Ostolaskujen haku Netvisorista

Transkriptio

1 Ostolaskujen haku Netvisorista Päiväys: Laatinut: Riitta Kemppainen

2 Sisällysluettelo 1 ValueFrameen tehtävät määritykset Yleiset ValueFrame-määritykset... 3 Osaprojektien siirto laskentakohteeksi... 3 Ostojen kirjanpitotilit... 3 Ostolaskujen hakuasetukset... 5 Ostolaskujen haku Rivien kohdistus Netvisorissa... 6 Ilmoitukset... 6 Virheellisten rivien uudelleenhaku... 7 Ostot ValueFramessa

3 1 ValueFrameen tehtävät määritykset 1.1 Yleiset ValueFrame-määritykset ValueFramen ja Netvisorin välille on toteutettu kulujen tuonti kirjanpidosta. Kulutositteet on mahdollista kohdistaa Netvisorissa halutulle osaprojektille jonka perusteella ne tuodaan ValueFrameen ostolaskuiksi. Ostot voidaan tarvittaessa läpilaskuttaa asiakkaalta. ValueFrame aktivoi liittymän yhteistyössä asiakkaan kanssa. Asiakasyrityksen edustaja avaa ulkopuolisen ohjelmistorajapinnan Netvisor -ympäristössä ja luo integraatiotunnukset sekä -avaimen. Rajapintatunnukset luodaan Netvisorissa valinnalla Hallinta --> Palvelun hallinta --> Yrityksen tiedot --> Ulkoisen järjestelmän tunnisteet. ValueFramen asiantuntija määrittää tunnukset ValueFrameen. Asiakasyritys määrittää kohdassa Ylläpito - Yleiset järjestelmäasetukset - Yhtiöt yhtiön y-tunnuksen (pakollinen). 1.2 Osaprojektien siirto laskentakohteeksi Jotta kulut voidaan ValueFramessa kohdistaa oikealle osapropjektille, tulee ne viedä Netvisorissa laskentakohteiksi. Tätä varten ValueFramen asiantuntija määrittää yhdessä asiakasyrityksen kanssa minkä laskentakohteen otsikon alle osaprojektit halutaan tuoda. Tyypillisesti otsikkona käytetään samoja termejä kuin ValueFramen puolella. Osaprojektit siirretään aina automaattisesti Netvisoriin kun: uusi osaprojekti tallennetaan olemassa olevan tietoja muokataan 1.3 Ostojen kirjanpitotilit ValueFrameen tulee määrittää haluttujen sisäänluettavien ostojen kirjanpitotilit. Sisäänluettavien ostojen tilille määritellään: 3 ALV aina 0: kulut tuodaan Netvisorista aina verottomina joten tätä ei tarvitse erikseen laskea loppusummasta ValueFramen tuotekoodi: tuotekoodin mukaan haetaan tarvittaessa myyntihinta, oston kohdistus (työ/materiaali) sekä myyntitili Tyyppi: läpilaskutetaanko sisäänluettava ostolasku oletuksena asiakkaalta

4 Mikäli sisäänluettava osto kuuluu tilille jota taulukossa ei ole määritelty, jää osto virheeseen ja tästä annetaan valituille henkilöille ilmoitus (kts. kpl 2.2). 4

