TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) TARJOUSPYYNTÖ LAUREA-AMMATTIKORKEAKOULU OY:N HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA 1. HANKINNAN TAVOITE JA KOHDE 1.1. Tarjouspyynnön rakenne Hankintayksikkö Laurea-ammattikorkeakoulu Oy (jäljempänä tilaaja ) pyytää tarjousta Hilma-ilmoituskanavassa XXXXXXXXX julkaistun hankintailmoituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti tilintarkastuspalveluista (jäljempänä palvelu ). Hankittavan tilintarkastuspalvelun tavoitteena on varmistaa osakeyhtiön lakien ja säädösten mukaista toimintaa sekä huolehtia lakisääteisen tarkastusvelvollisuuden toteuttamisesta. Hankinnan kohteena on osakeyhtiölain (624/2006) 7. luvun mukainen hallinnon ja talouden lakisääteinen tilintarkastus. Tarkastuksen kohteena ovat seuraavat organisaatiot: Laurea-ammattikorkeakoulu Oy Kiinteistöosakeyhtiö Otaniemen Laurea Kiinteistö Oy Tikkurilan Laurea II Hankittava palvelu ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteessä 1, Hankinnan kohde. Tarjoajan tulee sitoutua liitteen 1 mukaiseen palvelun sisältöön ja laajuuteen. Liitteessä 1 on kuvattu myös lakisääteisen tilintarkastuspalvelun lis äksi hankittavat muut palvelut. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta. Tämä tarjouspyyntö on yhteenvetoasiakirja. Hankintaa koskevat kuvaukset vaatimukset ja ehdot on koottu tarjouspyynnön liitteisiin. Suuri osa liitteistä toimii tarjoajalle tarkoitettuina tarjouslomakkeina. Tarjoajaa koskevat vaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2, Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset. Palvelua koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankinnan kohde. Tiedot vaadituista referensseistä annetaan liitteellä 3. Henkilöitä koskevat tiedot annetaan liitteellä 4A ja 4B. Palvelun hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteellä 5 Hintalomake. Sopimusehdot, jotka tarjoajan tulee hyväksyä, on esitetty liitteessä 6. 1.2. Osatarjoukset Osatarjoukset eivät ole sallittuja. 1.3. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. 1.4. Valittujen toimittajien määrä Tilaaja valitsee yhden (1) yhteisön, jonka kanssa se tekee sopimuksen. 2. TARJOAJALLE ASETETUT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET
TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) Tarjoajan on oltava tilintarkastusyhteisö Suomessa. Tarjoajan on esitettävä vähimmäisvaatimusten täyttyminen täyttämällä liite 2: Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset. Tarjoajalla on vähintään kolme (3) kpl referenssiä Suomessa lakisääteisen tilintarkastuksen tekemisestä osakeyhtiömuotoiselle ammattikorkeakoululle. Referenssien tulee olla tehty eri asiakkaille. (liite 3) Tarjoajalla on riittävä määrä henkilöstöä, jotta palvelut saadaan tuotettua keskeytyksettä. Asiantuntijoiden koulutustasoa ja kokemusta koskevat vähimmäisvaatimukset on määritelty liitellä 1: Palvelunkuvaus ja ne tulee todentaa asiantuntijatasoittain liitteillä 4A CV (koulutustustaso ja työkokemus) ja 4B Projektit (Hanketarkastukset esim. EU, TEKES, Suomen Akatemia, ministeriöt) Lomakkeilla 4A ja 4B annetut tiedot vaikuttavat tarjousvertailuun tarjouspyynnön kohdassa 8 ilmoitetun mukaisesti. Mikäli tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset eivät täyty, suljetaan tarjoaja pois kilpailusta. 3. SOPIMUSKAUSI Sopimus alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta ja päättyy, kun tilikauden 2018 tilintarkastuskertomus on annettu. Tilikausi on sama kuin kalenterivuosi. Sopimuksen kesto on näin kaksi (2) vuotta. Lisäksi on mahdollisuus kahteen (2) optiovuoteen. 4. HINTOJEN TARKISTAMINEN 5. HANKINTAMENETTELY Tarkastuspäivien ja tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Kirjallinen selvitys on annettava vähintään kaksi (2) kuukautta ennen hinnanmuutoksen suunniteltua voimaantuloa. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksestä on olennainen. Mahdolliset hinnantarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Tilaaja ilmoittaa hyväksymisestä viimeistään kuukauden sisällä ehdotuksen saamisesta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta ylittää hankintalaissa määritellyn kansallisen arvon. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava hankinta, mutta kansallisen hankinta-arvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 6. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) 7. TARJOUKSEN LAATIMINEN Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessaan. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouksen pitää sisältää seuraavat tarjouspyynnön liitteet, jotka tarjoajan on täydennettävä: Liite 2, Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset Liite 3, Referenssilomake (tarjouslomake, palautettava tarjouksen mukana) Liite 4A, CV (tarjouslomake, palautettava tarjouksen mukana) Liite 4B, Projektit (tarjouslomake, palautettava tarjouksen mukana) Liite 5, Hintalomake (tarjouslomake, palautettava tarjouksen mukana) Lisäksi tarjoajan on annettava em. liitteissä pyydetyt selvitykset. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset on annettava suomen kielellä. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi asianosaisille sähköisesti. Tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite johon hankintapäätös lähetetään. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. Tarjouksen tulee olla voimassa kolme (3 kuukautta tarjouksen allekirjoituksesta. 8. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajaa koskevat ja hankittavalle palvelulle asetetut vähimmäisvaatimukset otetaan vertailuun. Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus noudattaen seuraavia valintaperusteita. HINTA (maksimipisteet 60) Vertailuhinta (yksikköhinnat), painoarvo 30 prosenttia (maksimipisteet 30) Tarjoajan tulee ilmoittaa hinnat tarjouspyynnön liitteenä 5 olevalla hintalomakkeella asiantuntijatasoittain euroa/päivä (7,5 h alv 0 %). Tarjouspyynnön liitteellä 5 ilmoitetut asiantuntijatasojen hintojen painoarvot ovat Tilaajan sitoumukseton arvio sopimuskauden tarkastuspäivien jakautumisesta asiantuntijatasojen kesken. Vertailuhinnan laskentakaava ilmoitetaan liitteellä 5.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta/tarjoajan vertailuhinta * 30). Vertailuhinta (kiinteä kokonaishinta), painoarvo 30 prosenttia (maksimipisteet 30) Tarjoajan tulee ilmoittaa hinnat tarjouspyynnön liitteenä 5 olevalla hintalomakkeella asiantuntijatasoittain euroa/päivä (7,5 h alv 0 %). Tarjouspyynnön liitteellä 5 ilmoitetut asiantuntijatasojen hintojen painoarvot ovat Tilaajan sitoumukseton arvio sopimuskauden tarkastuspäivien jakautumisesta asiantuntijatasojen kesken. Vertailuhinnan laskentakaava ilmoitetaan liitteellä 5. Vertailuhinnaltaan halvin tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan vertailuhinnaltaan halvimman tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (halvimman tarjoajan vertailuhinta/tarjoajan vertailuhinta * 30). LAATU (maksimipisteet 40) Tarjottujen henkilöresurssien osaaminen ja kokemus hankinnan kohteesta: Painoarvo 40 prosenttia Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteinä 4A oleva CV-lomake sekä 4B oleva Projekti-lomake tarjottujen henkilöiden osaamisesta ja kokemuksesta. Tarjottujen henkilöresurssien osaamisesta ja kokemuksesta saamat pisteet lasketaan yhteen. Vertailuperusteesta eniten pisteitä saanut tarjous saa painoarvon mukaiset täydet pisteet ja muiden tarjoajien pisteet suhteutetaan eniten pisteitä saaneen tarjoajan tarjoukseen kaavalla: (tarjoajan pistemäärä/eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä * 40). Vertailun lopputulos ja toimittajavalinta Lopuksi hinta- ja muista vertailuperusteista saadut pisteet lasketaan yhteen. Suurimman yhteenlasketun pistemäärän saanut tarjoaja valitaan sopimustoimittajaksi. 9. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen tarjouspyynto.laurea@laurea.fi. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan LISÄTIETOJA TILINTARKASTUS. Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 10.4.2017 klo 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata. Kysymykset ja vastaukset lähetään saman sisältöisenä 11.4.2017 kaikille, jotka ovat ilmoittaneet sähköpostiosoitteensa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan.
TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) 10. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Hankintayksikölle osoitettu tarjous on toimitettava viimeistään 19.4.2017 kello 15.00 mennessä sähköpostiin tarjouspyynto.laurea@laurea.fi. Tarjousmerkintä TILINTARKASTUSPALVELUT. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Laurea-ammattikorkeakoulu Oy Kimmo Hannonen Hallintojohtaja LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4A Liite 4B Liite 5 Liite 6 Palvelukuvaus Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset Referenssilomake CV-lomake Projektit Hintalomake Sopimusluonnos