Lähetteet Puh: 02-2767 171 Fax: 02-2767 170 www.ecom.fi asiakaspalvelu@ecom.fi
1. Ecom Lähetteet...3 1.1 Lähete jokaisesta keikkatyöstä...3 1.2 Töiden hallinta läheteohjelmalla...4 1.3 Työnohjauksen lisätyökalut...4 1.4 Läheteohjelman käyttö muissa toiminnoissa...5 1.5 Lähetteiden käsittely projektiseurannassa...5 1.6 Ostolaskujen hyödyntäminen lähetteiden teossa...6 1.61 Ostolaskurivien hyödyntäminen Ecomissa...6 1.7 Töiden kohdistus lähetteille...7 2 Pikaohje lähetteiden käyttöön...7 3. Läheteoletukset...8 2.1 Läheteoletukset...8 2.2 Lähetetilat...9 2.21 käytössä olevan Ecomin lähetetilojen muokkaus...9 2.22 Lähetetilojen muuttaminen...10 2.23 Lähetetilojen järjestyksen muuttaminen...10 2.24 Muokatut lähetetilat...11 2.25 Lähetetilat, ehdotus...11 2.26 Tilojen merkitykset...12 2.3 Lähetteiden prioriteetit...12 2.4 Tulostusoletukset, lähetteet...13 2.5 Henkilötiedot...13 2.51 Henkilötietojen hallinta...14 2.52 Uuden henkilön perustaminen...14 2.51 Henkilötietojen tuonti palkanlaskentaohjelmasta...15 3. Lähetteet...15 3.1 Läheteikkunan toiminta...16 3.2 Uuden lähetteen teko...16 3.3 Lähetteen tilat...17 3.4 Asiakkaan haku lähetteelle...17 3.41 Asiakas kartalla...18 3.5 Kohde- ja merkkitiedot...18 3.6 Viitetietojen syöttö...19
3.7 Käännetty alv ja myyntitilin käyttö lähetteellä...19 3.8 Henkilötiedot ja toimitusajat...20 3.9 Työselosteen teko lähetteelle...20 3.10 Työmääräimen tulostaminen...21 3.11 Oletuslomake ja esikatselu...21 3.12 Työmääräimen esikatselu...22 3.13 Tulostaminen vaihtaa työvaiheen...22 4 Tekstiviestilähetys lähetteellä...23 4.1 Lähetteen lähettäminen tekstiviestinä...23 5 Tuoterivit lähetteelle...24 5.1 Lähetteen tarkistus ja laskuttaminen...24 5.2 Laskuta lähete...25 5.3 Valmis lasku lähetteestä...25 5.4 Lähetteelle laskunumero...26 5.5 lähetettä ei voi laskuttaa...26 6. Lähetehaku...27 6.1 Lähetehaun ominaisuuksia...27 6.2 Lähetteen haku asiakkaan alta...28 7. Projektilähete...28 7.1 Projektilähetteen määritys...29 8. Lähetteiden siirto historiaan...29 9. Ecom Webi...30 9.1 Lähetteen lähetys Webiin...30 9.2 Ecom Webin päivitys...31 10. Läheteraportit...31 10.1 Läheteraportit...32 10.1 Läheteraportti esikatseluun...32 11. Tuotetietojen tuonti ostolaskulta lähetteelle...33 11.1 Ostolaskurivien kohdistaminen lähetteelle...33 11.2 Ostolaskun rivit kohdistettu lähetteelle...34 11.3 Ostolaskulta kohdistettujen rivien näkyminen lähetehaussa...34 11.4 Ostolaskulta kohdistettujen rivien tiputus lähetteelle...35 11.5 Ostolaskulta tulleet rivit lähetteellä myyntihinnoin...35
12. Työrivien kohdistus lähetteelle...36
Lähetteet 2012-merkistä tunnistat uuden ominaisuuden 1
Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirja on tehty niin, että sen kanssa edetessä ja sitä käyttämällä Ecom tulee tutuksi ja sitä oppii käyttämään. Se on lisäksi jaettu eri luokkiin käyttäjän tietotaidon mukaan. Luokat on esitelty seuraavalla sivulla. Kaikki käsikirjan ikkunat on numeroitu ja niiden mukaan on myös muokattu sisällysluettelo. Ikkunanumeroihin viitataan myös käsikirjan muissa kohdissa, mikäli niissä on siihen aiheeseen liittyvää lisätietoa. Mikäli jossain kentässä on kahvipaussin kuva, kannattaa aiheeseen paneutua vähän syvemmin ja ottaa vaikka kuppi kahvia. Aihe ei ole välttämättä hankala, mutta se vaatii hetken paneutumista. Käsikirjan eri tasot Useimmat käsikirjan sivut on merkitty kirjaimin sen mukaan, miten paljon Ecomia on käyttänyt ja miten pitkälle siitä haluaa saada hyötyä. Mikäli kuvassa ei ole lainkaan symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille. Se palvelee etenkin sellaisia käyttäjiä, jotka ovat Ecomin ensikäyttäjiä tai ovat käyttäneet ohjelmistoa harvakseltaan. Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kahvitauon ja kokemusta Ecomista, jotta sivun käsittelemä asia saadaan käytäntöön. Tällaisen sivun voi hypätä yli Ecomin ensiaskeleilla ja käyttöönottovaiheessa. Tämä on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa ja tarkkaavaisuutta. 2
1. Ecom Lähetteet Ecom läheteohjelmalla on seuraavat päätehtävät: 1. Keskeneräisten laskutustöiden hallinta 2. Tarvikemassojen ja töiden keruu 3. Materiaalitarjousten teko 4. Piikkiostosten käsittely kassaohjelmiston tukena 5. Varasto-otot projektin kuluiksi 1.1 Lähete jokaisesta keikkatyöstä Läheteohjelman yksi ehdoton päätehtävä on kerätä työt ja materiaalit laskutusta varten. Kaikki työt, joita ei voi heti laskuttaa, kerätään lähetteille valmiiksi odottamaan laskutusta. 