1PROJEKTISEURANTA. Ecom Projektiseuranta

Transkriptio

1 1PROJEKTISEURANTA Ecom Projektiseuranta 1

2 1 Projektiseurantaohjelmiston ominaisuuksia Ecom Projektiseuranta on kiinteästi nivoutettu Ecomin muihin ohjelmistoihin siten, ettei se vaikuta ohjelmien peruskäyttöön juuri millään tavoin. Kullekin ohjelmalle voidaan antaa tieto siitä, mihin projektiin se kuuluu, jolloin projekti päivittyy, eikä perusohjelman käyttö vaikeudu. Projektiseurantaojelmiston avulla seurataan projektiin liitettyjä töitä, ostoja, varastopoimintoja, laskutusta ja muita kuluja. Ohjelman avulla voi seurata eri ostastojen toimintaa projektiraportoinnin kautta. Projektiseurannan materiaalitietoja käsitellään verottomilla hinnoilla. 1.1 Projektiseurantaoletukset Projektiseurantaoletukset on käsitelty omassa käsikirjassaan, joka on nimeltään projektiseurantamääritykset. Se kannattaa käydä läpi ennen projektiseurannan ottamista käyttöön. 1.2 Projektiseurantaohjelman ominaisuuksia lyhyesti Koko projektin tiedot näkyy kootusti Ecomin projektiseurantaikkunasta. Tämä helpottaa projektin seurantaa, kun ohjelma kertoo heti kokonaiskuvan projektin tilanteesta. Tarvittaessa tietoja voidaan tarkastella suoraan yksittäisen tapahtuman tasolle asti. Projektitapahtumien syöttö Uudessa projektiseurantaohjelmistossa tapahtumat syötetään siihen ohjelmaan, mitä kulloinkin käytetään. Ohjelmalle annetaan vain projektinumero, jolloin tieto linkittyy automaattisesti haluttuun projektiin. Esimerkiksi lähete tehdään aivan normaalisti vain sillä erotuksella, että siihen syötetään halutun projetkin numero ja mahdollisesti alaprojektin numero. Projekti reaaliajassa Lähetteelle viety tavara näkyy heti projektiseurannassa, kun läheterivit on syötetty ja lähete tallennettu. Samoin näkyvät ostolaskut, palkkatapatumat ja kaikki muut tapatumat. Rivikohtaiset projektitapahtumat Oletuksena kaikki ohjelmien rivitapahtumat kohdistuvat aina samaan projektiin. Tarvittaessa rivitapahtumia voi jakaa useammalle projektille. Maksupostien hallinta Ecomin Projektiseurannasta löytyy erillinen maksupostien hallintaikkuna, jonka avulla voidaan luoda erillinen maksupostitaulukko projektien maksuerien hallintaan. Ecom projektiseurannan avulla yritys saa erittäin hyvän kokonaiskuvan projektiensa tilanteesta. 2

3 2 Ohjeita käsikirjan lukijalle Käsikirjaa voi lukea monessa eri vaiheessa ja monella eri tavoin. Siihen kannattaa tutustua jo ennen, kuin ohjelmistoa kokeilee käytännössä. Käsikijaa selaamalla oppii uusia ominaisuuksia useammankin vuoden käytön jälkeen. Käsikirja uudistuu aina uusien versioiden myötä ja siinä on aina merkitty uudet ominaisuudet erikseen. Näin teillä on helpompi työ löytää ja ottaa käyttöön uudistuneet toiminnot. 2.1 Käsikirjan eri tasot Ohjelman normaalitoimintojen lisäksi kerrotaan erilaisten erikoistilanteiden ja monimutkaisempien toimintojen hallintaa. Nämä ovat toimintoja, joita ei tarvita usein, mutta jotka tuovat lisäetuja kokeneelle käyttäjälle. Siksi käsikirjaan on tehty eri tasoja käyttäjän tarpeiden ja osaamistason mukaan. Useimmat käsikirjan kappaleet on merkitty kirjaimin sisällön vaativuustason mukaan Taso A on tarkoitettu kaikille käyttäjille Mikäli kuvassa ei ole mitään vaikeustasoa kuvaavaa symbolia, tai siinä on symboli A, on se tarkoitettu kaikille käsikirjan käyttäjille Taso B vaatii kokemusta C -taso on jo lähes ammattilainen Symboli B vaatii hereillä olon lisäksi usein kokemusta Ecomista, jotta kappaleen käsittelemä aihe saadaan myös käytännössä hyödynnettyä. B-tason aineiston voi alussa hypätä yli, sillä se ei ole välttämätön toiminto ohjelmiston käytön alkumetreillä Kahvipaussi on tärkeä osa oppimista C-tason sivu on eksperttikäyttäjän sivu, jossa vaaditaan usein jo tietojenkäsittelyn ammattitaitoa tai erittäin hyvää perehtymistä ohjelmistoon. Kahvipaussi-merkki vaatii aina käyttäjältä kunnon syventymistä aiheeseen. Tämän merkin kohdalla on hyvä miettiä, mitä hyötyä teidän yrityksellenne kyseisestä toiminnasta olisi. Merkkiä käytetään silloin, kun ohjelmiston käytössä on mahdollista edetä uudelle tasolle. Ohjelmistosta saa yksinkertaisesti enemmän irti, kun syventyy kahvipaussi-merkin käsittelemään aiheen huolellisesti. Aihe ei välttämättä ole vaikea, mutta sen käsittely voi vaatia työskentelytapojen muuttamista joko omassa työssään tai koko yrityksen työskentelytavoissa. 3

4 3 Projektiseurannan materiaaliseuranta Projektin materiaalikulut kertyvät ostolaskuriveiltä, projektilähetteiltä, laskuilta ja muut kulut -välilehdeltä. Seuraavassa on käsitelty eri ohjelmien vaikutuksia projektiseurantaan. 3.1 Ostalaskujen käsittely projektiseurannassa Ostolasku liitetään suoraan projektiin Ostolaskut lisää projektin kuluja ostolaskurivien kautta, kun ostolaskuriveille annetaan projektinumero. Yksittäisen ostolaskun rivejä voidaan kohdistaa eri projekteille. Ostolaskurivit kohdistuvat suoraan projektiseurannan kuluiksi, kun ostolasku on liitetty projektiin, eikä sitä ole kohdistettu lähetteelle, eikä laskulle. Toimintoa käytetään silloin, kun projektia laskutetaan maksueräperusteisesti. Tällöin tuoterivejä ei viedä laskulle asti, vaan ne ovat projektissä käytettäviä tavaroita ja siten kuluja projektille Ostolasku kohdistetaan laskulle Jos ostolaskurivit on kohdistettu myyntilaskulle, tulee kulut projektille ostolaskun nettohinnan mukaan siinä vaiheessa kun ostolaskurivit on tuotu lähetteelle tai laskulle Ostolaskurivien hallinta varastoseurannan ollessa käytössä Varastoseurantaa käytettäessä on ostolaskuja käsiteltäessä otettava huomioon seuraavat seikat: Varastojen päivitys, kun tarvikerivejä ei erikseen laskuteta Ostolaskulta tulevat materiaalirivit kohdistetaan suoraan projektiin, eikä niitä kirjata varastoon. Kun projektin on valmis, kirjataan palautettavat tarvikkeet varastoon. Se tapahtuu tekemällä projektilähete, jolloin palautettavat tavarat kirjataan miinusmerkkisinä varastoon. Tällöin projektin kulut pienenee varastoon menneen tavaran verran ja varastosaldo lisääntyy samalla kertaa Ostolaskujen käsittely keikkalaskutuksessa varastoseurannan ollessa käytössä Ostolaskurivit kirjataan ostolaskun kautta varastoon ja sen jälkeen ostolaskurivit kohdistetaan lähetteelle ja laskulle, jolloin tuotteet poistuvat varastosta. 3.2 Lähetteiden käsittely projektiseurantaohjelmistossa Lähetteitä on kahta erilaista tyyppiä: Projektilähete ja laskutettava lähete Projektilähetteen käyttö projektiseurannassa Lähetteelle voidaan asettaa erillinen projektilähete-valinta päälle (Ei laskuteta-valinta lähetteellä), jolloin lähetteen tietoja ei voi laskuttaa, vaan lähetteen tiedot kohdistuu kuluksi projektille. Projektilähetettä käytetään lähinnä silloin, kun omasta varastosta haetaan tavaraa projektiin tai sitä palautetaan projektilta varastoon. Projektilähetettä käytetään sellaisissa projekteissa, joissa varsinaisia materiaaleja ei laskuteta asiakkaalta erikseen, vaan laskutus tapahtuu eri säännöillä, kuten esimerkiksi maksueränä tai könttälaskuna, jolloin laskutettava hinta on sovittu erikseen. Projektilähete lisää projektin kuluja läheterivin nettotiedon perusteella, joka tulee joko tuoterekisteristä, ostolaskulta tai vapaasti syötetyssä rivissä läheterivin nettotiedolle annetun hinnan perusteella (oletuksena sama, kuin myyntihinta). 4

