Miten mukaan julkisiin hankintoihin Keminmaa 15.11.2013
EKOCENTRIA JA KESTÄVÄT HANKINNAT -HANKE - EkoCentria on Savon koulutuskuntayhtymän yhteydessä toimiva valtakunnallinen kehittämisyksikkö - Tavoitteena kestävän ruokaketjun edistäminen - Valtakunnallisia ja alueellisia hankkeita - MMM, ESR, Savon koulutuskuntayhtymä - www.ekocentria.fi 21.11.2013 2
21.11.2013 3
Elintarvikkeiden tuonnin kasvu TUOTE 2000 2011 2000 2011 milj. tn Ruokaleipä 10,6 30,8 7 106 20 478 Tuore kala 35,0 156,3 9 471 40 142 Kalapakasteet 17,5 33,3 6 248 7 366 Perunapakasteet 9,7 23,6 13 262 26 899 Marjapakasteet 15,7 38,6 11 469 15 614 Vihannespakasteet 15,3 27,3 19 052 28 920 Hillot 2,8 8,9 1 902 5 508 Hedelmäsäilykkeet 32,0 63,9 26 438 40 429 Hedelmät 183,5 276,1 233 225 268 907
Julkisten ruokapalveluiden merkitys Julkisia ammattikeittiöitä n. 9 200 kpl (ml. jakelukeittiöt), aterioita 419 milj./ vuosi (HoReCa-rekisteri 2011, Taloustutkimus oy) Julkinen sektori käyttää vuosittain n. 350 milj. euroa ruoan ja raaka-aineiden hankintaan Vaikuttavat yksilön, yhteisön ja ympäristön hyvinvointiin Kasvatuksellinen/ ruokavalintoja ohjaava rooli Ruoan ja ruoantekijöiden arvostuksen edistäjä/ Ruokakulttuurin edistäjä Luo kysyntää/merkittävä markkinakanava yrityksille Alueellisen elinkeinon kehittäjä 21.11.2013 5
21.11.2013 6
Kestävät hankinnat -hanke julkisten ruokapalveluiden hankintaosaamisen edistäminen tuottaa malleja kestävien elintarvikevalintojen kilpailutusprosesseista Hankehallinnointi EkoCentria Osatoteuttajat MTK, MTT, Kuule Oy Rahoitus maa- ja metsätalousministeriön Laatuketju 21.11.2013 7
ISS, Kruunupyyn kuntaruokailukohteet Kuoripäällinen peruna, Paikallisia tuotteita keskitetyn logistiikan kautta? ÖSTERBOTTEN, SÖFUK/Yrkesakademin Luomuleipä oppilaitoksen ruokapalveluihin NAANTALI Naantalin ruokapalvelut Sesonginmukainen kalajaloste, Yhteistyö Turun seudullisen hankintatoimen kanssa MERI-LAPPI Meri-Lapin kuntapalvelut, Pororouhe Aloite seutuvaltuustolle, lähiruokapäivä 21.11.2013 8 ESPOO Espoo Catering Mansikkasose vanhusten ruokapalveluihin RAUTALAMPI Marjapirtelö välipalaksi kouluun ja vanhustenruokailuun JOENSUU/ PKSSK Jorma ohra sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen toimipisteissä LAPPEENRANTA Saimaan Tukipalvelut Oy, Ruisleipä ja ohrarieska, tuotetestaus KeHan PILOTIT
ELINKAARIANALYYSIT - MTT Voisiko elinkaarianalyysin tuloksista löytyä tulevaisuudessa hankintakriteerejä? (LCA, s-lca) 21.11.2013 9
Mikä on julkinen hankinta? hankintayksiköitä valtio, kunnat, kuntayhtymät, seurakunnat sekä niiden omistamat yhteisöt/organisaatiot (omistusosuus 50 % tai enemmän) hankinta, jonka rahoituksesta julkisen sektorin osuus on 50 % tai enemmän esim. rakennerahastovaroilla, yritystuilla ja arpajais- tai veikkausvoittovaroilla rahoitetut toiminnot yksityisen yrityksen hankinta, johon saadaan julkista rahoitusta yli puolet avuksi kilpailutukseen on perustettu yhteishankintaorganisaatioita( Hansel Oy, KL-Kuntahankinnat Oy) sekä seudullisia hankintaorganisaatioita (Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hankintapalvelut) 21.11.2013 10