1. Jokaisesta laskutettavasta työstä tehdään aina lähete Uusi keikkatyötilaus kirjataan Ecomiin tekemällä siitä uusi lähete, jolle tulee myös uusi lähetenumero. Yrityksellä tulee olla mahdollisuus tehdä aina lähete, kun työ tilataan yritykseltä Kun jokaisesta työstä tehdään heti lähete, on yrityksellä tiedossa kaikki työntekijöiden työt. Näin varmistetaan, että kaikki yrityksen työt on yhdessä paikassa listattuna ja yrityksen hallussa, eikä sen laskuttaminen ole pelkästään paperin tai muistin varassa. Näin työnjohto voi myös ohjata töiden etenemistä ja kysellä niiden töiden perään, joista ei kuulu mitään. Työn tekijällä tulee olla tiedossa vähintään työn lähetenumero, jotta tarvikkeet voidaan tilata oikealle numerolle tavarantoimittajalta. Jos yrityksessä ei ole työntekijöitä, tulisi silti kaikki työt olla kirjattuna lähetteille, sillä se helpottaa töiden hallintaa ja mahdollistaa yrityksen kasvamisen jatkossa. Mitä aiemmin yritys oppii oikeat rutiinit, sen helpompaa on tehdä tulosta, oli yritys sitten pieni tai iso. Ja vaikka yritys ei halua kasvaa, on parempi tuloksen tekokyky aika kiva juttu. Läheteohjelman käyttöönotossa ja sen käytössä on kysymys yrityksen toimintamallin kehittämisestä samalla. Talotekniikka-alalla keikkatöissä hävitään 5-10 prosenttia liikevaihdosta laskuttamattomina tarvike ja työriveinä. Ja se on tuloksesta pois. Lisää kymmenys omaan liikevaihtoosi ja pistä se viivan alle tulokseen. Siksi läheteohjelma on niin tärkeä! 3
1.2 Töiden hallinta läheteohjelmalla Laskutettavien tarvikkeiden keruu tehdään aina työmaalla tai ennen sitä! Suurin ongelma keikkatöiden laskuttamisessa on laiska tarvikkeiden kirjaaminen lähetteelle. Tarvikkeet tulee olla kerättynä lähetteelle jo ennen, kun tavarat on viety autosta työmaalle. 1. Varastosta kerättävät tavarat kerätään lähetteelle ennen työmaalle lähtöä Tarvikkeet kerätään aina tuotenumerolla, kun se on mahdollista. Konttorin tehtävänä ei ole tehdä taikoja, jolla piirrosmerkit muuttuvat myytäviksi tuotteiksi laskutusvaiheessa. 2. Tavaran haku toimittajalta Tukkuliikkeeltä haetut tavarat tilataan niin, että oman työn lähetenumero annetaan viitteeksi ostolaskua varten. 3. Tuotehaut autovarastosta Tuotteiden haku autosta tulisi tehdä aina niin, että autosta haettu tavara merkitään heti lähetteelle ja kappalemäärä tarkistetaan vielä, jos tarvikkeita palautuu autoon. Pientarvikkeet merkitään yrityksen käytännön mukaan. 4. Kappalemäärät tulee olla laskettuna ennen kuin lähdetään seuraavalle työmaalle. Tarvikekeräys on osa tehtävää työtä ja siihen menevä aika on yhtälailla laskutettavaa aikaa. Jos keräystä ei tehdä työmaalla, on hävikkiprosentti varmasti ISO. 5. Tilattujen tuotteiden siirto lähetteelle Toimittajalta saapuva ostolaskun mukana tilatut tavarat on helppo liittää lähetteelle, kun ostolasku on tilauksen mukainen ja siinä on vain yksilöityyn tilaukseen liittyvät tavarat Toimivassa keikkarutiiniprosessissa ei ole sijaa tukkureiden koontilaskuille, joten ne olisi jo syytä unohtaa Yritys voi ottaa sähköiset laskut suoraan Ecomiin (mm. LVISNET-toimittajilta), jolloin ostolaskulle tulleet rivit voidaan siirtää suoraan lähetteelle automaattisesti myyntihinnoiksi muunnettuina. Jäljelle jää vain määrän tarkistus. Mitä paremmin materiaalit kerätään heti työmaalla, sen helpompaa on laskuttaminen. Keräämiseen liittyy oleellisena osana myös tarvikenumeroiden syöttö. Jos työntekijä antaa suoraan tarvikenumerolliset keräyslistat työmaalta, vähentää se laskutukseen menevää aikaa merkittävästi. 1.3 Työnohjauksen lisätyökalut Kun läheteohjelmaa on hetki käytetty menestyksellä, voidaan töiden hallintaa vielä tehostaa merkittävästi seuraavilla lisäpalveluilla: Töiden ohjaus tekstiviestillä Lähettää tekstiviestisanomia töiden ohjaukseen. Ecom läheteohjelmassa on mahdollista lähettää tekstiviestin työntekijälle, johon voi lisätä mm. lähetenumeron, asiakkaan yhteystiedot ja työselosteen. Se on erittäin hyvä lisä töiden hallintaan. Tekstiviestiosio käsitellään tässä käsikirjassa. Hallita Ecom Webi työmaaohjelmaa Ecom Webi on erillinen työmaalle suunniteltu ohjelma, joka kommunikoi suoraan Ecom läheteohjelman kanssa. Webissä voi luoda uusia lähetteitä, asiakkaita ja kirjata kaikki lähetteelle menneet työt ja tarvikkeet. Ecom Webi on tulevaisuuden työkalu, joka mahdollistaa yrityksen toimintamallin viemisen aivan uudelle tasolle. Ecom Webistä on oma käsikirjansa. Tässä käsikirjassa sivutaan Webiä läheteohjelman vinkkelistä. 4
1.4 Läheteohjelman käyttö muissa toiminnoissa Tarvikekeruu varastosta Ecom lähetteelle voi kerätä tarvikkeita käsin syöttämällä tai käyttämällä viivakoodinlukijaa. Viivakoodinlukija voi olla koneeseen kytketty laite, tai langaton keräilevä viivakoodinlukija, jonka avulla voi kiertää hyllyjen välissä ja kerätä tarvittavat tuotteet. Keräilevä laite puretaan keräilyn jälkeen ja ajetaan tuotteet sisälle. Materiaalitarjousten teko Läheteohjelmaa käytetään paljon materiaalitarjousten tekoon. Se on käytännöllistä silloin, kun asiakas haluaa vain materiaalia tai kun kyseessä on pieni kohde, jonka työhinnan laskenta ei vaadi suurta laskentaa. Suuremmat kohteet tulisi laskea aina Ecomin tarjouslaskentaohjelmilla. Jos varastohallinta on käytössä, olisi suotavaa perustaa erillinen tarjousvarasto, jonka alta voi tarjouksiin menevät tuotteet helposti poimia niin, ettei varsinaisen varaston saldot muutu. Piikkiosto Kun asiakkaan kanssa on sovittu, että asiakas saa hakea tarvikkeita liikkeestä niin että laskutusta kerätään tietty aika ja sen jälkeen laskutetaan pois kaikki ostot kerralla, tehdään keräykset läheteohjelmaan joko yhdelle tai mieluiten useammalle lähetteelle. Ja kun aika koittaa, laskutetaan kaikki lähetteet pois kerralla. 