5 3.2.2 Laskutettavan lähetteen käyttö Laskutettava lähete lisää projektin kuluja, kun lähetteelle on kirjattu tapahtumia. Kun lähete laskutetaan, siirtyvät kulut laskulle, jossa tehdyt muutokset vaikuttavat kuluihin. Jos lähete on jo laskutettu, eivät siihen tehtävät muutokset aihtuta enää kuluja. Tämä siksi, että joskus vielä laskulle tehdään muutoksia, jotka voi poiketa lähetteen tiedoista, jolloin nekin saadaan mukaan projektin kuluiksi. Ja koska laskulla on tapahtumaketjussa viimeinen tieto, on se oikea paikka kerryttää kuluja. 3.3 Laskujen käsittely projektiseurantaohjelmistossa Kun lähetteestä tehdään lasku, siirtyvt lähetteellä olevat kulut laskulle. Laskulle tehtävät muutokset vaikuttavat projektin kuluihin riveittäin laskurivin nettotiedon pohjalta. 3.4 Muiden kulujen käsittely projektiseurannassa Muut Kulut välilehdelle kirjatut tapahtumat kirjaantuvat sellaiseneen projektiseurantaan kuluksi. 5

6 4 Projektiseurantaohjelmisto Projektiseurantaohjelmisto kertoo projektiin liittyvät tapahtumat ohjelma-alueittain. Sen avulla voi seurata kaikkia projektin osa-alueita erikseen ja siitä saa nopeasti kokonaiskuvan projektin tapahtumista. 4.1 Projektiseurantaohjelman avaus Projektiseurantaohjelmiston avaus Projektiseurantaohjelmisto avautuu valitsemalla Ecomin aloitusikkunasta ohjelmat ja projektiseuranta ja sen alta Projektinseuranta. Täältä löytyvät jo tedyt projektit. Uusi projekti voidaan avata tätä kautta tai suoraan jostain muusta ohjelmistosta, jossa projektia käsitellään. 6

7 Projektiseurantaohjelmisto koostuu projektin päätaulusta (ikkunan yläosa), jossa on projektikohtaiset perustiedot ja useammasta alavälilehdestä. Kaikkien taulujen toiminnot käsitellään yksityiskohtaisesti tässä käsikirjassa erikseen. Projektinseurantaa voi käyttää myös siten, että sen kaikkia osioita ei käytetä, vaan ohjelmalla seurataan esimerkiksi vain projektin materiaaleja. Seuraavaksi käydän projektin eri osa-alueet läpi kohta kohdalta. 7

8 4.2 Projektin avaaminen Ensimmäisen ja uuden projektin avaus tapahtuu painamalla ylärivin plus-painiketta. 8

9 Ensimmäisellä kerralla ohjelma kysyy projektinumeroa, jolla ensimmäinen projekti aloitetaan. Tämän jälkeen ohjelma lisää automaattisesti uuden numeron projektille, kun sellainen avataan. Ohjelmassa on projektinumeroa vaihdettu ehdotetusta arvosta alkuiseksi, jotta sen erottaisi helpommin lähetenumeroista, jotka alkavat myös oletuksena sarjalla. Tämä helpottaa lähtetenumeroiden ja projektinumeroiden erottamista toisistaan. OK-painikkeella projektinumero hyväksytään. 9

10 4.3 Projektin perustiedot Projektin ylätaulu koostuu pääprojektista ja mahdollisista alaprojekteista. Projektinumeron ohjelma tekee automattisesti jokaisen uuden projektin aloituksen yhteydessä. Kohteeseen voi kertoa parilla sanalla projektin sisällöstä. Se on yksi projektin hakukenttä, joten siihen kannattaa kertoa selvästi, mistä projektista on kysymys. Päiväys kertoo projektin alkamisajankohdan ja tilalla voidaan määrittää, onko projekti avoin, kesken vai päättynyt Projektin päättäminen Toiseen päivämääräkenttään annetaan projektin päättymispäivämäärä. Projektin Lopetuspäivämäärän voi antaa vasta, kun projektin tilaksi on merkitty on päättynyt. Kun molemmissa kentissä on oikeat arviot, voidaan projekti siirtää historiaan. 10

11 4.3.2 Organisaatio, osasto, yksikkö ja työnjohtaja Projektiseurantaoletuksiin voi määrittää yrityksen käyttämät hierarkiatasot ja niiden nimitykset yrityksen sisällä. Hierarkiatasoja ei tarvitse välttämättä käyttää, mutta niiden avulla voidaan myöhemmin tarkastella eri osastojen toimintaa projektiraportoinnin kautta. Alla olevaan listaan on haettu yrityksen tähän projektiin määritetty organisaatio, osasto, yksikkö sekä vastuullinen työnjohtaja. Kukin yritys määrittelee perusoletuksissa oman yrityksen orgaisaatiomallinsa. Organisaation luonti käsitellään Projektin määritysosa-käsikirjassa. 11

12 4.3.3 Arvio Projektin kulusta Projektille voi antaa arvion, joka voi perustua tarjouslaskentaan tai muuhun arvioon. Arviotiedot eivät ole pakollisia tietoja, mutta projektille on hyvä antaa raamit projektin perustamisvaiheessa. Tulot kenttään annetaan arvio laskutettavasta summasta. Kuluihin syötetään euromääräinen summa materiaali- ja muista kuluista, joita projektiin tulee. Työt kenttään annetaan arvio sekä veronalaisista että verottomista palkkatapahtumista yhteensä. Tulos-kenttään ohjelma laskee tulojen ja menojen (Kulut+työt) välisen erotuksen. 12

13 4.3.4 Projektin toteutuma Toteuma-riville ohjelma laskee projektin todellisten kustannusten mukaan. Projektin tulot lasketaan projektille kohdistettujen laskurivien kokonaissummasta. Projektin kulut tulevat projektioletuksissa määritettyjen valintojen mukaan. Yleensä kulut tulevat laskutuksen nettoarvosta, projektilähetteistä, projektille kohdistetuista ostolaskuista ja muista kuluista kohdistettujen laskurivien nettokustannuksista, ostolaskurivien summasta sekä projektin kulut välilehden kustannuksista. Töiden osuus tulee projektin työt-välilehdellä olevien töiden kokonaismenoista, jotka syötetään pääasiassa projektin massatyötön kautta. Tulos-kenttään ohjelma laskee tulojen ja menojen välisen erotuksen. Kun tulos menee miinukselle, saa se myös miinus-etuliitteen. 13

14 4.4 Pää- ja alaprojektit Pääprojekti on aina oletuksena esillä.alaprojektit löytyvät projektiseurannan toiselta ylävälilehdeltä. Jos projekti halutaan jakaa useampaan seurattavaan kokonaisuuteen, kannattaa se toteuttaa alaprojektien avulla. Pääprojektilla näkyvät kaikkien alaprojektien tapahtumat summattuna yhteen. Kukin alaprojekti näkyy omana kokonaisuutena, ja siitä löytyvät siihen kohdistetut tapahtumat ja summat. Seuraavaksi painetaan alaprojektit-ylävälilehteä. 14

