Sisällys Clerica Web-sovellusten käytön aloittaminen 2

Transkriptio

1 Sisällys Clerica Web-sovellusten käytön aloittaminen 2 Kirjautuminen järjestelmään 2 Myyntilaskut 2 Ostolaskujen käsittely 4 Uuden laskun syöttö 6 Palkkailmoituslomake 8 Palkkailmoituksesta kopio 9 Henkilötietojen ylläpito 10

2 Clerica Web-sovellusten käytön aloittaminen Aloita sovelluksen käyttö avaamalla internet-selain osoitteesta Suositeltavaa on käyttää Internet Explorer tai Mozilla firefox selaimia. Tuetut käyttöjärjestelmät ja selaimet löytyvät osoitteesta kohdasta System requirements. Jos työasemallesi ei ole vielä asennettu tarvittavaa Silverlight-lisäosaa, sivusto pyytää tekemään tämän aluksi. Asennus käynnistyy sivun linkistä. Kirjautuminen järjestelmään Kirjautumisessa vaaditaan käyttäjätunnus, joka on käyttämäsi sähköpostiosoite tilin salasana pin-koodi Pin-koodi on voimassa 8 tuntia kerrallaan. Se saadaan pyytämällä eli paina Lähetä Pin. Pinkoodi saapuu käyttäjätunnuksen sähköpostiosoitteeseen. Myyntilaskut Työkalupainikkeet Uusi Tallenna Lisää liite Poistaa valitun tiedon Päivittää toiminnon listan Tietoa sovelluksesta Ohjeet Siirry suoraan Myynti-palkin toimintoihin.

3 Kaksoisklikkaamalla Asiakkaat valintaa pääset ylläpitämään asiakastietoja. Oikean puolen listalta pääset kaksoisklikkaamalla valitsemaan luotuja asiakkaita ja työkalupainikkeiston Uusi-valinnalla pääset luomaan uuden asiakkaan. Asiakkaita varten on olemassa oma ryhmä, johon asiakastunnukset liitetään. Uuden asiakkaan tai muutetun asiakkaan tiedot tallentuvat levykkeen kuvasta. Nimikkeet valintaa kaksoisklikkaamalla pääset ylläpitämään laskutusnimikkeitä. Oikean puolen listalta pääset valitsemaan aikaisemmin luotuja laskutusnimikkeitä ja uusipainikkeella voit luoda uuden laskutusnimikkeen. Nimikkeissä käytettävät hinnat ovat ilman arvonlisäveroa.

4 Laskut valintaa kaksoisklikkaamalla pääset luomaan uusia laskuja ja selailemaan aikaisemmin luotuja laskuja. Oikean puolen listalta pääset valitsemaan aikaisemmin luotuja laskuja ja uusipainikkeella voit luoda uuden laskun. Aikaisemmin luodun laskun pääsee poistamaan, jos valitulla laskulla poisto-painike on aktiivinen (laskua ei tällöin vielä kirjattu reskontraan). Uudella laskupohjalla voit valita asiakkaan perustettujen asiakkaiden joukosta kirjoittamalla esimerkiksi asiakkaan nimen (tai sen osan) Nimi-kenttään. Laskutusnimikkeitä pääset valitsemaan oikeasta reunasta valitsemalla ensin Nimikkeet välilehden ja kaksoisklikkaamalla nimikettä, jolloin saat nimikkeen laskuriville. Uudella laskurivillä kirjoittamalla koodi-kenttään! merkki, saat riville pitkän selitteen, jolle ei pääse tällöin syöttämään määrä tai hinta tietoja. Kun laskun rivit ovat valmiit, tallenna lasku levykkeen kuvasta. Lopuksi voit tulostaa laskun Tulostimen kuvasta. Ostolaskujen käsittely Työkalupainikkeet Uusi Tallenna Lisää liite Poistaa valitun tiedon Päivittää toiminnon listan Tietoa sovelluksesta

5 Ohjeet Kirjautumisen jälkeen pääset aloitussivulle, josta valitset alhaalta Ostot ja sivupalkista kaksoisklikkaamalla Ostolaskut. Sinulle hyväksyttäväksi osoitetut laskut näet oikean reunan oletuslistalla Hyväksyttävät. Kaikki ostolaskut näet valitsemalla listaksi Laskut. Kaksoisklikkaamalla listalla olevaa laskua, saat laskun tiedot esille. Kun laskulla on laskun kuva, saat tämän esille työkalupainikkeista löytyvällä Näytä liite painikkeella.

