1/8. Työnantajan opas

Transkriptio

1 1/8 Työnantajan opas

2 1. Kirjautuminen Käyttäjät Käyttäjäprofiilit Työjärjestys ohjelman käyttöä aloitettaessa Työkohteet Kohteet Työtehtävät Työtehtävien perustaminen Työtehtävien muokkaaminen Työtehtävien hinnat Henkilöt ja henkilöryhmät Henkilöiden asetukset Henkilöryhmät Tuntikirjausten tarkastelu, muuttaminen ja vahvistaminen Omat tiedot Raportit /8

3 1. KIRJAUTUMINEN 2. KÄYTTÄJÄT Pääset kirjautumaan HelpostiTunnit-ohjelmistoon osoitteessa Tämä sivu kannattaa tallentaa tietokoneen suosikkeihin. Syötä kirjautumisikkunaan saamasi käyttäjätunnus ja salasana Käyttäjäprofiilit Käyttäjäprofiilien avulla määritellään se, mihin ohjelmiston osiin eri käyttäjillä on oikeudet; ne määrittävät ohjelmiston käyttöoikeudet. Käyttäjäprofiileja on neljä, ja jokaiselle käyttäjälle on määriteltävä käyttäjäprofiili. Kaikki käyttöoikeudet antavat oikeuden omien tuntien kirjaamiseen. Käyttäjäprofiili Selite Kellokortti Käyttäjäprofiilia voidaan verrata perinteiseen leimauslaitteeseen. Työhön tultaessa tehdään sisäänkirjaus, työn keskeytyessä välikirjaus ja työpäivän päättyessä päättymiskirjaus. Peruskäyttäjä Työtunnit kohdistetaan työntekijälle työntekijälle määritellyille työkohteille ja -tehtäville. Työntekijä voi hallita ja muokata tekemiään kirjauksia, kunnes esimies on vahvistanut ne. Esimies Esimies voi tarkistaa ja hyväksyä alaistensa tunnit. Esimiehet voivat tarkastella ja hyväksyä vain niiden henkilöiden tunteja, joiden esimieheksi heidät on määritelty. Järjestelmänvalvoja Järjestelmänvalvojalla on pääsy ohjelman kaikkiin osiin. Käyttäjien hallinta tapahtuu valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedot / Käyttäjät. Esiin aukeaa luettelo kaikista ohjelman käyttäjistä. Käyttäjän profiili vaihdetaan napsauttamalla Profiili-sarakkeessa käyttäjän nykyistä profiilia, ja muuttamalla se avautuvasta alasvetovalikosta. Vain järjestelmänvalvojat voivat tehdä muutoksia profiileihin. Tallenna muutokset painamalla Tallenna. Käyttäjän profiilin muuttaminen 3/8

4 3. TYÖJÄRJESTYS OHJELMAN KÄYTTÖÄ ALOITETTAESSA Seuraavassa kuvassa on esitetty ehdotus työjärjestykseksi, jota voidaan käyttää apuna otettaessa tuntiseurantaohjelmisto käyttöön. Perusta työkohteet Perusta työtehtävät Perusta henkilöryhmät Määrittele henkilöiden asetukset ja lisää henkilöt henkilöryhmiin Määritä tehtävien hinnat Liukuma-aikojen käsittely edellyttää, että ohjelmaan määritellään päivittäiset työajat. 4/8

5 4. TYÖKOHTEET 4.1. Kohteet Työkohde eli projekti on tehtäväkokonaisuus, joka muodostuu yhdestä tai useammasta työtehtävästä. Uusi kohde perustetaan valitsemalla ohjelmasta Tiedot / Kohteet ja napsauttamalla ikkunan vasemmassa alareunassa näkyvää vihreää plusmerkkiä. Kirjattaessa kohteelle tunteja on aina määriteltävä työtehtävä. Vain kohteen nimi on pakollinen tieto. Työkohteelle voidaan lisäksi antaa lyhenne, ja se voidaan kohdistaa tietylle asiakkaalle. Asiakas etsitään rekisteristä syöttämällä asiakasnumero sille varattuun kenttään, tai napsauttamalla kentän oikealla puolella näkyvää...-painiketta. Tehtävät-välilehdellä voidaan lisätä, muokata ja poistaa työtehtäviä, jotka kuuluvat työkohteelle. Henkilöt-välilehdellä määritellään työntekijät, jotka työskentelevät kohteessa. Jos valinta asetetaan kohtaan Kaikille, henkilöitä ei määritellä. 5/8

