Laskutus Tapahtumahallinnassa Osallistuja-, koonti- ja tilaajalaskut. TaikaTapahtumat -käyttöohje

Transkriptio

1 Laskutus Tapahtumahallinnassa Osallistuja-, koonti- ja tilaajalaskut TaikaTapahtumat -käyttöohje

2 Laskutus tapahtumahallinnassa Ennen laskutusta varmista että osallistujat on kohdistettu asiakashallintaan asiakasyrityksellä yrityskortti ja että yrityksellä vähintään osoitetiedot laskua varten

3 Laskutustiedot Oletuksena laskutusosoitetiedot siirtyvät osallistujaan liitetyn yrityksen yrityskortin laskutusosoitekentistä laskulle Osallistujan yritysliitos on pakollinen ja tarkistetaan ennen laskutukseen siirtymistä poikkeuksena kotiosoitteeseen lähetettävät laskut, jolloin yritysliitos ei ole pakollinen Hinnoitteluvaiheessa voidaan vaihtaa mistä kentistä osoitetiedot kullekin laskulle haetaan Osallistuja (henkilö) Toissijainen laskutustieto Ensisijainen laskutustieto

4 Tapahtuman hinnat Tapahtumalle voidaan antaa hintoja eri tavoin ja tämä vaikuttaa sekä ilmoittautumiseen että laskutukseen Hinta annetaan tapahtumalle perustiedoissa Perushinnan lisäksi tapahtumalla on Muut tuotteet - toiminnolla hinnoiteltuja valinnaisia tuotteita, ilmoittautumisessa voi valita useita laskutettavia tuotteita

5 Tapahtuman hinnat Tapahtumalla ei perushintaa ja tapahtuman perustiedoissa on valittuna Käytä Muita tuotteita hintatietojen näyttämiseen, jolloin hinnat määritellään vain Muissa tuotteissa. Tällöin ilmoittautuja voi valita vain yhden tuotteen useista vaihtoehdoista ja sille muodostuu laskurivi

6 Tapahtuman laskutus Tapahtuman laskujen tekeminen aloitetaan tapahtumavälilehdeltä Osallistujat ja siellä toimintovälilehdeltä Laskutus

7 Osallistujalaskut laskutettavien valinta Valitse ne osallistujat, joille haluat tehdä laskut (rasti nimen edessä) Mikäli ilmoittautuneissa on ryhmäilmoittumisia eikä kaikki ilmoittautujia ole valittu tai ryhmäilmoittautujia on eri tiloissa, tulee ilmoitus, jossa kehotetaan joko purkamaan ryhmä tai siirtämään osallistujat samaan tilaan, jotta laskutus onnistuu. Varsinkin isoissa tapahtumissa voi olla selkeämpää valita laskutettavaksi vain tietyn muun tuotteen valinneet osallistujat kerralla Tämä tapahtuu valitsemalla osallistujalistalla Näytä ilmoittautuneet, joilla valittuna -valintalistalta tuote, jonka valinneet osallistujat laskutetaan

8 Osallistujalaskut laskutettavien valinta Kun laskutettavat on valittu, napauta Laskuta valitut ilmoittautuneet Avautuneessa pop-up -ikkunassa näkyy laskutettaviksi valitut osallistujat laskuriveineen

9 Osallistujalaskut osoitetiedot ja laskurivit Avautuneessa ikkunassa jokaisella laskutettavaksi valitulla osallistujalla näkyy rivi, jossa on osallistujan nimi, yritys sekä mahdolliset laskutusosoitteet. Osoitteista on valittuna yrityskortilla oleva yrityksen laskutusosoite mikäli se löytyy yrityskortilta. Kotiosoite on valittuna mikäli osallistujan kohdalla on valittuna että lasku lähetetään kotiosoitteeseen. Kotiosoitteet tulevat laskulle osallistujan kontaktikortilta. Molemmissa tapauksissa tieto voidaan vaihtaa tässä Mikäli tapahtuma laskutetaan vain perustiedoissa ilmoitetulla hinnalla, näkyy osallistujan alapuolella vain yksi tuoterivi, hinta tuoteriville tulee tapahtuman perustiedoista Oletukset laskulla näkyviin lisätietoihin määritellään asetuksissa mutta napauttamalla Kynä-sumboli Lisätietoja laskulla tekstin edessä, päästään tietoa muuttamaan. Muutettu tieto hyväksytään napauttamalla vihreää pukkimerkkiä. Samalla tavalla voidaan muuttaa myyjän viitettä Hintaa voi muuttaa joko antamalla Ale %:n tai muuttamalla á-hintaa. Napauta kynä-symbolia niin pääset muuttamaan haluamaasi tietoa, kirjoita uusi tieto ja napauta Tallenna muutokset

10 Osallistujalaskut perushinta ja muita tuotteita Mikäli tapahtumalla perushinta ja perushinnan lisäksi valittavana useita hinnoiteltuja muita tuotteita, muodostuu osallistujalle useita tuoterivejä Hintaa voi muuttaa joko antamalla Ale %:n tai muuttamalla á-hintaa. Napauta kynä-symbolia niin pääset muuttamaan haluamaasi tietoa, kirjoita uusi tieto ja napauta Tallenna muutokset

