YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN RENGASHUOLTOPALVELU. Tarjouspyyntö

Transkriptio

1 YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN RENGASHUOLTOPALVELU Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia Ylöjärven kaupungin omistaman kaluston rengashuoltopalvelusta

2 Sisällys 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY HANKINNAN KOHDE HANKINTAMENETTELY VAATIMUKSET SOPIMUSKAUSI*** HANKINNAN ARVO PALVELUN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET*** RENKAIDEN HANKINTA MUUT PALVELUA JA SEN SISÄLTÄMIEN RENKAIDEN HANKINTAA KOSKEVAT VAATIMUKSET*** TILAAMINEN*** VIIVÄSTYSSAKKO*** OSATARJOUKSET*** VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** HANKINNAN JAKAMINEN PALVELUN HINNOITTELU*** HINNANMUUTOKSET LISÄT JA KULUT*** MAKSUEHTO JA LASKUTUS *** TARJOUKSET*** TARJOTTAVA PALVELU PALVELUNTARJOAJAN SOVELTUVUUS*** ALIHANKINTA*** TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET SOPIMUSEHDOT*** HANKINTAPÄÄTÖS TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA*** TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN*** LISÄTIEDOT ALLEKIRJOITUS LIITTEET (12)

3 3 (12) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Kilpailuttaja) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa osakkailleen julkisia hankintapalveluja. Kilpailuttaja on lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 4 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. Tällä tarjouspyynnöllä Kilpailuttaja kilpailuttaa Ylöjärven kaupungin (jäljempänä Tilaaja) omistaman kaluston rengashuoltopalvelun erillisenä toimeksiantona Tilaajalle. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena on Tilaajan omistaman kaluston rengashuoltopalvelu (jäljempänä Palvelu). Palvelu pitää sisällään Tilaajan omistaman kaluston renkaiden kausisäilytyksen Palveluntuottajan tiloissa, renkaiden paikkaukset, vaihdot ja kausivaihdot. Kausivaihto sisältää renkaiden irrotuksen, asennuksen (vaihdon), pesun ja tasapainotuksen. Palvelu sisältää myös Tilaajan tarpeen mukaan uusien renkaiden hankinnan kaluston ajoneuvoihin. Tilaajan kalustoon kuuluvien ajoneuvojen tämän hetkinen määrä ja Palvelun tarpeen kulutusmääräarvio sopimuskauden aikana on ilmoitettu tarjouspyynnön liitteellä 1. Palvelun tarpeen kulutusmääräarviot sopimuskauden aikana ovat arvioita eivätkä sido Tilaajaa. Myös kaluston määrä saattaa vaihdella sopimuskauden aikana. Hankinnan kohteena olevan Palvelun tarkemmat vaatimusmäärittelyt on kuvattu kohdassa 7 Palvelun vähimmäisvaatimukset*** ja tarjouspyynnön liitteellä 1. Palveluntarjoajan tarjoaman Palvelun tulee täyttää kaikki tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteellä 1 esitetyt ehdottomat vaatimukset. 3 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat Palveluntarjoajat voivat jättää tarjouksen.

4 4 (12) 4 VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavan palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 5 SOPIMUSKAUSI*** HANKINNAN ARVO Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %). 7 PALVELUN VÄHIMMÄISVAATIMUKSET*** 7.1 Renkaiden hankinta Tarjous tulee antaa tarjouspyynnön tarjouslomakkeella (liite 1). Hankinnan kohteena olevan Palvelun tarkemmat vaatimusmäärittelyt on kuvattu tarjouspyynnön tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjoajan tulee tarjota kaikkia tarjouslomakkeen (liite 1) positioita. Palvelu pitää sisällään Tilaajan omistaman kaluston renkaiden kausisäilytyksen Palveluntuottajan tiloissa, renkaiden paikkaukset, vaihdot ja kausivaihdot. Kausivaihto sisältää renkaiden irrotuksen, asennuksen (vaihdon), pesun ja tasapainotuksen. Palvelu sisältää myös Tilaajan tarpeen mukaan uusien renkaiden hankinnan kaluston ajoneuvoihin. Tarjoajalla tulee olla toimipiste Ylöjärven kaupungin alueella, jossa Palvelua suoritetaan. Palvelu sisältää Tilaajan tarpeen mukaan uusien renkaiden hankinnan Tilaajan kaluston ajoneuvoihin. Tarjouspyynnön tarjouslomakkeella (liite 1) tarjoajan tarjoamat renkaat katsotaan sopimuskaudella sopimustuotteiksi. Tilaajalla on oikeus määritellä tarvitsemansa renkaat. Kaluston renkaat uusitaan Tilaajan määrittelemän tarpeen mukaan. Ajoneuvoihin hankittavien renkaiden tulee olla käytettävissä Suomessa ja täyttää Euroopan Unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset. Ajoneuvoihin