15 4.4.1 Ensimmäinen alaprojekti Ensimmäinen alaprojekti luodaan automaattisesti, kun siirrytään alaprojektit-sivulle. Kaikkia projekteihin liittyviä tapahtumia voidaan kohdistaa alaprojektille maksupostitaulukkoa lukuunottamatta, joka on aina pääprojektitasolla. Uuden alaprojektin voi lisätä alhaalla näkyvällä plus-painikkeella, joka perustaa uuden numeron alla näkyvän ensimmäisen numeron viereen. Alaprojektien lukumäärää ei ole rajoitettu. Kun käytetään alaprojekteja, voidaan pääprojektiin syöttää koko projektiin liittyvät tapahtumat, ja alaprojektiin syötetään nimenomaisesti siihen liittyvät tapahtumat. Usein, kun on kyseessä maksueräperustainen projekti, käytetään ensimmäistä alaprojektia projektiin liittyvien erikseen laskutettavien lisätöiden seurantaan. 15

16 Ensimmäinen alaprojekti projektin lisätöille Alle on nyt esimerkinomaisesti määritetty projektin lisätyöt ensimmäiseksi alaprojektiksi. Tähän alaprojektiin kerrytetään kaikki sellaiset tapahtumat, jotka laskutetaan erikseen, eikä maksuerien perusteella. Tähän on arvioitu mahdollisten lisätöiden summat. Myös organisaatiorakenne on määritetty valmiiksi tähän ikkunaan. 16

17 Alaprojektien ryhmittelyyn käytettyjä lähestymistapoja Alaprojekteja voi jaotella eri tavoin. Yksi toimiva tapa on jakaa varsinainen maksueräurakan kaikki tapahtumat ensimmäiselle alaprojektille ja toiseen erikseen laskutettavat lisätyöt. Tämän etuna on se, että varsinaisen urakan kaikki tapahtumat näkyvät selkeästi eriteltynä ensimmäisessä alaprojektissa, eikä sen tulosta tarvitse laskea erikseen erottelemalla lisätyöt summista pois. Urakan voi jakaa myös muilla tavoin, kuten työvaiheisiin tai organisaatioittain. Tärkeää on kuitenkin noudattaa omalle yritykselle yhdessä sovittua tapaa, jotta kaikki työntekijät osaavat projektinumeroinnin peritaatteet. Se auttaa myös yhteistyökumppaineiden toimimista yhteistyössä yrityksen kanssa. 17

18 4.5 Maksupostien käsittely Maksupostit -alavälilehdellä on projektin laskutettavat maksuerät. Huomioi, että jos koko projekti laskutetaan asiakkaalta työt ja tarvikkeet eriteltyinä, ei tätä sivua täytetä. Tarkista myös, että olet valinnut Pääprojektin takaisin näkyviin. Maksuerät luodaan vain pääprojektille, Alaprojektille ei maksueriä voi luoda. 18

19 4.5.1 Maksupostien teko projektilaskentaikkunassa Asiakkaan liittäminen projektiin on tärkeää maksuposteja laskutettaessa. Maskuerät kohdistetaaan sille asiakkaalle, jota laskutetaan. Erät yhteensä -kenttään annetaan tehtävän urakan maksuerien kokonaissumma. Vapaaseen tekstiin annetaan urakkasopimuksessa määritetty yleinen teksti, joka tulostuu maksuerätaulukkoa tulostettaessa ja se tulostuu myös laskutettaviin maksueriin. Maksupostin saa koontilaskuttaa -valinta antaa mahdollisuuden niputtaa useamman maksuerän laskutettavaksi samalle laskulle. Valintaa ei yleisesti pidetä päällä, sillä asiakkaalle annetaan tälläin hekpommin mahdollisuus pantata laskun maksua. Toiminto vaikuttaa silloin, kun laskutetaan useampaa maksuerää kerralla. 19

20 Maksupostit aloitetaan painamalla maksupostit-ikkunan plus-painiketta. Ohjelma tekee uuden rivin, johon voi kirjoittaa maksupostin tiedot. Alla olevaan projektiin on kirjattu yksi maksuposti valmiiksi. Erän tila on avoin aina, kun tehdään uusi erä. Tila-kenttä kertoo, missä vaiheessa erän laskutusprosessi on menossa. Tila-kentän toiminnosta kerrotaan myöhemmin yksityiskohtaisemmin. Erälle on määritetty kaksi Selitekenttää, jotta erälle voidaan antaa mahdollisimman selkeä kuvaus. Prosenttikenttään annetaan se prosenttiosuus, mitä erän summa on kokonaisurakasta prosentteina. Summan voi syöttää suoraan summa-kenttään, jolloin ohjelma laskee prosenttiosuuden. Kustannuspaikkaan voidaan antaa tämän projektin kustannuspaikkatieto, joka menee myös laskutukseen ohjaten sen automaattisesti oikein. 20

21 4.5.2 Valmis maksuerätaulukko ja Maksuerätaulukko on valmis, kun ylhäällä olevat erät yhteensä vastaa alhaalla olevaa yhteensä summaa ja prosentti on Maksuerätaulukon kopiointi Jos jossain projektissa on tehty valmiiksi samankaltainen maksuerätaulukko, voidaan sen projektin maksuerät hakea tähän pohjaksi Hae-painikkeella. Ohjelma tuo kyseisen maksuerätaulukon maksuerät tähän ikkunaan muokattavaksi. toiminto nopeuttaa maksuerien syöttöä huomattavasti. 21

22 4.5.3 Maksupostiraportin tulostus Maksupostiraportin voi tulostaa valitsemalla projektin ylävälilehdeltä Tulosta-painikkeen ja sen alta löytyy Projektin maksupostit -raportti. 22

23 4.5.4 Maksuerän valmistelu laskutusta varten Kuvassa alla on ensimmäinen maksuerä tilassa saa laskuttaa ja toiseen maksuerään vaihdetaan tilaksi odottaa hyväksymistä. Kun projekti on muokkaustilassa, voidaan sen tilaa vaihtaa painamalla tilakenttää, joka avaa alavetovalikon, mistä halutun tilan voi valita. Laskutettu tila tulee automaattisesti siinä vaiheessa, kun erä on siirretty laskutukseen. 23

24 4.5.5 Maksupostin siirtäminen laskutukseen Maksupostierän tila kertoo, että missä vaiheessa maksupostin laskuttaminen on. Tiloja on neljä:avoin, odottaa hyväksymistä, saa laskuttaa ja laskutettu.laskutapainikkeella maksueriä siirretään laskutukseen. Ohjelma avaa uuden ikkunan. Projektille on nyt lisätty Asiakas, jonka jälkeen laskutettavat maksupostit kohdistuvat automaattisesti oikealle asiakkaalle. Vapaaseen teksiin kirjoitettu teksti kopioituu projektin jokaisen maksupostilaskun mukaan yleistekstiksi. Myös projektin kohdetieto kopioituu laskun kohteeksi.samaan laskuun voi kerätä yhden tai useamman maksupostin 24

25 4.5.6 Maksupostin siirto laskutukseen Tämän ikkunan saa auki projektin maksupostit-sivulta painamalla laskuta-painiketta. Ohjelma on tuonut näkyviin valitun projektin ne maksuerät, jotka ovat valittavissa laskutukseen. Tämän saman ikkunan voi avata myös ohjelmat-valikon alta valitsemalla projektinseuranta ja sen alta maksupostien hallinta -kohdasta, jolloin ohjelma näyttää oletuksena kaikkien projektien ne maksupostit, jotka ovat valittavissa laskutukseen. Laskuttajalla on vielä erikseen oma ikkuna (ohjelmat, laskutus ja myyntireskontra ja tee maksupostilaskut). Laskutuksessa oleva ikkuna on tehty laskuttajaa varten, joka hoitaa maksupostien teon laskutukseen. Maksuerät voi siirtää laskutukseen asti myös tämän alla näkyvän ikkunan kautta. Maskupostien hallintasivulla on erilliset maksupostitilojen näyttöpainikkeet ikkunan yläosassa. Odottaa hyväksymistä ja saa laskuttaa -painikkeet on painettu pohjaan, jolloin ohjelma näyttää näissä tiloissa olevat erät. Kun saa laskuttaa painiketta on painettu, tuo ohjelma näkyviin sekä saa laskuttaa, että odottaa hyväksymistä olevat maksuerät. 25