1.5 Lähetteiden käsittely projektiseurannassa. Materiaalien lisääminen projektiseurantaan lähetteiden kautta. Projektiseuranta on keskeinen osa laajempaa Ecomin käyttöä. Projektiseurantakäsikirjassa käsitellään laajasti myös lähetteiden ja projektiseurannan yhteyksiä keskenään. Seuraavassa muutama lähetteen käyttötarkoitus projektiseurannan osana: Varastosta noudot projektille (projektilähete, kulua projektille) Ecomissa on erillinen valinta, jossa lähetteelle voi kerätä maksupostiperusteiseen projektiin lisätä pelkkiä kuluja. Tällaista lähete mahdollistaa tuotteiden lisäykseen projektiseurantaan ilman, että tuoterivit siirtyvät laskutukseen. Erikseen laskutettavat lisätyöt Makueräperustaisen projektin lisätyöt sen sijaan laskutetaan erikseen. Ne käyttäytyvät normaalin lähetteen tavoin sillä lisäyksellä, että ohjataan myös tietyn projektin lisätöihin. Projektipalautukset takaisin varastoon Projektista tulleet palautettavat tuotteet voidaan lisätä lähetteelle miinusmerkkisenä kuluna, jos kyseiset materiaalit halutaan vähentää projektin tuotoista. Tällöin palautetut tuotteet lisätään lähetteelle antamalla määrät miinusmerkkisinä. Keikkatöiden seuranta projektiseurannan avulla Ecomissa voidaan seurata erikseen laskutettavia keikkatöitä projektiseurannan avulla. 5
1.6 Ostolaskujen hyödyntäminen lähetteiden teossa Ostolaskuja hyödynnetään läheteohjelmassa lähinnä ostolaskurivien osalta. Paras hyöty saadaan silloin, kun ostolaskut voidaan tuoda Ecomiin sähköisessä muodossa ja rivitietoineen päivineen. Ostolaskulla olevat tuoterivit voidaan välittää suoraan lähetteelle tai laskulle sellaisenaan Ecom pystyy ottamaan vastaan seuraavien toimittajien lähettämiä ostolaskuja sähköisesti: LVISNET toimittajat: (vaatii LVISNET-sopimuksen, jonka voi tehdä osoitteessa www.lvisnet.fi) SLO Oy Onninen Oy LVI-Dahl Oy Elektroskandia Oy Ahlsell Oy Ecom voi ottaa vastaan myös Sähköisiä laskuja muilta toimittajilta rivitietoineen 1.61 Ostolaskurivien hyödyntäminen Ecomissa Ostolaskurivien siirto lähetteelle ja laskulle hyödyttää yritystä monin eri tavoin: Ostolaskulla olevat tuoterivit saadaan siirtymään myyntilaskulle automaattisesti ilman, että rivitietoja tarvitsee kirjata uudestaan Ecomiin. Jos tuotteet löytyvät Ecomin tuoterekisteristä, hakee läheteohjelma niille automaattisesti myyntihinnan valmiiksi. Jos tuotteelle ei ole myyntihintaa, näyttää läheteohjelma tuotteen nettohinnan, mikä auttaa myyntihinnan määritystä. Kun yritys tilaa tuotteita kertoen jo tilausvaiheessa, että mille lähetteelle tuotteet tilataan, auttaa se ostolaskun kohdistamista oikeaan lähetteeseen ja paljon. Olennaista on aina tilata tuotteet niin, että yksi tilaus kohdistuu suoraan yhteen työhön. Tämä lisää ostolaskujen määrää, mutta tuo vastapainona etua yrityksen tärkeimpään rutiiniin LASKUTTAMISEEN. Kun laskutusrutiini on kunnossa, voi firmakin paljon paremmin. Omia rutiineja voi hoitaa monella tavoin. Usein uusien rutiinien saavuttaminen vaatii opettelua ja haasteiden vastaanottamista. Silloin tietää onnistuneensa, kun vanhaan ei enää halua palata. Ostolaskurivien hyödyntämisessä on nimenomaan tästä kyse. Sen tuoma hyöty yrityksen rutiininen hallinnalle on niin iso, ettei haluta palata aikaan ennen ostolaskurivien siirtoa myyntilaskutukseen. Se vaatii kuitenkin ponnisteluja, omien rutiinien kyseenalaistamista ja uuden oppimista koko organisaatiolta, jotta tämän toiminnallisuuden hyöty on saavutettavissa. Tässä käsikirjassa paneudutaan tähän aiheeseen. 6
1.7 Töiden kohdistus lähetteille Projektin massasyöttöön syötetyt tuotteet ohjataan palkanlaskentaan ja ne työt, jotka laskutetaan, kohdistetaan lähetteille tai laskutukseen. Kun massasyötössä on kohdistettu töitä lähetteille, tulevat ne esiin lähetehaussa sinisinä rivinä. Ja kun muokkaa seuraavan kerran lähetettä, kysyy ohjelma, että tiputetaanko työt lähetteelle. Ecom Webin kautta kohdistetut työt ohjataan myös massasyöttöön ja sitä kautta lähetteille. 2 Pikaohje lähetteiden käyttöön 1. Ensin kirjataan työ /materiaalitilaus vastaanotetuksi tekemällä uusi lähete Haetaan osoitetiedot Kirjataan myyjä ja muut kontaktihenkilöt Tehdään työn kuvaus vapaaseen tekstiin Kerätään valmiiksi mahdolliset tarvikkeet 2. Tulostetaan lähete Työmääräimenä tai Normaalina lähetteenä tai Tekstiviestinä työntekijälle tai Tekstiviestinä ja siirretään lähete Ecom Webi työmaa -ohjelmaan 3. Kun työ on tehty tarkistetaan se, lisätään puuttuvat ja laskutetaan pois ja mahdollisimman nopeasti työn valmistumisesta.(max 24 h). 7
3. Läheteoletukset Läheteoletukset löytyvät ohjelmat-valikon alta kohdasta laskutus ja myyntireskontra ja sen alta laskutus- ja myyntireskontraoletukset. 2.1 Läheteoletukset Laskutus- ja läheteoletusikkunan ensimmäinen esille avautuva sivu on Perusoletukset. Tällä sivulla lähetteiden lähetenumerosarja, jota ohjelma päivittää automaattisesti. Jos läheteohjelmaa ei ole käytetty, on kenttä oletuksena tyhjä. Uuden lähetteen teossa ohjelma ehdottaa numerosarjaa uudelle lähetteelle. Lähetteelle voi lisätä oman salasanan tarvittaessa, vaikka tämä ominaisuus ei ole juurikaan enää käytössä. Ecomissa määritetään suojauksia käyttäjille lähinnä käyttäjäkohtaisten määritysten kautta. Nämä määritykset tehdään käyttäjätunnukset ja käyttöoikeudet valikon alta, josta on olemassa myös oma käsikirjansa. 8
