SAIRAALA- JA HOIVASÄNGYT TRH109

Transkriptio

1 SAIRAALA- JA HOIVASÄNGYT TRH109 Tarjouspyyntö Tällä tarjouspyynnöllä pyydetään tarjouksia sairaala- ja hoivasängyistä Akaan, Nokian ja Ylöjärven kaupungeille sekä Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kunnille. Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy

2 2 (11) Sisältö 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY HANKINNAN KOHDE HANKINTAMENETTELY HANKINNAN VAATIMUKSET HANKINNAN ARVO SOPIMUSKAUSI*** OSATARJOUKSET*** VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** SAIRAALA- JA HOIVASÄNKYJEN VAATIMUKSET*** TILAAMINEN TOIMITUSAIKA*** TOIMITUSEHTO*** VIIVÄSTYSSAKKO*** TUOTTEIDEN TAKUU*** KOULUTUKSET*** TUOTTEIDEN HINNOITTELU*** ALENNUSPROSENTTI PALVELUMAKSU*** LISÄT JA KULUT*** MAKSUEHTO*** LASKUTUS*** TARJOUKSET*** TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** TARJOAJAN SOVELTUVUUS*** HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET SOPIMUSEHDOT TARJOUSTEN PALAUTUS*** LISÄTIEDOT ALLEKIRJOITUS LIITTEET... 11

3 3 (11) 1 KUNTIEN HANKINTAPALVELUT KUHA OY Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy (jäljempänä Asiakas) on Kangasalan, Lempäälän, Pirkkalan ja Vesilahden kuntien sekä Nokian, Oriveden ja Ylöjärven kaupunkien (jäljempänä Kehyskunnat) omistama hankintaosakeyhtiö, joka tuottaa julkisia hankintapalveluja. Asiakas on lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 4 :n tarkoittama yhteishankintayksikkö. 2 HANKINNAN KOHDE Hankinnan kohteena ovat sairaala- ja hoivasängyt. Kehyskunnille (pois lukien Orivesi) sekä Akaan kaupungille. Hankinta on jaettu kahteen osaan: OSA 1: Sairaalasängyt OSA 2: Hoivasängyt ja yöpöydät 3 HANKINTAMENETTELY Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on jätetty julkaistavaksi HILMA -palvelussa ( HANKINNAN VAATIMUKSET Tarjouksen ja tarjottavien tuotteiden ja palvelun tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. 5 HANKINNAN ARVO Hankinnan arvioitu arvo on noin euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin euroa (alv 0 %) mukaan lukien mahdolliset optiovuodet. Hankinnan arvioitu arvo jakaantuu vuositasolla osien mukaan seuraavasti: osa 1: osa 2: SOPIMUSKAUSI*** vuoden optiot.

4 4 (11) Mahdollisten optioiden käytöstä sovitaan erikseen Asiakkaan ja tarjouskilpailussa parhaiten sijoittuneen tarjoajan (jäljempänä Toimittaja) kanssa ja mennessä. Mikäli ensimmäinen optiovuosi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin saakka ja mikäli myös toinen optiovuosi otetaan käyttöön, on sopimus voimassa entisin ehdoin saakka. 7 OSATARJOUKSET*** Tarjoaja voi tarjota osia 1 tai 2. Osat vertaillaan erillisinä. Tarjoajan on kuitenkin tarjottava tarjoamansa osan (Tarjouslomake, tarjouspyynnön liite 1) kaikkia tuotepositioita (Positio). Tarjouskilpailu ratkaistaan osakohtaisesti. 8 VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 9 SAIRAALA- JA HOIVASÄNKYJEN VAATIMUKSET*** Sairaala- ja hoivasänkyjen (jäljempänä Tuotteet) yksilöinti ja vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjoajan on tarjouksessaan osoitettava, että tarjotut Tuotteet täyttävät liitteellä 1 mainitut vähimmäisvaatimukset. Vähimmäisvaatimusten todentamiseksi tarjoajan tulee liittää kuvat ja vaatimukset todentavat tarkat tuotetiedot tarjoukseensa, jokaisesta vertailtavasta Tuotteesta. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjoukseen liitetyistä tuotetiedoista on tarkistettavissa kaikkien vähimmäisvaatimusten täyttyminen. Tarjoajan Tuotteilla tulee olla suomenkieliset käyttöohjeet. 10 TILAAMINEN Tämän tarjouskilpailun perusteella Kehyskunnat (pois lukien Orivesi) ja Akaan kaupunki (jäljempänä Tilaajat) tilaavat tarvitsemansa Tuotteet suoraan tarjouskilpailun perusteella valitulta Toimittajalta. 11 TOIMITUSAIKA*** Tarjouspyynnön liitteellä 1 tarjottujen Tuotteiden toimitusaika saa olla enintään 14 vuorokautta kun tilauserä on 1-3 kpl. Muiden sopimustuotteiden ja suurempien tilauserien mahdollisesti poikkeavat toimitusajat tulee tarjoajan ilmoittaa tarjouksessaan. Varaosien ja lisävarusteiden toimitusaika saa olla enintään seitsemän (7) vuorokautta.