5 5 (12) hankittavien renkaiden tulee olla uusia (ei pinnoitettuja) ja näiden tulee olla valmistettu enintään 24 kuukautta ennen niiden toimittamista Tilaajalle. Palveluntuottajan tulee huolehtia käytöstä poistettujen renkaiden poiskuljetus ja lainmukainen hävittäminen omalla kustannuksellaan. Henkilö-, paketti- ja kuorma-autoissa renkaiden hankinta pitää sisällään kesä- ja talvirenkaiden hankinnat. Traktoreissa ja pyöräkuormaajissa on samat renkaat vuoden ajasta riippumatta. Kaikkiin kaluston ajoneuvoihin ei renkaita sopimuskauden aikana välttämättä hankita, mutta niitä on mahdollisuus tarvittaessa hankkia Palveluntuottajan ja Tilaajan välisen sopimuksen nojalla. 7.2 Muut Palvelua ja sen sisältämien renkaiden hankintaa koskevat vaatimukset*** Tarjoaja on vastuussa tarjouksestaan, että sen tarjoama Palvelu ja renkaat täyttävät tarjouspyynnön tarjouslomakkeella (liite 1) mainitut tekniset vaatimukset. Tarjoajan tarjoamien uusien hankittavien renkaiden (tarjouslomake, liite 1) osalta tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa tarjoajan voimassa oleva hinnasto (esimerkiksi tarjoajan julkinen hinnasto). Mikäli renkaita ei pysty tarjoajan liittämästä hinnastosta todentamaan, tulee tarjoajan liittää hinnaston lisäksi joko tuoteluettelo tai internet sivujen tarkka www-osoite (tarkka www-osoite tarkoittaa osoitetta, joka vie suoraan sivustolle, jossa tarjoajan tarjoama rengas on nähtävissä), josta tarjoajan tarjoamat renkaat ovat todennettavissa joko renkaan nimellä tai tarjouslomakkeella ilmoitetulla tuotenumerolla. 8 TILAAMINEN*** Tämän tarjouskilpailun perusteella Tilaaja tai Tilaajan edustaja tilaa tarvitsemansa Palvelun suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta Palveluntuottajalta. Tilaajalla on oikeus määritellä tarvitsemansa Palvelu. Tilaaja tilaa tarvitsemansa Palvelun puhelimitse tai sähköpostitse. Palveluntuottaja vahvistaa Tilaajan tilauksen kirjallisesti. Renkaiden kausivaihto (sis. renkaiden irrotuksen, asennuksen (vaihdon), pesun ja tasapainotuksen) Renkaiden kausivaihto suoritetaan Palveluntuottajan tiloissa korkeintaan viiden (5) arkivuorokauden kuluessa Palvelun tilauksen jättämisestä.