11 Osallistujalaskut Hinta muulta tuotteelta Jos tapahtumalla ei määritelty perushintaa ja tapahtuman perustiedoissa on valittuna Käytä Muita tuotteita hintatietojen näyttämiseen tulee laskurivin hinta Muulta tuotteelta, Tällaisissa tapauksissa tulee osallistujalle vain yksi tuoterivi laskulle Hintaa voi muuttaa joko antamalla Ale %:n tai muuttamalla á- hintaa. Napauta kynä-symbolia niin pääset muuttamaan haluamaasi tietoa, kirjoita uusi tieto ja napauta Tallenna muutokset

12 Osallistujalaskut laskujen luominen Saat luotua laskun heti napauttamalla rivin lopussa Luo lasku, laskulle siirtyy ne tuoterivit, joiden kohdalla on ruksi rivin alussa (oletus) Osallistujille ei tarvitse tehdä laskuja erikseen voi halutessasi luoda laskut kaikille osallistujille kerralla valitsemalla osallistujat lisäämällä ruksin osallistujan nimen vasemmalle puolelle tarkista että lasku on menossa oikeaan osoitteeseen ja tuoterivien hinnat ovat oikein Voit valita kaikki osallistujat napauttamalla sivun alareunassa Valitse kaikki Napauta sitten Laskuta valitut Saat ilmoituksen laskujen luonnista ja lisäksi laskunumerot näkyvät listalla Sulje lomake napauttamalla Sulje lomake Palaat osallistujanäytölle ja siellä lasku näkyy laskutetut osallistujan kohdalle laskutuksen merkki sekä laskunumero rivin lopussa laskunumero on linkki laskuun

13 Koontilaskut Yritykselle voi luoda koulutuksesta koontilaskun, jolloin useampi osallistuja laskutetaan yhdellä yhteisellä laskulla Luo uusi koontilasku napauttamalla Laskutus-toimintovälilehdellä Luo uusi koontilasku Näytölle avautuu Laskulomake Liitä laskuun yritys napauttamalla Hae maksajaa Kirjoita hakukriteeri ja napauta Hae Valitse napauttamalla esim. yrityksen kohdalla Yrityksen laskutusosoitetta Tallenna lasku napauttamalla Tallenna niin palaat tapahtuman osallistujalistaan

14 Koontilaskulle laskurivit osallistujista Koontilaskulle lisäät henkilöt samaan tapaan kuten Osallistujalaskulle Valitse ne osallistujat, jotka haluat lisätä Koontilaskulle Napauta Laskuta valitut osallistujat Hinnat lisäät pop-up -ikkunassa kuten osallistujalaskuille Valitse laskutettavat osallistujat, valitse Avoimet koontilaskut -pudotusvalikosta oikea koontilasku ja napauta Vie koontilaskulle Saat ilmoituksen Tuoterivit siirretty koontilaskulle koontilaskulla ei ole vielä laskunumero Napauta Sulje lomake

15 Koontilasku lähetysvalmiiksi Kun osallistujat on viety Koontilaskulle, näkyy osallistujan rivillä -symboli merkkinä että osallistuja on laskutettu Koontilaskulle on siirretty osallistujat ja laskulle voi lisätä uusia laskurivejä niin kauan kun lasku ei ole lähtenyt Lisäksi koontilasku pitää merkitä lähetysvalmiiksi siinä vaiheessa lasku saa myös laskunumeron Siirry koontilaskulle joko napauttamalla jonkun koontilaskulla olevan henkilön rivillä näkyvää laskulinkkiä tai valitse haluamasi koontilasku koontilaskulistalta ja napauta Avaa valittu koontilasku Laskulla näkyy jokainen laskulle lisätty osallistuja omana tuoterivinään Tarkista että laskutiedot ovat oikein voit tarvittaessa muuttaa esim. eräpäivää Lisää ruksi kohtaan Lähetys sallittu: Kyllä ja tallenna lasku napauttamalla Tallenna Koontilasku saa laskunumeron ja palaan tapahtumaan osallistujalistaan laskunumero näkyy osallistujalistalla

16 Tilaajalaskut Koulutukseen voi luoda yhden tilaajalaskun yhdelle yritykselle. Siirry tilaajalaskun vaatimaan koulutukseen ja avaa Perustiedot-lomake Anna hakukriteeri, napauta Hae, valitse yritys ja napauta Valitse Luo tilaajalasku napauttamalla Luo uusi tilaajalasku Tilaajalasku voidaan luoda myös Osallistujalistan Laskutus-toimintovälilehdeltä napauttamalla Luo uusi tilaajalasku Molemmissa tapauksissa siirryt laskulomakkeelle laskuun on liitetty valmiiksi yritys

17 Tilaajalaskut Lisää laskulle tuoterivi napauttamalla Lisää tapahtuman tuoterivi, niin tiliöinnit tulevat riville tapahtuman tiedoista Anne laskuriville tarpeelliset tiedot: Tuotenimi, Lisätiedot, määrä sekä tuotteen yksikköhinta Napauta Laske ja tallenna laskurivi napauttamalla Tallenna Lisää ruksi kohtaan Lähetys sallittu: Kyllä ja tallenna lasku napauttamalla Tallenna Tilaajalasku saa laskunumeron ja palaat tapahtumaan