5 5 (11) 12 TOIMITUSEHTO*** TOP Kehyskuntien ja Akaan kaupungin yksiköt, toimipisteet tai vastaavat FIN01. Tuotteet toimitetaan Tilaajan ilmoittamaan toimituspaikkaan perille sisätiloihin. Hintaan sisältyy myös sänkyjen purku pakkauksista, käyttökuntoon saattaminen ja pakkausmateriaalien pois vienti. 13 VIIVÄSTYSSAKKO*** Toimituksen viivästyessä Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästymisestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan kolme (3) prosenttia jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisenaan tuotteen tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa käyttöön, ja sitä peritään enintään 10 viikolta. Tilaajalla tai vastaavalla on oikeus vähentää viivästyssakot Toimittajalle tapahtuvista maksusuorituksista. 14 TUOTTEIDEN TAKUU*** Tuotteiden rungon vähimmäistakuuaikavaatimus on 10 vuotta ja muiden osien vähimmäistakuuaikavaatimus on kolme (3) vuotta. Takuuajan laskenta alkaa tuotteen toimituspäivästä (Tilaajan kuittaus vastaanottamisesta tulee olla esim. rahtikirjassa). Takuun tulee kattaa mm. - materiaalivirheet - epätavallisen nopea kuluminen tai vaurioituminen normaalissa käytössä - rikkoutuminen normaalissa käytössä (pois luettuna ilkivalta tai muu tahallinen vaurioittaminen) Mahdolliset takuukorjaukset tehdään veloituksetta Tilaajan toimipisteessä tai vaihtoehtoisesti Toimittajan toimipisteessä, jolloin Toimittaja vastaa myös korjattavan Tuotteen noudosta ja palautuksesta omalla kustannuksellaan. Takuuaikana huollon ja korjauksen vasteaika työnaloitukseen on 24 tuntia takuutyöilmoituksesta.

6 6 (11) 15 KOULUTUKSET*** Lyhyt käyttökoulutus pidetään tuotteen vastaanottaville henkilöille tarvittaessa. Lisäksi tarjoaja sitoutuu järjestämään Tuotteiden laajempia käyttökoulutuksia sekä huoltokoulutuksia Tilaajan edustajille (ilman erillistä kustannusta) sopimuskuntien alueella Tilaajien kanssa erikseen niin sovittaessa. 16 TUOTTEIDEN HINNOITTELU*** Tarjottavien Tuotteiden ja pyydettyjen varaosien sekä lisävarusteiden hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Hinnat tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 1. Tuotteiden hintojen ja alennusprosenttien tulee sisältää tarjouspyynnön kohdassa 18 Palvelumaksu*** määritelty Asiakkaalle tilitettävä palvelumaksu. Muiden tuotteiden hinnoittelu Sopimustuotteiksi katsotaan myös tarjoajan tarjoukseensa liittämän nettohinnaston Tuotteet tai tarjoajan muun hinnaston Tuotteet, joille on myönnetty alennusprosentti tarjouksessa (tarjouspyynnön liite 2, alennusprosentit) kohdan 17 Alennusprosentti mukaisesti. Tällaisen sopimustuotteeksi katsottavan tuotteen alennusprosentti ei voi olla nolla (0 %). Nettohinnastolla tarkoitetaan tarjoajan tähän tarjouskilpailuun laatimaa hinnastoa, jolla tarjoaja osoittaa, että nettohinnaston Tuotteet ovat edullisemmat kuin tarjoajan tavanomaiset myyntihinnat. Hinnanmuutokset Sopimustuotteiden hintojen tulee olla kiinteät koko sopimuskauden mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Mikäli kuitenkin sopimuskauden aikana alan yleisessä hintatasossa tapahtuu oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Toimittajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Toimittajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Asiakkaan kanssa optiokaudelle. Hinnanmuutosehdotus on tehtävä kirjallisesti ja siinä on selvitettävä hinnanmuutoksen perusteet. Hinnanmuutos astuu voimaan aikaisintaan yhden (1) kuukauden kuluttua siitä päivästä, jolloin hinnanmuutosehdotus on Asiakkaan puolesta hyväksytty. Asiakkaan on ilmoitettava kantansa hinnanmuutosehdotukseen kuukauden kuluessa ehdotuksen vastaanottamisesta.