26 4.5.7 Maksuerien näkyminen maksupostien hallintaikkunassa Kun Avoin tila -painike on nyt painettu alas, näkyy ikkunassa sekä avoimet, odottaa hyväksymistä että Saa laskuttaa -tiloilla varustetut valitun projektin maksuerät. Halutun tilan maksuerät saa siis näkyviin painamalla kyseistä tilaa. Kun tilapainike on pohjassa, näkyvät kyseisellä tilalla näkyvät maksupostit ikkunassa, ja kun painike on ylhäällä, menevät siinä tilassa olevat maksuerät piiloon. Oletuksena tähän tauluun tulevat Saa laskuttaa ja odottaa hyväksymistä olevat maksupostit. 26

27 4.5.8 Maksupostin laskutus Maksuerän tilan saa vaihdettua tilakentässä olevan valintakentän avulla. Painamalla Tila-kenttää, voi valita maksuerälle halutun tilan. Alla olevaan ikkunaan vaihdetaan toisen erän tila odottaa hyväksymistä tilasta saa laskuttaa tilaan. Painamalla Tee laskut -painiketta ohjelma tekee laskut kaikista ikkunassa näkyvistä saa laskuttaa -tilan omaavista maksuposteista automaattisesti. 27

28 4.6 Projektin laskut-välilehti Ainoastaan projektin laskut-välilehdellä olevat laskut vaikuttavat Projektin tuloihin. Laske toteuma-painikkeella lasketaan toteuma-rivin tiedot ajantasalle. Laskut-alavälilehdellä näkyvät ne laskut, jotka ovat valitun projektin laskuja. Projektin laskut sijaitsevat laskut-painikkeen alla tai laskuhistorian puolella. Valittua laskua voi katsella suurennuslasilla, jolloin valittu lasku avautuu. Laskutettavien lähetteiden laskutettavat tulot ja kulut lisätään vasta laskutettujen laskujen kautta, sillä silloin saadaan myös laskuun tehdyt muutokset mukaan projektiseurantaan. 28

29 4.7 Projektin lähetteet -välilehti Projektiin voi syöttää kahdenlaisia lähetteitä: laskutettavia - ja projektilähetteitä. Projektilähetettä ei laskuteta, vaan sitä käytetään projekin materiaaliseurantaan Projektilähetteen teko, eli varastosta kerätään tavaraa projektille kuluksi Alla olevassa projektin lähetteet Alavälilehdellä ei ole yhtään lähetettä, joten seuraavaksi siirrytään läheteohjelmaan tekemään projektilähete. Läheteohjelma löytyy ohjelmat-valikon alta kohdasta laskutus ja myyntireskontra ja sen alta lähetteet. Projektiseuranta suljetaan painamalla Ovi-painiketta. Projektilähetteen voi nyt tehdä myös suoraan projektiseurannasta painamalla Tee Projektilähete -painiketta. Ohjelma kopioi lähetteelle projektilta myös asiakkaan, kohteen, organisaation, osaston ja yksikön 29

30 4.7.2 Projektilähete projektin materiaaliseurantaa varten Projektilähetteellä kerätään varastosta tavaraa projektille. Sen tunnistaa siitä, että sillä on Ei laskuteta -valinta rastitettuna. Alla on perustettu uusi lähete, johon on kerätty tarvikkeita projektiin. Projektilähete antaa ikkunaan tuotteiden myyntihinnan, eikä sitä hintaa, jota tarvike on yriykselle maksanut. Hintatiedot-painikkeen alta löytyy tuotteen nettohinta ja se siirtyy projektille kuluksi. Seuraavaksi painetaan hintatiedot-painiketta, 30

31 Hintatiedot-painike kertoo projektilähetteen antaman kustannuksen projektille. Rivikohtainen netto löytyy ylemmän kehyksen alaosasta ja koko laskun nettohinta löytyy hintakehyksen ostohinta-kentästä. Tämä tieto kopioituu projektin kulut-kenttään, jos kaikki läheterivit on kohdistettu samaan projektiin. Ostohinta-painikkeen avulla voi rivikohtaista ostohintaa muuttaa, jos ostohinta ei vastaa tuotteen hintaa. Tämä on tarpeellista ainakin silloin, jos projektilähetteelle on kirjattu sellainen tuote, jota ei ole lainkaan tuoterekisterissä. Ecom ehdottaa tällaiselle tuotteelle katetta 0 %, eli tuotteen ostohinta on sama, kuin sen myyntihinta, jolloin ostohintaa voi olla tarpeellista muuttaa (projektilähetteessä tosin ostohinnan voi antaa suoraan läheterivillekin). OK-painikkeella ohjelma siirtyy takaisin lähetteeseen. 31

32 4.7.3 Projektilähetteen kulut projektin kuluihin Projektilähetteellä hintatiedot-painikkeen alla ollut laskun Ostohinta-kentän arvo on nyt kopioitunut projektin lähetteisiin ja kulut-kenttä on saanut nettoarvon. Projektin tila kertoo, että kyseessä on projektilähete, jolloin siitä ei tule tuloja projektille. Laske toteuma-painikkeen painallus on siirtänyt projektilähetteellä näkyvän kulun suoraan projektin kulut kenttään. Eli projektiseurannassa projektilähetteen kulut siirtyvät suoraan projektin kuluksi. 32

33 Projektille tehtävän lisätyölähetteen luonti Alla olevaan ikkunaan on perustettu uusi lähete, joka on kohdistettu tehtävälle projektille ja ensimmäiselle alaprojektille, joka on projektiin tehtäville laskutettaville lisätöille. Tässä vaiheessa ei perusteta yhtään riviä, vaan lähete jää odottamaan mahdollisia lisätöitä, joita projektiin todennäköisesti ilmaantuu. Tämä lähete tulostetaan työmaalle käytettäväksi Tulosta-painikkeella. 33

34 Tulostuspainikkeen jälkeen ohjelma avaa tulostusikkunan, josta on valittu Projektin lisätyö-lomake, joka on Ecomiin tehty erikoislomake lisätyöitä varten. Tulosta-painikkeella lomake tulostetaan paperille. Myös normaali työmääräin-lomake käy tähän tehtävään hyvin. 34

35 Projektin lisätyöstä on tehty työmääräin lisätöiden hallintaan ja tilausten tekoon. Tähän työmääräimeen lisätään ne tavarat, jotka kerätään varastosta ja autosta ja jotka ovat erikseen laskutettavia töitä ja tarvikkeita.tilattaessa lisätyölle tavaraa kannattaa käyttää tätä lähetteen numeroa, jotta saapuva ostolasku on helppo kohdistaa tähän lähetteeseen. Näin tilatut tarvikkeet saadaan helpommin laskutettua asiakkaalta. Varsinaiseen projektiin tilattavat työt kannattaa tilatasuoraan projektinumerolla (30 000) ja lisätyöt tällä lähetenumerolla. Seuraavaksi palataan katsomaan projektin lähetteitä. 35

