OHJE 1 (14) Peruskoulun ensimmäiselle luokalle ilmoittautuminen Wilmassa

Transkriptio

1 OHJE 1 (14) Peruskoulun ensimmäiselle luokalle ilmoittautuminen Wilmassa Wilman hakemukset ja muut lomakkeet EIVÄT NÄY mobiililaitteisiin asennettavissa Wilma-sovelluksissa. Huoltajan tulee siis käyttää Wilmaa internetselaimella (Internet Explorer, Chrome, Firefox jne.), joko tietokoneella tai mobiililaitteella, kuten puhelimella tai tabletilla. Peruskoulun ensimmäiselle luokalle ilmoittaudutaan Espoon Wilmassa, osoitteessa Huoltajan Wilma-tunnus Huoltaja on saanut joulukuussa 2016 Suomenkielisen opetuksen tulosyksiköltä kirjeen, jossa koulutulokkaan kaikille huoltajille on osoitettu avainkoodi. Mikäli huoltajat eivät asu samassa osoitteessa, heille on lähetetty omiin osoitteisiinsa kirjeet, jossa on kunkin huoltajan oma avainkoodi. Huoltaja tarvitsee tämän avainkoodin Wilma-tunnuksen luomiseksi. Huom! Huom! Wilma-tunnuksen luominen Jos koulutulokas on esiopetuksessa jossakin Espoon kaupungin koulussa, huoltajalla saattaa olla jo valmiiksi Wilma-tunnus. Huoltaja voi käyttää tätä tunnustaan ilmoittautumislomakkeen täyttämiseen ilman mitään toimenpiteitä. Huoltajalla saattaa myös olla jo Wilma-tunnus Espoon Wilmaan toisen lapsen osalta. Tällöin huoltaja yhdistää koulutulokkaan samaan Wilma-tunnukseen käyttämällä saamaansa avainkoodia. Yhdistäminen on välttämätöntä tehdä ennen kuin peruskoulun 1. luokalle ilmoittautumislomakkeen voi täyttää Wilmassa. Siirry selaimella osoitteeseen Connect-sivulla joko a) luodaan täysin uusi Wilma-tunnus tyhjästä, jos tällä hetkellä huoltajalla ei ole ollenkaan tunnusta Espoon kaupungin Wilmaan tai b) yhdistetään koulutulokas avainkoodilla olemassa olevaan Wilma-tunnukseen. Yhdistämisen voi tehdä myös toisella tavalla: kirjautumalla olemassa olevalla tunnuksella Wilmaan ja lisäämällä avainkoodin Käyttöoikeudet-sivun kautta kohdassa Lisää rooli. Tällöin sähköpostiosoitetta ei tarvitse varmentaa uudelleen. Connect-sivulle kirjoitetaan se sähköpostiosoite, jota halutaan käyttää jatkossa Wilman kirjautumistunnuksena. Samaan osoitteeseen lähetetään myös kaikki Wilman ilmoitukset ja muuta viestintää, kuten tiedote siitä, että lähikoulupäätös on julkaistu Wilmassa. Sähköpostin syöttämisen jälkeen klikataan nappia Lähetä varmistusviesti. Wilma lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen viestin, jossa on linkki takaisin Wilmaan. Huoltajan tulee mennä sähköpostiinsa ja klikata tuota linkkiä, jotta varmistetaan, että sähköpostiosoite on toimiva ja oikein kirjoitettu.

2 OHJE 2 (14) Wilma lähettää viestin. Tämän ikkunan voi sulkea.

3 OHJE 3 (14) Annettuun sähköpostiosoitteeseen tulee viesti otsikolla Varmistusviesti Wilmasta, lähettäjänä noreply@espoo.fi. Viestissä on linkki, jota klikkaamalla pääsee takaisin Wilmaan ja jatkamaan tunnuksen luomista. Wilma varmistaa, että sähköpostiosoite on nyt varmistettu. Seuraavassa kohdassa valitaan joko avainkoodi tai olemassa oleva Wilma-tunnus. Tässä kohdassa valitaan aina avainkoodi.

4 OHJE 4 (14) Kun avainkoodikohta valitaan, alas aukeavat kentät, joihin kirjeessä saatu avainkoodi syötetään ja klikataan Lisää. Wilma varmistaa, että yhdistäminen onnistui. Sivulla voi lisätä samalla kertaa useamman avainkoodin, mikäli huoltajalla on useampia lapsia ja heistä kaikista on saatu avainkoodit. Kohdassa Roolit näkyy lisätyn lapsen nimi ja missä roolissa tälle Wilma-tunnukselle lapsi on lisätty, eli huoltajana.

5 OHJE 5 (14) Mikäli lapsia on vain yksi, klikataan Seuraava. Wilma pyytää vielä varmistukseksi syöttämään lapsen henkilötunnuksen. Tämän jälkeen klikataan taas Seuraava.

6 OHJE 6 (14) Seuraavassa osiossa määritellään uuden Wilma-käyttäjätunnuksen asetukset. Kenttiin täytetään huoltajan oma sukunimi, etunimet sekä kutsumanimi ja klikataan Seuraava. Wilma-tunnukselle määritellään myös salasana, jossa tulee olla vähintään 8 merkkiä. Tällä salasanalla kirjaudutaan jatkossa Wilmaan. Kun salasana on syötetty kahdesti, klikataan Seuraava.

