Apix Vastaanota-palvelun lisäominaisuus. Vastaanota+ Pikaohje Versio 1.0

Transkriptio

1 Apix Vastaanota-palvelun lisäominaisuus Vastaanota+ Pikaohje Versio 1.0

2 1 Sisältö Yleistä Käyttäjät Näkymät Kirjautumisnäkymä... 4 'Pääkäyttäjä -näkymä... 5 Luo lasku -näkymä... 7 Yksittäinen lasku -näkymä... 9 Asiatarkastaja -näkymä Järjestelmän tuottamat sähköpostit Ilmoitus saapuneesta laskusta Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista Tilitoimistoon lähetetyt laskut Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta... 12

3 2 Yleistä Vastaanota+ on :n Apix Vastaanota-tuotteeseen tuotteeseen kehittämä lisäpalvelu, jolla voi hallinnoida vastaanotettuja laskuja. Järjestelmän ominaisuuksiin kuuluvat: Laskuluettelo, jonka voi järjestää haluamansa kriteerin mukaan ja josta näkee yhdellä silmäyksellä maksamiseen tarvittavat tiedot Maksuyhteenveto, josta näkee erääntyvien ja maksatuksessa olevien laskujen yhteissummat 0-3, 4-7 ja 8- päivän aikavälillä Laskun maksun tilan seuranta: Maksamatta, Maksettu tai Hylätty Laskun käsittelyn tilan seuranta: o Haettu Lasku on käsitelty Apix Vastaanota-tuotteella tuotteella tai ladattu omalle koneelle o Lähetetty Lasku on lähetetty järjestelmästä Tilitoimistolle o Uusi Laskua ei ole siirretty järjestelmästä Apix Vastaanota-palvelun ulkopuolella vastaanotetun laskun tuominen järjestelmään (Esimerkiksi kirjeenä tullut lasku) Yksittäisen laskun näkymä, jossa on yksittäisen laskun kuva, liitteet. Näkymässä on mahdollisuus lisätä liitteitä ja hallinnoida muita laskun tietoja Kommenttien lisääminen laskulle Laskujen lähettäminen järjestelmästä tilitoimistolle o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit (CSV) ja mahdolliset liitteet Laskujen lataaminen järjestelmästä omalle koneelle o Finvoice-muotoinen aineisto, laskun kuva (PDF), annetut kommentit (CSV) ja mahdolliset liitteet Laskujen lataaminen ostoreskontraan Apix Vastaanota-napilla napilla suoraan ostoreskontrasta Laskun lähettäminen asiatarkastajalle kommentoitavaksi o Kommentit tallentuvat järjestelmään o Asiatarkastaja voi lisätä laskulle liitteitä Laskun asiatarkastajien hyväksynnän seuranta: Hyväksytty, Hylätty tai Neutraali Ilmoitus uusista saapuneista laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä) Ilmoitus erääntyvistä laskuista sähköpostilla (tai tekstiviestinä) Mahdollisuus poistaa laskuja järjestelmästä

4 3 Järjestelmä koostuu neljästä erilaisesta näkymästä ja sillä voi olla kahdentasoisia käyttäjiä. Käyttäjät Järjestelmän pääkäyttäjä voi tehdä järjestelmässä kaikki toimenpiteet ja asiatarkastaja voi käsitellä vain erikseen osoitettuja laskuja (Kommentoida, lisätä liitteitä, lähettää laskun seuraavalle asiatarkastajalle ja ladata laskun omalle koneelleen). Pääkäyttäjä käyttää järjestelmään kirjautuakseen Apix-palveluita palveluita käyttöönotettaessa luotua käyttäjätunnusta ja salasanaa (samoja tunnuksia kuin verkkokaupassa). Asiatarkastaja pääsee käyttämään järjestelmää hänelle tarkastettavaksi lähetetyn laskun mukana tulleella henkilökohtaisella linkillä. Näkymät Järjestelmää käytetään selaimella osoitteessa

5 4 Kirjautumisnäkymä Järjestelmään kirjaudutaan käyttäen samoja tunnuksia kuin verkkokauppaan kirjautuessa. Toiminnot 1. Liput - Käyttöliittymän kieli vaihtuu painamalla lipun kuvaa. 2. Kysymysmerkki - Järjestelmän sisäänrakennetut ohjeet aukeavat erilliseen ikkunaan. 3. Käyttäjätunnuksen ja salasana syöttökentät, painamalla Kirjaudu päästään pääkäyttäjänäkymään.

6 5 'Pääkäyttäjä -näkymä Pääkäyttäjä -näkymässä on esitetty kaikki järjestelmässä olevat laskut ja maksuyhteenveto laskujen maksutilanteesta. Toiminnot: 1. Asetukset nappia painamalla aukeaa uusi ikkuna, jossa voi asettaa sähköpostiosoitteen (ja puhelinnumeron) järjestelmän ilmoituksille uusista laskuista ja erääntyvistä laskuista. 2. Lopeta kirjaudu ulos järjestelmästä. 3. Yhteenveto laskujen maksutilanteesta. Tietoihin vaikuttaa eräpäivä ja Maksun tila asetus laskulla. 4. Laskun luonti Toiminto siirtyy Luo lasku-näkymään, jossa voi tuoda järjestelmään uuden laskun. 5. Suodata-palkki Tiedoilla voi suodattaa laskuluettelosta eri kriteereillä haluamansa laskut. 6. Laskujen järjestäminen Painamalla otsikkoa laskut järjestetään kyseisen tiedon perusteella. 7. Laskun numero Painamalla laskunumeroa siirrytään Yksittäinen lasku - näkymään. 8. Laskun viivakoodi Virtuaaliviivakoodi, joka voidaan syöttää verkkopankkiin maksua varten 9. Lataa laskut Valitse haluamasi lasku(t) laskun edessä olevalla valintaruudulla. Toiminnolla laskuista muodostetaan zip-tiedosto, joka sisältää laskun Finvoice muotoisen aineiston, laskun kuvan, liitteet ja kommentit. Tiedoston voit tallettaa omalle koneellesi ellesi ja jos ostoreskontra-ohjelmistosi ohjelmistosi tukee Finvoice-aineiston lukemista levyltä siirtää sen ohjelmistoon.