36 Projektin lähetteet-alavälilehdellä on nyt kaksi erilaista lähetettä. Ensimmäisellä rivillä on projektilähete, josta tulee kulua projektille ja toisena on projektin erillinen lisätyölähete, joka on kohdistettu alaprojektinumerolle yksi. Sen tila on vastaanotettu, eli se on vielä kesken. lähete on perustettu, eikä sille ole vielä kohdistettu rivejä, joten sillä ei ole Euroarvoja näkyvissä. Kun lähete on laskutettu, on lähetteen tilaksi päivittynyt laskutettu. Normaali llisää kuluja siihen asti, kunnes se on laskutettu. Laskutettu lähete ei lisää projektin kuluja, sillä kulut ovat siirtyneet laskun mukana laskutukseen. Sekä tulot että kulut tulevat silloin laskutuksen kautta. Tämä siksi, että laskulle voidaan myös tehdä muutoksia, joiden tulee vaikuttaa suoraan projektin kuluihin. Lisätyölähetteeseen palataan vielä myöhemmässä vaiheessa, kun siihen kohdistetaan ostolaskulta tulleita materiaalirivejä ja projektin massasyötön kautta työtapahtumia. 36

37 4.8 Projektin ostot Projektin ostot -välilehdeltä löytyy projektiin liitetyt ostolaskut. Ohjema näyttää ne ostolaskut, joiden ostolaskurivejä on kohdistettu kyseiseen projektiin. Alla näkyvä ostolaskun summa kertoo niiden ostolaskurivien summan, jotka on kohdistettu tähän projektiin. Se ei siis välttämättä ole ostolaskun kokonaissumma, vaan projektiin kohdistettujan rivien. Ostolaskuohjelmassa olevat ostolaskut ovat nyt näkyvissä. Ostolaskuhistoriassa olevat ostolaskut saa esiin painamalla kyseistä painiketta. Lähes jokaiseen ohjelmaosaan on liitetty historia-painikkeet. Halutun ostolaskun saa esiin painamalla suurennuslasi-painiketta. Tähän projektiin ei ole vielä kohdistettu yhtään ostolaskua. Seuraavaksi käydään kohdistamassa ostolaskut ohjelman kautta ostotapahtumia tähän projektiin. Eli seuraavaksi suljetaan projektiseuranta ja avataan ostolaskut ohjelma. 37

38 4.8.1 OVT-Ostolaskun kohdistus projektiin Kuvassa on tukkurilta tullut OVT-lasku. Ostolaskulta on otettu rivit-alavälilehti esiin, jossa näkyvät kaikki tukkurilta tulleet OVT-rivit. haluttu projekti etsitään painamalla projektinumeron perässä olevaa projektihaku-painiketta.ostolaskun tultua esiin valitaan Rivit-Välilehti, jonka alta löytyvät ostolaskun tuoterivit. 38

39 Ostolaskun kohdistus projektille Kun ostolaskujen kohdalla on painettu projektinumeron perässä olevaa kansio-painiketta, tuo ohjelma seuraavan ikkunan. Jos ostolaskurivit kohdistetaan projektille kuluiksi, valitaan oikea projekti ikkunan yläosasta. Jos ostolasku sisältää lisätöitä, joita halutaa laskuttaa, valitaan oikean projektin alta ensimmäinen alaprojektinumero, jolloin ostolasku kohdistuu lisätöille (mikäli yrityksellä on tällainen alaprojektien kohdistuskäytäntö). Jos tilausvaiheessa on osattu tilata tuotteet oikein, näkyy ostolaskujen rivien yläpuolella olevassa infosivulla tieto siitä, kumpaa tyyppiä ostolasku on. Usein ostolasku on kohdistettu valmiiksi joko projektiin tai lähetteeseen jo siinä vaiheessa, kun ostolasku on saavutettu koneelle. Ostolaskujen OVT-käsittelystä on kerrottu tarkemmin Ostolasku ja ostoreskontra-käsikirjassa, johon kannattaa tutustua. OK-painikkeella ohjelma kysyy, että kohdistetaanko kaikki rivit tähän projektiin. Kyllä vastaus kopioi tiedon automaattisesti projektiriveille. 39

40 Ostolasku on nyt kohdistettu projektin lisätöille. Kun ne ovat laskutettavia lisätöitä, on ostolasku vielä kohdistettava oikeaan lähetteeseen laskutusta varten. Jos ostolasku sisältäisi pelkästään kulua projektille, ei seuraavaa toimenpidettä tehtäisi. Seuraavaksi painetaan kohdistettu-rivin yläpuolella olevaa kansio-painiketta. 40

41 Laskutettavan ostolaskun kohdistus lähetteelle Kun ostolaskun rivit laskutetaan asiakkaalta, kohdistetaan ne joko asiakkaalle, lähetteelle tai laskulle. Yrityksen toimintamallin kannalta ylivoimaisesti paras tapa on kohdistaa ne lähetteelle, joka on tehty valmiiksi jo tilausvaiheessa. Kun oikea lähete on löydetty, painetaan laskuta kaikki-painiketta, joka kohdistaa kaikki tuoterivit lähetteelle. Kaikki kohdistetut rivit myös katoavat alaikkunasta. Ne saa takaisin näkyviin painamalla näytä laskutetut-painiketta. Laskuta-painikkeella rivit kohdistetaan yksitellen ja ei laskuteta painikkeella voidaan jonkin rivin tulo lähetteelle estää. Ikkuna suljetaan painamalla OK-painiketta. 41

42 Kun ostolaskun rivit on kohdistettu lähetteelle, siirrytään seuraavaksi lähetetietoihin ottamaan vastaan kohdistetut rivit. Kohdistettu sarakkeen tiedot ovat mustina, joka tarkoittaa sitä, ettei rivejä ole vielä saavutettu lähetteelle, vaan vasta kohdistettu. Kun rivit on tiputettu lähetteelle, muuttuvat nämä sarakkeen tiedot harmaiksi. 42

43 Kun oikea lähete on otettu esiin, ja painettu kynä-painiketta, ehdottaa ohjelma ikkunassa olevia tuotteita lisättäväksi lähetteelle. Valitut tuotteet tippuvat lähetteelle OK-painikkeella. 43

44 Ostolaskulta tuodut rivit kohditettuna lähetteeseen Ostolaskulta kohdistetut rivit on nyt siirretty lähetteeseen. Projektiseurannan lähetteet-sivulla näkyy nyt lisätyölaskulle tulleet tulevat kulut ja tulot. Kulut jotka siirtyvät projektiseurannan ylätaulun kuluiksi suoraan ja tuloiksi ne siirtyvt siinä vaiheessa, kun lähete laskutetaan. Lähetteen tila on myös muuttunut työn etenemisen myötä. Seuraavaksi siirrytään katsomaan ostolaskut väilehteä, jossa on nyt yksi ostolasku kohdistettuna tähän projektiin. 44

45 Projektiin on kohdistunut ostolasku, joka sisältää myyntiin meneviä tavaroita (kohdistettu ensimmäiselle alaprojektille), joten se ei aiheuta kuluja projektiin, vaan kulut ovat siirtyneet siihen lähetteeseen, jonne ostolaskun rivit kohdistettiin. Jos ostolasku on suoraan kulua projektille, ei sitä kohdisteta laskulle eikä lähetteelle. Silloin kulut nuodostuvat heti projektille ostolaskun rivien summan mukaan. Seuraavaksi tehdään ostolasku, joka kirjataan käsin projektin kuluiksi. 45

46 Kun ostolaskuohjelmaan kirjataan käsin ostolasku, ja kohdistetaan projektille, tekee ohjelma automaattisesti rivit-alavälilehdelle koontirivin. 46

47 Kun käsin tehty ostolasku kohdistetaan projektille, tekee ohjelma siitä automaattisesti Projektin koontirivin, joka kohdistuu projektiin ja on siten myös automaattisesti projektin kuluna. Usein on järkevää nimetä tämä rivi paremmin ostoa kuvaavaksi, sillä se näkyy myös tuoteraporteissa selkeämmin. Jos ostolaskun haluaa osittaa tuoteriveiksi, voi projektin koontirivin poistaa ja tehdä ostolaskun mukaiset tuoterivit tähän ikkunaan. Ostolaskun summa ja ostolaskujen rivien summan ei tarvitse olla sama. Tämä ostolasku on nyt sidottu projektiin ja sitä katsotaan seuraavaksi projektin kautta. 47