6 5. TYÖTEHTÄVÄT Työtehtävät kuvaavat työkohteessa tehtävät suoritteet. Tietylle kohteelle kuuluvien tehtävien lisäksi on mahdollista luoda yleisiä tehtäviä, jotka toistuvat samanlaisina eri kohteissa ja ovat siksi niille yhteisiä. Tehtäviä voidaan lisätä, poistaa ja muokata, ja j ne näkyvät raporteissa Työtehtävien perustaminen Uusi työtehtävä luodaan valitsemalla ohjelmasta Tiedot / Tehtävät ja napsauttamalla ikkunann vasemmassa alareunassa näkyvää vihreää plusmerkkiä. Ainoa pakollinen tieto on tehtävän nimi. Tehtävä voidaan kohdistaa tietylle työkohteelle napsauttamalla kohteelle varatun kentän oikealla puolella näkyvää...-painiketta, ja etsimällä kohde rekisteristä. Henkilöt-valintaikkunassa lisätään työtehtävä halutuille työntekijöille. Kun työtehtävä on lisätty henkilölle, hän voi kirjata sille työtunteja. Tallenna asetukset painamalla OK Työtehtävien muokkaaminen Työtehtävää muokataan valitsemalla ohjelmasta Tiedot / Tehtävät ja etsimällä haluttu kohde. Tehtävän tiedot avataan muokkausta varten valitsemalla muokatattava tehtävä ja napsauttamalla ikkunan vasemmassa alareunassa näkyvää Muokkaa-painiketta tai vaihtoehtoisesti kaksoisnapsauttamalla muokattavaa tehtävää. Kun tarvittavat muutokset on tehty, ne tallennetaan painamalla OK Työtehtävien hinnat Tehtävän hinnan määrittäminen aloitetaan valitsemalla ohjelmasta Tiedot / Tehtävien hinnat, ja napsauttamalla aukevan ikkunan alaosassa näkyvää vihreää plus-painiketta. Hinnoittelu voidaan tehdä joko pelkän tehtävän tai tehtävän ja henkilön perusteella. 6/8

7 6. HENKILÖT JA HENKILÖRYHMÄT 6.1. Henkilöidenn asetukset Järjestelmänvalvojat ja esimiehet voivat muokata ohjelman käyttäjien henkilönumeroita, työntekijän oletuksena näkemää työkohdetta ja liukumaseurannan asetuksia valitsemalla ohjelman valikosta Tiedot / Henkilöiden asetukset Henkilöryhmät Henkilöryhmien avulla järjestelmänvalvoja määrittää sen, keiden työntekijöiden tuntikirjauksia esimiehet voivat tarkastella, muokata ja hyväksyä. Henkilöryhmiä voidaan luoda, muokata ja poistaa valitsemalla ohjelmavalikosta Tiedot / Henkilöryhmät. Uusi henkilöryhmä luodaan valitsemalla ohjelman valikosta Tiedot / Henkilöryhmät ja napsauttamalla aukevan ikkunan alaosassa näkyvää vihreää plus-painiketta. 1. Anna ryhmälle nimi 3. Aseta vähintään yksi henkilö esimieheksi 2. Lisää ryhmään kuuluvat henkilöt Henkilöryhmän muokkaus tapahtuu valitsemalla haluttu ryhmä ja napsauttamalla ikkunan näkyvää Muokkaa-painiketta. vasemmassa alareunassa Henkilöryhmä poistetaan valitsemalla haluttu ryhmä ja napsauttamalla ikkunan vasemmassa alareunassa näkyvää Poista- painiketta. 7/8

8 7. TUNTIKIRJAUSTEN TARKASTELU, MUUTTAMINEN JA VAHVISTAMINEN Työvuorojen tarkastelu ja muokkaaminen aloitetaan asettamalla kuvassa esitettyyn kirjausnäkymään henkilö, kohde, aikaväli ja muut tarvittavat hakuehdot. Kun hakuehdot on valittuu, valitaan Päivitä, minkä jälkeen ohjelma listaa hakuehtojen mukaiset työvuorot. 1. Valitse henkilö 2. Valitse aikaväli 3. Valitse työvuoro(t) Poista työvuoro(t) Muokkaa työvuoro(ja) Peru laskutuslupa Hyväksy laskutukseen Vapauta työvuoro Lukitse työvuoro Valitse kaikki 8. OMAT TIEDOT 9. RAPORTIT Pääset tarkastelemaan järjestelmään tallennettuja tietojasi valitsemalla työkaluriviltä Tiedot. Voit vaihtaa salasanasi ja tehdä muutoksia yhteystietoihisi. Kun haluat tulostaa tai tutkia raportteja valitse työkaluriviltä Raportit ja haluamasi raportti. Kun olet valinnut haluamasi raportin ja määritellyt tarvittaessa aikavälin, jota se koskee, raportti aukeaa tietokoneelle asennettuun PDF-lukijaan. 8/8