1 TARJOUSPYYNTÖ Ylöjärven kaupungin perusturvaosasto pyytää tarjousta kylmistä kotiaterioista sisältäen niiden kuljetuksen. Kylmäateriat ovat yleistyneet monissa kunnissa ja korvanneet lämpiminä kuljetettuja aterioita. Kylmillä aterioilla tarkoitetaan kotihoidon ateriapalvelun piirissä olevien asiakkaiden koteihin toimitettuja ateriakokonaisuuksia, jotka on valmistettu, jäähdytetty, pakattu ja kuljetettu siten, että aterian saaja voi lämmittää aterian oman aikataulunsa mukaan. Ateriat kuljetetaan asiakkaille usean päiväannoksen eränä, kaksi kertaa viikossa. Tarjouspyynnön mukaisten kotiaterioiden toimitusosoitteet sijaitsevat Ylöjärven kaupungin alueella, poissulkien pohjoisen Ylöjärven ja Kurun alueet sekä Viljakkalan ja keski-ylöjärven alueet, joissa kotiaterioiden valmistus ja kuljetukset on järjestetty muulla tavoin. (tämän tarjouspyynnön piirissä olevista aterioiden toimitusalueista löytyy karttapohja mm. osoitteessa www.ylojarvi.fi -> hakusanalla MAPSTO 2014 2018)
2 SISÄLTÖ Ylöjärven kaupungin kotiateria-asiakkuudet...3 Hankinnan kohde...3 Vaatimukset...4 Hankintamenettely...4 Sopimuskausi***...4 Osatarjoukset***...4 Vaihtoehtoiset tarjoukset***...4 Hankinnan arvo...4 Toimitusaika***...4 Laskutus***...5 Laatu- ja ympäristöjärjestelmä...5 Alihankkijat...5 Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet...6 Tarjouksen sisältö***...7 Ateriapalvelun hinnoittelu***...9 Maksuehto***...10 Viivästyssakko***...10 Sopimusehdot...10 Tarjousten voimassaoloaika***...11 Tarjousten palautus***...11 Lisätiedot...12 Allekirjoitus...12 Liitteet...12
3 Ylöjärven kaupungin kotiateria-asiakkuudet Ylöjärvi on kooltaan noin 32 000 asukkaan kaupunki. Kokonaispintaalaltaan kaupunki on 1324 km2 suuruinen ja siitä noin kolmasosa muodostaa Ylöjärven kanta-alueen, jonka sisälle tässä tarjouspyynnössä mainitut kotiateriat kuljetuksineen sijoittuvat. Ylöjärven kaupungin perusturvaosasto tuottaa kuntalaisille kotihoidon palveluina hoito- ja hoivakäyntejä sekä erilaisia tukipalveluja. Toiseksi suurimman osan kotihoidon tukipalveluista muodostavat kotikuljetusateriat. Palvelu myönnetään kotihoidon kriteerien mukaisesti henkilöille, jotka eivät omin avuin kykene valmistamaan aterioita tai hankkimaan ruokatarvikkeita itse kauppaliikkeistä. Osa asiakkaista tarvitsee palvelun syystä, että heille on terveydellisin perustein määrätty erityisruokavalio. Kotikuljetusaterioiden piirissä on ollut kotihoidon asiakkaiden lisäksi veteraaneja. Ateriapalvelujen asiakkaiden määrä on ollut noin 120 145 henkilöä / kk. Heistä 45-50 henkilöä on ollut erityisruokavalion tarpeessa olevia asiakkaita. Koteihin kuljetettujen aterioiden kokonaismäärä Ylöjärven kanta-alueella on ollut kuukausitasolla noin 2100 ateriaa ja vuositasolla noin 26 000 ateriaa (vuoden 2013 ja 2014 toteuman mukaan). Hankinnan kohde Hankinnan kohteina ovat kylmät kotiateriat sisältäen niiden kuljetuksen kotihoidon nimeämien asiakkaiden koteihin. Aterioiden toimitusosoitteet sijaitsevat Ylöjärven kaupungin kanta-alueella. Pohjoisen Ylöjärven ja Kurun alueella sekä Viljakkalan ja keski- Ylöjärven alueella kotiaterioiden valmistus ja kuljetukset on järjestetty muulla tavoin. (suuntaa antava karttapohja tarjouspyynnön kohteena olevien aterioiden jakelualueista löytyy osoitteessa www.ylojarvi.fi -> hakusanalla MAPSTO 2014 2018) Tarjouksen pyytäjänä on Ylöjärven kaupunki/ perusturvaosasto (Tilaaja). Kotihoidon kotiateriat on kanta-ylöjärvellä tuottanut tähän mennessä kaupungin oma Tiuravuoren ruokahuoltoyksikkö ja kuljetukset on kilpailutettu erikseen. Tässä tarjouspyynnössä lähtökohtana on kotiaterioiden ja niiden kuljetuksen hankinta kokonaispakettina. Tavoitteena on uusi kokonaistaloudellinen ratkaisu kotiaterioiden hankinnassa. Mikäli tarjouspyynnön pohjalta esitetyt tarjoukset ovat hankintayksikön kannalta liian kalliita (esim. ylittävät hankintayksikön sopimusta varten varaaman budjetin), ei hankintayksiköllä ole velvollisuutta suorittaa hankintaa, vaan tällöin tarjoukset voidaan hylätä tai menettely keskeyttää. Hankinnan kohteeseen liittyviä ehtoja:
4 Liite 2: Palvelukuvaus Liite 3: Kylmien kotiaterioiden kriteerit ja laatuvaatimukset Liite 4: Kotiaterioiden kuljetusta koskevat kriteerit ja vaatimukset Vaatimukset Tarjouksen ja tarjottavien tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintamenettely Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty HILMA -palveluun (www.hankintailmoitukset.fi) 15.8.2014. Sopimuskausi*** 1.1.2015-31.12.2016 + 1v. + 1v. optiot. Mahdollisten optioiden käytöstä sovitaan erikseen Tilaajan ja tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kesken 30.9.2016 mennessä. Mikäli optiokaudet otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin kunkin optiovuoden 31.12. päivään saakka. Osatarjoukset*** Osatarjouksia ei oteta huomioon. Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Hankinnan arvo Toimitusaika*** Hankinnan arvioitu arvo on noin 210 000 euroa/vuosi (alv 0 %). Optiovuodet mukaan laskien kokonaisarvo on noin 840 000 euroa (alv 0 %). Kotiaterioiden kuljetus tapahtuu siten, että jokaiselle asiakkaalle on 2 kuljetusta viikossa. Tarkemmat toimitusajat sovitaan Tilaajan ja Toimittajan kanssa yhteistyössä.
5 Toimitusehto *** Kotiateria-asiakkaiden tarkat toimitusositteet toimitetaan ennen sopimuskauden alkua ateriapalvelun toimittajalle. Tilaajan edustaja (kotihoidon henkilöstö) nimeää ateriapalvelujen asiakkaat ja tekee heille palvelupäätöksen ateriapalveluista. Muuta kautta kotiateriaasiakkuuksia ei voi muodostua. Ateriat kuljetetaan näille nimetyille asiakkaille kotiin kuljetussuunnitelman mukaisesti ja sisätiloihin, suoraan jääkaappiin. Kotiaterioiden tuottaja ilmoittaa aterioiden sisällöstä ja mahdollisista valittavista ateriavaihtoehdoista sekä ateriasisältöjä koskevista muutoksista Tilaajalle riittävän ajoissa niin, että Tilaajan edustaja (kotihoidon henkilöstö) pystyy tekemään asiakkaille henkilökohtaiset ateriatilaussuunnitelmat. Myös sairauksien ja hoidon vuoksi erityisruokavaliota tarvitseville asiakkaille tulee olla tarjolla vaihtoehtoja (esim. keliakiaa sairastavan asiakkaan ateriat) Pientoimituslisiä ei hyväksytä. Laskutus*** Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Laskutus tapahtuu kuukauden välein koontilaskutuksena jälkikäteen. Koontilaskussa tulee olla eriteltynä toimitetut ateriamäärät asiakaskohtaisesti. Laskutus tms. lisiä ei hyväksytä Laatu- ja ympäristöjärjestelmä Tarjoajan on toimittava voimassaolevien lakien ja määräysten mukaisesti. Tarjoaja vastaa tarjouksestaan ja sen mukaisesta toiminnasta, mukaan lukien mahdollisten alihankkijoistaan ja muista yhteistyökumppaneistaan. Alihankkijat Toimittaja vastaa mahdollisesta alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omistaan.