7 OHJE 7 (14) Lopuksi Wilma pyytää tarkistamaan annetut tiedot. Jos kaikki tiedot ovat oikein, klikataan Luo tunnus. Jos jossain tiedossa on virhe, taakse pääsee napista Edellinen.

8 OHJE 8 (14) Wilma vahvistaa, että käyttäjätunnus on nyt luotu onnistuneesti. Linkistä Takaisin etusivulle pääsee siirtymään sivulle josta Wilmaan voi kirjautua. Ilmoittautumislomakkeen täyttäminen Huoltaja kirjautuu tunnuksellaan Wilmaan osoitteessa Mikäli huoltajalla on tunnuksessaan useampia lapsia, valitaan koulutulokas. Seuraavassa näkymässä yläreunan valikossa näkyy osio Hakemukset ja päätökset. Ilmoittautumislomake löytyy sieltä. Tietoja koulutulokkaasta -lomake taas löytyy yläreunan valikon kohdasta Lomakkeet.

9 OHJE 9 (14) Pienellä näytöllä (esim. mobiililaite) valikon kohdat menevät piiloon kolmen viivan alle (kuvassa oikealla yläkulmassa). Osiot tulevat esiin, kun kolmea viivaa klikataan. Hakemukset ja päätökset -osiosta valitaan linkki Tee uusi hakemus ja hakemuslomake Peruskoulun ensimmäiselle luokalle ilmoittautuminen. Pienellä näytöllä sivulla näkyy Tee uusi hakemus -linkissä ainoastaan plusmerkki ympyröitynä. Sitä klikkaamalla aukeavat hakemuslomakkeet.

10 OHJE 10 (14) Lomakenäkymä pienellä näytöllä. Lomakenäkymä suuremmalla näytöllä.

11 OHJE 11 (14) Kun lomake tallennettaan napista Tallenna tiedot, ruudulle tulee tallennusilmoitus. Hakemus tallentuu Wilman Hakemukset ja päätökset -osioon ja jää sinne näkyviin. Hakemusta voi tarkastella menemällä Hakemukset ja päätökset -osioon ja avaamalla hakemuksen klikkaamalla hakemuksen nimeä. Kun päätös julkaistaan, se tulee näkyviin samalle sivulle ja riville kuin hakemuskin, paitsi jos huoltaja valitsee paperilla postitettavan päätöksen. Tällöin hakemus jää näkyviin Wilmaan, mutta päätös ei tule missään vaiheessa sähköisesti esille.

12 OHJE 12 (14) Hakemuksen muokkaaminen Huoltaja voi käydä muokkaamassa 1. luokalle ilmoittautumisen hakemusta asti. Wilman Hakemukset ja päätökset -osiossa avataan tallennettu lomake klikkaamalla sen nimeä. Lomake aukeaa lukuversioon. Tässä näkymässä ei voi tehdä mitään muutoksia, ainoastaan selata tallennettuja tietoja. Muokkauslomakkeeseen pääsee tekstiosioiden oikeasta yläkulmasta, jossa on linkki Lomakkeet. Sitä klikkaamalla aukeaa muokkauslomake. Mikäli käytössä on pieni näyttö, sana muokkauslomake aukeaa. Lomakkeet jää pois ja kohdassa on pelkkä kuvake, josta

13 OHJE 13 (14) Muokkauslomakkeen yläreunassa on ohjeistettu aikaväli, jona lomakkeen tietoja voi muokata. Tiedot tallentuvat, kun nappia Tallenna tiedot painetaan. Tällöin ruudulle tulee sama tallennusilmoitus kuin ensimmäisellä kerralla. Tallennuksen voi vielä varmistaa menemällä uudelleen Hakemukset ja päätökset - osioon ja avaamalla lomakkeen lukuversiona. Muutetut tiedot näkyvät hakemuksessa reaaliaikaisesti. Hakemuksen tulostaminen Mikäli huoltaja haluaa tulostaa hakemuksen itselleen paperille tai esim. tiedostoksi pdf-muotoon, sen voi tehdä kahdella tavalla. Sivun voi tulostaa tavalliseen tapaan valitsemalla selaimen valikosta Tulosta, jolloin tulostuu noin 6-8 sivua paperille tai pdf-muotoon.

14 OHJE 14 (14) Toinen vaihtoehto on käyttää Suomenkielisen opetuksen tulosyksikön laatimaa hakemustulostetta, joka kokoaa lomakkeen tiedot tiiviisti noin 3 sivulle. Tuloste löytyy lomakkeen lukuversiosta muokkauslomakekohdan vierestä linkistä Tulosteet. Tulosteen nimi on Espoo: SUO ilmoittautuminen peruskoulun 1. Luokalle Pienillä näytöillä kohdassa on vain tulostimen kuva. Tuloste aukeaa selaimeen ja selaimesta riippuen näkymä on hieman erilainen. Esim. Chromella tulosteen oikeassa yläkulmassa näkyy tulostimen kuva, josta pääsee varsinaisiin tulosteasetuksiin. Tulosteasetuksissa valitaan tavalliseen tapaan tulostin tai pdf-tulostus.