Euroopan Unioni: Hankintalaki EU:n komission julkisia hankintoja koskeva hankintadirektiivi 2004, uudistus 2013 päätökseen Suomessa direktiivin mukainen hankintalaki : 1.6.2007, päivitys 2010, kansallinen uudistustyö 2013-2015 kaikista lain piiristä olevista hankinnoista julkaistava hankintailmoitus avointen tarjouskilpailujen määrä on lisääntynyt uudet mahdollisuudet osallistua, kilpailu kiristyy Yritysten syytä tuntea hankintamenettelyjen periaatteita (mm. menestyminen, muutoksenhaku). 21.11.2013 11
Julkisia hankintoja koskeva uudistus Uudistunut direktiivi tulee voimaan alkuvuonna 2014 (täytäntöönpano jäsenmaissa 2016) Hintaperusteisten hankintojen sijaan haetaan kokonaistaloudellista hyötyä Kriteerit on mahdollista määritellä tarkasti (lähiruoka, ympäristöystävällisyys jne.) Hankintojen pilkkominen osiin helpompaa (lähituottajat hyötyvät) SGEI-palvelujen määrittely ja kilpailutus pysyy jäsenvaltioiden vastuulla 21.11.2013 12
Ruokaturvallisuudesta Elintarvikemerkintöjä koskeva direktiivi Lihan alkuperämerkinnät: pakkauksessa on ilmoitettava missä eläin on syntynyt, kasvanut ja teurastettu. Komission laaja paketti eläinten ja kasvien terveydestä ruokaturvallisuutta lisäämään. VNP selonteko elintarviketurvallisuudesta 21.11.2013 13
Hankinta-asioiden seuraaminen Julkisten hankintojen lainsäädännön tiedot löytyvät sivulta www.tem.fi/ julkiset hankinnat julkisiin hankintoihin liittyvä lainsäädäntö Laajemmin lainsäädäntö ja KHO:n, KKO:n ja MAO:n päätökset löytyvät sivuilta www.finlex.fi Oikeuskäytäntöä löytyy myös markkinaoikeuden sivuilta www.oikeus.fi/markkinaoikeus päätökset -> hankinta-asiat Hyvistä käytännöistä ja ajankohtaisista asioista saa tietoa Suomen Kuntaliiton sivuilta: www.hankinnat.fi Yhteiskunnallisten maksujen ja velvoitteiden hoitamisesta saa tietoa verohallinnon sivuilta www.vero.fi patentti- ja rekisteri- sekä verohallinnon yhteisestä rekisteristä www.ytj.fi 21.11.2013 14
Hilma -ilmoituskanava HILMA on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan. Yritykset puolestaan saavat HILMAsta reaaliaikaista tietoa käynnissä olevista hankintamenettelyistä ja ennakkotietoa tulevista hankinnoista. Hilma löytyy www-osoitteesta: www.hankintailmoitukset.fi/ Julkaistuja hankintailmoituksia voi hakea erilaisin kriteerein Hilman hakukoneella 21.11.2013 15
Tuottajan valmistautuminen kilpailutuksiin kuntien ja valtion palvelurakenteiden uudistuminen muuttaa julkisten hankintojen markkinoita (ulkoistaminen, yksityistäminen, palvelusetelit yms.) kilpailutuksen keskittyminen erikoistuneisiin hankintayksiköihin kasvattaa hankintojen keskikokoa, jonka takia yritysten on tarpeen etsiä yhteistoimintamuotoja toisten yritysten kanssa ja sopia alihankintasuhteita suurempien toimijoiden kanssa Julkisen hankintamenettelyn tunteminen on välttämätöntä Seuraa hankintailmoituksia/tarjouspyyntösivustoja, osallistu mahdollisiin avoimiin tiedotustilaisuuksiin ennen hankinta Esittele omia tuotantotapoja ja tarjontaa, vaikka tarjouskilpailua ei ole vielä järjestettykään, se ei ole kiellettyä, vaan antaa hankintayksikölle arvokasta tietoa markkinoiden tarjonnasta 21.11.2013 16
Teknisen osaamisen vahvistaminen valmistautuminen ennen kilpailua teknisesti/tietoteknisesti helpottaa esim. lyhyissä kilpailutusajoissa ja jättää enemmän aikaa varsinaiseen tarjouspyynnön tekemiseen tietotekniikka ja sen hallinta on tärkeää yhä enemmän sähköistyvässä yritystoiminnassa Opettele tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, sähköisten tiedostojen tuottaminen/täyttäminen (pdf) Laadi tarjouspohjat, sopimuspohjat, ansioluettelot, referenssit, osaamisesi yms. sähköiseen muotoon. 21.11.2013 17