6 6 (12) Renkaiden säilytys Sopimuskauden alkaessa Tilaaja tuo kalustonsa säilytystä tarvitsevat renkaat säilytykseen Palveluntuottajan tiloihin. Palveluntuottaja vastaa renkaiden säilytyksen järjestämisestä Tilaajan kaluston renkaille. Sopimuskauden aikana renkaat jäävät säilytykseen aina kausivaihdon yhteydessä. Säilytettävien renkaiden määrä voi vaihdella sopimuskauden aikana. Renkaiden paikkaus ja vaihto Renkaan paikkaus ja vaihto (esim. rikkoutuneen yksittäisen renkaan vaihto) suoritetaan Palveluntuottajan tiloissa korkeintaan kahden (2) arkivuorokauden kuluessa Palvelun tilauksen jättämisestä. Renkaiden hankinta Tilaaja tai Tilaajan edustaja käy keväisin ja/tai syksyisin ennen renkaiden kausivaihtojen aloittamista kaikki Tilaajan kalustoon kuuluvat renkaat läpi. Tämän katselmoinnin pohjalta Tilaaja tai Tilaajan edustaja päättää tarpeen kalustonsa ajoneuvoihin hankittavista uusista renkaista. Tilajaa tai Tilaajan edustaja tekee rengastilauksen Palveluntuottajalle. Tarjouslomakkeella määriteltyjen renkaiden toimitus ja vaihtoaika on korkeintaan viisi (5) arkivuorokautta Palvelun tilauksesta. Mikäli Tilaaja hankkii sopimuskauden aikana muita kuin tässä tarjouskilpailutuksessa kilpailutettuja renkaita, sitoutuu Palveluntuottaja noudattamaan 5 arkivuorokauden toimitusaikaa, mikäli kyseiset renkaat hankitaan Palveluntuottajalta ja kyseessä ei ole erikoisrenkaat. 9 VIIVÄSTYSSAKKO*** Palvelun toimituksen tai suorituksen viivästyessä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Palveluntuottaja ylittää sovitun Palvelun toimitus- tai suoritusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan Palvelun tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Palveluntuottajalle tapahtuvista maksusuorituksista.

7 7 (12) 10 OSATARJOUKSET*** Osatarjouksia ei hyväksytä. 11 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 12 HANKINNAN JAKAMINEN Palvelun hankinta tullaan toteuttamaan yhdeltä tarjouskilpailussa parhaiten menestyneeltä Palveluntarjoajalta. 13 PALVELUN HINNOITTELU*** Tarjottavan Palvelun hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1. Palveluntarjoajan tulee ilmoittaa tarjouspyynnön tarjouslomakkeella (liite 1) hintatiedot kaikille tarjouslomakkeella määritellyille positioille. Hintojen on sisällettävä kaikki renkaiden kierrätysmaksut tms. lakisääteiset maksut. Sopimuskauden aikana voidaan lisätä tai poistaa kaluston ajoneuvoja ilman kustannusvaikutuksia Palvelun hinnoitteluun Hinnanmuutokset Palvelun hintojen tulee olla kiinteät sopimuskauden ajan. Mikäli kuitenkin sopimuskauden aikana alan yleisessä hintatasossa tapahtuu oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Palveluntuottajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Palveluntuottajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Tilaajan kanssa kerran varsinaisen sopimuskauden aikana. Hinnanmuutosehdotus tulee esittää kirjallisesti Tilaajalle ja siinä on selvitettävä perusteet hinnanmuutokselle. Ensimmäinen hinnanmuutosehdotus voidaan tehdä aikaisintaan Hinnanmuutosehdotus on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä

8 8 (12) hinnanmuutoksen perusteet. Mikäli Tilaaja hyväksyy hinnanmuutoksen, se astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on Tilaajan puolesta hyväksytty. Tilaajan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta. 14 LISÄT JA KULUT*** Palveluntarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut. Toisin sanoen laskutus- tai muita vastaavia lisiä, matkakorvauksia, hallintoja toimistokuluja ei hyväksytä. 15 MAKSUEHTO JA LASKUTUS *** Laskun maksuehto on 21 päivää netto Palvelun hyväksytystä suorittamisesta ja laskun saapumisesta Tilaajille. Jos Tilaaja ei maksa hyväksyttävää laskua viimeistään eräpäivänä, on Palveluntuottajalla oikeus periä korkolain mukaista viivästyskorkoa. Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan Tilaajan ja Palveluntuottajan kesken tarkemmin. 16 TARJOUKSET*** Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnön tarjouslomakkeella (liite 1). Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouslomakkeella hintatiedot kaikelle tarjouslomakkeella määritellylle Palvelulle. 17 TARJOTTAVA PALVELU Kilpailuttaja korostaa, että Palveluntarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan Palvelua, jota se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti tuottamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Tämä ei kuitenkaan estä Palveluntuottajaa tekemästä innovatiivisia ratkaisuja, esimerkiksi parantamalla ja kehittämällä Palveluaan sopimuskauden aikana. Mikäli valitun Palveluntuottajan tarjouksessaan tarjoama Palvelu muuttuu sopimuskauden aikana, tulee uuden palvelun olla ominaisuuksiltaan vähintään vastaava kuin tarjouksen Palvelu. Mikäli Palveluntuottaja haluaa