7 7 (11) Toimittajan tulee taata, että sopimustuotteiden hinnat eivät missään tilanteessa saa olla korkeammat kuin samanaikaisesti voimassa oleva Toimittajan virallinen hinnasto tai virallinen kampanjahinta. 17 ALENNUSPROSENTTI Mikäli Tarjoaja ei ole liittänyt tarjoukseensa erillistä muiden tuotteiden nettohinnastoa, tulee Tarjouspyynnön liitteellä 2 ilmoittaa alennusprosentit tuoteryhmittäin tai tarjoajan haluamalla tavalla kaikista muista, kuin vertailtavista (liitteellä 1 ilmoitetuista), tarjoajan tarjoamista Tuotteista. Alennusprosentin mukainen alennus lasketaan tarjoukseen liitetystä hinnastosta tai voimassa olevasta julkisesta hinnastosta. Hinnastosta tulee käydä ilmi liitteellä 2 ilmoitetut tuoteryhmät. Tuotteiden alennusprosenttien tulee olla kiinteät koko sopimuskaudelle mukaan lukien mahdollinen optiokausi. Alennusprosentissa tulee olla huomioitu tarjouspyynnön kohdan 18 Palvelumaksu*** mukainen palvelumaksu 18 PALVELUMAKSU*** Asiakas aloittaa palvelumaksun perimisen Toimittajalta sopimuksen ensimmäisestä voimassaolo päivästä. Palvelumaksun suuruus on 1,0 prosenttia (+ kulloinkin voimassa oleva arvolisävero %) Toimittajan Tuotteiden arvonlisäverottomasta (alv 0 %) kokonaismyynnistä Tilaajille. Kaikkien tarjoajan tarjoamien hintojen ja alennusprosenttien tulee sisältää tässä kohdassa kuvattu palvelumaksu. Toimittaja maksaa Asiakkaalle palvelumaksun kolme (3) kertaa vuodessa. Palvelumaksu maksetaan Asiakkaalle jälkikäteen laskutusjakson päätyttyä. Toimittaja lähettää sopimuskauden toimituksista Asiakkaalle 3 kertaa vuodessa yhteenvetoraportin, josta näkyy laskutusjakson aikana tilatut Tuotteet ja kokonaismyynti (alv 0 %) tilaajakunnittain. 19 LISÄT JA KULUT*** Tarjoajan tarjoamien hintojen tulee sisältää kaikki lisät ja kulut, myös kohdan 18 Palvelumaksu*** aiheuttamat kustannukset. Toisin sanoen laskutus-, pakkaus-, kuljetus- tai muita vastaavia lisiä ja toimistokuluja sekä palvelumaksulisiä ei hyväksytä. 20 MAKSUEHTO*** 21 päivää netto tavaran hyväksytystä vastaanotosta ja laskun saapumisesta.

8 8 (11) 21 LASKUTUS*** Tarjoajalla tulee olla mahdollisuus sähköiseen laskutukseen. Sähköisestä laskutuksesta sovitaan Toimittajan kanssa kunnittain. 22 TARJOUKSET*** Tarjous tulee tehdä Tuotteiden osalta liitteenä 1 olevalla tarjouslomakkeella. 23 TARJOUSTEN VOIMASSAOLOAIKA*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa vähintään asti. 24 TARJOUKSEN SISÄLTÖ*** Tarjoukseen on liitettävä: Tarjouspyynnön liite 1 täydennettynä tarjoajan antamilla tiedoilla Tarjouspyynnön liite 3 tai liite 4, sen mukaan haluaako tarjoaja käyttää Hankintayksikön tekemää soveltuvuuslomaketta vai yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjan vakiolomaketta (ESPDlomake, Word-versio) Kuvat ja tuotetiedot vertailtavista tuotteista Nettohinnasto tai Tarjoajan muu hinnasto tai www -osoite hinnastoon Internetissä sekä tästä hinnastosta annettavat alennukset ilmoitettuna alennusprosenttilomakkeella (liite 2) tarjoajan sähköpostiosoite hankintapäätöksen lähettämistä varten Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. 25 TARJOAJAN SOVELTUVUUS*** Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 3. Tarjoaja voi käyttää soveltuvuutta koskevien tietojen antamiseen joko Hankintayksikön soveltuvuuslomaketta (liite 3) tai tarjoaja voi halutessaan käyttää Hankintayksikön kysymien soveltuvuusvaatimusten täyttymisen näyttämiseen myös yhteistä eurooppalaista hankinta-asiakirjan vakiolomaketta (ESPD-lomake) EU:n hankintadirektiivin (2014/24/EU)mukaisesti. Jos tarjoaja käyttää yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan vakiolomaketta, tulee tarjoajan täyttää tarjouspyynnön liitteenä 4 oleva lomakkeen Word-versio.

