahdollista. Tulkinnanvaraiset ja epäselvät tarjoukset hylätään, jotta voidaan turvata tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. 19. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA TARJOUSPYYNTÖASIAKIRJA ON NÄHTÄVILLÄ OULAISTEN KAUPUNGIN NETTISIVUILLA. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET TULEE PYYTÄÄ SÄHKÖPOSTILLA OSOITTEESTA sari.kivioja@oulainen.fi.

10 Mikäli tarjouspyynnössä on tarjoajan mielestä epäselvyyksiä tai johonkin ehtoon tai vaatimukseen on mahdotonta vastata, tarjoajia kehotetaan ottamaan hankintayksikköön välittömästi yhteyttä sähköpostilla. Tarjoaja voi tarjousaikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset mennessä osoitteeseen Sähköposti tulee otsikoida seuraavasti: "Kysymykset tarjouspyyntöön liittyen". Kaikki sähköpostitse esitetyt kysymykset vastauksineen laitetaan Oulaisten kaupungin Internet-sivuille ( viimeistään mennessä, mikäli pyyntö on toimitettu määräaikaan mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata. Sari Kivioja Siivouspäällikkö, Oulaisten kaupunki LIITTEET Tarjouslomake liite 1 Tarjoajan soveltuvuus liite 2 Sopimusmalli liite 3 Arviointikriteerit liite 4 Pisteytyspohja (malli) liite 5 Jyse 2009 tavarat liite 6