9 9 (12) tuoda palvelun parannuksia/uudistuksia Tilaajan käyttämään Palveluun, on siihen saatava Tilaajan hyväksyntä. Tilaaja ei sitoudu ostamaan kiinteää määrää Palvelua Palveluntuottajalta sopimuskauden aikana, vaan Palvelua ostetaan tarpeen mukaan tämän kilpailutuksen ehdoin. 18 PALVELUNTARJOAJAN SOVELTUVUUS*** Palveluntarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Palveluntarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Kaiken Palveluntarjoajan palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. 19 ALIHANKINTA*** Palveluntuottaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviä alihankkijalla. Tarjouksesta on käytävä ilmi ne tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana. Tarjouksessa on ilmoitettava alihankkijoiden nimet ja yhteystiedot sekä vastuuhenkilö. Alihankkijaa koskevat samat velvollisuudet kuin Palveluntuottajaa. Palveluntuottaja vastaa alihankkijansa työstä niin kuin omastaan. Mikäli Palveluntuottaja vaihtaa alihankkijaa sopimuskauden aikana, tulee vaihdokselle saada Tilaajan hyväksyntä. 20 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksessa on ilmoitettava Palveluntarjoajan Y-tunnus. Tarjouksen ja sen kaikkien liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoukseen on liitettävä vähintään: - tarjouspyynnön tarjouslomake (liite 1) täydennettynä Palveluntarjoajan antamilla tiedoilla

10 10 (12) - Tarjoajan voimassa oleva hinnasto (esimerkiksi tarjoajan julkinen hinnasto). (Sähköinen versio riittää, mikäli se on tarjouksen liitteenä esimerkiksi muistitikulla) o Tarjoajan tarjoamien uusien hankittavien renkaiden (tarjouslomake, liite 1) osalta tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa tarjoajan voimassa oleva hinnasto (esimerkiksi tarjoajan julkinen hinnasto). Mikäli renkaita ei pysty tarjoajan liittämästä hinnastosta todentamaan, tulee tarjoajan liittää hinnaston lisäksi joko tuoteluettelo tai internet sivujen tarkka www-osoite (tarkka wwwosoite tarkoittaa osoitetta, joka vie suoraan sivustolle, jossa tarjoajan tarjoama rengas on nähtävissä), josta tarjoajan tarjoamat renkaat ovat todennettavissa joko renkaan nimellä tai tarjouslomakkeella ilmoitetulla tuotenumerolla. Palveluntarjoajan tulee liittää tarjoukseensa alla vaaditut todistukset (esimerkiksi Tilaajavastuu.fi tai vastaavalta sivuilta tulostetut raportit, joista käy ilmi vähintään vastaavat alla pyydetyt tiedot). Seuraavat selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia: verovelkatodistus ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta 21 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy halvimman hinnan perusteella. Tarjoajan vertailuhinta muodostuu, kun tarjouslomakkeella (liite 1) tarjoajan ilmoittamat positiokohtaiset nettohinnat kerrotaan positiokohtaisella sopimuskauden Palveluntarpeen kulutusmääräarviolla ja näin saadut positiokohtaiset vertailuhinnat lasketaan yhteen. 22 SOPIMUSEHDOT*** Hankinnassa noudatetaan liitteen 2 mukaisia julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-2) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien sopimus- tai toimitusehtojen sekä alan yleisten ehtojen liittäminen

11 11 (12) tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. 23 HANKINTAPÄÄTÖS Ylöjärven kaupunki tekee hankintapäätöksen Palvelun hankinnasta. Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan tarjouksessaan ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Palveluntarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, Palveluntarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Palveluntarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 24 TARJOUKSEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa saakka. 25 TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN*** Tarjoukset on jätettävä viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie PIRKKALA Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: Ylöjärven kaupungin Rengashuoltopalvelu. Kilpailuttaja ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Kilpailuttajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia

12 12 (12) vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia Kilpailuttajan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja kohtaan. 26 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjouksen laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään mennessä sähköpostilla alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Ylöjärven kaupungin rengashuoltopalvelu". Kaikki Kilpailuttajalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Tilaajan internet-sivuilla mennessä osoitteessa: ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään asti. 27 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Marjatta Heikkilä hankinta-asiantuntija 28 LIITTEET Liite 1 Liite 2 Tarjouslomake JYSE 2014 PALVELU