2.2 Lähetetilat Lähetteiden tilat löytyvät toiselta alavälilehdellä, joka on nyt valittuna. Alla olevalle sivulla on uuden Ecomin oletuslähetetilat. Lähetetiloilla ohjataan läheteohjelmaan kirjattuja työtilauksia ja niiden edistymistä. 2.21 käytössä olevan Ecomin lähetetilojen muokkaus Jo käytössä olevan Ecomin lähetetiloja kannattaa muokata varoen ja ottaa varmuuskopio ennen muokkausta, sillä jo tehtyjen lähetteiden lähetetilat voivat muuttua, ellei ole tarkkana. Huomioi, että: Olemassa olevien tilojen muokkauksessa kannattaa käyttää harkintaa. Jo laskutettuja lähetteitä voi siirtää historiaan. (ohjelmat, laskutus ja myyntireskontra, lähetteiden siirto lähetehistoriaaan) ja niitä voi selata lähetehistoriasta. Ne löytyvät myös asiakkaiden alta omasta alavälilehdeltä (lähetehistoria). Käytössä olevien lähetteiden lähetetilojen merkitys kannattaa säilyttää mahdollisimman lähellä niiden alkuperäistä työn vaihetta. Käytössä olevan lähetetilan poisto tyhjää kokonaan olemassa olevien lähetteiden lähetetilat. Lähetetilojen järjestyksen ja nimen muuttaminen muuttaa myös kyseisessä tilassa olleet jo tehdyt lähetteet vaihdetun tilan mukaisiksi Ei siis kannata muuttaa avointa tilaa laskutetuksi tai päinvastoin. Kaikkia tiloja ei kannata ensin poistaa, ja sitten luoda uusia tiloja, sillä sen jälkeen ei lähetteillä ole tiloja lainkaan. Sen jälkeen on aika vaikea työ selvittää, mitkä oli laskutettu ja mitkä ei. 9
2.22 Lähetetilojen muuttaminen Uusi lähetetila tehdään tyhjälle riville. Ensin annetaan selite-kenttään uusi nimi. Tämä nimi näkyy lähetteessä, kun sille valitaan lähetetilaa. Oikealla oleva Tila-kentällä kerrotaan, mihin ryhmään lähetetila kuuluu. Tila-kentässä olevat tilat ovat vaihtoehtoja joilla ohjataan lähetteiden toimintaa. Tilakentän tilat saadaan esille painamalla ensin tila-kenttää ja sen jälkeen painamalla kentän oikeassa reunassa olevaa kolmiopainiketta. Kun uusi lähetetila on tehty, voidaan lähetetilan järjestää oikeaan järjestykseen tilojen yläpuolella olevilla nuolipainikkeilla. 2.23 Lähetetilojen järjestyksen muuttaminen Uusi lähetetila on nyt siirretty nuoli-painikkeella ylöspäin. Seuraavalla sivulla on nyt luotu esimerkinomaisesti luotu joukko lähetetiloja. Tulostustilan avulla kerrotaan tulostuksen jälkeinen tila. Kun lähete tulostetaan, muuttuu lähete alla määritettyyn tilaan. 10
2.24 Muokatut lähetetilat Alla olevaan ikkunaan on nyt määritetty useampi lähetetila, joiden avulla töiden seurantaa voi yrityksessä kehittää huomattavasti. Lähetetilojen avulla saadaan huomattavasti selkeämpi kuva kentällä olevista töistä ja niiden hallinta tehostuu. Kaikki tilat eivät ole mahtuneet tähän ikkunaan, joten ne kerrotaan vielä erikseen listana seuraavalla sivulla. Ecom sallii yksitoista eri lähetetilaa. 2.25 Lähetetilat, ehdotus Selite Tila Tilaus vastaanotettu Kohdetarkastus Vapaana työlistalla Työ aloitettu Kesken Valmis tarkastukseen Valmis laskutukseen Laskutettu Reklamaatio Takuu Tarjous Muu hyväntekeväisyys Vastaanotettu Vastaanotettu Vapaana työlistalla Aloitettu Keskeytynyt Valmis tarkastettavaksi Valmis laskutukseen Laskutettu Ei laskuteta Ei laskuteta Ei laskuteta Ei laskuteta 11
2.26 Tilojen merkitykset Avoin Avoimet tilat on yleistila, jota voi käyttää silloin, kun tiloja ei haluta eritellä tarkkaa Vastaanotettu Tämän ryhmän alle kerätään tilauksen vastaanottoa kuvaavia tiloja Vapaana työlistalla Työ on siirretty tilaan, jossa työ voidaan aloittaa, mutta ei ole vielä aloitettu Aloitettu tämän tilaryhmän alle kerrotaan ne tilat, jotka kertovat työn aloitetun Keskeytynyt Tilan tarkoituksena on seurata keskeytyneiden töiden tilannetta tiiviimmin. Valmis tarkistettavaksi Kun työ on tehty, voidaan tätä tilaa käyttää siihen, että työjohto vielä käy työn läpi ja tarkistaa, että kaikki tarpeellinen on varmasti mukana laskutusta varten. Valmis laskutukseen Kun lähete halutaan laskuttaa, käytetään tätä tilaa kuvaamaan sitä Laskutettu Kun lähete siirretään laskulle tai kassalaskuksi, antaa ohjelma automaattisesti tämän tilan lähetteelle Ainakin yksi käytettävä tila on kuuluttava tähän ryhmään Ei laskuteta tätä ryhmää käytetään silloin,kun halutaan varmistaa, ettei lähetettä vahingossa laskuteta. Tähän ryhmään kuuluvat esimerkiksi takuu- ja reklamaatiotyöt tai tarjoukset. 2.3 Lähetteiden prioriteetit Lähetteet voi nyt asettaa kiireellisyyden mukaan järjestykseen lähetteiden prioriteettien mukaan. Yrityksen käyttämät prioriteettinimet kuvataan tähän oletusikkunaan. Oletusprioriteetti määritetään ikkunan alaosaan ja se tulee automaattisesti uuden lähetteen teon yhteydessä oletukseksi. 12
2.4 Tulostusoletukset, lähetteet 1. Alavetovalikosta valitaan oletuksena käytettävä lähetelomake ja kopioiden lukumäärän. 2. Lähetteen vapaaseen tekstiin voi kirjoittaa jonkun yleisluonteisin asian, kuten osoitemuutoksen. 3. Lomakkeiden muokkauksesta on oma erillinen käsikirja, jossa on kerrottu yksityiskohtaisesti lasku- ja lähetelomakkeiden teosta. Lomakkeita muokataan muokkaa lomakkeita painikkeen alta. 2.5 Henkilötiedot Yrityksen henkilöt löytyvät Ecomin perusoletuksista. Tiedot voidaan syöttää suoraan esiin tulevaan ikkunaan. Parempi tapa on hakea kaikki henkilötiedot suoraan Ecomin palkanlaskentaohjelmasta. Molemmat tavat käydään läpi tässä käsikirjassa pääpiirteittäin. Henkilötaulu löytyy ohjelmat-valikon alta kohdasta perusoletukset. 13