48 Ostolaskujen näkymät projektilla Kun on etukäteen sovittu, että ne ostolaskut, jotka ovat kulua projektille, ohjataan suoraan pääprojektille. Nämä ostolaskut näkyvät automaattisesti alaikkunassa ilman alaprojektinumeroa. Ja ne jotka laskutetaan erikseen, ovat kirjattu ensimmäisellä alaprojektille, kertoo projektin ostolaskut-alavälilehti heti projektin tilanteen. 48

49 4.9 Projektin ostotilaukset Projektin ostotilaukset näkyvät tällä sivulla. Näin tilauksia ja tulleita ostolaskuja voi verrata toisiinsa tarvittaessa. OVT:llä tehdyt ostotilaukset tulevat automaattisesti tukkurin toimesta myös ostolaskuihin. Ostotilaukset eivät kasvata projektin kuluja. Projektin ostotilauksia voi selata suurennuslasin avulla. Seuraavaksi avataan ostotilausohjelma. 49

50 4.9.1 Ostotilauksen kohdistus projektiin Kun suoraan maksueräperusteiselle projektille tehdään ostotilaus, annetaan tilaukselle haluttu projektinumero ja jätetään lähetenumero pois. Tilausta ei myöskään kohdisteta ensimmäiselle alaprojektille, joka on erikseen laskutettaville lisätöille osoitettu alaprojekti. Kun ostotilaus lähetetään OVT-tilauksena eteenpäin, saadaan ostolaskuun selkeät viitteet siitä, että tämä on projektiin tulevaa tavaraa projektin lisätyölle kohdistettava tilaus Kun ostotilausohjelmalla tilataan erikseen laskutettavia lisätöihin tarvittavia materiaaleja, kannattaa niistä tehdä erillinen tilaus, joka kohdistetaan projektin lisäksi ensimmäiseen alaprojektinumeroon. Sen lisäksi tilaus kannattaa kohdistaa myös lisätöille tehtyyn lähetenumeroon, jolloin tulevan ostolaskun kohdistus onnistuu paremmin. 50

51 4.10 Projektin työt Projektin työt näyttää kaikki henkilöt ja heidän palkkatapahtumat sivukuluineen tällä sivulla. Täällä näkyvät kaikki ne henkilöt, jotka ovat projektiin osallistuneet. Seuraavaksi kirjataan projektin massasyöttösivulle projektin työtapahtumia ja projektin erikseen laskutettavia lisätyötapahtumia. 51

52 Projektin massasyöttö Töiden syöttäminen projektiseurantaan tapahtuu yleensä projektiseurannan massasyötön kautta. Töiden massasyöttö tapahtuu Ohjelmat-valikon alta kohdasta projektiseuranta ja sen alta valitsemalla palkkatapahtumien massasyöttö. 52

53 Palkkalajien massasyöttöikkunassa voidaan syöttää useamman henkilön kaikki palkkatapahtumat kerralla eri projekteille. Seuraavaksi käydään läpi kaikki kentät ja niiden toiminnot sekä vaikutukset eri ohjelmiin. HUOMIOITAVAA: Palkkatapahtumien syöttötaulussa on paljon kenttiä, joten sen sisältö vaatii paljon tilaa. Onkin suositeltavaa venyttää taulun leveyttä mahdollisimman paljon, jotta kaikki tieto on selkeästi esillä. Venytys tehdään ottamalla ikkunan reunasta kiinni iirellä ja vetämä sitä haluttuun suuntaan. Alla olevaan ikkunaan ei kaikkia kenttä saanut järkevästi mahtumaan. 53

54 Henkilönro ja henkilö Henkilönro-kentän yläpuolella on kansio-painike, jonka avulla löytyvät ne yrityksen henkilöt, joita Ecomiin on asetettu. Listalta valitaan se henkilö, jonka palkkatapahtumia kirjataan. Ohjelma hakee henkilöitä joko numeron tai nimen mukaan ja ikkunaa voi rullata alaspäin myös rullahiirellä tai näppäimistöltä. Valitun henkilön kohdalla on pieni musta kolmio, joka kertoo, että tämä rivi on aktiivisena. OK-painikkeella valitun henkilön tiedot siirtyvät palkkatapahtumien syöttötauluun Henkilötietojen päivitys Jos haluttua henkilöä ei tästä ikkunasta löydy, tulee ikkunan tietoja päivittää. Henkilöluetteloa päivitetään ohjelmat-valikon kautta perusoletukset-valinnan alta Henkilöt-alavälilehdeltä. Jos Ecomin palkanlaskentaohjelmisto on käytössä, kannattaa henkilötiedot päivittää ensin palkanlaskentaan ja siirtää ne sieltä tänne Ecomin projektiseurantaan. Siirto tapahtuu projektiseurannan alta kohdasta linkki Ecom 3 palkanlaskentaan. 54

55 Projektin kohdistus palkkatapahtumien massasyöttöön Kun henkilö on haettu projektin massasyöttöön, haetaan seuraavaksi projekti. Projekti haetaan esille joko syöttämällä haluttu projekti tai etsimällä se projektinumeron yläpuolella olevalla kansio-painikeella. Projektin massasyötössä kukin rivi on kohdistettava johonkin projektiin. Massasyötössä voi olla myös yleiskuluprojekteja, joihin voi kohdistaa sellaisia palkkatapahtumia, jotka eivät suoraan kohdistu mihinkään projektiin. Projekti voidaan kohdistaa varsinaisen projektin lisäksi myös alaprojektille, jos projektille sellaisia on määritelty. Palkkatapahtumien massasyötössä oleva projektin kohdetieto päivittyy projektissa olevan kohde-tiedon sisällöllä Projektiin liittyvien töiden lisäys Projektiin kohdistuvat työt kirjataan suoraan pääprojektiin valitsemalla hiirellä haluttu pääprojekti. Projektiin liittyvät laskutettavat lisätyöt kohdistetaan ensimmäiseen alaprojektiin, joka on kirjattu projektin lisätöiksi tässä käsikirjan esimerkkiprojektissa. Alaprojekti valitaan painamalla sitä hiirellä. Valitun projektin tiedot tulevat esiin painamalla OKpainiketta, jolloin tiedot siirtyvät palkkatapatumien syöttötauluun Projektitietojen päivitys/luonti Uusia projekteja voi lisätä tämän ikkunan kautta painamalla Lisää -painiketta. Olemassa olevan projektin tietoja voi muuttaa. Näin projektin tietoja voi ylläpitää poistumatta ohjelmasta. 55

56 Päivämäärä ja kellonaika Ohjelman ehdottoman päiväyksen voi muuttaa haluamakseen käsin ja uudelle riville ohjelma kopioi tiedon ylemmän rivin päiväyksen mukaan. Päivämääräerottimena käytetään pistettä, jollä päivät, kuukaudet ja vuodet erotetaan toisistaan. Ohjelmaan voi ilmoittaa aloituskellonajan ja päättymiskellonajat erikseen (klo). Tapahtumien ajanjaksot voidaan kirjata tähän ikkunaan monella eri tavalla. Tapahtumien syöttöä on pohdittava ennalta, jotta tietoa voidaan hyödyntää muissa ohjelmistoissa halutulla tarkkuudella. Jos tietoa käsitellään vain projektiseurannan tarpeisiin, voidaan tapahtumat syöttää vaikka palkkajaksoittain kerralla. Jos tietoa halutaan eritellä palkanlaskennassa päiväkohtaisesti, on ne tähänkin syötettävä päivätasolla. Tarkimmillaan tapahtumayksiköksi voidaan ottaa päivän lisäksi myös kellonaika, jolloin saadaan tarkka henkilöseuranta. Aikakenttien ensimmäiset kentät sisältävät työn alkamisajankohtat ja jälkimmäisiin annetaan päättymisajankohdat. Ohjelma laskee kellonajan mukaan automaattisesti lukumääräkenttään summan kertyneistä tunneista. Tarkista kellonajat-painikkeella voidaan vielä tarkistaa tuntien päällekäisyydet Päivämäärätiedon päivitys Ohjelma ehdottaa päivämäärätiteoa koneen kalenterin mukaan automaattisesti Vaikutukset eri ohjelmiin Projektiseurantaan saadaan tapahtumista suoraan henkilötasolla olevat tapahtumamäärät ja ja ajankohdat syötettyjen tietojen mukaisella tarkkuudella. Palkanlaskentaan saadaan siirrettyä suoraan tapahtumapäivät ja tapahtumamäärät. 56