Teknisen osaamisen vahvistaminen Tallenna/skannaa kaupparekisteriote, verovelkatodistukset, vakuutustodistukset sähköiseen muotoon. Rekisteröi yritykselle sähköposti ja www-domainit (vähintään fitunnukset, tarvittaessa.com ja.eu ), osoitteet ovat jo yhtä tavanomaisia kuin puhelinnumero tms. Voiko tuotteitasi hankkia verkkokaupan kautta tai muun sähköisen järjestelmän kautta? Pystytkö tuottamaan sähköisen laskun? 21.11.2013 18
Oman toiminnan kehittäminen oman liiketoiminnan kehittäminen antaa hyviä keinoja pärjätä julkisissa hankinnoissa pienhankinnoissa palvelupaketit, tuotteistaminen helpottavat ostajan työtä, samoin myyjän hinnoittelua yms. isommissa hankinnoissa vaaditaan laatujärjestelmiä, sertifiointeja, ympäristöasioiden huomioimista yms. 21.11.2013 19
Yhteistyön laajentaminen, verkostoituminen yhteistyön laajentaminen niin potentiaalisiin asiakkaisiin päin, että mahdollisiin toisiin yrityksiin päin, voi avata uusia mahdollisuuksia osallistua julkisiin hankintoihin ja menestyä niissä tutustu julkisiin organisaatioihin, hankintaohjeistukseen, hankinnoista vastuussa oleviin. pienhankinnoissa, joihin hankintalaki ei ulotu, on erityisten tärkeää tehdä henkilökohtaista myyntityötä, esittelyä yms. etsi yhteistyökumppaneita, verkostoidu, tee alihankintaa tms. isommissa hankinnoissa jo pelkkä alihankinta saattaa tuoda tuloa koko vuodeksi 21.11.2013 20
Hankintaprosessi Hankintaprosessi on monivaiheinen menettely, joka alkaa hankinnan suunnitteluvaiheesta Julkisista hankinnoista annettu laki ja sen nojalla annetut asetukset eivät säätele hankinnan aloitusvaihetta. Julkisten varojen tehokkaan käytön kannalta kysymys on kuitenkin tärkeästä vaiheesta. Kunnan tulee tehdä strategiset linjaukset asiaa koskien sekä käytännön hankintaohjeet 21.11.2013 21
Hankinnan valmistelu Suurimmissa hankinnoissa (investointihankinnat, palveluhankinnat) tehdään pohjatyötä jo budjetinsuunnitteluvaiheessa ja varsinainen valmistelutyö alkaa yleensä alkuvuodesta. Hankinnoista voidaan julkaista ennakkoilmoitus/tietopyyntö, jolloin tarjoajatkin voivat varautua ennakkoon tulevaan (hankinnan päättyessä jälkiilmoituksesta saa tietoa valitusta toimittajasta, sopimuksen arvosta yms.) Valmisteluvaiheeseen liittyy tarvekartoitus, hankintamenettelyn valinta sekä tarjouspyynnön laatiminen. 21.11.2013 22
Kynnysarvot pienhankinnat (alle 30 000 ), kansalliset hankinnat (30 000-200 000 ), EU-hankinnat (yli 200 000 ) Yli 30 000 euron hankintoja sääntelee hankintalaki hankinnan arvo/kokonaisuus määrittelee suurelta osin hankintamenettelyn (suora hankinta, erilaiset kilpailulliset menettelyt) hankintayksiköllä on kuitenkin suuri valta määritellä, mikä on hankittava kokonaisuus 21.11.2013 23
Hankintamenettelyjä Avoin menettely: tarjouspyyntö voidaan lähettää julkaisemisen jälkeen esim. sähköpostilla suoraan toimittajille, joilta halutaan tarjous (aiemmin esittelyt, yhteydenotot!) Rajoitettu menettely: hankintailmoituksella haetaan isosta joukosta soveliaita toimittajia (esim. puitesopimukseen laajat tuotevalikoimat) toimittajat jättävät osallistumishakemuksen ennalta määriteltyjen kriteerien pohjalta tarjouspyyntö vain valituille toimittajille 21.11.2013 24