2.51 Henkilötietojen hallinta Avautuvasta Peruoletukset-ikkunasta valitaan Henkilöt-alavälilehti. Kun lähetteitä käytetään työmääräiminä ja työt kohdistetaan henkilöille, on Ecomin henkilötaulussa oltava henkilöt. Henkilöitä voi lisätä ikkunasta löytyvällä plus-painikkeella. 2.52 Uuden henkilön perustaminen Jos Ecomin palkanlaskenta ei ole käytössä, lisätään henkilöt tähän ikkunaan. Kun plus-painiketta on painettu, ilmestyy uusi rivi, johon nyt syötetty uuden henkilön tiedot. Numerokenttä on siinä mielessä tärkeä, että se yhdistää tämän henkilölistan palkanlaskennan henkilönumeroon. Eli näiden numeroiden on vastattava toisiaan. Nimikenttään kirjoitetaan sekä etu- että sukunimi. Seuraavaksi valitaan Ryhmä -eli henkilöryhmä, jotka on määritetty aiemmalla välilehdellä. Kun kenttää painaa hiirellä, tulee esiin valintaikkuna, josta voi valita henkilölle sopivan henkilöryhmän. Työnjohtaja-kenttään annetaan asentajan Työnjohtaja. Valinta tehdään samalla tavoin kuin Ryhmäkin valittiin edelliseen kenttään. Jos työnjohtajalla on runsaasti alaisia voidaan valinta tehdä myös Työnjohtajan työntekijät valinnalla. 14
2.51 Henkilötietojen tuonti palkanlaskentaohjelmasta Huom! Jos yrityksellä on käytössä Ecom 3 palkanlaskenta, kannattaa henkilötiedot hakea Ecom 3 ohjelmalinkin alta joka löytyy Ohjelmat-valokon alta kohdasta projektiseuranta ja sieltä kohdasta linkki Ecom 3 palkanlaskentaan. Ecom etsii Ecom 3 ohjelman asennuskansion. Kun se on löytynyt ja Yritys-kenttään valitaan oikea yritys. Tämän jälkeen painetaan siirrä-painiketta. Ohjelma tuo henkilöt palkanlaskennasta henkilötauluun, joka esiteltiin aiemmin. Lähetteiden teko on hyvin paljon samanlaista, kuin laskujenkin teko. Kun oppii käyttämään laskutusta, osaa tehdä myös lähetteen. Läheterekisteri avautuu kohdasta Ohjelmat, Laskutus ja myyntireskontra ja Lähetteet. Se on usein myös pikavalintana ylhäällä olevassa pikavalintalistassa. 3. Lähetteet 15
3.1 Läheteikkunan toiminta Läheteohjelman toiminta vastaa hyvin monelta osin laskutusikkunan toimintaa. Toimintaperiaate on hyvin pitkälle sama. Seuraavassa keskitymme niihin läheteohjelmiston ominaisuuksiin, mitkä poikkeavat laskutusohjelmiston toiminnasta. Laskutusohjeen läpikäynnillä oppii myös läheteohjelman toiminnot. 3.2 Uuden lähetteen teko Uusi lähete (ja ensimmäinen) aloitetaan Lisää-painiketta(+). Ensimmäisellä kerralla ohjelma kysyy ensimmäisen lähetteen numeroa. Jos lähetetiloissa ei ole lainkaan käytössä tilaa Avoin, niin uuden lähetteen lisäyksen jälkeen pystyi lähetenumeroa muuttamaan vaikka näkyi harmaana. 16
3.3 Lähetteen tilat Työtilauksen kirjaus Ecomiin tapahtuu täyttämällä lähetteelle tarvittavat tiedot. Lähetteen tilaksi tulee avoin, ellei lähetetiloihin ole tehty muuta avaustilaa. Jokainen yritys voi muokata lähetetilat haluamakseen oletustiedoissa. Kun lähete tulostetaan, muuttuu se Aloitettu-tilaan. Tulostustilakin asetetaan oletustiedoissa, joita käsiteltiin aiemmin. Huomioitavaa: vain avoimen lähetteen numeroa voi muuttaa. 3.4 Asiakkaan haku lähetteelle Asiakas haetaan lähetteelle painamalla Asiakasnron perässä olevaa kansio-painiketta. Ohjelma avaa asiakashakuikkunan. Asiakkaan haku esitellään tarkemmin laskutusohjelmassa. Jos haettua asiakasta ei löydy, painetaan lisää-painiketta, jonka avulla lisätään asiakasrekisteriin uusi asiakas. Nyt oikea asiakas löytyi, joten uutta asiakasta ei lisätä. Kun asiakas löytyy, valitaan haluttu asiakas ja painetaan OK-painiketta. 17
3.41 Asiakas kartalla Kun asiakkaan perässä olevaa karttapainiketta painetaan, näyttää ohjelma asiakkaan sijainnin kartalla. Lähtöpaikan saa valittua kentän perässä olevalla alasvetopainikkeella, josta löytyy yrityksen osoite. Siihen voi myös kirjoittaa muun osoitteen. Kun myös lähtöpaikka on annettu, laskee ohjelma etäisyyden kohteeseen. Karttaa voi zoomata kartan vasemmalla olevilla plus- ja miinus-painikkeilla. Kartan pohjaa voi myös muuttaa kartta-painikkeella. 3.5 Kohde- ja merkkitiedot Kohdetieto on enemmän yrityksen sisäistä tietoa kun merkki on varattu asiakkaalle tärkeään tietoon, kuten asiakkaan työnumero- tai kustannuspaikkatietoa. Lähetteen kohdetietoon syötetään yleensä sellaista tietoa, jolla lähetteen löytää nopeasti lähetehaun kautta. Osoitetietoa käytetään yleisesti kohdetietona. Tieto ei tulostu laskulle asti, joten sitä voi käsitellään sisäisenä tietona. Merkki puolestaan tulostuu myös laskulle. 18