9 9 (11) Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. 26 HANKINNAN VALINTA- JA VERTAILUPERUSTEET Tarjoukset vertaillaan osittain. Hankintasopimuksen tekoperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy alla esitetyillä arviointiperusteilla ja painoarvoilla. Vertailupisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Vertailuhinta painoarvo 85 % Laatu painoarvo 15 % Vertailuhinta: Tarjouspyynnön liitteillä 1 ilmoitettujen Positioiden (sängyt, varaosat ja lisävarusteet) tarjoushinnat lasketaan yhteen. Halvin tarjottu kokonaishinta saa 85 pistettä. Muiden tarjousten vertailuhintojen painoarvot lasketaan seuraavasti: halvin tarjottu vertailuhinta / tarjouksen vertailuhinta x 85 pistettä. Laatu: Laatua arvioidaan alla olevilla perusteilla. Tarjoajan on ilmoitettava laatuun liittyvät asiat tarjouslomakkeella (tarjouspyynnön liite 1), niille varatuissa kohdissa ja tarjoukseen on liitettävä myös näissä kohdissa pyydetyt selvitykset laadun todentamiseksi. 1. Takuuaika, pisteitä 0 tai 10 Tarjoajan tarjoaman Tuotteen muiden osien kuin rungon takuuaika on vähintään viisi (5) vuotta; tarjoaja saa 10 pistettä. 2. Nousutuen kiinnittäminen, pisteitä 0 tai 5 nousutuen kiinnittäminen/puolen vaihto on helppoa. Hoitohenkilöstö voi hoitaa sen itse; tarjoaja saa 5 pistettä. Tarjoajan saamat laatupisteet lasketaan yhteen. Eniten laatupisteitä saanut tarjous saa laadusta 15 vertailupistettä. Muiden tarjousten laadun vertailupisteet: (tarjouksen laatupisteet yhteensä / suurin laatupistemäärä yhteensä) x 15.

10 10 (11) Tarjousten vertailusta voi saada enintään 100 pistettä. Vertailuhinnasta ja laadusta saadut pisteet lasketaan yhteen ja eniten pisteitä saanut tarjoaja valitaan osan toimittajaksi. 27 SOPIMUSEHDOT Hankinnassa noudatetaan liitteen 5 mukaisia julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 TAVARAT). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden (liitteet 1-5) kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 129 :n mukaan EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen tarjousvertailussa käytettävää kokonaishintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. 28 TARJOUSTEN PALAUTUS*** Tarjoukset on palautettava viimeistään klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen:

11 11 (11) Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Suupantie PIRKKALA Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä: SAIRAALA- JA HOIVASÄNGYT TRH109. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. 29 LISÄTIEDOT Tarjoajien syrjimättömän ja tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi tarjousten laadintaa ja tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin vastataan ainoastaan kirjallisesti. Kysymykset tulee esittää viimeistään mennessä sähköpostilla alla mainittuun osoitteeseen. Sähköpostin otsikkona tulee olla "Lisätietopyyntö: Sairaala- ja hoivasängyt TRH109". lisatiedot@kuhaoy.fi Kaikki Asiakkaalle esitetyt kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat luettavissa Asiakkaan internet-sivuilla mennessä osoitteessa: ja ovat näkyvillä tarjousten viimeiseen jättöpäivään asti. 30 ALLEKIRJOITUS Kuntien Hankintapalvelut KuHa Oy Kaisa Kokkonen hankinta-asiantuntija 31 LIITTEET Liite 1: Liite 2: Liite 3: Liite 4: Liite 5: Tarjouslomake ja vähimmäisvaatimukset Alennusprosentti lomake Tarjoajan soveltuvuus ESPD-lomake JYSE 2014 TAVARAT