7 6 a. Laskun Siirron tila muuttuu Haettu -tilaan 10. Tilitoimistoon - Valitse haluamasi lasku(t) laskun edessä olevalla valintaruudulla. Toiminnolla laskut lähetetään sinulta kysyttävään sähköpostiosoitteeseen ziptiedostona. Lähetyksessä menee kaikki laskuun liittyvät tiedot. a. Laskun Siirron tila muuttuu Lähetetty -tilaan 11. Poista laskut - Valitse haluamasi lasku(t) laskun edessä olevalla valintaruudulla. Toiminnolla lasku muutetaan poistetuksi ja se ei näy enää järjestelmässä. Lasku merkitään myös haetuksi, jotta sitä ei haeta Apix Vastaanota-napilla. Lasku poistuu kokonaan järjestelmästä 24h kuluessa.

8 7 Luo lasku -näkymä Apix Vastaanota-palvelulla saapuneiden laskujen lisäksi järjestelmällä voidaan luoda muita laskuja hallittavaksi Luo lasku -näkymässä. Laskusta muodostetaan järjestelmässä Finvoice-muotoinen aineisto, jota voidaan sen jälkeen käsitellä myös järjestelmissä, jotka tukevat kyseistä muotoa (Ostoreskontra, Tilitoimiston järjestelmät). Laskun luomiseksi tarvitaan laskusta myös laskun kuva (Suositeltava muoto PDF). Se voi olla skannattu paperilaskusta tai sähköpostilla saapunut laskun kuva. Toiminnot: 1. Viivakoodi jos laskulla on viivakoodi (tai virtuaalinen viivakoodi) se voidaan syöttää tähän kenttään. Viivakoodin perusteella täytetään osa kentistä. 2. Laskun perustiedot Kaikki luetellut kentät ovat pakollisia. 3. Laskun rivitiedot Laskulta ei syötetä yksittäisiä rivejä vaan ainoastaan verokannoittain verottomat yhteissummat. Järjestelmä laskee veron määrän ja yhteissumman. 4. Laskun kuva Laskulle tulee liittää laskun kuva, josta selviävät yksittäisten tuoterivien sisällöt.

9 8 5. Valmis Lasku siirtyy järjestelmään hallittavaksi ja näkymäksi vaihtuu Yksittäinen lasku -näkymä, jossa laskulle voi lisätä liitteitä. 6. Peruuta Laskun luonti peruutetaan ja palataan Pääkäyttäjä -näkymään.

10 9 Yksittäinen lasku -näkymä Toiminnot: 1. Laskun kuvan/liitteiden näyttö Ikkunaan voi valita näkymään laskun kuvan tai laskulle lisätyt liitteet. Riippuen selaimen ja apuohjelmien asetuksista laskut/liitteet avautuvat ikkunaan tai erilliseen näkymään. 2. Lasku kuva tai liite Laskun kuvan saa näkymään Kuva -napilla ja laskulla mahdolliset liitteet erillisellä laskuliitteen nimellä varustetulla napilla 3. Valmis Siirtyy takaisin Pääkäyttäjä -näkymään 4. Hallinnoi Toiminnolla lisätään laskulle liitteitä, poistetaan liitteitä ja voidaan asettaa laskun Maksun tila, sekä Siirron tila. 5. Lataa Siirtää laskun tiedot omalle koneelle. Katso kohdasta Pääkäyttäjä - näkymä tarkemmat tiedot. 6. Tarkastajalle Lähettää sähköpostilla pyynnön asiatarkistaa lasku. Sähköpostissa on henkilökohtainen linkki, jolla vastaanottaja pääsee Asiatarkastaja -näkymään. 7. Tilitoimistoon Lähettää laskun tiedot tilitoimistoon. Katso kohdasta Pääkäyttäjä -näkymä tarkemmat tiedot.

11 10 8. Kommentoi Lisää laskulle vapaamuotoinen kommentti ja kommentin tyyli Hyväksytty, Hylätty tai Neutraali.. Kommenteista muodostetaan Pääkäyttäjä - näkymässä oleva laskun hyväksynnän tila. Asiatarkastaja -näkymä Näkymä on käytössä vain käytettäessä järjestelmää sähköpostilla välitetyn asiatarkastaja-linkin kautta. Asiatarkastaja voi kommentoida laskua ja lisätä liitteitä. Hän voi myös lähettää sen seuraavalle asiatarkastajalle tarkistettavaksi ja ladata laskun itselleen. Toiminnot: 1. Lataa Siirtää laskun tiedot tarkastajan koneelle. Katso kohdasta Pääkäyttäjä - näkymä tarkemmat tiedot. 2. Lisää liite Tarkastaja voi lisätä laskulle toiminnolla haluamiaan liitteitä. 3. Tarkastajalle Lähettää pyynnön asiatarkistaa lasku sähköpostitse.

12 11 Järjestelmän tuottamat sähköpostit Ilmoitus saapuneesta laskusta Ilmoitus eräpäivää lähestyvistä laskuista Tilitoimistoon lähetetyt laskut

13 12 Asiatarkastajalle lähetetty ilmoitus tarkistettavasta laskusta