57 Palkkalajin valinta massasyöttöön Palkanlaskennan/projektiseurannan käytössä oleva palkkalaji valitaan kentän yläpuolella olevasta hakuikkunasta tai palkkalajin numero voidaan kirjoittaa suoraan palkkalajikenttään. Seuraavaksi valitaan palkkalaji 1000 tuntityö tälle riville OK-painikkeella. Palkkalajina voi olla myös ylityötä tai verottomia korvauksia, kuten kilometriveloitusta projektiin suunnatun tapahtuman mukaan. 57

58 Massasyöttösivun palkkalaji, määrä ja hintatiedot Palkkalajitiedon kautta ohjelma päivittää palkkalajin nimen, määrän, hinnan ja mahdollisen sivukuluprosentin. Palkkalajin hinta tulee suoraan projektiseurantaoletuksista henkilökohtaiset-palkkalajit välilehdeltä, jos se sinne on määritetty. Hinta voi tulla myös palkkalajitiedoista, jos henkilökohtaista hintaa ei ole määritetty. Sivukuluprosentti päivittyy myös palkkalajioletuksista, jos palkkalajin sivukuluprosenttiin on määritetty K (kyllä). Sivukuluprosentti haetaan puolestaan projektiseurantaoletuksien ensimmäiseltä välilehdellä olevan sivukuluprosentin mukaan, jonka avulla saadaan sivukulu-kenttään tuleva hinta, joka lisätään heti projektin kustannuksiin töiden ohella Palkkalajitietojen päivitys ja ylläpito Jos palkkalajitaulu on tyhjä, voidaan palkkalajitiedot päivittää suoraan Ecom 3 palkanlaskennasta erillisellä tuontiajolla, joka tuo kaikki palkkalajit ja palkansaajien henkilökohtaiset hinnat automaattisesti Ecom 3 palkanlaskennasta. Toiminto löytyy Ohjelmat valikon alta kohdasta Projektiseuranta ja linkki Ecom 3 palkanlaskentaan. Palkkalajit voi myös tehdä itse projektiseurantaoletuksista palkkalajitalavälilehdeltä. Palkkalajien kohdistus tuotteisiin tapahtuu projektiseurantaoletuksissa kohdassa palkkalajien ja tuotteiden kytkentä Palkkaljajitietojen vaikutus eri ohjelmiin Kun henkilön tai henkilöryhmän palkkalaji on kohdistettu tuoterekisterin tuotteeseen, voidaan nämä rivit siirtää myös lähetteelle tai laskuun. Toimintoa tarvitaan silloin, kun erikseen laskutettavat tuntityöt halutaa kerralla siirtyvän sekä projektille, että laskutustiedoiksi ja myös palkanlaskentaan. 58

59 Massasyötön Kesken-kentän toiminto Massasyöttösivulla olevalla Kesken-kentällä voidaan palkkatapahtumia jättää odottamaan tietojen täydentämistä. K-arvo kertoo, että rivin käsittely on kesken, eikä riviä ole hyväksytty valmiiksi. Palkkalaji ei poistu tästä ohjelmasta ennen, kuin se saa arvon E. E-Arvolla rivit siirtyvät automaattisesti projektinseurantaan, kun painetaan hyväksy-painiketta ikkunan alaosassa. HUOMIO, ikkunan voi sulkea ja jatkaa myöhemmin. Taulu tyhjenee vasta, kun on painetty Hyväksy-painiketta ja tiedot päivittyvät projektiseurantaan. Jos rivi ei poistu tästä ikkunasta hyväksynnän jälkeenkään, on se ohjelman mielestä keskeneräinen. Silloin kannattaa tarkistaa, että kesken kentän arvo on E ja riville on annettu projektin numero Kesken-kentän vaikutus eri ohjelmiin Kesken kentällä ohjataan vain tämän ikkunan tietojen ohjausta valmistumisasteen osalta, eikä se vaikuta muiden ohjelmien toimintaan. 59

60 Alla olevaan kenttään on nyt syötetty kaksi palkkatapahtumaa. alempi palkkatapahtuma on projektin lisätyötä, joka laskutetaan erikseen (kohdistettu ensimmäiseen alaprojektiin, joka on tässä tapauksessa sovittu sisältävän lisätöitä). Se on kohdistettu ensimmäiseen alaprojektiin ja seuraavaksi se kohdistetaan myös lähetteelle, jotta se voidaan laskuttaa Massatapahtumien uuden rivin tietojen ohjaus automaatisesti Automaattinen Täyttö -painikkeella voi ohjata niitä syötettäviä kenttiä, jotka halutaan täyttyvän automaattisesti seuraavalle riville. Ohjelma avaa ikkunan, josta voi valita ne rivit, jotka haluaa uudelle riville kopioituvan. Jos esimerkiksi syöttää saman henkilön urakkapalkkaa sisälle, kannattaa rastittaa henkilönumero, projektinumero ja määrätieto ja jättää muut kohdistamatta. Kun taas syöttää asentajien keikkalappuja, voi määrä ja kohdistustietojen kohdistus olla hyödyllistä. 60

61 Työtapahtuman kohdistus lähetteelle, laskulle tai asiakkaalle Massasyöttörivien kohdistaminen laskutettaviksi tuotteiksi tapahtuu Kohdistus-painikkeella, joka löytyy kohdistus-kentän yläpuolelta. Ohjelma tuo esille uuden ikkunan, jossa tapahtuma voidaan kohdistaa kolmella eri tavalla: Jos asiakkaalla on jo valmis lähete, kohdistetaan työrivi siihen valitsemalla lähetenro-perässä olevalla hakuikkunalla lähete esiin. Laskulle kohdistus tapahtuu samalla periaatteella tuomalla laskunro kenttään haluttu lasku, jota ei ole vielä asiakkaalle lähetetty. Jos asiakkaan ei ole tehty lähetettä tai laskua tai sitä ei löydy, voidaan rivi kohdistaa suoraan asiakkaan tietoihin. Koska Ecomissa on tälle projektille tehty lisätyölähete valmiiksi haetaan se seuraavaksi esille. Laskutettava työ on myös kohdistettu oikeaan alaprojektiin. 61

62 Työtapahtuman kohdistus lähetteelle Lähetteen kohdistuksessa annetaan lähetenro-kenttään lähetteen numero tai lähete voidaan myös hakea lähetekentän perässä olevalla hakupainikkeella, joka avaa lähetehakuikkunan. Lähetteen voi hakea esiin lähetenumerolla, asiakasnumerolla tai asiakkaan nimen mukaan. Lähetemassaa voi ylhäällä olevien hakukenttien mukaan, jolloin näytettävien lähetteiden määrä supistuu ja oikean lähetteen etsintä helpottuu. Kun oikea lähete on löytynyt, painetaan OK-painiketta. 62

63 Lähete kannattaa avata Ecomiin jo silloin, kun asiakas tilaa työn. Tehty tilaus kirjataan uudeksi lähetteeksi ja sen jälkeen tulostetaan lähete/työmääräin asentajalle mukaan, jossa on oikea lähetenumero. Näin tehdyn työn kohdistaminen on erittäin nopeaa ja samalla virheiden mahdollisuus pienenee. Työt on sen jälkeen helppo kirjata tänne ja kohdistaa lähetteeseen suoraan antamalla oikea lähetenumero. OK-painikkeella ohjelma palaa takaisin massasyöttöikkunaan työtapahtuman kohdistus laskulle ja asiakkaalle Laskulle kohdistaminen tapahtuu samalla tavoin, kuin lähetteelle. Suoraan laskulle liittämistä ei suositella, sillä avoimet laskut, joita ei ole laskutettu varaavat heti laskunumeron. Jos laskua ei saadakaan heti tehdyksi, jää lasku roikkumaan ja se aiheuttaa harmaita hiuksia tilitoimistossa. On suositeltavaa kohdistaa rivit lähetteille, jolloin toiminta kokonaisuudessaan hallitumpaa. Asiakkaalle tehdään kohdistus silloin, kun asiakkaalle ei ole tehty aiemmin laskua, eikä lähetettä. 63