Puitejärjestely: Hankintamenettelyjä yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan (väh. 3 kpl) väliset sopimukset vrt. seudullisten hankintatoimien kilpailutukset Suora hankinta: syy suorahankintaan perusteltava päätöksessä (kiire, lisähankinta, optioehto, pakkohuutokauppa tms.) Uusia menettelyjä: dynaaminen hankintajärjestely, sähköinen huutokauppa 21.11.2013 25
Tarjouspyynnön laatiminen Hankintayksiköllä on laaja harkintavalta itse päättää, mitä se on hankkimassa, millä ehdoilla ja mitä Tarjouspyyntöasiakirjasta on käytävä ilmi yksiselitteisesti hankinnan sisältö, laatu, laajuus, hankinnan keskeiset ehdot ja hankintamenettelyn sisältö ja vaiheet Tarjouspyyntöasiakirjat on laadittava kirjallisina. Näin turvataan ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön tiedonsaanti ja kohtelu Tarjouspyynnön tulee olla niin selkeä, että tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ovat yhteismitalliset ja vertailukelpoiset Tarjouspyyntö on hankinnan tärkein asiakirja. Tarjouspyynnön laatimiseen kannattaa käyttää riittävästi aikaa myös siksi, että tarjouspyyntö on lopullinen eikä siinä esitetyistä edellytyksistä yleensä voida poiketa. 21.11.2013 26
Miten tarjoajan tulee vastata tarjouspyyntöön? Hyödynnä ennakkoon tehtyjä pohjia, liitteitä yms. Varaa tarpeeksi aikaa tarjouksen tekemiseen Mieti tarkoin pystytkö todella vastaamaan tarjoukseen, älä kokeile Käytä tarjouspyyntöä ja se rakennetta tarjouksen pohjana, näin huomioit kaikki tarvittavat asiat Hyödynnä kysymyksien mahdollisuus, jos sellainen on mahdollista Lue tarkoin tarjousohjeet, jos sellaiset on saatavilla, esim. Joensuun hankintatoimen tarjousohje (www.jns.fi/hankintatoimi/ohje) 21.11.2013 27
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen Hankintayksikön on ilmoitettava etukäteen ehdokkailta tai tarjoajilta edellytettävät vähimmäisvaatimukset, sekä arvioitava niiden täyttyminen ja pakollisten ja harkinnanvaraisten poissulkemisperusteiden käyttäminen erillisessä hankintamenettelyn vaiheessa ennen varsinaista tarjousten vertailua. Tarjoajien soveltuvuuden ja poissulkemisperusteiden arviointi on siis erotettava hankinnan kohteeseen liittyvien tekijöiden eli tarjousten sisällön arvioinnista. Ehdokkaan tai tarjoajan soveltuvuuden arvioinnilla tarkoitetaan sen arvioimista, täyttävätkö tarjoajat ennalta asetetut taloudelliseen ja rahoitukselliseen tilanteeseen sekä tekniseen ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät, tarjouspyynnössä esitetyt vähimmäisvaatimukset. Soveltuvuuden arviointia varten pyydettyjä asioita mm.: kaupparekisteriote liitteenä selvitys toimittajan taloudellisesta asemasta ennakkoperintärekisterin ote liitteenä verovelkatodistus liitteenä todistus maksetuista sosiaaliturva- ja työeläkemaksuista 21.11.2013 28
Tarjousten tarkistaminen Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä Hankintayksikkö hylkää sellaiset tarjoukset, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja Tarkistettavia asioita mm.: osatarjouksia ei ole tarjottu maksuehdot löytyvät tarjouksesta sitoutuminen noudatettaviin sopimusehtoihin referenssiluettelo tarjous on jätetty määräajassa sitoutuminen tarjousten voimassaoloaikaan 21.11.2013 29
