AutoFutur ja KoneFutur. Asiakastyytyväisyyskysely- palvelu. Käyttöohje

Transkriptio

1 AutoFutur ja KoneFutur Asiakastyytyväisyyskysely- palvelu Käyttöohje

2 Sisällys KÄYTTÖÖNOTTO... 3 ASETUKSET... 3 KYSELYIDEN MUOKKAAMINEN JA LÄHETTÄMINEN... 3 Kyselytekstin asettaminen ja muokkaaminen... 4 Viestin muoto... 4 Viestien lähettäminen... 4 Asteikko... 5 VASTAUSTEN NOUTO JA KÄSITTELY

3 KÄYTTÖÖNOTTO Toiminto on mukana versiossa Ohje on tehty sen mukaan, että version päiväys on tai uudempi. Toiminto rekisteröidään käyttöön rekisteröintikoodilla Asiakastyytyväisyyskysely. Mennään kohtaan Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto, ja haetaan toiminto Asiakastyytyväisyyskysely. Tätä ennen on käytössä oltava tekstiviestipalvelu. Palvelusta veloitetaan avaus- ja kuukausimaksu, ja viesteistä menee tekstiviestipalvelun normaali maksu. Asiakas maksaa itse lähettämänsä palauteviestit normaalin tekstiviestin hintaisina. ASETUKSET FuturSoftilta toimitetut asiakastyytyväisyyskyselyn käyttäjätunnus ja salasana syötetään kohdassa Korjaamoasetukset Korjaamon oletustiedot. Palvelun osoite pitäisi olla oletuksena oikein, kuten kuvassa, joten sitä ei tarvitse muuttaa. KYSELYIDEN MUOKKAAMINEN JA LÄHETTÄMINEN Toiminto käynnistetään kohdasta Työt Lisätoiminnot Asiakastyytyväisyyskysely. Eli päävalikon Työt- välilehden vasemmasta reunasta painetaan Lisätoiminnot ja sieltä painikkeella. Voidaan käyttää myös nimihakua ja lisätä toiminto suosikkitoimintoihin. 3

4 Avautuu kuvassa näkyvä ruutu. Ruudun yläreunassa näytetään työmääräyksiä, annetulla aikarajauksella ja sen mukaan, onko viestit jo lähetetty (asiakastyytyväisyydestä). Sinisenä näkyvät ovat valittuina, eli näille viestit lähetetään. Valinnat voidaan nollata (Poista valinnat) ja haluttaessa valita yksi kerrallaan siniseksi, kenelle kysely lähetetään. KYSELYTEKSTIN ASETTAMINEN JA MUOKKAAMINEN Alareunassa syötetään kyselyn teksti. kun se on kerran syötetty, painetaan Tallenna oletukseksi eikä sitä yleensä sen jälkeen tarvitse muokata. Oletuksena pollakohta on kohdassa Viestipohja. Tällöin viestiin voidaan kirjoittaa normaalin tekstin lisäksi muuttujia, jotka on neuvottu ruudulla. Näitä ovat: <HUOLTOPVM>, <REKNRO> jne. Nämä kentät ovat oletuksena suurin piirtein samanpituisia kuin kyseiset tiedot. Esimerkiksi päiväys on noin 10 merkkiä ja rekisterinumero 7 merkkiä. Näin nämä tekstit vievät suurin piirtein saman pituuden. Kannattaa huomioida, että jos viesti säädetään yli 160 merkkiä pitkäksi, se lähetetään kahtena perättäisenä tekstiviestinä. Useimmat puhelimet osaavat näyttää viestin yhtenä pitkänä, mutta siitä menee kahden tekstiviestin veloitus. Tästä syystä on yleensä syytä tehdä viestistä ytimekäs, jotta se mahtuu muuttuvine tietoineen 160 merkkiin. Ruudulla näkyy tekstin pituus sellaisenaan. Kuitenkin <YRITYS> kenttä on todellisuudessa yleensä aina pidempi. Laittamalla pollakohta kohtaan Esikatselu, ohjelma näyttää miltä kyseinen viesti näyttäisi listalla valittuna olevalta työmääräykseltä. VIESTIN MUOTO Viestin muoto on aina seuraava, joka asiakkaan pitää vastata ARVIO X PALAUTE Tässä X on arvosana. Ei ole väliä onko arvio pienillä vai isoilla kirjaimella, tai isolla alkukirjaimella. Jos halutaan, käytettävissä on kuitenkin myös sana palaute, jos koetaan se paremmaksi vaihtoehdoksi. Jos yritys haluaisi palvelun, jossa koko sanaa ei tarvita edessä, on sekin mahdollista, mutta kokonaan oman numeron avauksesta aiheutuu merkittävä numeron avausmaksu. Normaalisti käytössä on ns. jaettu lyhytnumero. VIESTIEN LÄHETTÄMINEN Työmääräyksiä voidaan rajata summalla, kirjoittamalla summakenttään esim. >100, eli yli 100 e työmääräykset. Rajauksen summa on verollinen. Kun valittuna ovat halutut asiakkaat eli työmääräykset, lähetys käynnistyy painamalla alareunasta Lähetä viestit. Kun ne on lähetetty, tulee ilmoitus onnistumisesta. Tämä kertoo että viestit on lähetetty onnistuneesti operaattorille asti. Kukin operaattori vastaa sitten siitä että viestit menevät vastaanottajalle. 4

5 ASTEIKKO Tekstissä voi määrätä vapaasti, haluaako asiakkaiden antavan arvosanan esimerkiksi 4-10 vaiko 1-5. tai 1-6. Ohjelma ei sille aseta rajoitteita, mutta arvosanan on oltava kuitenkin numero ja yhden merkin mittainen. VASTAUSTEN NOUTO JA KÄSITTELY Vastausten nouto onnistuu suoran päävalikosta, kohdasta Työt Raportit Asiakastyytyväisyysraportti. Sama toiminto kuitenkin voidaan käynnistää myös edellä kerrotulta käyttöruudulta, painikkeella Palautteiden haku. Avautuva ruutu on siis aivan sama. Ruudulla painetaan Nouda uudet vastaukset, joka tekee kyselyn nettipalvelusta, ja ilmoittaa montako uutta vastausta mahdollisesti on noudettu. Ruudulla nähdään tiedot reaaliajassa, eli jos asiakas vastaa tekstiviestiin, vastaus on luettavissa saman tien. Sen jälkeen voidaan painaa alareunasta Tulosta, jolloin ohjelma avaa raportin, joka yhdistää vastaukset työmääräyksen tietoihin. Raportista nähdään sen jälkeen kuka työnjohtaja ja pääasentaja oli kyseisellä työllä. Raporttia on mahdollista raporttiohjelman puolelta muokata tarvittaessa. Kyseessä on järjestelmäraportti, joka tulee raportointiohjelmassa näkyviin painamalla Ctrl+F12 ja hakemalla raportti nimihaulla. 5