3.6 Viitetietojen syöttö Uudelle lähetteelle tuleva Päivämäärä tulee automaattisesti koneen kellosta. Seuraavaksi täytetään viitteenne-kenttä, johon kirjoitetaan esimerkiksi asiakkaan yhteyshenkilö. Viitteemme kenttään voidaan kirjata yrityksen oma yhteyshenkilö. Jos myyjätieto kirjataan ensin, tuo ohjelma automaattisesti myyjän viitteemme kenttään. Myyjä oli jo asetettu valmiiksi asiakastietoihin, josta ohjelma kopioi tiedon automaattisesti lähetteelle. Seuraavalla sivulla käsitellään lähetetiloja ja työmääräimen tekoa. 3.7 Käännetty alv ja myyntitilin käyttö lähetteellä Käänteisen ALV% käsittelyä ohjataan Ecomissa myyntitili-valinnan kautta, joka on uusi kenttä läheteohjelmassa. Tämä kenttä löytyy lähetteen ylävälilehdeltä. Jos kenttään valitaan käänteisen ALV:n tili, muokkaa ohjelma tämän lähetteen automaattisesti käänteisen alv:n mukaiseksi. Mikäli asiakkaalle ei ole syötetty y tunnusta, ilmoittaa ohjelma, että se on viranomaisten määrittämä pakollinen tieto ja se tulisi olla syötettynä asiakastietoihin valmiiksi. OK-painikkeen jälkeen ohjelmaa voi käyttää normaalisti. Jos laskun ylävälilehden myyntitili jätetään tyhjäksi, toimii tiliöinti kuten aiemmissa versioissa. Ohjelma tiliöi kaikki rivit valitun myyntitilin alle. 19
3.8 Henkilötiedot ja toimitusajat Ecomin lähetteelle voidaan antaa kolmentasoista henkilötietoa: myyjän, työjohtajan ja työntekijän. Toimituspäivä, -aika ja työn arvioitu kestokin voidaan syöttää lähetteelle työn prioriteetin lisäksi. Kun myyjätietoon syötetään myyjä, kopioi ohjelma automaattisesti Viitteemme kenttään myyjän nimen. 3.9 Työselosteen teko lähetteelle Vapaa tekstin Omaan käyttöön tekstialueelle kirjataan kommentteja työstä, joka on tarkoitettu yrityksen sisäiseen käyttöön. Se ei tulostu lähetteelle, eikä laskulle. Asiakkaalle -alue tulostuu myös asiakkaan laskuun. Seuraavaksi tulostetaan tämä lähete työmääräimenä. Vapaa teksti alavälilehdellä näkyy sama kirjoitus. Se on käytännöllinen silloin, kun työseloste on pidempi. 20
3.10 Työmääräimen tulostaminen Työmääräin tehdään tulostamalla lähete työmääräimenä paperille. Se tapahtuu painamalla ensin tulosta-painiketta, jonka jälkeen valitaan esiin tulevasta ikkunasta lomakkeeksi Lähete/työmääräin ja tulostetaan se ulos. Seuraavaksi katsotaan lähetettä esikatselun kautta. 3.11 Oletuslomake ja esikatselu Kun eniten käytetty lähetelomake halutaan määrittää oletuslomakkeeksi, valitaan Tallenna oletuslomakkeeksi valinta päälle. Seuraavaksi katsellaan lähete/työmääräin lomaketta Esikatselun kautta tarkemmin painamalla kyseistä painiketta. 21
3.12 Työmääräimen esikatselu Työmääräin voidaan tulostaa työntekijälle mukaan hänen lähtiessään suorittamaan tehtävää. 3.13 Tulostaminen vaihtaa työvaiheen Kun lähete tulostetaan, muuttuu se automaattisesti Avoimesta Aloitettu tilaan. 22
4 Tekstiviestilähetys lähetteellä Testiviestipalvelun kautta lähetteen voi lähettää asentajalle tiedoksi suoraan asentajan puhelimeen. Kun palvelun ottaa käyttöön, antaa ohjelma ensimmäisellä kerralla ilmoituksen, jossa kyllä vastauksella voi katsoa palvelun hinnaston. Tämän jälkeen pääsee itse palveluun. 4.1 Lähetteen lähettäminen tekstiviestinä Kun tekstiviestipalvelun ehdot on hyväksytty, tulee esiin seuraava ikkuna, jossa voidaan antaa erilaisia ehtoja tekstiviestipalvelun lähetykseen. Lähetysajan ehdotusaika on heti. Lähetysajan voi myös lähettää viivästetysti alla olevan valikon kautta. Viestin voi lähettää erilliseen numeroon kenelle tahansa, yrityksen henkilölle, yrityksen henkilöryhmälle tai tietyn työnjohtajan työntekijöille. Lähetteeseen voi tehdä vapaan vietin läheteviestin lisäksi. Lähetettävä viestin tiedot näkyvät oikeassa ikkunassa. Lähetettävä viesti koostuu ikkunan vasemmassa reunassa koostuvista valinnoista. OK-painikkeella ohjelma lähettää viestin. Ohjelmasta saa vielä erikseen Hinnaston näkyviin. ja oma yrityksen käyttötilaston saa näkyviin omasta painikkeesta. Tekstiviestissä voi nyt käyttää myös erikoismerkkejä (esim. L&T). Tekstiviestien lähetyksessä on ohitettu Internet Explorer-selaimen käyttö esiin tulleiden häiriöiden vuoksi. Tekstiviestin vastaanottajan numerot muunnetaan nyt syöttötavasta riippumatta oikeaan standardiin, joten numerojen syöttötapa on vapaa (voi käyttää välilyöntejä, väliviivoja..) Tekstiviestiin on lisätty mahdollisuus lähettää myös asiakkaan puhelinnumero ja lähetteeltä löytyvä projektinumero Lähetetyistä tekstiviesteistä jää tieto palveluun mahdollista tarkistusta varten, jossa on lähetysaika, viestin merkkimäärä ja ip-osoite, josta viesti on lähetetty. 23
5 Tuoterivit lähetteelle Tuoterivin keruusta on kerrottu tarkemmin laskutuskäsikirjassa, joten sitä ei käsitellä tässä käsikirjassa tarkemmin. Lähetteellä olevan rivin poisto on nopeutunut. Kun lähetteellä on rivejä paljon, osaa ohjelma poistaa ne aiempaa nopeammin 5.1 Lähetteen tarkistus ja laskuttaminen Kun työ on tehty, kirjataan tehdyt rivit työmääräimeltä. Olisi erittäin toivottavaa, että työntekijä lisäisi työmääräimeen tuotenumerot valmiiksi, jolloin sen vieminen koneelle olisi mahdollisimman tehokasta ja nopeaa. Alla olevalle lähetteelle on ensin lisätty tuotteet ja vaihdettu tila valmis laskutettavaksi muotoon. Lähetteestä tehdään lasku Lasku painikkeella. VINKKI: Kun tuoterivillä painaa Ctrl-painikkeen pohjaan, niin ohjelma näyttää eri toimittajien hinnat. Painamalla samalla rivin numeroa, niin valitsee halutun tukun hinnan myyntihinnaksi. Shift+Ctrl näyttää hinnat verollisena. Huomioi, että ohjelma on muokkaustilassa. 24