Tarjousten vertaileminen Tarjousvertailuun otetaan mukaan vain soveltuviksi todettujen tarjoajien tarjoukset Vertailtavia asioita mm.: hinta tekniset ominaisuudet palvelukuvaus laatujärjestelmä koulutus, työkokemus yms. asiakastyytyväisyys ympäristöasiat 21.11.2013 30
Tarjouspyynnön tekijä: Ongelmakohtia mm. aikataulutus (laatiminen, tarjousajat) tuotteen/palvelun tarvitsijan ymmärtämättömyys hankintalain pykälistä tarjouspyyntö epäselvä, kiireellä tehty tarjouspyynnössä liian tiukat ehdot, raja-arvot tarjouspyynnössä vaatimukset, kriteerit kuvattu ympäripyöreästi esim. laatu tarjouspyynnöissä ei sallittu osatarjouksia, vaihtoehtoja hinnan sijaan kokonaistaloudellisuus Tarjouksen tekijä: tarjous jätetty myöhässä (tarjoajan vastuulla) ei löydy vastausta/hyväksyntää vaatimukselle tms. toimitusehtoja ei kunnioitettu (pyyntö rahtivapaasti lisätty toimituskulut) liian paljon turhaa yritystietoa lyhyt esittely, lisätiedot www-sivuilta ei sitouduta tarjouksen voimassaoloaikaan tehty osatarjous kokonaistarjouksen sijaan 21.11.2013 31
Hankintapäätös Hankintayksikön on viipymättä tiedotettava tarjouskilpailuun osallistuneille tekemästään ratkaisusta ja sen perusteluista. Päätökseen on liitettävä ohjeet oikaisupyynnön tekemisestä ja muutoksenhausta markkinaoikeuteen. Tehdyn hankintapäätöksen jälkeen hankintaan liittyvät asiakirjat, lukuun ottamatta liikesalaisuuksiksi ilmoitettuja tietoja, ovat julkisia asianosaisille. Hinta ei voi koskaan olla liikesalaisuus. Ulkopuoliset tahot voivat vapaasti tutustua hankintaan liittyviin asiakirjoihin sopimuksen tekemisen jälkeen. Hankintasopimus voidaan lain mukaan tehdä yli EU-kynnysarvojen olevissa hankinnoissa vasta 21 päivän kuluttua siitä, kun päätös on annettu tiedoksi tarjoajille. Muissa hankinnoissa sopimus voidaan tehdä aiemmin. 21.11.2013 32
Sähköinen tarjouspalvelu Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaali on ilmainen palvelu toimittajille, josta he löytävät oman paikkakuntansa hankintatoimen julkaisemia tarjouspyyntöjä ja josta he voivat jättää tarjouksensa sähköisesti. Portaalin osoitteet löytyvät hankintailmoituksista (Hilmaan hakusanaksi esim. tarjouspalvelu ja paikkakunta) tai etsimällä palveluun liittyneiden hankintayksiköiden www-sivuilta 21.11.2013 33
TARVITAAN LISÄÄ ELINTARVIKKEIDEN HANKINTAOSAAMISTA - UUSI Lähiruoan hankintaopas 11.12.2013 - valtakunnallinen selvitys Lähiruoan aluetaloudelliset vaikutukset julkisissa ammattikeittiöissä (EkoCentria & HY/ Ruralia -instituutti) 21.11.2013 34
PORTAAT LUOMUUN -OHJELMA - Ainoa valtakunnallinen ohjelma, jolla seurataan ja edistetään ammattikeittiöiden luomun käyttöä - Liittyneitä keittiöitä yli 2000 - Ammattikeittiöiden luomun käytön laskuri (, kg, %) yhtenäisen ja luotettavan laskentamallin luomiseen - Ammattikeittiöille soveltuvien luomutuotteiden saatavuustiedot liittyneille (kysynnän ja tarjonnan kohtaaminen) - Mitä luomu maksaa ruokalistalla? -selvitys (Ateria 5.11.2013) 21.11.2013 35
KESTÄVÄ RUOKAKETJU Kestävä kehitys on kehitystä, joka tyydyttää nykyhetken tarpeet viemättä tulevilta sukupolvilta mahdollisuutta tyydyttää omat tarpeensa. - Ympäristön ja kehityksen Maailmankomission raportti, 1987 21.11.2013 36