64 Lisää henkilön palkkalajit Jos henkilöllä on asetettu henkilökohtaisia palkkalajeja, voidaan niitä ottaa esille painamalla lisää henkilön palkkalajit painiketta, jolloin ohjelma hakee seuraavan palkkalajin oletuksena seuraavalle riville Näytä henkilön palkkatapahtumahistoria Näytä historia-painikkeella ohjelma näyttää henkilön palkkatapahtumahistorian halutuun päivämäärään asti. Tämän avulla voi tarkistaa aiemmin syötetyt tiedot Palkkatapahtuman massasyöttötapahtumien siirto projektiseurantaan Syötetyt palkkatapahtumat jäävät tähän ikkunaan näkyviin, vaikka ohjelman ja Ecomin sulkee. Ne ovat tässä ikkunassa, kunnes tiedot on hyväksytty, jonka jälkeen tieto on siirtynyt projektiseurantaan ja muiden ohjelmien käsiteltäviksi. Sulje-painikkeella ohjelman voi sulkea. 64

65 Massasivun lähetteiden ja laskujen kohdisus-kentän vaikutukset muihin ohjelmiin Kun rivitieto siirretään lähetteelle tai laskulle tämän ikkunan kautta käyttämällä kohdistus-valintaa, ei ohjelma lisää työtä tuoterivien kautta projektin kulu-kenttään, vaan lisää kulut pelkästään työn puolelle sosiaalikuluineen. HUOMIOI: Jos tunnit siirretään suoraan lähetteeltä tai laskulta projektiin, lisääntyy projektin työkulut, eikä töiden kulukenttä päivity. Jos töiden osuus kirjataan tänne kohdistamatta niitä mihinkään ja ne lisätään erikseen tuoteriveinä laskuille ja töille, käy helposti niin, että työt tulee kirjatuksi sekä projektin materiaalikuluihin että töihin, jolloin kulujen osuus on liian suuri. 65

66 Projektin työt-välilehdellä on näkyvissä projektin massasyötön kautta tuodut palkkatapahtumat kootusti henkilöittäin tiivistettynä summatasolle. Suurennuslasipainikkeella pääsee tarkastelemaan yksittäisiä palkkatapahtumia. 66

67 Kun projektin työt välilehdeltä on painettu suurennuslasia, näyttää ohjelma kaikki valitun projektin henkilön palkkalajit. Projektin kaikkien henkilöiden palkkalajit saa esille tyhjentämällä henkilönumerokentästä numeron pois. Ylemmällä rivillä näkyy vielä lähetteelle kohdistamaton palkkatapahtuma. Kaikki kohdistamattomat työt löytyvät myös erillisestä raportista, laskuttamattomat työt, joka löytyy laskutus ja myyntireskontra-valikon alta. Seuraavaksi kohdistetaan tehty lisätyö lähetteelle, jotta lisätyölahete voidaan laskuttaa pois ja saada siihen liittyvät tulot projektille päivitettyä. Kun työ on siirretty laskutukseen, saa alla oleva lisätyö rivi laskutettu-rastin. 67

68 Kun lähettettä, jolle on kohdistettu työtapahtumia, tehdään muutoksia, avaa ohjelma kohdistettujen töiden poimintaikkunan. Kuvan lähetteeseen on painettu kynäpainiketta, jonka jälkeen ohjelma on avannut alla näkyvän ikkunan. Ohjelma ehdottaa alla näkyvää työtapahtumaa tiputettavaksi lähetteelle. Jos päiväys halutaan lähetteelle näkyviin, rastitetaan sitä osoittava valinta päälle. Jos henkilön nimi halutaan lähetteelle, valitaan myös tämä valinta päälle. OK-painikkeella valitut työt hyväksytään lähetteelle. 68

69 Kun lähetteeseen on jo aiemmin tiputettu ostolaskulta tarvikkeet ja nyt työt, voidaan se laskuttaa painamalla lasku-painiketta. Ohjelma tekee lähetteestä laskun. Työveloituksen nettohintatieto on nyt nolla hintatiedot-painikkeen alla, kun se on tullut projektin kuluksi jo projektin massasyötön kautta projektin töihin. 69

70 Projektin lisätyölasku Projektin lisätyölasku on alla näkyvissä laskutettuna laskuna, jonka kulut ovat tulleet projektin kuluiksi materiaalin osalta. Työt on kirjattu massasyötön kautta ja ne on kirjattu jo aiemmin työt-kuluihin mukaan. Lisätyölasku on kohdistettu projekinumeron lisäksi ensimmäiseen alaprojektiin, joka on tässä käsikirjassa määritetty lisätöiden seurantaan. Alaprojektit-välilehdeltä voi erikseen seurata kaikkia lisätöihin liittyviä tapahtumia. Seuraavaksi tarkastellaan projektin-lähetteitä. 70

71 Lisätyölähetteen kulujen hallinta Kun lisätyölähete on laskutettu, ovat tarvikekulut siirtyneet projektiin. Lähetteen tila on myös päivittynyt laskutetuksi. 71

72 4.11 Projektin muut kulut Tälle sivulle voi lisätä sellaisia yleiskuluja, joita ei ole lisätty tai ei voida lisätä ostoreskontraan. Sellaisia ovat esimerkiksi käteisostot, jotka eivät kuulu ostoreskontraan. Tätä taulua voi käyttää hyväkseen ostojen hallintaan myös silloin, jos ostoreskontraa ei käytetä. 72

73 4.12 Projektin tarjoukset Tällä sivulla näkyvät projektiin kohdistuneet tarjoukset. Eri tarjouslaskentaohjelmistoista näkyvät painikkeet näyttävät aina kunkin toimialan tarjouslaskentaohjelmistojen ne tarjoukset, jotka liittyvät tähän projektiin. Alla olevasta ikkunasta on valittu sähköalan tarjoukset. 73

74 4.13 Projektimuistio Tähän osioon kirjoitetaan muistiin projektikohtaista tietoa. 74

75 4.14 Projektin dokumentit Tälle sivulle voi arkistoida juuri tähän projektiin liittyviä kuvia, piirustuksia, nettiosoitteita, sopimuksia tai muita projektiin liittyviä dokumentteja, jotka halutaan löytää nopeasti. Tuplaklikkaamalla haluttua linkkiä ohjelma avaa automaattisesti halutun dokumentin siinä ohjelmistossa, missä sitä Windowsissa yleisesti käytetään. 75

76 5 Palkkatapahtumien ja projektien vienti Ecom 3 palkanlaskentaohjelmaan. Palkkalajit ja projektit siirretään palkanlaskentaan Ohjelmat-valikon alta löytyvästä projektiseuranta-valikosta, josta valitaan linkki Ecom 3 palkanlaskentaan. 76

77 Ohjelma etsii automaattisesti oikean Ecom 3-palkanlaskentaohjelman asennuskansion. Tämä ajo on tehtävä sellaisella tietokoneella, josta on linkki Ecom 3 palkanlaskentaohjelmaan. Kansion voi myös etsiä käsin tarvittaessa. Jos Ecom 3 ohjelmassa on useampi yritys, on oikea yritys etsittävä yritys-painikkeen takana olevalla alasvetopainikkeella, Palkkatapahtumien vienti tehdään sitä osoittavassa lokerossaan siirrä-painikkeella ja projektit siirretään seuraavasta lokerosta löytyvällä siirrä painikkeella. Ohjelma ilmoittaa, kun siirrot on tehty. Palkkatapahtumien siirto on esitelty yksityiskohtaisemmin palkanlaskenta-käsikirjassa. 77