5.2 Laskuta lähete Laskuta lähetteitä -ikkunassa on laskutusvalmiit lähetteet. Ikkunan saa esille myös ohjelmat-valikon alta valitsemalla laskutus ja myyntireskontra ja sieltä laskuta lähetteitä -kohdasta. Valitun lähetteen lisäksi vain sellaiset lähetteet siirtyvät tähän ikkunaan, joiden tila on valmis laskutukseen ryhmässä. Muussa tilassa olevat lähetteet eivät näy ikkunassa, eivätkä täten siirry laskutukseenkaan. Ohjelma voi kerätä saman asiakkaan lähetteet automaattisesti samalle laskulle. Lähetteet, jotka halutaan laskuttaa, on siirrettävä nuoli-painikkeilla toiselle puolelle. Oikealle puolella olevat lähetteet eivät siirry laskutukseen. OK -painikkeella ohjelmisto siirtyy laskutukseen ja tekee lähetteistä avoimia laskuja laskutukseen, jotka voi tulostaa asiakkaalle valmiina laskuina. Lähetteisiin tehdyt vapaat tekstit saadaan kopioitua laskulle mukaan haluttaessa. Lähetteen laskutukseen lisätty valinnat: Lisää Merkki laskuriville, Lisää Viitteemme laskuriville ja Lisää Viitteenne laskuriville. Näin nämä tiedot eivät enää häviä, kun useampi lähete yhdistetään yhdelle laskulle. Eräpäivän hallintaa on myös kehitetty 5.3 Valmis lasku lähetteestä Kun lähete laskutetaan, kertoo laskutusohjelma, että mistä lähetteestä lasku on tuotu. Myös vapaa teksti tuli laskulle lähetteeltä, kuten kaikki tuoterivitkin. Lasku voidaan nyt tulostaa painamalla tulosta painiketta, jolloin laskun tila muuttuu laskutetuksi ja asiakas saa laskunsa. Kun laskutusohjelman sulkee, palautuu ohjelma lähetteeseen, joka laskutettiin. Kun lähetettä laskutetaan, niin laskuriville tulevaan läheteviittaukseen on lisätty myös merkkikentän tiedot. Tällöin merkkiin annettu asiakkaan tilaustieto ei katoa, kun useampaa lähetettä yhdistetään yhdelle laskulle 25
5.4 Lähetteelle laskunumero Kun lähete laskutetaan kerrotaan lähetteelle vapaaseen tekstiin sen laskun numero, jolla lähete on laskutettu ja laskutuspäivämäärä. 5.5 lähetettä ei voi laskuttaa Lähetettä ei saa laskutettua, jos sille on kohdistettu tuoterivejä ostolaskuissa joita ei vielä ole lähetteellä sille on kohdistettu työtä projektinseurannassa joita ei vielä ole lähetteellä 26
6. Lähetehaku Ecom lähetehaku on nyt erittäin monipuolinen, jotta töiden hallinta ja etsiminen olisi mahdollisimman helppoa. Lähetehaku voidaan nyt suorittaa lähetenumeron, asiakasnumeron, Kohteen, merkin, viitetietojen ja asiakkaan nimen mukaan. Sen lisäksi näkyvien lähetteiden määrää voi suodattaa lähetteen tilan, myyjän, työnjohtajan, työntekijän, prioriteetin ja asiakkaan nimen mukaan. Näin haussa näkyvien lähetteiden määrää voi supistaa, jolloin töitä voi hallita paremmin. Lähetehaun tulokset voidaan myös siirtää Exceliin jatkokäsittelyä varten. Myös työntekijän tiedot on lisätty hakuikkunaan. Pvm-tieto on lähetteen toimituspäivämäärä. Lähetehaussa näkyy nyt Webiin lukitut lähetteet vihreällä lisäinfona. 6.1 Lähetehaun ominaisuuksia Lähetehaussa on haku kohteen mukaan Lähetehaussa on kentät: Merkki, Viitteenne ja Viitteemme, joiden mukaan voi myös hakea Lähetehaussa on projektinumero Projektilähetteet näkyvät lähetehaussa tila-kentässä erottuen muista lähetteistä Lähetehaussa näkyy sinisellä ne rivit, joihin on kohdistettu töitä tai ostolaskurivejä Lähetehaku jatkaa siitä mihin edellisessä haussa jäätiin, eikä siirry enää aina numerohakuun Lähetehaun tuloksen voi siirtää Exceliin käytettyjen hakuehtojen mukaan lähetehaussa olevan Excel painikkeen avulla. Näin esimerkiksi tietyn työnjohtajan työt saa helposti siirrettyä Exceliin. Lähetehakuun on lisätty suodatuksiin Ei myyjää, Ei työnjohtajaa ja Ei työntekijää Toimituspvm on lisätty näkyviin lähetehakuun. 27
6.2 Lähetteen haku asiakkaan alta Asiakkaan alta lähetteet-välilehdeltä löytyy lähetteet välilehti, josta löytyy kaikki asiakkaan keskeneräiset tai viimeaikoina tehdyt työt. Kun haluttua läheteriviä tuplaklikkaa hiirellä avautuu läheteikkuna valitun lähetteen kohdalta. 7. Projektilähete Kun lähetteellä kerätään tavaraa omasta varastosta projektille kuluksi, kutsutaan sitä projektilähetteeksi. Projektilähetteen rivejä ei siirretä laskutukseen, vaan niitä seurataan ainoastaan projektilaskennan materiaaliseurannan kuluissa. Projektilähete-nimitys on nyt muutettu ei laskuteta (kulua projektille) - nimiseksi kentäksi. Sellaiset projektit, jotka laskutetaan asiakkaalta maksuerinä projektiin määritetyn maksuerätaulukon mukaan, voivat sisältää projektilähetteitä. Yksi projekti voi sisältää yhden tai useamman projektilähetteen. Projekti voi sisältää projektilähetteiden lisäksi myös laskutettavia lähetteitä (Esim. projektin lisätyöt). 28