5 1.4 Ostolaskujen hakuasetukset Ostolaskujen haun automatisointia varten on erillinen ylläpitonäkymä. Valinnalla Ylläpito Laskutus - Netvisor ostolaskujen hakuasetukset tulee ylläpidossa määrittää: Aktiivinen: kyllä/ei Voimassaoloaika: Toistuvuus: päivittäin, viikoittain, kuukausittain* Toistuvuusasetus: haku suoritetaan esim. klo 8.00 alkaen aina 2 tunnin välein Ostot tuodaan myös päättyneille osaprojekteilla: kyllä / ei Ostopäivän määräytyminen: sisäänluettavan aineiston perusteella (oletus) / hakupäivän perusteella Yhtiöt, joiden ostolaskut haetaan ValueFrameen: varmista yhtiön Netvisor tunnukset Hakulogiin tuotavat Netvisor-luokat: oletuksena vain ostolaskut Virheilmoitukset lähetetään henkilöille * Toistuvuusvalinnat: 1) Päivittäin valinta jonka jälkeen käyttäjä antaa alkuajan ja syöttää kuinka monen tunnin välein haku suoritetaan. Esim. klo 8.00 alkaen aina 2 tunnin välein. 2) Viikoittain valinnalla valitaan viikonpäivä / viikonpäivät milloin haku suoritetaan (esim. joka viikko haetaan ma-pe) 3) Kuukausittain valinnalla annetaan mikä kuukauden päivä haku suoritetaan (esim. aina kuukauden 15. päivä kun ostolaskujen hyväksyntä on valmistunut) ValueFrame suorittaa haun automaattisesti näiden asetusten mukaisesti ja lähettää haun jälkeen aina ilmoituksen valituille käyttäjille. 5

6 2 Ostolaskujen haku 2.1 Rivien kohdistus Netvisorissa Kulu tulee Netvisorin puolella kohdistaa halutulle ValueFramen osaprojektille. Tämän lisäksi ostolasku tulee hyväksyä, jotta siitä muodostuu siirrettävä kirjanpidon tosite. 2.2 Ilmoitukset Jokaisen ostojen haun jälkeen valituille henkilöille lähetetään sähköposti jossa listataan mahdolliseen virheeseen jääneet kulutositteet sekä virheen syyt. Lisäksi sähköpostissa näytetään ValueFrameen onnistuneesti siirretyt rivit sekä näiden osaprojektit. Sähköpostin lähettäjänä näytetään aina ValueFrame admin käyttäjä ja sähköpostiosoitteena 6

7 Virheilmoitukset näytetään myös ValueFramen etusivulla halutuille käyttäjille. Virheilmoituksen saa käyttöön käyttöoikeuksien puitteissa klikkaamalla etusivun ylläosasta Asetukset ja valitsemalla näytettäväksi widgetiksi Notifikaatiot. Ilmoituksessa näytetään Netvisorin muodostama nimi (toimittaja + laskun numero) sekä siirron ajankohta. Lisäksi viemällä kursorin ilmoituksen päälle, näytetään lisätiedoissa ostohinta sekä virheen syy. Ilmoituksen voi kuitata pois etusivulta, kun puuttuvat tiedot on korjattu ja kulu siirretty onnistuneesti ValueFrameen. 2.3 Virheellisten rivien uudelleenhaku Mikäli ostolasku jää virheeseen, tulee virheen syy korjata ja hakea ostot manuaalisesti uudelleen. Tyypillisesti haussa tulee kahdenlaista virhettä: Kulua ei ole kohdistettu osaprojektille Kulu on kirjattu ostotilille joka puuttuu ValueFramen vastaavuustaulukosta Kun virhe on korjattu, tulee korjatut kulut hakea uudelleen valinnalla Laskutus Kirjanpitotyökalut. Näin varmistetaan, että virheelliset tiedot on korjattu ja kulu saadaan varmasti siirrettyä ValueFrameen ostoksi. Haussa 7 annetaan: aikaväli jolle virheelliset kulut on kirjattu yhtiö jolle kulu on kirjattu tuodaanko ostot myös päättyneille osaprojekteille: kyllä/ei

8 tuodaanko ostopäivä alkuperäisen laskun päiväyksen vai hakupäivä mukaan Huom! Kuluja on mahdollista hakea manuaalisesti myös ajastuksen ulkopuolella, mikäli kulu tulee vaikkapa saada kiirreellisesti läpilaskutettua asiakkaalta. Haun jälkeen korjatut ostot näkyvät ValueFramen osaprojektilla: 2.4 Ostot ValueFramessa Siirron jälkeen kulut löytyvät osaprojektilta ValueFramen ostoina. Tarvittaessa ostot voi läpilaskuttaa asiakkaalta, muokata myyntihintaa, laskutuspäivää jne. 8