6 Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Vertailuperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertaillaan seuraavilla arviointiperusteilla ja painoarvoilla( %): hinta painoarvo 70 % kokonaispalvelun laatu painoarvo 30 % Tarjousten vertailusta voi saada enintään 100 pistettä. Hinta - Halvin tarjottu hinta saa 70 pistettä - Muut tarjoukset: halvin hinta / tarjouksen hinta x 70 pistettä. Hintavertailussa vertaillaan yhden aterian hintaa, joka sisältää myös kuljetuskustannukset. Yhden aterian hintaa ilmoittaessaan tarjouksen tekijän tulee lisäksi eritellä, kuinka suuri osuus hinnasta (euroina) on aterian osuutta. Yhden kuljetetun aterian hinnan tulee olla sama kaikkien asiakkaiden osalta sillä alueella, joka on tarjouspyynnössä mainittu ateriapalvelun toimitusalueeksi. Kokonaispalvelun laatu arvioidaan seuraavasti: - Ruokalistan vaihtelevuus ja monipuolisuus (11 pistettä) oesitys kuuden (6) viikon ruokalistasta olisäksi arvioidaan esitettyä malliannosta (sis. pääruoka-, kasvislisäke ja peruna/ja tai riisi, pasta) kuvailtava mitä annos sisältää ja missä suhteessa - Joustava kuljetussuunnitelma, joka huomioi mahdolliset muuttuvat asiakastarpeet (9 pistettä) okuvattava selkeästi, suunnitelmasta tulee lisäksi selvitä kuljetuksen reititys, tiheys ja aikataulutus - Asiakaspalvelun reagointinopeus muuttuvissa tilanteissa (7 pistettä) o( esimerkkitilanteita; uudet asiakkaat voidaan ottaa kolmen vuorokauden kuluessa palvelun piirin, nykyisten asiakkaiden muutokset huomioidaan seuraavaan kuljetukseen) - Reklamoinnin saavutettavuus ja helppous (3 pistettä)
7 - Nimetyt yhteyshenkilöt ateriatuotantoon ja kuljetukseen (2 pistettä) Mahdollisuus saada 32 pistettä. Suhteellinen painoarvo lasketaan siten, että tarjouksen kokonaispalvelupistemäärä / korkein kokonaispalvelupistemäärä x 32 pistettä. Eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan Toimittajaksi. Tarjouksen sisältö*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava Tarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä: Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: Verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta selvitys yhdestä (1) referenssikohteesta viimeisen kahden vuoden ajalta siten, että kohde on sisältänyt vähintään 150 toimitusosoitetta tämän tarjouspyynnön palvelukuvauksen mukaisesta palvelusta. Kuvatun referenssikohteen palvelusopimus on ollut vähintään yhden vuoden mittainen. Kohteesta annetaan sisältöselvitys, yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero omavalvontasuunnitelman lyhyt kuvaus kuvaus laadun valvonnasta, toiminnan kehittämisestä selvitys henkilöstön hygieniaosaamisesta kuvaus ruokatuotannon ja kuljetuksen varajärjestelmästä
8 tiedot ruoanvalmistus-, ruoanpakkaus-, ja kuljetushenkilöstön ammattitaidosta ja koulutuksesta hinta sisältäen kuljetuskustannukset palvelukuvaus tarjottavasta kokonaisuudesta ja toteutuksesta, kuvauksesta on selvittävä vähintään seuraavat asiat***: o ruokatuotantosuunnitelma, joka sisältää ateriasisältösuunnitelman ja kuuden (6) viikon ruokalistan. Suunnitelmassa on huomioitava valtakunnalliset ravitsemussuositukset ja aterioiden suositeltavat annoskoot. o tarjottava malliannos; esim. sisältö (pääruoka-, kasvislisäke ja peruna/ja tai riisi, pasta) kuvailtava mitä annos sisältää ja missä suhteessa o alustava kuvaus ateriakuljetuksen reitityksestä; kuljetustiheydestä ja kuljetusajankohdasta ja kalustosta o kuvaus aterioiden tilaamisesta ja laskutuskäytännöistä. Tarjoajalla tulee olla sähköinen tilausjärjestelmä. Mikäli tämä tilausjärjestelmä on jokin muu kuin Internetin välityksellä toimiva tilausjärjestelmä, vastaa valittu toimittaja tarvittavan ohjelman toimittamisesta ja sen kustannuksista. Toimittaja vastaa myös tilausjärjestelmän käyttökoulutuksesta. kuvaus reklamaatioiden ja asiakaspalautteiden käsittelystä kuvaus asiakastyytyväisyyden mittaamismenetelmistä ja tiheydestä kuvaus ympäristöjärjestelmästä tarjoajan sähköpostiosoite tai faksinumero hankintapäätöksen lähettämistä varten Tarjoajan on tarjottava Tilaajan osoittamille kotihoitoasiakkaille ainoastaan niitä palveluita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan, sovittujen ehtojen mukaisesti. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt
9 verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken tarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoajalla tulee olla laatujärjestelmä ISO 9001 sekä ympäristösertifikaatti ISO 14001 tai tarjoajan tulee vähintään ottaa nämä standardit toiminnassaan huomioon. Tarjoajan tulee pyydettäessä osoittaa näiden sertifikaattien voimassaolo tai niiden mukaisen toiminnan osoittama laatu- ja ympäristösuunnitelma. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Ateriapalvelun hinnoittelu*** Tarjottavan palvelun ts. ateriapalvelun kuljetuksineen hinta pyydetään ilmoittaman euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinta on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinta tulee ilmoittaa tarjouspyynnön Excel- muotoisella liitteellä 5. Hintojen tulee olla kiinteät sopimuskauden kahden ensimmäisen vuoden ajan***. Sopimuskauden aikana voidaan lisätä tai poistaa asiakkaita ilman kustannusvaikutuksia, mikäli lisäys/ja tai poisto ei vaikuta merkittävästi reitin pituuteen tai ylitä aikataulutusta. Mikäli kuitenkin sopimuskauden aikana alan yleisessä hintatasossa tapahtuu oleellisia muutoksia, jotka eivät ole olleet Toimittajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Toimittajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Tilaajan kanssa kerran varsinaisen sopimuskauden aikana ja kaksi kertaa (2) puoli vuotta ennen mahdollisten optiovuosien alkua. Ensimmäinen hinnanmuutosehdotus voidaan tehdä aikaisintaan 1.11.2015. Hinnanmuutosehdotus on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on Tilaajan puolesta mahdollisesti hyväksytty. Tilaajan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta.
10 Tarjottujen hintojen tulee sisältää kaikki toimittajalle aiheutuvat kustannukset. Mitään muita maksuja ja veloituksia ei hyväksytä (esim. pientoimitus- tai laskutuslisiä, toimitus/käsittelymaksuja, matkakuluja yms.) Tarjottujen hintojen sisällettävä kaikki toimittajalle palveluntuottamisesta aiheutuvat kustannukset mm. erikoisruokavalioiden hinnoittelu ei saa poiketa hinnoitteluliitteellä ilmoitetuista hinnoista. Tarjoukseen ei saa liittää mitään hinta- ym. varaumia. Maksuehto*** 21 päivää netto. Laskutus kuukausittain jälkikäteen. Viivästyskorko korkolain mukainen. Viivästyssakko*** Toimituksen viivästyessä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 50 euroa (alv 0 %) jokaiselta alkavalta tunnilta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakkoa peritään niin kauan, kunnes palvelun suorittaminen aloitetaan tai Toimittaja ilmoittaa, ettei pysty palvelua suorittamaan. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. Lisäksi Tilaajalla on oikeus palvelun keskeytyessä hankkia korvaava ateriapalvelu haluamastaan paikasta ja laskuttaa kyseinen palvelu Toimittajalta. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan liitteen 7 mukaisia julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 TAVARAT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-7) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi.
11 Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää hintatietoa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta sisäänjättöpäivästä lukien. Tarjousten palautus*** Tarjoukset on palautettava viimeistään 29.9.2014 klo 15.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Ylöjärven kaupunki, Perusturvakeskus, Kuruntie 10 33480 Ylöjärvi. Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä:. Tarjous/ Ylöjärven kaupungin kotihoidon ateriapalvelut Tarjouksen pyytäjä ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Tarjouksen pyytäjällä on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien tarjouspyynnön ehtoja.
12 Lisätiedot Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla 12.9.2014 klo 12.00 mennessä osoitteeseen anu.kallio@ylojarvi.fi, sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö kotiaterioista Allekirjoitus AnuKallio Kotihoitopäällikkö Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Ylöjärven kaupungin verkkosivuilla osoitteessa: http://www.ylojarvi.fi viimeistään 16.9.2014 ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun määräaikaan mennessä. Liitteet Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liite 4: Liite 5: Liite 6: Liite 7: Kelpoisuudelle asetetut vaatimukset Palvelukuvaus Kylmien kotiaterioiden kriteerit ja laatuvaatimukset Kotiaterioiden kuljetusta koskevat kriteerit ja vaatimukset Tarjouslomake Avainohje JYSE 2014 (tavarat, palvelut)