6 Painamalla laskulla olevaa Hyväksyminen painiketta, pääset hyväksymään laskun. Uuden laskun syöttö Uuden laskun syötät painamalla työkalupainikkeen Uusi Ostolasku painiketta. Kentästä toiseen liikkuminen on helpointa joko hiirellä tai Tab-näppäimellä.

7 Valitse laskulle aluksi toimittaja. Voit kirjoittaa toimittajan nimen tai sen osan nimi-kenttään ja ohjelma ehdottaa toimittajarekisterissä olevia toimittajia. Voit myös syöttää suoraan toimittajan pankkitilin siihen varattuun kenttään, jolloin ohjelma hakee toimittajan, mikäli kyseinen pankkitili löytyy toimittajien pankkitilirekisteristä. Jos toimittajaa ei ole perustettu, pitää luoda uusi toimittaja kaksoisklikkaamalla vasemmalla olevaa Toimittajat valintaa.

8 Valitse tässä työkalupainikkeista Uusi Toimittaja painike, anna ryhmäksi Toimittajat, jolloin ohjelma antaa seuraavan vapaan numeron. Anna toimittajalle nimi ja pankkitili. Väärin syötetylle pankkitilille tulee punainen kehys, jolloin toimittajaa ei pääse tallentamaan. Kun tiedot on syötetty, paina työkalupainikkeiden Tallenna Toimittaja painiketta. Tallenna toimittaja Tämän jälkeen voit syöttää perustamasi toimittajan koodin tähän varattuun kenttään Ostolaskut ruudussa. Uudella laskulla pitää antaa maksuviite (ei pakollinen), laskun numero, päiväys, eräpäivä sekä laskun summa. Tallenna lasku painikkeella lasku on järjestelmässä, jonka jälkeen voit tarvittaessa lisätä laskulle liitteen (esim. laskun skannatun kuvan). Liitteen lisäät työkalupainikkeista löytyvällä Lisää liite painikkeella, jolloin voit selata skannaamasi laskutiedoston omalta koneeltasi. Lisää liite Tiedosto voi olla tyyppiä pdf tai xml, mutta kirjoittamalla Tiedostonimi-kenttään *.* ja painamalla Enter, näet kaikki tiedostotyypit. Sovellus ei kuitenkaan näytä muita liitetyyppejä, kuin pdf ja xml-tyyppiset tiedostot Näytä Liitteet valinnalla. Palkkailmoituslomake Palkkailmoituslomake aloitetaan valitsemalla vasemmassa yläkulmassa olevista kuvakkeista Uusi.

9 Otsikkotietoja ovat palkanmaksuväli, palkkajakso ja palkkaryhmä. Tilakentässä on valikko, jossa valintana Avoin ja Hyväksytty. Tiedot syötetään henkilöittäin. Viesti-kenttä on pakollinen tieto. Palkkatiedot-lomakkeella voi liikkua kentästä toiseen hiirellä, nuolinäppäimillä tai Tab-näppäimellä. Rivin voi poistaa siten, että maalaa kyseisen rivin ja painaa delete-näppäintä. Kun lomake on valmis, se tallennetaan ja muutetaan Tilakentän arvoksi Hyväksytty. Tila muuttuu Maksetuksi vasta sen jälkeen, kun tosite on tallennettu Palkanlaskennan Syöttötositteeksi. Palkkailmoituksesta kopio Valitaan Palkkailmoitukset-luettelosta sopiva pohja ja sen jälkeen Uusi kopio valikkorivin Palkkailmoitus-valikon alta. Valitaan uusi palkkajakso ja muokataan viestiä ja tässä tapauksessa otettujen lounasseteleiden määriä. Vie kohdistin määrä-kenttään ja liiku esim. nuolinäppäimellä alaspäin.

10 Henkilötietojen ylläpito Palkanlaskennan henkilöitä voi lisätä ja ylläpitää Henkilötiedot-toiminnossa. Toiminnossa voi lisätä myös liitteitä eli uuden henkilön syötössä web-käyttäjä voi lisätä esimerkiksi työsopimuksen ym. palkanlaskentaan liittyvää tietoa. Palkkatiedot eivät näy lomakkeella eli uuden henkilön osalta palkanlaskijan pitää ottaa kantaa poikkeuksiin ja palkan määrään vaikuttaviin tietoihin.