7.1 Projektilähetteen määritys Ei laskuteta -painikkeella kerrotaan, että kyseessä on projektilähete. Tällaista lähetettä ei laskuteta, vaan se sisältää projektiin vietyä materiaalia. projektinseurantaohjekirjassa käsitellään aihetta tarkemmin. Jos lähetteelle ei ole yhtään riviä tehty, ja se on kohdistettu projektille, luo ohjelma automaattisesti yhden rivi, jotta lähete löytyy projektin alta heti. Jos lähetteellä on jo syötettynä projektinumero, niin projektinumerohaku ehdottaa tätä numeroa, eikä ensimmäistä projektia, kuten aiemmin. Jos valitsee lähetteen projektilähetteeksi eikä projektinumeroa ole valittu, niin ohjelma kehottaa syöttämään myös projektinumeron. 8. Lähetteiden siirto historiaan Lähetehistoria löytyy alla olevan valikon kautta. Lähetehistorian avulla voi pienentää aktiivisten lähetteiden määrää. Laskutetut lähetteet siirretään antamalla päivämääräraja, jota aiemmat lähetteet siirtyvät historiaan. Lähetehistorian toimintoja on yhdenmukaistettu vastaamaan normaalia lähetettä. 29
9. Ecom Webi Ecom Webi on henkilökohtainen kenttätyökalu, joka keskustelee suoraan Ecomin läheteohjelman kanssa. Se korvaa paperisen työmääräimen ja antaa aivan uusia mahdollisuuksia töiden hallintaan. Ecom Webiin kannattaa tutustua. Webin käsikirjat löytyvät internetistä osoitteesta: http://www.ecom.fi/videot ja sen alta Ecom Webi-osio ikkunan alaosasta. 9.1 Lähetteen lähetys Webiin Kun Lähete lähetetään Ecom Webi-työmaaohjelmaan, painetaan ensin Webi-painiketta. Ohjelma siirtää lähetteen Ecom Webiin. Ecom Webin erinomaisista ja mullistavista ominaisuuksista käytöstä on kerrottu yksityiskohtaisesti omassa käsikirjassaan. Lähetehaussa näkyy nyt Webiin lukitut lähetteet vihreällä lisäinfona. 30
9.2 Ecom Webin päivitys Kun Ecom Webin tietoja päivitetään, löytyy Ecomin ohjelmat-valikosta erillinen Ecom Webivalinta, josta aukeaa tämä ikkuna. Ikkunan vasemmassa reunassa valitaan ne tiedot, mitä Webiin päivitetään. Siirrä-painikkkeella tiedot siirtyvät Ecom Webiin. 10. Läheteraportit Läheteraportit löytyvät Ohjelmat valikon alta kohdasta laskutus- ja myyntireskontra ja sieltä omana osionaan alkaen läheteraportti-raportista. Seuraavaksi valitaan läheteraportti ja katsotaan sitä tarkemmin. Organisaatio, Osasto ja yksikkö lisätty Excel tulostukseen. Uusi raportti: tuotemyynti asiakasryhmittäin lähetteistä. 31
10.1 Läheteraportit Ohjelma avaa ikkunan, josta voi valita päivämäärävälit, asiakkaan (jos valinta on tyhjä, valitaan kaikki asiakkaat) ja käytössä olevista lähetetiloista. Esikatselu-painikkeella voi raportin tulosta seurata ruudulta. 10.1 Läheteraportti esikatseluun Läheteraportti näyttää tältä esikatselussa. Ylärivillä olevilla toiminnoilla voi selata rapoertin sivuja, muuttaa kokoa, tallentaa tiedostoon, lähettää sähköpostilla ja tulostaa. Lähetenumeron pituutta on kasvatettu raportissa. Viitteenne ja viittemme -kentät on myös lisätty. 32
11. Tuotetietojen tuonti ostolaskulta lähetteelle Tietyiltä tukkureilta (LVISNET tukut ja solar suomi) on mahdollista siirtää ostolaskulta siirretyt rivit haluttuun lähetteeseen, laskuun tai tiettyyn asiakkaaseen. Kuvassa alla on Ostolasku, joka on tullut toimittajalta. Ostolaskulta on valittu Rivit-alavälilehti. Se tapahtuu kohdista-painikkeella, jota painamalla voidaan haluttu ostolasku valita. 11.1 Ostolaskurivien kohdistaminen lähetteelle Kun kohdistettu-painiketta painetaan, tulee esiin uusi ikkuna, jossa ensin haetaan haluttu lähete lähetehakuikkunasta. Kun oikea lähete on haettu, painetaan laskuta kaikki painiketta, jolloin kaikki rivit on kohdistettu valittuun lähetteeseen ja ikkuna tyhjenee. Suljepainikkeella ikkunan voi sulkea ja ohjelma palaa ostolaskurivi-ikkunaan. 33
11.2 Ostolaskun rivit kohdistettu lähetteelle Kun rivit on kohdistettu lähetteelle, näkyvät ne kohdistettu sarakkeessa rivikohtaisesti. Jos kentässä oleva teksti on mustaa (kuvassa), ei rivejä ole vielä kohdistettu lähetteelle. Jos rivit ovat harmaita, on rivit jo tiputettu lähetteelle. Seuraavaksi tiputetaan rivit lähetteelle. Tiputus tapahtuu läheteohjelmassa, jolloin tämä ikkuna suljetaan ja haetaan oikea lähete. 11.3 Ostolaskulta kohdistettujen rivien näkyminen lähetehaussa Lähetehakuikkunassa näkyy nyt se lähete sinisenä, johon on kohdistettu tuotteita ostolaskulta. Seuraavaksi valitaan ja avataan kyseinen lähete OK-painikkeella. Jos lähetteelle on kohdistettu töitä, tai tarvikkeita, näkyy se lähetehaussa sinisenä. 34
11.4 Ostolaskulta kohdistettujen rivien tiputus lähetteelle Kun lähetteen kynä-painiketta painetaan, tuo ohjelma esiin ikkunan, jossa näkyvät ostolaskulta kohdistetut rivit, jotka siirtyvät OK-painikkeella lähetteelle. Jos lähetteelle ollaan siirtämässä sellaisia rivejä, joita ei asiakkaalta veloiteta, kannattaa ne poistaa tästä ikkunasta valitsemalla kyseinen rivi ja painaa ei laskuteta painiketta. Näiden rivien kulu muodostuu tällöin suoraan ostolaskulta projektille. 11.5 Ostolaskulta tulleet rivit lähetteellä myyntihinnoin Ostolaskulta siirretyt rivit ovat tulleet lähetteelle yrityksen omilla myyntihinnoilla ja asiakaskohtaisilla alennuksilla, jos niitä on asiakkaalle määritetty. Näin toimittajalta tilatut tuotteet on erittäin kätevää siirtää toimittajan ostolaskun kautta lähetteelle ja sitä kautta laskulle. Jos lähetteeltä puuttuu asiakasnumero tai lähetenumero, niin kohdistettuja töitä/tarvikkeita ei pudoteta automaattisesti. 35
12. Työrivien kohdistus lähetteelle Töiden tiputus lähetteelle käydään läpi projektiseurannan käsikirjassa tarkemmin, mutta lähetteen kannalta periaate on samanlainen, kuin aiemmin esitetty ostalaskurivien pudotus. 36